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Récupération de messages électroniques archivés 

Contexte

Un requérant a demandé à la Banque de développement du Canada (BDC) des exemplaires de tous les messages électroniques produits par le vice-président de la Banque chargé des Affaires publiques du 1er mai 2000 au 3 mai 2001. La BDC a refusé d’extraire, de traiter et de communiquer ces messages pour les motifs suivants : 1) la demande n’était pas suffisamment précise, 2) les messages électroniques du VP seraient probablement considérés comme des renseignements personnels ou des renseignements commerciaux confidentiels et par conséquent protégés et 3) il faudrait beaucoup de temps et de ressources pour traiter la demande, ce qui supposerait des frais importants à la charge du demandeur.

Le demandeur a adressé une plainte au Commissaire en faisant remarquer qu’il avait demandé accès à des messages électroniques produits sur un compte professionnel, que la BDC n’avait pas fourni d’estimation des frais et qu’elle n’avait rien tenté pour appliquer les exceptions prévues par la Loi destinées à protéger les parties des documents demandés qui contiendraient des renseignements personnels ou des renseignements commerciaux confidentiels.

Dès le début de l’enquête du Commissaire, la BDC s’est rendue compte qu’elle n’avait aucune justification juridique pour refuser de traiter la demande. Elle a donc estimé que les messages applicables à 4 des 12 mois de la période couverte par la demande pourraient être extraits de l’ordinateur personnel du vice-président. Ces messages ont été traités et communiqués, sous réserve des exceptions applicables. Les messages des huit autres mois avaient été archivés. Selon la BDC, il en aurait coûté environ 17 400 dollars, et il aurait fallu six semaines pour les extraire.

Une partie du problème technique de la BDC était qu’elle était passée du système MS-Mail et Schedule (environnement d’exploitation Novell) au système Microsoft Exchange et Outlook. Dans l’estimation des frais, la BDC a compté l’achat d’un ordinateur et d’un serveur, le temps d’installation et de configuration et les honoraires d’un consultant pour 31 jours ouvrables, pour pouvoir retrouver les messages dans les enregistrements de sauvegarde.

Questions juridiques

Ce cas soulève deux questions juridiques : Premièrement, une institution fédérale est-elle tenue de retrouver des messages électroniques archivés en réponse à une demande de communication? Deuxièmement, quels sont les frais que l’institution peut facturer au demandeur selon la réglementation?

Première question

Pour ce qui est de la première question, la réponse, de l’avis du Commissaire, dépend de la question de savoir si l’extraction des messages demandés risque d’entraver d'une façon sérieuse le fonctionnement de l'institution. Ce point de vue découle de la formulation de l’article 3 du Règlement, qui dispose ce qui suit :

« Aux fins du paragraphe 4(3) de la Loi, la préparation d'un document qui n'existe pas comme tel mais qui peut être produit à partir d'un document informatisé relevant d'une institution fédérale n'est pas obligatoire lorsque cette préparation entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution concernée. »

Le Commissaire a envoyé son propre spécialiste de l’informatique à la BDC pour procéder à une évaluation indépendante du « fardeau » que devrait assumer la Banque si elle était tenue d’extraire des messages archivés.

Le spécialiste du Commissaire a examiné le système en vigueur à la BDC et conclu que celle-ci possédait déjà toutes les ressources nécessaires en matériel et en logiciels pour extraire les messages, que tout le matériel employé pour sauvegarder les serveurs de message existait toujours et que l’analyste technique qui avait installé et configuré le serveur MS-Mail et Exchange 5.5 était toujours au service de la Banque. Et il a estimé que les messages pourraient être extraits en moins de 31 jours. Le Commissaire ne pouvait donc pas accepter l’affirmation de la Banque selon laquelle l’extraction des messages entraverait de façon sérieuse son fonctionnement.

Deuxième question

Pour ce qui est de la deuxième question, le Commissaire a informé la BDC que, selon lui, l’estimation des frais était injustifiable, non seulement en raison des éléments techniques soulignés, mais aussi pour des raisons juridiques.

Le Commissaire a examiné le Règlement et n’y a rien trouvé qui permette de facturer des frais de main-d’œuvre et de capital au titre de l’extraction de documents électroniques. Il a, par contre, conclu que la Banque pourrait facturer au demandeur des frais de 10 dollars/l’heure pour le temps consacré par le personnel à l’extraction des documents, conformément au paragraphe 7(2) du Règlement. À cet égard, le Commissaire s’est appuyé sur les commentaires formulés au paragraphe 21 par le juge Muldoon dans Blank c. Canada (Ministre de l’Environnement) [2000] A.C.F. no 1620.

La réponse de la BDC

Compte tenu de l’avis du Commissaire, la BDC a accepté d’extraire et de traiter les messages archivés. Elle a également recalculé les frais conformément au paragraphe 7(2) du Règlement, les faisant passer de 17 400 à 2 325 dollars.

Le Commissaire a informé le demandeur qu’il estimait que les frais révisés étaient raisonnables et que l’affaire était donc réglée.

Ce qu’il faut retenir

Les demandes de communication concernant des messages électroniques archivés soulèvent des problèmes importants pour les institutions. Sur le plan du droit, il leur est difficile de simplement opposer un refus parce que cela entraverait de façon sérieuse leur fonctionnement. Dans Blank (voir plus haut), par exemple, on a estimé que l’extraction de messages électroniques prendrait 575 heures, mais l’institution n’a pas invoqué l’argument de l’entrave sérieuse.

Il est plus prudent d’évaluer correctement les frais, ce qui est un autre problème. Le Règlement n’autorise pas expressément de frais pour l’extraction de messages électroniques archivés, et, selon la jurisprudence, il convient de les facturer en vertu du paragraphe 7(2) (qui renvoie à des documents non informatisés) plutôt qu’en vertu du paragraphe 7(3) (qui renvoie à des documents lisibles par machine).

Aussi troublant que cela paraisse, la jurisprudence n’a pas été contredite, et le Commissaire s’en est inspiré en l’espèce.

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