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Fiches de rendement


Année


Agriculture et Agroalimentaire Canada

Rapport d’étape sur la fiche de rendement de 2005

1. Contexte

2. Historique en matière de respect

3. Situation actuelle

4. Recommendations

5. État de l'application des recommendations de 2005

6. Questionnaire et rapport statistique



1. CONTEXTE ▲HAUT

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaire

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité à la limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport examine les progrès réalisés pas Agriculture et Agroalimentaire Canada quand il s’agit d’atteindre une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. Il contient également des renseignements sur l’état de la mise en oeuvre des recommandations faites dans le rapport d’étape de janvier 2005.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT ▲HAUT

En 2003-2004, le Ministère a reçu 219 nouvelles demandes d’accès. Des demandes reçues en 2003-2004 et traitées, 19 étaient en présomption de refus, tandis que 13 ont été reportées sur l’exercice suivant et sont considérées comme des présomptions de refus. Le nombre de présomptions de refus, en comptant les demandes reportées au début de l’exercice 2003-2004, s’élève à 42 (sur 247 demandes), soit un taux de 17 %, ce qui correspond à la note « D » sur l’échelle de classement.

Au cours des neufs premiers mois de l’exercice 2004-2005, le ministère a reçu 119 nouvelles demandes de documentation. Au 31 décembre 2004, en ce qui a trait aux demandes reçues au cours des neuf premier mois, neuf demandes traitées avaient donné lieu à une présomption de refus et dix autres non traitées avaient également donné lieu à une présomption de refus. Le nombre de présomptions de refus, en comptant les demandes reportées au début de l’exercice 2004-2005, s’élève à 32 (sur 146 demandes), soit un taux de 22 % donnant lieu à la note F sur l’échelle de classement. Pour la première fois, on a tenu compte des demandes reportées de l’exercice précédent et du nombre de demandes déjà en présomption de refus le 1er avril.

Pour l’exercice 2004-2005, Agriculture et Agroalimentaire Canada a reçu la note « F » à la suite d’un rapport de 22,8 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues.

3. SITUATION ACTUELLE ▲HAUT

Pour la période visée par le rapport, on a tenu compte des demandes reportées de l’exercice précédent et du nombre de demandes déjà en présomptions de refus le 1er avril. Ainsi, pour la période du 1er avril au 30 novembre 2005, le rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues a été établi à 38,7 %, ce qui a valu au ministère de l’Agriculture et de l’Agroalimentaire la note « F ».

Au total, 95 demandes ont été reçues entre le 1er avril et le 30 novembre 2005, comparativement aux 119 reçues pendant la même période l’an dernier. Seize demandes ont été reportées sur la période du 1er avril au 30 novembre 2005, dont 11, soit 68,75 % sont en présomption de refus.

Avec 158 nouvelles demandes reçues en 2004-2005 et 95 autres reçues au cours des neufs premiers mois de 2005-2006, la tendance à l’accumulation d’un arriéré de présomptions de refus en début d’année représente un fardeau pour la Division de l’AIPRP. Cet arriéré constitue un problème grave qu’il y a lieu de régler pour rétablir le respect des délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information.

Cependant, le nouveau directeur de l’AIPRP a su attirer des experts de l’AIPRP dans son équipe de spécialistes pour l’aider dans la réorganisation du bureau et dans l’évaluation des opérations et des procédures fondamentales. Au total, sept nouveaux employés sont entrés en fonction à l’AIPRP (y compris le directeur), faisant passer le personnel de 5 à 13 membres. L’augmentation de l’effectif devrait contribuer grandement au raccourcissement des délais de traitement des demandes de documentation. Le Bureau de l’AIPRP a aussi revu ses procédures et s’est doté d’une nouvelle politique en matière d’AIPRP.

4. RECOMMANDATIONS ▲HAUT

En raison des facteurs décrits dans le présent rapport, Agriculture et Agroalimentaire Canada n’a pas réussi à atteindre une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation n° 1

Agriculture et Agroalimentaire Canada devrait atteindre une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information d’ici le 31 mars 2007.

5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2005 ▲HAUT

Dans le rapport de l’an dernier, le Commissaire à l’information a formulé 26 recommandations visant à aider le ministère de l’Agriculture et de l’Agroalimentaire à se conformer aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information. Le Ministère approuve chacune de ces recommandations. Actuellement, toutes les mesures visant à suivre les recommandations ont été prises ou le seront d’ici le 30 juin 2006. Les recommandations suivantes se rapportent spécifiquement à la réduction de l’arriéré.

Recommandation n° 2.1 précédente

Le Bureau de l’AIPRP devrait produire un rapport mensuel fournissant au Bureau de l’AIPRP et à la haute direction du Ministère des renseignements sur la mesure dans laquelle les délais de réponse aux demandes d’accès sont respectés. Ces rapports informeront la haute direction, les BPR et le Bureau de l’AIPRP des délais prévus par la Loi et par le Ministère pour le traitement des demandes de communication.

Suites données 

: Le Bureau de l’AIPRP a produit des rapports de rendement hebdomadaires à l’intention de la haute direction depuis janvier 2006.

Recommandation n° 2.2 précédente

Le coordonnateur de l’AIPRP devrait recevoir du Ministre, par écrit, par le biais de l’ordonnance de délégation de pouvoirs, l’autorisation d’exercer le pouvoir de répondre aux demandes dans les délais, que le processus d’examen soit terminé ou non.

Suites données  : Le Ministère est d’accord avec la recommandation du Commissaire. Une ordonnance de délégation révisée a été rédigée et est présentement sous examen. On prévoit qu’elle prendra effet au 30 juin 2006.

Recommandation n° 2.3 précédente

Agriculture et Agroalimentaire Canada devrait atteindre une conformité substantielle aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information d’ici le 31 mars 2006.

Suites données

: Le Ministère est d’accord avec la recommandation et a pris des mesures concrètes pour atteindre cet objectif. On a entre autres élaboré un plan de fonctionnement et d’amélioration pour le Bureau de l’AIPRP. Ce plan fait état des priorités, des tâches, des ressources, des produits livrables, des jalons, des échéances et des responsabilités. De plus, une nouvelle délégation est en cours d’approbation.

6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE ▲HAUT

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent.

1er avr. 2004 – 31 mars 2005

1er avr. 2005 – 30 nov. 2005

1.

Nombre de demandes reportées :

26

16

2.

Demandes reportées du dernier exercice — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

3

11

Partie B : Nouvelles demandes — Demandes de la Partie A exclues.

1er avr. 2004 – 31 mars 2005

1er avr. 2005 – 30 nov. 2005

3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

158

95

4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

125

64

4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

12

11

4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

 

De 1 à 30 jours :

7

5

 

De 31 à 60 jours :

1

3

 

De 61à 90 jours :

-

1

 

Plus de 91 jours :

4

5

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

21

6

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

5

3

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

16

3

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

 

De 1 à 30 jours :

2

-

 

De 31 à 60 jours :

2

1

 

De 61 à 90 jours :

1

-

 

Plus de 91 jours :

7

2

7.

Au 30 novembre 2004, combien de demandes étaient en présomption de refus?

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