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Questionnaires

Année


Service canadien du renseignement de sécurité

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 37
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 9
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 150
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 63
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 9
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 7
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 2
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 65
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 18
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 13
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 14
  31 - 60 jours 8
  61 - 90 jours 3
  Plus de 91 jours 9
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 47
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 8
Partie C : Facteurs contributifs
9. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
  En tout, le Service a reçu 182 demandes de consultations d’autres institutions. Outre le matériel examiné dans le cadre des demandes du Service, l’unité d’AIPRP a examiné plus de 24 000 pages pour se conformer à ces consultations, ce qui a nécessité des ressources en quantité appréciable. Le volume de travail connexe est l’un des facteurs en raison desquels nous sommes incapables de traiter nos propres demandes en temps voulu.   Les types de documents ciblés par les demandeurs impliquent un travail considérable de consultations internes avec des experts. En outre, bon nombre des dossiers contenaient d’importantes quantités de renseignements fournis par des intervenants externes, ce qui suppose des consultations additionnelles externes. Non seulement le processus de consultation exige t’il un fort coefficient de main-d’œuvre, mais il nous laisse souvent à la merci d’autres organisations qui doivent déjà composer avec leurs propres priorités. Dans bien des cas, le temps requis pour réaliser ces consultations externes (et obtenir une réponse de ces ministères) était la raison pour laquelle les délais ont été dépassés.   Dans leur recherche d’information, les membres des médias ont pris l’habitude de regrouper leurs demandes en vrac. Cette pratique relativement nouvelle a eu des répercussions directes sur notre capacité à respecter les délais établis par la loi.   Le personnel inexpérimenté a également pesé lourd dans la balance. Ces dernières années, et en 2008-2009 en particulier, le secteur de l’AIPRP a connu un roulement de personnel substantiel, et plusieurs postes sont restés vacants durant la période de référence.   L’absence des employés en formation linguistique à temps plein et des employés en congé pour des périodes prolongées a également eu un effet négatif sur notre capacité de répondre aux délais établis par la loi.   Dans bien des cas, nous avons sous-estimé les prorogations de délai pour remplir les demandes. Certains délais ont été dépassés de quelques jours seulement.
10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres
L’environnement d’AIPRP dans lequel nous fonctionnons a radicalement changé ces dernières années. Afin de répondre aux nouveaux défis qui se posent, le Service a mis en place un régime de « traitement proactif » pour s’occuper des dossiers réclamés de façon régulière par divers demandeurs. Nous prévoyons que cette mesure réduira la période d’attente alors que les documents devraient déjà avoir été traités sur réception de la demande. Un examinateur principal à temps plein est affecté au projet.   Il y a communication partielle des documents à mesure qu’ils sont disponibles dans le cas des demandes visant de grand nombre de dossiers et nécessitant des prorogations de délais.   Le Service ne classe pas les demandes par catégorie. Toutes les demandes sont traitées de la même manière.   Le Service s’efforce de développer et maintenir de bonnes relations de travail avec ses demandeurs. Le coordonnateur et les chefs d’équipe mettent à contribution leurs clients en les appelants si les demandes ne sont pas claires. Il fait des tentatives pour aider à personnaliser les demandes de recherche et de traitement des dossiers d’intérêt.   Il a fallu consacrer du temps et des efforts considérables à la dotation de tous les postes d’AIPRP. Nous nous attendons à ce que tous les postes soient dotés d’ici janvier 2010.   Outre les mesures correctives décrites ci-dessus et le contrôle étroit des demandes, nous sommes à réduire le taux de « présomptions de refus » pour l’exercice 2009-2010. Au 18 août 2009, le taux de « présomptions de refus » se situait sous la barre des 10 %.
Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  Le temps de traitement moyen des 140 demandes réglées lors du dernier exercice était de 86 jours.
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009.