2008-2009 Secrétariat de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Depuis que notre organisation est devenue assujettie à la Loi sur l’accès à l’information en 2007, nous avons géré de manière proactive notre programme d’accès à l’information dans le but d’en arriver à une parfaite conformité avec la Loi. Nous avons utilisé les nouveaux fonds obtenus en 2007 pour doter des postes d’analystes et acheter des logiciels de traitement électronique des demandes. Le traitement électronique nous permet de gérer plus efficacement les documents liés aux demandes de communication et de protection des renseignements personnels, de maximiser le respect des délais et de remettre des documents sur CD-ROM, ce qui tend à éliminer les frais de photocopie – un obstacle potentiel pour l’accès à l’information.
Les améliorations ainsi apportées à la gestion de l’information ont donné lieu aux avantages suivants :
- les frais de reproduction ont été éliminés;
- les documents sont facilement recréés au besoin;
- les rapports statistiques sont plus précis;
- la qualité globale des documents que nous communiquons est généralement meilleure sur le plan de l’organisation, de la lisibilité, de la mise en contexte, de l’intégralité et de la précision.
Une gestion améliorée de l’information nous a également permis de développer notre capacité en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Compte tenu de la pénurie généralisée de personnel qualifié dans les institutions fédérales et de la nécessité de faire progresser les employés subalternes plus rapidement, le fait de pouvoir compter sur des processus électroniques fiables de conservation des documents et sur des processus connexes signifie que nous pouvons consacrer moins de temps à former et à assurer la relève.
Notre performance en 2008–2009
En 2008–2009, nous avons reçu 113 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, dont 109 ont été réglées au cours de l’exercice. Nous avons également reçu deux demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dont l’une a déjà été réglée. Cela représente une augmentation de 20 p. 100 du nombre de demandes reçues comparativement à la première année d’activité du Secrétariat.
La charge de travail liée aux demandes a aussi considérablement augmenté : de 7 696 pages la première année, elle est passée à 40 489 pages l’année suivante, la grande majorité du travail ayant été accomplie aux troisième et quatrième trimestres. Cela représente une hausse de 414 p. 100 de la charge de travail. Nos efforts pour améliorer les pratiques de tenue des dossiers nous aideront à gérer l’augmentation de la charge de travail. Malgré cet afflux, nous avons pu continuer à répondre aux demandes reçues dans les délais réglementaires.
Nous avons également tout mis en œuvre pour nous acquitter de notre obligation de prêter assistance. Voici quelques exemples des mesures que nous avons prises à ce chapitre au cours du dernier exercice :
- Nous avons examiné les documents sur CD pour voir s’il s’y trouvait de l’information imprécise ou pouvant prêter à confusion, et fourni des explications aux demandeurs.
- Nous avons discuté avec les demandeurs des éventuelles prorogations de délai avant même d’y recourir et fourni des justifications clairement documentées concernant le temps additionnel indiqué sur l’avis de prorogation, ainsi que la nouvelle date d’échéance.
- Pour ce qui est des consultations avec les institutions fédérales, nous avons négocié les délais les plus courts possible afin de pouvoir répondre rapidement aux demandes et nous avons communiqué en moins de 30 jours tous les documents qui ne nécessitaient aucune consultation.
- Nous avons fait le suivi des demandes visant des documents non communiqués en vertu de l’article 26 en raison d’une publication imminente, et nous avons répondu aux demandeurs une fois les documents publiés.
- Nous avons ouvert les dossiers abandonnés comme s’il s’agissait de nouvelles demandes, au besoin, et renoncé aux frais correspondants afin de préserver le droit de porter plainte des demandeurs.
