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Fiches de rendement


Année


Sécurité publique et protection civile Canada


Table des matières

Aperçu

Contexte et Glossaire

Chapitre 1 : La Procédure de Demande de Communication

Chapitre 2 : Les Présomptions de Refus

Chapitre 3 : Le Profil des Ressources

Chapitre 4 : Le Cadre de Leadership

Chapitre 5 : Le Cadre de Gestion de L'information

Chapitre 6 : Le Profil des Plaintes

Chapitre 7 : Conclusion

Liste des Recommandations

Questionnaire Relatif aux Fiches de Rendement


 

APERÇU ▲HAUT

Dans le cadre de son mandat proactif, le Commissariat choisit chaque année un ou des ministères pour examen et établit à leur égard une fiche de rendement. L’examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Sécurité publique et Protection civile Canada (SPPCC) applique la Loi sur l’accès à l’information par l’intermédiaire du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de la Division des services exécutifs. Le coordonnateur de l’accès à l’information (AI) du Bureau a reçu du responsable de l’institution des pouvoirs délégués limités pour la prise de décisions de nature administrative seulement en vertu de la Loi. Le responsable de l’institution a délégué à la haute direction le pouvoir de prendre des décisions à l’égard des exceptions.

Un élément essentiel de l’application de la Loi sur l’accès à l’information est le rôle de premier plan qu’exercent le coordonnateur de l’AI et la haute direction d’un ministère. Cette dernière exerce son autorité en faisant de l’accès à l’information une priorité pour toute l’organisation, puis en donnant suite à cet engagement en fournissant les ressources, la technologie et les politiques voulues. De concert avec le coordonnateur de l’AI, la haute direction doit instaurer une culture ministérielle de transparence et d’accès à l’information. Au Ministère, le coordonnateur de l’AI est le champion de l’accès à l’information.

La présente fiche de rendement révèle un problème grave et persistant de présomptions de refus au Ministère. La procédure interne d’examen et d’approbation des documents à communiquer à la suite des demandes de communication est sujette à de nombreux examens et approbations, ce qui a pour effet de retarder le traitement des demandes au point où il semble presque impossible de respecter les délais prévus dans la Loi. Les nombreux examens et approbations qui précèdent la communication des documents favorisent une culture institutionnelle axée sur la prudence.

L’ordonnance de délégation de pouvoirs en vigueur a été approuvée le 1er avril 2003 (bien que le ministère soit présentement à l’améliorer). Elle vise à donner aux gestionnaires de programmes le pouvoir de prendre les décisions non administratives en vertu de la Loi et de laisser la prise des décisions administratives au coordonnateur de l’AIPRP. Les décisions à prendre aux termes de la Loi sur l’accès à l’information devraient être confiées aux personnes qui possèdent les connaissances voulues en la matière.

La présente fiche de rendement fait des recommandations pour les activités d’AI de SPPCC. Soulignons qu’un des principaux éléments du cadre administratif servant à appuyer la mise en œuvre de la Loi sur l’accès à l’information est le plan opérationnel de l’AI du Bureau de l’AIPRP. Le plan définirait les priorités, les tâches, les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités liés à la mise en œuvre du plan d’activités et les recommandations de la présente fiche de rendement que le Ministère a acceptées. D’autres recommandations concernent le besoin d’une documentation complète et à jour pour favoriser la prise de décision cohérente par les préposés aux opérations à l’appui de la Loi sur l’accès à l’information.

La présente fiche de rendement attribue une note globale au Ministère, note qui indique la mesure dans laquelle celui-ci s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Le barème de notation est présenté au Tableau 1.

Tableau 1 : Barème de notation utilisé dans la présente fiche de rendement

  • Des lacunes à combler
  • Note globale

    Opérations globales d’AI

    A = Idéal

    • La totalité des politiques et procédures, le plan opérationnel et le plan de formation et de dotation sont instaurés
    • Preuve du soutien de la haute direction avec une vision de l’AI
    • Rationalisation du processus d’approbation avec délégation de pouvoirs au coordonnateur de l’AIPRP
    • 5 % ou moins de présomptions de refus

    B = Substantiel

    • Petites lacunes faciles à combler par rapport à la situation idéale
    • 10 % ou moins de présomptions de refus

    C = Limite

      D = Inférieur à la norme

      • Lacunes majeures à combler

      F = Alerte rouge

      • Les lacunes majeures sont tellement nombreuses que le Ministère devra déployer des efforts importants pour les combler, ou nombreuses lacunes majeures persistantes qui n’ont pas été comblées au fil des années

      Selon ce barème, SPPCC obtient un « F » pour les huit premiers mois de l’exercice 2005-2006. Son rendement global mérite une « alerte rouge ».


      CONTEXTE ET GLOSSAIRE▲HAUT

      Dans le cadre de son mandat proactif, le Commissariat choisit chaque année un ou des ministères pour examen et établit à leur égard une fiche de rendement. L’examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère s’acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Les responsabilités et obligations peuvent être énoncées dans la Loi ou son règlement d’application, comme les délais de traitement d’une demande de communication. Elles peuvent également émaner du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ou de politiques, de procédures ou d’autres directives ministérielles en vigueur en matière d’accès à l’information.

      Les principes énoncés dans l’objet de la Loi sur l’accès à l’information sont fondamentaux pour le système d’accès à l’information. Ce sont :

      • L’information gouvernementale doit être accessible au public.
      • Les exceptions applicables au droit d’accès doivent être limitées et précises.
      • Les décisions relatives à la communication de l’information gouvernementale doivent être examinées indépendamment du gouvernement.

      Les fiches de rendement publiées depuis 1999 portaient sur le nombre de demandes en présomption de refus, les circonstances ayant donné lieu à la présomption de refus et des mesures pour l’élimination du problème. En 2005, la portée des fiches a été élargie, puisque celles-ci visent désormais la collecte de toute une gramme de données et de renseignements statistiques sur la façon dont un bureau de l’AI et un ministère s’acquittent de leurs responsabilités à l’égard de la Loi. Si le Commissariat, au cours de l’examen du rendement, relève des activités qui permettraient d’améliorer la procédure d’accès à l’information dans un ministère, une recommandation est faite à cet égard dans la fiche de rendement.

      SPPCC applique la Loi sur l’accès à l’information par l’intermédiaire du bureau de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Le coordonnateur du Bureau a reçu du responsable de l’institution des pouvoirs délégués limités pour la prise de décisions de nature administrative seulement en vertu de la Loi. Des pouvoirs décisionnels relatifs aux exceptions invoquées sont délégués à la haute direction.

      Dans le cadre de l’élaboration de la présente fiche de rendement, nous avons interrogé le coordonnateur de l’AIPRP le 5 janvier 2006. De plus, nous avons sélectionné aléatoirement 15 demandes de communication terminées au cours de l’exercice 2004-2005 et des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, et les avons examinées le 1er mars 2006. L’examen visait à déterminer si les mesures administratives employées pour traiter une demande de communication et prendre une décision sont bien documentées dans le dossier.

      Le directeur de l’AIPRP a remis au Commissariat à l’information du Canada le questionnaire qui figure à la fin de la présente fiche de rendement. Le questionnaire permet d’obtenir des données statistiques et autres sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information au Ministère.

      Un glossaire figure au Tableau 2.

      Tableau 2 : Glossaire

    • Fondées
      Plaintes fondées, mais non réglées, au sujet desquelles le Commissaire a demandé au plaignant l’autorisation de déférer l’affaire à la Cour fédérale.
       
    • Réglées
      Plaintes fondées, réglées par une mesure corrective satisfaisante pour le Commissaire.
       
    • Non fondées
      Plaintes jugées sans fondement.
      • Abandonnées
        Plaintes abandonnées à la demande du plaignant avant que l’affaire soit réglée.
    • Terme

      Définition

      Coordonnateur (ou directeur) de l’AI ou de l’AIPRP

      Chaque institution est tenue, conformément à la politique du Conseil du Trésor, de désigner un fonctionnaire qui assume la charge de coordonnateur de l’accès à l’information. Celui-ci a pour fonction de recevoir les demandes de communication. Il peut aussi jouir du pouvoir, délégué par le responsable de l’institution, d’imposer des frais, de demander des prorogations, de donner des avis et d’invoquer des exceptions. À cet égard, les compétences d’un coordonnateur varient d’une institution à l’autre.

      Conclusions relatives aux plaintes

      Le Commissariat regroupe sous les catégories suivantes les décisions rendues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

        Présomption de refus

        La Loi sur l’accès à l’information définit la notion de présomption de refus comme suit :

        10 (3) Le défaut de communication totale ou partielle d'un document dans les délais prévus par la présente loi vaut décision de refus de communication.

         

        Terme

        Définition

        Prorogation de délai

        On peut accorder une prorogation du délai initial de 30 jours pour répondre à une demande de communication dans les cas suivants :

        9 (1) Le responsable d'une institution fédérale peut proroger le délai mentionné à l'article 7 ou au paragraphe 8(1) d'une période que justifient les circonstances dans les cas où :

        a)

        l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;

        b)

        les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai;

        c)

        avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1). Dans l'un ou l'autre des cas prévus aux alinéas a), b) et c), le responsable de l'institution fédérale envoie à la personne qui a fait la demande, dans les trente jours suivant sa réception, un avis de prorogation de délai, en lui faisant part de son droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissaire à l'information.

        Avis de prorogation au Commissaire à l’information

        Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, si la prorogation de délai dépasse trente jours, il faut aviser le Commissaire à l'information.

        BPR

        Bureau de première responsabilité ou le service du ministère qui est chargé de la question à laquelle renvoie la demande de communication.

         

        Terme

        Définition

        En suspens

        Demandes ou plaintes dont le traitement n’est pas terminé.

        • En suspens auparavant
          Demandes ou plaintes dont le traitement n’était pas terminé à la fin de l’exercice précédent et qui sont donc reportées sur la période visée par le rapport (période indiquée sur le diagramme à secteurs).
        • En suspens à la fin de l’année
          Demandes ou plaintes dont le traitement n’est pas terminé à la fin de la période visée par le rapport (exercice en question) et qui seront reportées sur l’exercice suivant.

        Tiers

        Pour les besoins de la Loi sur l’accès à l’information, toute personne, tout groupe de personnes ou tout organisme autres que la personne qui a fait la demande de communication ou qu’une institution fédérale.

        Lignes directrices du Conseil du Trésor

        La Loi sur l’accès à l’information part du principe que le responsable de chaque institution fédérale doit veiller à ce que son institution respecte les dispositions de la Loi et prenne les décisions qui s’imposent. Elle charge aussi un ministre désigné de coordonner l’application de la Loi à l’échelle de l’administration fédérale. C’est le président du Conseil du Trésor qui assume ce rôle.

        L’une des responsabilités officielles du ministre désigné est la rédaction et la transmission aux institutions gouvernementales de lignes directrices et directives concernant le fonctionnement de la Loi sur l'accès à l'information et de son règlement d’application.


        CHAPITRE 1 : LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION ▲HAUT

        La Loi sur l’accès à l’information prévoit le cadre de traitement des demandes de communication. Tout membre du public qui est citoyen canadien ou résident permanent peut faire une demande de communication. La Loi prévoit des délais de traitement et la possibilité de proroger, dans certains cas, le délai initial de 30 jours. Les demandes peuvent être transférées, et des tierces parties peuvent être consultées lorsqu’une demande de communication a trait à des renseignements concernant des tiers. Lorsque les documents demandés contiennent des renseignements exemptés ou exclus de la Loi, le ministère peut refuser la communication de l’information.


        Le client

        Les demandeurs sont classés à des fins statistiques. Le gouvernement et les ministères se servent de ces statistiques pour mener diverses analyses, notamment pour cerner des tendances. Les Figures 1 et 2 font état du nombre de demandeurs à SPPCC par catégorie pour deux exercices récents.

        Les médias sont les principaux utilisateurs de la Loi sur l’accès à l’information : en 2004-2005, ils ont présenté 61 % des demandes de communication. Au cours des huit premiers mois de 2005-2006, 59 % des demandes provenaient des médias. Ceux-ci s’intéressent notamment aux documents détenus par le Secteur de la gestion des mesures d’urgence et de la sécurité nationale.

        Si SPPCC ne marque pas les demandes de communication pour en indiquer la nature « délicate », c’est que le Cabinet du ministre reçoit copie des documents à communiquer concernant la presque totalité des demandes de communication en même temps qu’un sous-ministre adjoint reçoit les documents aux fins d’approbation. Les documents à communiquer que reçoit le Cabinet du ministre sont accompagnés d’une note indiquant que les documents seront communiqués à moins que le Bureau de l’AIPRP ne soit averti du contraire. L’effet possible de cette procédure du modèle de traitement des données de communication est analysé à la section « Délais de traitement des demandes » de la présente fiche de rendement.


        Clarification des demandes

        Le nombre de demandes de communication ayant dû faire l’objet d’éclaircissements au cours de l’exercice 2004-2005 s’est élevé à 8, soit 5 % de l’ensemble des demandes. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, 4 demandes de communication (ou 4 %) ont fait l’objet d’éclaircissements. Le Bureau de l’AIPRP confirme toujours par écrit auprès du demandeur le contenu d’une demande de communication ayant fait l’objet de clarifications. Il n’existe aucun critère en ce qui concerne la demande de clarification, laquelle se fonde généralement sur le libellé de la demande de communication ou provient d’un BPR qui n’en comprend pas le contenu.

        Recommandation 1.1
        : Que l’on consigne dans le Manuel de procédures de l’AIPRP les critères au sujet de la clarification ou de la modification d’une demande de communication.


        Pages consultées

        Le nombre de pages de documents consultées à la suite de demandes de communication au cours de l’exercice 2004-2005 s’est élevé à 11 897 à raison d’une moyenne de 79 pages par demande. Sur ce nombre, 7 637 pages (64 %) ont été communiquées en totalité ou en partie au demandeur. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, on a examiné 9 422 pages, à raison d’une moyenne de 92 pages par demande. Sur ce nombre 3 537 (38 %) ont été communiquées en totalité ou en partie au demandeur.

        Le Bureau de l’AIPRP examine aussi des demandes d’autres institutions visant l’exemption de documents. En 2004-2005, le Bureau a examiné 7 787 pages. Durant les huit premiers mois de 2005-2006, 6 725 pages ont été examinées.


        Frais perçus

        En 2004-2005, le Bureau de l’AIPRP a perçu 800 $ au titre des frais de traitement des demandes de communication. Au cours de huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, il a perçu 715,25 $.

        Même si le Ministère n’a pas de politique de dispense des frais, il a accordé 87 dispenses totalisant 1 279 $ en 2004-2005, et 76 totalisant 1 555 $ au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006.

        Même si elle n’a pas de politique officielle de dispense des frais, SPPCC a l’habitude d’annuler les frais lorsqu’elle répond en retard à une demande de communication. Elle ne perçoit pas de frais non plus lorsque les coûts de photocopie sont minimes. Elle consent aussi à dispenser les frais lorsque le client invoque un motif – par exemple, lorsqu’il s’agit d’un étudiant aux moyens limités ou que l’estimation de la recherche ne dépasse que d’une heure ou deux les cinq heures sans frais allouées à chaque demande. S’il faut admettre que de tels motifs sont louables, sans politique officielle, les décisions en matière de dispense de frais risquent d’être arbitraires.

        Si une demande de communication de renseignements personnels est présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, SPPCC la traitera conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, et en informera le demandeur. Si ce dernier tient absolument à ce que la demande soit également traitée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, SPPCC acquiescera à la demande sans frais.

        Recommandation 1.2
        : Que le Bureau de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication.
        Recommandation 1.3
        : Que le Bureau de l’AIPRP établisse, et inclue dans un manuel, les critères qui s’appliquent quand il s’agit d’obtenir le consentement du demandeur lorsqu’une demande de communication de renseignements personnels est présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et que SPPCC désire la traiter en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.


        Élimination des demandes

        Le Bureau de l’AIPRP a déclaré un nombre relativement élevé de demandes abandonnées par le demandeur ou que le Bureau n’a pas été en mesure de traiter. Pendant l’exercice 2004-2005, 26 % des demandes de communication traitées ont été soit « abandonnées par le demandeur », soit « impossibles à traiter ». Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, le pourcentage a augmenté et s’est établi à 30 %. Le coordonnateur de l’AIPRP a indiqué que le nombre élevé de demandes de communication « impossibles à traiter » sont des demandes pour lesquelles il n’existe pas de documents. Le Bureau de l’AIPRP informera le demandeur que la demande de commuincation sera traitée comme abandonnée ou impossible à traiter. Étant donné qu’il n’existe pas de critères établis pour décider quand il y a lieu de considérer une demande comme abandonnée ou impossible à traiter, il se peut que les agents de l’AIPRP ne classent pas les demandes de façon cohérente.

        Recommandation 1.4 :
        Que le Bureau de l’AIPRP établisse des critères qui permettent de juger quand considérer une demande de communication comme abandonnée ou impossible à traiter.

        Lorsqu’une demande de communication doit être traitée informellement, le demandeur est consulté. Il n’existe pas de critères établis pour décider quand il y a lieu de traiter une demande de façon informelle. Par exemple, un critère pourrait être le fait que les documents visés ont déjà été communiqués.

        Recommandation 1.5
        : Que le Bureau de l’AIPRP élabore, et inclue dans un manuel, les critères à appliquer lorsqu’il faut informer le demandeur que sa demande de communication sera traitée de façon informelle.


        Délai de traitement des demandes

        La Loi sur l’accès à l’information accorde aux ministères un délai de 30 jours civils, sans prorogation, pour traiter une demande de communication. Les ministères suivent généralement un modèle de traitement qui attribue une partie de ce délai à chaque service ayant un rôle à jouer dans le déroulement du traitement de la demande de communication. Le Bureau de l'AIPRP peut ensuite analyser le temps effectivement pris par les services ministériels comparativement au temps prévu pour déterminer les améliorations à apporter, s'il y a lieu, en cas de dépassement des délais.

        Le modèle de traitement en vigueur au Bureau de l’AIPRP de SPPCC doit être mis à jour car il ne reflète ni les services ministériels appelés à intervenir dans le traitement des demandes de communication ni le temps prévu dans la Loipour le traitement des demandes de communication. Selon le modèle de traitement en vigueur, le temps moyen consacré par le BPR, le Bureau de l’AIPRP et le cabinet du sous-ministre dépasse largement le temps permis par la Loi sur l’accès à l’information. Par exemple, au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, le temps de traitement moyen dépassait 53 jours.

        Tableau 3 : Modèle de traitement des demande de SPPCC et nombre de jours consacrés durant les huit premiers mois de l’exercice 2005-2006

        Modèle de traitement – Étapes

        Nombre de jours prévus Nombre moyen de jours réels
        Accueil des demandes

        0,5

        0,5

        Recherche du BPR

        2

        8

        Examen et préparation des documents

        10

        15

        Services juridiques

        s.o.

        s.o.

        Communications

        s.o.

        s.o.

        Approbation ou autre – BPR

        3

        13

        Approbation ou autre – Cabinet du sous-ministre

        s.o.

        17

        Approbation ou autre – Cabinet du ministre

        s.o.

        s.o.

        Communication de l’information

        s.o.

        s.o.

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

         

        Le modèle de traitement des demandes en vigueur prévoit de nombreux examens et approbations. Voici la chronologie des événements, selon un ordre séquentiel :

        1. Accueil des demandes au Bureau de l’AIPRP
           
        2. Recherche de documents par le BPR
           
        3. Examen préliminaire par l’AIPRP
           
        4. Examen approfondi des documents par le BPR
           
        5. Consultations externes (si nécessaire)
           
        6. Suivi du BPR et approbation du directeur général (avec une liste de vérification pour le matériel de communications)
           
        7. Préparation des documents (prélèvements) par le bureau de l’AIPRP
           
        8. Approbation et examen – sous-ministre adjoint, Relations interorganisationnelles et publiques du Portefeuille pour approbation (par l’intermédiaire de l’approbation du coordonnateur de l’AIPRP, du directeur des Services exécutifs et du directeur général, Direction des Relations du Portefeuille). Le Sous-ministre adjoint, Relations interorganisationnelles et publiques du Portefeuille donne l’approbation finale des demandes portant sur des documents de son bureau. Si une demande concerne des documents de plus d’un bureau, l’approbation finale est donnée par le Sous-ministre grâce à une note de service signée par le sous-ministre adjoint, Relations interorganisationnelles et publiques du Portefeuille. Toutes les autres demandes sont signées par le sous-ministre adjoint du bureau concerné.
           
        9. Approbation et examen – Soit le Cabinet du sous-ministre pour ce qui est de la communication de documents qui concernent plus d’un programme, soit le sous-ministre adjoint de la Direction des programmes. (S’il faut que le dossier soit approuvé par le sous-ministre adjoint principal, la tâche revient au directeur général responsable de la direction – dont le nom figurerait sur le bordereau d’acheminement émis par le coordonnateur de l’AIPRP et inclurait le directeur des Services exécutifs, le directeur général des Services ministériels et exécutifs, le Directeur général, Direction des relations du Portefeuille et le sous-ministre adjoint des Relations interorganisationnelles et publiques du Portefeuille (le Bureau de l’AIPRP relève de ce dernier1).
           
        10. Examen - Tandis que le dossier est à l'étape de l'examen et de l'approbation de la procédure pour l'approbation finale d'un sous-ministre adjoint ou du sous-ministre, des copies des documents à communiquer (version expurgée) sont envoyées au Cabinet du ministre et à celui du sous-ministre (lorsque ce dernier n'est pas chargé d'approuver des documents qui concernent plus d'un programme), pour fins d'information.

        Les nombreux examens et approbations retardent le traitement des demandes de communication au point qu’il semble presque impossible de traiter toutes les demandes dans les délais prévus par la Loi. Les nombreux examens et approbations qui précèdent la communication des documents favorisent une culture institutionnelle marquée par la prudence.

        L’ordonnance de délégation de pouvoirs en vigueur a été approuvée le 1er avril 2003 (bien que le ministère soit présentement à l’améliorer). Elle confère aux gestionnaires de programme le pouvoir de prendre des décisions non administratives en vertu de la Loi et laisse les décisions administratives au coordonnateur de l’AIPRP. Les décisions rendues aux termes de la Loi sur l’accès à l’information devraient être prises par des personnes qui ont les connaissances voulues en la matière. Dans bien des ministères, toutes les décisions non administratives sont prises par le coordonnateur de l’AI, qui possède les compétences nécessaires à cette fin. Des décisions administratives sont également prises par le coordonnateur de l’AI, y compris certains conseillers principaux en AI. Cela ne signifie pas que le décideur ne consultera pas les BPR ou la haute direction, le cas échéant.

        Les ministères doivent satisfaire à nombre de besoins de communication internes lorsqu’il s’agit de communiquer de l’information en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La gestion des besoins de communication et des dossiers devrait s’effectuer parallèlement à la procédure de traitement des demandes de communication, et non pas représenter une étape de celle-ci.

        La procédure d’approbation et d’examen et l’ordonnance de délégation de pouvoirs en vigueur sont considérées comme des facteurs importants du grave problème de présomptions de refus au Ministère.

        Recommandation 1.6
        : Que le Bureau de l’AIPRP élabore un modèle de traitement des demandes qui respecte les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information.

         

        Recommandation 1.7
        : Que le Bureau de l’AIPRP produise un rapport mensuel qui informe le Bureau de l’AIPRP et la haute direction de SPPCC de la situation quant au respect des délais de traitement des demandes de communication. Les rapports fourniront à la haute direction, aux BPR et au Bureau de l’AIPRP les renseignements nécessaires pour évaluer le respect, à l’échelle du Ministère, des délais prescrits par la Loi et le Ministère pour le traitement des demandes de communication.
        Recommandation 1.8
        : Que SPPCC revoie la procédure de traitement des demandes de communication en vue de l’élimination des nombreuses étapes d’examen et d’approbation qui n’ajoutent rien au processus décisionnel en matière d’AI. Que les besoins de communication des BPR et d’autres intervenants ayant besoin d’information sur les documents à communiquer à la suite d’une demande de communication soient comblés à la faveur d’une procédure distincte et parallèle.
        Recommandation 1.9
        : Que l’ordonnance de délégation de pouvoirs de SPPCC soit modifiée afin de conférer des pouvoirs délégués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au coordonnateur de l’AIPRP, qui possède les connaissances requises pour prendre des décisions aux termes de la Loi.


        Profil des prorogations de délai

        Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information prévoit les circonstances dans lesquelles le délai de réponse initial de trente jours peut être prolongé :

        • La demande concerne un grand nombre de documents ou suppose une recherche parmi un grand nombre de documents, et le délai initial entraverait déraisonnablement le fonctionnement de l’institution fédérale.
        • Des consultations sont nécessaires pour répondre à la demande et elles ne peuvent raisonnablement être effectuées dans le délai initial.
        • Avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1) [à une tierce partie qui peut avoir un intérêt dans la communication d’un document ou d’une partie d’un document].

        Le Bureau de l’AIPRP de SPPCC envoie presque toujours l’avis de prorogation au demandeur avant l’échéance du délai de trente jours et, s’il y a lieu, en adresse une copie au Commissaire à l’information. Lorsqu’il est peu probable que le nouveau délai sera respecté, on prévient parfois le demandeur. Le demandeur n’est pas toujours informé de la nouvelle échéance, mais on l’informe de son droit de porter plainte au Commissaire à l’information. Pendant l’exercice 2004-2005, SPPCC n’a prorogé le délai que dans un cas en raison du volume de documents à examiner, et dans 14 cas au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006.

        Recommandation 1.10
        : Que le Bureau de l’AIPRP inclue dans un manuel de procédures de l’AI l’obligation de communiquer avec un demandeur lorsqu’il est peu probable que la nouvelle échéance sera respectée, et d’informer celui-ci de la nouvelle date de réponse prévue.

        SPPCC avait un nombre élevé de cas supposant la consultation d’une autre institution ou administration gouvernementale et tombant sous le coup de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information. Les consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b) de la Loipeuvent concerner le Service canadien du renseignement de sécurité, la Gendarmerie royale du Canada, l'Agence des services frontaliers du Canada ou le Centre des armes à feu, ou d'autres ministères comme Justice Canada, Affaires étrangères Canada, Industrie Canada et, récemment, Santé Canada, l'Agence canadienne d'inspection des aliments et Transports Canada (en raison des nouvelles responsabilités de SPPCC en matière de protection des infrastructures essentielles et de protection civile (PIE/PC). En outre, on a enregistré une hausse du nombre de consultations émanant et auprès des provinces et des municipalités, en raison du volet PIE/PC du portefeuille.

        L’article 69 a trait aux documents exclus du champ d’application de la Loi parce qu’il s’agit de documents confidentiels du Conseil privé. Les ministères consultent le Bureau du Conseil privé pour déterminer si les documents demandés sont exclus ou non.

        Pendant l’exercice 2004-2005, SPPCC a prolongé le délai initial de 30 jours pour consulter une autre institution ou administration gouvernementale dans 68 cas, et dans 43 cas, pour consulter le Bureau du Conseil privé. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, le délai a été prorogé dans 38 cas pour consulter une autre institution ou administration gouvernementale, et dans 8 cas, pour consulter le Bureau du Conseil privé.

        SPPCC ne reçoit pas de demandes de communication nécessitant la consultation de tiers.


        Profil des transferts

        En 2004-2005, trois demandes de communication ont été transférées à une autre institution. Deux des transferts ont eu lieu après le délai alloué. Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, aucune demande n’a été transférée à une autre institution.


        Exceptions

        Le Bureau de l’AIPRP a déclaré que les BPR sont chargés d’invoquer l’article de la Loi applicable à une exception. Le Bureau de l’AIPRP contestera l’exception s’il semble qu’une exception fondée sur un critère objectif ne répond pas aux critères ou que le pouvoir discrétionnaire n’a pas été exercé, ou qu’il n’y a aucune probabilité raisonnable de préjudice par suite de la communication de l’information, dans le cas de ces exceptions. Il semble que le Bureau de l’AIPRP applique généralement les exceptions exécutoires, et qu’il confie les cas d’exception discrétionnaire aux BPR. Le Manuel de l’utilisateur de l’AI2 ne décrit pas la façon de justifier dans les dossiers les motifs des exceptions et le pouvoir discrétionnaire.

        Nous avons examiné 15 dossiers échantillonnés aléatoirement parmi les demandes traitées entre le 1er avril 2004 et le 30 novembre 2005. En général, l’examen indique que :

        • L’exception n’était pas documentée lorsque les justifications ne se dégageaient pas automatiquement des informations figurant au dossier.
        • Rien n’indiquait si le Ministère avait exercé son pouvoir discrétionnaire lorsqu’il y avait des exceptions discrétionnaires.
        • Un décideur pouvait invoquer une exception lorsqu’il était recommandé de communiquer l’information parce que celle-ci était accessible au public et que le dossier ne contenait aucune explication de la décision d’invoquer une exception.
        • Les consultations auprès de deux autres ministères en particulier ont pris beaucoup de temps.

          Sur une note positive, l’examen a révélé ce qui suit.

          • Un autre ministère consulté au sujet d’un dossier voulait refuser la communication du contenu intégral d’une note d’information; un analyste de SPPCC a indiqué que l’information était déjà dans les médias et que la réponse proposée avait été élaborée pour le public. Le document a été expurgé, et l’information a été communiquée.
          • En ce qui concerne les exemptions obligatoires qui ont été invoquées, on avait de la documentation pour établir que le Ministère avait pris en considération une exception pouvant mener à la communication de l’information.
          Recommandation 1.11
          : Que le Bureau de l’AIPRP inclue dans les Procédures à l’intention des BPR de SPPCC des exigences prévoyant la documentation des motifs pour l’invocation de toutes les exceptions dans le traitement des documents en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, et pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire et la prise en considération des exceptions obligatoires.
          Recommandation 1.12
          : Que, lorsque SPPCC consulte un autre ministère ou qu’un autre ministère le consulte régulièrement, les ministères concluent un protocole d’entente définissant leurs responsabilités respectives dans le processus de consultation, y compris la prestation de justifications pour les exceptions invoquées.


          CHAPITRE 2 : LES PRÉSOMPTIONS DE REFUS ▲HAUT

          Comme les Canadiens et les Canadiennes ont le droit d’obtenir de l’information rapidement (à savoir dans un délai de 30 jours – ou plus tard dans certaines circonstances), une réponse tardive équivaut à un refus. Le Parlement a énoncé cette obligation de « diligence » au paragraphe 10(3) de la Loi sur l’accès à l’information :

          Le défaut de communication totale ou partielle d'un document dans les délais prévus par la présente loi vaut décision de refus de communication.

          Le Commissaire à l’information a donc adopté la norme suivante comme la meilleure façon de mesurer le respect par les ministères des échéances prévues par la Loi : le pourcentage de demandes donnant lieu à une présomption de refus.

          Tableau 4 : Présomptions de refus

          % de présomptions de refus

          Remarque

          Classement

          0-5 %

          Respect idéal

          A

          5-10 %

          Respect substantiel

          B

          10-15 %

          Respect limite

          C

          15-20 %

          Respect inférieur à la norme

          D

          Plus de 20 %

          Alerte rouge

          F

          Pendant l’exercice 2004-2005, le Ministère a reçu 150 nouvelles demandes de communication et en a reporté 25 de l’exercice précédent, ce qui donne au total 175 demandes. De ce nombre, 24 étaient en présomption de refus, quatre avaient été reportées de l’exercice précédent et étaient considérées comme des présomptions de refus, et huit, considérées aussi comme des présomptions de refus, ont été reportées sur l’exercice suivant. La proportion de demandes de communication par rapport aux présomptions de refus s’élève à 175 pour 36 pour l’exercice 2004-2005, ou 20,6 %, soit une note de « F » selon la norme.

          Au cours des huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, le Ministère a reçu 102 nouvelles demandes de communication et en a reporté 45 de l’exercice précédent, soit 147 demandes de communication au total. De ce nombre, au 30 novembre 2004, 14 étaient en présomption de refus, huit reporteés de l’exercice précédent étaient considérées comme des présomptions de refus, et neuf demeuraient des présomptions de refus à la fin de la période de huit mois. Pour les huit premiers mois de 2005-2006 donc, la proportion de demandes de communication par rapport aux présomptions de refus s’élève à 147 pour 31, ou 21,1 %, soit une note de « F » selon la norme.

          En raison de la nature de leurs activités, deux directions ont reçu la plus grande partie des demandes de communication. Les deux ont embauché des consultants en AI et ont affecté ceux-ci au traitement des demandes. Néanmoins, le modèle de traitement des demandes de communication et le processus d’approbation et d’examen semblent contribuer grandement aux présomptions de refus.

          L’examen des données statistiques soumises à la section 2 du questionnaire relatif aux fiches de rendement, lesquelles figurent à l’Annexe A de la présente fiche, indique qu’en cas de prorogation du temps de traitement d’une demande de communication, il se peut que le nouveau délai ne soit pas respecté. Par exemple, des 41 demandes de communication reçues pendant l’exercice 2004-2005 qui ont fait l’objet d’une prorogation de délai et qui ont été traitées, 22 (soit 54 %) n’ont pas respecté le nouveau délai. Au cours des huit premiers mois de 2005-2006, des 14 demandes de communication ayant fait l’objet d’une prorogation de délai et ayant été traitées, 11 (soit 79 %) n’ont pas respecté le nouveau délai.

          SPPCC devrait aborder la question des retards en élaborant un plan de gestion global des tâches nécessaires pour atteindre un respect substantiel, puis idéal des limites définies par la Loi. Le plan devrait recenser les sources des retards et inclure des objectifs, des tâches, des produits livrables, des jalons et des responsabilités pour atteindre le niveau de respect idéal. Des efforts spontanés en vue de la réduction du nombre de présomptions de refus ne seront vraisemblablement pas aussi efficaces qu’un train de mesures établies par suite d’une analyse de la situation.

          Recommandation 2.1

          : Que le comité de la haute direction de SPPCC gère et vérifie activement les améliorations apportées au programme d’AI, dont l’élaboration d’un plan d’amélioration de l’AI.

           

          Recommandation 2.2
          : Que le Bureau de l’AIPRP mène une analyse des demandes de communication traitées pendant les exercices 2004-2005 et 2005-2006 pour déterminer les raisons du non-respect des délais et établisse un plan pour remédier à la situation, dans le cadre du plan d’amélioration de l’AI.
          Recommandation 2.3 :
          Que SPPCC atteigne le degré de respect substantiel des délais prévus par la Loi au plus tard le 31 mars 2008.


          CHAPITRE 3 : LE PROFIL DES RESSOURCES ▲HAUT

          Profil des employés

          Le traitement des demandes de communication relève du Bureau de l’AIPRP et de son directeur. Le Bureau est aussi chargé du traitement des demandes visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il offre une formation et participe à divers groupes de travail. Il est aussi chargé de produire le rapport annuel du portefeuille au Parlement et d’apporter des conseils ou une aide dans le cadre de projets spéciaux liés à l’accès à l’information ou à la protection des renseignements personnels – comme l’examen de rapports d’enquête à l’égard de plaintes de harcèlement avant leur communication aux plaignants et aux mis en cause.

          Le personnel du Bureau de l’AIPRP affecté aux activités liées à l’AI et à toutes les autres activités compte cinq employés : le coordonnateur, deux analystes, un administrateur et un adjoint administratif. Selon le coordonnateur de l’AI, la charge de travail actuelle justifie l’embauche d’un autre analyste.

          Budget

          Le budget salarial des exercices 2004-2005, 2003-2004 et 2002-2003 relatif aux activités de l’AI et à toutes les autres activités du Bureau s’est élevé à 177 000 $. Le Bureau de l’AIPRP n’a pas eu recours à des experts-conseils, même si deux directions des programmes le font.

          Le budget de fonctionnement de l’AI et de toutes les autres activités du Bureau pour les exercices 2004-2005, 2003-2004 et 2002-2003 s’est élevé à 17 058 $.

          On ignore la portion du budget de chaque exercice consacrée à la formation.

          Recommandation 3.1
          : Qu’on examine le budget du Bureau de l’AI et qu’on élabore un plan d’amélioration afin de déterminer le niveau de personnel qui convient pour le respect des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information.


          CHAPITRE 4 : Le CADRE DE LEADERSHIP ▲HAUT

          Un aspect essentiel de l’application de la Loi sur l’accès à l’information est le rôle de leadership assumé par le coordonnateur de l’AI et la haute direction dans un ministère. La haute direction exerce ce leadership en considérant l’accès à l’information comme une priorité ministérielle et en veillant à ce que des ressources suffisantes y soient consacrées et à ce que la technologie, la formation et les politiques nécessaires soient prévues. Il importe que, de concert avec le coordonnateur de l’AI, la haute direction favorise une culture ministérielle de transparence et d’accès à l’information. Le coordonnateur de l’AI est le champion ministériel de l’accès à l’information. À cet égard, ses collaborateurs et lui fournissent la formation et le leadership spécialisés en matière stratégique et opérationnelle de manière à assurer un processus d’accès efficace au ministère.

          SPPCC n’a pas de vision de l’accès à l’information à l’échelle ministérielle, ni de plan opérationnel pour le Bureau de l’AIPRP. Or, chacun de ces éléments pourrait être le fondement de la planification et du fonctionnement du Bureau. L’appui de la haute direction à une vision de l’accès à l’information et la communication de celle-ci au personnel du Ministère montreraient l’engagement des cadres envers une culture d’accès à l’information.

          La Division des services exécutifs a un modèle intégré de planification des ressources et des activités, qui contient un volet relatif au Bureau de l’AIPRP.

          Le modèle de planification peut constituer un des éléments de base d’un plan opérationnel de l’AI (et d’un plan d’amélioration de l’AI pour les présomptions de refus). Le plan opérationnel de l’AI devrait inclure les priorités, les tâches, les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités. Le Comité de la haute direction du Ministère devrait surveiller la mise en application du plan opérationnel de l’AI.

          Recommandation 4.1
          : Que la haute direction lance l’élaboration d’une vision de l’accès à l’information qui puisse être communiquée au personnel du Ministère.

           

          Recommandation 4.2
          : Que le Bureau de l’AIPRP élabore un plan opérationnel de l’AI assorti d’un volet relatif à l’amélioration de l’AI afin d’éliminer les présomptions de refus.

          SPPCC a des Procédures à l’intention des BPR de SPPCC en ce qui concerne le traitement de documents en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Le document est affiché sur le site intranet de SPPCC. Les Procédures ont été publiées en février 2004 et devraient être mises à jour afin d’inclure des exigences comme l’obligation de mettre par écrit les motifs des exceptions invoquées et l’exercice judicieux du pouvoir discrétionnaire.

          Le Bureau de l’AI n’a pas de manuel pour renseigner les nouveaux conseillers sur les politiques et les procédures du Bureau de l’AIPRP dans le traitement des demandes de communication. Un tel manuel permettrait aussi de promouvoir une interprétation cohérente par tous les conseillers des questions relatives au traitement des demandes.

          Recommandation 4.3
          : Que le Bureau de l’AIPRP élabore un manuel des politiques et procédures de l’AI pour le traitement des demandes de communication.

           

          Recommandation 4.4
          : Que soient mises à jour les Procédures à l’intention des BPR de SPPCC pour le traitement des documents en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.
          Recommandation 4.5
          : Que le Bureau de l’AIPRP élabore les critères relatifs à la communication ou la non-communication de l’information assujettie à une exception discrétionnaire.

          Le Bureau de l’AIPRP n’a pas de plan de formation en AI. La formation représente pourtant un élément important d’une culture d’accès à l’information. Tous les gestionnaires et employés, à des degrés divers, doivent connaître leurs responsabilités en matière de gestion de l’information et d’accès à celle-ci. Un plan de formation permettra au Bureau de l’AIPRP d’affecter ses ressources aux secteurs prioritaires où la formation sera le plus rentable.

          Recommandation 4.6
          : Que le Bureau de l’AIPRP élabore et mette en œuvre un plan de formation en AI.

          Un rapport hebdomadaire produit par ATIPflow qui identifie les dossiers en retard et ceux pour lesquels une réponse doit être donnée sous peu, est distribué par le bureau de l’AIPRP aux bureaux du ministère. De plus, afin d’accélérer les réponses aux demandes, un rapport hebdomadaire est préparé à l’intention de la haute direction et les avise du nombre de demandes en retard et de celles qui sont à l’étape de l’approbation finale.

          Le Bureau de l’AIPRP compte un analyste qui utilise ATIPimage. Il vise à présent à en étendre l’usage à l’ensemble du personnel du Bureau de l’AIPRP. ATIPimage lit des pages extraites en réponse à une demande de communication, et un agent de l’AIPRP peut ensuite examiner et préparer l’information sur le document électronique aux fins de la communication ou non.

          Recommandation 4.7
          : Que le Bureau de l’AIPRP examine l’utilisation qu’il fait d’ATIPflow et de ATIPimage afin de déterminer si ces outils sont pleinement utilisés pour une meilleure gestion de l’administration de l’AIPRP.


          CHAPITRE 5 : LE CADRE DE GESTION DE L’INFORMATION ▲HAUT

          La Loi sur l’accès à l’information renvoie à des documents créés ou reçus, répertoriés et classés de façon qu’ils soient faciles à retrouver. Cela s’applique aux documents sur papier comme aux documents électroniques.

          SPPCC est en train de mettre en œuvre la Politique sur la gestion de l’information gouvernementale du Secrétariat du Conseil du Trésor. L’organisme a élaboré une politique de gestion de l’information et un plan stratégique de gestion de l'information et de la technologie de l'information. Une analyse de rentabilisation pour une approche globale en matière de gestion de l’information a été approuvée, et le Ministère est en train de mettre en œuvre le Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (SGDDI). Le SGDDI est une initiative de systèmes partagés de l’administration fédérale qui vise à apporter une solution aux problèmes de gestion de l'information. Il prévoit l'intégration étroite de divers produits logiciels commerciaux fixes et offre des capacités de gestion de fichiers et de documents, d'imagerie, de reconnaissance optique de caractères, de recherche et d’extraction plein texte, de gestion du déroulement des opérations, de visualisation de documents en ligne et de production de rapports. Le système assure la gestion de n'importe quel type de document électronique tout au long de son cycle de vie, que ce soit un message de courrier électronique, un rapport, un guide, une image, un graphique ou une feuille de travail. Il permet également de gérer des documents non électroniques comme le papier, des photographies, des cartes et des bandes vidéo et audio.

          SPPCC a pris un certain nombre de mesures pour donner accès à l’information à l’aide de méthodes de rechange. Ces mesures constituent une diffusion proactive de l’information. Jusqu’à présent, il s’est agi de communiquer les données concernant les frais relatifs de déplacement et d’hébergement, et les attributions de contrats du Ministère de plus de 10 000 $ grâce à l’affichage périodique de l’information sur le site Web de SPPCC. Le Ministère est invité à trouver d’autres renseignements pouvant faire l’objet d’une diffusion proactive.

          Recommandation 5.1
          : Que SPPCC, dans le cadre du renouvellement du programme de gestion de l’information, détermine si d’autres catégories de renseignements peuvent faire l’objet d’une diffusion proactive.


          CHAPITRE 6 : LE PROFIL DES PLAINTES ▲HAUT

          Plaintes – Présomptions de refus

          En 2004-2005, le Commissariat à l’information a enquêté sur six plaintes formulées contre SPPCC en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Au cours des huit premiers mois de 2005-2006, trois autres enquêtes ont été menées. Les tableaux 3 et 4 font état des motifs des plaintes reçues durant la période.

          Les plaintes liées aux présomptions de refus reçues pour SPPCC constituent 22 % de la charge de travail pour ce ministère au Commissariat à l’information, pour les exercices illustrés dans les deux tableaux plus haut.


          CHAPITRE 7 : CONCLUSION ▲HAUT

          La présente fiche de rendement contient un certain nombre de recommandations sur le fonctionnement de l’AI à SPPCC. Nous recommandons notamment à titre d’élément essentiel du cadre administratif à l’appui de l’application de la Loi sur l’accès à l’information l’élaboration d’un plan d’amélioration de l’AI et d’un plan opérationnel pour le Bureau de l’AIPRP. Les plans énonceraient les priorités, les tâches, les ressources, les produits livrables, les jalons, les délais et les responsabilités pour :

          • La diminution du nombre de présomptions de refus;
          • La gestion des activités quotidiennes du Bureau de l’AIPRP;
          • La mise en œuvre des recommandations de la présente fiche de rendement qui sont acceptées par le Ministère.

          D’autres recommandations ont trait à la nécessité de revoir le modèle de traitement des demandes de communication, la procédure d’approbation et l’ordonnance de délégation de pouvoirs afin d’éliminer les nombreux examens qui n’ajoutent rien au processus d’approbation des demandes de communication de SPPCC. L’organisation devrait aussi se doter d’une documentation exhaustive et à jour afin de favoriser la cohérence du processus décisionnel des agents qui assument des responsabilités à l’appui de la Loi sur l’accès à l’information. Ces gens ont besoin de formation en matière d’AI pour ce faire.


          LISTE DES RECOMMANDATIONS
          ▲HAUT

          La liste suivante présente les recommandations par chapitre.

          Chapitre 1 : La procédure de demande de communication

          Recommandation 1.1 : Que l’on consigne dans le Manuel de procédures de l’AIPRP les critères au sujet de la clarification ou de la modification d’une demande de communication.

          Recommandation 1.2 : Que le Bureau de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication.
          Recommandation 1.3 : Que le Bureau de l’AIPRP établisse, et inclue dans un manuel, les critères qui s’appliquent quand il s’agit d’obtenir le consentement du demandeur lorsqu’une demande de communication de renseignements personnels est présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et que SPPCC désire la traiter en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
          Recommandation 1.4 : Que le Bureau de l’AIPRP établisse des critères qui permettent de juger quand considérer une demande de communication comme abandonnée ou impossible à traiter.
          Recommandation 1.5 : Que le Bureau de l’AIPRP élabore, et inclue dans un manuel, les critères à appliquer lorsqu’il faut informer le demandeur que sa demande de communication sera traitée de façon informelle.
          Recommandation 1.6 : Que le Bureau de l’AIPRP élabore un modèle de traitement des demandes qui respecte les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information.
          Recommandation 1.7 : Que le Bureau de l’AIPRP produise un rapport mensuel qui informe le Bureau de l’AIPRP et la haute direction de SPPCC de la situation quant au respect des délais de réponse aux demandes de communication. Les rapports fourniront à la haute direction, aux BPR et au Bureau de l’AIPRP les renseignements nécessaires pour évaluer le respect, à l’échelle du Ministère, des délais prescrits par la Loi et le Ministère pour le traitement des demandes de communication.
          Recommandation 1.8 : Que SPPCC revoie la procédure de traitement des demandes de communication en vue de l’élimination des nombreuses étapes d’examen et d’approbation qui n’ajoutent rien au processus décisionnel en matière d’AI. Que les besoins de communication des BPR et d’autres intervenants ayant besoin d’information sur les documents à communiquer à la suite d’une demande de communication soient comblés à la faveur d’une procédure distincte et parallèle.
          Recommandation 1.9 : Que l’ordonnance de délégation de pouvoirs de SPPCC soit modifiée afin de conférer des pouvoirs délégués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au coordonnateur de l’AIPRP, qui possède les connaissances requises pour prendre des décisions aux termes de la Loi.
          Recommandation 1.10 : Que le Bureau de l’AIPRP inclue dans un manuel de procédures de l’AI l’obligation de communiquer avec un demandeur lorsqu’il est peu probable que la nouvelle échéance sera respectée, et de l’informer de la nouvelle date de réponse prévue.
          Recommandation 1.11 : Que le Bureau de l’AIPRP inclue dans les Procédures à l’intention des BPR de SPPCC des exigences prévoyant la documentation des motifs pour l’invocation de toutes les exceptions dans le traitement des documents en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire et la prise en considération des exceptions obligatoires.
          Recommandation 1.12 : Que, lorsque SPPCC consulte un autre ministère ou qu’un autre ministère le consulte régulièrement, les ministères concluent un protocole d’entente définissant leurs responsabilités respectives dans le processus de consultation, y compris la prestation de justifications pour les exceptions invoquées.

           

          Chapitre 2 : Présomptions de refus

          Recommandation 2.1 : Que le comité de la haute direction de SPPCC gère et vérifie activement les améliorations apportées au programme d’AI, dont l’élaboration d’un plan d’amélioration de l’AI.

          Recommandation 2.2 : Que le Bureau de l’AIPRP mène une analyse des demandes de communication traitées pendant les exercices 2004-2005 et 2005-2006 pour déterminer les raisons du non-respect des délais et établisse un plan pour remédier à la situation, dans le cadre du plan d’amélioration de l’AI.
          Recommandation 2.3 : Que SPPCC atteigne le degré de respect substantiel des délais prévus par la Loi au plus tard le 31 mars 2008.


          Chapitre 3 : Le profil des ressources

          Recommandation 3.1 : Qu’on examine le budget du Bureau de l’AI et qu’on élabore un plan d’amélioration de l’AI afin de déterminer le niveau de personnel qui convient pour le respect des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information.


          Chapitre 4 : Le cadre de leadership

          Recommandation 4.1 : Que la haute direction lance l’élaboration d’une vision de l’accès à l’information qui puisse être communiquée au personnel du Ministère.
          Recommandation 4.2 : Que le Bureau de l’AIPRP élabore un plan opérationnel de l’AI assorti d’un volet d’amélioration relatif à l’AI afin d’éliminer les présomptions de refus.
          Recommandation 4.3 : Que le Bureau de l’AIPRP élabore un manuel des politiques et procédures de l’AI pour le traitement des demandes de communication.
          Recommandation 4.4 : Que soient mises à jour les Procédures à l’intention des BPR de SPPCC pour le traitement des documents en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.
          Recommandation 4.5 : Que le Bureau de l’AIPRP élabore les critères relatifs à la communication ou non-communication de l’information assujettie à une exception discrétionnaire.
          Recommandation 4.6 : Que le Bureau de l’AIPRP élabore et mette en œuvre un plan de formation en AI.
          Recommandation 4.7 : Que le Bureau de l’AIPRP examine l’utilisation qu’il fait d’ATIPflow et de ATIPimage afin de déterminer si ces outils sont pleinement utilisés pour une meilleure gestion de l’administration de l’AIPRP.


          Chapitre 5 : Le cadre de gestion de l’information

          Recommandation 5.1 : Que SPPCC, dans le cadre du renouvellement du programme de gestion de l’information, détermine les autres catégories d’information pouvant faire l’objet d’une divulgation proactive.


          Questionnaire relatif aux fiches de rendement
          ▲HAUT

          Ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile

          1. LA PROCÉDURE DE DEMANDE DE COMMUNICATION

          1.1 LE CLIENT (DEMANDEUR)

          1.1.1 Profil du client

          Source

          Nombre de demandes

          1er avr. 2004- 31 mars 2005

          1er avr. 2005 -30 nov. 2005

          Médias

          92

          60

          Universitaires

          5

          2

          Entreprises

          2

          9

          Organismes

          23

          10

          Public

          28

          21

          Autre  

          Total

          150

          102

          1.1.2 Classement des demandes

          Le Bureau de l’AI classe-t-il d’une quelconque façon les demandes de communication (ex. : de nature délicate, courante, etc.)?

          Oui

           

          Non

          x

          Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si possible, indiquer le nombre de demandes de communication entrant dans chaque catégorie.

          Catégorie

          Définition

          Nombre de demandes

          1er avr. 2004- 31 mars 2005

          1er avr. 2005 -30 nov. 2005

              
              
              
              
              
              

          1.1.3 Clarification de la demande

          1.1.3.1 Demandes de communication nécessitant des clarifications

          1er avr. 2004-31 mars 2005

          1er avr. 2005- 30 nov. 2005

          Nombre de demandes

          8

          4

          1.1.3.2 Y a-t-il des critères établis concernant les demandes nécessitant des clarifications?

          Oui

           

          Non

          x

          Dans l’affirmative, veuillez en fournir copie avec le questionnaire rempli.

          1.1.3.3 Si une demande est clarifiée ou modifiée, le Bureau de l’AI confirme-t-il par écrit la façon dont il comprend la demande révisée?

          (Veuillez joindre les lignes directrices applicables, s’il y a lieu, au questionnaire rempli.)

          Toujours

          X

          Presque toujours

           

          Parfois

           

          Rarement

           

          Jamais

           

          1.1.4 Service au client

          1.1.4.1 Communication au client

          Nombre

          1er avr. 2004-31 mars 2005

          1er avr. 2005- 30 nov. 2005

          Pages examinées

          11 897

          9 422

          Pages communiquées en totalité ou en partie

          7 637

          3 537

          Pages faisant l’objet d’une consultation en vertu des alinéas 9(1)a) ou b) ou d’un avis en vertu de l’alinéa c)

          7 787

          6 725

          1.1.4.2 Si une demande a presque un an, le Bureau de l’AIPRP informe-t-il le demandeur des dispositions de l’article 31 et de la limite d’un an applicable au droit de déposer une plainte? (Veuillez joindre les lignes directrices applicables, s’il y a lieu.)

          Toujours

           

          Presque toujours

           

          Parfois

           

          Rarement

           

          Jamais

          X

          1.1.4.2 : Voir les notes explicatives.

          1.1.4.3 Frais perçus / dispensés

          Nombre / Montant

          1er avr. 2004-31 mars 2005

          1er avr. 2005- 30 nov. 2005

          Frais perçus à la réception de la demande

          740 $

          480 $

          Frais perçus pour la photocopie

          0 $

          0 $

          Frais perçus pour la recherche de documents

          60 $

          235,25 $

          Frais perçus pour la préparation

          0 $

          0 $

          Frais perçus pour la programmation

          0 $

          0 $

          Total

          800 $

          715,25 $

          Dispenses de frais demandées

            

          Dispenses de frais accordées

          87

          76

          Frais dispensés

          1 279 $

          1 555 $

          1.1.4.4 Le Ministère a-t-il une politique écrite de dispense des frais?

          Oui

           

          Non

          x

          1.1.4.4 : Voir les notes explicatives.

          Dans l’affirmative, veuillez en joindre copie au questionnaire rempli.

          1.1.4.5 Si les frais de demande de 5 $ ne sont pas joints à une demande de communication et que celle-ci a trait à une question tombant sous le coup de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le demandeur est-il consulté au sujet de la loi aux termes de laquelle la demande sera traitée?

          Toujours

           

          Presque toujours

           

          Parfois

           

          Rarement

           

          Jamais

          X

          1.1.4.5 : Voir les notes explicatives.

          1.1.5 Traitement des demandes

          Traitement des demandes réglées pour la période

          Nombre de demandes

          1er avr. 2004-31 mars 2005

          1er avr. 2005- 30 nov. 2005

          Tous les documents ont été communiqués

          24

          15

          Les documents ont été communiqués en partie

          62

          56

          Rien n’a été communiqué (documents exclus)

          3

          0

          Rien n’a été communiqué (documents exemptés)

          8

          0

          Demandes transférées

          1

          2

          Demandes impossibles à traiter

          31

          25

          Demandes abandonnées par le demandeur

          4

          6

          Demandes traitées informellement

          0

          0

          Total des demandes traitées

          133

          104

          Demandes reportées sur l’exercice suivant

          42

          43

          1.1.6 Traitement informel des demandes

          1.1.6.1 Les demandes traitées informellement font-elles l’objet d’une concertation avec le demandeur?

          Toujours

          X

          Presque toujours

           

          Parfois

           

          Rarement

           

          Jamais

           

          1.1.6.2 Existe-t-il des critères établis pour décider de traiter une demande informellement?

          Oui

           

          Non

          x

          Dans l’affirmative, veuillez en joindre copie au questionnaire rempli.

          1.2 TRAITEMENT DES DEMANDES

          1.2.1 Temps de traitement

          Étapes du modèle de traitement

          1er avr. 2004-31 mars 2005

          1er avr. 2005-30 nov. 2005

          Nombre de jours prévus

          Nombre moyen de jours réels

          Nombre moyen de jours prévus

          Nombre moyen de jours réels

          Accueil des demandes

          0,5

          0,5

          0,5

          0,5

          Recherche du BPR

          2

          11

          2

          8

          Examen et préparation des documents

          10

          17

          10

          15

          Services juridiques

              

          Communications

              

          Approbation ou autre – BPR

          3

          12

          3

          13

          Approbation ou autre – cabinet du sous-ministre

          s.o.

          16

          s.o.

          17

          Approbation ou autre – cabinet du ministre

          s.o.

          s.o.

          s.o.

          s.o.

          Communication AI

              

          1.2.1 : Voir les notes explicatives.

          1.2.2 Profil des prorogations de délai

          1.2.2.1 Lorsqu’il faut proroger un délai aux termes du paragraphe 9(1), un avis est-il adressé au demandeur avant l’échéance du délai de 30 jours?

          Toujours

           

          Presque toujours

          X

          Parfois

           

          Rarement

           

          Jamais

           

          1.2.2.1 : Voir les notes explicatives.

          1.2.2.2 Lorsqu’un avis est envoyé aux termes de l’alinéa 9 (1)a) ou b) pour proroger un délai au-delà de la limite de 30 jours, en envoie-t-on copie au Commissariat à l’information?

          Toujours

          X

          Presque toujours

           

          Parfois

           

          Rarement

           

          Jamais

           

          1.2.2.3 Après une demande de prorogation, s’il est peu probable que la nouvelle échéance sera respectée, le Bureau de l’AI contacte-t-il le demandeur pour :

          a) l’avertir que la réponse sera en retard?

          Toujours

          Presque toujours

           

          Parfois

          X

          Rarement

           

          Jamais

           

          b) l’informer de la date d’échéance prévue de la réponse finale?

          Toujours

           

          Presque toujours

           

          Parfois

          X

          Rarement

           

          Jamais

           

          c) l’informer de son droit d’adresser une plainte au Commissaire à l’information?

          Toujours

           

          Presque toujours

           

          Parfois

          X

          Rarement

           

          Jamais

           

          1.2.2.3 : Voir les notes explicatives.

          1.2.2.4 Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a)

          Nombre de prorogations

          1er avr. 2004-31 mars 2005

          1er avr. 2005-30 nov. 2005

          En raison du volume (recherche de nombreux documents) – 30 jours ou moins

          1

          3

          En raison du volume (recherche de nombreux documents) – 31 jours ou plus

          0

          11

          En raison du volume (recherche dans de nombreux documents) – 30 jours ou moins

            

          En raison du volume (recherche dans de nombreux documents) – 31 jours ou plus

            

          1.2.2.5 S’il faut procéder à des consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b), celles-ci sont-elles lancées dès qu’on sait qu’elles sont nécessaires?

          Toujours

          X

          Presque toujours

           

          Parfois

           

          Rarement

           

          Jamais

           

          1.2.2.6 Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b)

          Nombre de prorogations

          1er avr. 2004-31 mars 2005

          1er avr. 2005-30 nov. 2005

          Pour consultation d’une autre institution

          58

          33

          Pour consultation d’un ordre de gouvernement canadien

          10 (estimation)

          5 (estimation)

          Pour consultation d’un gouvernement étranger

            

          Pour consultation d’un particulier

            

          Pour consultation en vertu de l’article 69

          43

          8

          1.2.2.7 Si une demande concerne les documents d’un tiers et que des consultations sont nécessaires, celles-ci sont-elles menées en vertu de l’alinéa 9(1)c)?

          Toujours

          s.o.

          Presque toujours

           

          Parfois

           

          Rarement

           

          Jamais

           

          1.2.2.8 Si une demande concerne les documents d’un tiers et que des consultations sont nécessaires, celles-ci sont-elles menées en vertu de l’alinéa 9(1)b)?

          Toujours

          s.o.

          Presque toujours

           

          Parfois

           

          Rarement

           

          Jamais

           

          1.2.2.9 Les avis destinés aux tiers sont-ils envoyés dès qu’on sait que ceux-ci sont nécessaires?

          Toujours

          s.o.

          Presque toujours

           

          Parfois

           

          Rarement

           

          Jamais

           

          1.2.2.10 Lorsqu’un avis est envoyé en vertu de l’alinéa 9(1)c), en transmet-on copie au Commissariat à l’information?

          Toujours

          s.o.

          Presque toujours

           

          Parfois

           

          Rarement

           

          Jamais

           

          1.2.2.11 Le délai applicable à la consultation d’un tiers est-il respecté (article 28)?

          Oui

          s.o.

          Non

           

          Dans la négative, veuillez expliquer.

          Aucun avis n’a été envoyé à des tiers.

          1.2.2.12 Le Bureau de l’AI fournit-il la partie des documents demandés qui n’a pas besoin de faire l’objet de consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b) /ou 9(1)c)?

          Toujours

           

          Presque toujours

           

          Parfois

          X

          Rarement

           

          Jamais

           

          1.2.2.12 : Voir les notes explicatives.

          1.2.2.13 Notification en vertu de l’alinéa 9(1)c)

          1er avr. 2004-31 mars 2005

          1er avr. 2005-30 nov. 2005

          Nombre de demandes faisant l’objet de consultations de tiers

          0

          0

          Nombre de jours moyen nécessaires pour la réception des observations des tiers

            

          Nombre de jours moyen nécessaires pour la prise d’une décision après la réception des observations des tiers

            

          Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27

          s.o.

          s.o.

          Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 dont le délai n’est pas respecté

          s.o.

          s.o.

          Nombre de demandes dont le délai prévu à l’alinéa 28(1)b) n’est pas respecté

          s.o.

          s.o.

          1.2.3 Profil des transferts

          Transferts

          Nombre de transferts

          1er avr. 2004-31 mars 2005

          1er avr. 2005-30 nov. 2005

          Demandes transférées dans les 15 jours

          1

          2

          Demandes transférées après 15 jours

            

          Total des demandes transférées

          1

          2

          Transferts refusés

            

          1.3 EXCEPTIONS

          Veuillez fournir la documentation utile concernant les questions suivantes.

          Questions

          Oui

          Non

          Remarques

          1.3.1 Lorsqu’une exception est invoquée, une explication est-elle jointe au dossier?

          X

           

          Le BPR indique l’article de la Loi au terme duquel l’exception est invoquée, et l’approbation des exceptions s’effectue au niveau SMA ou plus haut. Le Bureau de l’AIPRP contestera des recommandations s’il semble que les exceptions fondées sur des critères objectifs ne répondent pas aux critères ou que le pouvoir discrétionnaire n’a pas été exercé, ou encore qu’il ne semble y avoir aucune probabilité raisonnable de préjudice par suite de la communication d’information, dans le cas des exceptions fondées sur des critères subjectifs. Voir aussi les lignes directrices concernant les exceptions.

          1.3.2 Le BPR établit-il la justification applicable à l’exception?

          X

           

          En général, les examens du BPR portent sur les exceptions discrétionnaires.

          1.3.3 Le Bureau de l’AI établit-il la justification applicable à l’exception?

           

          X

          Le premier examen du Bureau de l’AIPRP porte sur les exceptions obligatoires et les exclusions.

          1.3.4 Si la justification est établie par le BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception dûment justifiée à l’AI?

          X

           

          Si l’exception invoquée suscite des questions, le dossier est renvoyé au BPR pour un nouvel examen. Cela est consigné au dossier, généralement sous forme d’une note de service au BPR. Le manuel prévoit aussi qu’une des responsabilités du Bureau de l’AIPRP consiste à évaluer la validité des exceptions recommandées.

          1.3.5 Existe-t-il une procédure établie prévoyant que l’on verse au dossier la justification d’une exception discrétionnaire?

          X

           

          La Loi exige que l’on précise le type d’exceptions utilisées.

          2. PRÉSOMPTIONS DE REFUS

          Statistiques applicables à l’analyse des présomptions de refus

          Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent

          1er avr. 2004-31 mars 2005

          1er avr. 2005-30 nov. 2005

          1.

          Nombre de demandes reportées

          25

          45

          2.

          Demandes reportées de l’exercice précédent en présomption de refus au début du nouvel exercice

          4

          8

          Partie B : Nouvelles demandes – à l’exception des demandes comptées dans la Partie A

          1er avr. 2004-31 mars 2005

          1er avr. 2005-30 nov. 2005

          3.

          Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice

          150

          102

          4.A

          Nombre de demandes traitées dans le délai réglementaire de 30 jours

          61

          48

          4.B

          Nombre de demandes traitées dans un délai supérieur à 30 jours sans qu’on ait demandé de prorogation

          2

          3

          4.C

          Durée du délai supplémentaire de traitement sans qu’on ait demandé de prorogation

           

          1 à 30 jours

            
           

          31 à 60 jours

          1

           
           

          61 à 90 jours

           

          1

           

          Plus de 91 jours

          1

          2

          5.

          Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9

          77

          42

          6.A

          Nombre de demandes traitées dans le délai prorogé obtenu

          19

          3

          6.B

          Nombre de demandes traitées dans un délai supérieur au délai prorogé

          22

          11

          6.C

          Durée du délai supplémentaire de traitement après expiration du délai prorogé

           

          1 à 30 jours

          14

          3

           

          31 à 60 jours

          3

          4

           

          61 à 90 jours

          1

          1

           

          Plus de 91 jours

          4

          3

          7.

          Nombre de demandes en présomption de refus au 30 novembre 2005

          9

          Partie C : Facteurs

          8.

          Utilisez cette partie pour décrire les facteurs qui peuvent avoir un effet sur les difficultés de traitement ou le délai nécessaire au traitement des demandes ou de certains types de demandes.

           

          La plupart des demandes nécessitent des consultations auprès de partenaires du portefeuille (GRC, SCRS, SCS, ASFC ou Centre des armes à feu), du Secrétariat de la législation et de la planification parlementaire du BCP, d’autres ministères ou, dans certains cas, de gouvernements provinciaux. En outre, le chevauchement de nombreuses questions concernant plus d’un ministère exige la tenue de nombreuses consultations entre les directions.

          Complexité et sensibilité des documents : SPPCC est une organisation de nature stratégique, et nombre de documents concernent des questions très délicates de sécurité nationale.

          Durant la période visée par l’examen, l’organisation s’est beaucoup transformée, et pas seulement au chapitre des « types de demandes ». En effet, le modeste ministère du Solliciteur général est devenu SPPCC, vaste organisation investie d’un grand nombre d’autres responsabilités relevant de la gestion des urgences, de la sécurité nationale et de la prévention du crime. Ce changement a vraisemblablement eu un effet sur la capacité des BPR de s’acquitter de leurs responsabilités en matière d’AIPRP. Par ailleurs, le Secteur de la police, de l’application de la loi et de l’interopérabilité (SPCLI) et le Secteur de la gestion des mesures d’urgence et de la sécurité nationale (SGMUSN) ont pris des mesures pour accélérer les procédures en embauchant des consultants en AIPRP qui travailleront dans les directions. En raison des sujets sur lesquels portent la plupart des demandes de communication, ces deux secteurs doivent effectuer la majeure partie du travail concernant l’AIPRP. L’accroissement du nombre de demandes et de consultations a également eu une incidence.

          3. PROFIL DES RESSOURCES

          3.1 Profil des employés

          Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AI.

          Poste à temps plein

          Classification

          Nombre

          Nombre d’années d’expérience

          Coordonnateur

          PM-6

           

          22 ans

          Analyste

          PM-4

           

          6 ans

          Analyste

          PM-4

           

          3,5 ans

          Administrateur

          AS-1

           

          21 ans

          Adjoint administratif

          SCY-3

           

          9 mois

              

          Poste à temps partiel

          Classification

          Nombre

          Années d’expérience

          s.o.

             
              
              

          3.2 Budget salarial du Bureau de l’AI

          Exercice

          Budget prévu

          Budget utilisé

          ETP prévus

          ETP utilisés

          2004-2005

          177 000 $

          177 000 $

            

          2003-2004

          177 000 $

          177 000 $

          2002-2003

          177 000 $

          177 000 $

            

          3.3 Budget de fonctionnement du Bureau de l’AI

          Exercice

          Budget prévu

          Budget utilisé

          2004-2005

          17 058 $

          17 058 $

          2003-2004

          17 058 $

          17 058 $

          2002-2003

          17 058 $

          17 058 $

          3.4 Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AI utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation en AI

          Exercice

          Formation du personnel de l’AI

          Formation des employés du Ministère en AI

          2004-2005

          s.o.

          s.o.

          2003-2004

          s.o.

          2002-2003

           

          s.o.

          3.5 Ventilation du budget du Bureau de l’AI utilisé ou réservé pour l’emploi de consultants en AI

          Exercice

          Budget prévu

          Budget utilisé

          2004-2005

          0 $

           

          2003-2004

          0 $

          2002-2003

          0 $

           


          4. LE CADRE DE LEADERSHIP

          Veuillez fournir la documentation utile à l’appui d’une réponse affirmative au tableau ci-dessous.

          Question

          Oui

          Non

          Remarques

          4.1.1 Existe-t-il une vision officielle de l’AI?

          X 

          Document sur la planification intégrée des opérations et des ressources pour l’exercice 2006-2007.

          4.1.2 A-t-on publié un plan opérationnel de l’AIPRP comportant des objectifs, des produits livrables, des échéances et des responsabilités clairement définis?

          X 

          Voir les remarques au point 4.1.1.

          4.1.3 A-t-on publié un manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP à l’intention du personnel du Ministère?

          X

           

          On peut consulter le manuel sur le site Infocentral du Ministère – il s’agit du premier élément de la section « Ressources ».

          4.1.4 Le manuel de politiques et de procédures de l’AIPRP est-il mis à jour au moins deux fois par an?

          X

           

          Le manuel a été mis à jour pour refléter la transition du ministère du Solliciteur général à SPPCC ainsi que les récentes décisions judiciaires concernant l’exception relative aux « avis » et la décision « Ethyl » concernant les exclusions du Cabinet.

          4.1.5 Les responsabilités des BPR en matière d’AI sont-elles clairement définies dans un document fourni à ceux-ci?

          X

           

          En plus des lignes directrices, quelques modèles de note de service et l’avis par courriel standard pour les recherches de documents comportent des conseils relatifs à la procédure.

          4.1.6 Existe-t-il un guide interne du Bureau de l’AI sur le traitement des demandes de communication?

           

          X

          Le traitement est exécuté par le logiciel ATIPflow.

          4.1.7 Existe-t-il des critères établis pour justifier les prorogations de délai en vertu des alinéas 9(1)a) et 9(1)b)?

          X

           

          Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit des lignes directrices écrites. On prend aussi en considération les conseils des BPR ainsi que la nature et l’étendue des consultations externes.

          4.1.8 Existe-t-il une ordonnance de délégation de pouvoirs?

          X

            

          4.1.9 Les rôles et les responsabilités en matière d’AI des fonctionnaires investis de pouvoirs délégués sont-ils clairement définis?

          X

           

          Ils sont définis en ce qui concerne le coordonnateur de l’AIPRP (description d’emploi, lignes directrices en matière d’AIPRP). Les rôles et responsabilités d’autres fonctionnaires investis de pouvoirs délégués ne sont pas définis au-delà de l’ordonnance.

          4.1.10 La procédure d’approbation suppose-t-elle l’approbation ou l’accord de fonctionnaires qui ne sont pas investis de pouvoirs délégués?

          X

           

          L’approbation finale des exceptions est déléguée aux SM, SMAP et SMA. L’approbation par les DG fait aussi partie de la procédure.

          4.1.11 A-t-on publié un plan de formation en AIPRP?

           

          X

           

          4.1.12 A-t-on mis en œuvre ATIPflow ou un système analogue?

          X

           

          Un analyste dispose aussi d’ATIPimage, et il est proposé de doter prochainement tous les membres du service du logiciel ATIPimage.

          4.1.13 Se sert-on proactivement d’ATIPflow pour relever les problèmes potentiels?

          X

           

          Voir 4.1.14 ci-dessous. Le rapport hebdomadaire présente la liste de toutes les demandes actives et des délais des BPR et, par le fait même, informe ces derniers de l’état des demandes tardives et de celles auxquelles il faut répondre maintenant ou sous peu.

          4.1.14 Se sert-on d’ATIPflow pour fournir des rapports à la haute direction au moins une fois par mois?

          X

           

          On prépare un rapport hebdomadaire le jeudi pour la réunion de vendredi du comité de la haute direction. Le rapport est converti en document Word, et les réponses tardives des BPR sont en rouge dans le texte. Les demandes tardives sont aussi en grands caractères rouges, suivies du signe plus (+) et du nombre de jours de retard. Le rapport hebdomadaire est également envoyé aux contacts du Secteur en matière d’AIPRP, au CSM et au CM.

          4.1.15 Le programme de l’AI a-t-il fait l’objet d’une vérification au cours des trois dernières années?

           

          X

           

          4.2 Règlement des problèmes d’AI

          Situation

          Mesures prises

          Progrès

          Réponses tardives provenant des BPR

          Voir 4.1.14. De plus, le SPCLI et le SGMUSN ont embauché des consultants en AIPRP

           
             
             
             

          Formation en AIPRP

          Le service de l’AIPRP a tenu des séances de formation maison. La dernière, qui remonte à octobre 2005, était destinée au personnel des Communications. Le Ministère est en train de rédiger un contrat de 10 séances de formation données par Yvon Gauthier, à l’intention du personnel du SGMUSN et du PRPA (Relations interorganisationnelles et publiques du Portefeuille), en janvier 2006.

           

          4.3 Solutions aux demandes de services non prévues du 1er avril 2004 au 30 novembre 2005

          Demande de services

          Solution

          Nombre accru de demandes et de consultations

          La SPCLI et la SGMUSN ont embauché des consultants en AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP a des employés de soutien administratif additionnels et compte embaucher un troisième analyste de l’AIPRP.

            
            


          5. LE CADRE DE GESTION DE L’INFORMATION

          5.1 Quelles mesures a-t-on prévues et quels progrès a-t-on enregistrés entre le 1er avril 2004 et le 30 novembre 2005 pour donner accès à l’information par d’autres moyens?

          Mesure prévue

          Mesure prise

          Progrès

          Élaboration des politiques

          Voir 5.2

           
             
             

          5.2 Qu’a-t-on fait pour mettre en œuvre la Politique sur SCT sur la gestion de l’information gouvernementale?

          • Élaboration d’une politique de gestion de l’information pour SPPCC, approuvée par sous-ministre.
          • Élaboration d’un plan stratégique de la MI/TI pour SPPCC, approuvé par le sous-ministre.
          • Élaboration d’une analyse de rentabilisation pour une approche globale de la gestion de l’information, approuvée par le sous-ministre. Le Ministère travaille à la mise en œuvre du SGDDI.
        • 5.3 Quel pourcentage approximatif des fonds documentaires ministériels est couvert par un plan de conservation et d’élimination des documents et les responsables de celui-ci?

          Plan ministériel de conservation et d’élimination des documents

          95 %

          Responsables de l’élimination des documents

          95 %

          5.4 Le Ministère a-t-il un ou des systèmes de classification de l’information?

          Oui

          X

          Non

           

          Dans l’affirmative, veuillez fournir la documentation décrivant le ou les systèmes en question.

          Pour le classement des documents, SPPCC utilise un système numérique par blocs selon le sujet.

          5.5 Comment s’assure-t-on que les systèmes de classification restent à jour et exhaustifs?

          Le personnel du service des documents et l’ensemble du personnel administratif du Ministère utilisent tous les jours le système pour entrer la documentation dans le système de suivi de la correspondance. Les préposés à la classification des documents et l’agent de la réforme du classement sont chargés de régler les problèmes au fur et à mesure (ex. : demandes de nouveaux dossiers, nouveaux titres de fichiers, corruption des fichiers, etc.)

          6. PROFIL DES PLAINTES

          Données fournies par le Commissaire à l’information concernant les plaintes adressées au Commissariat et leur règlement.

          6.1 Plaintes réglées par catégorie

          Catégorie

          Nombre de plaintes

          1er avr. 2004- 31 mars 2005

          1er avr. 2005- 30 nov. 2005

          Refus de communication

          9

          5

          Retard (présomption de refus)

          2

          3

          Prorogation de délai

          3

          Frais

          1

          Langue

          Publication

          Divers

          Total

          6

          3

          6.2 Résultats des plaintes

          Catégorie

          Nombre de résultats

          1er avr. 2004- 31 mars 2005

          1er avr. 2005- 30 nov. 2005

          Réglées

          3

          2

          Non réglées

          Non fondées

          3

          1

          Abandonnées

          Total

          6

          3

          Questionnaire relatif aux fiches de rendement

          Notes explicatives

          SPPCC

          DÉCEMBRE 2005

          1.1.4.2 – Service au client, délai d’un an applicable au droit de déposer une plainte: Si le traitement de la demande devait prendre plus d’un an, le Ministère indiquera quand même au client de s’adresser au Commissariat à l’information s’il n’est pas satisfait du traitement d’une demande. Le Commissariat déposera alors une plainte au nom du demandeur. Dans le cas des deux demandes (dans le cadre des délais sous examen) qui ont pris plus d’un an, les demandeurs ont reçu le même conseil.

          1.1.4.4 – Service au client, politique de dispense des frais : Malgré l’absence d’une politique officielle de dispense des frais, SPPCC a l’habitude de surseoir aux frais lorsqu’elle répond tardivement à une demande de communication. Elle ne perçoit pas de frais lorsque les frais de photocopie sont minimes. Elle consent aussi à dispenser les frais lorsque le client invoque un motif – par exemple, lorsqu’il s’agit d’un étudiant aux moyens limités. S’il faut envoyer une estimation des frais de recherche, SPPCC exige un dépôt de 50 %. Si l’estimation ne dépasse que d’une heure ou deux les cinq heures allouées par demande, SPPCC surseoit généralement aux frais.

          1.1.4.5 – Service au client, pas de frais si la demande de communication est liée à la Loi sur la protection des renseignements personnels : Si une demande de communication relative à des renseignements personnels est présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, SPPCC la traitera conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, et en informera le demandeur. Si ce dernier tient absolument à ce que la demande soit également traitée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, SPPCC acquiescera à la demande sans frais, mais exigera peut-être des frais si le demandeur ne peut fournir de renseignements permettant de restreindre la recherche.

          1.2.1 – Traitement des demandes, délai de traitement : Le nombre de jours consacrés à « l’examen et à la préparation des documents » désigne les jours ouvrables dont disposent les BPR pour effectuer le premier examen des documents (il n’y a pas de données sur le « temps de préparation »). Les 10 jours mentionnés représentent le mode par défaut d’ATIPflow – qu’on peut raccourcir ou rallonger selon le volume de documents à examiner. Les BPR disposent de 10 jours en moyenne. Au terme de l’examen initial des BPR et des consultations auprès d’organismes externes, les BPR ont trois jours ouvrables pour l’examen de suivi et l’approbation (voir « Approbation ou autre – BPR »). L’AIPRP ne prévoit pas de nombre précis de jours pour l’approbation du CSM. Outre le temps de préparation, les étapes du modèle de traitement ne tiennent pas compte des activités du service de l’AIPRP concernant la création du fichier d’examen (à l’aide de documents fournis par les BPR) et le premier examen des documents. Ces activités ne sont assorties d’aucun délai précis.

          1.2.2.1 – Traitement des demandes, profil des prorogations de délai : À quelques reprises, SPPCC a envoyé à des demandeurs des avis de prorogation de délai avec une journée ou deux de retard.

          1.2.2.3 – Traitement des demandes, communication avec le demandeur : Normalement, SPPCC ne communique pas avec le demandeur pour l’informer qu’il est peu probable que le nouveau délai sera respecté. Cependant, dans certains cas (lorsque le demandeur indique qu’il est urgent qu’il reçoive une réponse, qu’il a demandé qu’on l’avise, etc.), le Ministère communiquera avec lui pour l’aviser du retard et de son droit de porter plainte auprès du Commissariat à l’information.

          1.2.2.12 – Traitement des demandes, communication partielle : On consent à la communication partielle si le plaignant le demande ou qu’il indique qu’il est urgent qu’il reçoive une réponse, si la réponse accuse beaucoup de retard, ou lorsqu’il semble que la communication partielle représente une solution raisonnable.
           


          1 En février 2006, le directeur général de programme relevant d'un sous-ministre adjoint participant au processus d'examen et d'approbation a été ajouté au processus. Par conséquent, le directeur général doit approuver deux fois une demande de communication : à l'étape de suivi du BPR, puis de nouveau lors du processus d'examen et d'approbation. ▲HAUT

          2 On peut consulter le Manuel sur le site intranet de SPPCC - à<<Infocentral>>, sous la rubrique <<Ressources>>. ▲HAUT