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Cas 1 - Des frais évalués à 1,6 million de dollars sont-ils trop élevés?

Contexte

Un journaliste avait adressé une demande d’accès à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour obtenir quelque 2,8 millions de casiers judiciaires inscrits dans les systèmes informatiques du Centre d’information de la police canadienne (CIPC). Le demandeur avait plus précisément demandé que l’information soit communiquée sous forme dépersonnalisée (c.à.d. qu’il n’y ait aucun moyen de remonter à des personnes spécifiques) et électronique.

La GRC a calculé que, pour répondre à la demande, il faudrait quinze jours à raison de huit heures par jour pour programmer la base de données du Fichier des casiers judiciaires et 183 jours à raison de huit heures par jour pour programmer celle de la base de données des antécédents judiciaires – Niveau 2. Elle a estimé qu’elle était en droit de facturer des frais pour le temps d’utilisation du système informatique à raison de 16,50 dollars la minute, pour un total de 1 599 840 dollars. La GRC a par ailleurs exigé que le montant des frais estimatifs soit déposé en totalité par le demandeur avant de faire quoi que ce soit pour répondre à la demande.

Le demandeur a adressé une plainte au Commissaire à l’information. Il a fait remarquer qu’il avait récemment fait une demande d’accès semblable auprès de la police de Toronto pour obtenir des données policières sur une période de six ans. Il avait obtenu des renseignements non personnels sur 480 000 arrestations et 800 000 accusations au criminel sous forme électronique (un seul CDROM), au prix de 800 dollars. Le journaliste a donc fait valoir que le montant estimatif de 1,6 million de dollars calculé par la GRC représentait un obstacle déraisonnable et illégal à l’accès à l’information. Il a ajouté qu’il était dans l’intérêt public de permettre aux médias d’analyser les casiers judiciaires du CIPC pour repérer les tendances et les résultats des pratiques policières et du système de justice pénale.

Questions juridiques

La GRC s’est appuyée sur le paragraphe 7(3) du Règlement sur l’accès à l’information pour justifier le calcul des frais :

"7.(1) Sous réserve du paragraphe 11(6) de la Loi, la personne qui présente une demande de communication d'un document doit payer

(3) Lorsque le document demandé conformément au paragraphe (1) est produit à partir d'un document informatisé, le responsable de l'institution fédérale en cause peut, en plus de tout autre droit, exiger le paiement du coût de la production du document et de la programmation, calculé comme suit :

a) 16,50 $ par minute pour l'utilisation de l'unité centrale de traitement et de tous les périphériques connectés sur place;

b) 5 $ la personne par quart d'heure passé à programmer l'ordinateur.

La question juridique est donc de savoir si le paragraphe 7(3) du Règlement sur l’accès à l’information a été correctement interprété et appliqué par la GRC.

La GRC a reconnu que l’estimation du temps d’ordinateur (1 584 heures) n’était peut-être pas tout à fait exacte, mais elle a fait valoir que le règlement permet explicitement de facturer 16,50 $ par minute d’utilisation.

Le plaignant estimait que l’interprétation étroite et littérale que la GRC donnait de la réglementation ne convenait plus dans le contexte décentralisé actuel, quelque 23 ans après la rédaction du paragraphe 7(3).

À l’appui de sa position, le plaignant a attiré l’attention du Commissaire sur le passage suivant du rapport spécial de celui-ci remis en 2002 au Parlement (rapport qui contient des commentaires sur le rapport d’un groupe de travail interne du gouvernement proposant des changements à la Loi sur l’accès à l’information) :

« L'idée que produire un rapport au moyen d'une base de données équivaut à programmer un ordinateur est dépassée. La technologie actuelle, dont le prix d'achat est modique, permet de produire facilement divers rapports à partir d'une seule base de données. De plus, il était raisonnable d'exiger des frais pour l'utilisation d'une unité centrale lorsque la capacité de traitement était une ressource limitée. Les ordinateurs centraux étaient très coûteux. Une manière d'amortir le coût d'un tel appareil était d'exiger des frais pour le temps de traitement. Ce raisonnement ne s'applique pas aux ordinateurs personnels, beaucoup moins coûteux.

Grâce à la meilleure capacité de rendement et aux coûts moins élevés des ordinateurs personnels réseautés, le coût réel du temps machine est minime. Bien que des frais de 16,50 $ la minute pour le temps d'utilisation d'une unité centrale de traitement puissent être justifiés, ils le sont difficilement dans le cas d'ordinateurs personnels réseautés. Le règlement lié à la Loi devrait être modifié de manière à ce que les frais exigés pour l'utilisation d'une unité centrale de traitement ne s'appliquent pas au traitement par ordinateur personnel.

Une autre question à examiner relativement à l'établissement des prix concerne les frais à exiger pour les nouveaux moyens de diffusion de l'information tels que les CD-ROM et les imprimés d'ordinateur. Ces médias ne sont pas mentionnés dans le barème des droits existant. Il est clair que celui-ci vise à limiter les frais exigés du demandeur à ce qu'il en coûte pour rassembler et reproduire les renseignements. Ce principe devrait s'appliquer également aux nouvelles formes de médias. »

Après enquête, le Commissaire a confirmé que le dépôt demandé par la GRC était de loin supérieur à ce qu’il en coûterait à la Gendarmerie pour répondre à la demande. Malgré le volume de données à dépersonnaliser et à mettre sur CDROM, il existe un logiciel de conception simple, disponible dans le commerce, pour exécuter cette tâche en utilisant peu du temps de traitement sur l’unité centrale. Par ailleurs, compte tenu du contexte informatique moderne à tâches multiples, il n’était pas nécessaire que les systèmes de l’unité centrale soient entièrement consacrés au traitement de la demande d’accès. En fait, le coût réel du temps-machine en l’occurrence était si faible qu’il était impossible à mesurer.

Au cours des interminables discussions qui ont eu lieu pendant l’enquête, la GRC a reconnu qu’il n’est pas nécessaire de traiter une base de données entière, puisqu’elle consistait uniquement en des données personnalisées, et, tout en maintenant sa position juridique, la Gendarmerie a décidé, le 1er décembre 2005, de communiquer, sans frais, les documents demandés sous forme électronique.

Leçons tirées de l’expérience

La réglementation relative aux frais d’utilisation ne traduit pas la réalité du contexte informatique actuel. Elle ne devrait pas être interprétée comme autorisant la facturation de frais dépassant les coûts directs associés au traitement informatique. En fait, en 2005-2006, les coûts directs réellement associés au temps de traitement informatique sont négligeables.

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