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Fiches de rendement


Année


Santé Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. Contexte

2. Historique en matière de respect

3. Situation actuelle

4. Recommendations

5. État de l'application des recommendations de 2005

6. Questionnaire et rapport statistique


1. CONTEXTE ▲HAUT

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité à la limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport examine les progrès réalisés par Santé Canada en vue d’obtenir une conformité « idéale » aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. De plus, il contient de l’information sur l’état de la mise en application des recommandations qui ont été faites dans le rapport d’étape de janvier 2005.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT ▲HAUT

La fiche de rendement de janvier 1999 attribuait à Santé Canada (SC) la note « F » (alerte rouge) en raison d’un rapport de 51,2 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues du 1er avril au 30 novembre 1998. Pour la durée complète de l’exercice 1998-1999, ce rapport s’élevait à 61,8 %.

L’année suivante, du 1er avril au 30 novembre 1999, ce rapport s’était amélioré de façon spectaculaire, passant à 3,1 %, soit la note « A ». En outre, les arriérés des demandes en présomption de refus avaient été entièrement éliminés.

SC a maintenu la note « A », qui correspond à une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information, pour chacune des années suivantes, les rapports de conformité se maintenant entre 4,5 et 5 % pour la dernière période visée par le rapport. Toutefois, à la fin de l’exercice 2002-2003, le pourcentage de présomptions de refus est passé à 7,2 %, ce qui correspond à la note « B ».

Dans le rapport d’étape pour 2004, on signalait que SC avait atteint un rapport de 5,4 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues pour la période du 1er avril au 30 novembre 2004, ce qui représente une autre note « B » et une conformité substantielle aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

Dans le rapport d’étape pour 2005, Santé Canada s’est vu attribuer une note inférieure à la norme, soit « D », pour avoir présenté une fiche de 17,2 % comme rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues entre le 1er avril et le 30 novembre 2004. C’était la première année où les demandes reportées de l’exercice précédent et le nombre de demandes déjà en présomption de refus au 1er avril étaient prises en considération.

Pour l’exercice financier 2004-2005, Santé Canada s’est vu attribuer une note « D », car son rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues était de 19,6 %.

3. SITUATION ACTUELLE ▲HAUT

Pour la période faisant l’objet du présent rapport, les demandes reportées de l’exercice précédent ainsi que le nombre de demandes déjà en présomption de refus le 1er avril ont été prises en considération. Le rendement du Ministère pour la période du 1er avril au 30 novembre 2005 atteint 18,9 %, ce qui correspond à la note « D ».

SC a reçu 1 164 demandes entre le 1er avril et le 30 novembre 2005. Le ministère avait reçu 901 demandes au cours de la même période l’an dernier. Au total, 273 demandes ont été reportées à la période du 1er avril au 30 novembre 2005, ce qui a accru l’arriéré de Santé Canada.

Santé Canada a entrepris l’exercice 2005-2006 avec un arriéré de 273 demandes de communication et 102 demandes, soit 37 %, en présomption de refus.

Avec 1 363 nouvelles demandes de communication reçues durant l’exercice 2004-2005 et 1 164 nouvelles demandes de communication reçues au cours des neuf premiers mois de l’exercice 2005-2006, une tendance au maintien d’un arriéré de demandes de communication en présomption de refus au début de l’année représente un fardeau pour la Direction de l’AIPRP. Cet arriéré constitue un problème grave que le Ministère doit régler pour se conformer aux exigences de respect des délais de la Loi sur l’accès à l’information.

L’une des raisons invoquées pour expliquer l’arriéré des demandes de communication et les présomptions de refus est un manque chronique des ressources nécessaires au traitement des demandes de communication. En 2005, le bureau de l’AIPRP a obtenu un financement supplémentaire lui permettant d’embaucher 15 nouvelles années-personnes. Le financement supplémentaire devrait permettre d’éliminer efficacement tout l’arriéré des demandes d’ici le 31 décembre 2006.

4. RECOMMANDATIONS ▲HAUT

À cause des facteurs décrits dans le présent rapport, Santé Canada n’a pas été en mesure d’obtenir un respect idéal des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation n1

La Direction de l’AIPRP doit produire un rapport mensuel qui lui fournisse et fournisse à la haute direction de Santé Canada des renseignements sur la façon dont sont respectés les délais de réponse aux demandes de communication, de sorte qu’il soit possible de mesurer la conformité globale de SC à la Loi et ses délais de traitement des demandes de communication.

Un élément crucial de l’application de la Loi sur l’accès à l’information concerne le rôle de leadership au coordonnateur de l’AIPRP et de la haute direction d’un ministère. La haute direction exerce un leadership en faisant de l’accès à l’information une priorité ministérielle et en concrétisant une telle priorité par l’établissement des ressources, de la technologie et des politiques appropriées. Il est important que la haute direction crée, de concert avec le coordonnateur de l’AIPRP, une culture de l’ouverture et de l’accès à l’information ministérielle. Le coordonnateur de l’AIPRP est le chef de file ministériel de l’accès à l’information. À cet égard, le coordonnateur et son personnel fournissent le leadership et la formation compétentes pour que le processus d’accès fonctionne bien dans un ministère.

Recommandation n2

Santé Canada devrait parvenir à une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi au plus tard le 31 mars 2007.

5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2005 ▲HAUT

Les recommandations suivantes ont été faites afin d’appuyer les efforts continus déployés par SC pour traiter les demandes dans les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information :

Recommandation n1 précédente

Le bureau de l’AIPRP de SC doit être doté des ressources nécessaires à l’obtention d’une conformité idéale aux délais visés par la Loi sur l’accès à l’information.

Suites données :

La mesure la plus importante prise par le Ministère pour répondre au rapport de l’année dernière a été l’engagement d’un financement supplémentaire de 1 600 000 $.

Cette augmentation du budget permettra au Ministère de doubler le nombre d’employés chargés de répondre aux besoins de traitement des demandes de communication que reçoit le Ministère.

Recommandation n2 précédente

Que l’ordonnance de délégation des pouvoirs soit modifiée afin que le coordonnateur de l’AIPRP jouisse de pouvoirs délégués similaires pour l’application de la Loi sur la protection de la vie privée et pour l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Suites données :

L’ordonnance de délégation des pouvoirs n’a pas encore été modifiée. Le Ministère étudie actuellement une nouvelle ordonnance de délégation.

6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE ▲HAUT

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent.

1er avr. 2004 - 31 mars 2005

1er avr. 2005 - 30 nov. 2005

1.

Nombre de demandes reportées :

355

273

2.

Demandes reportées du dernier exercice — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

112

102

Partie B : Nouvelles demandes — Demandes de la Partie A exclues.

1er avr. 2004 - 31 mars 2005

1er avr. 2005 - 30 nov. 2005

3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

1363

1164

4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

643

528

4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

25

26

4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

 

De 1 à 30 jours :

17

24

 

De 31 à 60 jours :

3

0

 

De 61à 90 jours :

2

1

 

Plus de 91 jours :

3

1

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

640

451

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

350

158

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

98

42

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

 

De 1 à 30 jours :

58

28

 

De 31 à 60 jours :

20

10

 

De 61 à 90 jours :

12

2

 

Plus de 91 jours :

8

2

7.

Au 30 novembre 2004, combien de demandes étaient en présomption de refus?

102