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Fiches de rendement


Année


Bureau du Conseil privé

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. Contexte

2. Historique en matière de respect

3. Situation actuelle

4. Recommendations

5. État de l'application des recommendations de 2005

6. Questionnaire et rapport statistique


1. CONTEXTE ▲HAUT

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomptions de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité à la limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport examine les progrès enregistrés par le Bureau du Conseil privé (BCP) quand il s’agit d’obtenir une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. De plus, il contient de l’information sur l’état de la mise en œuvre des recommandations faites dans le rapport d’étape de janvier 2005.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT ▲HAUT

La fiche de rendement de 1999 accordait au BCP la note « F » (alerte rouge), en raison d’un rapport de 38,9 % entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes reçues du 1er avril au 30 novembre 1998. Pour la durée de l’exercice 1998-1999, ce rapport était de 47,1 %.

Dans l’examen de l’année suivante, on a signalé que, dans le cas des demandes reçues du 1er avril au 30 novembre 1999, le rapport s’était amélioré de façon remarquable, chutant à 3,6 %, ce qui a valu à l’organisation la note « A ». Ce rendement remarquable ne s’est toutefois pas maintenu durant l’exercice 2001-2002. Pour cet exercice, en effet, le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes s’est accru pour passer à 28,4 % (note « F »).

Cependant, pour la période du 1er avril au 30 novembre 2002, ce rapport a diminué à 17,5 % (note « D »), ce qui correspond à une conformité inférieure à la norme aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. Ce rapport a augmenté à 21,9 %, ce qui correspond à la note « F », pour tout l’exercice 2002-2003.

Le rapport d’étape 2004 pour le BCP faisait état d’une amélioration considérable du dossier de l’institution. En effet, pour la période du 1er avril au 30 novembre 2003, le BCP présentait un rapport de 3,8 % entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes reçues, ce qui équivaut à la note « A » et à une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

La fiche de rendement de 2005 accordait au BCP la note « F » (alerte rouge), en raison d’un rapport de 26,5 % entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes reçues du 1er avril au 30 novembre 2004. C’était la première fois que les demandes reportées de l’exercice précédent, ainsi que le nombre de demandes déjà en présomption de refus au 1er avril, étaient prises en considération.

Pour tout l’exercice 2004-2005, le rapport a augmenté à 31,5 %, ce qui correspond à la note « F ».

3. SITUATION ACTUELLE ▲HAUT

Pour la période visée par le présent rapport, les demandes reportées de l’exercice précédent, ainsi que le nombre de demandes déjà en présomption de refus au 1er avril, ont été prises en considération. Par conséquent, pour la période visée du 1er avril au 30 novembre 2005, le BCP avait un rapport de 31,9 % (note « F ») entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes.

Au cours de cette période, le BCP a reçu 376 demandes. C’est une augmentation de 80 demandes sur les 296 demandes reçues en 2004. Toutefois, la complexité et la nature sensible des demandes a aussi influé le temps de traitement. De plus, le BCP avait un arriéré de 117 demandes pour cette période.

Le Commissaire à l’information a donc déposé des plaintes afin de déterminer les motifs de ces délais. Le BCP s’est engagé auprès du Commissaire à éliminer complètement l’arriéré au 31 mars 2006.

4. RECOMMANDATIONS ▲HAUT

En raison des facteurs décrits dans le présent rapport, le BCP n’a pas pu atteindre une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation no 1

Le BCP devrait atteindre une conformité idéale et la note « A » d’ici le 31 mars 2007.

Recommandation no 2

La haute direction devrait superviser l’élaboration d’une vision de l’accès à l’information pouvant être communiquée au personnel du BCP.

Il sera difficile pour le BCP de continuer à améliorer son rendement si la haute direction n’y participe pas davantage. Le sous-ministre doit y jouer un rôle actif en recevant des rapports hebdomadaires indiquant le nombre de demandes de communication en présomption de refus, les endroits où il y a des retards et les mesures prises ou proposées pour y remédier. Le sous-ministre devrait superviser directement le plan d’amélioration de l’accès à l’information grâce auquel le BCP atteindra une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

Jusqu’à ce que la haute direction participe activement aux mesures visant à déterminer et à améliorer les facteurs qui entraînent des demandes de communication en présomption de refus au sein du ministère, il sera difficile d’atteindre une conformité idéale aux délais prévus par la Loi. La haute direction devrait comprendre la nature du problème et prendre part au suivi du succès du plan afin de réduire le nombre de demandes de communication en présomption de refus.

Recommandation no 3

Le bureau de l’accès à l’information du BCP devrait préparer un programme de formation obligatoire pour tous les agents et cadres supérieurs, dont les secrétaires adjoints et les sous-secrétaires.

Quoiqu’une formation obligatoire a été offerte à la moitié du ministère, le bureau de l’AIPRP devrait former le reste des employés.

5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2005 ▲HAUT

Les recommandations suivantes ont été faites à l’appui des efforts constamment déployés par le BCP pour traiter les demandes de communication dans les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information :

Recommandation no 1 précédente

Le BCP devrait atteindre une conformité idéale et la note « A » ou, à tout le moins, une bonne conformité et la note « B » pour la période 2005-2006.

Suites données : Même si le BCP n’a pas atteint la conformité à cet objectif, des ressources supplémentaires ont été fournies afin de rattraper les retards dans le traitement des demandes de communication. Les postes vacants furent pourvus. De plus, des ressources supplémentaires de 300 000 $ ont été fournies au cours de l’exercice financier 2005-2006, et on estime que de 350 000 $ à 400 000 $ seront affectés en 2006-2007.

Recommandation no 2 précédente

Le BCP devrait mettre entièrement en œuvre le plan d’amélioration de l’accès à l’information pour la période 2005-2006.

Suites données :

Le bureau de l’accès à l’information a élaboré un plan d’activités. Le plan d’amélioration de l’accès à l’information 2005-2006 fait les recommandations suivantes :
  • les services d’experts-conseils ont été retenus pour traiter l’arriéré, laissant seulement 7 demandes en suspens à la fin de l’exercice;
  • des ETP supplémentaires ont été accordés au bureau de l’AIPRP et la dotation est en cours;
  • le bureau de l’AIPRP est en cours de subir des changements à sa structure;
  • un nouvel instrument de délégation a été créé et une délégation entière au Directeur de l’AI est en bonne voie;
  • la formation obligatoire a été offerte à la moitié du Ministère et le reste est en cours;
  • des rapports de rendement ont été rédigés et continueront à l’être.
  • 6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE ▲HAUT

    Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

    Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent.

    1er avr. 2004 - 31 mars 2005

    1er avr. 2005 - 30 nov. 2005

    1.

    Nombre de demandes reportées :

    116

    169

    2.

    Demandes reportées du dernier exercice — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

    32

    76

    Partie B : Nouvelles demandes — Demandes de la Partie A exclues.

    1er avr. 2004 - 31 mars 2005

    1er avr. 2005 - 30 nov. 2005

    3.

    Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

    480

    376

    4.A

    Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

    188

    161

    4.B

    Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

    51

    18

    4.C

    Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

    De 1 à 30 jours :

    33

    8

    De 31 à 60 jours :

    6

    4

    De 61à 90 jours :

    10

    4

    Plus de 91 jours :

    2

    2

    5.

    Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

    182

    119

    6.A

    Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

    43

    35

    6.B

    À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

    29

    12

    6.C

    Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

    De 1 à 30 jours :

    13

    9

    De 31 à 60 jours :

    6

    0

    De 61 à 90 jours :

    3

    2

    Plus de 91 jours :

    7

    1

    7.

    Au 30 novembre 2005, combien de demandes étaient en présomption de refus?

    68