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Lorsque l’accès informel est plus onéreux que l’accès formel

Contexte

Quelqu’un a demandé à Bibliothèque et Archives du Canada (les Archives) de lui communiquer des documents sur deux militaires tués au combat pendant la Deuxième guerre mondiale. Les Archives ont rejeté la demande au motif que ces documents étaient accessibles par le biais de la Division des services de recherche des Archives (moyennant paiement des frais de photocopie). Selon les Archives, l’article 68 de la Loi sur l’accès à l’informationexclut du droit d’accès les documents qui sont accessibles au public par d’autres moyens.

Le demandeur n’a pas été satisfait de la position adoptée par les Archives. Selon lui, il aurait dû obtenir les documents en vertu de la Loi dans le délai de 30 jours prévu, contre paiement de frais de 5 $ + 0,20 $ par page photocopiée, et ne payer que pour les pages qu’il demandait. Il a refusé de s’adresser à la Division des services de recherche, qui n’est pas assujettie à un délai de réponse, qui facture des frais de photocopie de 0,40 $ la page en temps ordinaire et de 0,80 $ pour un service accéléré et qui fait payer au demandeur tous les documents au dossier.

Question juridique

Les Archives peuvent-elles refuser, en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès à l’information, des demandes de communication relatives à des documents qui ont été envoyés à la Division des services de recherche, où ils sont accessibles moyennant des frais, établis par décret, qui sont supérieurs aux frais permis par le règlement d’application de la Loi?

L’enquête a permis de conclure que l’intention des Archives était honorable : les Archives voulaient limiter la procédure officielle d’accès voulant que, avant d’être communiqués, les renseignements doivent faire l’objet d’un examen en fonction des exceptions prévues par la Loi. Tous les autres documents déjà examinés et non assujettis à des restrictions (par exemple, les dossiers sur les militaires tués au combat) sont fournis au public de façon informelle, par le biais des services de référence et de consultation ordinaires des Archives, moyennant des frais de photocopie.

Le Commissaire s’est inspiré des termes de l’article 68, qui prévoit que la Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas aux « documents publiés ou mis en vente dans le public ».

Le Commissaire n’a pas estimé que les dossiers sur les militaires tués au combat ont été « publiés » lorsqu’ils ont été transférés à la Division des services de recherche des Archives. Il n’a pas considéré non plus que les frais de photocopie remplissent le critère « mis en vente dans le public ». Pour adopter cette position, il a tenu compte de l’objet de la Loi (article 2), qui précise justement qu’aucune partie de la Loi (y compris l’article 68) ne « vise pas à restreindre » l’accès au type de renseignements normalement accessibles au public en général. Le Commissaire a également tenu compte du fait que la réglementation applicable aux frais a fixé les taux autorisés pour la photocopie. Il a estimé qu’il ne serait pas logique en l’occurrence de permettre à des institutions de facturer des frais de photocopie pour telle ou telle catégorie de documents et, ce faisant, de les exclure de l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Le Commissaire a reconnu les efforts des Archives pour faciliter un accès aussi informel et systématique que possible à ses documents, mais il a conclu que le demandeur conservait le droit de faire traiter sa demande officiellement en vertu de la Loi.

Les Archives ont respectueusement contesté l’avis du Commissaire, mais ont fourni une photocopie des documents demandés, gratuitement. Le Commissaire a donc estimé que l’affaire était close.

Ce qu’il faut retenir

Le Commissaire encourage les institutions fédérales à trouver des moyens de communiquer informellement leurs documents, sans passer par l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Celles-ci doivent cependant prendre garde de ne pas le faire en rendant l’accès plus coûteux ou en réduisant le niveau de service, si la demande est adressée en vertu de la Loi.  


 

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