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Questionnaires

Année


Patrimoine canadien

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 93
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 28
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 294
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 161
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 30
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 16
  31 - 60 jours 8
  61 - 90 jours 2
  Plus de 91 jours 4
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 109
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 9
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 27
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 11
  31 - 60 jours 3
  61 - 90 jours 7
  Plus de 91 jours 6
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 133
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 73
Partie C : Facteurs contributifs
9. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
  Les facteurs déterminants dans le non-respect des délais prévus par la loi sont les suivants : le manque de personnel et le lourd processus d’approbation des demandes d’accès à l’information. Dès le début de l’exercice financier, il n’y avait pas suffisamment d’employés pour traiter le volume de demandes. Le roulement élevé du personnel cette année a accru la difficulté de répondre rapidement aux demandes. Le processus d’approbation des dossiers a aussi été un facteur qui a entravé le respect des délais fixés par la loi, notamment en raison des nombreux examens finaux effectués par différentes personnes. Les responsables du programme ont trouvé difficile de respecter les échéances serrées. Parmi les autres facteurs contributifs, mentionnons que dans un nombre important de demandes, le volume de documents sollicités est élevé. De plus, il faut très souvent consulter d’autres institutions gouvernementales au sujet des documents visés.
10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres
Plusieurs pratiques ont été mises en place afin de réduire le temps de traitement des demandes d’accès à l’information. La portée des demandes est examinée dès leur réception, et des efforts sont déployés afin d’aider les demandeurs à préciser les documents qu’ils sollicitent. De cette façon, ceux-ci reçoivent l’information recherchée et le volume de documents est réduit. Le processus d’approbation est en voie de simplification, l’examen final des demandes étant envoyé à plusieurs secteurs en même temps. Il y a aussi un suivi plus rigoureux du respect des échéances au cours du processus. On a recruté de nouveaux employés et l’embauche se poursuit. De plus, on examine les niveaux de ressources humaines du Secrétariat de l’AIPRP afin de s’assurer qu’il dispose du personnel nécessaire pour remplir son mandat.
Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  Le nombre moyen de jours par demande était de 107,6 jours.
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009.