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Cas 4 - Une institution gouvernementale peut-elle unilatéralement convertir une demande d’accès à l’information en une demande de protection des renseignements personnels?

Contexte

Un avocat avait, pour le compte de deux clients, demandé à l’Agence du revenu du Canada (ARC) de communiquer des renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI). Les demandes concernaient des documents ayant trait à la situation fiscale de ses clients. Les demandes ont été adressées sur des formulaires officiels en vertu de la LAI et accompagnés des frais requis. Environ une semaine après avoir reçu les demandes, l’ARC a écrit à l’avocat pour lui dire que les demandes n’étaient pas conformes à l’article 6 de la LAI. Cette disposition prévoit que les demandes d’accès « doi[ven]t être rédigée[s] en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux ».

L’avocat ne voyait pas en quoi il pouvait être plus précis, car il voulait tous les documents conservés par l’ARC sur la situation fiscale de ses clients. Il a adressé une plainte au Commissaire à l’information.

L’ARC a décidé de réunir les documents utiles, mais, également, de façon unilatérale, de convertir la demande en vertu de la LAI en demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Questions juridiques

Un demandeur d’accès doit-il formuler sa demande en précisant les services de l’institution qui pourraient conserver les documents ou les secteurs fonctionnels qui correspondent au sujet de la demande? Voilà l’une des questions soulevées par cette plainte. La seconde est de savoir si une institution gouvernementale peut unilatéralement convertir une demande en vertu de la LAI en une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Dans le premier cas, le Commissaire a conclu que l’article 6 de la LAI ne suppose pas, de la part des demandeurs, une connaissance approfondie de l’organisation, des procédures opérationnelles, des systèmes de gestion des documents ou des divisions fonctionnelles de l’institution gouvernementale à qui la demande est adressée. Il prévoit plutôt que des fonctionnaires « expérimentés » feront ce qu’il faut pour répondre à la demande, même si celle-ci concerne « tous les documents » relatifs à un certain sujet.

Le Commissaire a reconnu qu’il est toujours bon que les institutions gouvernementales clarifient les demandes et que les fonctionnaires de l’AIPRP collaborent étroitement avec les demandeurs pour que les demandes d’accès soient bien formulées et bien comprises. Il a cependant rappelé que la Loi ne permet pas aux institutions gouvernementales de décider que les demandes d’accès à caractère général sont mal formulées.

Dans le deuxième cas, le Commissaire à l’information a conclu que les demandeurs ont le droit de décider s’ils font une demande en vertu de la LAI ou en vertu de la Loi sur la protection des renseignements. Certains demandeurs choisiront de faire une demande sur eux-mêmes en vertu de la LAI parce que cette Loi autorise l’accès à un plus vaste éventail de documents (alors que, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, on n’a accès qu’à ses propres renseignements personnels). Par ailleurs, une demande d’accès en vertu de la LAI et l’obtention de documents dans ce cadre sont assorties de frais, alors que ce n’est pas le cas des demandes adressées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il revient cependant au demandeur, et non pas à l’institution à qui la demande est adressée, de déterminer la Loi en vertu de laquelle la demande sera traitée.

L’ARC a accepté de traiter les demandes en vertu de la LAI, sans autres éclaircissements, et elle a fourni les réponses demandées.

Leçons tirées de l’expérience

Les institutions gouvernementales ont peu de marge lorsqu’elles essaient d’aider les demandeurs d’accès. Par exemple, une institution peut penser qu’il est possible d’éliminer des frais en convertissant une demande en vertu de la LAI en une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Même si cela semble une démarche prudente, elle ne doit pas en décider sans le consentement du demandeur. L’institution peut également estimer que le temps de traitement et les frais associés à une demande d’accès à caractère général pourraient être réduits si la demande est plus précise. Même si elle a raison, le fait de décider que la demande n’est pas conforme à l’article 6 est rarement une réponse acceptable. Il vaut mieux établir de bonnes communications avec le demandeur pour l’encourager à reformuler la demande. Si celui-ci désire maintenir sa demande générale, c’est son droit.

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