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Fiches de rendement


Année


Bibliothèque et Archives Canada

Rapport d’étape sur la fiche de rendement de 2005

1. Contexte

2. Historique en matière de respect

3. Situation actuelle

4. Recommendations

5. État de l'application des recommendations de 2005

6. Questionnaire et rapport statistique


1. CONTEXTE ▲HAUT

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomptions de refus

Commentaire

Note

0-5 %

Idéal

A

5-10 %

Bon

B

10-15 %

À la limite

C

15-20 %

Inférieur à la norme

D

Plus de 20 %

Signal rouge

F

Le présent rapport examine les progrès enregistrés par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) quand il s’agit d’obtenir un respect idéal des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. De plus, il contient de l’information sur l’état de la mise en œuvre des recommandations faites dans le rapport d’étape de janvier 2005.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT▲HAUT

La fiche de rendement de 2004 accordait à BAC la note « F », (signal rouge), en raison d’un rapport de 61 % entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes reçues du 1er avril au 30 novembre 2003.

La fiche de rendement de 2005 accordait à BAC la note «F» un signal rouge, alors que 70 % des demandes reçues entre le 1er avril et le 30 novembre 2004 se trouvaient en situation de présomption de refus. Il s’agissait de la première année où les demandes reportées de l’exercice précédent, ainsi que le nombre de demandes déjà en présomption de refus au 1er avril étaient prises en considération.

Ces deux (2) notes représentent le pire rendement obtenu par une institution depuis que le Commissariat à l’information a créé les Fiches de rendement.

Pour le plein exercice financier de 2004-2005, BAC recevait la note « F » avec 64,8 % des demandes en situation de présomption de refus.

3. SITUATION ACTUELLE ▲HAUT

Pour la période visée, les demandes reportées de l’exercice précédent, ainsi que le nombre de demandes déjà en présomption de refus au 1er avril, ont été prises en considération. Par conséquent, pour la période visée du 1er avril au 30 novembre 2005, 55.5 % des demandes étaient en situation de présomption de refus pour une note de «F».

Au cours de la période en cause, BAC a reçu 501 demandes, soit 110 de plus que la période précédente.

Bien que BAC reçut encore une fois la note «F» cette année, nous ne pouvons que concéder que le Ministère a tout de même faire des progrès énormes pour améliorer cette situation.

En septembre 2004, le Ministère a mis en place un groupe de travail portant sur les services d’accès à l’information gouvernementaux. Le rapport déposé au printemps 2005 par le groupe de travail incluait de nombreuses recommandations pour contrer le problème de l’arriéré, mais également pour éviter que des problèmes similaires se matérialisent dans le futur.

L’action la plus important qui fut mise en place par BAC en réponse aux recommandations formulées par le groupe de travail fut de s’attaquer directement à l’arriéré pour en arriver à sa complète élimination en 2005-2006. Les premières actions furent entreprises en janvier 2005 sur la base de l’ébauche de recommandations faites par le groupe de travail quand le conseil de gestion de BAC approuva des dépenses de l’ordre de 250 000 $ additionnels jusqu’au 31 mars 2005 dans un «blitz» pour réduire l’arriéré.

En mai 2005, la haute direction de BAC approuva un budget additionnel de l’ordre de 600 000 $ pour un deuxième «blitz» visant l’élimination complète de l’arriéré au 31 octobre 2005. Durant la période du 1er avril au 30 novembre 2005, BAC compléta 2 009 demandes formelles et informelles d’accès à l’information, communiqua 1 158 960 des 1 351 589 pages révisées. De plus, BAC s’est engagé à éliminer complètement l’arriéré d’ici le 31 mars 2006.

4. AUTRES RECOMMANDATIONS ▲HAUT

En raison des facteurs décrits dans le présent rapport, BAC n’a pas pu atteindre un respect idéal des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation n1

Le BAC devrait atteindre un respect idéal et la note « A » au 31 mars 2007.

Les ressources additionnelles consacrées par BAC permettront l’élimination complète de l’arriérés. De plus, aux fins d’améliorer l’efficacité du traitement des demandes d’accès, BAC a entrepris une révision extensive de ses pratiques qui sont traduites dans de nouvelles procédures formelles de traitement de demandes d’accès à l’information.

BAC a effectué une étude initiale visant la gestion efficace des documents transmis par d’autres ministères et agences pour fins d’archivage. Ceci permettra à BAC de réviser les demandes d’accès portant sur les documents d’archive plus efficacement et plus rapidement qu’avant grâce aux meilleures informations fournies par les ministères ayant créé les documents. En ce qui a trait aux documents déjà sous le contrôle de BAC, le Ministère a développé des critères permettant des révisions en blocs et qui faciliteront la divulgation de milliers de pages de documents au public sans devoir effectuer une révision page par page.

Recommandation n2

BAC doit régler la pénurie d’employés à la Direction de l’AIPRP en augmentant les ressources au besoin.

5. ÉTAT DES RECOMMANDATIONS DE 2005 ▲HAUT

L’an dernier, le Commissaire à l’information a fait vingt-deux (22) recommandations dans le but d’aider BAC à traiter les demandes selon les normes prévues par la Loi sur l’accès à l’information.

BAC s’est dit d’accord avec les 22 recommandations et progresse très bien avec leur mise en œuvre.

Pour souligner un nombre d’actions bien précises, BAC a mis en place un processus continu de triage qui permet de gérer efficacement les demandes informelles pour les documents d’archive du gouvernement et ce, en réponse à la recommandation 1.5. Grâce à ce procédé, BAC peut réviser et communiquer rapidement les renseignements du gouvernement pertinents à ces demandes.

En réponse à la recommandation 1.9, BAC a mis sur pied une autre pratique en 2005 qui consiste à améliorer les communications avec les clients en affichant de l’information en ce qui concerne le traitement de l’arriéré sur son site Web et à la salle de lecture. De plus, BAC envoie maintenant une lettre au requérant lorsque la réponse à la demande est en retard, de manière à ce que celui-ci sache où en est le traitement de sa demande et qu’il soit avisé des prédictions quant à la date anticipée de réponse. BAC communique mieux avec les requérants sur réception des demandes afin de s’assurer de leur clarté et de leur portée. Cette meilleure communication permet non seulement de gérer les attentes des requérants mais aussi d’établir de meilleures relations entre les employés et les requérants qui soumettent régulièrement des demandes.

La révision des procédures de la division de l’AIPRP était un moyen de faire en sorte d’aller de l’avant et d’éviter la réapparition d’un arriéré de demandes. Cet exercice d’examen et de mise sur pied du processus s’est effectué avec l’implication de tous les employés de la division et par le fait même a favorisé l’esprit d’équipe au sein de la division. Il en a résulté un ensemble de procédures qui ont l’approbation et l’appui de tous les employés. Ces procédures se trouvent toutes dans un manuel tel que suggéré à la recommandation 4.4. Ce nouveau manuel sera offert sur support informatique et sera un outil de référence pour tous les employés. Il servira aussi en tant qu’outil de formation pour les nouveaux employés qui se joignent à la division. Le manuel contiendra les mesures prises et mises de l’avant qui ont trait aux recommandations 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.11, 4.5 et 4.7.

Le manuel de procédures codifiera comment, de manière constante, la division de l’AIPRP gère les prorogations de délais au-delà de la limite de 30 jours prévue par la Loi ainsi que le processus de consultation lorsqu’il est requis. Puisque la division de l’AIPRP de BAC révise principalement des documents qui furent créés par d’autres institutions fédérales, elle doit souvent consulter celles-ci. Les nouvelles procédures auront pour effet que les employés prolongeront les délais de traitement des demandes pour fins de consultations le plus tôt possible, après réception de la demande. Une meilleure gestion des prorogations et des consultations a déjà amélioré le temps de traitement des demandes.

Le Commissaire à l’information a aussi recommandé que la division de l’AIPRP de BAC développe et mette sur pied un plan de formation en accès à l’information (recommandation 4.6). BAC est fortement d’accord avec cette recommandation. A l’automne 2005, tous les employés de la division ont reçu de la formation formelle en AIPRP. De plus, pour chaque poste, BAC élaborera bientôt des plans de formation détaillés s’appuyant sur le nouveau manuel de procédures. A cette formation, s’ajoutera pour tous les employés, celle portant sur ATIPFlow et ATIPImage.

De toutes les recommandations de l’an dernier, deux de celles-ci portaient sur la réduction de l’arriéré des demandes.

Recommandation no 2.1 précédente

Que la Division de l’AIPRP produise un rapport mensuel fournissant au Bureau et à la haute direction du ministère des renseignements sur la mesure dans laquelle les délais de réponse aux demandes d’accès sont respectés. Ces rapports permettront à la haute direction et à la Division de l’AIPRP d’obtenir l’information dont ils ont besoin pour évaluer la conformité générale de BAC aux dispositions de la Loi et aux délais que l’organisme impose pour répondre aux demandes d’accès.

Suites données : Un groupe de travail interne sur les services d’accès à l’information fut mis sur pied en septembre 2004. Le groupe de travail continue de rencontrer les deux (2) sous-ministres adjoints du Ministère toutes les deux semaines pour s’assurer que la haute direction du Ministère puisse suivre les progrès et adresser toutes questions ou obstacles entravant le travail de ce groupe. De plus, des rapports hebdomadaires sont transmis à la haute direction sur la progression de travaux d’élimination de l’arriéré des demandes..

Recommandation n2.2 précédente

BAC devrait accéder au degré de conformité substantielle aux délais prévus par la Loi d’ici le 31 mars 2006.

Suites données : BAC croit pouvoir éliminer d’ici le 31 mars 2006 toutes les demandes en retard à l’exception d’un petit nombre de dossiers qui comportent de nombreux documents.

6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE ▲HAUT

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent.

1er avr. 2004 -  31 mars 2005

1er avr. 2005 - 30 nov. 2005

1.

Nombre de demandes reportées :

323

169

2.

Demandes reportées du dernier exercice — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

250

135

Partie B : Nouvelles demandes — Demandes de la Partie A exclues.

1er avr. 2004 - 31 mars 2005

1er avr. 2005 - 30 nov. 2005

3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

629

501

4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

242

137

4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

226

165

4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

De 1 à 30 jours :

64

61

De 31 à 60 jours :

42

43

De 61à 90 jours :

14

24

Plus de 91 jours :

106

37

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

28

52

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

10

17

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

6

7

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

De 1 à 30 jours :

3

5

De 31 à 60 jours :

2

0

De 61 à 90 jours :

0

0

Plus de 91 jours :

1

2

7.

Au 30 novembre 2005, combien de demandes étaient en présomption de refus?

65

Extraits de la réponse du Sous-ministre adjoint au rapport sur la situation

En 2004, l’imposant arriéré demandes d’accès à l’information est devenu évident à la haute direction de BAC. En septembre 2004, nous avons mis sur pied un groupe de travail sur les services d’accès à l’information gouvernementale. Le rapport du groupe de travail du printemps 2005, contenait des recommandations portant directement sur l’arriéré des demandes et sur la façon d’éviter des arriérés semblables dans le futur.

… L’action la plus importante prise par le ministère en réponse aux recommandations du groupe de travail fut de s’attaquer directement à l’arriéré de l’AIPRP et de s’engager à son élimination en 2005-2006. Les premières mesures qui s’appuyaient sur l’ébauche des recommandations du groupe de travail furent prises en janvier 2005. Elles étaient le résultat de l’approbation d’une somme de 250 000 $ pour des ressources supplémentaires jusqu’au 31 mars 2005 par le conseil de gestion de BAC pour une première campagne-éclair pour réduire l’arriéré des demandes. Cette campagne-éclair a permis de réduire de 450 demandes l’arriéré approximatif total de 1 000 demandes.

… En mai 2005, la haute direction de BAC a approuvé une somme supplémentaire de 600 000 $ pour un deuxième campagne-éclair ayant pour but d’éliminer l’arriéré au 31 octobre 2005.

… Au 31 janvier 2006, le nombre de demandes en retard était de 66.

… Nous croyons que d’ici au 31 mars 2006, nous aurons éliminé les 66 demandes en retard et que seul un petit nombre de demandes portant sur de nombreux documents ne seront pas terminées à cette date.

… La révision de toutes les procédures de la division de l’AIPRP est un moyen d’aller de l’avant et de faire en sorte qu’il n’y ait plus d’arriéré de demandes. Cet exercice d’examen et de mise sur pied du processus s’est effectué avec l’implication de tous les employés de la division et par le fait même a favorisé l’esprit d’équipe. Il en a résulté un ensemble de procédures qui ont l’approbation et l’appui de tous les employés et qui se trouvent dans un seul manuel de procédures.

… en 2005-2006, il y a eu beaucoup de progrès et de renouveau dans le programme d’AIPRP de BAC. D’ici au 31 mars 2006, nous aurons presque complètement éliminé l’arriéré des demandes de l’AIPRP et nous serons sur la voie de maintenir ces résultats à long terme.