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Affaires étrangères et Commerce international Canada

Table des matières

APERÇU

CONTEXTE ET ET GlOSSAIRE

CHAPITRE 1 : LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION

CHAPITRE 2 : LES PRÉSOMPTIONS DE REFUS

CHAPITRE 3 : LE PROFIL DES RESSOURCES

CHAPITRE 4 : LE CADRE DE LEADERSHIP

CHAPITRE 5 : LE CADRE DE GESTION DE L'INFORMATION

CHAPITRE 6 : LE PROFIL DES PLAINTES

CHAPITRE 7 : CONCLUSION

LISTE DES RECOMMANDATIONS

QUESTIONNAIRE RELATIF AUX FICHES DE RENDEMENT

APERÇU

Dans le cadre de son mandat proactif, le Commissariat choisit chaque année un ou des ministères pour examen et établit à leur égard une fiche de rendement. L’examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) applique la Loi sur l’accès à l’information par l’intermédiaire de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le directeur du Bureau de l’AIPRP a reçu du responsable de l’institution des pouvoirs délégués complets pour la prise de toutes les décisions en vertu de la Loi. Le sous-ministre du MAECI et le directeur général de la Direction générale des services exécutifs détiennent des pouvoirs délégués pour tous les articles de la Loi, mais la délégation est exercée par le directeur de l’AIPRP pour les activités quotidiennes.

Un élément essentiel de l’application de la Loi sur l’accès à l’information est le rôle de premier plan qu’exercent le coordonnateur de l’AI et la haute direction d’un ministère. Cette dernière exerce son autorité en faisant de l’accès à l’information une priorité pour toute l’organisation, puis en donnant suite à cet engagement en fournissant les ressources, la technologie et les politiques voulues. De concert avec le coordonnateur de l’AI, la haute direction doit instaurer une culture ministérielle de transparence et d’accès à l’information. Au Ministère, le coordonnateur de l’AI est le champion de l’accès à l’information.

En 2005, le MAECI a entrepris un examen par un tiers de la fonction de l’AIPRP au ministère. L’examen concluait que l’importance de la fonction de l’AIPRP en fait une des priorités intrinsèques du ministère. L’examen soulignait le non-respect continu des obligations d’accès établies dans la Loi.

En réponse, le ministère a élaboré un Plan d’activités de l’AIPRP 2005-2006 à 2007-2008 pour la mise en œuvre des mesures à court terme et à long terme afin de s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi. Le plan n’a eu qu’un succès modeste quand il s’est agi de réduire les présomptions de refus au ministère. Un effort soutenu est nécessaire pour surveiller le plan et y apporter des ajustements afin de s’assurer d’atteindre une conclusion fructueuse et que les résultats se maintiennent dans l’avenir.

Un rapport devrait être fourni chaque mois à la haute direction pour indiquer l’avancement de la mise en application du plan d’activités ainsi que les mesures correctives lorsque les objectifs ne sont pas réalisés. Ce rapport aidera à réduire les écarts quant à la réalisation des engagements du plan.

La présente fiche de rendement formule un certain nombre de recommandations qui appuient les efforts du ministère pour s’acquitter de ses obligations quant à la prestation du programme d’AI. Ces recommandations se fondent sur le Plan d’activités de l’AIPRP 2005-2006 à 2007-2008 dans des domaines comme la planification, la dotation, les rapports de gestion axés sur la résolution des problèmes, la formation et la documentation complète du programme.

La présente fiche de rendement attribue une note globale au ministère, note qui indique la mesure dans laquelle celui-ci s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi. Le barème de notation est présenté au tableau 1.

Tableau 1 : Barème de notation utilisé dans la présente fiche de rendement

Note globale

Opérations globales d’AI

A = Idéal

  • La totalité des politiques et procédures, le plan opérationnel et le plan de formation et de dotation sont instaurés
  • Preuve du soutien de la haute direction avec une vision de l’AI
  • Rationalisation du processus d’approbation avec délégation de pouvoirs au coordonnateur de l’AIPRP
  • 5 % ou moins de présomptions de refus

B = Substantiel

  • Petites lacunes faciles à combler par rapport à la situation idéale
  • 10 % ou moins de présomptions de refus

C = Limite

  • Des lacunes à combler

D = Inférieur à la norme

  • Lacunes majeures à combler

F = Alerte rouge

  • Les lacunes majeures sont tellement nombreuses que le ministère devra déployer des efforts importants pour les combler, ou de nombreuses lacunes majeures persistantes qui n’ont pas été comblées au fil des années

Selon ce barème, le MAECI obtient un « D » pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007. Son rendement global est inférieur à la norme.

CONTEXTE ET GLOSSAIRE

Dans le cadre de son mandat proactif, le Commissariat choisit chaque année un ou des ministères pour examen et établit à leur égard une fiche de rendement. L’examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Les responsabilités et obligations peuvent être énoncées dans la Loi ou son règlement d’application, comme les délais de traitement d’une demande de communication. Elles peuvent également émaner du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ou de politiques, de procédures ou d’autres directives ministérielles en vigueur en matière d’accès à l’information.

Les principes énoncés dans l’objet de la Loi sur l’accès à l’information sont fondamentaux pour le système d’accès à l’information. Ce sont :

  • l’information gouvernementale doit être accessible au public;
  • les exceptions applicables au droit d’accès doivent être limitées et précises;
  • les décisions relatives à la communication de l’information gouvernementale doivent être examinées indépendamment du gouvernement.

Les fiches de rendement publiées depuis 1999 portaient sur le nombre de demandes de communication en présomption de refus, les circonstances ayant donné lieu aux présomptions de refus et des mesures pour l’élimination du problème. Le MAECI a fait l’objet d’une fiche de rendement publiée en avril 1999 avec un suivi annuel publié dans le Rapport annuel du Commissaire à l’information du Canada. Le rapport de 1999 est accessible à l’adresse http://www.oic-ci.gc.ca/publications/cards-e.asp.

En 2004-2005, la portée des fiches de rendement a été élargie. La portée des fiches de rendement vise désormais la collecte de toute une gamme de données et de renseignements statistiques sur la façon dont un bureau de l’AI et un ministère s’acquittent de leurs responsabilités à l’égard de la Loi. Si le Commissariat, au cours de l’examen du rendement, relève des activités qui permettraient d’améliorer la procédure d’accès à l’information dans un ministère, une recommandation est faite à cet égard dans la fiche de rendement.

Le MAECI applique la Loi par l’intermédiaire du Bureau de l’AIPRP. Le directeur de la Division a reçu du responsable de l’institution des pouvoirs délégués complets pour la prise de toutes les décisions en vertu de la Loi. Il n’y a aucune autre délégation de pouvoir aux analystes de l’AIPRP du Bureau de l’AIPRP pour la prise de certaines décisions administratives en vertu de la Loi.

Dans le cadre de l’élaboration de la présente fiche de rendement, nous avons interrogé le directeur de l’AIPRP le 3 janvier 2007. De plus, nous avons sélectionné aléatoirement 14 demandes de communication présentées en 2005-2006 et au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, et nous les avons examinées le 10 janvier 2007. L’examen visait à déterminer si les mesures administratives employées pour traiter une demande de communication et prendre une décision sont bien documentées dans le dossier.

Le directeur de l’AIPRP a envoyé au Commissariat à l’information le questionnaire qui figure à la fin de la présente fiche de rendement. Le questionnaire permet d’obtenir des données statistiques et autres sur l’application de la Loi au Ministère.

Un glossaire figure au tableau 2.

Tableau 2 : Glossaire

Terme

Définition

Coordonnateur (ou directeur) de l’AI ou de l’AIPRP

Chaque institution est tenue, conformément à la politique du Conseil du Trésor, de désigner un fonctionnaire qui assume la charge de coordonnateur de l’accès à l’information. Celui-ci a pour fonction de recevoir les demandes de communication. Il peut aussi jouir du pouvoir, délégué par le responsable de l’institution, d’imposer des frais, de demander des prorogations, de donner des avis et d’invoquer des exceptions. À cet égard, les pouvoirs d’un coordonnateur varient d’une institution à l’autre.

Conclusions relatives aux plaintes

Le Commissariat regroupe sous les catégories suivantes les décisions rendues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

  • Fondées Plaintes fondées, mais non réglées, au sujet desquelles le Commissaire a demandé au demandeur l’autorisation de déférer l’affaire à la Cour fédérale.
  • Réglées Plaintes fondées, réglées par une mesure corrective satisfaisante pour le Commissaire.
  • Non fondées Plaintes jugées sans fondement.
  • Abandonnées Plaintes abandonnées à la demande du plaignant avant que l’affaire soit réglée.

Présomption de refus

La Loi sur l’accès à l’information définit la notion de présomption de refus comme suit :

10. (3) Le défaut de communication totale ou partielle d'un document dans les délais prévus par la présente loi vaut décision de refus de communication.

Terme

Définition

Prorogation de délai

On peut accorder une prorogation du délai initial de 30 jours pour répondre à une demande de communication dans les cas suivants :

9. (1) Le responsable d'une institution fédérale peut proroger le délai mentionné à l'article 7 ou au paragraphe 8(1) d'une période que justifient les circonstances dans les cas où :

a) l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;

b) les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai;

c) avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1). Dans l'un ou l'autre des cas prévus aux alinéas a), b) et c), le responsable de l'institution fédérale envoie à la personne qui a fait la demande, dans les trente jours suivant sa réception, un avis de prorogation de délai, en lui faisant part de son droit de déposer une plainte à ce propos auprès du commissaire à l'information.

Avis de prorogation au Commissaire à l’information

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, si la prorogation de délai dépasse trente jours, il faut aviser le Commissaire à l'information.

Bureau de première responsabilité (BPR)

Bureau de première responsabilité ou le service du ministère qui est chargé de la question à laquelle renvoie la demande de communication.

Terme

Définition

En suspens

Demandes ou plaintes sont le traitement n’est pas terminé.

  • En suspens auparavant Demandes ou plaintes dont le traitement n’était pas terminé à la fin de l’exercice précédent et qui sont donc reportées sur la période visée par le rapport (période indiquée sur le diagramme à secteurs).
  • En suspens à la fin Demandes ou plaintes dont le

de l’année traitement n’est pas terminé à la fin de la période visée par le rapport (exercice en question) et qui seront reportées sur l’exercice suivant.

Tiers

Pour les besoins de la Loi sur l’accès à l’information, toute personne, tout groupe de personnes ou tout organisme autres que la personne qui a fait la demande de communication ou qu’une institution fédérale.

Lignes directrices du Conseil du Trésor

La Loi sur l’accès à l’information part du principe que le responsable de chaque institution fédérale doit veiller à ce que son institution respecte les dispositions de la Loi et prendre les décisions qui s’imposent. Elle charge également un ministre désigné de coordonner l’application de la Loi à l’échelle de l’administration fédérale. C’est le président du Conseil du Trésor qui assume ce rôle.

L’une des responsabilités officielles du ministre désigné est la rédaction et la transmission aux institutions gouvernementales de lignes directrices et directives concernant le fonctionnement de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement d’application.

CHAPITRE 1 : LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION

La Loi sur l’accès à l’information prévoit le cadre de traitement des demandes de communication. Tout individu (personne ou entreprise) qui est citoyen canadien, résident permanent ou présent au Canada peut faire une demande de communication. La Loi prévoit des délais de traitement et la possibilité de proroger, dans certains cas, le délai initial de 30 jours. Lorsque les documents demandés contiennent des renseignements exemptés ou exclus de la Loi, le ministère peut refuser la communication.

Le client

Les demandeurs sont classés à des fins statistiques. Le gouvernement et les ministères se servent de ces statistiques pour mener diverses analyses, notamment pour cerner des tendances. Les tableaux 1 et 2 font état du nombre de demandeurs au MAECI par catégorie pour deux exercices récents.

Le MAECI distingue les demandes de communication selon deux catégories. Si la communication de l’information demandée entraîne l’élaboration de documents de communication, une « alerte aux communications » émanant du cabinet du ministre des Affaires étrangères (Alerte Comm CMAE) ou « une alerte aux communications » du ministre du Commerce international (Alerte Comm CMCT) est inscrite. Si le Cabinet du Ministre veut obtenir une copie des documents qui seront communiqués dans le cadre de la procédure, une « alerte CMAE, CMAE/CMCT ou CMCT » est inscrite. Les alertes figurent sur une liste, qui est distribuée chaque semaine, des nouvelles demandes de communication reçues par le ministère. Le tableau 3 illustre le nombre de demandes de communication qui ont été reçues et qui étaient visées par une « alerte ».

Tableau 3 : Demandes de communication visées par une alerte

Catégorie

Nombre de demandes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Alert Comm

21

27

Alerte CMAE

102

189

Courante

324

165

Total des demandes de communication

447

381

Dans les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, 43 % des demandes de communication reçues étaient visées par une « alerte CMAE ». Le directeur de l’AIPRP a indiqué que le dossier qui est transmis au Cabinet du Ministre est traité parallèlement aux autres étapes de la procédure de demande de communication. Toutefois, le temps alloué dans le modèle de traitement des demandes de communication pour cette étape est de cinq jours ouvrables (et il faut en moyenne 5,2 jours). Afin que le dossier se rapportant à une demande de communication soit distribué, le traitement de la demande doit être presque achevé, n’attendant que l’approbation finale du directeur de l’AIPRP. Il ne semble pas exister de valeur ajoutée ou d’étapes parallèles dans la procédure d’accès à l’information lorsque le dossier relatif à la demande de communication est au Cabinet du Ministre. Puisque l’information destinée au demandeur ne sera pas communiquée à celui-ci avant la réception d’un avis à cet effet du Cabinet du Ministre, cette étape contribue probablement à retarder le traitement des demandes de communication au-delà des exigences temporelles de la Loi.

Lorsque le dossier relatif à une demande de communication est envoyé aux cadres supérieurs d’un ministère à des fins d’information, la pratique habituelle consiste à inscrire que le dossier a été transmis à cette fin et qu’il sera communiqué dans les deux jours. Dans le cas contraire, cela devient examen et, en fait, une approbation.

Recommandation 1.1 : Que l’examen des dossiers relatifs aux demandes de communication par le Cabinet du Ministre soit mené à des fins d’information, tel que prévu à l’origine, et qu’au plus deux jours soient alloués à cette fin.

Éclaircissement des demandes

Le nombre de demandes de communication ayant dû faire l’objet d’éclaircissements au cours de l’exercice 2005-2006 a atteint 95, soit 21 % de l’ensemble des demandes. Dans les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, 92 demandes de communication (24 %) ont fait l’objet d’éclaircissements. Le Bureau de l’AIPRP confirme presque toujours par écrit auprès du demandeur l’éclaircissement d’une demande de communication. Il n’existe aucun critère écrit en ce qui concerne la demande d’éclaircissement. Selon le directeur de l’AIPRP, certains des cas nécessitant un éclaircissement comprennent l’absence d’une indication de la priode de temps visée par la demande, le non-versement des frais et le sujet vague de la demande de communication.

Recommandation 1.2 : Que le Manuel de procédures de l’AIPRP du Bureau de l’AIPRP comprenne des critères sous la forme d’une liste de vérification pour éclaircir ou modifier une demande de communication. La liste de vérification pourrait également servir à fournir aux demandeurs de l’information sur la façon de formuler une demande de communication claire.

Pages consultées

Le nombre de pages consultées pour les demandes de communication traitées au cours de l’exercice 2005-2006 s’est élevé à 51 224, à raison d’une moyenne de 107 pages par demande. De ce nombre, 32 340 (63 %) ont été communiquées en totalité ou en partie au demandeur. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, on a consulté 51 977 pages, à raison d’une moyenne de 144 pages par demande. De ce nombre, 18 576 (36 %) ont été communiquées en totalité ou en partie au demandeur.

Le Bureau de l’AIPRP est également consulté par d’autres institutions quant à savoir si les documents intéressant le MAECI, ou ceux créés par le MAECI, peuvent être communiqués. En 2005-2006, le Bureau de l’AIPRP a reçu 676 demandes de consultation et a examiné 66 676 pages. Durant les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, 32 446 pages ont été examinées.

Frais perçus

En 2005-2006, le Bureau de l’AIPRP a perçu 7 677 $ au titre des frais de traitement des demandes de communication. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, il a perçu 5 400 $.

Bien que le ministère n’ait pas de politique de dispense des frais, des dispenses de frais s’élevant à 4 174 $ (estimation) ont été consignées en 2005-2006, et des dispenses de frais s’élevant à 2 995 $ (estimation) ont été consignées pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007.

S’il est louable que le ministère accorde des dispenses, faute de politique officielle et en l’absence de raisons bien documentées, il n’a pas été possible de confirmer que les décisions à cet égard sont prises d’une manière juste et cohérente

Recommandation 1.3 : Que le Bureau de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication et documente les raisons de ses décisions à cet égard.

Élimination des demandes

Le Bureau de l’AIPRP a déclaré un nombre relativement élevé de demandes de communication qui ont été abandonnées par le demandeur ou qu’il n’a pas été en mesure de traiter. En 2005-2006, 40 % des demandes de communication traitées ont été « abandonnées par le demandeur » ou « impossibles à traiter ». Dans les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, le pourcentage a augmenté à 45 %. Ce pourcentage est supérieur à la norme pour les institutions fédérales.

Le directeur de l’AIPRP a affirmé que le grand nombre de demandes impossibles à traiter reflète des demandes de communication pour lesquelles il n’existe aucun document. Dans la catégorie des demandes abandonnées, il n’y a rien au dossier pour déterminer les raisons de l’abandon d’une demande de communication par un demandeur. Les raisons typiques citées par le directeur pour l’abandon d’une demande sont l’absence de réponse du demandeur à une estimation des frais ou pour éclaircir la demande de communication. Le Bureau de l’AIPRP traitera les demandes de communication jusqu’à un certain point (par exemple, une estimation des frais), ce qui contribue à la charge de travail de la Division, même si la demande de communication est abandonnée.

Recommandation 1.4 : Que le Bureau de l’AIPRP examine les demandes de communication abandonnées pour déterminer les raisons de l’abandon et déterminer s’il y a lieu de modifier les procédures de traitement des demandes de communication afin de réduire le nombre de demandes abandonnées.

Lorsqu’une demande de communication doit être traitée de manière informelle, le demandeur est toujours consulté. Les critères du traitement informel d’une demande figurent dans le Manuel de procédures du Bureau de l’AIPRP.

Le Bureau de l’AIPRP traite également les demandes de communication en dehors du processus de demande de communication prévu par la Loi. En 2005-2006, il y a eu 69 demandes d’information traitées informellement alors que pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, 64 demandes ont été traitées ainsi.

Délais de traitement des demandes

La Loi sur l’accès à l’information prévoit un délai de traitement de 30 jours civils (ou 21 jours ouvrables) sans prorogation. Les ministères suivent généralement un modèle de traitement qui attribue une partie de ce délai à chaque service ayant un rôle à jouer dans le déroulement du traitement de la demande de communication. La Direction de l'AIPRP peut ensuite analyser le temps effectivement pris par les services ministériels comparativement au temps prévu pour déterminer les améliorations à apporter, s'il y a lieu, en cas de dépassement des délais.

Le Bureau de l’AIPRP du MAECI a un modèle de traitement reposant sur 21 jours ouvrables. Le Bureau de l’AIPRP a utilisé ATIPflow pour produire les données sur le nombre moyen de jours qu’il faut pour compléter chaque rôle de la fonction ministérielle dans le processus de demande de communication. Les chiffres sont tous des estimations, mais ils indiquent des tendances. Les statistiques du tableau 4 indiquent que certains BPR ne s’acquittent pas de leur responsabilité de fournir les documents selon certains délais au Bureau de l’AIPRP. Le modèle de traitement indique également que la procédure de demande de communication contient des étapes parallèles qui constituent en fait des approbations.

Tableau 4 : Modèle de traitement des demandes du MAECI

Modèle de traitement – Étapes

– Tous les chiffres sont des estimations.

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de jours prévus

Nombre moyen de jours réels

Nombre de jours prévus

Nombre moyen de jours réels

Accueil des demandes D’AI (enregistrement des nouvelles demandes)

1

-

1

-

Recherche du BPR (pour les nouvelles demandes)

5 jours ouvra-bles

16,7

5 jours ouvra-bles

10,3

Examen et préparation des documents

Remarque : Aucun temps n’est alloué pour cette action, mais le MAECI a fourni certaines données.

-

8,7

-

10,44

Services juridiques

-

-

-

-

Approbation ou autres – BPR

Remarque : Nombre d’approbations des BPR demandées

2 jours ouvra-bles

8,5

(28,5%)

137/480

2 jours ouvra-bles

7,47

(16%)

58/361

Communications

Remarque : Nombre de dossiers nécessitant une alerte COMM

2 jours ouvra-bles

4,3

(3,3%)

16/480

2 jours ouvra-bles

3,8

(6.9%)

25/361

Approbation ou autres – CM et nombre de demandes lorsque le CM a été avisé

Remarque : Nombre de dossiers nécessitant une alerte CMAE/CMCT

5 jours ouvra-bles

8,6

(9,6%)

89/480

5 jours ouvra-bles

5.2

(25,8%)

99/361

Communication de l’AI (approbation du directeur)

1 jour ouvrable

2,5

1

jour ouvrable

1

Moyenne totale de traitement de l’AI

 

49,4

 

38,4

Recommandation 1.5 : Que le Bureau de l’AIPRP produise un rapport hebdomadaire fournissant des renseignements sur les demandes de communication qui doivent être traitées à chaque étape du modèle de traitement afin de gérer de façon proactive les cas de présomption de refus.

Recommandation 1.6 : Que le Bureau de l’AIPRP entreprenne une analyse des temps de réponse des BPR pour l’exercice 2006-2007 afin de déterminer quels BPR ne fournissent pas les documents à temps au Bureau de l’AIPRP et intègre des mesures pour améliorer le rendement dans le Plan opérationnel.

Le processus d’examen et d’approbation du dossier relatif à une demande de communication comprend les étapes suivantes :

  1. Un analyste de l’AIPRP prépare les documents à communiquer, avec des recommandations.
  2. Dans certains cas, les documents à communiquer seront transmis au BPR (pour les huit premiers mois de 2006-2007, cela s’est produit dans 16 % des demandes de communication) pour approbation.
  3. Si un document relatif à la communication est nécessaire, celui-ci sera établi parallèlement à la procédure de demande de communication.
  4. Dans certains, les documents à communiquer seront transmis au Cabinet du Ministre. Cinq jours sont alloués pour cette étape, qui est censée être parallèle au traitement de la demande. Il est peu probable que cette étape ait lieu parallèlement avec le processus de traitement de la demande. Le sixième jour ouvrable, les documents à communiquer seront « approuvés » par le BPR désigné et transmis au demandeur par le Bureau de l’AIPRP.

Malgré le fait que le directeur de l’AIPRP ait le pouvoir délégué de prendre les décisions sur la communication des documents, un « examen » à un niveau supérieur peut devenir une « approbation » de fait.

Recommandation 1.7 : Que le modèle de traitement des demandes de communication soit révisé pour éliminer les étapes d’examen dans la procédure et que tous les examens soient entrepris parallèlement à la procédure de demande de communication.

Recommandation 1.8 : Que le modèle de traitement des demandes de communication soit révisé pour le rendre conforme aux exigences temporelles de la Loi sur l’accès à l’information.

Profil des prorogations de délai

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information prévoit les circonstances dans lesquelles le délai de réponse initial de trente jours peut être prolongé :

  • la demande concerne un grand nombre de documents ou suppose une recherche parmi un grand nombre de documents, et le délai initial entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution fédérale ;
  • des consultations sont nécessaires pour répondre à la demande et elles ne peuvent raisonnablement être effectuées dans le délai initial ;
  • avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1) [à une tierce partie qui peut avoir un intérêt dans la communication d’un document ou d’une partie d’un document].

Le Bureau de l’AIPRP transmet presque toujours l’avis de prorogation prévu au paragraphe 9(1) de la Loi au demandeur avant l’échéance du délai de 30 jours et, au besoin, transmet toujours une copie de l’avis au Commissariat à l’information. Lorsqu’il est peu probable qu’une date prorogée sera respectée en vertu des alinéas 9(1)a) et b), on communiquera parfois avec le demandeur. Parfois également, on informera le demandeur d’une nouvelle date de réponse ou qu’il a le droit de se plaindre auprès du Commissaire à l’information. Le MAECI a invoqué 29 prorogations de délai pour cause de recherche dans un grand volume de documents en ce qui concerne les demandes de communication traitées en 2005-2006, et 56 prorogations pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007.

Le MAECI a eu 20 consultations avec d’autres institutions ou organisations en 2005-2006, et ce chiffre est passé à 113 pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007. L’article 69 de la Loi concerne les documents exclus du champ d’application de la Loi parce qu’il s’agit de documents confidentiels du Conseil privé. Les ministères consultent le Bureau du Conseil privé pour déterminer si les documents demandés sont exclus ou non. Le MAECI a consulté le Bureau du Conseil privé six fois en 200-2006 et 14 fois au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007.

En 2005-2006, le MAECI a consulté sept tierces parties. Les consultations ont augmenté à 18 pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007. Dans environ 50 % des consultations de tierces parties, les exigences temporelles de l’article 27 de la Loi n’ont pas été respectées.

Recommandation 1.9 : Que le Bureau de l’AIPRP entreprenne une analyse des avis de tierces parties qui ne satisfont pas aux exigences temporelles de l’article 27 de la Loi sur l’accès à l’information afin de déterminer si des mesures peuvent être prises pour réduire le nombre de consultations qui ne satisfont pas aux exigences temporelles de cette loi.

Profil des transferts

En 2005-2006, 12 demandes de communication ont été transférées à d’autres institutions. Au cours des huit premiers mois de 2006-2007, cinq demandes de communication ont été transférées à d’autres institutions. Tous les transferts ont été effectués, tel que requis, dans les 15 jours suivant la réception de la demande de communication.

Exceptions

Le directeur de l’AIPRP a déclaré que le Bureau a une fonction de contestation par écrit des exceptions pour les justifications préparées par les BPR. Toutefois, parce que la justification de l’exception peut être évidente pour le personnel du MAECI, elle peut ne pas être mise par écrit dans le dossier de la demande de communication. La fonction de contestation est décrite dans la Description de travail des chefs d’équipe du Bureau de l’AIPRP.

Nous avons examiné 14 dossiers choisis aléatoirement parmi les demandes traitées entre le 1er avril 2005 et le 30 novembre 2006. En général, l’examen indique que :

  • la justification pour l’invocation des exceptions n’est habituellement pas documentée;
  • il n’y a habituellement rien au dossier pour indiquer si le ministère a exercé le pouvoir discrétionnaire correctement pour décider si une demande est visée par une exception discrétionnaire;
  • dans les cas où il y a une exception obligatoire, il n’y a rien au dossier pour indiquer que le ministère a tenu compte des exceptions permettant la communication de l’information – par exemple, les paragraphes 13(2), 19(2), 20(2), 20(4), 20(5) et 20(6);
  • lorsque des consultations avec d’autres institutions ont lieu, l’autre institution cite simplement les articles de la Loi en demandant une exception. Malgré l’absence de justification fournie par les institutions consultées, leurs recommandations concernant les exceptions sont acceptées par le MAECI.

Du côté positif, l’examen indique que :

  • ATIP flow a été utilisé pleinement pour consigner les sommaires des actions ou des événements; et
  • lorsqu’une justification de l’exception figurait au dossier, les traces écrites étaient excellentes, et celles par inférence expliquaient pourquoi le pouvoir discrétionnaire était exercé en faveur de l’exception ou de la communication.

Recommandation 1.10 : Que le Bureau de l’AIPRP institue des exigences dans le Manual de procédures de l’AIPRP pour mettre par écrit la justification de l’invocation de toutes les exceptions, pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire, et pour la considération des exceptions aux exceptions obligatoires ainsi que pour la contestation des recommandations non justifiées formulées par les institutions consultées.

CHAPITRE 2 : LES PRÉSOMPTIONS DE REFUS

Comme les Canadiens et les Canadiennes ont le droit d’obtenir de l’information rapidement (à savoir dans un délai de 30 jours – ou plus dans certaines circonstances), une réponse tardive équivaut à un refus. Le Parlement a énoncé cette obligation de « diligence » au paragraphe 10(3) de la Loi sur l’accès à l’information :

Le défaut de communication totale ou partielle d'un document dans les délais prévus par la présente loi vaut décision de refus de communication.

Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante comme la meilleure façon de mesurer le respect par les ministères des échéances prévues par la Loi (le pourcentage de demandes donnant lieu à une présomption de refus) :

Tableau 4 : Présomptions de refus

% de présomptions de refus

Remarque

Classement

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le Commissariat à l’information a établi des fiches de rendement et mené des examens de la situation pour le MAECI en neuf occasions. Le ministère n’a jamais atteint une conformité idéale durant la période de nos examens. Ainsi, le MAECI n’a pas été en mesure de satisfaire à ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information de répondre aux demandes de communication en temps opportun.

En 2005-2006, le ministère a reçu 447 nouvelles demandes de communication et en a reporté 163 de l’exercice précédent, soit 610 demandes de communication au total. De ce nombre, 162 ont été traitées dans une situation de présomption de refus, 108 ont été reportées de l’exercice précédent en présomption de refus et 39 autres ont été reportées à l’exercice suivant en présomption de refus. La proportion de présomptions de refus pour l’exercice 2005-2006 s’élève à 50,2 %, soit une note de « F » selon la norme.

Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, le ministère a reçu 382 nouvelles demandes et en a reporté 131 de l’exercice précédent, soit 513 demandes de communication au total. Au 30 novembre 2006, des 513 demandes de communication, 24 étaient traitées en présomption de refus, 39 étaient reportées de l’exercice précédent en présomption de refus, et 25 autres demeuraient en présomption de refus à la fin de la période de huit mois. La proportion de présomptions de refus pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007 s’élève à 17,2 %, soit une note de « D » selon la norme. Il s’agit d’une très importante amélioration par rapport à l’exercice précédent.

Les tableaux 3 et 4 illustrent l’arriéré des demandes de communication en présomption de refus au début de chaque exercice.

Au début de 2005-2006, le MAECI avait 163 demandes de communication en suspens, 108 ou 66 % en présomption de refus.

Pour l’exercice 2006-2007, le MAECI a commencé l’exercice avec 131 demandes de communication en suspens, dont 39 (30 %) en présomption de refus. Le ministère a réalisé des progrès remarquables en réduisant l’arriéré et il est encouragé à poursuivre les mesures prises au cours du présent exercice.

Recommandation 2.1 : Que le Bureau de l’AIPRP produise un rapport mensuel pour rendre davantage de comptes à la haute direction, rapport qui offrira au directeur de l’AIPRP et à la haute direction : a) de l’information sur le nombre de fois où les délais sont respectés dans le modèle de traitement des demandes de communication, et b) une analyse de ce qui cause les présomptions de refus, assortie de recommandations pour l’élimination des causes.

Recommandation 2.2 : Que le sous-ministre prenne la responsabilité de s’assurer que le Bureau de l’AIPRP met en œuvre toutes nos recommandations découlant des fiches de rendement et de nos examens de la situation pour s’assurer que le ministère obtienne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

CHAPITRE 3 : LE PROFIL DES RESSOURCES

Profil des employés

Le traitement des demandes de communication relève du Bureau de l’AIPRP, sous la direction du directeur de l’AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP est également responsable du traitement des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Bureau de l’AIPRP :

  • offre la formation;
  • participe à divers groupes de travail;
  • révise les documents (qui proviennent des Affaires Étrangères) et d’autres ministères en ce qui a trait aux exceptions;
  • est responsable des consultations reçues d’autres institutions gouvernementales afin de confirmer si des documents pertinents à une demande provenant d’un gouvernement étranger ou d’une organisation internationale ont été transmis de manière confidentielle ou que la communication de l’information sans leur consentement risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires internationales;
  • offre des conseils stratégiques sur l’AI.

Le personnel du Bureau de l’AIPRP affecté à l’AI et à toutes les autres activités est composé de 33 postes (plusieurs sont vacants en raison d’une pénurie des ressources en AIPRP dans l’administration fédérale à partir de laquelle recruter) (voir la description des ressources humaines à la Partie 3.1 après le questionnaire relatif aux fiches de rendements).

Le directeur de l’AIPRP est d’avis que le nombre d’employés est suffisant pour répondre aux besoins de traitement de l’AI du ministère, bien que la dotation des postes vacants ait été un problème persistant qui a contribué à la situation des présomptions de refus.

Budget

Le budget salarial du Bureau de l’AIPRP en 2005-2006 était de 815 201 $, et le Bureau employait 20 équivalents plein temps (ETP). Le budget salarial de l’AI pour 2004-2005 était de 679 290 $, et le Bureau employait 15,6 ETP. En 2003-2004, le budget était de 563 239 $ pour 11 ETP.

Le Bureau de l’AIPRP a beaucoup fait appel à des entrepreneurs pour aider au traitement des demandes de communication. En 2005-2006, 600 000 $ du budget de fonctionnement servaient à payer des consultants pour traiter les demandes de communication. Pour 2004-2005, le montant était de 276 891 $, et il était de 269 865 $ en 2003-2004.

Le budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP pour 2005-2006 était de 1 209 730 $. Il était de 326 640 $ en 2004-2005 et de 236 261 $ en 2003-2004.

La portion du budget consacrée à la formation n’est pas identifiée comme un montant distinct, mais est incluse dans le budget de fonctionnement.

Recommandation 3.1 : Que le MAECI élabore une stratégie pour combler les postes vacants à l’AIPRP.

CHAPITRE 4 : Le cadre de leadership

Un aspect essentiel de l’application de la Loi sur l’accès à l’information est le rôle de leadership assumé par le coordonnateur de l’AI et les cadres supérieurs dans un ministère. Les cadres exercent ce leadership en considérant l’accès à l’information comme une priorité ministérielle et en veillant à ce que des ressources suffisantes y soient consacrées et à ce que la technologie et les politiques nécessaires soient prévues. Il importe que, de concert avec le coordonnateur de l’AI, les cadres supérieurs favorisent une culture ministérielle de transparence et d’accès à l’information. Le coordonnateur de l’AI est le champion ministériel de l’accès à l’information. À cet égard, le coordonnateur et ses collaborateurs fournissent la formation et le leadership spécialisés en matière stratégique et opérationnelle de manière à assurer un processus d’accès efficace au ministère.

Le MAECI a une vision ministérielle de l’accès à l’information qui fait partie du plan opérationnel du Bureau de l’AIPRP. Le plan opérationnel a été élaboré suite à un Examen de la fonction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels entrepris en mars 2005 par le Bureau de l’inspecteur général, Direction de l’évaluation.

Le Plan d’activités de l’AIPRP 2005-2006 à 2007-2008 a été élaboré en réponse à l’examen. La haute direction du MAECI a approuvé le plan d’activités. Il est intéressant de noter que le plan d’activités comprend l’ajout de 15 ETP (compensé partiellement par une réduction du recours aux consultants) pour apporter, par exemple, des améliorations à la culture organisationnelle, aux processus de l’AIPRP, à l’acquisition et à l’utilisation de l’équipement et des technologies, aux méthodes de filtrage des documents, aux pratiques de gestion de l’information et au traitement des documents pour les litiges. Le principal facteur de retard des progrès dans la mise en œuvre du plan d’activités a été l’incapacité de recruter des personnes compétentes pour combler les postes vacants de l’AIPRP. Une recommandation concernant les ressources est formulée dans une autre section de la présente fiche de rendement. Un rapport devrait être fourni chaque mois à la haute direction indiquant l’avancement de l’application du plan d’activités ainsi que les mesures correctives lorsque les objectifs ne sont pas atteints. Par exemple, un jalon du plan d’activités raté en 2005-2006 a été le renforcement annuel, par le sous-ministre auprès des cadres supérieurs, des obligations et des engagements du ministère à se conformer aux exigences de la Loi.

Recommandation 4.1 : Que la haute direction entreprenne l’élaboration d’un Plan d’activités de l’AIPRP 2008-2009 à 2010-2011 pour soutenir le maintien et l’amélioration des engagements à réduire la situation des présomptions de refus au ministère.

Recommandation 4.2 : Que la haute direction reçoive un rapport mensuel sur l’avancement de l’application du plan d’activités de l’AIPRP accompagné de mesures correctives lorsque les objectifs ne sont pas atteints.

Le directeur détient les pleins pouvoirs délégués du responsable de l’institution pour prendre toutes les décisions en vertu de la Loi. Le MAECI devrait examiner une délégation supplémentaire au Bureau de l’AIPRP, du moins pour le processus décisionnel régulier sur les questions administratives comme les prorogations de délai et les éstimes de frais, en révisant l’ordonnance de délégation de pouvoirs.

Recommandation 4.3 : Que le MAECI examine une délégation supplémentaire au moins pour le processus décisionnel courant en vertu de la Loi sur l’accès à l’information Act au Bureau de l’AIPRP.

Il n’existe aucun manuel de l’AIPRP publié pour le personnel ministériel. Au lieu d’un manuel, le Bureau de l’AIPRP a des modèles de courriels qui sont fournis aux BPR lorsqu’une demande de communication est reçue. Les courriels contiennent divers liens à d’autres renseignements qui décrivent le processus de demande de communication, les responsabilités du traitement des demandes et les ressources sur l’interprétation de la Loi. Cette information (ou un sous-ensemble) devrait être rendue disponible à tous les employés du MAECI de sorte qu’ils soient au courant de leurs responsabilités en vertu de la Loi.

Le Bureau de l’AIPRP tient un Manuel de procédures de l’AIPRP pour son personnel. Le manuel n’a pas été mis à jour depuis 2003. Ce manuel devrait être mis à jour de sorte que tout le personnel du Bureau de l’AIPRP obtienne la même information sur la Loi, ce qui est particulièrement important lorsque des postes vacants sont comblés dans le cadre d’affectations de perfectionnement. De plus, plusieurs changements législatifs ont été apportés récemment qui doivent se retrouver dans le manuel.

Recommandation 4.4 : Que le Bureau de l’AIPRP étende l’accès électronique à l’information sur la Loi sur l’accès à l’information à tous les employés du MAECI.

Recommandation 4.5 : Que le Bureau de l’AIPRP mette à jour le Manuel de procédures chaque année.

Le Bureau de l’AIPRP n’a pas de plan de formation pour tout son personnel et celui du MAECI. La formation est ponctuelle. Il devrait y avoir une évaluation annuelle des besoins de formation, et, à partir de cette évaluation, un plan de formation en AI annuel devrait être préparé et appliqué.

Le Bureau de l’AIPRP utilise ATIPimage. ATIPimage balaie les pages récupérées en réponse à une demande de communication. Un agent de l’AIPRP peut ensuite examiner et préparer l’information au dossier électronique pour communication ou non-communication.

Le Bureau de l’AIPRP utilise ATIPflow, mais cette technologie, comme telle, n’est pas utilisée à pleine capacité comme outil de gestion proactive. En général, au MAECI, l’utilisation d’ATIPflow se limite aux rapports statistiques. Les rapports de gestion mensuels devraient être axés sur le recensement et la résolution des problèmes du système de traitement des demandes de communication. Par exemple, les rapports actuels indiquent le taux de présomptions de refus pour le ministère, mais n’indiquent pas s’il s’agit d’un problème localisé par BPR ou d’un problème ministériel généralisé. Une recommandation est formulée dans une section précédente de la présente fiche de rendement au sujet des rapports de gestion.

Recommandation 4.6 : Que le Bureau de l’AIPRP élabore un plan de formation annuel basé sur une évaluation des besoins.

CHAPITRE 5 : LE CADRE DE GESTION DE L’Information

La Loi renvoie à des documents créés ou reçus, répertoriés et classés de façon qu’ils soient faciles à retrouver. Cela s’applique aux documents sur papier comme aux documents électroniques.

Le MAECI est louable pour son initiative et ses progrès dans l’examen des documents qui sont destinés à un entreposage permanent à Bibliothèque et Archives Canada. Dans le cadre de cette initiative, le MAECI examine les documents pour déterminer si leur information est exemptée ou non de la communication ou exclue en vertu de la Loi. Autrement, les documents sont accessibles au public. Depuis le début de cette initiative, environ 750 000 pages ont été examinées.

Le MAECI met en œuvre la Politique sur la gestion de l’information gouvernementale du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le MAECI a introduit le Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (SGDDI) et un programme d’amélioration de la gestion de l’information associé. Le personnel du Ministère est formé quant à ses responsabilités concernant la garde de l’information ministérielle. Les pouvoirs d’élimination des documents existants couvrent environ 95 % des documents ministériels.

Le MAECI a pris un certain nombre de mesures pour donner accès à l’information au moyen de nouvelles méthodes. Un exemple d’une telle mesure est la communication systématique et régulière des rapports trimestriels sur les incidents des diplomates étrangers. Cette activité et d’autres activités sont considérées comme assurant la communication proactive et transparente de l’information. Parmi d’autres activités de communication régulières à ce jour, mentionnons la communication des dépenses sur les voyages et l’accueil pour des cadres gouvernementaux sélectionnés, les contrats conclus par le MAECI pour des montant de plus de 10 000 $ (avec des exceptions se limitant seulement à la sécurité nationale), la reclassification des postes et, plus récemment, la communication des subventions et contributions de plus de 25 000 $ (avec des exceptions limitées semblables à celles s’appliquant aux contrats), en affichant l’information périodiquement dans le site web du MAECI. L’information est accessible à http://www.international.gc.ca/department/disclosure/menu-en.asp. Le ministère est encouragé à déterminer quels autres renseignements pourraient être divulgués de façon proactive.

Recommandation 5.1 : Que le MAECI, dans le cadre du renouvellement du programme de gestion de l’information, détermine les autres catégories d’information pouvant faire l’objet d’une divulgation proactive.

CHAPITRE 6 : LE PROFIL DES PLAINTES

Le Commissariat à l’information a enquêté sur 48 plaintes déposées contre le MAECI en vertu de la Loi en 2005-2006. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, 28 autres enquêtes ont été menées. Les tableaux 5 et 6 font état des motifs des plaintes reçues durant la période.

Les plaintes liées aux présomptions de refus reçues pour le MAECI constituent 52 % de la charge de travail pour ce ministère en 2005-2006. Pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, le pourcentage a augmenté à 75 %.

CHAPITRE 7 : Conclusi

on

La présente fiche de rendement contient un certain nombre de recommandations sur le fonctionnement de l’AI au MAECI. Particulièrement, un élément essentiel du cadre administratif à l’appui de l’application de la Loi est l’élaboration d’un plan opérationnel ou d’activités de l’AI. À son crédit, le MAECI a un plan d’activités triennal et une vision de l’AIPRP intégrée au plan. Le ministère devrait commencer à élaborer son prochain plan triennal de l’AIPRP pour soutenir et renforcer ses réalisations.

Le MAECI a un Plan d’activités de l’AIPRP 2005-2006 à 2007-2008. Le principal facteur du retard des progrès de la mise en œuvre du plan d’activités a été l’incapacité de recruter des personnes compétentes pour occuper les postes vacants à l’AIPRP. Il existe une pénurie pangouvernementale des compétences nécessaires, et le MAECI devra être proactif pour mettre au point une stratégie et un plan pour le recrutement des ressources du Bureau de l’AIPRP.

Un rapport devrait être fourni chaque mois à la haute direction pour indiquer l’avancement de l’application du plan d’activité ainsi que les mesures correctives lorsque les objectifs ne sont pas atteints. Ce rapport aidera à réduire l’écart quant à la réalisation du plan.

D’autres recommandations de la fiche de rendement mettent l’accent sur la nécessité d’établir :

  • des politiques et des procédures à jour pour soutenir l’application de la Loi, et une documentation à jour complète pour promouvoir un processus décisionnel cohérent par les personnes exerçant des responsabilités à l’appui de la Loi;
  • des stratégies de dotation pour résoudre une pénurie chronique de personnel compétent à recruter;
  • des rapports de gestion axés sur la résolution des problèmes.

Le Plan d’activités de l’AIPRP 2005-2006 à 2007-2008 est un bon exemple de planification pour résoudre et planifier de façon proactive la fonction de l’AIPRP. On encourage le ministère à réaliser ses engagements du plan.

LISTE DES RECOMMANDATIONS

La liste suivante présente les recommandations par chapitre.

Chapitre 1 : La procédure de demande de communication

Recommandation 1.1 : Que l’examen des dossiers relatifs aux demandes de communication par le Cabinet du Ministre soit mené à des fins d’information, tel que prévu à l’origine, et qu’au plus deux jours soient alloués à cette fin.

Recommandation 1.2 : Que le Manuel de procédures de l’AIPRP du Bureau de l’AIPRP comprenne des critères sous la forme d’une liste de vérification pour éclaircir ou modifier une demande de communication. La liste de vérification pourrait également servir à fournir aux demandeurs de l’information sur la façon de formuler une demande de communication claire.

Recommandation 1.3 : Que le Bureau de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication et documente les raisons de ses décisions à cet égard.

Recommandation 1.4 : Que le Bureau de l’AIPRP examine les demandes de communication abandonnées pour déterminer les raisons de l’abandon et déterminer s’il y a lieu de modifier les procédures de traitement des demandes de communication afin de réduire le nombre de demandes abandonnées.

Recommandation 1.5 : Que le Bureau de l’AIPRP produise un rapport hebdomadaire fournissant des renseignements sur les demandes de communication qui doivent être traitées à chaque étape du modèle de traitement afin de gérer de façon proactive les cas de présomption de refus.

Recommandation 1.6 : Que le Bureau de l’AIPRP entreprenne une analyse des temps de réponse des BPR pour l’exercice 2006-2007 afin de déterminer quels BPR ne fournissent pas les documents à temps au Bureau de l’AIPRP et intègre des mesures pour améliorer le rendement dans le Plan opérationnel.

Recommandation 1.7 : Que le modèle de traitement des demandes de communication soit révisé pour éliminer les étapes d’examen dans la procédure et que tous les examens soient entrepris parallèlement à la procédure de demande de communication.

Recommandation 1.8 : Que le modèle de traitement des demandes de communication soit révisé pour le rendre conforme aux exigences temporelles de la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation 1.9 : Que le Bureau de l’AIPRP entreprenne une analyse des avis de tierces parties qui ne satisfont pas aux exigences temporelles de l’article 27 de la Loi sur l’accès à l’information afin de déterminer si des mesures peuvent être prises pour réduire le nombre de consultations qui ne satisfont pas aux exigences temporelles de cette loi.

Recommandation 1.10 : Que le Bureau de l’AIPRP institue des exigences dans le Manual de procédures de l’AIPRP pour mettre par écrit la justification de l’invocation de toutes les exceptions, pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire, et pour la considération des exceptions aux exceptions obligatoires ainsi que pour la contestation des recommandations non justifiées formulées par les institutions consultées.

Chapitre 2 : Présomptions de refus

Recommandation 2.1 : Que le Bureau de l’AIPRP produise un rapport mensuel pour rendre davantage de comptes à la haute direction, rapport qui offrira au directeur de l’AIPRP et à la haute direction : a) de l’information sur le nombre de fois où les délais sont respectés dans le modèle de traitement des demandes de communication, et b) une analyse de ce qui cause les présomptions de refus, assortie de recommandations pour l’élimination des causes.

Recommandation 2.2: Que le sous-ministre prenne la responsabilité de s’assurer que le Bureau de l’AIPRP met en œuvre toutes nos recommandations découlant des fiches de rendement et de nos examens de la situation pour s’assurer que le ministère obtienne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

Chapitre 3 : Le profil des ressources

Recommandation 3.1 : Que le MAECI élabore une stratégie pour combler les postes vacants à L’AIPRP.

Chapitre 4 : Le cadre de leadership

Recommandation 4.1 : Que la haute direction entreprenne l’élaboration d’un Plan d’activités de l’AIPRP 2008-2009 à 2010-2011 pour soutenir le maintien et l’amélioration des engagements à réduire la situation des présomptions de refus au ministère.

Recommandation 4.2 : Que la haute direction reçoive un rapport mensuel sur l’avancement de l’application du plan d’activités de l’AIPRP accompagné de mesures correctives lorsque les objectifs ne sont pas atteints.

Recommandation 4.3 : Que le MAECI examine une délégation supplémentaire au moins pour le processus décisionnel courant en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au Bureau de l’AIPRP.

Recommandation 4.4 : Que le Bureau de l’AIPRP étende l’accès électronique à l’information sur la Loi sur l’accès à l’information à tous les employés du MAECI.

Recommandation 4.5 : Que le Bureau de l’AIPRP mette à jour le Manuel de procédures chaque année.

Recommandation 4.6 : Que le Bureau de l’AIPRP élabore un plan de formation annuel basé sur une évaluation des besoins.

Chapitre 5 : Le cadre de gestion de l’information

Recommandation 5.1 : Que le MAECI, dans le cadre du renouvellement du programme de gestion de l’information, détermine les autres catégories d’information pouvant faire l’objet d’une divulgation proactive.

EXTRAIT DE LA RÉPONSE DU SOUS-MINISTRE À LA FICHE DE RENDEMENT

Le sous-ministre n’a pas fourni de commentaires au sujet des constatations et des recommandations, se limitant à souligner quelques inexactitudes dans le rapport.

Questionnaire relatif aux fiches de rendement

Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international du Canada

Rempli par : Mme Jocelyne Sabourin

Titre: Directrice

Date: 15 décembre 2006 (révisée)

1. LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION

1.1 LE CLIENT (DEMANDEUR)

1.1.1 Profil du client

Source

Nombre de demandes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Médias

102

149

Universitaires

12

9

Entreprises

80

44

Organisations

38

33

Public

215

146

Autres

S/O

S/O

Total

447

381

1.1.2 Classement des demandes

Les demandes sont-elles classées d’une quelconque façon (p. ex. de nature délicate, courante, etc.)?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si possible, indiquer le nombre de demandes de communication dans chaque catégorie.

Catégorie

Définition

Nombre de demandes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Alerte Comm CMAE

Les demandes d’AI identifiées par le Bureau des communications (BCM/BCF) qui pourraient nécessiter des produits de communication (Affaires étrangères seulement)

21

26

Alerte Comm MINT

Les demandes d’AI identifiées par le Bureau des communications (BCM/BCF) qui pourraient nécessiter des produits de communication (Commerce international seulement)

0

1

Alerte CMAE

Les demandes d’AI identifiées par le Cabinet du Ministre qui pourraient nécessiter des produits de communications (Affaires étrangères seulement)

87

126

Alerte CMAE/CMCT

Les demandes d’AI identifiées par le Cabinet du Ministre qui pourraient nécessiter des produits de communications (intérêt combiné d’Affaires étrangères et de Commerce international)

0

23

Alerte MINT

Les demandes d’AI identifiées par le Cabinet du Ministre qui pourraient nécessiter des produits de communication (Commerce international seulement)

15

40

Courante FAC

Demandes d’AI transmises à Affaires étrangères seulement

255

126

Courante FAC/ITCan

Demandes d’AI transmises à Affaires étrangères et Commerce international

3

23

Courante ITCan

Demandes d’AI transmises à Commerce international seulement

66

16

1.1.2.1 – Dans l’affirmative, qui prend la décision de la catégorie?

La détermination des catégories est établie par les cabinets des ministres, le Bureau des communications et le coordonnateur de l’AIPRP.

1.1.3 Éclaircissement de la demande

1.1.3.1 – Demandes de communication nécessitant des éclaircissements

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de demandes

95

92

1.1.3.2 – Y a-t-il des critères établis concernant les demandes nécessitant des éclaircissements?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez fournir une copie des critères établis avec le questionnaire rempli. Se référer au cahier des procédures du Bureau de l’AIPRP de septembre 2003, partie A, onglet 7 et partie B - onglet 1.

1.1.3.3 – Si une demande est éclaircie ou modifiée, le Bureau de l’AI confirme-t-il par écrit la façon dont il comprend la demande révisée? (Veuillez joindre les lignes directrices applicables à cet égard avec le questionnaire rempli.) Se référer au cahier des procédures du Bureau de l’AIPRP de septembre 2003, partie A, onglet 7 et partie B - onglet 1.

Toujours

 

Presque toujours

X

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.1.4 Service au client

1.1.4.1 – Communication au client

Nombre

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Pages examinées

51 224

51 977

Pages communiquées en totalité ou en partie

32 340

18 576

1.1.4.2 – Consultations

Nombre

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Pages reçues pour consultation

66 676

32 446

1.1.4.3 – Si une demande a presque un an, le Bureau de l’AI informe-t-il le demandeur des dispositions de l’article 31 et de la limite d’un an applicable au droit de déposer une plainte? (Veuillez joindre les lignes directrices applicables, s’il y a lieu.)

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

X

1.1.4.4 – Frais perçus – Tous les chiffres sont des estimations.

Nombre/montant

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Frais perçus à la réception de la demande

2 590,00 $

1 845,00 $

Frais perçus pour la photocopie

 

134,40 $

Frais perçus pour la recherche de documents

4 552,00 $

3 420,80 $

Frais perçus pour la préparation

535,40 $

 

Frais perçus pour la programmation

   

Total

7 677,40 $

5 400,20 $

1.1.4.5 – Arrive-t-il que le ministère renonce aux frais?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez fournis les détails suivants :

1.1.4.5.1 – Frais dispensés

Tous les chiffres sont des estimations.

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de dispen-ses de frais deman-dées

Nombre de dispen-ses de frais accor-dées

Frais dispen-sés

Nombre de dispen-ses de frais deman-dées

Nombre de dispen-ses de frais accor-dées

Frais dispen-sés

Frais pour la demande

   

105,00 $ est.

   

45,00 $ est.

Frais pour la recherche de documents

   

$600.00 est.

   

1 200 $ est.

Frais pour la préparation

   

1 734,92 $ est.

   

875,30 $ est.

Frais pour la photocopie

   

1 734,93 $ est.

   

875,30 $ est.

Total

   

4 174,85 $

   

2 995,60 $

1.1.4.5.2 – Le ministère a-t-il une politique écrite de dispense des frais?

Oui

 

Non

X

Remarque : Dans la pratique, les frais sont dispensés lorsque la demande est en retard. Les frais pour la demande peuvent également être dispensés lorsque la demande d’AI est traitée de manière informelle. Pour toutes les demandes traitées de manière informelle, les frais de reproduction ne sont pas demandés.

Dans l’affirmative, veuillez joindre une copie de la politique au questionnaire rempli.

1.1.4.6 – Si les frais de demande de 5 $ ne sont pas joints à une demande de communication et que celle-ci concerne une question tombant sous le coup de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le demandeur est-il consulté au sujet de la loi aux termes de laquelle la demande sera traitée?

Toujours

X

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.1.5 Traitement des demandes

Traitement des demandes réglées pour la période

Nombre de demandes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Tous les documents ont été communiqués

69

57

Les documents ont été communiqués en partie

179

117

Rien n’a été communiqué (documents exclus)

4

5

Rien n’a été communiqué (documents exemptés)

11

2

Demandes transférées

12

13

Demandes impossibles à traiter

99

55

Demandes abandonnées par le demandeur

93

107

Demandes traitées informellement

12

5

Total des demandes traitées

479

361

Demandes reportées sur l’exercice suivant

131

152

Le ministère traite également les demandes d’information de manière informelle, en dehors de la Loi, sans frais de reproduction. Les demandes sont comptabilisées séparément, ainsi :

Demandes traitées informellement

pour la période

Nombre de demandes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

 

69

64

1.1.5.1 – Si des demandes de communication sont classées impossibles à traiter ou abandonnées par le demandeur, le demandeur en est-il avisé par écrit?

Toujours

X

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.1.6 Traitement informel des demandes

1.1.6.1 – Les demandes traitées informellement font-elles l’objet d’une concertation avec le demandeur?

Toujours

X

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.1.6.2 – Existe-il des critères établis pour décider de traiter une demande informellement?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez en joindre copie au questionnaire rempli. Se référer au cahier des procédures du Bureau de l’AIPRP de septembre 2003, partie B, onglet 9.

1.2 TRAITEMENT DES DEMANDES

1.2.1 Temps de traitement

Étapes du modèle de traitement

Tous les chiffres sont des estimations.

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de jours prévus

Nombre moyen de jours réels

Nombre de jours prévus

Nombre moyen de jours réels

Accueil des demandes (enregistrement des nouvelles demandes)

1

-

-

-

Recherche du BPR (traitement des nouvelles demandes)

5 jours ouvrables

16,68

5 jours ouvrables

10,32

Examen et préparation des documents

Aucun temps n’est prévu pour le traitement de cette intervention, mais nous avons pu établir quelques chiffres.

-

8,67

-

10,44

Services juridiques

-

-

-

-

Approbation ou autre – BPR

REMARQUE :

Nombre d’approbations demandées au BPR

2 jours ouvrables

 

8,5

 

(28.5 %)

137/480

2 jours ouvrables

 

7,47

 

(16 %)

58/361

Communications

REMARQUE :

Nombre de dossiers nécessitant une alerte COMM

2 jours ouvrables

 

4,31

 

(3.3 %)

16/480

2 jours ouvrables

 

3,84

 

(6.9 %)

25/361

Approbation ou autre – CM et nombre de demandes lorsque le CM est avisé

REMARQUE :

Nombre de dossiers nécessitant une alerte CMAE/CMCT

5 jours ouvrables

 

8,6

 

(9.6 %)

89/480

5 jours ouvrables

 

5,2

 

(25.8 %)

99/361

Communication AI (approbation du directeur)

1 jour ouvrable

2.49

1 jour ouvrable

1

Total moyen du processus d’AI

 

49,35

 

38,37

Amélioration de 10,98 jours par rapport à l’exercice 2005-2006

  1. Profil des prorogations de délai

1.2.2.1 Lorsqu’il faut proroger un délai aux termes du paragraphe 9(1), un avis est-il adressé au demandeur avant l’échéance du délai de 30 jours?

Toujours

X

Presque Toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.2 Lorsqu’un avis est envoyé aux termes de l’alinéa 9 (1)a) ou b) pour proroger un délai au-delà de la limite de 30 jours, en envoie-t-on copie au Commissariat à l’information?

Toujours

X

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.3 Après une prorogation, s’il est peu probable que la nouvelle échéance sera respectée, le Bureau de l’AI contacte-t-il le demandeur pour :

a) l’avertir que la réponse sera en retard?

Toujours

Presque toujours

 

Parfois

x

Rarement

 

Jamais

 

b) l’informer de la date d’échéance prévue de la réponse finale?

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

x

Rarement

 

Jamais

 

c) l’informer de son droit d’adresser une plainte au Commissaire à l’information?

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

X

Rarement

 

Jamais

 

Le Bureau de l’AIPRP a rédigé une lettre d’excuse qui informe le demandeur que la demande est en retard, avec une date de réponse prévue. La lettre ne contient pas de rappel concernant le droit de se plaindre au Commissaire à l’information. Elle a été utilisée 36 fois en 2005-2006 et 4 fois en 2006.

1.2.2.4 Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a)

- Tous les chiffres sont des estimations

Nombre de prorogations

1er avr. 2005-31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

En raison du volume (recherche de nombreux documents) – 30 jours ou moins

8

27

En raison du volume (recherche de nombreux documents) – 31 jours ou plus

21

29

En raison du volume (recherche dans de nombreux documents) – 30 jours ou moins

-

-

En raison du volume (recherche dans de nombreux documents) – 31 jours ou plus

-

-

1.2.2.5 S’il faut procéder à des consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b), celles-ci sont-elles lancées dès qu’on sait qu’elles sont nécessaires?

Toujours

 

Presque toujours

X

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.6 Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b)

- Tous les chiffres sont des estimations

Nombre de prorogations

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Pour consultation d’une autre institution

19

88

Pour consultation d’une autre institution fédérale

1

23

Pour consultation d’un gouvernement étranger

0

2

Pour consultation d’un particulier

0

0

Pour consultation en vertu de l’article 69

6

14

1.2.2.7 Si une demande concerne les documents d’un tiers et que des consultations sont nécessaires, celles-ci sont-elles menées en vertu de l’alinéa 9(1)c)?

Toujours

x

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.8 Si une demande concerne les documents d’un tiers et que des consultations sont nécessaires, celles-ci sont-elles menées en vertu de l’alinéa 9(1)b)?

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

X

Jamais

 

1.2.2.9 Les avis destinés aux tiers sont-ils envoyés dès qu’on sait que ceux-ci sont nécessaires?

Toujours

 

Presque toujours

x

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.10 Lorsqu’un avis est envoyé en vertu de l’alinéa 9(1)c), selon quelle fréquence une copie est-elle transmise au Commissariat à l’information?

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

Rarement

X

Jamais

 

1.2.2.11 Le délai applicable à la consultation d’un tiers est-il respecté (article 28)?

Oui

X

Non

 

Dans la négative, veuillez expliquer.

25 jours civils sont prévus pour les avis en vertu de l’article 44.

1.2.2.12 Le Bureau de l’AI fournit-il la partie des documents demandés qui ne requiert pas de consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b) /ou 9(1)c)? (Neuf fois en 2005-2006 pour 480 demandes d’AI fermées et huit fois en 2006 pour 361 demandes d’AI fermées)

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

X

Rarement

 

Jamais

 

1.2.2.13 Avis en vertu de l’alinéa 9(1)c)

- Tous les chiffres sont des estimations

1er avril 2005 au

31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de demandes faisant l’objet de consultations de tiers

7

18

Nombre de jours moyen nécessaires pour la réception des observations des tiers

Est. 14 jours

Est. 25 jours

Nombre de jours moyen nécessaires pour la prise d’une décision après la réception des observations des tiers

Est. 19 jours

Est. 14 jours

Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27

8

23

Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 dont le délai n’est pas respecté

4

11

Nombre de demandes dont le délai prévu à l’alinéa 28(1)b) n’est pas respecté (avis de l’article 44)

1

0

1.2.3 Profil des transferts

Transferts

Nombre de transferts

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Demandes transférées dans les 15 jours

12

5

Demandes transférées après 15 jours

0

0

Total des demandes transférées

12

5

Transferts refusés

0

0

1.3 #9; EXCEPTIONS

Veuillez fournir la documentation utile concernant les questions suivantes.

Questions

Oui

Non

Remarques

1.3.1 Lorsqu’une exception est invoquée, une explication est-elle jointe au dossier?

X

 

Parfois, lorsqu’il faut justifier une exception, celle-ci est saisie dans ATIPFlow et ATIPImage.

1.3.2 Le BPR établit-il la justification applicable à l’exception?

X

 

Le BPR fournit le contexte et les points de vue préliminaires sur la communication lorsque les documents sont fournis au Bureau de l’AIPRP.

1.3.3 Le Bureau de l’AI établit-il la justification applicable à l’exception?

X

 

Au besoin, il y a parfois collaboration avec le BPR.

1.3.4 Si la justification est établie par le BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception dûment justifiée à l’AI?

x

 

Les chefs d’équipe procèdent au contrôle de la qualité et peuvent contester l’exception. (Voir la description de travail).

1.3.5 Existe-t-il une procédure établie prévoyant que l’on verse au dossier la justification d’une exception discrétionnaire?

 

X

 

2. PRÉSOMPTIONS DE REFUS

Statistiques applicables

à l’analyse

des présomptions de refus

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

1.

Nombre de demandes reportées

163

131

2.

Demandes reportées de l’exercice précédent en présomption de refus au début du nouvel exercice

108

39

Partie B : Nouvelles demandes – à l’exception des demandes comptées dans la Partie A

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

3.

Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice

447

382

4.A

Nombre de demandes traitées dans le délai réglementaire de 30 jours

141

177

4.B

Nombre de demandes traitées dans un délai supérieur à 30 jours sans qu’on ait demandé de prorogation

157

18

4.C

Durée du délai supplémentaire de traitement sans qu’on ait demandé de prorogation

 

1 à 30 jours

47

6

 

31 à 60 jours

23

7

 

61 à 90 jours

12

2

 

Plus de 91 jours

75

3

5.

Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9

68

122

6.A

Nombre de demandes traitées dans le délai prorogé obtenu

14

50

6.B

Nombre de demandes traitées dans un délai supérieur au délai prorogé

5

6

6.C

Durée du délai supplémentaire de traitement après expiration du délai prorogé

 

1 à 30 jours

2

3

 

31 à 60 jours

1

3

 

61 à 90 jours

0

0

 

Plus de 91 jours

2

0

7.

Nombre de demandes en présomption de refus au 30 novembre 2005

25

Partie C : Facteurs

8.

Utilisez cette partie pour décrire les facteurs qui peuvent avoir un effet sur les difficultés de traitement ou le délai nécessaire au traitement des demandes ou de certains types de demandes.

 

La plupart des présomptions de refus peuvent être attribuées à la pénurie de personnel au Bureau de l’AIPRP pour réduire la proportion des dossiers par analyste de l’AIPRP et permettre un suivi approprié avec les BPR.

Bien que le ministère ait entrepris des processus de recrutement (par voie de concours et informels) aux groupes et niveaux PM-05, PM-04 et PM-02, les résultats n’ont pas permis de combler tous les postes vacants. Le ministère continue de compter sur les consultants en AIPRP pour obtenir de l’aide. La demande pour cette expertise dépasse l’offre, et le ministère poursuit son effort de recrutement.

3. PROFIL DES RESSOURCES

3.1 Profil des employés

Veuillez fournir la liste de tous les employés du bureau de l’AI en décembre 2006.

Poste à temps plein

Classification

Nombre

Nombre d’années d’expé-rience

Directeur

EX-01

1

17

Directeur adjoint

PM-06

1

15

Chef d’équipe

PM-05

2

3 À 5

Chef d’équipe

PM-05/I

1

5

Analyste

PM-04

3

5 à 15

Analyste

PM-03

1

2

Analyste subalterne

PM-02/I

2

2 à 6

Analyste des systèmes

AS-03/I

1

8

Soutien de la production des systèmes

AS-01/I

2

1 à 2

Soutien administratif

CR-04

2

1 à 3

Consultants

Statut

Nombre

Nombre d’années d’expé-rience

Consultants principaux

Plein temps, 3 à 4 jours par semaine)

4

10 +

Consultants principaux

Temps partiel, 1 jour par semaine

2

10 +

Consultants subalternes

Plein temps (5 jours par semaine)

2

2 à 4

3.2 Budget salarial du Bureau de l’AI (information budgétaire pour les fonctions de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au MAECI)

Exercice

Budget prévu

Budget utilisé

ETP prévus

ETP utilisés

2005/2006

$

815 201,00 $

31

20

2004/2005

$

679 280,00 $

 

15,6

2003/2004

$

563 239,00 $

 

11

3.3 Budget de fonctionnement du Bureau de l’AI

Exercice

Budget prévu

Budget utilisé

2005/2006

$

1 209 730,00 $ *

2004/2005

$

326 640,00 $

2003/2004

$

236 261,00 $

REMARQUE : * comprend 250 000,00 $ pour l’achat d’un logiciel

3.4 Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AI utilisé ou réservé pour la formation ou le matériel de formation en AI

Exercice

Formation du personnel de l’AI

Formation des employés du Ministère en AI

2005/2006

$ integrée

$ intégrée

2004/2005

$ intégrée

$ intégrée

2003/2004

$ intégrée

$ intégrée

3.5 Ventilation du budget du Bureau de l’AI utilisé ou réservé pour l’emploi des consultants

Exercice

Budget prévu

Budget utilisé

2005/2006

$ dans le budget de fonctionnement

600 000,00 $

2004/2005

$ dans le budget de fonctionnement

276 891,00 $

2003/2004

$ dans le budget de fonctionnement

269 865,00 $

4. LE CADRE DE LEADERSHIP

4.1 Le coordonnateur de l’AI est-il responsable exclusivement de l’administration du Bureau de l’AI?

Oui

 

Non

X

Dans la négative, veuillez indiquer les autres responsabilités du coordonnateur de l’AI.

Autres responsabilités :

  • Administration de la fonction de protection des renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (667 demandes en 2005-2006)
  • Coordination des évaluations des incidences sur la vie privée (7 évaluations en 2005-2006)
  • Coordination de l’examen annuel des documents ministériels avant leur envoi à Bibliothèque et Archives Canada (plus de 300 000 pages examinées)
  • Prestation de conseils en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (145 demandes de conseils des employés ministériels en 2005-2006)

Veuillez fournir la documentation utile à l’appui d’une réponse affirmative au tableau ci-dessous.

Question

Oui

Non

Remarques

4.1.1 Existe-t-il une vision officielle de l’AI?

X

 

Dans le plan d’activités de l’AIPRP de juin 2005

4.1.2 A-t-on publié un plan opérationnel de l’AIPRP comportant des objectifs, des produits livrables, des échéances et des responsabilités clairement définis?

X

 

Dans le plan d’activités de l’AIPRP de juin 2005

4.1.3 A-t-on publié un manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP à l’intention du personnel du Ministère?

X

 

Manuel de procédures de septembre 2003 et présentation sur l’AIPRP

4.1.4 Le manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP est-il mis à jour au moins deux fois par an?

X

 

Des processus ont été mis à jour et transmis aux employés de l’AIPRP par courriel au besoin.

Présentation sur l’AIPRP mise à jour chaque trimestre

4.1.5 Les responsabilités des BPR en matière d’AI sont-elles clairement définies dans un document fourni à ceux-ci?

x

 

Dans le courriel sur le traitement et dans la présentation sur l’AIPRP.

4.1.6 Existe-t-il un guide interne du Bureau de l’AI sur le traitement des demandes de communication?

X

 

Manuel de procédures de septembre 2003

4.1.7 Existe-t-il des critères établis pour justifier les prorogations de délai en vertu des alinéas 9(1)a) et 9(1)b)?

X

 

Séance de formation en AI

Lignes directrices sur la politique du CT.

4.1.8 Existe-t-il une ordonnance de délégation de pouvoirs?

X

   

4.1.9 Les rôles et les responsabilités en matière d’AI des fonctionnaires investis de pouvoirs délégués sont-ils clairement définis?

X

 

Instrument de délégation

4.1.10 La procédure d’approbation suppose-t-elle l’approbation ou l’accord de fonctionnaires qui ne sont pas investis de pouvoirs délégués?

 

X

 

4.1.11 A-t-on publié un plan de formation en AIPRP?

 

X

- Le plan d’activités de l’AIPRP prévoit la formation des cadres ministériels et du personnel de l’AIPRP

- Tous les agents de l’AIPRP suivent les cours du SCT

- Approbation du programme d’accréditation de l’Université de l’Alberta pour le personnel de l’AIPRP

- Plan de formation en AIPRP en voie d’élaboration avec l’Institut canadien du service extérieur

- Programme de perfectionnement professionnel en voie d’élaboration pour les PM avec le secteur des ressources humaines

4.1.12 A-t-on mis en œuvre l’ATIPflow ou un système analogue?

X

 

ATIPImage mis en œuvre en septembre 2005

4.1.13 Se sert-on proactivement d’ATIPflow pour relever les problèmes potentiels?

X

 

-Dossiers qui seront en retard

-Rapports sur la charge de travail par l’agent

-Rapports statistiques à la haute direction

-Dossiers en suspens par les BPR

4.1.14 Se sert-on de l’ATIPflow pour fournir des rapports à la haute direction au moins une fois par mois?

X

 

Rapports mensuels avec des rapports détaillés des dossiers actifs et en retard dans les divers secteurs et divisions

4.1.15 Le programme de l’AI a-t-il fait l’objet d’une vérification au cours des trois dernières années?

X

 

Complété en mars 2005

4.1.16 – Le Bureau de l’AI offre-t-il des conseils stratégiques sur la Loi sur l’accès à l’information?

X

 

2005-2006 :175 cas

2006 à ce jour : 142 cas

4.2 Règlement des problèmes d’AI

Situation

Mesures prises

Progrès

Plaintes sur les délais

Ressources spécialisées et réaffectation de la charge de travail

Complété le 31 mars 2006

Volume important de demandes sur le même sujet

Ressources spécialisées et réaffectation de la charge de travail

Complété le 31 mars 2006

Dotation et recrutement

Ressources humaines spécialisées et consultant accrédité

En cours

4.3 Solutions aux demandes de services non prévues du 1er avril 2005 au 30 novembre 2006

Demande de services

Solution

Augmentation des services autres que de communication, p. ex. demandes de protection des renseignements personnels, conseils sur la protection des renseignements personnels, évaluations des incidences sur la vie privée

Intégrée à la stratégie globale de la charge de travail

Approbation du plan d’activités et du financement en juin 2005, augmentations au cours des deux prochaines années

5. LE CADRE DE GESTION DE L’INFORMATION

5.1 Quelles mesures a-t-on prévues et quels progrès a-t-on enregistrés entre le 1er avril 2005 et le 30 novembre 2006 pour donner accès à l’information par d’autres moyens?

Mesure prévue

Mesure prise

Progrès

Rapports ministériels trimestriels sur les incidents des diplomates étrangers

Accès informel par le Bureau des communications

Complété

Programme de dépistage qui consiste en l’examen des documents ministériels avant leur envoi à Bibliothèque et Archives Canada (BAC)

Activité annuelle depuis 1984

Nombre de pages examinées :

2003 – 228 000 pages

2004 – 219 663 pages

2005 – 300 000 pages

Activité annuelle qui augmente l’accès aux documents ministériels par l’intermédiaire de BAC

Divulgations proactives : .Voyages et accueil

.Contrat de moins de 10 000 $

.Reclassification

.Subventions et contributions

Aide aux programmes pour présenter cette information sur le web

Aide trimestrielle offerte

Appels d’aide temporaire

Disponible par la Bibliothèque ministérielle

En cours

5.2 Qu’a-t-on fait pour mettre en œuvre la Politique du SCT sur la gestion de l’information gouvernementale?

Améliorations de la gestion du cycle de vie des documents sur papier, y compris collaboration avec BAC sur les pouvoirs de disposition et le transfert des documents archivistiques.

Élaboration et mise à jour régulière du plan des dossiers.

Introduction du SGDDI et d’un programme d’amélioration de la GI associé mettant l’accent sur l’utilisation efficace de cet outil par le personnel pour répondre aux besoins opérationnels immédiats et à long terme et se conformer à la politique. Le programme comprend une formation sur les responsabilités de chaque personne pour la garde de l’information ministérielle.

Prestation de conseils sensibles et proactifs sur la GI au personnel ministériel.

Principes de la GI du ministère basés sur la politique acceptée par le Comité de gestion du MAECI.

Une vérification de la gestion des documents en 2000, une analyse de rentabilisation pour le SGDDI en 2002 et une analyse des besoins de la GI/TI en 2005 ont été des facteurs permettant au ministère de se conformer à la politique.

5.3 Quel pourcentage approximatif des fonds documentaires ministériels est couvert par un plan de conservation et d’élimination des documents et les responsables de celui-ci?

Plan ministériel de conservation et d’élimination des documents

10 %

Responsables de l’élimination des documents

10 %

Explication :

Pour 5.3, une explication est nécessaire. Des responsables de l’élimination des documents (RED) sont en poste, mais doivent réviser régulièrement parce que BAC base la RED sur les plans des dossiers ministériels. Le plan actuel remonte à 1994, et une RED est établie, mais les premiers RED couvrent presque tous les sujets et toutes les activités prévus dans la nouvelle RED.

Notre programme d’élimination est en cours et fonctionne bien pour les documents qui relèvent de nous.

Le véritable défi est que, pendant que nous gérons l’élimination des documents que nous détenons dans les systèmes de tenue des documents, un immense pourcentage des documents (sur les unités en réseau par exemple) ne sont pas sous notre contrôle ou ne sont pas classés selon nos plans des dossiers, ce qui est un défi considérable pour la plupart des organisations – au MAECI, le réseau traite 130 millions de courriels chaque année. La saisie et la classification de ce volume ne sont pas pratiques. Bon nombre de ces documents (courriels et annexes) hors de notre contrôle sont éphémères et peuvent être éliminés selon le pouvoir d’éliminer les documents éphémères.

L’estimation fournie par le groupe de la gestion de l’information est approximative, et sa précision dépend du fait que les documents doivent être ou non dans un plan des dossiers pour appliquer une mesure d’élimination. S’ils le sont, les pourcentages ci-dessous sont des estimations raisonnables. Sinon, les RED existants, utilisant les sujets et les activités, couvrent la majeure partie (95 %) de l’information ministérielle. Il est laborieux d’assurer l’élimination appropriée sans avoir l’information associée à un dossier standard, et il y a des risques, mais c’est possible.

5.4 Le Ministère a-t-il un ou des systèmes de classification de l’information?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez fournir la documentation décrivant le ou les systèmes en question.

5.5 Comment s’assure-t-on que les systèmes de classification restent à jour et exhaustifs?

Le ministère a une petite équipe (2 à 4 employés) chargée de la gestion de la disposition du plan des dossiers et une application qui permet à n’importe lequel des 60 membres du personnel et plus en GI de demander la création, la fermeture ou la modification d’un dossier. Les clients des secteurs d’activités peuvent demander des changements aux dossiers par l’intermédiaire du personnel de la GI, mais le plus souvent, la nécessité d’un changement est évidente à mesure que les documents sont reçus pour la classification (et aucun dossier existant n’est adéquat ou une autre subdivision des dossiers est indiquée par le volume accrue sur un sujet).

Le plan des dossiers a été lancé en 1994, et des milliers de dossiers s’y sont ajoutés depuis. Le plan couvre les sujets et les activités, pour les documents sur papier et sous forme électronique. Au stade de la préparation finale, il y a un nouveau plan basé sur les fonctions qu’on prévoit d’utiliser pour les documents d’après le 31 mars 2007 avec le SGDDI.

6. PROFIL DES PLAINTES

Données fournies par le Commissaire à l’information concernant les plaintes adressées au Commissariat et leur règlement.

6.1 Plaintes réglées par catégorie

Catégorie

Nombre de plaintes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Refus de communication

11

6

Exclusion de l’article 69

1

0

Retard (présomption de refus)

25

21

Prorogation de délai

8

0

Frais

1

0

Langue

0

0

Publication

0

0

Divers

2

1

Total

48

28

6.2 Résultats des plaintes

Catégorie

Nombre de résultats

1er avril 2005 au 31 mars 2006

5 avril au 30 novembre 2006

Réglées

43

22

Non réglées

0

0

Non fondées

3

3

Abandonnées

2

3

Total

48

28