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Fiches de rendement


Année


Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. Contexte

2. Historique en matière de respect

3. Situation actuelle

4. Recommendations

5. État de l'application des recommendations de 2005

6. Questionnaire et rapport statistique


1. CONTEXTE ▲HAUT

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

 

% de présomptions de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité à la limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport examine les progrès réalisés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) quand il s’agit d’atteindre une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. Il contient également des renseignements sur l’état de la mise en œuvre des recommandations faites dans le rapport d’étape de janvier 2005.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT ▲HAUT

En février 2003, le Commissariat à l’information du Canada publiait une fiche de rendement sur le respect à TPSGC des délais de traitement prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. La fiche de rendement contenait un certain nombre de recommandations relatives à des mesures susceptibles d’être prises pour réduire le nombre de demandes en présomptions de refus. Dans la fiche de rendement de 2003, le Ministère avait reçu la note « F » (signal rouge), en raison d’un rapport de 26,3 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues du 1er avril au 30 novembre 2002. Le rendement de TPSGC a encore diminué, atteignant un rapport de 29,9 % pour l’exercice 2002-2003.

Le Ministère a apporté des améliorations considérables dans un certain nombre de domaines. Toutes ces initiatives ont entraîné des progrès remarquables dans les cas de présomptions de refus, se soldant par une conformité à la limite aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. Le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes a été ramené à 14,5 % du 1er avril au 30 novembre 2003, soit la note « C ».

Dans la fiche de rendement de 2005, le Ministère a obtenu la note « D » (conformité inférieure à la norme), en raison d’un rapport de 17,7 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues du 1er avril au 30 novembre 2004. Pour la première fois, on a tenu compte des demandes reportées de l’exercice précédent et du nombre de demandes déjà en présomption de refus le 1er avril.

Durant l’exercice 2004-2005, TPSGC a reçu la note « D », à la suite d’un rapport de 19,1 % entre les demandes reçues et les présomptions de refus.

3. SITUATION ACTUELLE

▲HAUT

Pour la période visée par le rapport, on a tenu compte des demandes reportées de l’exercice précédent et du nombre de demandes déjà en présomptions de refus le 1er avril. Ainsi, le rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues a été établi à 7,3 % du 1er avril au 30 novembre 2005, ce qui a valu au Ministère la note « B ».

 

Durant cette période, TPSGC a reçu 561 demandes, soit 58 de moins que l’an dernier. Toutefois, des facteurs comme la complexité et la nature délicate des demandes reçues ont influé sur le temps consacré au traitement des demandes.

TPSGC a dressé un plan d’action visant à faire suite aux demandes reçues dans les délais prescrits. Le Ministère a aussi élaboré un plan d’amélioration de l’AI pour 2005-2006. Ce plan précise les sources des retards et comporte des objectifs, des tâches, des produits livrables, des jalons et des responsabilités pour atteindre un degré acceptable de conformité à la Loi sur l’accès à l’information.

Le plan d’amélioration comprend aussi des recommandations afin de raccourcir les délais dans le traitement des demandes de communication.

  • L’envoi annuel d’un communiqué électronique rappelant que le ministre et le sous-ministre approuvent les objectifs du programme de l’AIPRP à tous les employés de TPSGC ;
    • Au moyen d’un financement extraordinaire, la Direction de l’AIPRP remplacera la photocopieuse à prélèvements actuelle par une technologie et des logiciels d’imagerie conformes aux exigences de la Direction de l’AIPRP ;
    • La Direction de l’AIPRP avisera tous les trois mois les directions générales, les secteurs et les régions qui ont la responsabilité de remettre des documents à l’AIPRP ainsi que leurs recommandations quant à la divulgation et à leurs délais d’exécution respectifs ;
    • L’actuelle ordonnance de délégation des pouvoirs sera modifiée ;
    • Afin de remédier à la pénurie de personnel, la Direction de l’AIPRP a organisé des concours visant à doter un nombre important de postes ;
    • La Direction de l’AIPRP mettra sur pied un programme de perfectionnement des agents de l’AIPRP qui servira à recruter, à former et à conserver des spécialistes de l’AIPRP ;
    • Organisation de séances de formation sur l’AIPRP dans les bureaux régionaux.

    4. RECOMMANDATIONS ▲HAUT

    En raison des facteurs décrits dans le présent rapport, TPSGC a réussi à atteindre une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

    Recommandation n° 1

    TPSGC devrait maintenir une conformité idéale aux délais et conserver la note « A » pour la durée complète de l’exercice 2005-2006 et pour les années à venir.

    5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2005 ▲HAUT

    Les recommandations suivantes avaient été formulées afin d’appuyer TPSGC dans ses efforts continus en vue de traiter les demandes de communication dans les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information :

    Recommandation n° 1 précédente

    TPSGC devrait atteindre, à tout le moins, une conformité substantielle aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information pour 2005-2006.

    Suites données 

    : TPSGC a atteint une conformité substantielle durant la période visée par le rapport, soit du 1er avril au 30 novembre 2005. Le Bureau de l’AIPRP s’est donné pour objectif d’atteindre la conformité idéale pour 2006-2007 et pour les années à venir.

    Recommandation n° 2 précédente

    Toutes les régions de TPSGC devraient recevoir une formation sur l’AIPRP en 2005-2006.

    Suites données 

    : Les employés de la région du Québec ont reçu de la formation en AI avant le 30 novembre 2005. Les régions de l’Atlantique, de l’Ouest et du Pacifique recevront une formation en février et mars 2006.

    Recommandation n° 3 précédente

    Les données relatives au respect des délais d’exécution par les BPR devraient être fournies en 2005-2006 pour déterminer si les délais d’exécution dans les BPR se sont améliorés de même que pour relever les secteurs problématiques, s’il y a lieu.

    Suites données 

    : Le Ministère a procédé à l’évaluation des problèmes et des BPR dont le rendement s’est amélioré ou s’est détérioré au cours du dernier trimestre ou de la dernière année.

    6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE ▲HAUT

    Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

    Demandes reportées de l’exercice précédent.

    1er avr. 2004 - 31 mars 2005

    1er avr. 2005 - 30 nov. 2005

    1.

    Nombre de demandes reportées :

    262

    186

    2.

    Demandes reportées du dernier exercice — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

    57

    49

    Part B: Nouvelles demandes — Demandes de la Partie A exclues.

    1er avr. 2004 –  31 mars 2005

    1er avr. 2005 – 30 nov. 2005

    3.

    Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

    873

    567

    4.A

    Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

    359

    245

    4.B

    Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

    27

    2

    4.C

    Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

     

    De 1 à 30 jours :

    15

    2

     

    De 31 à 60 jours :

    5

    0

     

    De 61à 90 jours :

    2

    0

     

    Plus de 91 jours :

    5

    0

    5.

    Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

    467

    289

    6.A

    Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

    230

    133

    6.B

    À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

    84

    1

    6.C

    Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

     

    De 1 à 30 jours :

    33

    1

     

    De 31 à 60 jours :

    20

    0

     

    De 61 à 90 jours :

    6

    0

     

    Plus de 91 jours :

    25

    0

    7.

    Au 30 novembre 2004, combien de demandes étaient en présomption de refus?

    3