2008-2009 Enquêtes dignes de mention
Chaque année, un certain nombre de nos enquêtes se démarquent pour une raison ou pour une autre. C’est souvent leur complexité ou l’éclairage qu’elles jettent sur le système d’accès à l’information qui les rend dignes de mention.
En plus de répondre rapidement aux demandes de communication, les institutions ont l’obligation de faire tous les efforts raisonnables pour aider les demandeurs à obtenir l’information qu’ils cherchent. Cette « obligation de prêter assistance » est prévue par la Loi sur l’accès à l’information depuis 2007. Les enquêtes réalisées en 2008–2009 ont révélé certaines situations où les institutions n’avaient pas respecté pleinement cette obligation.
Double prorogation du délai
Cette enquête a révélé ce que font certaines institutions, à l’encontre de l’esprit de la Loi, pour disposer de plus de temps pour répondre aux demandes.
Contexte
Le paragraphe 9(1) de la Loi permet aux institutions de proroger le délai de réponse pour trois raisons : l’observation du délai de 30 jours entraverait le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande; l’institution doit mener des consultations qui rendent pratiquement impossible l’observation du délai initial; l’institution doit consulter un tiers et doit donc suivre un processus d’avis officiel.
Un particulier a demandé à Santé Canada de l’information sur les présentations de médicaments. Il a par la suite porté plainte auprès du Commissariat concernant la prorogation dont le ministère s’est prévalu pour mener les consultations visant à donner suite à sa demande. Notre enquête a révélé que Santé Canada avait l’habitude de recourir à la prorogation pour consultation d’un tiers (nécessaire pour savoir si le tiers consent à la communication des renseignements le concernant, comme le prévoit le paragraphe 20(1) de la Loi) de façon informelle (en invoquant la deuxième raison ci-dessus) pour avoir plus de temps pour examiner les dossiers techniques, puis recourait à une seconde prorogation pour consulter le même tiers dans le cadre du processus d’avis officiel.
Règlement de la plainte
Pour déterminer si les institutions invoquent le bon alinéa de l’article 9 pour recourir à la prorogation, les enquêteurs vérifient habituellement le statut des organisations ou des personnes consultées par les institutions. Dans ce cas, nous avons également examiné les dossiers pour nous assurer que l’institution avait invoqué la disposition pertinente de la Loi. Notre examen a confirmé que la consultation de tiers était nécessaire. Cependant, l’institution n’a pas suivi le bon processus, ce qui rendait la prorogation invalide. Le délai initial de 30 jours a donc été maintenu.
Ce qu’il faut retenir
Même si les institutions doivent parfois consulter des tiers, la Loi n’a jamais prévu que les institutions puissent utiliser une double prorogation pour donner aux tiers plus de temps pour examiner les dossiers. Les institutions doivent suivre le processus d’avis aux tiers décrit au paragraphe 27(1), qui prévoit une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)c) pour consulter un tiers si les dossiers sont touchés par l’article 20.