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Thèmes récurrents : les retards

Comme nous l’avons vu, le pourcentage de demandes d’accès auxquelles une réponse est donnée dans les délais prévus est un bon indicateur de l’efficacité générale de la procédure d’accès à l’information gouvernementale. Malheureusement, le gouvernement ne recueille pas ce genre de statistiques importantes. Nous ne pouvons donc, ici, que donner une impression à partir du nombre de plaintes pour retard comparativement aux années précédentes et aux résultats d’examens de la fiche de rendement de certaines institutions gouvernementales.

À cet égard, il semble que le problème des retards reste important. Cette année, nous avons reçu une plus grande proportion de plaintes pour retard que l’an dernier. Trois des institutions dont nous avons examiné le fonctionnement cette année pour la première fois (Commission de l’Immigration et du statut de réfugié, Sécurité publique et protection civile, Gendarmerie royale du Canada) ont obtenu une note négative : elles affichaient toutes un pourcentage inacceptable de réponses tardives aux demandes d’accès. Cinq institutions jugées en défaut l’an dernier ont encore obtenu un « F » cette année. Nous approfondirons la question des retards à la rubrique « Fiche de rendement » : qu’il suffise de dire, pour l’instant, que le Commissaire à l’information aura besoin de l’aide du Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection de la vie privée et de l’éthique et de celle du président du Conseil du Trésor pour régler une fois pour toutes ce problème chronique.

Le Comité permanent a largement contribué au règlement de ce problème l’an dernier en invitant des fonctionnaires des ministères ayant reçu une note négative à venir s’expliquer. Cette détermination du Comité à exposer publiquement le problème a servi à rappeler aux hauts fonctionnaires qu’ils doivent prendre les délais de réponse au sérieux.

Le président du Conseil du Trésor, lui aussi, a un rôle important à jouer pour 1) veiller à ce que les fonctions d’accès à l’information des ministères soient dotées de ressources suffisantes, 2) faire circuler les pratiques optimales et offrir des services consultatifs aux institutions qui ont des problèmes, 3) maintenir et gérer une « équipe volante » de spécialistes de l’accès à l’information pour absorber les augmentations subites du nombre de demandes dans le système, 4) professionnaliser les travailleurs de l’accès à l’information et mettre fin à l’embauche coûteuse et inappropriée de contractuels, 5) recueillir les statistiques dont le SCT (comme la population) a besoin pour circonscrire les problèmes aussitôt que possible, 6) favoriser une bonne gestion des documents dans tout le gouvernement, 7) multiplier la divulgation proactive de l’information gouvernementale, 8) sensibiliser les gestionnaires et le personnel politique à leurs obligations à l’égard de l’accès à l’information.

Sous le gouvernement libéral, les présidents du Conseil du Trésor n’ont pas accordé de priorité particulière aux obligations que leur conférait le rôle de ministre désigné responsable, à l’échelle du gouvernement, de l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Cette fonction législative du président du Conseil du Trésor doit prendre plus d’importance au Secrétariat du Conseil du Trésor. Le centre de responsabilité de l’accès à l’information au SCT a l’obligation de devenir la conscience du gouvernement en matière de transparence. Il a beaucoup trop souvent été l’instrument du gouvernement pour justifier et minimiser le non-respect de la Loi sur l’accès à l’informationdans tout le système.

La technologie, elle aussi, permet d’espérer de l’aide pour régler le problème des retards.

À la fin des années 1990, «  les Fiches de rendement du Commissaire à l’information sur le respect des délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information » recommandaient que les institutions se servent de la technologie la plus moderne pour remplir leurs obligations à cet égard.

On avait notamment recommandé un produit, du nom d’ATIPimage, qui faisait partie, à l’origine, d’une série du nom d’ATIPsuite, en raison de son aptitude à faciliter le travail de traitement des documents. À l’époque, l’entreprise qui offrait ce produit portait le nom de MPR & Associates, et son prospectus expliquait ce qui suit :

« [traduction] ATIPimage est une technologie d’imagerie permettant de traiter électroniquement les demandes d’AIPRP, grâce à laquelle vous et vos employés pouvez vous concentrer sur la gestion effective des cas sans vous soucier des tâches administratives. D’un simple clic de la souris, vous pouvez prélever un texte, joindre des notes, demander et retrouver des articles de la Loi, communiquer des documents, et plus encore. Vous pouvez paginer et imprimer automatiquement des documents de consultation ou des documents à communiquer, chercher et retrouver instantanément un document dans des milliers de pages. Une fonction de vérification en double permet de traiter exactement de la même façon des duplicatas ou des documents semblables. »

La plupart des institutions se servent désormais de la technologie (y compris celle de l’imagerie) pour faciliter le travail administratif associé à l’application de la Loi sur l’accès à l’information. ATIPimage a fait l’objet de diverses mises à niveau, et le procédé est maintenant connu sous le nom d’AccessPro Redaction Imaging, qui fait partie de la série Access Pro Suite de PrivaSoft. Le logiciel comporte désormais une fonction de gain de temps : il permet de sauvegarder les documents électroniques directement dans le système.

Les technologies de l’imagerie ont-elles permis de réduire les délais de réponse? La réponse, en bref, est « non ». Ces procédés présentent des avantages sur le plan du traitement de l’information, mais les tâches administratives associées à l’incorporation de l’information dans le système peuvent prendre énormément de temps. Bien entendu, le temps nécessaire dépend du volume de documents en jeu, du nombre de demandes traitées par l’institution, du nombre de scanneurs disponibles et du nombre d’employés de soutien disponibles pour participer au travail.

Les tâches administratives préliminaires sont les suivantes : préparation, balayage au scanneur et répertoriage. La préparation suppose que l’on retire les agrafes, les pinces et/ou les trombones. Si les documents sont en mauvais état ou d’une taille inhabituelle, il peut être nécessaire de les photocopier. Le balayage au scanner peut prendre beaucoup de temps, surtout si les documents s’accumulent en longues files d’attente. Le répertoriage comprend l’entrée manuelle d’une multitude de données d’identification, par exemple le type de document (note de service, lettres, etc.), la date, l’origine et la destination, etc. Enfin, avant ou après la mise en forme électronique des documents, ceux-ci sont triés, c’est-à-dire qu’on détermine leur pertinence et qu’on retire les doubles. Si les tâches préliminaires ajoutent plus d’une semaine aux délais de traitement, elles diminuent ou annulent effectivement les avantages du traitement électronique.

Le répertoriage manuel est un obstacle majeur à l’exploitation intégrale de la technologie pour réduire les délais de réponse. Malheureusement, les problèmes associés à cette tâche ne sont pas faciles à résoudre. Peu d’institutions ont les moyens d’engager un fort contingent de commis pour exécuter ce travail fastidieux, qui pourtant est trop souvent effectué par des analystes de l’AIPRP ou des entrepreneurs lorsque le temps le leur permet. Ceux-ci gaspillent donc un temps précieux qui pourrait être consacré à leurs tâches importantes, qui sont d’examiner les documents et les préparer à la divulgation.

On peut encore améliorer les technologies de l’imagerie pour régler certains de ces derniers problèmes. Il faudrait sans tarder approfondir la recherche pour trouver de meilleurs moyens de reconnaissance du texte. Le répertoriage devrait devenir un procédé homogène exécuté au moyen d’un logiciel, par lequel les principaux éléments des documents sont reconnus et saisi tandis que les documents sont scannés dans le système.



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