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Fiches de rendement


Année


Transports Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. Contexte

2. Historique en matière de respect

3. Situation actuelle

4. Recommendations

5. État de l'application des recommendations de 2005

6. Questionnaire et rapport statistique


1. CONTEXTE ▲HAUT

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité à la limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport fait état des progrès réalisés par Transports Canada (TC) quand il s’agit d’atteindre une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. De plus, il contient des renseignements sur l’état de la mise en application des recommandations qui ont été faites dans le rapport d’étape de janvier 2005.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT ▲HAUT

Au début de 2000, le Commissariat à l’information a publié une fiche de rendement concernant le respect par Transports Canada des délais visés dans la Loi sur l’accès à l’information. Cette fiche de rendement attribuait au Ministère la note « F » (alerte rouge) au plan du respect des délais réglementaires visés par la Loi sur l’accès à l’information. Cette note représentait un rapport de 30,6 % entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes de communication reçues du 1er avril au 30 novembre 1999 .

Des progrès ont été réalisés l’année suivante. Entre le 1er avril et le 30 novembre 2000, le rapport entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus s’était amélioré, passant à 23,7 %, ce qui correspondait tout de même encore à la note « F ».

En janvier 2002, un autre rapport d’étape examinait les progrès réalisés par le Ministère depuis le rapport d’étape de janvier 2001 vers une conformité « idéale » ou « substantielle » aux délais visés par la Loi sur l’accès à l’information. Il faut cependant reconnaître que, à l’époque, le Ministère avait reçu la note « C » pour la période du 1er avril au 30 novembre 2001. Par la suite, cette note a baissé pour passer à « D » au cours de l’exercice 2001-2002.

En janvier 2003, on a signalé que Transports Canada (TC) avait reçu la note « D », dénotant un rendement inférieur à la norme en ce qui concerne le respect des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. Ce niveau de respect a continué de chuter, les statistiques finales indiquant un rapport de 29,9 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues au cours de l’exercice 2002-2003.

Dans le rapport d’étape de janvier 2004, le Ministère a continué d’éprouver des difficultés à atteindre une conformité substantielle aux délais. Le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes correspondait toujours à la note « D », même s’il s’était légèrement amélioré, atteignant 17,2 % pour la période du 1er avril au 30 novembre 2003.

Dans la fiche de rendement de 2005, TC a reçu la note « B », avec un rapport de 7,2 % entre les les présomptions de refus et les nouvelles demandes du 1er avil au 30 novembre 2004. Il s’agissait de la première année où les demandes reportées de l’exercice précédent et le nombre de demandes déjà en présomption de refus au 1er avril étaient prises en considération.

Pour tout l’exercice 2004-2005, TC a obtenu la note « B », avec un rapport de demandes en présomption de refus de 8,9 %

3. SITUATION ACTUELLE ▲HAUT

Pour la période visée par le présent rapport, les demandes reportées de l’exercice précédent ainsi que le nombre de demandes déjà en présomption de refus le 1er avril ont aussi été prises en considération. Ainsi, le Ministère a atteint un rapport de présomptions de refus s’établissant à 9,2 %, ce qui correspond à la note « B » pour la période du 1er avril au 30 novembre 2005.

Au cours de la période visée par le présent rapport, TC a reçu 667 demandes, soit 123 de plus que l’exercice précédent.

Au cours des dernières années, la Division de l’AIPRP s’est employée à trouver des moyens de respecter les délais prévus par la Loi. Le ministre a délégué les pleins pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au poste de coordonnateur de l’AIPRP, et le processus d’AI a été rationalisé et amélioré. On continue de dispenser aux employés de tout le Ministère des séances de sensibilisation, et les conseillers en matière d’AIPRP sont encouragés à contacter les demandeurs et à tenir ceux-ci au courant de l’avancement de leur demande. Plusieurs rapports sur le rendement sont fournis aux groupes et (ou) régions de même à la Division de l’AIPRP, rapports qui augmentent la responsabilisation à l’égard du traitement des demandes d’AI dans les délais.

Puisque les demandes adressées au Ministère concernent essentiellement des questions relatives à la sécurité et aux transports, un nombre important figurent sur la « liste des demandes de nature délicate », ce qui ajoute des étapes au processus d’examen (Communications, CSM, CM) et a un effet sur le respect des délais.

4. RECOMMANDATIONS ▲HAUT

En raison des facteurs décrits dans le présent rapport, TC n’a pas pu atteindre une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation n1

TC devrait atteindre une conformité idéale et la note « A » d’ici le 31 mars 2007.

Recommandation n2

Le Ministère devrait régler le problème de manque de personnel à la Direction de l’AIPRP afin d’augmenter le nombre d’employés au besoin.

5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2005 ▲HAUT

Les recommandations suivantes avaient été faites dans le but d’appuyer les efforts constamment déployés par TC pour traiter les demandes dans les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation n1 précédente

TC devrait atteindre une conformité idéale ou à tout le moins maintenir une conformité substantielle aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

Suites données :

TC a pu atteindre cet objectif, mais fait face à un manque de personnel. Le service fonctionne avec 12 années-personnes, mais manque de personnel depuis 2004. À un moment donné, quatre employés étaient simultanément en congé prolongé, et il incombait aux autres employés d’assumer la charge de travail supplémentaire.

En avril 2004, les Services de la marine, de Pêches et Océans Canada, ont été transférés à Transports Canada, ce qui a fait augmenter de 33 % la charge de travail de la Division de l’AIPRP en raison des demandes relatives aux permis pour petites embarcations de même que des demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des eaux navigables.

Recommandation n2 précédente

Le Ministère devrait mener une évaluation des besoins en ressources à la Division de l’AIPRP et présenter un plan opérationnel à la haute direction demandant des employés supplémentaires pour l’AIPRP.

Suites données :

Un plan intégré des ressources humaines a été établi à l’intention des Services à la haute direction.

À court terme (l’an prochain), en raison du roulement du personnel, des nominations par intérim et autres et des congés prolongés, la Division de l’AIPRP devra combler jusqu’à trois postes vacants de façon permanente (niveaux PM-03/PM-04) pour maintenir un effectif de 12,7 années-personnes. Sous réserve de l’approbation des fonds nécessaires, une fois que le nouveau logiciel d’AIPRP sera opérationnel, un nouveau poste de commis de niveau CR-04, qui sera chargé du balayage des documents, devra être doté en personnel. À l’avenir, la Direction de l’AIPRP aura deux divisions : une pour la prestation de conseils sur l’AIPRP et les ÉFVP et l’autre, pour le traitement des demandes.

6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE ▲HAUT

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent.

1er avr. 2004 -31 mars 2005

1er avr. 2005 - 30 nov. 2005

1.

Nombre de demandes reportées :

91

87

2.

Demandes reportées du dernier exercice — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

12

19

Partie B : Nouvelles demandes — Demandes de la Partie A exclues.

1er avr. 2004 - 31 mars 2005

1er avr. 2005 - 30 nov. 2005

3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

779

667

4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

560

512

4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

13

18

4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

De 1 à 30 jours :

8

11

De 31 à 60 jours :

2

4

De 61à 90 jours :

0

2

Plus de 91 jours :

3

1

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

179

95

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

88

36

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

33

16

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

De 1 à 30 jours :

26

9

De 31 à 60 jours :

4

5

De 61 à 90 jours :

2

0

Plus de 91 jours :

1

2

7.

Au 30 novembre 2005, combien de demandes étaient en présomption de refus?

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