Déclaration des commissaires à l’information et à la protection de la vie privée du Canada sur l’obligation de documenter

Contexte

Chaque année, les commissaires à l’information au Canada enquêtent sur des plaintes relatives à des documents qui devraient exister, mais n’existent pas. Quand les organismes du secteur public omettent de documenter d’importantes décisions et activités ou  ne conservent pas les documents qui y sont associés, le droit d’accès à l’information des Canadiens et l’imputabilité inhérente à ce droit leur sont refusés.

La tendance des réponses aux demandes d’accès à l’information concluant à l’inexistence de documents semble résulter de l’utilisation de nouvelles technologies de communication qui complexifient  la gestions documentaire et la conservation de documents échangés électroniquement et d’une culture émergente de prise de décisions sans trace écrite, selon laquelle les activités des organismes du secteur public ne sont pas toujours documentées.

L’omission de créer et de conserver certains documents a renouvelé les préoccupations passées relatives à l’absence d’une obligation législative de documenter au Canada. Une telle obligation exigerait la création de dossiers liés aux activités et aux décisions importantes des organismes du secteur public.

D’autres administrations publiques ont adopté des lois exigeant la création de documents. Ces obligations définissent des normes visant à assurer l’exhaustivité et l’exactitude des documents, ainsi que leur gestion afin qu’ils soient accessibles et fiables en vue d’une utilisation future.

Attendu que

Les droits d’accès à l’information sont intimement liés à la création et à la conservation de dossiers qui documentent les activités gouvernementales.

L’absence d’une obligation législative de documenter constitue une carence sur le plan de l’imputabilité dans la législation au Canada en matière d’accès à l’information et de gestion documentaire. En effet, sans documents, les organismes publics peuvent en éviter efficacement la divulgation et, par conséquent, l’examen du public.

Une obligation législative explicite de créer des dossiers liés aux activités et aux décisions importantes des organismes du secteur public assurerait aux citoyens un droit d’accès  à l’information significatif. Une telle réforme soutiendrait également les fonctionnaires dans leurs efforts pour être efficaces et imputables. Une documentation adéquate favorise des décisions fondées sur des éléments probants, satisfait aux obligations légales et préserve des archives exhaustives.

Une obligation de documenter significative et exécutoire requiert un pouvoir de surveillance par un organisme indépendant. Tout manquement aux exigences essentielles devrait être interdit et passible de sanction.

Par conséquent

Les commissaires à l’information et à la protection de la vie privée du Canada font appel à leurs gouvernements respectifs pour :

Qu’ils créent une obligation législative voulant que tous les organismes du secteur public documentent les questions relatives à leurs délibérations, à leurs actions et à leurs décisions. Cette obligation doit être assortie de pouvoirs de surveillance et de sanctions afin que le droit d’accès des Canadiens aux documents des organismes publics demeure significatif et efficace. 

Les commissaires à l’information et à la protection de la vie privée s’engagent à :

Impliquer leurs gouvernements respectifs dans la mise en œuvre et la surveillance d’une obligation de documenter.

Promouvoir la création et la gestion efficaces de documents auprès des organismes du secteur public par l’éducation ou par des enquêtes, si nécessaire.