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Fiches de rendement


Année


Le Bureau du Conseil privé

Table des matières

APERÇU

CONTEXTE ET GlOSSAIRE

CHAPITRE 1 : LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION

CHAPITRE 2 : LES PRÉSOMPTIONS DE Refus

CHAPITRE 3 : LE PROFIL DES RESSOURCES

CHAPITRE 4 : LE CADRE DE LEADERSHIP

CHAPITRE 5 : LE CADRE DE GESTION DE l'Information

CHAPITRE 6  LE PROFIL DES PLAINTES

CHAPITRE 7 : CONCLUSION

LISTE DES RECOMMANDATIONS

QUESTIONNAIRE RELATIF AUX FICHES DE RENDEMENT

APERÇU

Dans le cadre de son mandat proactif, le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) choisit chaque année un ou des ministères pour examen et établit à leur égard une fiche de rendement. L’examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Le Bureau du Conseil privé (BCP) applique la Loi par l’intermédiaire de la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le directeur a reçu du responsable de l’institution les pleins pouvoirs délégués pour la prise de toutes les décisions en vertu de la Loi, à l’exception des exceptions discrétionnaires. Le pouvoir de prendre les décisions à l’égard des exceptions discrétionnaires est délégué au sous-secrétaire compétent (environ 16 postes).

Un élément essentiel de l’application de la Loi sur l’accès à l’information est le rôle de premier plan qu’exercent le coordonnateur de l’AI et la haute direction d’un ministère. Cette dernière exerce son autorité en faisant de l’accès à l’information une priorité pour toute l’organisation, puis en donnant suite à cet engagement en fournissant les ressources, la technologie et les politiques voulues. De concert avec le coordonnateur de l’AI, la haute direction doit instaurer une culture ministérielle de transparence et d’accès à l’information. Au ministère, le coordonnateur de l’AI est le champion de l’accès à l’information.

Le BCP a réalisé des progrès considérables quant à l’infrastructure et au nombre d’employés à l’appui des opérations de l’AI et a mis en œuvre un plan d’amélioration de l’AI. La haute direction surveille les progrès du plan d’amélioration de l’AI.

La présente fiche de rendement a relevé une situation sérieuse persistante de présomptions de refus. En partie, cette situation semble le résultat d’un lourd processus d’approbation des demandes de communication et du fait que les bureaux de première responsabilité (BPR) ne s’acquittent pas de leurs responsabilités à l’égard du traitement des demandes de communication à temps. Le problème des retards des BPR pour le rôle qu’ils jouent dans le processus de demande de communication, ne sera résolu que par un solide soutien de la haute direction.

La présente fiche de rendement formule des recommandations pour les activités d’AI du BCP. Soulignons qu’un élément essentiel du cadre administratif à l’appui de l’application de la Loi est un plan opérationnel de l’AI qui établit les objectifs, les priorités, les tâches et les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités. Le plan opérationnel soutient une vision de l’AI. De plus, la direction du BCP demande des rapports proactifs concis sur les réalisations de l’AI, les problèmes de traitement des demandes de communication et les correctifs à ces problèmes.

La présente fiche de rendement attribue une note globale au BCP, note qui indique la mesure dans laquelle celui-ci s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Le barème de notation est présenté au Tableau 1.

Tableau 1 : Barème de notation utilisé dans la présente fiche de rendement

Note globale

Opérations globales d’AI

A = Idéal

  • La totalité des politiques et procédures, le plan opérationnel et le plan de formation et de dotation sont instaurés
  • Preuve du soutien de la haute direction avec une vision de l’AI
  • Rationalisation du processus d’approbation avec délégation de pouvoirs au coordonnateur de l’AIPRP
  • 5 % ou moins de présomptions de refus

B = Substantiel

  • Petites lacunes faciles à combler par rapport à la situation idéale
  • 10 % ou moins de présomptions de refus

C = Limite

  • Des lacunes à combler

D = Inférieur à la norme

  • Lacunes majeures à combler

F = Alerte rouge

  • Les lacunes majeures sont tellement nombreuses que le Ministère devra déployer des efforts importants pour les combler, ou de nombreuses lacunes majeures persistantes qui n’ont pas été comblées au fil des années

Selon ce barème, le BCP obtient un « F » pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007. Son rendement global est donc une « alerte rouge ».

CONTEXTE ET GLOSSAIRE

Dans le cadre de son mandat proactif, le Commissariat choisit chaque année un ou des ministères pour examen et établit à leur égard une fiche de rendement. L’examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Les responsabilités et obligations peuvent être énoncées dans la Loi ou son règlement d’application, comme les délais de traitement d’une demande de communication. Elles peuvent également émaner du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ou de politiques, de procédures ou d’autres directives ministérielles en vigueur en matière d’accès à l’information.

Les principes énoncés dans l’objet de la Loi sur l’accès à l’information sont fondamentaux pour le système d’accès à l’information. Ce sont :

  • l’information gouvernementale doit être accessible au public;
  • les exceptions applicables au droit d’accès doivent être limitées et précises;
  • les décisions relatives à la communication de l’information gouvernementale doivent être examinées indépendamment du gouvernement.

Les fiches de rendement publiées depuis 1999 portaient sur le nombre de demandes en présomption de refus, les circonstances ayant donné lieu aux présomptions de refus et des mesures pour l’élimination du problème. Le BCP a fait l’objet d’une fiche de rendement émise en avril 1999 avec un suivi annuel publié dans le Rapport annuel du Commissaire à l’information du Canada. Le rapport de 1999 est accessible à l’adresse http://www.oic-ci.gc.ca/publications/cards-e.asp.

En 2004-2005, la portée des fiches a été élargie, puisque celles-ci visent désormais la collecte de toute une gamme de données et de renseignements statistiques sur la façon dont un bureau de l’AI et un ministère s’acquittent de leurs responsabilités à l’égard de la Loi. Si le Commissariat, au cours de l’examen du rendement, relève des activités qui permettraient d’améliorer la procédure d’accès à l’information dans un ministère, une recommandation est faite à cet égard dans la fiche de rendement.

Le BCP applique la Loi par l’intermédiaire de la Division de l’AIPRP. Le directeur de la Division a reçu du responsable de l’institution les pleins pouvoirs délégués pour la prise de décisions, en vertu de la Loi, sauf en ce qui concerne les exceptions discrétionnaires. Des pouvoirs décisionnels relatifs aux exceptions discrétionnaires sont délégués au sous-secrétaire compétent (environ 16 postes).

Dans le cadre de l’élaboration de la présente fiche de rendement, nous avons interrogé le directeur intérimaire de l’AIPRP le 4 janvier 2007. De plus, nous avons sélectionné aléatoirement 15 demandes de communication traitées durant l’exercice 2005-2006 et au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, et les avons examinées le 13 mars 2007. L’examen visait à déterminer si les mesures administratives employées pour traiter une demande de communication et prendre une décision sont bien documentées dans le dossier.

Le directeur intérimaire de l’AIPRP a remis au Commissariat à l’information le questionnaire qui figure à la fin de la présente fiche de rendement. Le questionnaire permet d’obtenir des données statistiques et autres sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information au ministère.

Un glossaire figure au tableau 2.

Tableau 2 : Glossaire

Terme

Définition

Coordonnateur (ou directeur) de l’AI ou de l’AIPRP

Chaque institution est tenue, conformément à la politique du Conseil du Trésor, de désigner un fonctionnaire qui assume la charge de coordonnateur de l’accès à l’information. Celui-ci a pour fonction de recevoir les demandes de communication. Il peut aussi jouir du pouvoir, délégué par le responsable de l’institution, d’imposer des frais, de demander des prorogations, de donner des avis et d’invoquer des exceptions. À cet égard, les pouvoirs d’un coordonnateur varient d’une institution à l’autre.

Conclusions relatives aux plaintes

Le Commissariat regroupe sous les catégories suivantes les décisions rendues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

  • Fondées Plaintes fondées, mais non réglées, au sujet desquelles le Commissaire a demandé au demandeur l’autorisation de déférer l’affaire à la Cour fédérale.
  • Réglées Plaintes fondées, réglées par une mesure corrective satisfaisante pour le Commissaire.
  • Non fondées Plaintes jugées sans fondement.
  • Abandonnées Plaintes abandonnées à la demande du plaignant avant que l’affaire soit réglée.

Présomption de refus

La Loi sur l’accès à l’information définit la notion de présomption de refus comme suit :

10. (3) Le défaut de communication totale ou partielle d'un document dans les délais prévus par la présente loi vaut décision de refus de communication.

Prorogation de délai

On peut accorder une prorogation du délai initial de 30 jours pour répondre à une demande de communication dans les cas suivants :

9. (1) >Le responsable d'une institution fédérale peut proroger le délai mentionné à l'article 7 ou au paragraphe 8(1) d'une période que justifient les circonstances dans les cas où :

a) l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;

b) les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai;

c) avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1). Dans l'un ou l'autre des cas prévus aux alinéas a), b) et c), le responsable de l'institution fédérale envoie à la personne qui a fait la demande, dans les trente jours suivant sa réception, un avis de prorogation de délai, en lui faisant part de son droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissaire à l'information.

Avis de prorogation au Commissaire à l’information

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, si la prorogation de délai dépasse trente jours, il faut aviser le Commissaire à l'information.

BPR

Bureau de première responsabilité ou le service du ministère qui est chargé de la question à laquelle renvoie la demande de communication.

Terme

Définition

En suspens

Demandes ou plaintes sont le traitement n’est pas terminé.

  • En suspens auparavant Demandes ou plaintes dont le traitement n’était pas terminé à la fin de l’exercice précédent et qui sont donc reportées sur la période visée par le rapport (période indiquée sur le diagramme à secteurs).
  • En suspens à la fin Demandes ou plaintes dont le

de l’année traitement n’est pas terminé à la fin de la période visée par le rapport (exercice en question) et qui seront reportées sur l’exercice suivant.

Tiers

Pour les besoins de la Loi sur l’accès à l’information, toute personne, tout groupe de personnes ou tout organisme autres que la personne qui a fait la demande de communication ou qu’une institution fédérale.

Lignes directrices du Conseil du Trésor

La Loi sur l’accès à l’information part du principe que le responsable de chaque institution fédérale doit veiller à ce que son institution respecte les dispositions de la Loi et prendre les décisions qui s’imposent. Elle charge également un ministre désigné de coordonner l’application de la Loi à l’échelle de l’administration fédérale. C’est le président du Conseil du Trésor qui assume ce rôle.

L’une des responsabilités officielles du ministre désigné est la rédaction et la transmission aux institutions gouvernementales de lignes directrices et directives concernant le fonctionnement de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement d’application.

CHAPITRE 1 : LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION

La Loi sur l’accès à l’information prévoit le cadre de traitement des demandes de communication. Tout individu (personne ou entreprise) qui est citoyen canadien, résident permanent ou présent au Canada peut faire une demande de communication. La Loi prévoit des délais de traitement et la possibilité de proroger, dans certains cas, le délai initial de 30 jours. Lorsque les documents demandés contiennent des renseignements exemptés ou exclus de la Loi, le ministère peut refuser la communication.

Le client

Les demandeurs sont classés à des fins statistiques. Le gouvernement et les ministères se servent de ces statistiques pour mener diverses analyses, notamment pour cerner des tendances. Les tableaux  1 et 2 font état du nombre de demandeurs au BCP par catégorie pour deux exercices récents.

Le BPC peut indiquer une demande de communication comme un « dossier rouge ». L’indication signifie que le Cabinet du Premier ministre (CPM) ou le Cabinet du Ministre des Affaires intergouvernementales aura une copie des documents communiqués à des fins d’information. Autrement, la demande est considérée comme « courante ». Une liste des nouvelles demandes de communication reçues est distribuée chaque semaine au CPM et au cabinet du sous-ministre des Affaires intergouvernementales, qui indiquent les demandes de communication à désigner.

En 2005-2006, 200 (37 %) des 539 demandes de communication reçues ont été désignées « dossier rouge ». Durant les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, seulement 10 (3 %) des 362 demandes reçues ont été désignées comme « dossier rouge ». Le directeur a déclaré que le fait de fournir les documents à communiqués aux cabinets du PM et du SM des Affaires intergouvernementales ne retarde pas le traitement des demandes de communication.

Éclaircissement des demandes

Le nombre de demandes de communication ayant dû faire l’objet d’éclaircissements au cours de l’exercice 2005-2006 a atteint 74, soit 14 % des demandes de communication traitées. Durant les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, 51 demandes de communication (14 %) traitées ont nécessité des éclaircissements. La Division de l’AIPRP confirme « presque toujours » par écrit auprès du demandeur le contenu de la demande clarifiée. Il n’existe aucun critère écrit pour offrir une orientation quant à la demande d’éclaircissements. Le directeur de la Division de l’AIPRP a déclaré que les circonstances justifiant la demande d’éclaircissements sont habituellement évidentes en soi.

Recommandation 1.1 : Que l’on consigne dans le Manuel de procédures de l’AIPRP les critères, sous la forme d’une liste de vérification, applicables à l’éclaircissement ou à la modification d’une demande de communication. La liste de vérification pourrait également servir à offrir aux demandeurs de l’information sur la façon de formuler une demande de communication claire.

Pages consultées

Le nombre de pages consultées à la suite de demandes de communication au cours de l’exercice 2005-2006 s’est élevé à 68 912, à raison d’une moyenne de 119 pages par demande. De ce nombre, 37 714 pages (55 %) ont été communiquées en totalité ou en partie au demandeur. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, on a consulté 60 996 pages à raison d’une moyenne de 173 pages par demande. De ce nombre, 42 535 pages consultées, soit 70 %, ont été communiquées en totalité ou en partie au demandeur.

La Division de l’AIPRP est également consultée par d’autres institutions quant à savoir si des documents intéressant le BCP ou créés par lui peuvent être communiqués. En 2005-2006, la Division de l’AIPRP a examiné 10 507 pages. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, 8 279 pages ont été consultées.

Frais perçus

En 2005-2006, la Division de l’AIPRP a perçu 2 401 $ au titre des frais de traitement des demandes de communication. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, elle a perçu 1 935 $.

Le BCP a une politique de dispense des frais qui est énoncée par écrit en divers endroits dans le Manuel de procédures de l’AIPRP. Les données sur le montant des frais dispensés ne sont pas disponibles.

Élimination des demandes

La Division de l’AIPRP a déclaré un nombre relativement élevé de demandes de communication qui ont été abandonnées par le demandeur ou qu’elle n’a pas été en mesure de traiter. En 2005-2006, 31 % des demandes traitées ont été éliminées parce qu’elles avaient été « abandonnées par le demandeur » ou jugées « impossibles à traiter ». Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, le pourcentage a augmenté légèrement, à 33 %. Ce pourcentage est supérieur à la norme pour les institutions fédérales.

Le directeur intérimaire de l’AIPRP a déclaré que le nombre élevé de demandes impossibles à traiter concerne des demandes de communication pour lesquelles il n’existe pas de document. Dans la catégorie des demandes abandonnées, il n’y a rien au dossier qui permette de déterminer les raisons de l’abandon d’une demande de communication par un demandeur. Les raisons typiques mentionnées par le directeur intérimaire de l’AIPRP pour l’abandon d’une demande sont l’absence de réponse du demandeur à une estimation des frais ou à une demande d’éclaircissement. La Division de l’AIPRP traitera les demandes de communication jusqu’à un certain point, par exemple, une estimation des frais, et ce traitement contribue à la charge de travail de la Division, même si la demande est abandonnée.

Recommandation 1.2 : Que la Division de l’AIPRP examine les demandes de communication abandonnées pour déterminer les raisons de l’abandon et s’il y a lieu de modifier les procédures de traitement des demandes de communication pour réduire le nombre de demandes de communication abandonnées.

Lorsqu’une demande de communication doit être traitée de manière informelle, le demandeur sera « toujours » consulté. Les demandes de communication sont généralement traitées de manière informelle lorsque le demandeur convient d’accepter le dossier d’information remis à un autre demandeur parce que les deux demandes visaient des documents semblables. Le Manuel de procédures de l’AIPRP énonce les critères pour le traitement d’une demande de communication de manière informelle.

Délais de traitement des demandes

La Loi sur l’accès à l’information prévoit un délai de traitement de 30 jours civils (approximativement 21 jours ouvrables) sans prorogation. Les ministères suivent généralement un modèle de traitement qui attribue une partie de ce délai à chaque service ayant un rôle à jouer dans le déroulement du traitement de la demande de communication. La Direction de l'AIPRP peut ensuite analyser le temps effectivement pris par les services ministériels comparativement au temps prévu pour déterminer les améliorations à apporter, s'il y a lieu, en cas de dépassement des délais.

Le modèle de traitement des demandes de communication du BCP repose sur 21 jours ouvrables. La Division de l’AIPRP n’a pas été capable d’utiliser ATIPflow pour produire des données exactes sur le nombre moyen de jours nécessaires pour mener à bien chaque rôle de la fonction ministérielle dans le processus de demande de communication. De plus, le directeur de l’AIPRP a déclaré que les données estimatives présentées au Tableau 3 doivent être considérées comme étant peu fiables à cause de problèmes d’entrée des données. Bien qu’elles soient peu fiables, les statistiques du Tableau 3 indiquent une tendance à de nombreux retards dans le processus de communication.

Tableau 3 : Modèle de traitement des demandes du BCP et nombre de jours pour les huit premiers mois de l’exercice 2005-2006

Modèle de traitement - Étapes

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de jours prévus

Nombre moyen de jours réels

Accueil des demandes

1

 

Recherche du BPR

4

8.06

Examen et préparation des documents

-examen par l’AIPRP

-examen par le BPR

-préparation par l’AIPRP

3

6

2

 

13.86 (BPR seulement)

Services juridiques

   

Communications

   

Approbation ou autre – BPR (Secrétaire adjoint compétent)

4

6.21

Approbation ou autre – CSM

   

Approbation ou autre – CM

   

Communication AI

1

1

Recommandation 1.3 : Que la Division de l’AIPRP produise un rapport hebdomadaire qui offre de l’information sur le temps nécessaire pour traiter les demandes de communication en regard du temps prévu à chaque étape du modèle de traitement des demandes afin de gérer de façon proactive les présomptions de refus.

Recommandation 1.4 : Que la Division de l’AIPRP entreprenne une analyse des temps de réponse des BPR en regard des temps prévus pour l’exercice 2006-2007 afin d’identifier les BPR qui ne lui fournissent pas les documents à temps et intègre des mesures pour améliorer le rendement dans un plan opérationnel de l’AI.

Recommandation 1.5 : Que la Division de l’AIPRP mettre en œuvre des mesures pour l’entrée des données dans ATIPflow afin d’éliminer les rapports peu fiables et incomplets.

Le processus d’examen et d’approbation d’une demande de communication a été modifié récemment de la façon suivante :

  • le directeur intérimaire de l’AIPRP détient désormais les pleins pouvoirs délégués du responsable de l’institution pour prendre toutes les décisions en vertu de la Loi à l’exception des décisions relatives aux exceptions discrétionnaires. Ces décisions sont déléguées au secrétaire adjoint compétent;
  • les demandes de communication sont transmises au BPR et les documents sont retournés à Division de l’AIPRP avec les commentaires du BPR sur les exceptions. Auparavant, les documents étaient récupérés par le BPR, évalués par la Division de l’AIPRP et ensuite retournés au BPR pour examen. Dans certains cas, le dossier relatif à la demande est retourné au BPR pour examen dans le cadre du processus d’approbation.

Recommandation 1.6 : Que la Division de l’AIPRP modifie le Manuel de procédures de l’AIPRP pour indiquer, lorsqu’un délai prorogé ne sera pas respecté, que le demandeur doit être avisé de la date prévue pour une réponse et de son droit de se plaindre du retard au Commissariat à l’information du Canada.

Profil des prorogations de délai

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information prévoit les circonstances dans lesquelles le délai de réponse initial de trente jours peut être prolongé :

  • la demande concerne un grand nombre de documents ou suppose une recherche parmi un grand nombre de documents, et le délai initial entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution fédérale ;
  • des consultations sont nécessaires pour répondre à la demande et elles ne peuvent raisonnablement être effectuées dans le délai initial ;
  • avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1) [à une tierce partie qui peut avoir un intérêt dans la communication d’un document ou d’une partie d’un document].

La Division de l’AIPRP envoie « toujours » l’avis de prorogation au demandeur en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi avant l’échéance du délai de 30 jours et, s’il y a lieu, en adresse « toujours » une copie au Commissariat à l’information. Lorsqu’il est peu probable que le délai prorogé sera respecté en vertu des alinéas 9(1)a) et b), le demandeur sera « rarement » informé du retard, d’une date de réponse finale prévue et du droit de se plaindre au Commissariat à l’information au sujet du retard. Le BCP a invoqué 22 prorogations de délai au motif de la recherche d’un grand nombre de documents pour les demandes de communication traitées en 2005-2006, et 13 prorogations pour les huit premiers mois de 2006-2007.

Recommandation 1.7 : Que la Division de l’AIPRP mette au point et mette en œuvre une séance d’information pour les personnes ayant les pouvoirs délégués de fournir de l’information sur leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, y compris les critères d’exercice du pouvoir discrétionnaire.

En 2005-2006, le BCP a eu 119 consultations avec d’autres institutions ou organisations, et 53 consultations ont eu lieu au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007. L’article 69 de la Loi concerne les documents exclus du champ d’application de la Loiparce qu’il s’agit de documents confidentiels du Conseil privé. Les ministères, dont le BCP, consultent le Secrétariat de la législation et de la planification parlementaire/ Conseiller du BCP pour déterminer si les documents demandés sont exclus ou non. Le BCP a consulté le Secrétariat/Conseiller du BCP une centaine de fois en 2005-2006 et 44 fois au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007.

En 2005-2006, le BCP a consulté 46 tiers et a été consulté 29 fois pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007. On ne peut dire clairement combien de fois les délais requis par la Loi ont été respectés en raison de l’inexactitude de l’information statistique au moment de l’entrée des données. Une recommandation concernant l’entrée des données est formulée dans une autre section de la présente fiche de rendement.

Profil des transferts

En 2005-2006, huit demandes de communication ont été transférées à d’autres institutions. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, cinq demandes ont été transférées à d’autres institutions. Tous les transferts ont été effectués, comme il se doit, dans les 15 jours suivant la réception de la demande de communication.

Exceptions

Le Manuel de procédures de l’AIPRP énonce que la justification des exceptions invoquées doit être mise par écrit, et la Division de l’AIPRP a instauré un processus pour ce faire.

Nous avons examiné 15 dossiers choisis aléatoirement parmi les demandes traitées entre le 1er avril 2005 et 30 novembre 2006. L’examen indique que :

  • la justification de l’exception figurait au dossier, mais la justification typique était simplement une répétition du libellé de l’exception;
  • il n’y avait rien au dossier pour indiquer si le BCP avait exercé ou non son pouvoir discrétionnaire d’exempter des documents;
  • dans les cas où l’exception était obligatoire, il n’y avait rien au dossier pour indiquer si le BCP avait tenu compte des exceptions permettant la communication de l’information – par exemple, les paragraphes 16(3), 19(2), 20(2), 20(4), 20(5) et 20(6);
  • lorsqu’on invoquait des prorogations de 60 jours pour la consultation de tiers, en général, le tiers répondait dans les 20 jours admissibles, mais le traitement du BCP prenait tout le temps alloué au tiers pour formuler des représentations après la décision du responsable de l’institution.

Du côté positif, l’examen indique que :

  • le traitement d’une demande de communication était facile à suivre, et les dossiers contenaient toute la documentation pertinente pour suivre le traitement d’une demande de communication;
  • les BPR étaient identifiés;
  • il était exigé que la justification de l’exception invoquée figure au dossier;
  • dans deux cas, on avait inclus une bonne analyse de la justification.

Recommandation 1.8 : Que la Division de l’AIPRP inclue dans le Manuel de procédures de l’AIPRP des exigences concernant une trace écrite des motifs d’invocation de toutes les exceptions, de l’exercice du pouvoir discrétionnaire, de la prise en considération des exceptions aux exceptions obligatoires et pour la contestation des recommandations non justifiées formulées par les institutions consultées.

CHAPITRE 2 : LES PRÉSOMPTIONS DE REFUS

Comme les Canadiens et les Canadiennes ont le droit d’obtenir de l’information rapidement (à savoir dans un délai de 30 jours – ou plus dans certaines circonstances), une réponse tardive équivaut à un refus. Le Parlement a énoncé cette obligation de « diligence » au paragraphe 10(3) de la Loi sur l’accès à l’information :

Le défaut de communication totale ou partielle d'un document dans les délais prévus par la présente loi vaut décision de refus de communication.

Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante comme la meilleure façon de mesurer le respect par les ministères des échéances prévues par la Loi (le pourcentage de demandes donnant lieu à une présomption de refus) :

Tableau 4 : Présomptions de refus

% de présomptions de refus

Remarque

Classement

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le Commissariat à l’information a établi des fiches de rendement et mené des examens de la situation du BCP à six reprises. Bien que le BCP ait obtenu une conformité idéale – note de « A » - à deux reprises, il n’a pas été en mesure de maintenir cette note. Par conséquent, le BCP n’a pas pu respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information de répondre aux demandes de communication en temps opportun.

En 2005-2006, le BCP a reçu 539 nouvelles demandes de communication et en a reporté 169 de l’exercice précédent, soit 708 demandes de communication au total. De ce nombre, 84 étaient en présomption de refus, 76 étaient reportées de l’exercice précédent en présomption de refus et 51 autres étaient reportées à l’exercice suivant en présomption de refus. La proportion de présomptions de refus pour l’exercice 2005-2006 s’élève à 29,8 %, soit une note de « F » selon la norme.

Au cours des huit premiers mois de l’exercice FY 2006-2007, le BCP a reçu 360 nouvelles demandes et en a reporté 155 de l’exercice précédent, soit un total de 515 demandes de communication. Au 30 novembre 2006, des 515 demandes, 26 étaient traitées en présomption de refus, 51 étaient reportées de l’exercice précédent en présomption de refus et 38 autres demeuraient en présomption de refus à la fin de la période de huit mois. La proportion de présomptions de refus pour les huit premiers mois de 2006-2007 s’élève à 22,3 %, soit une note de « F » selon la norme.

Selon le directeur intérimaire de l’AIPRP, les présomptions de refus sont dans la plupart des cas liées à des postes non comblés à la Division de l’AIPRP pour le traitement des demandes de communication même si des consultants ont été embauchés pour régler l’arriéré des demandes de communication en présomption de refus. Un examen des tendances statistiques du modèle de traitement du tableau 3 indique que certains BPR excèdent le temps alloué à leur partie du modèle de traitement.

Les tableaux 3 et 4 illustrent l’arriéré des demandes de communication en présomption de refus au début de chaque exercice.

Au début de 2005-2006, le BCP avait 169 demandes de communication en suspens, dont 76 (45 %) en présomption de refus.

Pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, le BCP a commencé l’exercice avec 155 demandes de communication en suspens, dont 51 (33 %) en présomption de refus. Cet arriéré constitue un problème sérieux que le BCP doit régler pour se conformer aux exigences temporelles de la Loi. Le directeur a indiqué que la durée requise pour répondre à une demande de communication en présomption de refus a été réduite considérablement.

Recommandation 2.1 : Que la Division de l’AIPRP produise un rapport mensuel à la haute direction comprenant une analyse des présomptions de refus et des recommandations de mesures correctives pour réduire et éliminer les présomptions de refus.

Recommandation 2.2 : Que le Greffier du Conseil privé prenne la responsabilité de s’assurer que la Division de l’AIPRP met en œuvre toutes les recommandations découlant des fiches de rendement et des examens de la situation pour s’assurer que le BCP atteigne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

CHAPITRE 3 : LE PROFIL DES RESSOURCES

Profil des employés

Le traitement des demandes de communication relève de la Division de l’AIPRP, sous la direction du directeur intérimaire de l’AIPRP. La Division est aussi responsable du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la coordination des réponses aux questions au feuilleton au Parlement et au Sénat. La Division de l’AIPRP :

  • offre la formation;
  • participe à divers groupes de travail;
  • examine les documents d’autres ministères pour les demandes d’exceptions concernant les documents du BCP (non pas les documents exclus en vertu de l’article 69 de la Loi) en leur possession;
  • offre des conseils sur la politique d’AI.

Le personnel de la Division de l’AIPRP affecté à l’AI comprend tous les employés de la division à l’exception de 0,5 d’un ETP affecté à la protection des renseignements personnels et 0,4 d’un ETP affecté aux documents parlementaires. La Division de l’AIPRP est composée de 24 employés (voir le Profil des employés à la partie 3.1 du Questionnaire relatif aux fiches de rendement qui suit).

Selon le directeur intérimaire de l’AIPRP, le nombre de postes est suffisant pour répondre aux besoins de traitement de l’AI du BCP, bien que la dotation des postes vacants ait été un problème persistant qui a contribué à la situation des présomptions de refus. Il y a également une pénurie de ressources en AIPRP dans l’administration fédérale quand il s’agit de faire du recrutement pour combler les postes vacants.

Budget

Le budget salarial du volet de l’AI de la Division de l’AIPRP pour l’exercice 2005-2006 était de 1 082 627 $ pour 15 ETP. Le budget salarial de l’AI pour 2004-2005 était de 1 020 426 $ avec une utilisation de 15 ETP. En 2003-2004, le budget était de 925 354 $ pour 15 ETP.

La Division de l’AIPRP a beaucoup eu recours aux entrepreneurs en 2005-2006, au coût de 375 248 $, pour diminuer l’arriéré des demandes de communication.

Le budget de fonctionnement de la Division de l’AIPRP pour 2005-2006 était de 376 627 $. Il s’élevait à 148 777 $ en 2004-2005 et à 132 400 $ en 2003-2004.

La portion du budget affectée à la formation en 2005-2006 était de 6 557 $; elle correspondait à 2 767 $ en 2004-2005 et à 3 763 $ en 2003-2004.

Recommandation 3.1 : Que le BCP élabore une stratégie pour combler les postes vacants à l’AI.

CHAPITRE 4 : LE CADRE DE Leadership

Un aspect essentiel de l’application de la Loi sur l’accès à l’information est le rôle de leadership assumé par le coordonnateur de l’AI et les cadres supérieurs dans un ministère. Les cadres exercent ce leadership en considérant l’accès à l’information comme une priorité ministérielle et en veillant à ce que des ressources suffisantes y soient consacrées et à ce que la technologie et les politiques nécessaires soient prévues. Il importe que, de concert avec le coordonnateur de l’AI, les cadres supérieurs favorisent une culture ministérielle de transparence et d’accès à l’information. Le coordonnateur de l’AI est le champion ministériel de l’accès à l’information. À cet égard, le coordonnateur et ses collaborateurs fournissent la formation et le leadership spécialisés en matière stratégique et opérationnelle de manière à assurer un processus d’accès efficace au ministère.

Le directeur a reçu du responsable de l’institution les pleins pouvoirs délégués pour la prise de toutes les décisions en vertu de la Loi, à l’exception des exceptions discrétionnaires. Le pouvoir de prendre les décisions à l’égard des exemptions discrétionnaires est délégué au sous-secrétaire compétent (environ 16 postes). Bien que l’ordonnance de délégation de pouvoirs ait été modifiée récemment pour donner au coordonnateur de l’AI plus de pouvoirs délégués, elle n’offre pas des pouvoirs délégués complets aux personnes ayant la formation et les compétences nécessaires pour prendre des décisions éclairées en vertu de la Loi. De plus, la Division de l’AIPRP se réorganise avec l’arrivée des chefs d’équipe. Comme point de départ, le BCP devrait envisager la délégation des fonctions administratives courantes aux chefs d’équipe.

Recommandation 4.1 : Que le BCP examine l’ordonnance de délégation de pouvoirs pour déterminer comment les pouvoirs peuvent être délégués à la fois au coordonnateur de l’AI et aux chefs d’équipe de la Division de l’AIPRP.

Le BCP n’a pas de vision ministérielle à l’égard de l’accès à l’information. Le soutien d’une vision de l’accès à l’information par la haute direction et la communication de cette vision aux employés du BCP démontrerait un engagement envers une culture de transparence. Le BCP a des priorités énoncées par écrit et un plan d’amélioration de l’AI. Voici des exemples des principales priorités pour l’exercice 2006-2007 :

  • la mise en œuvre complète du plan d’amélioration de l’AI;
  • s’assurer qu’il y a un personnel suffisant pour traiter les demandes de communication par la création et la dotation de nouveaux postes;
  • améliorer la formation en AIPRP du personnel des secrétariats.

En septembre 2006, des employés du BCP ont rencontré des représentants du Commissariat et ont indiqué les progrès suivants quant au plan d’amélioration de l’AI :

  • le personnel de la Division de l’AIPRP a augmenté de 18 à 24;
  • l’ordonnance de délégation de pouvoirs a été révisée;
  • le nombre de séances de formation offertes au personnel du BCP a augmenté;
  • des rapports hebdomadaires sont produits sur les statistiques de l’AI.

Il n’y a aucun plan global qui établisse les priorités et les objectifs de l’AI et qui indique comment tout réaliser. Un plan opérationnel de l’AI qui établit les priorités, les tâches et les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités serait un moyen idéal de saisir ce qui doit être accompli à la Division de l’AIPRP pour soutenir l’application de la Loi. Le Comité de la haute direction du BCP devrait surveiller le plan.

Recommandation 4.2 : Que la haute direction élabore une vision de l’accès à l’information pouvant être communiquée aux employés du BCP.

Recommandation 4.3 : Que la Division de l’AIPRP élabore un plan opérationnel de l’AI pour soutenir la vision ministérielle de l’accès à l’information.

Le BCP a un Manuel de procédures de l’AIPRP, dont la dernière mise à jour remonte à 2002. Le manuel est également accessible sur le site Intranet du BCP pour son personnel. Le manuel énonce les responsabilités des BPR, mais ne comprend pas les rôles et responsabilités des employés investis de pouvoirs délégués. Dans le cas du BCP, 16 secrétaires adjoints ont reçu les pouvoirs délégués pour prendre les décisions à l’égard des exceptions discrétionnaires.

Bien que des fonds soient disponibles pour la formation en AI et que la formation représente une priorité importante pour 2006-2007, il n’existe aucun plan de formation comme tel. La Division de l’AIPRP gère la formation, et tous les nouveaux employés suivent une formation en AI. Toutefois, sans un plan, il est difficile d’évaluer si la formation est efficace et offerte là où on en a le plus besoin.

Recommandation 4.4 : Que la Division de l’AIPRP mette à jour le Manuel de procédures de l’AIPRP régulièrement.

Recommandation 4.5 : Que la Division de l’AIPRP inclue dans le Manuel de procédures de l’AIPRP les rôles et responsabilités du personnel ayant reçu les pouvoirs délégués pour prendre les décisions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

La Division de l’AIPRP passe du système ATIPflow au nouveau système Access Pro Case Management. Cela devrait offrir à la Division de l’AIPRP un meilleur soutien technologique pour le traitement des demandes de communication et pour l’administration du traitement des demandes. La Division utilise également l’élément de balayage et de retranchement des images du Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (SGDDI) pour faciliter le traitement des demandes.

CHAPITRE 5 : LE CADRE DE GESTION DE L’Information

La Loi sur l’accès à l’information renvoie à des documents créés ou reçus, répertoriés et classés de façon qu’ils soient faciles à retrouver. Cela s’applique aux documents sur papier comme aux documents électroniques.

En 1999-2000, le BCP a entrepris une vérification de la capacité de gestion de l’information (GI) lui permettant d’évaluer l’environnement de la gestion des documents dans chacun des secteurs opérationnels. Les stratégies en découlant ont permis d’établir des priorités de la GI du BCP depuis lors, comprenant :

  • la mise en œuvre du SGDDI;
  • l’établissement de bureaux des documents décentralisés dans les secrétariats;
  • la création d’un système de classification des dossiers qui reflète les fonctions des secrétariats.

La structure de gouvernance du BCP comprend deux comités de gestion qui examinent les questions de gestion du BCP, y compris la gestion de l’information (GI), soit le Comité exécutif et le Comité consultatif de gestion.

Le BCP retient des services pour l’entremise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour un examen complet des stratégies et du mandat du programme de GI du BCP. L’examen est entrepris pour s’assurer que le programme de gestion de l’information et des documents continue de satisfaire aux exigences de l’environnement de GI du gouvernement du Canada.

La Division des services d’information du BCP offre une formation individuelle à tous les nouveaux employés, y compris sur le Guide de la conservation des documents au BCP. Le Guide est également accessible sur l’Intranet du BCP.

Le BCP a pris un certain nombre de mesures pour donner accès à l’information au moyen d’autres méthodes. Ces mesures constituent une diffusion proactive et transparente de l’information. Jusqu’ici, il s’est agi de communiquer les données concernant les frais de déplacement et d’hébergement, certains renseignements sur les contrats de plus de 10 000 $ et de l’information sur les subventions et contributions accordées par le BCP. L’information peut être consultée à : http://www.pco-bcp.gc.ca/default.asp?Language=E&Page=Home. On encourage le BCP à déterminer quel autre type d’information peut faire l’objet d’une divulgation proactive.

Recommandation 5.1 : Que le BCP, dans le cadre du renouvellement du programme de gestion de l’information, détermine les autres catégories d’information pouvant faire l’objet d’une divulgation proactive.

CHAPITRE 6 : LE PROFIL DES PLAINTES

En 2005-2006, le Commissariat à l’information a enquêté sur 98 plaintes déposées contre le BCP en vertu de la Loi. Au cours des huit premiers mois de 2006-2007, 28 autres enquêtes ont été menées. Les tableaux 5 et 6 font état des motifs des plaintes reçues durant la période.

Les plaintes liées aux présomptions de refus reçues pour le BCP constituent 23 % des plaintes au Commissariat à l’information concernant le BCP en 2005-2006. Pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, le nombre de plaintes a augmenté légèrement, passant à 25 %.

CHAPITRE 7 : Conclusion

La présente fiche de rendement contient un certain nombre de recommandations sur le fonctionnement de l’AI au BCP. Particulièrement, un élément essentiel du cadre de gestion pour soutenir l’application de la Loi est un plan opérationnel de l’AI qui établit les objectifs, les priorités, les tâches et les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités. Le plan opérationnel soutiendrait une vision de l’AI. D’autres recommandations ont trait à la nécessité de régler la situation persistante des présomptions de refus. Bien que le BCP ait réalisé des progrès considérables en mettant au point l’infrastructure de l’AI nécessaire pour soutenir le traitement des demandes de communication, les problèmes suivants persistent :

  • un processus d’approbation des demandes de communication lourd;
  • les BPR qui ne s’acquittent pas de leurs responsabilités temporelles pour le traitement des demandes de communication.

De plus, la direction du BCP devrait demander des rapports proactifs et concis sur les réalisations en matière d’AI, les problèmes posés par le traitement des demandes de communication et les mesures correctives pour ces problèmes.

ListE DES RecommAndations

La liste suivante présente les recommandations par chapitre.

Chapitre 1 : La procédure de demande de communication

Recommandation 1.1 : Que l’on consigne dans le Manuel de procédures de l’AIPRP les critères, sous la forme d’une liste de vérification, applicables à l’éclaircissement ou à la modification d’une demande de communication. La liste de vérification pourrait également servir à offrir aux demandeurs de l’information sur la façon de formuler une demande de communication claire.

Recommandation 1.2 : Que la Division de l’AIPRP examine les demandes de communication abandonnées pour déterminer les raisons de l’abandon et s’il y a lieu de modifier les procédures de traitement des demandes de communication pour réduire le nombre de demandes de communication abandonnées.

Recommandation 1.3 : Que la Division de l’AIPRP produise un rapport hebdomadaire qui offre de l’information sur le temps nécessaire pour traiter les demandes de communication en regard du temps prévu à chaque étape du modèle de traitement des demandes afin de gérer de façon proactive les présomptions de refus.

Recommandation 1.4 : Que la Division de l’AIPRP entreprenne une analyse des temps de réponse des BPR en regard des temps prévus pour l’exercice 2006-2007 afin d’identifier les BPR qui ne lui fournissent pas les documents à temps et intègre des mesures pour améliorer le rendement dans un plan opérationnel de l’AI.

Recommandation 1.5 : Que la Division de l’AIPRP mettre en œuvre des mesures pour l’entrée des données dans ATIPflow afin d’éliminer les rapports peu fiables et incomplets.

Recommandation 1.6 : Que la Division de l’AIPRP modifie le Manuel de procédures de l’AIPRP pour indiquer, lorsqu’un délai prorogé ne sera pas respecté, que le demandeur doit être avisé de la date prévue pour une réponse et de son droit de se plaindre du retard au Commissariat à l’information du Canada.

Recommandation 1.7 : Que la Division de l’AIPRP mette au point et mette en œuvre une séance d’information pour les personnes ayant les pouvoirs délégués de fournir de l’information sur leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, y compris les critères d’exercice du pouvoir discrétionnaire.

Recommandation 1.8 : Que la Division de l’AIPRP inclue dans le Manuel de procédures de l’AIPRP des exigences concernant une trace écrite des motifs d’invocation de toutes les exceptions, de l’exercice du pouvoir discrétionnaire, de la prise en considération des exceptions aux exceptions obligatoires et pour les contestations de recommandations non justifiées formulées par les institutions consultées.

Chapitre 2 : Présomptions de refus

Recommandation 2.1 : Que la Division de l’AIPRP produise un rapport mensuel à la haute direction comprenant une analyse des présomptions de refus et des recommandations de mesures correctives pour réduire et éliminer les présomptions de refus.

Recommandation 2.2 : Que le Greffier du Conseil privé prenne la responsabilité de s’assurer que la Division de l’AIPRP met en œuvre toutes les recommandations découlant des fiches de rendement et des examens de la situation pour s’assurer que le BCP atteigne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

Chapitre 3 : Le profil des ressources

Recommandation 3.1 : Que le BCP élabore une stratégie pour combler les postes vacants à l’AI.

Chapitre 4 : Le cadre de leadership

Recommandation 4.1 : Que le BCP examine l’ordonnance de délégation de pouvoirs pour déterminer comment les pouvoirs peuvent être délégués à la fois au coordonnateur de l’AI et aux chefs d’équipe de la Division de l’AIPRP.

Recommandation 4.2 : Que la haute direction élabore une vision de l’accès à l’information pouvant être communiquée aux employés du BCP.

Recommandation 4.3 : Que la Division de l’AIPRP élabore un plan opérationnel de l’AI pour soutenir la vision ministérielle de l’accès à l’information.

Recommandation 4.4 : Que la Division de l’AIPRP mette à jour le Manuel de procédures de l’AIPRP régulièrement.

Recommandation 4.5 : Que la Division de l’AIPRP inclue dans le Manuel de procédures de l’AIPRP les rôles et responsabilités du personnel ayant reçu les pouvoirs délégués pour prendre les décisions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Chapitre 5 : Le cadre de gestion de l’information

Recommandation 5.1 : Que le BCP, dans le cadre du renouvellement du programme de gestion de l’information, détermine les autres catégories d’information pouvant faire l’objet d’une divulgation proactive.

EXTRAIT DE LA RÉPONSE DU GREFFIER DU CONSEIL PRIVÉ AU RAPPORT D’ÉTAPE

« J’aimerais commencer par réaffirmer que le Bureau du Conseil privé prend au sérieux les commentaires et les recommandations du Commissariat à l’information. Le Bureau du Conseil privé soutient les principes selon lesquels l’information du gouvernement devrait être accessible au public. La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du BCP s’est engagée à rendre l’information du gouvernement accessible au public et à maintenir la conformité … Au cours de la dernière décennie, le volume des demandes est passé de 199 en 1996-1997 à 592 en 2006-2007. Le nombre de consultations par d’autres institutions gouvernementales auprès du BCP a également grimpé, passant de 117 en 1996-1997 à 427 en 2006-2007.

La Division de l’AIPRP s’évertue de manière proactive à améliorer son efficacité grâce à plusieurs initiatives. Ainsi, elle a à sa tête un nouveau directeur depuis le 2 avril 2007 et subit une restructuration qui lui donnera la souplesse nécessaire en matière de dotation en personnel pour créer une organisation la plus efficace possible. Un processus pour pourvoir les postes vacants est en cours. Une dotation en personnel appropriée permettra de réduire le ratio charge de travail-cadre, et nous aidera à mieux respecter les délais prescrits des demandes d’AIPRP.

Un examen interne des mécanismes opérationnels sera entrepris. On analysera entre autres les temps de traitement des BPR ainsi que les méthodes de surveillance et de contre-vérification. Des mesures de rendement et d’autres formes de détermination du volume de rendement seront mises au point. Les pratiques en matière de communication de rapports seront rationalisées de sorte que la haute direction comprenne bien où en sont rendues les demandes d’accès.

Je suis convaincu que la Division de l’AIPRP prend les mesures de base nécessaires qui lui permettront de s’attaquer aux préoccupations et aux recommandations énoncées dans la fiche de rendement. Ces améliorations devraient faire en sorte que la Division de l’AIPRP accroît son rendement quant à ses responsabilités en vertu de la Loi. »

Questionnaire relatif aux fiches de rendement

Ministère: Bureau du Conseil privé

Rempli par: Jaye Jarvis

Titre: Directeur intérimaire

Date: 5 janvier 2007

1. PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION

1.1 LE CLIENT (DEMANDEUR)

1.1.1 Profil du client

Source

Nombre de demandes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Médias

161

161

Universités

38

11

Entreprises

128

63

Organisations

117

47

Public

95

80

Autres

   

Total

539

362

1.1.2 Classement des demandes

Les demandes sont-elles classées d’une manière quelconque (ex. de nature délicate, courante, etc.)?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si possible, indiquer le nombre de demandes de communication entrant dans chaque catégorie. (Voir la page 5 du manuel de procédures)

Catégorie

Définition

Nombre de demandes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Dossier rouge – cabinet du ministre des affaires intergouverne-mentales (CMAI)

 

1

4

Dossier rouge – CPM

 

199

6

Dossier rouge – CPM et CMAI

 

0

0

Courante

 

339

352

       
       

1.1.2.1 – Dans l’affirmative, qui prend la décision quant à la catégorie?

La Division de l’AIPRP du BCP utilise la case des catégories du système ATIPflow comme rappel pour l’agent afin d’indiquer quand les documents à communiquer doivent être transmis au CPM ou au Cabinet du Ministre des Affaires intergouvernementales (CMAI). Une liste des nouvelles demandes de communication reçues est distribuée au CPM et au CMAI. Les personnes-ressources de ces bureaux indiquent au coordonnateur de l’AIPRP quels dossiers présentent un intérêt. Lorsque le dossier est complété, les documents à communiquer (dossier rouge) sont envoyés au bureau à titre d’information seulement.

1.1.3 Éclaircissement de la demande

1.1.3.1 – Demandes de communication nécessitant des éclaircissements

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de demandes

74

51

1.1.3.2 – Y a-t-il des critères établis concernant les demandes nécessitant des éclaircissements?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez en fournir copie avec le questionnaire rempli. (Voir la page 5 du manuel de procédures)

1.1.3.3 – Si une demande est éclaircie ou modifiée, le Bureau de l’AI confirme-t-il par écrit la façon dont il comprend la demande révisée? (Veuillez joindre les lignes directrices applicables, s’il y a lieu, au questionnaire rempli.)

Toujours

 

Presque toujours

x

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.1.4 Service au client

1.1.4.1 – Communication au client

Nombre

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Pages examinées

68 912

60 996

Pages communiquées en totalité ou en partie

37 714

42 535

1.1.4.2 – Consultations

Nombre

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Pages reçues pour consultation

10 507

8 279

1.1.4.3 – Si une demande a presque un an, le Bureau de l’AI informe-t-il le demandeur des dispositions de l’article 31 et de la limite d’un an applicable au droit de déposer une plainte? (Veuillez joindre les lignes directrices applicables, s’il y a lieu.)

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

x

Jamais

 

1.1.4.4 – Frais perçus

Nombre/montant

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Frais perçus à la réception de la demande

2 015 $

1 653 $

Frais perçus pour la photocopie

191 $

45 $

Frais perçus pour la recherche de documents

195 $

227,50 $

Frais perçus pour la préparation

0 $

0 $

Frais perçus pour la programmation

0 $

0 $

Total

2 401 $

1 935,50 $

1.1.4.5 – Arrive-t-il que le BCP renonce aux frais?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez fournir les détails suivants :

1.1.4.5.1 – Frais dispensés

(aucune donnée fiable)

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de deman-des de dispen-se de frais

Nombre de dispen-ses de frais accor-dées

Mon-tant dispen-sé

Nombre de deman-des de dispense de frais

Nombre de dispen-ses de frais accor-dées

Mon-tant dispen-sé

Frais de demande

   

$

   

$

Frais de recherche

   

$

   

$

Frais de préparation

   

$

   

$

Frais de photocopie

   

$

   

$

Total

   

$

   

$

1.1.4.5.2 – Le BCP a-t-il une politique écrite de dispense des frais?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez en joindre copie au questionnaire rempli.

Voir les pages 4 à 5, 8 à 9 et 28 à 29 du manuel de procédures.

1.1.4.6 – Si les frais de demande de 5 $ ne sont pas joints à une demande de communication et que celle-ci concerne une question tombant sous le coup de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le demandeur est-il consulté au sujet de la loi aux termes de laquelle la demande sera traitée?

Toujours

 

Presque toujours

X

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.1.5 Traitement des demandes

Traitement des demandes réglées pour

la période

Nombre de demandes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Tous les documents ont été communiqués

85

47

Les documents ont été communiqués en partie

219

162

Rien n’a été communiqué (documents exclus)

40

1

Rien n’a été communiqué (documents exemptés)

11

3

Demandes transférées

8

5

Demandes impossibles à traiter

94

70

Demandes abandonnées par le demandeur

83

45

Demandes traitées informellement

37

20

Total des demandes traitées

577

353

Demandes reportées sur l’exercice suivant

177

186

1.1.5.1 – Si les demandes sont classées « impossibles » à traiter ou « abandonnées par le demandeur », le demandeur en est-il avisé par écrit?

Toujours

x

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.1.6 Traitement informel des demandes

1.1.6.1 – Les demandes traitées informellement font-elles l’objet d’une concertation avec le demandeur?

Toujours

x

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.1.6.2 – Existe-t-il des critères établis pour décider de traiter une demande informellement?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez en joindre copie au questionnaire rempli.

Voir la page 6 du manuel de procédures

1.2 TRAITEMENT DES DEMANDES

1.2.1 Temps de traitement

Étapes du modèle de traitement

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de jours prévus

Nombre moyen de jours réels

Nombre de jours prévus

Nombre moyen de jours réels

Accueil des demandes

1

 

1

 

Recherche du BPR

4

5,94

4

8,06

Examen et préparation des documents

Examen par l’AIPRP

Examen par le BPR

Préparation par l’AIPRP

3

6

2

BPR

Examen

8,81

3

6

2

BPR

Examen

13,86

Services juridiques

       

Communications

       

Approbation ou autre – BPR

2

4,2

4

6,21

Approbation ou autre – CSM

2

1,82

   

Approbation ou autre – CM

       

Communication AI

1

 

1

 
  1. Profil des prorogations de délai

1.2.2.1 Lorsqu’il faut proroger un délai aux termes du paragraphe 9(1), un avis est-il adressé au demandeur avant l’échéance du délai de 30 jours?

Tou-jours

x

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.2 Lorsqu’un avis est envoyé aux termes de l’alinéa 9 (1)a) ou b) pour proroger un délai au-delà de la limite de 30 jours, en envoie-t-on copie au Commissariat à l’information?

Toujours

X

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.3 Après une prorogation, s’il est peu probable que la nouvelle échéance sera respectée, le Bureau de l’AI contacte-t-il le demandeur pour :

a) l’avertir que la réponse sera en retard?

Toujours

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

X

Jamais

 

b) l’informer de la date d’échéance prévue de la réponse finale?

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

X

Jamais

 

c) l’informer de son droit d’adresser une plainte au Commissaire à l’information?

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

X

Jamais

 

1.2.2.4 Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a)

Nombre de prorogations

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

En raison du volume (recherche de nombreux documents) – 30 jours ou moins

   

En raison du volume (recherche de nombreux documents) – 31 jours ou plus

   

En raison du volume (recherche dans de nombreux documents) – 30 jours ou moins

9

2

En raison du volume (recherche dans de nombreux documents) – 31 jours ou plus

13

11

1.2.2.5 S’il faut procéder à des consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b), celles-ci sont-elles lancées dès qu’on sait qu’elles sont nécessaires?

Toujours

 

Presque toujours

X

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.6 Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b)

NON DIFFÉRENCIÉES

Nombre de prorogations

1er avril 2005 au 31 mars 2006

219

1er avril au 30 novembre 2006

97

Pour consultation d’une autre institution

109 (est.)

48 (est.)

Pour consultation d’une institution fédérale

3 (est.)

1 (est.)

Pour consultation d’un gouvernement étranger

   

Pour consultation d’un particulier

7 (est.)

4 (est.)

Pour consultation en vertu de l’article 69

100 (est.)

44 (est.)

1.2.2.7 Si une demande concerne les documents d’un tiers et que des consultations sont nécessaires, celles-ci sont-elles menées en vertu de l’alinéa 9(1)c)? (pour une exception possible en vertu de l’article 20)

Tout dépend de la nature de la consultation et de l’exception qui peut s’appliquer.

Toujours

x

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.8 Si une demande concerne les documents d’un tiers et que des consultations sont nécessaires, celles-ci sont-elles menées en vertu de l’alinéa 9(1)b)? (pour une exception possible en vertu de l’article 20)

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

x

1.2.2.9 Les avis destinés aux tiers sont-ils envoyés dès qu’on sait que ceux-ci sont nécessaires?

Toujours

 

Presque toujours

x

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.10 Lorsqu’un avis est envoyé en vertu de l’alinéa 9(1)c), en transmet-on copie au Commissariat à l’information? (copie de la lettre au demandeur)

Toujours

X

Presque toujours

 

Parfois

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.11 Le délai applicable à la consultation d’un tiers est-il respecté (article 28)?

Oui

X

Non

 

Dans la négative, veuillez expliquer.

1.2.2.12 Le Bureau de l’AI fournit-il la partie des documents demandés qui ne requiert pas de consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b) /ou 9(1)c)?

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

X

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.13 Avis en vertu de l’alinéa 9(1)c)

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de demandes faisant l’objet de consultations de tiers (mesure – consultation d’un tiers)

46

29

Nombre de jours moyen nécessaires pour la réception des observations des tiers

18,96

18,73

Nombre de jours moyen nécessaires pour la prise d’une décision après la réception des observations des tiers

   

Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27

(mesure – consultation d’un tiers)

29

23

Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 dont le délai n’est pas respecté

13 (est.)

10 (est.)

Nombre de demandes dont le délai prévu à l’alinéa 28(1)b) n’est pas respecté

S/O

S/O

1.2.3 Profil des transferts

Transferts

Nombre de transferts

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Demandes transférées dans les 15 jours

8

5

Demandes transférées après 15 jours

   

Total des demandes transférées

8

5

Transferts refusés

   

1.3 EXCEPTIONS

Veuillez fournir la documentation utile concernant les questions suivantes.

Questions

Oui

Non

Remarques

1.3.1 Lorsqu’une exception est invoquée, une explication est-elle jointe au dossier?

X

   

1.3.2 Le BPR établit-il la justification applicable à l’exception?

   

Parfois.

1.3.3 Le Bureau de l’AI établit-il la justification applicable à l’exception?

 

Parfois.

1.3.4 Si la justification est établie par le BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception dûment justifiée à l’AI?

x

 

S’il y a désaccord.

1.3.5 Existe-t-il une procédure établie prévoyant que l’on verse au dossier la justification d’une exception discrétionnaire?

X

   

2. PRÉSOMPTIONS DE REFUS

Statistiques applicables

à l’analyse

des présomptions de refus

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

1.

Nombre de demandes reportées

169

155

2.

Demandes reportées de l’exercice précédent en présomption de refus au début du nouvel exercice

76

51

Partie B : Nouvelles demandes – à l’exception des demandes comptées dans la Partie A

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

3.

Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice

539

360

4.A

Nombre de demandes traitées dans le délai réglementaire de 30 jours

226

167

4.B

Nombre de demandes traitées dans un délai supérieur à 30 jours sans qu’on ait demandé de prorogation

47

14

4.C

Durée du délai supplémentaire de traitement sans qu’on ait demandé de prorogation

 

1 à 30 jours

14

9

 

31 à 60 jours

9

2

 

61 à 90 jours

7

2

 

Plus de 91 jours

17

1

5.

Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9

201

124

6.A

Nombre de demandes traitées dans le délai prorogé obtenu

74

32

6.B

Nombre de demandes traitées dans un délai supérieur au délai prorogé

37

12

6.C

Durée du délai supplémentaire de traitement après expiration du délai prorogé

 

1 à 30 jours

16

7

 

31 à 60 jours

3

3

 

61 à 90 jours

4

2

 

Plus de 91 jours

14

0

7.

Nombre de demandes en présomption de refus au 30 novembre 2005

38

Partie C : Facteurs

8.

Utilisez cette partie pour décrire les facteurs qui peuvent avoir un effet sur les difficultés de traitement ou le délai nécessaire au traitement des demandes ou de certains types de demandes

.
   

3. PROFIL DES RESSOURCES

3.1 Profil des employés

Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AI.

Poste à plein temps

Classification

Nombre

Nombre d’années d’expérience

Directeur

EX-1

1

18

Directeur adjoint

 

PM-06

 

1

16

Agent principal de l’AIPRP

 

PM-05

 

8

5 à 20

Agent principal de l’AIPRP

(50 %)

 

PM-05

 

1

20

Agent de l’AIPRP

PM-04

6

5 à 15

Agent subalterne de l’AIPRP

 

PM-01

 

1

2

Agent des documents parlementaires (40%)

 

 

AS-02

 

 

1

2

Agent administratif

 

AS-02

 

1

5

Adjoint de l’AIPRP

CR-05

3

1 à 5

Commis aux documents et à l’administra-tion

 

 

CR-04

 

 

1

1

3.2 Budget salarial du Bureau de l’AI

Exercice

Budget prévu

Budget utilisé

ETP prévus

ETP utilisés

2005/2006

1 082 627 $

1 024 410 $

17,5

14,93

2004/2005

1 013 540 $

1 020 426 $

17,5

14,91

2003/2004

968 040 $

925 354 $

17,5

14,94

3.3 Budget de fonctionnement du Bureau de l’AI

Exercice

Budget prévu

Budget utilisé

2005/2006

376 627 $

543 240 $

2004/2005

148 777 $

85 249 $

2003/2004

132 400 $

108 442 $

3.4 Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AI utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation en AI

Exercice

Formation du personnel de l’AI

Formation des employés du BCP en AI

2005/2006

6 557,04 $

$

2004/2005

2 767,47 $

$

2003/2004

3 763,66 $

$

3.5 Ventilation du budget du Bureau de l’AI utilisé ou réservé pour l’emploi de consultants en AI

Exercice

Budget prévu

Budget utilisé

2005/2006

$

375 248,32 $

2004/2005

$

36 660 $

2003/2004

$

31 500 $

4. LE CADRE DE LEADERSHIP

4.1 Le coordonnateur de l’AI est-il responsable exclusivement de l’administration du Bureau de l’AI?

Oui

 

Non

X

Dans la négative, veuillez énumérer les autres responsabilités du coordonnateur de l’AI.

Ses responsabilités comprennent également l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents parlementaires pour le BCP.

Veuillez fournir la documentation utile à l’appui d’une réponse affirmative au tableau ci-dessous.

Question

Oui

Non

Remarques

4.1.1 Existe-t-il une vision officielle de l’AI?

 

X

 

4.1.2 A-t-on publié un plan opérationnel de l’AIPRP comportant des objectifs, des produits livrables, des échéances et des responsabilités clairement définis?

X

 

Document sur les principales priorités de la Division

4.1.3 A-t-on publié un manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP à l’intention du personnel du Ministère?

X

   

4.1.4 Le manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP est-il mis à jour au moins deux fois par an?

 

x

 

4.1.5 Les responsabilités des BPR en matière d’AI sont-elles clairement définies dans un document fourni à ceux-ci?

x

   

4.1.6 Existe-t-il un guide interne du Bureau de l’AI sur le traitement des demandes de communication?

X

   

4.1.7 Existe-t-il des critères établis pour justifier les prorogations de délai en vertu des alinéas 9(1)a) et 9(1)b)?

X

   

4.1.8 Existe-t-il une ordonnance de délégation de pouvoirs?

X

   

4.1.9 Les rôles et les responsabilités en matière d’AI des fonctionnaires investis de pouvoirs délégués sont-ils clairement définis?

 

X

 

4.1.10 La procédure d’approbation suppose-t-elle l’approbation ou l’accord de fonctionnaires qui ne sont pas investis de pouvoirs délégués?

 

X

 

4.1.11 A-t-on publié un plan de formation en AIPRP?

X

 

Formation des nouveaux employés du BCP

4.1.12 A-t-on mis en œuvre l’ATIPflow ou un système analogue?

X

 

On utilise également la fonction de balayage et de retranchement du SGDDI

4.1.13 Se sert-on proactivement d’ATIPflow pour relever les problèmes potentiels?

X

   

4.1.14 Se sert-on de l’ATIPflow pour fournir des rapports à la haute direction au moins une fois par mois?

X

   

4.1.15 Le programme de l’AI a-t-il fait l’objet d’une vérification au cours des trois dernières années?

 

X

 

4.1.16 Le Bureau de l’AI offre-il des conseils stratégiques sur la Loi sur l’accès à l’information?

X

   

4.2 Règlement des problèmes d’AI

Condition

Mesures prises

Progrès

Opportunité des réponses aux demandes

Créer de nouveaux postes d’agents pour assurer le personnel suffisant pour traiter la charge de travail

On a changé l’ordonnance de délégation de pouvoirs pour permettre au coordonnateur de signer pour les exdeptions obligatoires et aux secrétaires adjoints de signer pour les exceptions discrétionnaires

Rapports sur les échéances et rapports des gestionnaires de cas fournis aux BPR

Détachement d’employés pour combler les postes

Besoin de formation dans les secteurs opérationnels

Augmentation du profil de la formation

Nouveau programme de formation à élaborer

Manque d’agents de l’AIPRP formés dans la fonction publique

On a établi un poste de perfectionnement en AIPRP pour perfectionner les agents à l’interne

Mesure commencée à l’été de 2006

Charge de travail accrue à la Division de l’AIPRP

Réorganisation interne de la Division de l’AIPRP

En cours

4.3 Solutions aux demandes de services non prévues du 1er avril 2005 au 30 novembre 2006

Demande de services

Solution

En juillet 2005, le Commissariat à l’information a entrepris l’enquête sur 126 plaintes au sujet de retards

Embauche de 5 consultants pour travailler à ces dossiers.

Demande d’un grand nombre de documents, p. ex. tous les documents de travail du Cabinet pour les cinq dernières années

Être proactif en négociant avec le demandeur pour réduire la portée de la demande.

Commissions royales – Gomery, Arar

Un problème d’uniformité du traitement des documents pour de nombreuses demandes. Maintien de la documentation exacte des décisions prises. Solution à plus long terme : acquérir une capacité de ROC pour l’examen des documents électroniquement.

5. LE CADRE DE GESTION DE L’INFORMATION

5.1 Quelles mesures a-t-on prévues et quels progrès a-t-on enregistrés entre le 1er avril 2005 et le 30 novembre 2006 pour donner accès à l’information par d’autres moyens?

Mesure prévue

Mesure prise

Progrès

Le 21 octobre 2005, le gouvernement a annoncé son engagement à divulguer de façon proactive l’attribution des subventions et contributions de plus de 25 000 $ dans le cadre de son programme d’amélioration de la gestion.

Le 31 mai 2006, le BCP a commencé à fournir de l’information sur son site Web concernant les subventions et contributions attribuées.

On continue de divulguer de façon proactive l’information sur les déplacements, l’hébergement, les subventions et contributions, et les contrats de plus de 10 000 $

5.2 Qu’a-t-on fait pour mettre en œuvre la Politique du SCT sur la gestion de l’information gouvernementale?

Le cadre supérieur du BCP désigné comme responsable de la gestion de l’information est le sous-ministre adjoint de la Direction générale des services ministériels (SMA, DGSM). Ce SMA est responsable de la gestion de l’information, de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels ainsi que de l’informatique et d’autres fonctions des services ministériels.

Le BCP a fait des efforts considérables pour mettre en œuvre la Politique sur la gestion de l’information gouvernementale et gère son information conformément à la politique antérieure. Il se conforme également pleinement à la Loi surBibliothèque et Archives Canada.

La structure de gouvernance du BCP comprend deux comités de gestion qui examinent et discutent d’un grand nombre de questions relatives à la gestion, notamment la gestion de l’information, et prennent des décisions et font des recommandations à leur égard :

  • Le Comité exécutif du BCP : présidé par le Greffier du Conseil privé, ce comité s’occupe des priorités de la gestion du BCP, dont la GI. Le secrétaire du Comité exécutif est le SMA de la DGSM. Ce comité est composé de tous les sous-secrétaires du BCP.
  • Le Comité consultatif de gestion ministérielle (CCGM) : présidé conjointement par le directeur général des Finances et de la planification ministérielle et d’un autre directeur des opérations du BCP, ce comité donne des conseils et fait des recommandations au Comité exécutif et au SMA de la DGSM sur les questions de gestion, y compris la GI. Le directeur des services d’information ministériels est un membre permanent de ce comité, tout comme le directeur des Services informatiques et techniques.

La stratégie de gestion de l’information du BCP est guidée par les initiatives stratégiques suivantes :

Examen des secrétariats

En 1999-2000, le BCP a entrepris un examen des secrétariats (équivalent de la vérification de la capacité de GI) qui a permis d’évaluer l’environnement de la gestion des documents dans chacun des secteurs opérationnels (secrétariats) du BCP et de déterminer des stratégies pour améliorer la gestion de l’information dans l’ensemble de l’organisme. Les stratégies découlant de l’examen ont permis d’établir les priorités du BCP en GI depuis 2000, notamment la mise en œuvre du SGDDI, la création de bureaux des documents décentralisés dans les secrétariats et la création d’un système de classification des documents qui reflète les fonctions des secrétariats.

Plan stratégique de gestion de l’information

En 2004, le BCP a mis à jour son plan stratégique de GI, qui demeure en vigueur en 2006-2007. Le plan stratégique établit les objectifs de la GI au BCP, offrant une orientation sur tous les aspects du programme de GI du BCP :

  • Culture de collaboration et de partage
  • Respect des dispositions législatives et des politiques du gouvernement du Canada
  • Intégration stricte des SI [GI] et de la gestion des TI
  • Modèle commun pour la prestation des SI [GI]
  • Dépôt d’information commun pour tous les dossiers électroniques
  • Accès à l’information de qualité
  • Environnement technique transparent et protégé
  • Politiques et pratiques efficaces de conservation de la mémoire ministérielle
  • Capacités de TI et des SI [GI] suffisantes, souples et sensibles

Comité consultatif de gestion de l’information des affaires intergouvernementales et plan stratégique de GI

La plus importante direction opérationnelle du BCP est le Secrétariat des affaires intergouvernementales (SAI). Le SAI entreprend l’analyse, offre des conseils, assure la liaison et la planification stratégique relativement aux dossiers stratégiques ayant des répercussions intergouvernementales importantes (fédérales-provinciales-territoriales). Il s’occupe également des questions constitutionnelles et juridiques relatives à l’évolution de la fédération et de l’unité canadienne. Une vérification de la capacité de gestion de l’information a été entreprise à la fin de 2004-2005, donnant lieu à un plan stratégique de GI (en annexe). La mise en œuvre des premières étapes du plan est en cours en 2006-2007, avec un projet d’examen et d’intégration des documents pour ramener tous les documents du SAI sous le contrôle d’un système de classification fonctionnelle, géré par un spécialiste de l’information au SAI. Le plan stratégique nécessite également la définition des rôles et des responsabilités de la gestion de l’information entre le SAI et la Division des services d’information ministériels du BCP et la prise de mesures pour améliorer les pratiques de traitement de l’information et accroître la sensibilisation des avantages d’une bonne gestion de l’information.

Mise à jour des stratégies de GI du BCP en 2006-2007

Le BCP retient des services à contrat par l’entremise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour un examen complet du mandat et des stratégies du programme de GI du BCP afin que le BCP puisse s’assurer que son programme de gestion de l’information et des documents continue de répondre aux demandes de l’environnement de GI en évolution du GDC (nouvelles exigences des politiques et des lois pour la GI, accent accru sur la responsabilisation, roulement du personnel, impact de la technologie, etc.) et est capable d’apporter une importante contribution en vue de l’atteinte des meilleurs résultats opérationnels possibles des secrétariats et de l’ensemble du BCP. L’examen nécessitera une évaluation du mandat, des services, des compétences du personnel et des niveaux de ressources humaines et financières de la Division des services d’information ministériels et des recommandations sur les changements nécessaires au mandat et un plan stratégique pour les cinq à dix prochaines années.

Sensibilisation à la gestion de l’information

Afin de s’assurer que tous les employés du BCP sont pleinement conscients de leurs responsabilités en vertu de la politique de gestion de l’information gouvernementale, y compris la documentation des décisions, la Division des services d’information ministériels du BCP offre une formation individuelle à tous les nouveaux employés en leur remettant, entre autres, le Guide de la conservation des documents au BCP. Ce guide est également disponible sur l’Intranet du BCP. Tous les nouveaux employés doivent également participer à une séance d’orientation sur la gestion de l’information, offerte chaque semaine, qui souligne les responsabilités en matière de GI et d’AIPRP. La Division des services d’information ministériels participe régulièrement aux séances de formation en AIPRP pour les secrétariats du BCP afin de s’assurer que les gestionnaires et les employés comprennent leurs responsabilités liées à la gestion des documents.

Continuité du gouvernement

La Division des services d’information ministériels du BCP tient un programme essentiel de gestion des documents et participe activement au programme de gestion des urgences et de continuité des activités du BCP. Le programme sur les documents essentiels sera mis à jour en 2007-2008 dans le cadre de la planification de la reprise des activités en cas de désastre de la TI.

Points saillants du Plan d’activités de la GI du BCP pour 2006-2007 :

  • La mise à niveau du SGDDI pour la version la plus récente (4.7), la transition étant prévue pour mars 2007. Suite à la mise à niveau, l’approche de mise en œuvre axée sur les activités du BCP sera reprise en avril 2008.
  • Modernisation des offres d’orientation et de formation en GI.
  • Améliorations de la gouvernance et du contenu du site Internet.

Participation active continue dans la communauté de la gestion de l’information du GDC. Le directeur de la Division des services d’information ministériels préside actuellement le Groupe de travail sur les exigences en gestion des documents du gouvernement du Canada et est membre du forum de gestion de l’information et du conseil d’administration du SGDDI. D’autres gestionnaires de la DSIM participent au Conseil des bibliothèques fédérales, au groupe consultatif sur la condition des documents archivistiques dans les institutions fédérales et au groupe de travail du forum de la GI sur le perfectionnement professionnel en GI.

5.3 Quel pourcentage approximatif des fonds documentaires ministériels est couvert par un plan de conservation et d’élimination des documents et les responsabilités de celui-ci?

Plan ministériel de conservation et d’élimination des documents

100 %

Responsable de l’élimination des documents

95 %

5.4 Le BCP a-t-il un ou des systèmes de classification de l’information?

Oui

x

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez fournir la documentation décrivant le ou les systèmes en question

5.5 Comment s’assure-t-on que les systèmes de classification restent à jour et exhaustifs?

Le BCP a des systèmes de classification pour les documents administratifs et opérationnels. Voir le document en annexe intitulé « Descriptions des systèmes de classification des documents, y compris EPIC » qui décrit tous les systèmes de classification opérationnels actifs et inactifs du BCP remontant à 30 ans. Le document en annexe intitulé « La fonction EPIC – Descriptions des préfixes » décrit chaque section d’un système de classification actif pour les documents opérationnels du BCP.

Les systèmes de classification sont tenus à jour par la Division des services d’information ministériels du BCP. De nouveaux dossiers sont ajoutés fréquemment par les classificateurs des documents à mesure que de nouvelles fonctions et de nouveaux sujets surviennent, et par la section des services consultatifs, de la politique et de la planification de la gestion de l’information lorsque des modifications plus importantes aux systèmes de classification sont nécessaires. Le système de classification le plus récent pour les documents opérationnels a commencé à être utilisé le 1er avril 2006 et est mis à jour quotidiennement. Le système de classification actif actuel (EPIC – Système de classification de l’information électronique et sur papier) couvre tous les secteurs du BCP, à l’exception du Secrétariat des affaires intergouvernementales; un projet est en cours pour développer un système de classification pour cette fonction opérationnelle du BCP. Le système EPIC couvre les documents sur papier et électroniques. Le BCP utilise le SGDDI. Environ la moitié des employés du BCP ont accès au SGDDI. Le nombre d’employés y ayant accès augmentera de manière significative au cours des deux prochaines années. La mise en œuvre d’autres groupes de travail est en suspens alors que les ressources de GI et de TI sont consacrées à la mise à niveau du SGDDI pour la version la plus récente; la mise en œuvre des autres groupes de travail reprendra en 2007-2008.

6. PROFIL DES PLAINTES

Données fournies par le Commissariat à l’information concernant les plaintes adressées au Commissariat et leur règlement.

6.1 Plaintes réglées par catégorie

Catégorie

Nombre de plaintes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Refus de communication

22

7

Exclusion en vertu de l’article 69

45

10

Délai (Présomption de refus)

23

7

Prorogation de délai

3

2

Frais

1

1

Langue

0

0

Publication

0

0

Divers

4

1

Total

98

28

6.2 Résultats des plaintes

Catégorie

Nombre de résultats

1er avril 2005 au 31 mars 2006

5 avril au 30 novembre 2006

Réglées

62

19

Non réglées

6

0

Non fondées

17

6

Abandonnées

13

3

Total

98

28