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Fiches de rendement


Année


Ministère de la Défense nationale

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. Contexte

2. Historique en matière de respect

3. Situation actuelle

4. Recommendations

5. État de l'application des recommendations de 2005

6. Questionnaire et rapport statistique


1. CONTEXTE ▲HAUT

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité à la limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport fait état des progrès réalisés par le ministère de la Défense nationale (DN) quand il s’agit d’atteindre un respect idéal des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. Il contient également des renseignements sur l’état de la mise en œuvre des recommandations faites dans le rapport d’étape de janvier 2005.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT ▲HAUT

En janvier 1999, le Commissariat à l’information du Canada (CIC) a publié une première fiche de rendement concernant le respect à la DN des délais de traitement prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. Dans cette fiche, la DN a reçu la note « F » (signal rouge) en raison d’un rapport de 69,6 % entre les présomptions de refus et les demandes de communication reçues du 1er avril au 30 novembre 1998. Le rapport contenait un certain nombre de recommandations concernant des mesures qui devraient être prises pour réduire le nombre de demandes qui sont en présomption de refus.

Du 1er avril au 30 novembre 1999, le rapport entre les présomptions de refus et les demandes de communication s’est amélioré, passant à 38,9 %, ce qui correspond toutefois toujours à la note « F ».

En janvier 2001, la DN a reçu la note « D » à cause d’un rapport de 17 % entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus du 1er avril au 30 novembre 2000. Le document mentionnait que la tendance était à la réduction du nombre de demandes de communication en présomption de refus.

La DN a continué d’améliorer son rendement sur le plan du respect des délais visés par la Loi sur l’accès à l’information, obtenant la note « C » grâce à un rapport de 11,8 % entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus pour la période du 1er avril au 30 novembre 2001. Cette amélioration ne s’est cependant pas maintenue durant tout l’exercice; si la note était toujours « C », le rapport a diminué légèrement, pour atteindre 12,7 %.

Pour l’exercice 2002-2003, le Ministère a atteint un rapport de 9,1 % entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus, soit la note « B »; pour l’exercice tout entier, le rapport est passé à 12,7 %, soit la note « C ».

Dans le rapport d’étape de 2004, on indiquait que le Ministère maintenait ses efforts pour atteindre à un respect idéal.

La fiche de rendement de 2005 accordait au Ministère la note « B » avec un rapport de 9,5 % entre les nouvelles demandes et les présomptions de refus pour la période du 1er avril au 30 novembre 2004. Il s’agissait de la première année où les demandes reportées de l’exercice précédent, ainsi que le nombre de demandes déjà en présomption de refus au 1er avril ont été prises en considération.

3. SITUATION ACTUELLE ▲HAUT

Pour la période visée par le présent rapport, les demandes reportées de l’exercice précédent, ainsi que le nombre de demandes déjà en présomption de refus au 1er avril, ont été prises en considération. Par conséquent, pour la période visée du 1er avril au 30 novembre 2005, le rapport des demandes et des présomptions de refus était de 14,8 %, soit la note « C ».

Au cours de la période en cause, le Ministère a reçu 734 demandes, soit 48 de moins que la période précédente. Cependant, la complexité et la nature délicate des demandes ont été des facteurs qui ont contribué à la durée du traitement des demandes.

Pendant la période visée par le rapport, le Ministère a dû composer avec un déménagement du bureau de l’AIPRP. Il fut donc nécessaire de réinstaller toutes les lignes de communication ainsi que la reprogrammation du logiciel ATIPimage. L’installation, requérant des mesures de sécurité a causé de nombreux retards dans l’utilisation de système d’imagerie. Entre autres, la vitesse à laquelle les mémorisateurs d’images ont travaillé fut dramatiquement affectée. Essentiellement, il fallu en moyenne près de deux (2) minutes pour mémoriser une page de documents. Cette situation créa un sérieux impact sur la capacité du Bureau d’Accès à l’Information de répondre aux demandes d’accès à l’information de manière efficace. Elle ne fut résolue qu’en juin 2005.

Pour ajouter à la charge de travail, des dossiers indiquent que de nombreuses demandes de communication ont été reçues au sujet de l’herbicide Agent orange et du HMCS Chicoutimi. Durant la période du présent rapport, 22 demandes d’accès portaient sur le HMCS Chicoutimi. Ces demandes ont comporté la révision de 15 720 pages de documents au cours de l’exercice. Il y eut 65 demandes d’accès relatives à l’Agentorange qui ont exigé le traitement de 17 340 pages durant la période du présent rapport.

Le Ministère reçut également de nombreuses demandes de consultation d’autres ministères. Ces consultations totalisent près de 20 000 pages de documents à être révisées.

Le Ministère a également continué à souffrir d’un grand roulement de personnel. Un flot constant de nouveaux employés et les questions de sécurité associées ainsi que leur formation ont eu un impact négatif sur les ressources déjà limitées du Bureau d’Accès à l’Information. De plus, des tentatives pour engager des sous-contractants par le biais de contrats requirent plus d’un an dû à des problèmes rencontrés avec le service d’approbation des contrats du ministère de la Défense Nationale.

4. AUTRES RECOMMANDATIONS ▲HAUT

En raison des facteurs décrits dans le présent rapport, la DN n’a pas pu conserver un respect idéal des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation n1

Le Ministère devrait atteindre un respect idéal et la note « A » au 31 mars 2007.

Recommandation n2

Le Ministère doit régler la pénurie d’employés à la direction de l’AIPRP en augmentant les ressources au besoin.

5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2005▲HAUT

Les recommandations suivantes avaient été formulées dans le but d’appuyer les efforts constants déployés par la DN pour traiter les demandes de communication dans les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information :

Recommandation n1 précédente

La DN devrait atteindre un respect idéal ou, à toute le moins, maintenir un bon respect des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information en 2005-2006.

Suites données :

La DN n’a pas atteint un respect idéal simplement à cause de restrictions contractuelles.Le départ d’un grand nombre d’employés impose au Ministère de pouvoir engager des sous-contractants à l’externe. Les contraintes mises en place par le contentieux du Ministère empêchent la Division d’accès à l’information de procéder avec célérité.

Recommandation n2 précédente

La DAIPRP devrait continuer de communiquer les documents au public de manière informelle et parachever en 2005-2006 un plan prévoyant l’affichage des documents qui ont été communiqués en vertu de l’AI sur son site Internet au cours des deux prochaines années.

Suites données :

La DN a continué d’envisager des façons de communiquer des renseignements de manière informelle. Ainsi, les frais de déplacement et d’hospitalité et les contrats de plus de 10 000 $ sont affichés sur le site Internet de la DAIPRP. Les documents relatifs aux commissions d’enquête sont examinés, soumis à des prélèvements et affichés sur le site Internet de la DN, et les listes des passagers sur les vols des Challengers sont fournies de manière informelle sur demande. La DAIPRP prévoit de mettre tous les documents communiqués en vertu de l’AI sur son site Internet à court terme.

Recommandation no 3 précédente

La DAIPRP devrait assumer un rôle proactif quant à l’amélioration de la gestion des documents au Ministère de manière que la recherche des documents et les estimations des frais soient plus exactes.|

Suites données

 :
La DAIPRP offre un support continuel à tous ses bureaux de première responsabilité. La provision de conseils pratiques et de renseignements additionnels aux bureaux de première responsabilité a eu pour conséquence des estimations de frais plus exactes.

6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE ▲HAUT

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Demandes reportées de l’exercice précédent.

1er avr. 2004 - 31 mars 2005

1er avr. 2005 - 30 nov. 2005

1.

Nombre de demandes reportées :

303

331

2.

Demandes reportées du dernier exercice — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

56

84

Part B: Nouvelles demandes — Demandes de la Partie A exclues.

1er avr. 2004 – 31 mars 2005

1er avr. 2005 – 30 nov. 2005

3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

1284

734

4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

588

326

4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

19

18

4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

 

De 1 à 30 jours :

13

11

 

De 31 à 60 jours :

4

5

 

De 61à 90 jours :

2

1

 

Plus de 91 jours :

0

1

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

617

313

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

314

145

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

54

17

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

 

De 1 à 30 jours :

20

7

 

De 31 à 60 jours :

20

8

 

De 61 à 90 jours :

7

1

 

Plus de 91 jours :

7

1

7.

Au 30 novembre 2004, combien de demandes étaient en présomption de refus?

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