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B: Fiches de rendement: Partie II

Dans le cadre du mandat proactif du Commissariat, nous choisissons chaque année un ou des ministères pour en évaluer le rendement. Cet examen vise à déterminer la mesure dans laquelle le ministère remplit ses responsabilités à l’égard de la Loi sur l’accès à l’information. Ces responsabilités et exigences sont formulées dans la Loi ou dans le Règlement, et c’est le cas, notamment, des délais de réponse aux demandes d’accès. Ces responsabilités peuvent également émaner du Secrétariat du Conseil du Trésor ou des politiques, procédures et autres principes du ministère en matière d’accès à l’information.

Les principes énoncés dans la section de l’Objet de la Loi sur l’accès à l’information sont fondamentaux pour le système d’accès à l’information. Ce sont les suivants :

  • L’information gouvernementale doit être accessible au public.
  • Les exceptions nécessaires au droit d’accès doivent être limitées et précises.
  • Les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale doivent être révisées indépendamment du gouvernement.

Contrairement à l’analyse des fiches de rendement décrites dans la Partie I de ce chapitre, qui a trait aux retards, la portée des examens dans ce cas-ci renvoie à toutes sortes de données et renseignements statistiques permettant de déterminer si une institution gouvernementale et son bureau de l’accès à l’information (AI) remplissent leurs obligations législatives. La nouvelle fiche de rendement est divisée en chapitres portant sur les aspects suivants :

  • La procédure d’accès et sa gestion.
  • Les refus présumés.
  • Les ressources consacrées à l’AI et leur suffisance.
  • Le cadre de leadership permettant d’instaurer une culture de l’accès à l’information dans l’institution.
  • Le cadre de gestion de l’information qui sous-tend l’AI.
  • Le profil des plaintes du point de vue du Commissariat à l’information.

En 2005-2006, nous avons retenu quatre institutions : Finances Canada (Fin), la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR), Sécurité publique et Protection civile (SPPC) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Chaque ministère a rempli un long questionnaire de fiche de rendement, dont le contenu a servi de base à une entrevue avec le coordonnateur de l’AIPRP de chaque institution. Par ailleurs, nous avons examiné un échantillon aléatoire d’une quinzaine de dossiers de demande d’accès pour voir comment les décisions sont prises, approuvées et étayées.

L’échelle de classement employé dans les nouvelles fiches de rendement est expliquée dans le tableau ci-dessous.

Classement général

Fonctionnement général de l’AI

A = Idéal

  • L’ensemble des politiques, des procédures, du plan opérationnel, du plan de formation et de la procédure de dotation est en place.
  • Les cadres supérieurs appuient manifestement le programme et l’AI fait l’objet d’une vision à l’échelle de l’institution.
  • La procédure d’approbation est simplifiée, et le coordonnateur de l’AIPRP jouit d’un pouvoir délégué.
  • 5 % ou moins de refus présumés.

B = Substantiel

  • Quelques lacunes mineures faciles à rectifier pour atteindre le niveau idéal.
  • 10 % ou moins de refus présumés.

C = Limite

  • Lacunes à régler.

D = Inférieur à la norme

  • Lacunes importantes à régler.

F = Alerte rouge

  • Les lacunes sont si nombreuses et si importantes que le ministère doit faire un effort important pour les régler ou plusieurs lacunes majeures persistent et n’ont pas été réglées au cours des années.

Selon l’échelle de classement ci-dessus, la Commission de l’immigration et du statut de réfugié, Sécurité publique et Protection civile et la Gendarmerie royale du Canada ont obtenu un « F ». Leur rendement est donc au niveau de l’alerte rouge. Par contre, Finances Canada a obtenu un « C » (conformité substantielle). Il y a lieu de féliciter Finances Canada, car, des 19 institutions vérifiées au cours des années, une seule autre a obtenu mieux qu’un « F » au premier examen.

FINANCES CANADA

Finances Canada a progressé dans la réduction du nombre de refus présumés. Le ministère est invité à poursuivre ses efforts pour obtenir un meilleur classement.

Cette fiche de rendement contient un certain nombre de recommandations pour le fonctionnement de l’AI au ministère. Notons que le cadre administratif qui étaye l’application de la Loi sur l’accès à l’information suppose à titre indispensable l’élaboration d’un plan opérationnel de l’AI pour la Direction de l’AIPRP. Le plan préciserait les priorités, les tâches et les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités d’exécution du plan d’activité, ainsi que les recommandations de la fiche de rendement acceptées par le ministère. D’autres recommandations portent sur la nécessité de produire une documentation à jour et complète pour promouvoir la cohérence du processus décisionnel de ceux qui ont la charge de faciliter l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Ces responsables ont besoin de formation en matière d’AI pour remplir leurs obligations.

LA COMMISSION DE L’IMMIGRATION ET DU STATUT DE RÉFUGIÉ

La fiche de rendement a révélé un grand nombre de refus présumés et un manque de structure actualisée d’appui à l’AI dans les politiques, les procédures et la technologie actuelles de la CISR. Le directeur de l’AIPRP (nommé en décembre 2005) n’ignore pas que la structure d’appui doit être mise à jour et a entamé quelques projets à cet égard, mais il n’existe pas de plan exhaustif couvrant toutes les tâches à exécuter.

Notons, entre autres recommandations ayant trait au fonctionnement de l’AI à la CISR, qu’il y a lieu de dresser un plan d’activité et d’amélioration AI pour la Direction de l’AIPRP. Ce plan est un élément essentiel du cadre administratif qui appuie l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Il précise les priorités, les tâches et les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités associés à l’amélioration de l’application de la Loi sur l’accès à l’information à la Direction de l’AIPRP et à la CISR. La haute direction de la CISR devrait assurer le suivi de l’application du plan. D’autres recommandations ont trait à la nécessité de vérifier la procédure d’approbation des demandes d’accès pour réduire les examens. Le directeur de l’AIPRP a la délégation du pouvoir décisionnel que lui confère la Loi sur l’accès à l’information, et ce pouvoir devrait être exercé sans l’intervention de la haute direction. Les cadres supérieurs devraient être informés, au besoin, selon une procédure parallèle.

SÉCURITÉ PUBLIQUE ET PROTECTION CIVILE CANADA

Le ministère affiche un nombre important et systématique de refus présumés. La procédure interne de traitement des demandes d’accès comporte un grand nombre d’examens et d’approbation. Cela a pour effet de retarder les réponses au point qu’il est presque impossible de respecter les exigences de la Loi. Ces nombreux examens et modes d’approbation avant la communication de documents favorisent également une culture institutionnelle fondée sur l’excès de prudence.

La fiche de rendement recommande l’élaboration d’un plan d’activité et d’amélioration AI pour le bureau de l’AIPRP. Le plan est censé préciser les priorités, les tâches et les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités d’exécution du plan d’activité ainsi que les recommandations de la fiche de rendement acceptées par le ministère. D’autres recommandations portent sur la nécessité de produire une documentation à jour et complète pour promouvoir la cohérence du processus décisionnel de ceux qui sont chargés de faciliter l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

LA GENDARMERIE ROYALE DU CANADA

Comme deux autres institutions, la GRC affiche un nombre important et systématique de refus présumés, problème qu’elle vient de commencer à aborder. La situation semble être le résultat d’une réduction des effectifs, qui a laissé, depuis un certain nombre d’années, le bureau de l’AIPRP amputé d’un nombre important d’employés dont il aurait besoin pour traiter les demandes d’accès. La situation s’est détériorée au point que trois demandes d’accès sur quatre obtiennent une réponse tardive. La haute direction de la GRC a désormais décidé de régler ce problème. Par exemple, elle vient d’attribuer 20 postes supplémentaires au bureau de l’AIPRP.

Dans ce cas également, la fiche de rendement recommande que la GRC dresse un plan d’activité AI pour le bureau de l’AIPRP. On a aussi besoin, de toute urgence, d’un plan d’amélioration pour orienter les efforts destinés à résorber le nombre de refus présumés. Les deux plans devraient préciser les priorités, les tâches et les ressources, les produits livrables, les jalons, les échéances et les responsabilités d’exécution des deux plans, ainsi que les recommandations de la fiche de rendement acceptées par la GRC. D’autres recommandations portent sur la nécessité de produire une documentation à jour et complète pour promouvoir la cohérence du processus décisionnel de ceux qui sont chargés de faciliter l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Ces responsables ont besoin d’une formation AI pour remplir leurs obligations.

CONCLUSION

Ces quatre institutions ont reconnu qu’elles avaient des problèmes graves concernant la procédure d’application de la Loi sur l’accès àl’information. En 2005-2006, chaque institution a pris certaines mesures correctives positives, mais, au moment de la production des fiches de rendement, aucun engagement précis n’avait été annoncé concernant la façon dont chacune d’elles s’y prendrait pour combler les graves lacunes décrites, la date où ces mesures seraient adoptées ni ce que l’on ferait pour que ces améliorations soient durables.

L’un des aspects fondamentaux de l’application de la Loi sur l’accès à l’information est le rôle de leadership qu’assument le coordonnateur de l’AIPRPet les cadres supérieurs dans un ministère. La haute direction exerce celeadership en considérant l’accès à l’information comme une prioritéministérielle et en veillant à ce que des ressources suffisantes y soientconsacrées et à ce que la technologie, la formation et les politiques nécessairessoient en place. Il est important que, de concert avec le coordonnateur del’AIPRP, les cadres supérieurs favorisent une culture de la transparence et del’accès en adoptant et en appliquant un plan de redressement assorti deproduits livrables clairement définis et de dates critiques.

Le texte complet des fiches de rendement est affiché sur le site Web duCommissariat, à l’adresse suivante : http://www.oic-ci.gc.ca/.



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