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Fiches de rendement


Année


Sécurité publique et Protection civile Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. CONTEXTE

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport fait état des progrès réalisés par Sécurité publique et Protection civile Canada (SPPCC) quand il s’agit d’atteindre une conformité idéale quant aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. Il contient également des renseignements sur l’état de la mise en œuvre des recommandations faites dans le rapport d’étape de 2006. Veuillez noter qu’à compter du 7 mars 2007, le ministère s’appellera Sécurité publique Canada. Bien que l’appellation légale demeure celle de ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile, on pourrait ailleurs faire référence au ministère sous sa nouvelle appellation.

  1. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ

L’année dernière, le Commissariat à l’information du Canada produisait sa première fiche de rendement sur SPPCC. Le ministère n’a pas réussi à atteindre une conformité idéale pendant la période visée par l’examen. Par conséquent, SPPCC n’a pas pu respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, selon laquelle il doit répondre aux demandes en temps opportun.

 

Pendant l’exercice 2004-2005, le ministère a reçu 150 nouvelles demandes de communication et en a reporté 25 de l’exercice précédent, ce qui donne en tout 175 demandes. De ce nombre, 24 étaient en présomption de refus, quatre avaient été reportées de l’exercice précédent et étaient considérées comme des présomptions de refus, et huit, considérées aussi comme des présomptions de refus, ont été reportées sur l’exercice suivant. Par conséquent, le pourcentage de présomptions de refus pour l’exercice 2004-2005 était de 20,6 %, soit la note « F » selon l’échelle de notation.

Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, le ministère a reçu 102 nouvelles demandes de communication et en a reporté 45 de l’exercice précédent, soit 147 demandes de communication au total. De ce nombre, au 30 novembre 2004, 14 étaient en présomption de refus, huit reportées de l’exercice précédent étaient considérées comme des présomptions de refus, et neuf demeuraient des présomptions de refus à la fin de la période de huit mois. Le pourcentage de présomptions de refus pour les huit premiers mois de 2005-2006 était de 21,1 %, soit la note « F » selon l’échelle de notation.

3. SITUATION ACTUELLE

Pour les huit premiers mois de l’exercice 2006-2007, le ministère a reçu 150 nouvelles demandes et en a reporté 56 de l’exercice précédent, pour un total de 206 demandes de communication. Autrement dit, le ministère a reçu 150 % plus de demandes que lors de l’exercice précédent durant la même période. Le taux de présomptions de refus pour les huit premiers mois de l’exercice était de 18,9 %, ce qui a donné la note « D » sur l’échelle de notation.

4. RECOMMANDATIONS

Pour les raisons énoncées dans le présent rapport, SPPCC n’a pu atteindre la conformité idéale des délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation no 1

Le sous-ministre devrait veiller à ce que le Bureau de l’AIPRP mette en œuvre toutes nos recommandations contenues dans les fiches de rendement et les examens de la situation et à ce que le ministère atteigne et maintienne la conformité

idéale dans les plus brefs délais.

SPPCC n’a pas réussi à atteindre la conformité idéale. Le quart de sa charge de travail se composait de demandes reportées de l’exercice précédent. Près du tiers de ces demandes étaient en présomption de refus. Si SPPCC avait traité ces demandes dans les délais, le taux de demandes en présomption de refus lui aurait valu la note « B » sur l’échelle de notation. L’organisation devra déployer des efforts additionnels pour traiter ces demandes résiduelles afin d’améliorer ses résultats.

Recommandation no 2

Que l’ordonnance de délégation de pouvoirs de SPPCC soit modifiée afin de conférer des pouvoirs délégués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au coordonnateur de l’AIPRP, qui possède les connaissances requises pour prendre des décisions aux termes de la Loi.

La recommandation no 1.9 précédente n’a pas été mise en œuvre dans l’exercice précédent. Nous continuons de croire qu’elle devrait l’être.

Recommandation no 3

Que la haute direction lance l’élaboration d’une vision de l’accès à l’information qui puisse être communiquée au personnel du ministère.

La recommandation no 4.1 précédente n’a pas été mise en œuvre dans l’exercice précédent. Nous maintenons qu’elle devrait l’être.

Recommandation no 4

Que SPPCC, dans le cadre du renouvellement du programme de gestion de l’information, détermine si d’autres catégories de renseignements peuvent faire l’objet d’une diffusion proactive.

La recommandation no 5.1 précédente n’a pas été mise en œuvre dans l’exercice précédent. Selon nous, elle devrait l’être.

Recommandation no 5

Que le Bureau de l’AIPRP inclue dans les procédures à l’intention des BPR de SPPCC en vertu de la Loi sur l’accès à l’information des conditions prévoyant l’inscription des motifs quand on invoque une exception, exerce un pouvoir discrétionnaire et envisage une exception aux exceptions obligatoires.

La recommandation no 1.11 précédente n’a pas été mise en œuvre dans l’exercice précédent. Nous continuons de croire qu’elle devrait l’être.

Recommandation no 6

Que le Bureau de l’AIPRP élabore des critères relatifs à l’exercice du pouvoir discrétionnaire quant à la communication ou non d’information susceptible d’être assujettie à une exception discrétionnaire.

La recommandation no 4.5 précédente n’a pas été mise en œuvre dans l’exercice précédent. Nous continuons de croire qu’elle devrait l’être.

 

5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2006

Les recommandations ci-après ont été formulées pour appuyer les efforts continus de SPPCC afin de traiter les demandes de communication dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information :

Recommandation no 1.1 précédente

Que l’on consigne dans le Manuel de procédures de l’AIPRP les critères au sujet de la clarification ou de la modification d’une demande de communication.

Mesures prises :

Mise en œuvre. Le 1er novembre 2006, le ministère a terminé la première version du Manuel de procédures de l’AIPRP.

Recommandation no 1.2 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication.

Mesures prises :

Le ministère a donné suite. En vertu de la politique proposée, le demandeur sera dispensé d’acquitter les frais : si la demande n’est pas traitée dans les délais; si les frais de photocopie ne dépassent pas 25 $; si on estime que la recherche prendra moins de deux heures au-delà de la période de cinq heures sans frais prévue pour chaque demande; ou dans toute autre situation jugée raisonnable par le coordonnateur de l’AIPRP.

Recommandation no 1.3 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP établisse et inscrive dans un manuel de l’AIPRP les critères qui s’appliquent quand il s’agit d’obtenir le consentement du demandeur lorsqu’une demande de communication relative à des renseignements personnels est soumise en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et que SPPCC désire la traiter en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Mesures prises :

Mise en œuvre. La politique proposée prévoit :
  • si une demande de communication relative à des renseignements personnels est faite en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, le service de l’AIPRP communiquera avec le demandeur pour obtenur son consentement à ce que SPPCC traite la demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • si le demandeur veut que la demande soit aussi traitée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, le service de l’AIPRP lui fera savoir que les critères de recherche (par nom) sont les mêmes pour l’accès à l’information et pour la protection des renseignements personnels;
    • si le demandeur insiste, le service de l’AIPRP traitera aussi la demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information sans exiger les frais prévus – mais seulement si la recherche concerne les mêmes documents ou si le demandeur est en mesure d’indiquer les documents précis contenant l’information visée par la demande.

    Recommandation no 1.4 précédente

    Que le Bureau de l’AIPRP établisse des critères qui permettent de juger quand considérer une demande de communication comme abandonnée ou impossible à traiter.

    Mesures prises :

    Mise en œuvre. La politique proposée prévoit :
    • dans les cas où il n’existe pas de document se rapportant à la demande, le service de l’AIPRP fera savoir par écrit au demandeur que le ministère n’a pas pu traiter sa demande parce qu’il n’existe aucun document se rapportant à celle-ci;
    • lorsque le service de l’AIPRP écrit au demandeur pour lui demander des précisions ou fournir une estimation des frais et demander le versement d’un dépôt, il doit indiquer dans la lettre que, si le demandeur ne donne pas suite dans les 30 jours, la demande sera réputée « abandonnée par le demandeur ».

    Recommandation no 1.5 précédente

    Que le Bureau de l’AIPRP élabore, pour fins d’inclusion dans un manuel de l’AIPRP, des critères à prendre en considération lorsqu’il s’agit de décider de proposer à un demandeur que sa demande soit traitée en dehors de la procédure officielle.

    Mesures prises :

    Mise en œuvre. La politique proposée prévoit :
    • le service de l’AIPRP contactera le demandeur par téléphone ou par écrit, pour s’assurer que le demandeur accepte que sa demande de communication soit traitée en dehors de la procédure officielle si les documents qu’il a demandés ont déjà été communiqués. Le service de l’AIPRP lui fera savoir que les demandes traitées en dehors de la procédure ne peuvent pas faire l’objet d’une plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada;
    • si une personne demande la communication d’information déjà visée par une demande, peut-être après l’avoir vue dans le Système de coordination des demandes d'accès à l'information (SCDAI) de TPSGC, l’information sera communiquée sans frais au demandeur, dans la mesure où les frais de photocopie ne dépassent pas 25 $.

     

    Recommandation no 1.6 précédente

    Que le Bureau de l’AIPRP élabore un modèle de traitement des demandes qui respecte les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information.

    Mesures prises :

    Mise en œuvre. Le ministère a adopté un processus en six étapes pour traiter les demandes de communication dans les délais prévus par la Loi. L’échéancier prévoit un jour pour la réception de la demande, dix jours aux services pour faire leurs commentaires, voir si des exceptions s’appliquent ou si des consultations s’imposent. Dix autres jours sont également prévus pour l’examen des commentaires et des exceptions et demander une prorogation pour les consultations. Enfin, cinq jours sont prévus pour obtenir l’autorisation du SMA avant la communication.

    Recommandation no 1.7 précédente

    Que le Bureau de l’AIPRP produise un rapport mensuel qui l’informe, lui et la haute direction de SPPCC, du respect des échéances dans le traitement des demandes de communication. Les rapports fourniront à la haute direction, aux BPR et au Bureau de l’AIPRP les renseignements nécessaires pour évaluer le respect, à l’échelle du ministère, des délais établis par la Loiet le ministère pour le traitement des demandes de communication.

    Mesures prises :

    Mise en œuvre. Le Bureau de l’AIPRP suit de près les échéances et fournit chaque semaine de l’information à la haute direction et aux BPR au moyen d’un rapport d’activité.

    Recommandation no 1.8 précédente

    Que SPPCC revoie la procédure de traitement des demandes de communication en vue de l’élimination des nombreuses étapes d’examen et d’approbation qui n’ajoutent rien au processus décisionnel en matière d’AI. Que les besoins de communication des BPR et d’autres intervenants ayant besoin d’information sur les documents à communiquer à la suite d’une demande de communication soient comblés à la faveur d’une procédure distincte et parallèle.

    Mesures prises :

    Le processus en vigueur est décrit dans la Recommandation no 1.6 plus haut. Nous estimons toutefois que le processus d’approbation pourrait être simplifié, suivant la Recommandation no 2, qui porte sur la modification de l’ordonnance de délégation.

    Recommandation no 1.9 précédente

    Que l’ordonnance de délégation de pouvoirs de SPPCC soit modifiée afin de conférer des pouvoirs délégués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au coordonnateur de l’AIPRP, qui possède les connaissances requises pour prendre des décisions aux termes de la Loi.

     

    Mesures prises :

    SPPCC est en train d’examiner la recommandation. Le ministère n’a pas donné suite. Pour cette raison, la recommandation est maintenue.

    Recommandation no 1.10 précédente

    Que le Bureau de l’AIPRP inclue dans un manuel de l’AI l’obligation de communiquer avec un demandeur lorsqu’il est peu probable que la nouvelle échéance sera respectée et de l’informer de la nouvelle date de réponse prévue.

    Mesures prises :

    Incluse dans un projet de politique :
    • si les délais prorogés ne sont pas respectés, le service de l’AIPRP informera par écrit les demandeurs de leur droit de porter plainte au Commissaire à l’information;
    • le service de l’AIPRP informera également par écrit le demandeur que le délai initial de réponse de 30 jours est prorogé et enverra au besoin une copie de l’avis au Commissariat à l’information du Canada.

    Recommandation no 1.11 précédente

    Que le Bureau de l’AIPRP inclue dans les Procédures à l’intention des BPR de SPPCC l’obligation, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, d’énoncer par écrit les motifs pour l’invocation de toutes les exceptions, pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire et la prise en considération des exceptions obligatoires.

    Mesures prises :

    SPPCC est en train d’examiner la recommandation. Le ministère n’a pas donné suite. Pour cette raison, la recommandation est maintenue.

    Reecommandation no 1.12 précédente

    Que, lorsque SPPCC consulte un autre ministère ou qu’un autre ministère le consulte régulièrement, les ministères concluent un protocole d’entente définissant leurs responsabilités respectives dans le processus de consultation, y compris la prestation de justifications pour les exceptions invoquées.

    Mesures prises :

    SPPCC est en train d’examiner la recommandation. Des accords sans caractère officiel ont été conclus avec l’ASFP, la GRC et le MAECI.

    Recommandation no  2.1 précédente

    Que le Comité de la haute direction de SPPCC gère et vérifie activement les améliorations apportées au programme d’AI, dont l’élaboration d’un plan d’amélioration de l’AI.

    Mesures prises :

    En voie de mise en œuvre. Le 1er octobre 2006, le ministère avait rédigé sa première version du plan d’amélioration de l’AIPRP.

    Recommandation no 2.2 précédente

    Que le Bureau de l’AIPRP mène une analyse des demandes de communication traitées pendant les exercices 2004-2005 et 2005-2006 pour déterminer les raisons du non-respect des délais et établisse un plan pour remédier à la situation, dans le cadre du plan d’amélioration de l’AI.

    Mesures prises :

    Le plan d’amélioration est terminé. La haute direction assure un suivi continu à cet égard. Toutefois, nous recommandons la modification du plan puisque nous sommes en désaccord avec la demande de prorogation automatique de 130 jours pour chaque demande qui nécessite des consultations.

    Recommandation no 2.3 précédente

    Que SPPCC atteigne un niveau de respect substantiel des délais prévus par la Loi au plus tard le 31 mars 2008.

    Mesures prises :

    Le ministère entend atteindre une conformité substantielle au 31 mars 2008. Toutefois, nous recommandons cette année que le sous-ministre voie à ce que le Bureau de l’AIPRP mette en œuvre toutes nos recommandations découlant des fiches de rendement et des examens d’étape et à ce que le ministère atteigne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

    Recommandation n3.1 précédente

    Qu’on examine le budget du Bureau de l’AI et qu’on élabore un plan d’amélioration de l’AI afin de déterminer le niveau de personnel qui convient pour le respect des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information.

    Mesures prises :

    En voie de mise en œuvre. Le Bureau de l’AIPRP a fait l’objet d’un examen complet, à la suite duquel des options ont été proposées. Des mesures de dotation sont en cours pour combler les postes vacants. En outre, une analyse de rentabilisation est en voie d’élaboration concernant les besoins en affectation de ressources.

    Recommandation no 4.1 précédente

    Que la haute direction lance l’élaboration d’une vision de l’accès à l’information qui puisse être communiquée au personnel du ministère.

    Mesures prises :

    En cours d’examen. Le ministère n’a pas donné suite à cette recommandation. Pour cette raison, nous la maintenons.

    Recommandation no 4.2 précédente

    Que le Bureau de l’AIPRP élabore un plan opérationnel de l’AI assorti d’un volet d’amélioration relatif à l’AI pour l’élimination des présomptions de refus.

    Mesures prises :

    En voie de mise en œuvre Au 1er octobre 2006, le ministère avait rédigé sa première version du plan opérationnel et d’amélioration de l’AIPRP.

    Recommandation no 4.3 précédente

    Que le Bureau de l’AIPRP élabore un manuel des politiques et procédures de l’AI pour le traitement des demandes de communication.

    Mesures prises :

    En voie de mise en œuvre.

    Recommandation no 4.4 précédente

    Que soient mises à jour les Procédures à l’intention des BPR de SPPCC pour le traitement des documents en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

    Mesures prises :

    En voie de mise en œuvre. Les procédures sont mises à jour dans la première version du Manuel de procédures de l’AIPRP.

    Recommandation no 4.5 précédente

    Que le Bureau de l’AIPRP élabore des critères relatifs à l’exercice du pouvoir discrétionnaire quand il s’agit de la communication ou non d’information assujettie à une exception discrétionnaire.

    Mesures prises :

    En voie d’examen. Le ministère n’a pas donné suite à cette recommandation. Pour cette raison, nous la maintenons.

    Recommandation no 4.6 précédente

    Que le Bureau de l’AIPRP élabore et mette en œuvre un plan de formation en AI.

    Mesures prises :

    Mise en œuvre. Seize ateliers de formation seront donnés entre le 9 novembre 2006 et le 1er mars 2007, à l’intention de tous les employés ayant part, directement ou indirectement, au processus d’AIPRP.

    Recommandation no 4.7 précédente

    Que le Bureau de l’AIPRP examine l’utilisation qu’il fait d’ATIPflow et d’ATIPimage afin de déterminer si ces outils sont pleinement utilisés pour une meilleure gestion de l’administration de l’AIPRP.

    Mesures prises :

    En voie de mise en œuvre. Le Bureau de l’AIPRP est en train de définir ses besoins en vue de la conduite d’une évaluation des menaces et des risques. Il s’inspirera des résultats de la démarche pour élaborer une stratégie de mise en œuvre à l’échelle ministérielle des nouveaux outils technologiques offerts.

     

    Recommandation no 5.1 précédente

    Que SPPCC, dans le cadre du renouvellement du programme de gestion de l’information, détermine les autres catégories d’information pouvant être communiquées systématiquement.

    Mesures prises :

    En voie d’examen. Le ministère n’a pas donné suite à cette recommandation. Pour cette raison, nous la maintenons.

     

     

    6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE

    Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

    Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent

    1er avr. 2005 -

    31 mars 2006

    1er avr. 2006 -

    30 nov. 2006

    1.

    Nombre de demandes reportées :

    46

    56

    2.

    Demandes reportées du dernier exercice en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

    13

    20

    Partie B : Nouvelles demandes à l’exclusion des demandes inscrites à la Partie A

    1er avr. 2005 -

    31 mars 2006

    1er avr. 2006 -

    30 nov. 2006

    3.

    Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

    172

    150

    4.A

    Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

    74

    54

    4.B

    Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

    13

    11

    4.C

    Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

     

    De 1 à 30 jours :

    10

    5

     

    De 31 à 60 jours :

    2

    3

     

    De 61 à 90 jours :

    1

    3

     

    Plus de 91 jours :

    0

    0

    5.

    Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

    73

    75

    6.A

    Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

    8

    17

    6.B

    À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

    23

    2

    6.C

    Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

     

    De 1 à 30 jours :

    8

    1

     

    De 31 à 60 jours :

    5

    0

     

    De 61 à 90 jours :

    4

    0

     

    Plus de 91 jours :

    6

    1

    7.

    Au 30 novembre 2006, combien de demandes étaient en présomption de refus?

    6

     

    EXTRAIT DE LA RÉPONSE DE LA SOUS-MINISTRE AU RAPPORT D’ÉTAPE

    « Lorsque votre Commissariat a procédé à son premier examen du ministère, nous avons obtenu la note « F ». Comme vous l’avez souligné dans votre deuxième examen, le ministère a pris nombre de mesures en réaction à cette note inacceptable et aux recommandations de votre Commissariat. Les progrès réalisés jusqu'à maintenant nous ont valu une note plus élevée, soit « D ».

    Parmi nos réalisations, nous avons mis en place un modèle de traitement simplifié, rédigé un manuel administratif sur l’AIPRP, établi un plan de fonctionnement et d’amélioration, et mis en œuvre des séances de formation en matière d’accès à l’information à l’intention des gestionnaires et du personnel.

    Bien que votre confirmation que nous avons bel et bien progressé nous encourage, nous admettons qu’il reste encore beaucoup à faire pour atteindre l’objectif fixé qui est d’obtenir au moins une note « B » d’ici 2008. Nous croyons qu’il conviendrait de conserver cet objectif. Nous nous engageons à travailler avec diligence pour continuer à améliorer notre rendement.

    Les responsables du ministère continueront de collaborer avec votre personnel alors que nous allons de l’avant. Je vous remercie encore une fois de m’avoir fait part des résultats de votre plus récent examen. »