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Cas 9 - Dans quelle mesure un rapport de vérification provisoire doit-il rester secret?

Contexte

Un journaliste avait adressé une demande d’accès à l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour obtenir copie du rapport (ou du rapport provisoire) de vérification interne de dépenses de déplacement et d’hébergement. Au moment de la demande, le rapport n’avait pas encore été approuvé par la direction de l’Agence, et il a donc été considéré comme un rapport « provisoire ». L’ARC a décidé de refuser l’accès à une quelconque partie du rapport, invoquant les alinéas 21(1)a) et b) de la Loi sur l’accès à l’information(LAI) pour justifier sa décision. Le demandeur n’a pas accepté que toutes les parties du rapport devaient être refusées et il a adressé une plainte au Commissaire à l’information.

Questions juridiques

L’alinéa 21(1)a) permet de refuser de communiquer des avis ou recommandations internes, et l’alinéa 21(1)b) permet de refuser de communiquer les comptes rendus de consultations ou délibérations internes. L’ARC a fait valoir que l’objet des rapports de vérification est précisément de fournir à la haute direction des conseils et recommandations et que ces rapports contiennent des comptes rendus de consultations et délibérations entre fonctionnaires. Elle a ajouté que la procédure d’approbation d’un rapport provisoire est en soi une procédure de « consultation et délibération » et qu’elle doit rester confidentielle. Selon l’Agence, elle avait l’intention de publier intégralement son rapport définitif, mais elle considérait qu’il ne convenait pas de communiquer une version provisoire pouvant contenir des renseignements trompeurs, inexacts ou incomplets.

Le Commissaire a rappelé à l’ARC que, selon l’article 25 de la LAI, elle avait l’obligation d’éviter le principe général du secret et de lui préférer une analyse page par page et ligne par ligne pour déterminer les parties justifiant le secret. Le Commissaire a rappelé, par exemple, que les renseignements factuels et contextuels ne sont pas exemptés et doivent être communiqués.

Le ministère a reconnu qu’il n’aurait pas dû décider de retenir tout le rapport provisoire et que des parties auraient pu y être prélevées et communiquées sans révéler les avis et recommandations ou les comptes rendus de consultations et délibérations.

Le demandeur a proposé, au lieu de demander à l’ARC de préparer et de lui communiquer une version tronquée, que l’Agence lui adresse, lorsque le document sera prêt, un exemplaire anticipé du rapport définitif. L’ARC a accepté, et la plainte a ainsi été considérée comme réglée.

Leçons tirées de l’expérience

La plupart des institutions se soucient de la communication, en vertu de la LAI, de rapports de vérification provisoires ou en cours d’approbation. La raison en est, entre autres, l’intégrité de la procédure de vérification (des renseignements pourraient encore être trompeurs, inexacts ou incomplets), mais aussi le souci de « gestion du message ». Ces institutions ne souhaitent pas communiquer leurs rapports de vérification tant que le responsable, sa direction générale des affaires publiques et, dans certains cas, les organismes centraux n’ont pas été informés intégralement et qu’un « plan » ou une « stratégie » de communication n’a pas été établi. Quelle que soit la préoccupation, cependant, il est rarement justifiable de retenir un document provisoire tout entier. Par nature, les rapports de vérification contiennent des données descriptives et factuelles qui ne sont pas exemptées en vertu de l’article 21.

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