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Fiches de rendement


Année


Gendarmerie royale du Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. CONTEXTE

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport fait état des progrès réalisés par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) quand il s’agit d’atteindre une conformité idéale quant aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. Il contient également des renseignements sur l’état de la mise en œuvre des recommandations faites dans le rapport d’étape de 2006.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ

L’année dernière, le Commissariat à l’information du Canada réalisait pour la première fois une fiche de rendement sur la GRC. L’organisation n’a pas réussi à atteindre la conformité idéale durant cette période d’examen. Par conséquent, la GRC n’a pas été en mesure de respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, selon laquelle elle doit répondre aux demandes en temps opportun.

Lors de l’exercice 2004-2005, l’organisation a reçu 1 096 nouvelles demandes de communication et en a reporté 144 de l’exercice précédent, pour un total de 1 240 demandes. De ce nombre, 531 étaient en présomption de refus, 92 des demandes reportées de l’exercice précédent étaient considérées en présomption de refus, et 340 autres reportées sur l’exercice suivant sont assimilées à des présomptions de refus. La pourcentage des présomptions de refus pour l’exercice 2004-2005 s’élève à 78 %, ce qui représente la note « F » sur l’échelle de classement.

Pour les huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, l’organisation a reçu 686 nouvelles demandes de communication et a reporté 430 demandes de l’exercice précédent pour un total de 1 116 demandes. De ce nombre, au 30 novembre 2005, 121 étaient en présomption de refus, 340 des demandes reportées de l’exercice précédent étaient considérées comme des présomptions de refus, et 420 autres demeuraient en présomption de refus à la fin de la période de huit mois. La pourcentage des présomptions de refus pour les huit premiers mois de l’exercice 2005-2006 s’élève à 79%, soit la note « F » sur l’échelle de classement.

3. SITUATION ACTUELLE

Pour la période visée par le présent rapport, soit du 1er avril au 30 novembre 2006, la proportion de demandes en présomption de refus de la GRC était encore inférieure à la norme. En ce qui concerne les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, la GRC a reçu 566 nouvelles demandes de communication et en a reporté 498 de l’exercice précédent, pour un total de 1 064. De ce nombre, au 30 novembre 2006, 423 étaient déjà en suspens et en présomption de refus, puisqu’elles provenaient de périodes antérieures, et 125 étaient encore en présomption de refus à la fin de la période de huis mois. En outre, durant cette période, 143 dossiers ont été terminés au-delà de la limite de temps réglementaire sans qu’aucune prorogation n’ait été demandée. Des 77 demandes prorogées aux termes de l’article 9, 22 ont été terminées au-delà du délai prorogé. Par conséquent, pour la deuxième année consécutive, la GRC reçoit la note « F ». Pour tout dire, le taux de 67 % de demandes en présomption de refus de cette année est trois fois supérieur à la proportion de 20 % qui équivaut à une alerte rouge. Ce résultat est jusqu’ici l’un des plus catastrophiques enregistrés depuis l’existence des fiches de rendement.

La GRC n’a pas donné suite à la plupart des recommandations de l’année dernière. Par conséquent, la GRC reporte presque autant de demandes qu’elle en reçoit durant la même période. Dans un tel contexte, il est prévisible que la GRC se retrouvera encore en situation d’alerte rouge dans le rapport de l’an prochain.

L’an dernier, l’organisation avait fait état d’un manque d’employés pour expliquer cet arriéré surprenant. On a approuvé l’affectation de 20 postes au Bureau de l’AIPRP. En décembre 2006, aucun de ces postes n’avaient été doté. Selon nous, la principale raison de l’arriéré écrasant à la GRC est l’absence de leadership de la part de la haute direction.

4. RECOMMANDATIONS

Recommandation no 1

Le Commissaire de la GRC devrait veiller à ce que le Bureau de l’AIPRP mette en œuvre toutes nos recommandations découlant des fiches de rendement et s’engage personnellement à faire en sorte que l’organisation atteigne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

Recommandation no 2

Que le manuel de référence de l’agent d’AIPRP soit mis à jour pour énoncer les critères relatifs à l’éclaircissement ou à la modification d’une demande de communication dont on pourrait se servir pour fournir aux demandeurs de l’information sur la manière de formuler une demande de communication claire.

 

Recommandation no 3

Que le Bureau de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication et qu’il précise les critères relatifs aux décisions prises à l’égard des dispenses.

Recommandation n4

Que le manuel de référence de l’agent d’AIPRP inclue des critères qui permettent de juger quand traiter une demande sans passer par la procédure officielle.

Recommandation no 5

Lorsque la GRC consulte un ministère ou est régulièrement consultée par celui-ci, que les deux concluent un protocole d’entente énonçant les responsabilités de chacun dans la procédure, notamment une disposition concernant la justification des exceptions.

Recommandation no 6

Si un délai prorogé n’est pas respecté, que le Bureau de l’AIPRP contacte systématiquement le demandeur pour le lui indiquer, lui préciser la date de réponse escomptée et l’informer de son droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information.

Recommandation no 7

Que le Bureau de l’AIPRP inscrive dans le manuel de référence de l’agent d’AIPRP des directives concernant les inscriptions au dossier pour consigner les mesures et les décisions prises dans le traitement des demandes de communication.

Recommandation no 8

Que le Bureau de l’AIPRP inclue dans le manuel de référence de l’agent d’AIPRP une directive voulant qu’on mette par écrit la justification de l’exercice du pouvoir discrétionnaire.

Recommandation no 9

Que le Bureau de l’AIPRP envisage le recours aux services d’entrepreneurs à titre de ressources additionnelles à court terme pour le traitement des demandes, dans le cadre de la stratégie de réduction du nombre de présomptions de refus.

Recommandation no 10

Que la haute direction élabore une vision de l’accès à l’information qui puisse être communiquée au personnel de la GRC.

Recommandation no 11

Que le Bureau de l’AIPRP élabore un plan opérationnel de l’AI à l’appui de la vision et des objectifs en matière d’AI du Ministère.

Recommandation no 12

Que le Bureau de l’AIPRP élabore un plan d’amélioration de l’AI pour l’élimination des présomptions de refus, y compris un rapport hebdomadaire qui offre de l’information sur les demandes de communication qu’il faut mener à terme à chacune des étapes du modèle de traitement afin de gérer de manière dynamique les présomptions de refus.

En raison de la situation critique, nous sommes fermement convaincus qu’il est indispensable d’élaborer un plan d’amélioration de l’AI.

Recommandation no 13

Que le Bureau de l’AIPRP mette à jour le manuel de référence de l’agent d’AIPRP.

Recommandation no 14

Que le Bureau de l’AIPRP élabore et mette en œuvre un plan de formation sur l’AI.

Recommandation no 15

Que le Bureau de l’AIPRP examine l’utilisation qu’il fait d’ATIPflow en vue d’une gestion proactive de l’AIPRP, y compris des rapports courants à la haute direction.

Recommandation no  16

Que la GRC détermine les autres catégories d’information pouvant faire l’objet d’une divulgation proactive.

5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2006

Les recommandations ci-après ont été formulées pour appuyer les efforts continus de la GRC pour traiter les demandes de communication dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information :

 

Recommandation no 1.1 précédente

Que le manuel de référence de l’agent d’AIPRP soit mis à jour pour inclure les critères relatifs à l’éclaircissement ou à la modification d’une demande de communication.

Mesures prises :

L’organisation a négligé de suivre cette recommandation. Elle utilise encore le manuel de référence désuet. Selon l’ancien coordonnateur de l’AIPRP, la GRC reçoit de nombreuses demandes, dont les sujets sont trop diversifiés pour établir comme il se doit des critères permettant d’éclaircir ou de modifier une demande de communication. Bien que nous respections cette opinion, il faut reconnaître que bon nombre de ministères reçoivent aussi diverses demandes de communication et ont élaboré des critères pour l’éclaircissement ou la modification des demandes. Par conséquent, nous maintenons la recommandation.

Recommandation no 1.2 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication.

Mesures prises :

La GRC a également négligé de suivre cette recommandation. Selon l’ancien coordonnateur de l’AIPRP,la situation extrême dans laquelle se trouve la GRC l’empêche d’appliquer une telle mesure étant donné que tous ses efforts sont concentrés sur le traitement des demandes de communication. À notre avis, la GRC a créé cette situation extrême parce qu’elle n’a pas élaboré de procédures adéquates pour aider le personnel à traiter les demandes de communication. C’est pourquoi la recommandation est maintenue.

Recommandation no 1.3 précédente

Que le manuel de référence de l’agent d’AIPRP inclue des critères qui permettent de juger quand traiter une demande informellement.

Mesures prises :

La GRC n’a pas donné suite. Par conséquent, nous maintenons la recommandation.

Recommandation no 1.4 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP affecte un analyste expérimenté à l’accueil des demandes de communication pour que celui-ci détermine celles qui pourraient nécessiter une prorogation de délai et qu’il instaure des mesures de contrôle de sorte que toute demande de prorogation de délai est présentée dans le délai prescrit de 30 jours.

Mesures prises :

La GRC a donné suite. Toutefois, les résultats sont décevants. L’année dernière, la GRC a reçu 686 demandes durant la période du 1er avril au 30 novembre. De ces demandes, seulement une a été prorogée conformément à l’article 9. Cette année, pour la même période, elle a reçu 566 demandes, dont 77 ont été prorogées aux termes de l’article 9. De ces 77 demandes, 22 ont été terminées au-delà de la limite de temps prévue. En d’autres mots, la GRC a invoqué de nombreuses prorogations de délais par rapport à l’année précédente, mais n’a pas respecté le nouveau délai dans une proportion de 28,5 %.

Recommandation no 1.5 précédente

Lorsque la GRC consulte un ministère ou est consultée régulièrement par un ministère, que les deux concluent un protocole d’entente énonçant les responsabilités de chacun dans la procédure, notamment une disposition concernant la justification des exceptions.

Mesures prises :

La GRC n’a pas donné suite. La recommandation est maintenue.

Recommandation no 1.6 précédente

Si un délai prorogé n’est pas respecté, que le Bureau de l’AIPRP communique systématiquement avec le demandeur pour le lui indiquer, lui préciser la date de réponse escomptée et l’informer de son droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information.

Mesures prises :

La GRC n’a pas donné suite non plus. Selon l’ancien coordonnateur de l’AIPRP, il serait impossible de fournir une date de réponse en raison du nombre élevé de dossiers en présomption de refus. La réalité est que la GRC a tellement l’habitude de tout remettre à plus tard qu’elle n’envisagera même pas d’appliquer cette simple mesure qui permettrait d’atténuer en partie la frustration du demandeur. Pour cette raison, la recommandation est maintenue.

Recommandation no 1.7 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP affecte un analyste expérimenté à l’accueil des demandes de communication pour que celui-ci détermine celles qui sont susceptibles d’être transférées à une autre institution et qu’il instaure des mesures de contrôle de sorte que tout transfert est effectué dans le délai de 15 jours prévu par la Loi.

Mesures prises :

La GRC a donné suite.

Recommandation no 1.8 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP inscrive dans le manuel de référence de l’agent d’AIPRP des obligations uniformes concernant les documents versés aux dossiers pour consigner les mesures et les décisions prises dans le traitement des demandes de communication.

Mesures prises :

La GRC n’a pas donné suite à cette recommandation. Nous la maintenons.

Recommandation no 1.9 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP inclue dans le manuel de référence de l’agent d’AIPRP une obligation voulant qu’on mette par écrit la justification de l’exercice du pouvoir discrétionnaire.

Mesures prises :

La GRC n’a pas donné suite. Pour cette raison, la recommandation est maintenue.

Recommandation no 2.1 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP produise un rapport mensuel fournissant au Bureau et à la haute direction de la GRC des renseignements sur la mesure dans laquelle les délais de traitement des demandes de communication sont respectés.

Mesures prises :

 La GRC a partiellement donné suite à la recommandation puisqu’un rapport trimestriel est produit pour la haute direction. Toutefois, rien n’indique que la haute direction ait pris des mesures afin de régler les problèmes décrits dans les rapports.

Recommandation no 2.2 précédente

Que la GRC atteigne le niveau de conformité idéale aux délais prévus par la Loi d’ici le 31 mars 2007.

Mesures prises :

La GRC n’a manifestement pas donné suite à la recommandation. Elle a plutôt obtenu un résultat sans précédent de 70 % de demandes en présomption de refus. Selon l’ancien coordonnateur de l’AIPRP, il faudrait deux années avec le double d’employés pour obtenir ce résultat. La GRC a perdu six superviseurs d’expérience et n’a doté aucun poste.

Recommandation no 3.1 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP envisage le recours aux services d’entrepreneurs à titre de ressources additionnelles à court terme pour le traitement des demandes, dans le cadre de la stratégie de réduction du nombre de présomptions de refus.

Mesures prises :

La GRC n’avait embauché que deux consultants au moment d’aller sous presse. L’ancien coordonnateur de l’AIPRP soutient qu’il est difficile de conserver des consultants à l’effectif, car il faut pour occuper un tel poste une bonne connaissance des techniques d’enquête et une autorisation de sécurité valide. La plupart des ministères doivent traiter des demandes de communication très spécialisées. Ce problème n’est pas particulier à la GRC. Par conséquent, la recommandation est maintenue.

 

Recommandation no 4.1 précédente

Que la haute direction élabore une vision de l’accès à l’information qui puisse être communiquée au personnel de la GRC.

Mesures prises :

La GRC n’a pas donné suite. La recommandation est donc maintenue.

Recommandation no 4.2 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP élabore un plan opérationnel de l’AI à l’appui de la vision de l’accès à l’information et des objectifs en matière d’AI du Ministère.

Mesures prises :

La GRC n’a pas donné suite. La recommandation est donc maintenue.

Recommandation no 4.3 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP élabore un plan d’amélioration de l’AI pour l’élimination des présomptions de refus.

Mesures prises :

La GRC n’a pas donné suite à cette recommandation. Nous maintenons donc la recommandation.

Recommandation no 4.4 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP mette à jour le manuel de référence de l’agent d’AIPRP.

Mesures prises :

La GRC n’a pas donné suite à cette recommandation. Nous maintenons donc la recommandation.

Recommandation no 4.5 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP élabore et mette en œuvre un plan de formation sur l’AI.

Mesures prises :

Selon l’ancien coordonnateur de l’AIPRP, la lourde charge de travail au Bureau de l’AIPRP empêche la GRC d’offrir une formation à ses employés. Nous estimons pourtant qu’une formation adéquate rendrait les employés plus efficaces. Ce n’est là qu’un des nombreux exemples de l’inertie de la GRC. Par conséquent, la recommandation est maintenue.

 

Recommandation no 4.6 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP examine l’utilisation qu’il fait d’ATIPflow en vue d’une gestion proactive de l’AIPRP, y compris des rapports courants à la haute direction.

Mesures prises :

La GRC n’a pas donné suite, de sorte que nous maintenons la recommandation.

Recommandation no 5.1 précédente

Que la GRC détermine les autres catégories d’information pouvant faire l’objet d’une divulgation proactive.

Mesures prises :

La GRC n’a pas donné suite à cette recommandation. Pour cette raison, nous la maintenons.

 

6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1er avr. 2006 -

30 nov. 2006

1.

Nombre de demandes reportées :

437

498

2.

Demandes reportées du dernier exercice en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

347

423

Partie B : Nouvelles demandes à l’exclusion des demandes inscrites à la Partie A

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1er avr. 2006 -

30 nov. 2006

 3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

937

566

 4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

75

161

 4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

408

143

 4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

 

De 1 à 30 jours :

54

68

 

De 31 à 60 jours :

49

33

 

De 61 à 90 jours :

32

9

 

Plus de 91 jours :

273

33

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

18

77

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

4

38

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

0

22

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

 

De 1 à 30 jours :

0

13

 

De 31 à 60 jours :

0

5

 

De 61 à 90 jours :

0

4

 

Plus de 91 jours :

0

0

7.

Au 30 novembre 2006, combien de demandes étaient en présomption de refus?

125

 

EXTRAIT DE LA RÉPONSE DU COMMISSAIRE DE LA GRC AU RAPPORT D’ÉTAPE

« Tout d’abord, je tiens à vous assurer que la GRC est déterminée à fournir le service de la meilleure qualité à tous les Canadiens et Canadiennes dans l’exercice de leurs droits d’accès à l’information et, à cette fin, je veux réitérer notre ferme engagement à poursuivre notre collaboration avec votre Commissariat. J’aimerais souligner que depuis votre dernière période de rapport, notre taux de respect, bien qu’il soit encore faible, s’est amélioré considérablement comparativement à la même période l’an dernier.

[...] Je m’assurerai que notre coordonnateur de l’AIPRP étudie en profondeur les recommandations que vous avez formulées à notre intention. »