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Questionnaires

Année


Service correctionnel du Canada

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 126
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 61
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 408
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 157
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 139
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 66
  31 - 60 jours 30
  61 - 90 jours 11
  Plus de 91 jours 32
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 81
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 51
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 30
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 17
  31 - 60 jours 9
  61 - 90 jours 1
  Plus de 91 jours 5
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 61
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 20
Partie C : Facteurs contributifs
9. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
  Le SCC promet de voir à ce que les réponses aux demandes concernant la Loi sur l’accès à l’information soient propices à une culture d’ouverture et de transparence. Malgré notre incapacité à répondre à plusieurs demandes d’AAI dans le respect des limites réglementaires établies en 2008-2009, nous prenons toutes les mesures nécessaires pour améliorer de manière appréciable les taux de conformité en 2009-2010 et au cours des années suivantes. Le plus important défi qui, en 2008-2009, se posait à la capacité de la Division de l’AIPRP du SCC de répondre aux demandes en temps voulu découlait d’une accumulation de ressources insuffisantes attribuées au programme lors des années précédentes. Tel que l’a souligné le Commissariat dans son rapport annuel au Parlement de 2008-2009, on constate à l’échelle du gouvernement bon nombre de retards dans les réponses aux demandes d’AAI en raison du financement limité attribué aux programmes d’AIPRP. Encore récemment, la Division de l’AIPRP du SCC était sous financée par rapport au volume élevé de demandes d’AIPRP reçues annuellement – soit un total combiné de 7 216 demandes officielles. Cet état de choses a eu une lourde incidence sur la capacité du SCC de répondre aux demandes dans le respect des délais réglementaires. Toutefois, à la fin de 2007, on présentait à la haute direction du SCC un plan d’activités qui démontrait la nécessité d’un investissement important dans le programme d’AIPRP pour favoriser une amélioration des taux de conformité. En réponse, le SCC a réaffecté un montant substantiel de ressources financières, ce qui a donné lieu à une augmentation appréciable des ETP permanents, auxquels se sont ajoutés des investissements technologiques pour rehausser l’efficacité de la Division de l’AIPRP. Cet investissement du SCC était appréciable. Toutefois, les gestionnaires de l’AIPRP devaient – et doivent encore – passer beaucoup de temps à entreprendre des mesures de dotation et des concours afin de pourvoir ces postes. Néanmoins, alors que nous parvenons à la conclusion de ces plans de dotation en réponse aux investissements réalisés, nous prévoyons que la situation commencera à se stabiliser.

Le roulement élevé de personnel et le maintien en poste d’analystes expérimentés par suite de la dotation accrue dans d’autres bureaux d’AIPRP à l’échelle du gouvernement demeurent des enjeux de taille pour le SCC. En 2007-2008, presque tous les analystes expérimentés du SCC en AAI sont passés à d’autres institutions gouvernementales fédérales, attirés par des possibilités de promotion. Ces départs ont eu des répercussions négatives sur le traitement des demandes en 2008-2009. Toutes les demandes courantes ont été mises de côté, et il a fallu les réaffecter. Pour compliquer les choses, l’organisation avait été scindée en deux groupes de traitement distincts au cours des années antérieures – une équipe chargée du traitement des demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels et une équipe affectée au traitement des demandes concernant la Loi sur l’accès à l’information. Malgré le fait que des mesures de dotation aient immédiatement été prises pour remplir les postes vacants, les gestionnaires ont dû temporairement confier les demandes d’AAI à des analystes ayant très peu ou pas d’expérience dans les lois relatives à l’AAI. Ces analystes avaient besoin de beaucoup de soutien et d’une formation approfondie, et cette situation a fini par engendrer des retards sur une base régulière.
Nous prévoyons que la création récente de postes de haut niveau favorisera un meilleur maintien en fonction d’analystes qui quitteraient normalement l’organisation pour atteindre ce niveau dans d’autres ministères. En outre, pour s’assurer que la Division ne se retrouve pas dans une situation où ses analystes n’auront qu’une expérience et des connaissances limitées des lois et processus d’AAI, tous les analystes sont dorénavant affectés aux demandes liées à la fois à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette mesure opérationnelle donne l’assurance que les analyses de la Division reçoivent un perfectionnement professionnel continu et que les gestionnaires ne se retrouveront pas en difficulté pour cause de roulement imprévu de personnel dans l’avenir. De plus, la création d’une nouvelle unité consacrée à la formation et aux politiques permet de s’assurer que la formation fait partie intégrante de ses opérations.  En 2008-2009, la Division de l’AIPRP a examiné ses méthodes de traitement des demandes d’information (y compris les approbations) et déterminé que, exception faite de quelques processus de faible importance, les procédures étaient solides et efficaces et n’empêchaient pas d’offrir des réponses en temps opportun. Dans un effort continu pour améliorer le traitement, le SCC a également investi dans l’achat d’un système AccessPro Case Management. Bien que ce système ne soit pas encore installé, nous nous attendons à ce qu’il devienne opérationnel en 2009-2010 et permette de traiter plus rapidement toutes les demandes qui lui seront soumises. À l’heure actuelle, la Division de l’AIPRP traite toutes ses demandes de manière non technologique (marqueurs et photocopieurs), ce qui fait entrave à un traitement rapide.
10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres
Voir ci-dessus.
Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  99 jours
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009.