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Fiches de rendement


Année


Industrie Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. Contexte

2. Historique en matière de respect

3. Situation actuelle

4. Recommendations

5. État de l'application des recommendations de 2005

6. Questionnaire et rapport statistique


1. CONTEXTE ▲HAUT

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomptions de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité à la limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Industrie Canada (IC) a été sélectionné en 2004 pour un examen. Le Ministère figurait parmi les quelques institutions susceptibles de faire l’objet d’un examen du fait qu’il montre des difficultés chroniques à respecter les délais de réponse. Lorsque le Commissariat reçoit un nombre élevé de plaintes relatives à des présomptions de refus à l’endroit d’un ministère, cela peut laisser supposer l’existence, au sein de ce ministère, d’un problème plus grave relatif aux délais de traitement.

Le présent rapport examine les progrès continus du Ministère quand il s’agit d’atteindre un degré acceptable de respect des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis que le Ministère a fait l’objet de sa première fiche de rendement, l’an dernier. De plus, il contient de l’information sur l’état de la mise en œuvre des recommandations qui ont été faites dans le rapport d’étape de janvier 2005.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT ▲HAUT

Il était indiqué dans la fiche de rendement de janvier 2004 que le rendement d’Industrie Canada était inacceptable, le Ministère ayant obtenu la note « F » (alerte rouge) pour la période du 1er avril au 30 novembre 2003. Le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes s’établissait à 25 %.

Dans la fiche de rendement de 2005, le Ministère a obtenu la note « D », ce qui correspond à une conformité aux délais inférieure à la norme, en raison d’un rapport de 16,1 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues du 1er avril au 30 novembre 2004. Pour la première fois, on a tenu compte des demandes reportées de l’exercice précédent et du nombre de demandes déjà en présomption de refus le 1er avril.

Pour l’exercice 2004-2005, IC a reçu la note « C » à la suite d’un rapport de 14,2 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues.

3. SITUATION ACTUELLE ▲HAUT

Pour la période visée par le rapport, on a tenu compte des demandes reportées de l’exercice précédent et du nombre de demandes déjà en présomption de refus le 1er avril. Ainsi, pour la période du 1er avril au 30 novembre 2005, le rapport entre les présomptions de refus et les demandes reçues a été établi à 5,9 %, ce qui a valu au ministère de l’Industrie la note « B ».

Durant cette période, IC a reçu 203 demandes, soit 23 de moins que l’an dernier. Toutefois, des facteurs comme la complexité et la nature délicate des demandes reçues ont influé sur le temps consacré au traitement des demandes.

Au cours des dernières années, la Division de l’AIPRP s’est efforcée de trouver des solutions afin de parvenir à respecter les délais prescrits par la Loi. Plusieurs rapports de rendement sont produits. Cette pratique permet de promouvoir la reddition de compte en ce qui concerne le traitement des demandes dans les délais prescrits.

La haute direction d’un ministère joue un rôle de premier plan dans l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Elle a la responsabilité de porter l’accès à l’information au rang des priorités du ministère et de favoriser cet accès au moyen de politiques, de technologies et de ressources adéquates.

La haute direction d’IC a bien compris son rôle et a lancé un signal clair à ses employés. La haute direction informe maintenant le personnel des enjeux liés à l’accès à l’information de façon proactive. Un changement culturel en a résulté au sein du ministère. Enfin, des séances d’information et de formation ont été dispensées aux employés. Une sensibilisation accrue des responsables du Ministère a contribué à améliorer le respect des délais.

4. RECOMMANDATIONS ▲HAUT

En raison des facteurs décrits dans le présent rapport, Industrie Canada n’a pas réussi à atteindre une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation n° 1

Le Bureau de l’AIPRP devrait procéder à une analyse de rentabilisation de l’AIPRP afin de déterminer les ressources nécessaires pour assurer le traitement des demandes d’accès.

Le manque de ressources constitue souvent l’une des raisons principales de l’arriéré de demandes de communication. L’analyse de rentabilisation se révèlerait utile pour assurer une meilleure planification et un meilleur fonctionnement de l’AIPRP.

Recommandation n° 2
 

IC devrait atteindre une conformité aux délais et obtenir la note « A » d’ici le 31 mars 2007.

5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2005 ▲HAUT

Les recommandations suivantes avaient été formulées afin d’appuyer IC dans ses efforts continus en vue de traiter les demandes de communication dans les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information :

Un grand nombre de mesures positives ont été prises afin d’améliorer le respect à IC des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. Le Ministère doit cependant continuer de suivre consciencieusement les étapes afin d’atteindre une conformité idéale aux délais.

Recommandation n° 1 précédente

IC devrait atteindre, à tout le moins, une conformité substantielle aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information en 2005-2006.

Suites données :

Les efforts déployés depuis 2004 commencent à porter fruit. IC a réussi à atteindre une conformité substantielle aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information pour la première fois depuis l’émission de la fiche de rendement de janvier 2004.

Recommandation n° 2 précédente

L’AIPRP devrait mener un examen approfondi de l’étude visant l’énonciation des procédures qui a été menée par l’expert-conseil et apporter les changements qui s’imposent aux procédures liées à l’AIPRP au besoin.

Suites données :

La directrice de l’AIPRP a retenu les services d’un expert-conseil chargé d’énoncer toutes les procédures en cause dans le traitement des demandes de communication. Ceci a permis à l’AIPRP de recenser les secteurs posant problème. Cette démarche est à l’origine de l’élaboration d’un nouveau guide des procédures d’AIPRP dans le but d’assurer une meilleure coordination du traitement des demandes de communication et un meilleur respect des délais.

Recommandation n° 3 précédente

La directrice de l’AIPRP devrait exercer ses pouvoirs délégués pour veiller à ce que les délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information soient respectés.

Suites données :

Le rendement actuel d’IC témoigne de l’exercice adéquat des pouvoirs délégués.

6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE ▲HAUT

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Demandes reportées de l’exercice précédent.

1er avr. 2004 –  31 mars 2005

1er avr. 2005 –  30 nov. 2005

1.

Nombre de demandes reportées :

80

51

2.

Demandes reportées du dernier exercice — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

27

5

Part B: Nouvelles demandes — Demandes de la Partie A exclues.

1er avr. 2004 –  31 mars 2005

1er avr. 2005 – 30 nov. 2005

3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

343

203

4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

197

93

4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

10

2

4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

 

De 1 à 30 jours :

8

2

 

De 31 à 60 jours :

1

0

 

De 61à 90 jours :

0

0

 

Plus de 91 jours :

1

0

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

127

74

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

67

35

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

18

1

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

 

De 1 à 30 jours :

7

0

 

De 31 à 60 jours :

3

1

 

De 61 à 90 jours :

3

0

 

Plus de 91 jours :

5

0

7.

Au 30 novembre 2004, combien de demandes étaient en présomption de refus?

7