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Fiches de rendement


Année


Agence des services frontaliers du Canada

Table des matières

APERÇU

CONTEXTE ET GlOSSAIRE

CHAPITRE 1 : LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION

CHAPITRE 2 : LES PRÉSOMPTIONS DE REFUS

CHAPITRE 3 : LE PROFIL DES RESSOURCES

CHAPITRE 4 : LE CADRE DE LEADERSHIP

CHAPITRE 5 : LE CADRE DE GESTION DE L'INFORMATION

CHAPITRE 6 : lE PROFIL DES PLAINTES

CHAPITRE 7 : CONCLUSION

LISTE DES RECOMMANDATIONS

QUESTIONNAIRE RELATIF AUX FICHES DE RENDEMENT

APERÇU

Dans le cadre de son mandat proactif, le Commissariat à l’information du Canada choisit chaque année un ou des ministères pour examen et établit à leur égard une fiche de rendement. L’examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi).

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) applique la Loi par l’intermédiaire de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le directeur a reçu du responsable de l’institution des pouvoirs délégués pour la prise de décisions en vertu de la Loi. De plus, les gestionnaires de la Division de l’AIPRP ont aussi des pouvoirs délégués complets.

Un élément essentiel de l’application de la Loi est le rôle de premier plan que jouent le coordonnateur de l’AI et la haute direction d’un ministère. Cette dernière exerce son autorité en faisant de l’accès à l’information une priorité ministérielle et en donnant suite à cet engagement en fournissant les ressources, la technologie et les politiques voulues. De concert avec le coordonnateur de l’AI, la haute direction doit instaurer une culture ministérielle de transparence et d’accès à l’information. Au ministère, le coordonnateur de l’AI est le champion de l’accès à l’information.

La présente fiche de rendement détermine les situations sérieuses de présomption de refus dont l’ASFC s’occupe par un ensemble de nouvelles ressources humaines et une structure de soutien de l’AI moderne dans les politiques, les procédures et la technologie de l’AI de l’ASFC. Bien que des progrès considérables aient été réalisés, il reste des mesures à planifier et à mettre en œuvre pour s’assurer que l’ASFC s’acquitte de ses obligations en vertu de la Loi.

La fiche de rendement formule des recommandations pour les activités d’AI de l’ASFC. Plus précisément, un élément essentiel du cadre administratif pour soutenir la mise en œuvre de la Loi est l’élaboration d’un Plan opérationnel de l’AIde la Division de l’AIPRP. Le plan définirait les priorités, les tâches, les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités pour :

  • appliquer les autres recommandations à mettre en œuvre dans l’examen stratégique des activités d’AIPRP et l’élaboration d’un plan d’investissement stratégique de l’AIPRP pour l’Agence des services frontaliers du Canada;
  • gérer les activités quotidiennes de la Division de l’AIPRP;
  • guider l’ASFC pour assurer la conformité quant aux échéances de la Loi;
  • mettre en œuvre les recommandations de la fiche de rendement qui sont acceptées par l’organisme.

D’autres recommandations mettent l’accent sur la nécessité d’avoir une infrastructure moderne – politiques, procédures et technologie – pour soutenir l’application de la Loi à l’ASFC et par la Division de l’AIPRP. Une documentation exhaustive doit être réunie pour promouvoir un processus décisionnel cohérent par les personnes qui exercent des responsabilités dans les activités à l’appui de la Loi.

La présente fiche de rendement attribue une note globale à l’organisme, note qui indique la mesure dans laquelle celui-ci s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi. Le barème de notation est décrit au tableau 1.

Tableau 1 : Barème de notation utilisé dans la présente fiche de rendement

Note globale

Opérations globales d’AI

A = Idéal

  • La totalité des politiques et procédures, le plan opérationnel et le plan de formation et de dotation sont instaurés
  • Preuve du soutien de la haute direction avec une vision de l’AI
  • Rationalisation du processus d’approbation avec délégation de pouvoirs au coordonnateur de l’AIPRP
  • 5 % ou moins de présomptions de refus

B = Substantiel

  • Petites lacunes faciles à combler par rapport à la situation idéale
  • 10 % ou moins de présomptions de refus

C = Limite

  • Des lacunes à combler

D = Inférieur à la norme

  • Lacunes majeures à combler

F = Alerte rouge

  • Les lacunes majeures sont tellement nombreuses que le Ministère devra déployer des efforts importants pour les combler, ou de nombreuses lacunes majeures persistantes qui n’ont pas été comblées au fil des années

Selon ce barème, l’ASFC obtient un « F » pour les premiers huit mois de l’exercice 2006-2007. Son rendement global est à l’alerte rouge.

CONTEXTE ET GLOSSAIRE

Dans le cadre de son mandat proactif, le Commissariat choisit chaque année un ou des ministères pour examen et établit à leur égard une fiche de rendement. L’examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Les responsabilités et obligations peuvent être énoncées dans la Loi ou son règlement d’application, comme les délais de traitement d’une demande de communication. Elles peuvent également émaner du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ou de politiques, de procédures ou d’autres directives ministérielles en vigueur en matière d’accès à l’information.

Les principes énoncés dans l’objet de la Loi sur l’accès à l’information sont fondamentaux pour le système d’accès à l’information. Ce sont :

  • l’information gouvernementale doit être accessible au public;
  • les exceptions applicables au droit d’accès doivent être limitées et précises;
  • les décisions relatives à la communication de l’information gouvernementale doivent être examinées indépendamment du gouvernement.

Les fiches de rendement publiées depuis 1999 portaient sur le nombre de demandes en présomption de refus, les circonstances ayant donné lieu à la présomption de refus et des mesures pour l’élimination du problème. En 2004-2005, la portée des fiches a été élargie, puisque celles-ci visent désormais la collecte de toute une gamme de données et de renseignements statistiques sur la façon dont un bureau de l’AI et un ministère s’acquittent de leurs responsabilités à l’égard de la Loi. Si le Commissariat, au cours de l’examen du rendement, relève des activités qui permettraient d’améliorer la procédure d’accès à l’information dans un ministère, une recommandation est faite à cet égard dans la fiche de rendement.

L’ASFC applique la Loi par l’intermédiaire de la Division de l’AIPRP. Le directeur de la Division a reçu du responsable de l’institution des pouvoirs délégués complets pour prendre toutes les décisions en vertu de la Loi. Les gestionnaires de la Division de l’AIPRP ont également le pouvoir délégué de prendre des décisions en vertu de la Loi. Des pouvoirs décisionnels complets sont aussi délégués aux vice-présidents de l’ASFC en vertu de la Loi.

L’ASFC a été établie en avril 2004 et cette première fiche de rendement du Commissariat à l’information a été jugée nécessaire vu la difficulté que connaît l’organisation à respecter régulièrement les échéances de traitement établies dans la Loi.

Dans le cadre de l’élaboration de la présente fiche de rendement, nous avons interrogé le directeur de l’AIPRP et le gestionnaire intérimaire, Stratégie et coordination, le 9 janvier 2007. De plus, nous avons sélectionné au hasard 14 demandes de communication présentées au cours de l’exercice 2005-2006 et des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007 et nous les avons examinées le 26 février 2007. L’examen visait à déterminer si les mesures administratives employées pour traiter une demande de communication et prendre une décision sont bien documentées dans le dossier.

Le directeur de l’AIPRP a soumis au Commissariat à l’information le questionnaire qui figure à la fin de la présente fiche de rendement. Le questionnaire permet d’obtenir des données statistiques et autres sur l’application de la Loi dans l’organisme.

Un glossaire pour la fiche de rendement figure au tableau 2.

Tableau 2 : Glossaire

Terme

Définition

Coordonnateur (ou directeur) de l’AI ou de l’AIPRP

Chaque institution est tenue, conformément à la politique du Conseil du Trésor, de désigner un fonctionnaire qui assume la charge de coordonnateur de l’accès à l’information. Celui-ci a pour fonction de recevoir les demandes de communication. Il peut aussi jouir du pouvoir, délégué par le responsable de l’institution, d’imposer des frais, de demander des prorogations, de donner des avis et d’invoquer des exceptions. À cet égard, les pouvoirs d’un coordonnateur varient d’une institution à l’autre.

Conclusions relatives aux plaintes

Le Commissariat regroupe sous les catégories suivantes les décisions rendues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

  • Fondées Plaintes fondées, mais non réglées, au sujet desquelles le Commissaire a demandé au demandeur l’autorisation de déférer l’affaire à la Cour fédérale.
  • Réglées Plaintes fondées, réglées par une mesure corrective satisfaisante pour le Commissaire.
  • Non fondées Plaintes jugées sans fondement.
  • Abandonnées Plaintes abandonnées à la demande du plaignant avant que l’affaire soit réglée.

Présomption de refus

La Loi sur l’accès à l’information définit la notion de présomption de refus comme suit :

10. (3)Le défaut de communication totale ou partielle d'un document dans les délais prévus par la présente loi vaut décision de refus de communication.

Prorogation de délai

On peut accorder une prorogation du délai initial de 30 jours pour répondre à une demande de communication dans les cas suivants :

9. (1)Le responsable d'une institution fédérale peut proroger le délai mentionné à l'article 7 ou au paragraphe 8(1) d'une période que justifient les circonstances dans les cas où :

a) l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;

b) les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai;

c) avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1). Dans l'un ou l'autre des cas prévus aux alinéas a), b) et c), le responsable de l'institution fédérale envoie à la personne qui a fait la demande, dans les trente jours suivant sa réception, un avis de prorogation de délai, en lui faisant part de son droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissaire à l'information.

Avis de prorogation au Commissaire à l’information

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, si la prorogation de délai dépasse trente jours, il faut aviser le Commissaire à l'information.

BPR

Bureau de première responsabilité ou le service du ministère qui est chargé de la question à laquelle renvoie la demande de communication.

Terme

Définition

En suspens

Demandes ou plaintes dont le traitement n’est pas terminé.

  • En suspens auparavant Demandes ou plaintes dont le traitement n’était pas terminé à la fin de l’exercice précédent et qui sont donc reportées sur la période visée par le rapport (période indiquée sur le diagramme à secteurs).
  • En suspens à la fin Demandes ou plaintes dont le

de l’année traitement n’est pas terminé à la fin de la période visée par le rapport (exercice en question) et qui seront reportées sur l’exercice suivant.

Tiers

Pour les besoins de la Loi sur l’accès à l’information, toute personne, tout groupe de personnes ou tout organisme autres que la personne qui a fait la demande de communication ou qu’une institution fédérale.

Lignes directrices du Conseil du Trésor

La Loi sur l’accès à l’information part du principe que le responsable de chaque institution fédérale doit veiller à ce que son institution respecte les dispositions de la Loi et prendre les décisions qui s’imposent. Elle charge également un ministre désigné de coordonner l’application de la Loi à l’échelle de l’administration fédérale. C’est le président du Conseil du Trésor qui assume ce rôle.

L’une des responsabilités officielles du ministre désigné est la rédaction et la transmission aux institutions gouvernementales de lignes directrices et directives concernant le fonctionnement de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement d’application.

CHAPITRE 1 : LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION

La Loi sur l’accès à l’information prévoit le cadre de traitement des demandes de communication. Tout individu (personne ou entreprise) qui est citoyen canadien, résident permanent ou présent au Canada peut faire une demande de communication. La Loi prévoit des délais de traitement et la possibilité de proroger, dans certains cas, le délai initial de 30 jours. Lorsque les documents demandés contiennent des renseignements exemptés ou exclus de la Loi, le ministère peut refuser la communication.

Le client

Les demandeurs sont classés à des fins statistiques. Le gouvernement et les ministères se servent de ces statistiques pour mener diverses analyses, notamment pour cerner les tendances. Les Tableaux 1 et 2 font état du nombre de demandeurs à l’ASFC par catégorie pour deux exercices récents.

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L’ASFC ne classe pas les demandes qui sont considérées délicates ou qui doivent être traitées en dehors du processus de traitement régulier des demandes de communication. La seule indication utilisée sert à désigner les demandes qui concernent des documents associés aux dossiers des douanes, aux dossiers de l’immigration ou ni l’un ni l’autre. Il y a également une indication de la Division de l’AIPRP lorsque des documents d’information sont demandés. La pratique pour ces demandes consiste à placer les documents visés par la demande de communication dans une unité d’ordinateur partagée lorsque la communication a reçu l’approbation préliminaire de la Division de l’AIPRP. La fonction des communications peut ensuite accéder aux documents pendant qu’elle attend l’approbation finale de la Division de l’AIPRP.

Éclaircissement des demandes

Le nombre de demandes de communication ayant dû faire l’objet d’éclaircissements au cours de l’exercice 2005-2006 n’était pas disponible. Dans les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, 63 ou 13 % des demandes de communication ont nécessité des éclaircissements. La Division de l’AIPRP confirme toujours par écrit auprès du demandeur l’éclaircissement d’une demande de communication. Il n’existe aucun critère écrit pour offrir une orientation sur le moment approprié de la demande d’éclaircissement.

Recommandation 1.1 :

Que le Manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP comprenne des critères sous la forme d’une liste de contrôle pour éclaircir ou modifier une demande de communication. La liste de contrôle pourrait également être utilisée pour offrir aux demandeurs de l’information sur la façon de formuler une demande de communication claire.

Pages consultées

Le nombre de pages de demandes de communication examinées en 2005-2006 a été de 23 366 pour une moyenne de 58 pages par demande. Du nombre total de pages examinées, 16 487 (71 %) ont été communiquées au demandeur en tout ou en partie. Dans les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, 53 138 pages, ou une moyenne de 106 pages par demande, ont été examinées. Du nombre total des pages examinées, 46 464 (87 %) ont été communiquées en tout ou en partie au demandeur. Ce pourcentage de communication totale ou partielle est élevé comparativement aux pourcentages signalés dans d’autres fiches de rendement depuis 2005.

La Division de l’AIPRP est également consultée par d’autres institutions quant à savoir si des documents dont dispose l’ASFC, ou qui sont créés par l’ASFC, présentant un intérêt peuvent être communiqués. Dans l’exercice 2005-2006, la Division de l’AIPRP a examiné 9 465 pages. Dans les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, 8 979 pages ont été examinées.

Frais perçus

En 2005-2006, la Division de l’AIPRP a perçu 6 209 $ au titre des frais de traitement des demandes de communication. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, elle a perçu 1 248 $.

Même si l’organisme n’a pas de politique de dispense de frais, des dispenses de frais pour photocopie représentant une somme estimative de 9 170 $ ont été consignées dans les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007.

S’il est louable que l’organisme accorde des dispenses de frais, faute de politique écrite et en l’absence de raisons bien documentées, il a été impossible de confirmer si ces dispenses de frais ont été accordées d’une manière juste et cohérente.

Recommandation 1.2 :

Que la Division de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication et documente les critères sur lesquels reposent les décisions relatives aux dispenses de frais.

Élimination des demandes

La Division de l’AIPRP a déclaré un nombre relativement élevé de demandes de communication qui ont été abandonnées par le demandeur ou qu’elle n’a pas en mesure de traiter. En 2005-2006, 38 % des demandes de communication traitées ont été « abandonnées par le demandeur » ou « impossibles à traiter ». Dans les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, le pourcentage a diminué légèrement à 31 %. Ce pourcentage est supérieur à la norme pour les institutions fédérales.

Le directeur de l’AIPRP a déclaré que le nombre élevé de demandes dans la catégorie des demandes qu’elle est incapable de traiter reflète des demandes de communication pour lesquelles il n’existe aucun document. Dans la catégorie des demandes abandonnées, aucune documentation n’était disponible pour déterminer les raisons de l’abandon d’une demande de communication par le demandeur. Les raisons typiques citées par le directeur pour l’abandon d’une demande de communication sont l’absence de réponse du demandeur à une estimation des frais ou d’éclaircissement de la demande de communication. La Division de l’AIPRP traitera les demandes de communication jusqu’à un certain point (par exemple, une estimation des frais), et ce traitement contribue à la charge de travail de la Division, même si la demande de communication est abandonnée plus tard.

Recommandation 1.3 :

Que la Division de l’AIPRP établisse des critères permettant de classer une demande de communication comme abandonnée ou impossible à traiter dans le Manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP.

Des demandes de copies de documents peuvent être faites de manière informelle aux bureaux régionaux et/ou aux directions générales de l’ASFC. Compte tenu de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du paragraphe 107(9) de la Loi sur les douanes, des copies de documents peuvent être fournies directement par le bureau régional ou la direction régionale. La Division de l’AIPRP ne suit pas ces communications informelles de documents.

Délais de traitement des demandes

La Loi sur l’accès à l’information prévoit un délai de traitement de 30 jours civils (approximativement 21 jours ouvrables) sans prorogation. Les ministères suivent généralement un modèle de traitement qui attribue une partie de ce délai à chaque service ayant un rôle à jouer dans le déroulement du traitement de la demande de communication. La Direction de l'AIPRP peut ensuite analyser le temps effectivement pris par les services ministériels comparativement au temps prévu pour déterminer les améliorations à apporter, s'il y a lieu, en cas de dépassement des délais.

Le modèle de traitement des demandes de communication de l’ASFC est basé sur 21 jours ouvrables. La Division de l’AIPRP a été incapable de produire des statistiques fiables sur le temps requis pour le traitement des demandes pour des motifs d’intégrité des données. Les statistiques du tableau 3 montrent seulement les jours prévus et utilisés pour chaque étape dans le modèle de traitement des demandes de communication.

Tableau 3 : Modèle de traitement des demandes de l’ASFC pour les exercices 2005-2006 et 2006 2007

Modèle de traitement - Étapes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Jours prévus

Nombre moyen de jours réels

Jours prévus

Nombre moyen de jours réels

Accueil des demandes (initiales)

3

15

3

S/O

Recherche du BPR (recherche et localisation)

8

28

8

21 est.

Examen et préparation des documents (analyse)

17

28

17

S/O

Service juridique

Sans objet

Communications

1

S/O

S/O

S/O

Approbation ou autre – BPR (processus d’approbation)

1

4

2

10 est.

Approbation ou autre – CSM

Sans objet

Approbation ou autre - CM

Sans objet

Communication AI

Incluse dans l’étape de l’approba-tion

S/O

Incluse dans l’étape de l’approba-tion

S/O

Le modèle de traitement comprend les étapes suivantes et les jours prévus suivants pour chaque étape.

Phase

Étape

Nombre de jours

Lieu

1

Préparation initiale

2

Division de l’AIPRP

2

Chercher et situer

8

BPR

3

Analyse

15

Division de l’AIPRP

4

Préparation des documents

2

Division de l’AIPRP

5

Examen et approbation

2

Division de l’AIPRP

En avril 2006, L’ASFC a installé un nouveau système d’information appelé AccessPro Case Management. Le changement de système a entraîné un certain nombre de problèmes concernant l’intégrité des données et, pour ces raisons, l’information sur le nombre réel de jours par étape n’est pas fiable. On prévoit que les améliorations en cours permettront de régler ce problème et donneront lieu à des données plus fiables dans l’avenir. Bien que les chiffres soient peu fiables, la tendance du modèle de traitement est que les BPR et la Division de l’AIPRP ne satisfont pas au nombre de jours prévus pour leurs fonctions respectives. En partie, le délai est causé par les postes vacants non comblés à la Division de l’AIPRP, faisant en sorte que de nouveaux BPR ne sont pas formés quant aux exigences de la Loi.

La Division de l’AIPRP a établi un groupe de travail pour travailler à l’arriéré des demandes de communication en présomption de refus. Environ 70 % de l’arriéré des 393 demandes de communication étaient réglées au 31 décembre 2006.

La Division de l’AIPRP effectue un tri préliminaire des demandes de communication afin de déterminer les demandes qui nécessitent du matériel de communication et d’affecter la demande de communication à une équipe. À ce moment, les demandes de communication dont la réponse semble simple et directe pourraient être identifiées. Ces demandes pourraient ensuite être transmises à une équipe responsable du suivi rapide de ce type de demande de communication. Les avantages sont que ces demandes de communication :

  • ne seraient pas mises en attente par des demandes plus complexes avec la possibilité d’une présomption de refus;
  • pourraient être traitées par les nouveaux analystes de l’AIPRP qui sont en formation dans leur poste.

Recommandation 1.4 :

Que la Division de l’AIPRP produise un rapport hebdomadaire qui présente de l’information sur le temps requis pour traiter les demandes de communication en regard du temps prévu à chaque étape du modèle de traitement des demandes de communication afin de gérer de façon proactive la situation de présomption de refus.

Recommandation 1.5 :

Que la Division de l’AIPRP entreprenne une analyse des temps de réponse des BPR en regard des temps prévus pour l’exercice 2006-2007 pour les demandes de communication (qui n’ont pas été assignées à l’équipe chargée de traiter l’arriéré des présomptions de refus) afin d’offrir une analyse de la situation des présomptions de refus assortie de recommandations sur la façon d’améliorer le rendement.

Recommandation 1.6 :

Que la Division de l’AIPRP envisage de relever les demandes de communication qui semblent simples et directes pour les confier à une équipe de l’AIPRP chargée des réponses rapides aux demandes de communication.

Profil des prorogations de délai

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information prévoit les circonstances dans lesquelles le délai de réponse initial de trente jours peut être prolongé :

  • la demande concerne un grand nombre de documents ou suppose une recherche parmi un grand nombre de documents, et le délai initial entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution fédérale ;
  • des consultations sont nécessaires pour répondre à la demande et elles ne peuvent raisonnablement être effectuées dans le délai initial ;
  • ais de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1) [à une tierce partie qui peut avoir un intérêt dans la communication d’un document ou d’une partie d’un document].

La Division de l’AIPRP transmet presque toujours l’avis de la prorogation en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi au demandeur dans le délai initial de 30 jours et, au besoin, transmet toujours une copie de l’avis au Commissariat. Lorsqu’il est peu probable qu’une prorogation de délai satisfera aux alinéas 9(1)a) et b), la Division de l’AIPRP communiquera avec le demandeur parfois pour l’informer que la réponse tardera, de la date d’une réponse finale prévue et du droit de se plaindre au Commissariat à l’information au sujet du délai. L’ASFC a eu 22 prorogations de délai pour une recherche ou pour un grand volume de dossiers pour les demandes de communication complétées en 2005-2006, et 18 prorogations de délai pour les huit premier mois de l’exercice 2006-2007.

L’ASFC a eu 19 consultations avec d’autres institutions ou organisations en 2005-2006, et 14 consultations pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007. Ces consultations peuvent ou non avoir inclus les consultations de l’article 69. L’article 69 de la Loi porte sur les dossiers exclus de la couverture de la Loi qui sont des documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada. Les ministères consultent le secrétariat du Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire pour déterminer si l’exclusion s’applique ou non aux dossiers.

La Division de l’AIPRP travaille avec le fournisseur de logiciel afin de se pencher sur des besoins spécifiques en matière de rapports ce qui permettra de produire des rapports spécialisés qui permettront à l’ASFC de déterminer les catégories d’institutions et d’organisations où les prorogations sont demandées.

L’ASFC consulte rarement les tierces parties en vertu de l’alinéa 9(1)(c) de la Loi, et ce parce que l’article 24 de la Loi contient une exception obligatoire pour certains renseignements douaniers décrits à l’article 107 de la Loi sur les douanes.

Profil des trans

ferts

En 2005-2006, cinq demandes de communication ont été transférées à d’autres institutions. Dans les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, 16 demandes de communication ont été transférées à d’autres institutions. Tous les transferts ont été effectués, comme il se doit, dans les 15 jours suivant la réception de la demande de communication.

Exceptions

La Division de l’AIPRP ne met généralement pas par écrit les motifs d’invocation d’exceptions dans le dossier de la demande de communication.

Nous avons examiné 14 dossiers choisis aléatoirement parmi les dossiers fermés entre le 1er avril 2005 et le 30 novembre 2006. L’ASFC utilise AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. Un Manuel de gestion de cas a été élaboré l’an dernier pour préciser les procédures d’utilisation d’AccessPro. Tous les documents fournis par un BPR sont balayés, et le prélèvement de toute l’information protégée apparaît sur la copie électronique. Tout motif d’invocation d’exception ou d’exercice du pouvoir discrétionnaire peut se trouver dans les notes dans le système de gestion de cas. La Division de l’AIPRP conserve la documentation sur la diffusion sous forme électronique après que la copie sur papier est envoyée au demandeur.

L’examen indique que :

  • les mesures prises pour traiter une demande de communication sont consignées;
  • les décisions ont été prises par des personnes ayant le pouvoir délégué;
  • le motif d’invocation d’exception n’a pas été documenté, bien qu’il y ait des exceptions où un analyste a pris des notes sur le motif;
  • dans la consultation avec d’autres ministères, l’autre ministère indique rarement le motif d’invocation d’une exception;
  • il n’y a aucune documentation pour indiquer si le ministère a exercé son pouvoir discrétionnaire correctement en décidant d’accorder ou non une exception discrétionnaire;
  • dans les cas d’exception obligatoire, il n’y a rien au dossier pour indiquer que le ministère à tenu compte des exceptions permettant la communication de l’information – par exemple les paragraphes 13(2), 19(2), 20(2), 20(4), 20(5) et 20(6).

Recommandation 1.7 :

Que la Division de l’AIPRP, dans le Manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP qui est en voie d’élaboration, inclue une exigence de documentation du motif d’invocation de toutes les exceptions pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire, pour la considération des exceptions aux exemptions obligatoires et pour contester les recommandations non justifiées formulées par les institutions consultées.

Recommandation 1.8 :

Que la Division de l’AIPRP établisse des critères à prendre en considération pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire ou décider de ne pas communiquer l’information considérée comme assujettie à une exception discrétionnaire.

CHAPITRE 2 : LES PRÉSOMPTIONS DE REFUS

Comme les Canadiens et les Canadiennes ont le droit d’obtenir de l’information rapidement (à savoir dans un délai de 30 jours – ou plus dans certaines circonstances), une réponse tardive équivaut à un refus. Le Parlement a énoncé cette obligation de « diligence » au paragraphe 10(3) de la Loi sur l’accès à l’information :

Le défaut de communication totale ou partielle d'un document dans les délais prévus par la présente loi vaut décision de refus de communication.

Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante comme la meilleure façon de mesurer le respect par les ministères des échéances prévues par la Loi (le pourcentage de demandes donnant lieu à une présomption de refus) :

Tableau 4 : Présomptions de refus

% de présomptions de refus

Remarque

Classement

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

En 2005-2006, l’Agence a reçu 670 nouvelles demandes de communication et avait reporté 175 demandes de l’exercice précédent, pour un total de 845 demandes de communication. Des 845 demandes de communication, 183 ont été complétées dans une situation de présomption de refus, 69 ont été reportées de l’exercice précédent en présomption de refus, et 351 autres ont été reportées à l’exercice suivant en présomption de refus. La proportion de présomptions de refus pour l’exercice 2005-2006 s’élève à 71,4 %, soit une note de « F » selon la norme.

Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, l’Agence a reçu 599 nouvelles demandes de communication et en a reporté 443 de l’exercice précédent, soit 1 042 demandes de communication au total. De ce nombre, en novembre 2006, 227 étaient en présomption de refus, 351 reportées de l’exercice précédent étaient en présomption de refus et 141 demeuraient des présomptions de refus à la fin de la période de huit mois. La proportion de présomptions de refus pour les huit premiers mois de 2006-2007 s’élève à 69 %, soit une note de « F » selon la norme.

Les tableaux 3 et 4 suivants illustrent l’arriéré des demandes de communication en présomption de refus au début de chaque exercice.

Au début de l’exercice 2005-2006, l’ASFC avait 175 demandes de communication en attente, dont 69 en présomption de refus.

Pour l’exercice 2006-2007, l’ASFC a commencé l’exercice avec 443 demandes de communication en attente, dont 351 ou 79 % en présomption de refus. Cet arriéré constitue un problème sérieux qui doit être réglé en vue du respect des délais prévus dans la Loi.

La Division de l’AIPRP a institué plusieurs rapports au Comité exécutif pour signaler et régler de façon proactive la situation des présomptions de refus. En plus du rapport hebdomadaire sur les demandes de communication qui seront traitées la semaine suivante, le comité reçoit les rapports suivants :

  • un rapport statistique hebdomadaire couvrant les statistiques sur les demandes, y compris le nombre de demandes reçues, terminées, prorogées et en retard et une mise à jour sur l’avancement du traitement de l’arriéré de 393 demandes en présomption de refus en traitement par le groupe de travail;
  • un rapport global sur les faits nouveaux dans la Division avec de l’information sur l’infrastructure, la dotation et le recours aux consultants.

Recommandation 2.1 :

Que le Président assume la responsabilité de s’assurer que le bureau de l’AIPRP met en œuvre toutes nos recommandations découlant des fiches de rendement et des examens de la situation pour s’assurer que l’Agence atteigne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

CHAPITRE 3 : LE PROFIL DES ResSourceS

Profil des employés

Le traitement des demandes de communication relève de la Division de l’AIPRP, sous la direction du directeur de l’AIPRP. La Division de l’AIPRP est aussi responsable du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Division de l’AIPRP :

  • offre une formation;
  • participe à divers groupes de travail;
  • examine les documents provenant d’autres ministères qui invoquent des exceptions de documents de l’ASFC en leur possession;
  • donne des conseils de nature stratégique.

La Division de l’AIPRP est également responsable :

  • de la politique de divulgation associée à l’interprétation de l’usage, de l’accès et de la communication de l’information, tel que prévu par l’article 107 de la Loi sur les douanes;
  • de la prestation de conseils stratégiques sur l’élaboration d’accords de collaboration écrits qui portent sur l’échange d’information avec d’autres organisations, les affaires législatives et réglementaires, et les affaires parlementaires.

Le personnel de la Division de l’AIPRP affecté à l’AIPRP est composé de 43 ETP approuvés (voir la description des ressources humaines à la Partie 3.1 après le questionnaire relatif aux fiches de rendement).

Au 30 novembre 2006, la Division de l’AIPRP avait au total 30 entrepreneurs à plein temps et 12 entrepreneurs d’aide temporaire. L’objectif est de doter la division avec 43 employés à plein temps en 2007-2008. De plus, la Division a des fonds de réserve pour le recrutement d’entrepreneurs temporaires. L’Agence a pris un important engagement à se doter en ressources pour s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi.

Budget

Le budget salarial de la Division de l’AIPRP pour l’exercice 2005-2006 était de 451 260 $ pour 9,84 années-personnes. La Division de l’AIPRP a été établie en avril 2004. Pour l’exercice 2004-2005, la Division faisait partie d’une plus grande direction, et les données financières n’étaient pas affectées à un centre de responsabilité de l’AIPRP.

Les entrepreneurs ont été utilisés par la Division de l’AIPRP pour aider au traitement des demandes de communication. En 2005-2006, 217 000 $ ont été consacrés aux entrepreneurs.

Le budget de fonctionnement a été de 172 830 $ pour l’exercice 2005-2006.

La portion du budget consacrée à la formation en 2005-2006 était de 5 394 $ (estimatif).

CHAPITRE 4 : Le cadre de leadership

Un aspect essentiel de l’application de la Loi sur l’accès à l’information est le rôle de leadership assumé par le coordonnateur de l’AI et les cadres supérieurs dans un ministère. Les cadres exercent ce leadership en considérant l’accès à l’information comme une priorité ministérielle et en veillant à ce que des ressources suffisantes y soient consacrées et à ce que la technologie et les politiques nécessaires soient prévues. Il importe que, de concert avec le coordonnateur de l’AI, les cadres supérieurs favorisent une culture ministérielle de transparence et d’accès à l’information. Le coordonnateur de l’AI est le champion ministériel de l’accès à l’information. À cet égard, le coordonnateur et ses collaborateurs fournissent la formation et le leadership spécialisés en matière stratégique et opérationnelle de manière à assurer un processus d’accès efficace au ministère.

L’ASFC n’a pas de vision ministérielle à l’égard de l’accès à l’information ni de plan opérationnel pour la Division de l’AIPRP. Chacun servirait de base pour la planification et le fonctionnement de la Division de l’AIPRP. L’appui de la haute direction à la vision de l’accès à l’information et la communication de cette vision au personnel de l’Agence renforcerait les efforts actuels visant à démontrer un engagement en faveur d’une culture d’accès à l’information.

Une des raisons de l’arriéré des demandes de communication et des présomptions de refus à la Division de l’AIPRP de l’ASFC est une importante pénurie de personnel et d’infrastructure pour l’AIPRP. En 2005, l’ASFC a retenu les services d’une firme de consultation pour mener un examen stratégique des activités de l’AIPRP et élaborer un plan d’investissement stratégique qui ferait en sorte que l’ASFC a la structure, les outils et les processus nécessaires pour s’acquitter de ses obligations en vertu des dispositions législatives et des règlements sur l’AIPRP. L’ASFC a commencé à mettre en œuvre plusieurs recommandations de l’Examen stratégique des opérations d’AIPRP et élaboration d’un plan d’investissement stratégique dans l’AIPRP pour l’Agence des services frontaliers du Canada et mettra au point un plan d’action pour la mise en œuvre des autres recommandations. En outre, un groupe de travail de l’arriéré a été établi pour examiner la situation de l’arriéré des présomptions de refus. L’ASFC a pris des engagements envers le Commissariat à l’information pour rattraper l’arriéré des demandes de communication en présomption de refus, et ces engagements ont été dépassés à ce jour.

À l’heure actuelle, il n’y a aucun plan global qui établisse les objectifs et les priorités de l’AI, et comment ceux-ci seront réalisés. Un Plan opérationnel de l’AI expose les objectifs, les priorités, les tâches et les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités. Le plan pourrait également intégrer les détails sur la façon dont les autres recommandations de l’Examen stratégique des opérations d’AIPRP et élaboration d’un plan d’investissement stratégique dans l’AIPRP pour l’Agence des services frontaliers du Canada seront mises en œuvre. Le Comité exécutif de l’ASFC devrait surveiller le plan.

Recommandation 4.1 :

Que la haute direction entreprenne l’élaboration d’une vision de l’accès à l’information pouvant être communiquée au personnel de l’Agence.

Recommandation 4.2 :

Que la Division de l’AIPRP élabore un plan opérationnel de l’AI pour appuyer la vision de l’accès à l’information de l’Agence et guider la mise en œuvre des améliorations afin d’éliminer la situation des présomptions de refus à l’ASFC.

Il n’y a aucune politique d’AI publiée ni de manuel des politiques et procédures, bien que la Division de l’AIPRP travaille à la rédaction d’un manuel (qu’on appelle Politiques et procédures d’AIPRP pour les employés de l’ASFC). La Division de l’AIPRP a terminé un Manuel de gestion de cas pour les agents de l’AIPRP. Il est important que le manuel de politiques et procédures d’AIPRP soit terminé pour soutenir les efforts de formation de l’ASFC et appuyer la formation des nouveaux agents de l’AIPRP. Ce manuel encouragera également une interprétation uniforme par tous les conseillers de l’application et des exigences de la Loi.

Recommandation 4.3 :

Que la Division de l’AIPRP complète l’élaboration du Manuel de politiques et de procédures d’AIPRP pour le personnel de l’ASFC et de la Division de l’AIPRP afin d’offrir une approche uniforme au traitement des demandes de communication.

La Division de l’AIPRP a des plans de formation pour son personnel qui sont documentés par l’élaboration des plans d’apprentissage annuels. Un plan de communication stratégique est en voie d’élaboration pour assurer une compréhension uniforme de l’ASFC de ses obligations en vertu de la Loi. Un service de la politique et de formation a été établi pour mettre au point et en œuvre la formation.

La Division de l’AIPRP met en œuvre AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. AccessPro Redaction numérise les pages extraites en réponse à une demande de communication. Un agent de l’AIPRP peut ensuite examiner et préparer l’information figurant au dossier électronique pour communication ou non.

La Division de l’AIPRP a été très novatrice quant à son utilisation de la technologie pour soutenir les activités de traitement des demandes de communication. Elle utilise et conserve les copies électroniques des dossiers (en numérisant les originaux sur papier) et les communications électroniques comme norme.

CHAPITRE 5 : le cadre de gestion de l’Information

La Loi sur l’accès à l’information renvoie à des documents créés ou reçus, répertoriés et classés de façon qu’ils soient faciles à retrouver. Cela s’applique aux documents sur papier comme aux documents électroniques.

L’ASFC met en œuvre la Politique sur la gestion de l’information gouvernementale du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Une firme d’experts-conseils a récemment terminé la vérification de la capacité de gestion de l’information (GI). Des séances sur la GI ont été présentées au personnel de l’ASFC. Une politique et des lignes directrices de GI de l’ASFC ont été affichées récemment sur l’intranet de l’ASFC. L’ASFC entreprend une évaluation de la capacité afin d’offrir une évaluation qualitative de la capacité de l’ASFC de mettre en œuvre la Politique sur la gestion de l’information gouvernementale.

L’ASFC a pris un certain nombre de mesures pour donner accès à l’information au moyen de nouvelles méthodes. Ces mesures constituent une diffusion proactive et transparente de l’information. Jusqu’ici, il s’est agi de communiquer les données concernant les frais de déplacement et d’hébergement, de l’information sur les contrats de plus de 10 000 $ et les subventions et contributions de plus de 25 000 $ grâce à l’affichage périodique de l’information sur le site Web de l’ASFC, accessible à: http://www.cra-arc.gc.ca/agency/disclosure/menu-e.html. L’ASFC encourage également l’utilisation de la communication informelle lors des séances de sensibilisation à l’AIPRP présentées au personnel. On encourage l’Agence à déterminer quel autre type d’information pourrait faire l’objet d’une divulgation proactive.

Recommandation 5.1 :

Que l’ASFC, dans le cadre du renouvellement du programme de gestion de l’information, détermine les autres catégories d’information pouvant faire l’objet d’une divulgation proactive.

Recommandation 5.2 :

Que la Division de l’AIPRP mette au point une documentation pour offrir une orientation sur la communication informelle de documents directement aux clients en vertu du pouvoir prévu au paragraphe 107(9) de la Loi sur les douanes.

CHAPITRE 6 : Le Profil des plaintes

En 2005-2006, le Commissariat à l’information a enquêté sur 24 plaintes déposées contre l’ASFC en vertu de la Loi. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, 30 autres enquêtes ont été menées. Les tableaux 5 et 6 font état des motifs des plaintes reçues durant la période.

Les plaintes liées aux présomptions de refus reçues pour l’ASFC constituent 63 % de la charge de travail pour l’ASFC au Commissariat à l’information pour l’exercice 2005-2006. Pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, le pourcentage a augmenté à 90 %.

CHAPITRE 7 : Conclusion

La présente fiche de rendement contient un certain nombre de recommandations sur le fonctionnement de l’AI à l’ASFC. Particulièrement, l’élaboration d’un plan opérationnel pour la Division de l’AIPRP est un élément essentiel du cadre administratif à l’appui de l’application de la Loi. Le plan énoncerait les priorités, les tâches et les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités pour :

  • la mise en œuvre des autres recommandations de l’Examen stratégique des opérations d’AIPRP et élaboration d’un plan d’investissement stratégique dans l’AIPRP pour l’Agence des services frontaliers du Canada;
  • gérer les activités quotidiennes de la Division de l’AIPRP;
  • guider l’ASFC pour atteindre le respect général des échéances de la Loi;
  • mettre en œuvre les recommandations de la présente fiche qui sont acceptées par l’Agence.

D’autres recommandations ont trait à la nécessité de disposer d’une infrastructure à jour – politiques, procédures et technologie – afin de soutenir l’application de la Loi à l’ASFC et par sa division de l’AIPRP. Une documentation complète et à jour est nécessaire pour favoriser la cohérence du processus décisionnel des personnes exerçant des responsabilités à l’appui de la Loi.

L’ASFC a pris plusieurs engagements temporels envers le Commissariat pour éliminer l’arriéré des demandes de communication en présomption de refus. Au 30 novembre 2006, l’ASFC avait satisfait à ces engagements ou les avait dépassé. L’Agence a également mis en œuvre plusieurs des recommandations de l’Examen stratégique des opérations d’AIPRP et élaboration d’un plan d’investissement stratégique dans l’AIPRP pour l’Agence des services frontaliers du Canada, dont un investissement important dans les nouveaux postes d’AI. L’ASFC est encouragée à poursuivre ses efforts en vue de s’acquitter de ses obligations en vertu de la Loi.

Liste des Recommandations

La liste suivante présente les recommandations par chapitre.

Chapitre 1 : La procédure de demande de communication

Recommandation 1.1 :

Que le Manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP comprenne des critères sous la forme d’une liste de contrôle pour éclaircir ou modifier une demande de communication. La liste de contrôle pourrait également être utilisée pour offrir aux demandeurs de l’information sur la façon de formuler une demande de communication claire.

Recommandation 1.2 :

Que la Division de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication et documente les critères sur lesquels reposent les décisions relatives aux dispenses de frais.

Recommandation 1.3 :

Que la Division de l’AIPRP établisse des critères permettant de classer une demande de communication comme abandonnée ou impossible à traiter dans le Manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP.

Recommandation 1.4 :

Que la Division de l’AIPRP produise un rapport hebdomadaire qui présente de l’information sur le temps requis pour traiter les demandes de communication en regard du temps prévu à chaque étape du modèle de traitement des demandes de communication afin de gérer de façon proactive la situation de présomption de refus.

Recommandation 1.5 :

Que la Division de l’AIPRP entreprenne une analyse des temps de réponse des BPR en regard des temps prévus pour l’exercice 2006-2007 pour les demandes de communication (qui n’ont pas été assignées à l’équipe chargée de traiter l’arriéré des présomptions de refus) afin d’offrir une analyse de la situation des présomptions de refus assortie de recommandations sur la façon d’améliorer le rendement.

Recommandation 1.6 :

Que la Division de l’AIPRP envisage de relever les demandes de communication qui semblent simples et directes pour les confier à une équipe de l’AIPRP chargée des réponses rapides aux demandes de communication.

Recommandation 1.7 :

Que la Division de l’AIPRP, dans le Manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP qui est en voie d’élaboration, inclue une exigence de documentation du motif d’invocation de toutes les exceptions, pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire, pour la considération des exceptions aux exemptions obligatoires et pour contester les recommandations non justifiées formulées par les institutions consultées.

Recommandation 1.8 :

Que la Division de l’AIPRP établisse des critères à prendre en considération pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire ou décider de ne pas communiquer l’information considérée comme assujettie à une exception discrétionnaire.

Chapitre 2 : Présomptions de refus

Recommandation 2.1 :

Que le Président assume la responsabilité de s’assurer que le bureau de l’AIPRP met en œuvre toutes nos recommandations découlant des fiches de rendement et des examens de la situation pour s’assurer que l’Agence atteigne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

Chapitre 3 : Le profil des ressources

Aucune recommandation au chapitre 3 de la présente fiche de rendement.

Chapitre 4 : Le cadre de leadership

Recommandation 4.1 :

Que la haute direction entreprenne l’élaboration d’une vision de l’accès à l’information pouvant être communiquée au personnel de l’Agence.

Recommandation 4.2 :

Que la Division de l’AIPRP élabore un plan opérationnel de l’AI pour appuyer la vision de l’accès à l’information de l’Agence et guider la mise en œuvre des améliorations afin d’éliminer la situation des présomptions de refus à l’ASFC.

Recommandation 4.3 :

Que la Division de l’AIPRP complète l’élaboration du Manuel de politiques et de procédures d’AIPRP pour le personnel de l’ASFC et de la Division de l’AIPRP afin d’offrir une approche uniforme au traitement des demandes de communication.

Chapitre 5 : Le cadre de gestion de l’information

Recommandation 5.1 : Que l’ASFC, dans le cadre du renouvellement du programme de gestion de l’information, détermine les autres catégories d’information pouvant faire l’objet d’une divulgation proactive.

Recommandation 5.2 :

Que la Division de l’AIPRP mette au point une documentation pour offrir une orientation sur la communication informelle de documents directement aux clients en vertu du pouvoir prévu au paragraphe 107(9) de la Loi sur les douanes.

EXTRAIT DE LA RÉPONSE DU PRÉSIDENT AU RAPPORT D’ÉTAPE

« L’ASFC prend très au sérieux ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et poursuivra ses efforts considérables pour stabiliser et renforcer son administration de la Loi.

[...] En ce qui concerne les recommandations, nous sommes entièrement d’accord avec le fait qu’il est important d’établir une vision organisationnelle claire, soutenue par la haute direction, de même qu’un plan opérationnel intégré, des politiques et des procédures à jour et un meilleur suivi. Ces recommandations correspondent à nos objectifs dont nous avons discuté précédemment et qui sont de stabiliser les activités en matière d’AIPRP, d’améliorer les échéanciers de respect et de parvenir à une organisation méritant une note « A » dès que possible et de manière durable. En fait, nous avons déjà réalisé des progrès pour ce qui est d’atteindre certains de ces objectifs, et nous avons dressé l’ébauche d’un plan opérationnel pour 2007-2008 ainsi que d’un manuel de politiques et procédures.

Les recommandations précises que vous avez formulées à propos de la formation d’une équipe de traitement accéléré et d’une analyse historique de temps de traitement des bureaux de première responsabilité (BPR) pour 2006-2007 seront étudiées plus à fond afin de déterminer comment le rendement peut être amélioré et comment les pratiques exemplaires dans la communauté peuvent être adaptées au contexte de l’ASFC. L’ASFC est d’accord avec les objectifs consistant à traiter les demandes simples en temps opportun et à améliorer les taux de traitement des BPR, mais la manière exacte pour y parvenir peut être différente de ce qui est décrit dans l’approche recommandée.

En outre, nous avons l’intention d’aller au-delà des recommandations proposées et d’élaborer et de mettre en œuvre des produits de formation et de communication pour l’ensemble de l’Agence, dont l’amélioration de nos sites Web interne et externe, de même que de concevoir un programme d’apprentissage visant à attirer, à former et à retenir des employés.

En conclusion, je tiens à rappeler que l’ASFC est d’accord avec la majorité des recommandations figurant dans la fiche de rendement provisoire et que nous avons déjà pris des mesures importantes pour améliorer le respect et stabiliser nos activités en matière d’AIPRP. Nous continuerons d’apporter des changements à notre organisation afin de parvenir à notre but ultime, soit l’obtention d’une note de conformité « A » à long terme, de manière durable. 

»

Questionnaire relatif aux fiches de rendement

Organisme: Agence des services frontaliers du Canada

Rempli par: la Division de l’AIPRP

Titre:

Date: 16 février 2007

1. LA PROCÉDURE DE DEMANDE DECOMMUNICATION

1.1 LE CLIENT (DEMANDEUR)

1.1.1 Profil du client

Source

Nombre de demandes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Médias

17

37

Universitaires

6

2

Entreprises

27

41

Organisations

18

7

Public

327

415

Autres

8

1

Total

403

503

1.1.2 Classement des demandes

Les demandes sont-elles classées d’une quelconque façon (p. ex. de nature délicate, courante, etc.)?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si possible, indiquer le nombre de demandes de communication entrant dans chaque catégorie.

Catégorie

Définition

Nombre de demandes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Douanes

Demandes liées aux dossiers des douanes

246

205

Immigration

Demandes liées aux dossiers de l’immigration

157

283

ASFC

Demandes qui ne sont pas liées aux douanes ou à l’immigration

0

15

Note d’information

Demandes jugées comme nécessitant une note d’information

 

84*

*sous-ensemble des trois autres catégories

1.1.2.1 – Dans l’affirmative, qui prend la décision sur la catégorie?

Un gestionnaire expérimenté de la Division de l’AIPRP examine toutes les demandes à leur arrivée quotidiennement et détermine quels dossiers doivent faire l’objet d’une note d’information. Le gestionnaire considère les questions du passé qui ont attiré l’intérêt des médias ou qui ont fait récemment l’objet d’une discussion chez les cadres supérieurs.

Ce processus vise à éviter des retards pour la préparation initiale des dossiers, la recherche des dossiers sensibles ou le processus de communication finale.

Une fois par semaine, un rapport sommaire est fourni à la haute direction et à notre section des communications. L’examen hebdomadaire de ce rapport est une tâche régulière pour le président et ses subordonnés directs. Ce rapport mentionne toutes les nouvelles demandes qui ont été jugées comme nécessitant une note d’information et présente une liste de toutes les demandes qui ont déjà été jugées comme telles et dont les documents les concernant doivent être communiqués dans les prochains jours ouvrables. Ce rapport n’identifie pas les demandeurs, et sa distribution n’entraîne pas d’autres retards pour la communication des documents, car le gestionnaire n’a pas à faire approuver le traitement final ou la communication de l’information.

1.1.3 Éclaircissement de la demande

1.1.3.1 – Demandes de communication nécessitant des éclaircissements

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de demandes

S/O

63 (est.)

1.1.3.2 – Y a-t-il des critères établis concernant les demandes nécessitant des éclairissements?

Oui

 

Non

X

Remarque : En 2005, l’ASFC a retenu les services d’une firme de consultation pour mener un examen stratégique des activités d’AIPRP et élaborer un plan d’investissement stratégique pour s’assurer que l’ASFC dispose de la structure, des outils et des processus nécessaires pour s’acquitter de ses obligations en vertu des dispositions législatives et des règlements liés à l’AIPRP. L’ASFC a commencé à mettre en œuvre plusieurs recommandations de l’examen et élaborera un plan d’action pour la mise en œuvre les autres recommandations. Ce plan d’action comprendra l’élaboration et la communication de politiques et procédures, ce qui sera accéléré par le recours à une firme de consultation. Entre-temps, les BPR sont encouragés à correspondre avec la Division de l’AIPRP si une demande est imprécise, et la Division de l’AIPRP demandera ensuite des éclaircissements au demandeur.

1.1.3.3 – Si une demande est éclaircie ou modifiée, le Bureau de l’AI confirme-t-il par écrit la façon dont il comprend la demande révisée?

(Veuillez joindre les lignes directrices applicables, s’il y a lieu, au questionnaire rempli.)

Toujours

X

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.1.4 Service au client

1.1.4.1 – Communication au client

Nombre

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Pages examinées

23 366

53 071

Pages communiquées en totalité ou en partie

16 487

46 433

Remarque : En août 2006, l’ASFC a commencé à embaucher du personnel supplémentaire et des consultants en AIPRP, l’objectif étant l’élimination de l’arriéré de demandes d’AIPRP considérées en présomption de refus. Suite à cet investissement, le grand nombre de pages examinées et communiquées reflète l’effort supplémentaire consenti pour éliminer l’arriéré à l’ASFC.

1.1.4.2 – Consultations

Nombre

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Pages reçues pour consultation

9 465

8 979

1.1.4.3 – Si une demande a presque un an, le Bureau de l’AI informe-t-il le demandeur des dispositions de l’article 31 et de la limite d’un an applicable au droit de déposer une plainte? (Veuillez joindre les lignes directrices applicables, s’il y a lieu.)

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

X

Jamais

 

1.1.4.4 – Frais perçus

Nombre/Montant

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Frais perçus à la réception de la demande

3 005,00 $

1 160,00 $

Frais perçus pour la photocopie

619,40 $

88,40 $

Frais perçus pour la recherche de documents

2 585,00 $

 

Frais perçus pour la préparation

0 $

 

Frais perçus pour la programmation

0 $

 

Total

6 209,40 $

1 248,40 $

1.1.4.5 – Arrive-t-il que l’Agence renonce aux frais?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez fournir les détails suivants :

1.1.4.5.1 – Dispenses de frais

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de dispenses de frais demandées

Nombre de dispen-ses de frais accor-dées

Mon-tant dispen-sé

Nombre de dispen-ses de frais deman-dées

Nombre de dispen-ses de frais accor-dées

Montant dispensé

Frais de demande

S/O

S/O

S/O

   

$

Frais de recherche

S/O

S/O

S/O

   

$

Frais de préparation

S/O

S/O

S/O

   

$

Frais de photocopie

S/O

S/O

S/O

 

290

9 170,20 $ (est.)

Total

S/O

S/O

S/O

   

9 170,20 $ (est.)

Remarque : Dans l’exercice 2005-2006, les pratiques administratives de l’ASFC consistaient à renoncer aux frais de photocopie et aux autres frais pour les réponses en retard. Les frais dispensés n’étaient pas saisis dans le système d’information.

En avril 2006, l’ASFC a installé un nouveau système d’information appelé AccessPro Case Management. Le changement de système a donné lieu à un certain nombre de problèmes concernant l’intégrité des données et, pour cette raison, l’information sur les frais dispensés est peu fiable. On prévoit que les améliorations apportées au système régleront ces problèmes, et le système devrait offrir des données plus fiables dans l’avenir. Entre-temps, des montants estimatifs ont été fournis.

1.1.4.5.2 – L’Agence a-t-elle une politique écrite de dispense des frais?

Oui

 

Non

X

Dans l’affirmative, veuillez en joindre une copie au questionnaire rempli.

Remarque : En 2005, l’ASFC a retenu les services d’une firme de consultation pour la conduite d’un examen stratégique des activités d’AIPRP et l’élaboration d’un plan d’investissement stratégique pour s’assurer que l’ASFC dispose de la structure, des outils et des processus nécessaires pour s’acquitter de ses obligations en vertu des dispositions législatives et des règlements liés à l’AIPRP. L’ASFC a commencé à mettre en œuvre plusieurs recommandations de l’examen et élaborera un plan d’action pour la mise en œuvre des autres recommandations. Ce plan d’action comprendra l’élaboration et la communication de politiques et procédures. Entre-temps, l’ASFC n’a pas de politique de dispense écrite, mais a établi une pratique administrative de dispense des frais de photocopie pour les réponses en retard.

1.1.4.6 – Si les frais de demande de 5 $ ne sont pas joints à une demande de communication et que celle-ci concerne une question tombant sous le coup de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le demandeur est-il consulté au sujet de la loi aux termes de laquelle la demande sera traitée?

Toujours

X

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

1.1.5 Traitement des demandes

Traitement des demandes réglées pour la période

Nombre de demandes

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Tous les documents ont été communiqués

98

77

Les documents ont été communiqués en partie

143

243

Rien n’a été communiqué (documents exclus)

1

2

Rien n’a été communiqué (documents exemptés)

3

5

Demandes transférées

5

16

Demandes impossibles à traiter

75

65*

Demandes abandonnées par le demandeur

77

92**

Demandes traitées informellement

0

2***

Total des demandes traitées

403

502

Demandes reportées sur l’exercice suivant

   

*Remarque : La plupart des demandes « impossibles à traiter » sont des demandes pour lesquelles les documents n’existent pas.

**Remarque : En août 2006, l’ASFC a commencé à embaucher du personnel supplémentaire et des consultants en AIPRP, l’objectif étant l’éliminer l’arriéré de demandes d’AIPRP considérées en présomption de refus. En novembre 2006, l’ASFC a établi officiellement un « groupe de travail de l’arriéré » chargé d’éliminer l’arriéré, ce qui a permis à la Division de l’AIPRP de l’ASFC de traiter un nombre considérable de demandes, ainsi que de déterminer si les demandeurs étaient toujours intéressés à recevoir l’information demandée. Ainsi, on a constaté une augmentation parallèle du nombre de demandes abandonnées et du nombre de demandes traitées.

***Remarque : Durant la période du 1er avril au 30 novembre 2006, deux demandes ont été transmises à la Division de l’AIPRP, à l’administration centrale, et ont été traitées de manière informelle. Les directions générales et (ou) les régions ont peut-être communiqué des documents demandés en dehors de la procédure officielle, ce qu’on ne peut pas savoir si l’administration centrale n’a pas été informée.

1.1.5.1 – Si des demandes de communication sont classées comme étant impossibles à traiter ou abandonnées par le demandeur, ce dernier en est-il avisé par écrit?

Toujours

 

Presque toujours

X

Parfois

 

Rarement

 

Jamais

 

Remarque : Dans certains cas, le demandeur informe l’ASFC que la demande est abandonnée.

1.1.6 Traitement informel des demandes

1.1.6.1 – Les demandes traitées informellement font-elles l’objet d’une concertation avec le demandeur?

Toujours

 

Presque toujours

 

Parfois

 

Rarement

X

Jamais

 

Remarque : Les clients et leurs représentants peuvent s’adresser aux bureaux régionaux et (ou) directions générales de l’ASFC directement pour demander des copies des documents. Souvent, ces demandes peuvent être gérées localement en tenant compte de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur laprotection des renseignements personnels et du paragraphe 107(9) de la Loi surles douanes. Les demandes d’information informelles qui sont traitées localement par les bureaux régionaux ou les directions générales ne sont pas suivies par la Division de l’AIPRP à l’administration centrale et, ainsi, ne font pas partie du présent rapport.

1.1.6.2 – Existe-t-il des critères établis pour décider de traiter une demande informellement?

Oui

X

Non

 

Dans l’affirmative, veuillez en joindre copie au questionnaire rempli.

Veuillez vous référer à la note provisoire D1-16-2 incluse, Lignes directrices administratives provisoires visant la fourniture de renseignements douaniers à quiconque, l’autorisation d’accès à ces renseignements et l’utilisation de ces renseignements. Ce document offre des directives au personnel sur le traitement des demandes en vertu des dispositions du paragraphe 107(9) de la Loi sur lesdouanes. Pour clarification, la note D1-16-1 est également incluse.

9;

1.2

TRAITEMENT DES DEMANDES

1.2.1 Temps de traitement

Étapes du modèle de traitement

1er avril 2005 au 31 mars 2006

1er avril au 30 novembre 2006

Nombre de jours prévus

Nombre moyen de jours réels

Nombre de jours prévus

Nombre moyen de jours réels

Accueil des demandes (préparation)

3

15

3

S/O

Recherche du BPR (recherche et localisation)

8

28

8

21 est.

Examen et préparation des documents (analyse)

17

28

17

S/O

Service juridique

Sans objet

Communications

1

S/O

S/O

S/O

Approbation ou autre – BPR (processus d’approbation)

1

4

2

10 est.

Approbation ou autre – CSM

Sans objet

Approbation ou autre – CSMA

Sans objet

Communication AI

Incluse dans l’approba-tion

S/O

Incluse dans l’approba-tion

S/O

Remarque : Le modèle de traitement de l’ASFC comprend les étapes et les jours civils prévus suivants :

Phase 1 : Préparation initiale – 3 jours

Phase 2 : Recherche et locallisation – 8 jours

Phase 3 : Analyse – 15 jours

Phase 4 : Préparation des documents – 2 jours

Phase 5 : Examen et approbation – 2 jours

En avril 2006, l’ASFC a installé un nouveau système d’information appelé AccessPro Case Management. Le changement de système a donné lieu à un certain nombre de problèmes concernant l’intégrité des données et, pour cette raison, l’information sur les jours réels par étape. On prévoit que les améliorations apportées au système régleront ces problèmes, et le système devrait offrir des données plus fiables dans l’avenir.

  • Profil des prorogations de délai
  • 1.2.2.1 Lorsqu’il faut proroger un délai aux termes du paragraphe 9(1), un avis est-il adressé au demandeur avant l’échéance du délai de 30 jours?

    Toujours

     

    Presque toujours

    X

    Parfois

     

    Rarement

     

    Jamais

     

    1.2.2.2 Lorsqu’un avis est envoyé aux termes de l’alinéa 9 (1)a) ou b) pour proroger un délai au-delà de la limite de 30 jours, en envoie-t-on copie au Commissariat à l’information?

    Toujours

    X

    Presque toujours

     

    Parfois

     

    Rarement

     

    Jamais

     

    1.2.2.3 Après une prorogation, s’il est peu probable que la nouvelle échéance sera respectée, le Bureau de l’AI contacte-t-il le demandeur pour :

        a) l’avertir que la réponse sera en retard?

    Toujours

    Presque toujours

     

    Parfois

    x

    Rarement

     

    Jamais

     

        b) l’informer de la date d’échéance prévue de la réponse finale?

    Toujours

     

    Presque toujours

     

    Parfois

    x

    Rarement

     

    Jamais

     

        c) l’informer de son droit d’adresser une plainte au Commissaire à l’information?

    Toujours

    X

    Presque toujours

     

    Parfois

     

    Rarement

     

    Jamais

     

    Remarque : Lorsqu’on écrit au demandeur, celui-ci est toujours informé de son droit de porter plainte.

    1.2.2.4 Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a)

    Nombre de prorogations

    1er avril 2005 au 31 mars 2006

    1er avril au

    30 novembre 2006

    En raison du volume (recherche de nombreux documents) – 30 jours ou moins

    16

    8

    En raison du volume (recherche de nombreux documents) – 31 jours ou plus

    6

    10

    En raison du volume (recherche dans de nombreux documents) – 30 jours ou moins

       

    En raison du volume (recherche dans de nombreux documents) – 31 jours ou plus

       

    Note : Les systèmes d’information de l’ASFC saisissent les données concernant l’alinéa 9(1)a) à 30 jours et moins ou à 31 jours et plus. Nous travaillons actuellement avec le fournisseur de logiciels des systèmes d’information pour peaufiner les exigences en matière de données, et les futures versions devraient inclure une fonctionnalité supplémentaire pour produire des rapports.

    1.2.2.5 S’il faut procéder à des consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b), celles-ci sont-elles lancées dès qu’on sait qu’elles sont nécessaires?

    Toujours

    X

    Presque toujours

     

    Parfois

     

    Rarement

     

    Jamais

     

    1.2.2.6 Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b)

    Nombre de prorogations

    1er avril 2005 au 31 mars 2006

    1er avril au 30 novembre 2006

    Pour consultation d’une autre institution

    19

    14

    Pour consultation d’un ordre de gouvernement canadien

    Voir la remarque

    Voir la remarque

    Pour consultation d’un gouvernement étranger

    Voir la remarque

    Voir la remarque

    Pour consultation d’un particulier

    Voir la remarque

    Voir la remarque

    Pour consultation en vertu de l’article 69

    Voir la remarque

    Voir la remarque

    Remarque : Les systèmes d’information de l’ASFC saisissent les données pour l’alinéa 9(1)b) qui sont à 30 jours et moins ou à 31 jours ou plus. Pour la période du 1er avril 2005 au 31 mars 2006, il y a eu 7 consultations à moins de 30 jours et 12 à plus de 30 jours. Pour la période du 1er avril au 30 novembre 2006. Il y a eu 6 consultations à 30 jours et moins et 8 à plus de 30 jours. Nous travaillons actuellement avec le fournisseur de logiciels des systèmes d’information pour peaufiner les exigences en matière de données et les futures versions devraient inclure une fonctionnalité supplémentaire pour produire des rapports.

    1.2.2.7 Si une demande concerne les documents d’un tiers et que des consultations sont nécessaires, celles-ci sont-elles menées en vertu de l’alinéa 9(1)c)?

    Toujours

     

    Presque toujours

     

    Parfois

     

    Rarement

    X

    Jamais

     

    Remarque : L’ASFC entreprend très rarement des consultations en vertu de l’alinéa 9(1)c) (peut-être deux fois depuis avril 2004). En ce qui concerne les renseignements douaniers, l’ASFC peut appliquer l’article 24 de la Loi sur l’accèsà l’information aux renseignements commerciaux qui sont fournis confidentiellement par des intérêts commerciaux. Cela peut éviter des retards associés aux intensives consultations de tiers lorsque des renseignements sur une importation commerciale sont demandés. Nous notons que de nombreux importateurs commerciaux font des importations «uniques » et sont souvent des non-résidents du Canada. Dans ces cas, il serait très difficile de consulter. En outre, les renseignements douaniers ont souvent trait au prix interne des produits ou des intrants manufacturiers, et, selon notre expérience, on ne consent jamais à la communication de cette information.

    1.2.2.8 Si une demande concerne les documents d’un tiers et que des consultations sont nécessaires, celles-ci sont-elles menées en vertu de l’alinéa 9(1)b)?

    Toujours

     

    Presque toujours

     

    Parfois

    X

    Rarement

     

    Jamais

     

    1.2.2.9 Les avis destinés aux tiers sont-ils envoyés dès qu’on sait que ceux-ci sont nécessaires?

    Toujours

     

    Presque toujours

     

    Parfois

    X

    Rarement

     

    Jamais

     

    1.2.2.10 Lorsqu’un avis est envoyé en vertu de l’alinéa 9(1)c), en transmet-on copie au Commissariat à l’information?

    Toujours

     

    Presque toujours

     

    Parfois

    Rarement

     

    Jamais

     

    Remarque : L’avis ne s’applique pas car l’alinéa 9(1)c) est rarement invoqué.

    1.2.2.11 Le délai applicable à la consultation d’un tiers est-il respecté (article 28)?

    Oui

    X

    Non

     

    Dans la négative, veuillez expliquer.

    L’ASFC informe les tiers de répondre en temps opportun; toutefois, en raison des volumes de travail élevés, souvent, l’ASFC est incapable de se prévaloir des prorogations de délais prévues aux articles 7 et 9 de la Loi sur l’accès à l’information.

    1.2.2.12 Le Bureau de l’AI fournit-il la partie des documents demandés qui n’a pas besoin de faire l’objet de consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b) /ou 9(1)c)?

    Toujours

     

    Presque toujours

    X

    Parfois

     

    Rarement

     

    Jamais

     

    1.2.2.13 Avis en vertu de l’alinéa 9(1)c)

    1er avril 2005 au

    31 mars 2006

    1er avril au 30 novembre. 2006

    Nombre de demandes faisant l’objet de consultations de tiers

    0

    0

    Nombre de jours moyen nécessaires pour la réception des observations des tiers

    S/O

    S/O

    Nombre de jours moyen nécessaires pour la prise d’une décision après la réception des observations des tiers

    S/O

    S/O

    Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27

    S/O

    S/O

    Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 dont le délai n’est pas respecté

    S/O

    S/O

    Nombre de demandes dont le délai prévu à l’alinéa 28(1)b) n’est pas respecté

    S/O

    S/O

    1.2.3 Profil des transferts

    Transferts

    Nombre de transfert

    1er avril 2005 au 31 mars 2006

    1er avril au 30 novembre 2006

    Demandes transférées dans les 15 jours

    5

    16

    Demandes transférées après 15 jours

     

    0

    Total des demandes transférées

    5

    16

    Transferts refusés

       

    Remarque : Le chiffre du 1er avril 2005 au 31 mars 2006 est basé sur l’ancien système de suivi – le total des transferts est la seule information disponible.

    1.3 EXCEPTIONS

    Veuillez fournir la documentation utile concernant les questions suivantes.

    Questions

    Oui

    Non

    Remarques

    1.3.1 Lorsqu’une exception est invoquée, une explication est-elle jointe au dossier?

    X

     

    L’explication est fournie par les BPR et les agents, ou elle peut être associée à des demandes antérieures concernant de l’information semblable.

    1.3.2 Le BPR établit-il la justification applicable à l’exception?

    X

     

    Voir ci-dessus.

    1.3.3 Le Bureau de l’AI établit-il la justification applicable à l’exception?

    X

     

    Lorsque la justification a été établie par la pratique.

    1.3.4 Si la justification est établie par le BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception dûment justifiée à l’AI?

     

    X

    Les questions sont présentées au gestionnaire et au coordonnaeur de l’AIPRP qui traite la question par des contacts des directions générales et directement avec les BPR.

    1.3.5 Existe-t-il une procédure établie prévoyant que l’on verse au dossier la justification d’une exception discrétionnaire?

    X

     

    Le personnel se réfère aux lignes directrices du SCT et à des cas précédents.

    2. PRÉSOMPTIONS DE REFUS

    Statistiques applicables

    à l’analyse

    des présomptions de refus

    Partie A : Demande reportées de l’exercice précédent

    1er avril 2005 au 31 mars 2006

    1er avril au 30 novembre 2006

    1.

    Nombre de demandes reportées :

    175

    443

    2.

    Demandes reportées de l’exercice précédent en présomption de refus au début du nouvel exercice :

    69

    351

    Partie B : Nouvelles demandes – à l’exception des demandes comptées dans la partie A

    1er avril 2005 au 31 mars 2006

    1er avril au 30 novembre 2006

    3.

    Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice :

    670

    599

    4.A

    Nombre de demandes traitées dans le délai réglementaire de 30 jours :

    128

    119

    4.B

    Nombre de demandes traitées dans un délai supérieur à 30 jours sans qu’on ait demandé de prorogation :

    170

    221

    4.C

    Durée du délai supplémentaire de traitement sans qu’on ait demandé de prorogation

     

    1 à 30 jours :

    59

    54

     

    31 à 60 jours :

    37

    43

     

    61 à 90 jours :

    21

    44

     

    Plus de 91 jours :

    53

    80

    5.

    Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 :

    41

    90

    6.A

    Nombre de demandes traitées dans le délai prorogé obtenu :

    7

    20

    6.B

    Nombre de demandes traitées dans un délai supérieur au délai prorogé :

    13

    6

    6.C

    Durée du délai supplémentaire de traitement après expiration du délai prorogé

     

    1 à 30 jours :

    6

    5

     

    31 à 60 jours :

    3

    1

     

    61 à 90 jours :

    1

     
     

    Plus de 91 jours

    3

     

    7.

    Nombre de demandes en présomption de refus au 30 novembre 2006 :

    141

    Partie C : Facteurs

    8.

    Utilisez cette partie pour décrire les facteurs qui peuvent avoir un effet sur les difficultés de traitement ou le délai nécessaire au traitement des demandes ou de certains types de demandes.

     

    -

    grand nombre de documents à examiner

    -nécessité de consulter d’autres ministères

    -présence de documents en double

    Note : En décembre 2006, une nouvelle version d’AccessPro a été installée à l’ASFC, comprenant la capacité de créer un « rapport au Commissaire » avec toutes les données requises; toutefois, les données produites à l’aide de cette fonction posent encore des problèmes d’intégrité. Comme la mise à niveau est récente, les statistiques fournies en réponse à la question 2 concernent une période légèrement plus longue, soit du 1er avril au 22 décembre 2006. L’ASFC continuera de travailler avec le fournisseur de logiciels pour régler ces problèmes, ce qui devrait donner des rapports plus fiables dans l’avenir.

    3. PROFIL DES RESSOURCES

    3.1 Profil des employés

    Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AI.

    Note :

    * % indique le pourcentage du temps consacré aux demandes de communication.

    ** Les années d’expérience indiquent le total des années dans le domaine de l’AIPRP dans un poste intérimaire et dans un poste d’attache.

    Poste à plein temps*

    Classification

    Nombre

    Nombre d’années d’expé-rience**

    Directeur (50 %)

    EX-01

    1

    2.5

    Manager (50%)

    PM-06

    1

    2.5

    Gestionnaires par intérim

    (50-80 %)

    PM-06 (PM-05 d’attache)

    3

    5-6

    Analystes principaux (85-100 %)

    PM-05

    2

    8 -15

    Analyste principal par intérim (90 %)

    PM-05 (PM-04 d’attache)

    1

    6

    Analystes principaux (60-75 %)

    PM-04

    3

    1-6

    Analystes principaux par intérim (50-75 %)

    PM-04 (PM-03 et PM-02 d’attache)

    2

    .5-3.5

    Analystes (100 %)

    PM-03

    2

    1-3

    Analystes par intérim (65 %)

    PM-03 (PM-01 d’attache)

    1

    7

    Analyste (80%)

    PM-02

    1

    .5

    Analystes subalternes (100 %)

    PM-01

    1

    .75

    Analystes subalternes par intérim

    (25-80 %)

    PM-01

    5

    0-4

    Commis (50 %)

    CR-04

    2

    1-2

    Poste à temps partiel

    Classification

    Nombre

    Années d’expé-rience

    Commis (50-100 %)

    CR-04 – occasionnel

    2

    0-15

    Analyste

    Consultants en AIPRP

    9

    5-21

    Remarque : Le profil des employés ne comprend pas 3 agents d’élaboration de politiques (2 PM-04, 1 PM-05) qui travaillent aux politiques de l’AIPRP, un adjoint administratif (1 AS-01) et un gestionnaire à l’administration (PM-06/i) qui soutient les fonctions de l’AI et de la protection des renseignements personnels, et un consultant pour la fonction de la protection des renseignements personnels.

    Au 30 novembre 2006, la Division de l’AIPRP de l’ASFC comptait au total 30 employés nommés pour une période indéterminée à plein temps et 12 entrepreneurs temporaires. L’objectif concernant les ressources humaines est de doter la division avec 43 employés permanents à plein temps en 2007-2008. Et ce, au moyen de plusieurs concours aux niveaux PM-01, PM-04 et PM-05. De plus, d’après la charge de travail, la division aura également accès « en cas d’urgence » à du personnel temporaire qui pourrait aller de 2 à 7 équivalents temps plein.

    3.2 Budget salarial du Bureau de l’AI *Voir la remarque

    Exercice

    Budget prévu

    Budget utilisé

    ETP prévus

    ETP utilisés

    2005-2006

    $

    451 260 $*

     

    9,84*

    2004-2005

    $

    S/O

       

    2003-2004

    $

    S/O

       

    Remarque : *D’après le Rapport annuel de 2005-2006 de Sécurité publique et Protection civile Canada. La Division de l’AIPRP de l’ASFC a été établie officiellement en avril 2004; pour cette raison, on n’a pas d’information financière avant 2004. Pour l’exercice 2004-2005, la Division de l’AIPRP faisait partie d’une plus grande direction, et les données financières n’ont pas été ventilées entre les différents centres de responsabilité, ce qui explique pourquoi l’information n’est pas accessible facilement pour les activités d’AIPRP.

    3.3 Budget de fonctionnement du Bureau de l’AI

    Exercice

    Budget prévu

    Budget utilisé

    2005/2006

    $

    172 830 $*

    2004/2005

    $

    S/O

    2003/2004

    $

    S/O

    Remarque : *D’après le Rapport annuel de 2005-2006 de Sécurité publique et Protection civile Canada. La Division de l’AIPRP de l’ASFC a été établie officiellement en avril 2004; pour cette raison, on n’a pas d’information financière avant 2004. Pour l’exercice 2004-2005, la Division de l’AIPRP faisait partie d’une plus grande direction, et les données financières n’ont pas été ventilées entre les différents centres de responsabilité, ce qui explique pourquoi l’information n’est pas accessible facilement pour les activités d’AIPRP.

    3.4 Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AI utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation en AI

    Exercice

    Formation du personnel de l’AI

    Formation des employés de l’Agence en AI

    2005/2006

    S/O

    5 394 $ est.

    2004/2005

    S/O

    S/O

    2003/2004

    S/O

    S/O

    Remarque : Les fonds pour la formation représentent une estimation et comprennent la conférence de l’ACAP et les cours à l’Université de l’Alberta. Durant la période du 1er avril au 30 novembre 2006, la Division de l’AIPRP a offert 30 séances de sensibilisation au personnel de l’ASFC.

    3.5 Ventilation du budget du Bureau de l’AI utilisé ou réservé pour l’emploi de consultants en AI

    Exercice

    Budget prévu

    Budget utilisé

    2005/2006

    S/O

    217 000 $*

    2004/2005

    S/O

    S/O

    2003/2004

    S/O

    S/O

    Remarque : *Comprend tous les employés temporaires (commis et consultants).

    4. LE CADRE DE LEADERSHIP

    4.1 Le coordonnateur de l’AI est-il exclusivement responsable de l’administration du Bureau de l’AI?

    Oui

     

    Non

    X

    Sinon, veuillez indiquer les autres responsabilités du coordonnateur de l’AI.

    Le coordonnateur de l’AI est responsable des opérations de l’AIPRP, de la politique de communication (interprétation des pouvoirs du programme associés à l’utilisation, l’accès et la communication de l’information tel que prévu par l’article 107 de la Loi sur les douanes, des conseils stratégiques sur l’établissement des accords de coopération écrits (avec les partenaires en matière d’échange d’information), des affaires législatives et réglementaires ainsi que des affaires parlementaires.

    Veuillez fournir la documentation utile à l’appui d’une réponse affirmative au tableau ci-dessous.

    Question

    Oui

    Non

    Remarques

    4.1.1 – Existe-t-il une vision officielle de l’AI?

     

    X

    En mars 2005, le Comité de la haute direction (CHD) a retenu les services d’une firme de consultation pour la conduite d’un examen stratégique des activités d’AIPRP et l’élaboration d’un plan d’investissement stratégique pour s’assurer que l’ASFC dispose de la structure, des outils et des processus nécessaires pour s’acquitter de ses obligations en vertu des dispositions législatives et des règlements liés à l’AIPRP. Le CHD s’est engagé fermement à améliorer la fonction de l’AIPRP au sein de l’ASFC et a commencé la mise en œuvre de plusieurs recommandations. Un plan d’action pour la mise en œuvre des autres recommandations sera élaboré dans un proche avenir, plan qui se fondera sur une vision documentée de l’AIPRP soutenue par les niveaux de financement requis.

    4.1.2 – A-t-on publié un plan opérationnel de l’AIPRP comportant des objectifs, des produits livrables, des échéances et des responsabilités clairement définis?

    X

     

    Tel que mentionné plus haut, le CHD de l’ASFC a retenu les services d’une firme de consultation pour la conduite d’un examen de la fonction de l’AIPRP et l’élaboration d’un plan d’investissement stratégique. Les recommandations comprenaient des changements à la structure de gouvernance, la codification des politiques et procédures, une stratégie de communication et de formation pour l’ensemble de l’Agence, l’établissement de plans opérationnels annuels avec des augmentations des ressources humaines et financières. La haute direction s’est engagée fermement à mettre en œuvre ces recommandations, dont certaines sont déjà mises en œuvre, notamment l’augmentation des ressources humaines du niveau de départ de 6 ETP en avril 2004 au niveau actuel de 30 ETP. En outre, un plan opérationnel sera établi pour l’exercice 2007-2008 dans le sens du plan d’action élaboré pour la mise en œuvre des recommandations découlant de l’examen stratégique.

    De plus, un groupe de travail a été établi récemment pour étudier les questions auxquelles l’ASFC fait face avec un arriéré de demandes de communication en présomption de refus. Le groupe de travail comprend plusieurs consultants expérimentés capables d’accélérer le traitement de ces demandes, un soutien accru de toutes les directions générales de même qu’un cadre affecté à la gestion du groupe de travail.

    4.1.3 – A-t-on publié un manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP à l’intention du personnel de l’Agence?

     

    X

    L’ASFC a élaboré un manuel pour le nouveau système d’information installé le 1er avril 2006. Le manuel indique les procédures pour la gestion des cas et la rédaction des documents.

    La Division de l’AIPRP est en voie d’élaborer un manuel des politiques et des procédures de l’ASFC. Entre-temps, la Division de l’AIPRP compte sur les meilleures pratiques établies des anciennes agences (Agence du revenu du Canada et Citoyenneté et Immigration Canada) et sur les lignes directrices du Conseil du Trésor.

    4.1.4 – Le manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP est-il mis à jour au moins deux fois par an?

     

    X

    Tel que mentionné plus haut, un manuel sur les systèmes d’information a été élaboré en 2006 pour soutenir la mise en œuvre du nouveau système et sera révisé sous peu en fonction des mises à niveau du système.

    De plus, l’ASFC codifiera toutes les politiques et procédures dans le cadre de notre plan d’investissement stratégique. Entre-temps, le président et ses subordonnés directs discutent des politiques et des procédures de l’AIPRP chaque semaine. La discussion a porté surtout sur l’amélioration des processus, les futures stratégies ciblées et les plans d’investissement pour s’assurer que l’ASFC peut s’acquitter de ses obligations associées à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

    4.1.5 – Les responsabilités des BPR en matière d’AI sont-elles clairement définies dans un document fourni à ceux-ci?

    X

     

    Actuellement, les responsabilités des BPR sont clairement définies dans les instructions, les séances et le matériel de sensibilisation et de formation, les séances d’information de la direction et les rappels réguliers.

    Les cadres supérieurs de l’ASFC discutent des questions relatives à l’AIPRP car c’est un point permanent à l’ordre du jour des réunions hebdomadaires du Comité de la haute direction. Grâce à ces mesures, les rôles et les responsabilités associés à la gestion des fonds d’information, à la recherche de documents, aux recommandations d’exceptions et à d’autres questions relatives à la gestion des demandes de communication sont bien compris par la direction et le personnel de l’ASFC. Les rôles et les responsabilités sont soulignés lors des séances de sensibilisation à l’AIPRP.

    4.1.6 – Existe-t-il un guide interne du Bureau de l’AI sur le traitement des demandes de communication?

    X

     

    Il existe un manuel exhaustif sur le traitement des dossiers reposant sur le nouveau logiciel de gestion de l’information AccessPro. Le manuel a été mis au point à l’été de 2006 et sera mis à jour sous peu en fonction des mises à niveau du système.

    Nous comptons également sur les services juridiques, les lignes directrices du Conseil du Trésor et les conseils des experts de l’AIPRP ainsi que sur la documentation de l’Agence du revenu du Canada et de Citoyenneté et Immigration Canada. Depuis mars 2006, la Division de l’AIPRP a mis l’accent sur la migration de l’information sur les demandes dans notre nouveau logiciel de traitement. Nous tentons d’exploiter les capacités de notre nouveau logiciel, et nous avons travaillé continuellement avec le fournisseur pour nous assurer qu’il peut répondre à nos besoins. À mesure que la migration est complète et que le logiciel prend de la maturité, nous pourrons centrer notre attention sur l’élaboration de procédures et de processus pour officialiser les rôles et les responsabilités dans l’ensemble de l’ASFC.

    4.1.7 – Existe-t-il des critères établis pour justifier les prorogations de délai en vertu des alinéas 9(1)(a) et 9(1)(b)?

     

    X

    Le fait de considérer si une demande créera des défis opérationnelles ou autres nécessite beaucoup de temps pour les consultations, pour que la Division de l’AIPRP de l’ASFC considère l’expérience et les pratiques des anciennes organisations, l’ARC et CIC, et pour rechercher des orientations dans les lignes directrices du SCT.

    4.1.8 – Existe-t-il une ordonnance de délégation de pouvoirs?

    X

     

    L’instrument de délégation a été révisé et signé par l’honorable Stockwell Day le 24 avril 2006. L’instrument de l’AI délègue les pleins pouvoirs au gestionnaire de l’AIPRP et des pouvoirs limités aux chefs d’équipe et aux conseillers en AIPRP. L’instrument actuel étend la délégation et remplace un instrument signé par l’ancien ministre le 29 mars 2004.

    4.1.9 – Les rôles et les responsabilités en matière d’AI des fonctionnaires investis des pouvoirs délégués sont-ils clairement définis?

    X

     

    Tout le personnel a été informé de l’exercice des pouvoirs délégués et a obtenu une copie de l’instrument ainsi qu’un document d’interprétation pour consultation.

    4.1.10 – La procédure d’approbation suppose-t-elle l’approbation ou l’accord de fonctionnaires qui ne sont pas investis de pouvoirs délégués?

     

    X

     

    4.1.11 – A-t-on publié un plan de formation en AIPRP?

     

    X

    L’ASFC offre des séances de formation et de sensibilisation sur demande. Ces séances et la documentation mettent en lumière les rôles et les responsabilités des BPR, des gestionnaires et des autres intervenants. Dans l’avenir, les séances de formation pour l’ensemble de l’Agence seront offertes plus régulièrement et plus stratégiquement et reposeront sur un plan de communication et de formation stratégique et des produits à développer par une firme de consultation.

    Les gestionnaires de la Division de l’AIPRP discutent des besoins d’apprentissage individuels avec les employés dans le cadre de l’élaboration des plans d’apprentissage annuels. De plus, les membres du personnel de l’AIPRP obtiennent un encadrement régulier pendant qu’ils traitent les dossiers par un groupe de chefs d’équipe et de gestionnaires expérimentés. Le personnel est également encouragé à faire usage des outils et programmes externes existants pour élargir leurs connaissances, par exemple suivre les cours officiels de la CFP qui sont offerts et participer aux réunions informelles du SCT, participer à des conférences comme la conférence annuelle de l’ACAP et suivre les cours en ligne utiles, comme ceux offerts par l’Université de l’Alberta.

    4.1.12 – A-t-on mis en œuvre l’ATIPflow ou un système analogue?

    X

     

    À compter du 1er avril 2006, la Division de l’AIPRP de l’ASFC a mis en œuvre un nouveau système de gestion de l’information : Privasoft AccessPro Case Management et AccessPro Redaction. Bien que les logiciels représentent la dernière génération des outils qui ont remplacé ATIPImage et ATIPflow, il s’agit d’un nouveau produit, et des problèmes d’intégrité des données ont été détectés. De plus, certaines fonctions d’établissement de rapports ne sont pas pleinement fonctionnelles. L’ASFC travaille avec le fournisseur de logiciels pour résoudre les problèmes dans des versions ultérieures et pour apporter des rajustements au système.

    4.1.13 – Se sert-on proactivement d’ATIPflow pour relever les problèmes potentiels?

    X

     

    Le logiciel AccessPro Case Management est utilisé pour déterminer les problèmes de production en surveillant le contrôle d’inventaire et le rendement du programme.

    4.1.14 – Se sert-on d’ATIPflow pour fournir des rapports à la haute direction un fois par mois?

    x

     

    Des rapports hebdomadaires sont fournis à la haute direction. Le rapport comprend des statistiques relatives à la production globale et au rendement ponctuel.

    La Division de l’AIPRP a également commencé à fournir régulièrement aux BPR des rapports sommaires d’affectation de tâches. Le rapport permet de suivre le temps requis pour fournir les documents et traiter les demandes en souffrance.

    4.1.15 – Le programme de l’AI a-t-il fait l’objet d’une vérification au cours des trois dernières années?

    X

     

    Tel que mentionné plus haut, les services d’une firme de consultation ont été retenus en 2005 pour mener un examen de la fonction de l’AIPRP et préparer un plan d’investissement strratégiques afin d’améliorer le rendement. Certaines recommandations ont été mises en œuvre, et un plan d’action est en vigueur pour continuer le processus de mise en œuvre.

    4.1.16 – Le Bureau de l’AI offre-t-il des conseils stratégiques sur la Loi sur l’accès à l’information?

    X

     

    La Division de l’AIPRP de l’ASFC offre des conseils sur l’ensemble des questions opérationnelles et stratégiques quotidiennement. Les questions ont trait à l’interprétation des dispositions législatives, à la sécurité de l’information et aux problèmes de communication et de protection des renseignements personnels. Le Bureau de l’AIPRP participe de près à l’élaboration et à la négociation d’un protocole d’entente sur l’échange d’information avec les principaux partenaires fédéraux et examine les enjeux stratégiques dans divers forums, dont les séances de sensibilisation à l’AIPRP et les réunions avec les experts du programme, ainsi qu’en réponse directe aux questions du public et des partenaires fédéraux.

    De plus, tel que mentionné plus haut, un plan de communication et de formation stratégique est en voie d’élaboration de sorte que l’on comprenne, à tous les échelons de l’Agence, les obligations légales associées à l’AIPRP et de sorte que s’accélère le traitement des demandes au moyen de politiques et de processus uniformes partout dans l’Agence. Pour réaliser cet objectif, un service des politiques et de la formation a été établi et doté d’un gestionnaire et d’agents spécialisés.

    Un comité interministériel composé de représentants de CIC et de l’ASFC a été établi pour discuter des questions stratégiques et procédurales. De plus, les services juridiques ont participé à l’élaboration des politiques au besoin.

    4.2 Règlement des problèmes d’AI

    Situation

    Mesures prises

    Progrès

    Manque de ressources

    Stratégie d’investissement pour augmenter les ETP à 43

    Les processus de dotation des postes PM-1, PM-4, PM-5 et CR-04 sont en cours, et quatre gestionnaires de plus ont été engagés par des nominations intérimaires. On obtient des ressources supplémentaires à court terme en ayant recours à des employés occasionnels et contractuels.

    Arriéré des demandes de communication en présomption de refus et plaintes associées déposées par le CIC

    Groupe de travail sur l’arriéré établi. Un EX-1 expérimenté a été détaché pour diriger le groupe de travail. Des experts des BPR ont été détachés à l’AIPRP, et les services de consultants supplémentaires en AIPRP ont été retenus à contrat.

    Un investissement supplémentaire dans les systèmes, l’équipement et les locaux a permis de réaliser des progrès importants concernant l’arriéré des demandes.

    Volume accru de demandes. La possibilité que CIC continuerait de gérer la plupart des demandes associées à l’immigration a été discutée avec les Services juridiques, et on a confirmé que l’ASFC devrait gérer les demandes se rapportant aux documents que nous détenons.

    Des membres du personnel ayant déjà travaillé à CIC ont été déployés à l’ASFC et des consultants ayant de tels antécédents ont été engagés. D’autres ETP sont à l’œuvre pour répondre à la charge de travail accrue. Un comité interministériel composé de représentants de CIC et de l’ASFC a été établi pour discuter des questions stratégiques et procédurales.

     

    Demandes de comptes de courriel des employés nommés

    L’AIPRP a établi des procédures avec la TI et la sécurité pour identifier les comptes de courriel pertinents et a embauché d’autres consultants et du personnel pour gérer l’énorme charge de travail.

    Des prorogations ont été invoquées pour cerner l’incidence sur les opérations du traitement des demandes associées.

    4.3 Solutions aux demandes de services non prévues du 1er avril 2005 au 30 novembre 2006

    Demande de services

    Solution

       

    5. LE CADRE DE GESTION DE L’INFORMATION

    5.1 Quelles mesures a-t-on prévues et quels progrès a-t-on enregistrés entre le 1er avril 2005 et le 30 novembre 2006 pour donner accès à l’information par d’autres moyens?

    Mesure prévue

    Mesure prise

    Progrès

    Offrir l’accès par CD ROM

    Acquérir et installer des unités de lecture-écriture, s’assurer que le logiciel soutiendra l’utilisation d’un autre format.

    La communication de documents sur CD ROM a fait l’objet d’un essai, et l’ASFC accédera aux demandes faisant appel à cette technologie.

    Encourager la communication d’information de manière informelle

    La communication de manière informelle est proposée comme solution possible aux pressions sur l’AIPRP lors des séances de sensibilisation à l’AIPRP.

    Le personnel régional fournit les documents directement aux demandeurs en vertu du pouvoir du paragraphe 107(9) de la Loi sur les douanes.

    5.2 Qu’a-t-on fait pour mettre en œuvre la Politique du SCT sur la gestion de l’information gouvernementale?

    Des séances de sensibilisation à la GI ont été offertes à divers clients de l’AC ainsi qu’aux gestionnaires régionaux. Des politiques et lignes directrices de GI de l’ASFC ont été rédigées, distribuées aux divers intervenants pour commentaires, approuvées, traduites et affichées récemment sur le site Web.

    Un cours de formation en gestion des documents et de l’information est également offert aux personnes qui sont chargées de gérer les documents ministériels et de préserver la mémoire de l’Agence.

    Une firme de consultation a complété récemment la vérification de la capacité de gestion de l’information de l’ASFC. Des recommandations ont été formulées pour combler les lacunes et certaines défaillances. Les recommandations sont à l’étude.

    5.3 Quel pourcentage approximatif des fonds documentaires ministériels est couvert par un plan de conservation et d’élimination des documents et les responsables de celui-ci?

    Plan ministériel de conservation et d’élimination des documents

    %

    Responsables de l’élimination des documents

    60 %

    5.4 L’Agence a-t-elle un ou des systèmes de classification de l’information?

    Oui

    X

    Non

     

    Dans l’affirmative, veuillez fournir la documentation décrivant le ou les systèmes en question.

    5.5 Comment s’assure-t-on que les systèmes de classification restent à jour et exhaustifs?

    La section des Services de gestion de l’information (SGI) a offert une orientation et des conseils à un certain nombre de clients de l’ASFC qui utilisent maintenant le nouveau Guide de classification des documents par sujet de l’Agence (GCDSA). Le système de plusieurs de ces clients est soutenu par un bureau central des documents comptant parmi son personnel des classificateurs expérimentés, ayant les connaissances voulues pour tenir ces différents systèmes et faire connaître aux clients les nouvelles initiatives ou nouveaux programmes.

    Les SGI sont également en train de consulter tous les secteurs opérationnels de l’ASFC afin d’élaborer un guide complet comprenant toutes les activités menées par l’Agence.

    6. PROFIL DES PLAINTES

    Données fournies par le Commissaire à l’information concernant les plaintes adressées au Commissariat et leur règlement.

    6.1 Plaintes réglées par catégorie

    Catégorie

    Nombre de plaintes

    1er avril 2005 au 31 mars 2006

    1er avril au 30 novembre 2006

    Refus de communication

    6

    3

    Retard (présomption de refus)

    15

    27

    Prorogation de délai

    1

    0

    Frais

    0

    0

    Langue

    0

    0

    Publication

    0

    0

    Divers

    2

    0

    Total

    24

    30

    6.2 Résultats des plaintes

    Catégorie

    Nombre de résultats

    1er avril 2005 au 31 mars 2006

    5 avril au 30 novembre 2006

    Réglées

    21

    29

    Non réglées

    0

    0

    Non fondées

    2

    1

    Abandonnées

    1

    0

    Total

    24

    30