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Fiches de rendement


Année


Transports Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. CONTEXTE

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport fait état des progrès réalisés par Transports Canada (TC) quand il s’agit d’atteindre une conformité idéale quant aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. De plus, il contient des renseignements sur l’état de la mise en application des recommandations qui ont été faites dans le rapport d’étape de janvier 2006.

  1. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ

Le Commissariat à l’information du Canada a déjà réalisé en sept occasions des fiches de rendement et des examens de la situation concernant TC. Le ministère n’a pas réussi à atteindre une conformité idéale durant la période visée par nos examens. Par conséquent, Transports Canada n’a pas été en mesure de respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, selon laquelle il doit répondre aux demandes en temps opportun.

Au début de 2000, le Commissariat à l’information a publié une fiche de rendement sur le respect à TC des délais de traitement prévus par la Loi sur l’accès à l’information. Dans cette fiche, le Commissariat attribuait au ministère la note « F » (alerte rouge) au plan du respect des délais visés par la Loi. Cette note découlait d’un rapport de 30,6 % entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes de communication reçues du 1er avril au 30 novembre 1999.

Des progrès ont été réalisés l’année suivante. Entre le 1er avril et le 30 novembre 2000, le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus s’était amélioré, passant à 23,7 %, ce qui correspondait tout de même encore à la note « F ».

En janvier 2002, un autre rapport d’étape examinait les progrès réalisés par le ministère depuis le rapport d’étape de janvier 2001 en vue de la conformité quant aux délais prévus à la Loi sur l’accès à l’information. Il faut cependant reconnaître que le ministère avait reçu la note « C » pour la période du 1er avril au 30 novembre 2001. Par la suite, cette note a baissé pour passer à « D » au cours de l’exercice 2001-2002.

En janvier 2003, Transports Canada (TC) a reçu la note « D », dénotant un rendement inférieur à la norme en ce qui concerne le respect des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. Ce niveau de respect a continué de chuter, les statistiques finales indiquant un rapport de 29,9 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues au cours de l’exercice 2002-2003.

Dans le rapport d’étape de janvier 2004, le ministère a continué d’éprouver des difficultés. Le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes correspondait toujours à la note « D », même s’il s’était légèrement amélioré, atteignant 17,2 % pour la période du 1er avril au 30 novembre 2003.

Dans la fiche de rendement de 2005, TC a reçu la note « B », avec un rapport de 7,2 % entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes reçues entre le 1er avril et le 30 novembre 2004. Il s’agissait de la première année où l’on prenait en considération les demandes reportées de l’exercice précédent et le nombre de demandes déjà en présomption de refus au 1er avril.

Pour tout l’exercice 2004-2005, TC a obtenu la note « B », avec un taux de 8,9 % de demandes en présomption de refus.

Dans la fiche de rendement de 2006, TC a maintenu la note « B » avec un taux de 9,2 % de demandes en présomption de refus même si, pour la période visée, TC avait reçu 123 demandes de plus que lors de l’exercice précédent.

3. SITUATION ACTUELLE

Pour la période visée par le présent rapport, du 1er avril au 30 novembre 2006, TC affiche un taux de respect de 16,6 %, ce qui équivaut à la note « D ».

Durant cette période, TC a reçu 968 demandes, soit 301 de plus que lors de l’exercice précédent, ce qui représentait une hausse de 50 %.

Outre la hausse du volume de demandes de communication, certains facteurs importants indépendants de la volonté du ministère peuvent expliquer ce recul. Ces facteurs sont décrits plus loin dans le présent rapport.

Au cours des dernières années, la Division de l’AIPRP s’est employée à trouver des moyens de respecter les délais prévus par la Loi. Le ministre a délégué les pleins pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au coordonnateur de l’AIPRP, et le processus d’AI a été rationalisé et amélioré. On continue de dispenser aux employés de tout le ministère des séances de sensibilisation, et les conseillers en matière d’AIPRP sont encouragés à contacter les demandeurs et à tenir ceux-ci au courant de l’avancement de leur demande. Plusieurs rapports sur le rendement sont fournis aux groupes et (ou) régions de même qu’à la Division de l’AIPRP, rapports qui augmentent la responsabilisation à l’égard du traitement des demandes d’AI dans les délais.

4. RECOMMANDATIONS

En raison des facteurs décrits dans le présent rapport, TC n’a pas pu atteindre une conformité idéale des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation no 1

Le sous-ministre devrait veiller à ce que le Bureau de l’AIPRP mette en œuvre toutes nos recommandations découlant des fiches de rendement et des examens de la situation et à ce que le ministère atteigne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

Recommandation no 2

Que le ministère règle la pénurie de personnel à la Direction de l’AIPRP en augmentant le nombre d’employés au besoin.

5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2006

Les recommandations ci-après ont été formulées pour appuyer les efforts continus de TC  afin de traiter les demandes de communication dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information :

Recommandation no 1 précédente

TC devrait atteindre une conformité idéale et la note « A » d’ici le 31 mars 2007.

Mesures prises :

TC aurait pu atteindre cet objectif, mais doit encore composer avec une pénurie de personnel. En outre, le ministère est aux prises avec une hausse de 50 % du nombre de demandes de communication. Malheureusement, il a également dû mener un plus grand nombre de consultations cette année aussi. Cette question est traitée à la Recommandation no 1 du rapport de cette année.

Recommandation no 2 précédente

Le ministère devrait régler le problème de manque de personnel à la Direction de l’AIPRP afin d’augmenter le nombre d’employés au besoin.

Mesures prises :

TC est encore aux prises avec une pénurie d’employés. Bon nombre d’employées étaient en congé prolongé en même temps, ce qui a obligé le personnel restant à assumer une charge de travail additionnelle.

Le ministère a déployé des efforts pour doter des postes durant le présent exercice. Il a lancé des concours pour doter les postes PM-04 et PM-05 et procédé à des mutations aux niveaux PM-03 et PM-05. Il a également tenté d’embaucher des experts-conseils pour traiter le nombre croissant de demandes de communication, mais un expert-conseil dont le ministère n’avait pas retenu les services a porté plainte devant le Tribunal canadien du commerce extérieur. Le 9 novembre 2006, le Tribunal a rendu une ordonnance conformément au paragraphe 30.13(3) de la Loi sur le Tribunal canadien du commerce extérieur empêchant l’attribution du contrat. Cette ordonnance a considérablement restreint les efforts à court terme du ministère en vue du respect des délais imposés par la Loi sur l’accès à l’information.

 

6.

QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1er avr. 2006 -

30 nov. 2006

1.

Nombre de demandes reportées :

87

146

2.

Demandes reportées du dernier exercice en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

20

31

Partie B : Nouvelles demandes à l’exclusion des demandes inscrites à la Partie A

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1er avr. 2006 -

30 nov. 2006

3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

901

968

4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

640

688

4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

26

48

4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

 

De 1 à 30 jours :

16

35

 

De 31 à 60 jours :

5

10

 

De 61 à 90 jours :

3

2

 

Plus de 91 jours :

2

1

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

205

103

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

68

21

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

27

11

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

 

De 1 à 30 jours :

13

5

 

De 31 à 60 jours :

6

4

 

De 61 à 90 jours :

4

2

 

Plus de 91 jours :

4

0

7.

Au 30 novembre 2006, combien de demandes étaient en présomption de refus?

95

 

 

EXTRAIT DE LA RÉPONSE DU SOUS-MINISTRE AU RAPPORT D’ÉTAPE

«  Veuillez noter que le ministère tient à honorer ses obligations en vertu de la Loi sur l’acces à l’information et prend actuellement les mesures nécessaires pour respecter les délais prescrits dans la Loi. À cet effet, le ministère s’efforcera de répondre aux recommandations que on été formulées dans votre rapport. »