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Questionnaires

Année


Téléfilm Canada

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 34
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 0
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 46
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 25
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 0
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée 0
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 0
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 40
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 40
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 0
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 0
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 15
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 0
Partie C : Facteurs contributifs
9. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
  1. Application légitime de la LAI Selon le paragraphe 9(1) de la LAI, le délai initial de 30 jours ne peut être prorogé que dans les seuls cas suivants :
  • en raison du grand nombre de documents demandés ou de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande, lorsque l’observation du délai entreverrait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution (Alinéa 9(1) (a) de la LAI). 2 dossiers ont fait l’objet d’une telle prorogation.
  • les consultations nécessaires rendraient impossible l’observation du délai de 30 jours (il s’agit ici des consultations menées auprès d’une autre institution fédérale et d’un autre gouvernement) (Alinéa 9(1) (b) de la LAI). 37 dossiers ont fait l’objet d’une telle prorogation.
  • un avis a été donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) (Alinéa 9(1) (c) de la LAI). 1 dossier a fait l’objet d’une telle prorogation.
Lors de l’exercice financier 2008/2009, les demandes d’accès à l’information visaient généralement des dossiers de coproductions télévisuelles internationales. Lorsqu’une demande d’accès à l’information vise des renseignements obtenus à titre confidentiel des gouvernements des États étrangers out de leurs organismes, l’application de l’article 13(1) ne donne pas discrétion à l’institution fédérale. Il s’agit là de l’application d’une exception obligatoire objective. Conséquemment, au moment où les avis de prorogation étaient donnés, TFC avait engagé des consultations avec un organisme d’un état étranger. Effectivement, dans 37 cas, des consultations ont été engagées avec des partenaires d’États étrangers, provinciaux et/ou fédéraux.   Il va sans dire qu’une consultation avec un organisme d’un état étranger est une entreprise longue et ardue, qui, parfois n’est pas fructueuse.   Dans un autre cas, TFC a dû consulter un tiers.   Dans 2 autres cas, en raison du grand nombre de documents demandés, TFC a dû proroger le délai initial puisque l’observation de ce délai aurait entravé de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.  

Comme le CAI le sait, la prorogation du délai doit aussi tenir compte de la somme de travail nécessaire pour donner suite à la demande. Dans les cas où le délai est prorogé en vertu des alinéas 9(1) a) ou b), l’avis doit préciser la période de prorogation (alors qu’il n’est pas nécessaire de le faire dans le cas des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) c) de la LAI). TFC s’est conformé en tout temps aux exigences de la LAI.

Conformément au paragraphe 9(1) de la LAI, l’avis de prorogation de délai doit être donné à l’auteur de la demande dans le délai initial de trente jours. Cette exigence est toujours respectée par TFC.   TFC suit les procédures suivantes avant de donner ses avis de prorogation de délai :  
  1. TFC examine la demande aussitôt que possible après sa réception. TFC détermine alors s’il est nécessaire de transmettre à l’auteur de la demande, dans les trente jours suivant la réception de la demande, un avis de prorogation raisonnable.
  2. TFC s’engage à traiter les documents dès que possible.
  3. TFC fait preuve de prudence et de diligence, en prenant en considération les exigences du CAI qui veulent que le traitement d’un dossier soit complété à l’intérieur du délai fixé par la prorogation de délais.

Comme le sait le CAI, les institutions fédérales doivent répondre aux demandes de communication dans les 30 jours après les avoir reçues ou demander une prorogation de délai. Les institutions ne peuvent demander des prorogations qu’en vertu des circonstances particulières décrites dans l’article 9 de la Loi. En outre, les prorogations doivent constituer un délai raisonnable. Il n’existe aucune autre contrainte quant au recours aux prorogations ou à leur durée. 

2. Contexte structurel de l’AIPRP au sein de TFC

Il est à noter que TFC est une petite agence qui compte moins de deux cent employés. En temps normal, un seul employé cumule les fonctions d’analyste en Accès à l’information et protection des renseignements personnels et de para juriste  Dans les faits cet employé (équivalent à ½ ETP pour des fonctions d’accès à l’information) s’occupe de la gestion de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels à temps partiels. La charge de travail de cet employé est phénoménale. 

3. Influx soudain de demandes d’accès à l’information.

En 2008/2009, TFC a géré un influx soudain, imprévu et temporaire de demandes d’accès à l’information présentées par un regroupement de corporations commerciales. Cette situation est actuellement en train de se résorber  

4. Les demandes d’accès visent de « vieux » documents.

Le regroupement de corporations commerciales en cause a présenté des demandes d’accès pour des documents se trouvant aux archives de TFC. L’accès à ces documents n’a pas toujours été aisé.  

5. Les demandes d’accès à l’information visent un grand nombre de documents.

Malgré les efforts faits par TFC pour assister les requérants, nous constatons que les demandes d’accès à l’information étaient difficilement gérables puisque formulées en termes très généraux. Nous avons aussi constaté qu’elles visaient un grand nombre de documents. 

6. Les demandes d’accès à l’information visent l’obtention d’informations sensibles appartenant à des tiers.

Généralement parlant, TFC traite des demandes d’accès à l’information visant des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers. Ce genre de dossiers nécessite une attention particulière. Effectivement, une divulgation inopportune peut avoir de graves conséquences tant pour le tiers que pour l’institution fédérale concernée.  Également, généralement parlant, TFC traite des demandes d’accès à l’information visant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement des causer des pertes ou profits financiers appréciables à un tiers ou de nuire à sa compétitivité.   Les accords internationaux de coproduction, tant bilatéraux que multilatéraux, permettent qu’une œuvre audiovisuelle produite par différents producteurs, établis dans les États signataires des accords, soit dûment qualifiée et reconnue comme telle par chacun des pays concernés, et qu’elle puisse bénéficier des avantages et des aides de chacun des pays.   La coproduction1 permet de rassembler des ressources dans le but de réaliser une œuvre qui autrement, avec un producteur unique, serait difficilement réalisable.   Toutes les informations ayant égard aux coproductions internationales sont confiées par des tiers à TFC sous le sceau de la confidentialité. TFC s’est engagée à respecter cette confidentialité.   Les informations confiées à TFC en raison de la détermination des critères de qualifications à être effectuées afin que soit octroyée, ou non, un statut particulier (certification) qui peut donner droit à des bénéfices fiscaux2.   Il est important de savoir qu’en vertu d’un contrat de coproduction3, deux parties ou plus4 s’accordent à :

1 Est considérée comme internationale une coproduction dans laquelle les coproducteurs proviennent de pays différents. Il peut arriver qu’un producteur étranger apporte simplement une contribution financière, mais qu’il ne soit pas qualifié comme coproducteur. Il peut aussi arriver qu’il le soit, mais que l’œuvre audiovisuelle à laquelle il participe ne soit pas considérée comme ayant la nationalité de son pays. La coproduction internationale a pour avantage le fait que la production de l’œuvre se fait pas des personnes établies dans, et qui connaissent bien, les différents pays ou marchés dans lesquels l’œuvre sera exploitée.

2 Si la coproduction remplit les critères lui permettant de bénéficier d’un accord international de coproduction, l’œuvre prend la nationalité de chacun des États partenaires et peut s’adosser aux aides et subvention de ces États, comme s’il s’agissait d’une œuvre produite par un seul producteur national.

3 Il faut bien distinguer la coproduction de la simple participation financière, dans laquelle un « associé financier » (également nommé « coproducteur financier » participe aux résultats de l’exploitation, mais sans être copropriétaire des éléments constitutifs de l’œuvre audiovisuelle. D’autre part, tous les producteurs qui participent à une production ne sont pas pour autant coproducteurs : ne le sont que ceux qui en auront expressément décidé ainsi en passant un contrat.

4 Toutes les parties du contrat ne doivent pas être nécessairement des producteurs. Il peut s’agir d’investisseurs privés, de chaînes de télévision, de distributeurs, de banques, etc.

a) collaborer et à mettre en commun les biens, les droits et/ou les services permettant de mener à bien la coproduction d’une œuvre audiovisuelle quel que soit son type ;
b) s’attribuer la propriété des droits de l’œuvre qui résulte de leur collaboration et,
c) procéder conjointement à son exploitation et se partager les bénéfices (ou les pertes) de ladite coproduction selon les proportions établies.

  Les incidences fiscales de ces contrats sont chaque fois différentes5 6, et peuvent varier d’un pays à l’autre, ce qui induit la nécessité de maintenir la stricte confidentialité des informations confiées à TFC.

  Un des inconvénients majeurs des coproductions internationales réside dans le fait que la relation contractuelle des parties est régie par différents régimes juridiques qui ne sont pas harmonisés. Conséquemment, une divulgation inappropriée et inopportune peut avoir des conséquences imprévisibles et nuisibles.

  7. Les demandes d’accès à l’information visent l’obtention d’informations obtenues à titre confidentiel des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes.

Généralement parlant, en 2008/2009, près de 50% des lots de traitement contenaient des renseignements obtenus à titre confidentiel des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes. L’application de l’article 13(1) de la LAI ne donne pas discrétion à l’institution fédérale. Il s’agit là de l’application d’une exception obligatoire objective.


  Ce genre de dossiers nécessite une attention particulière car une divulgation inopportune peut avoir de graves conséquences tant pour le tiers (l’État étranger) que pour l’institution fédérale concernée. Dans de telles circonstances, des consultations avec les tiers sont nécessaires.    

5 En outré, l’œuvre peut bénéficier du statut d’«œuvre audiovisuelle nationale » (et donc, recevoir des aides et des subventions) dans les différents pays des coproducteurs.

6 La coproduction peut être occulte (lorsque la relation du tiers qui participe aux résultats avec le producteur ne s’expose pas de façon manifeste auprès des tiers, par exemple, et qu’elle est mise en œuvre par le biais d’un contrat de société en participation) ou manifeste (lorsque la situation des coproducteurs est reconnue en tant que telle). Il n’existe pas de normes juridiques claires et adaptées à la réglementation de cette relation contractuelle.

8. La gestion des plaintes déposées de façon systématique par un regroupement de requérants a consommé beaucoup de ressources. En 2008/2009, TFC a géré un influx soudain, imprévu et temporaire de demandes d’accès à l’information présentées par un regroupement de corporations commerciales. Ce regroupement de corporation a présenté des plaintes dans 90% de tous les dossiers où une demande d’accès à l’information avait été présentée, ce, sans qu’aucune demande de justification ou d’explications ne soit présentée.

Ce dépôt de plaintes systémiques a contribué de façon significative à réduire la capacité organisationnelle de TFC à répondre plus rapidement aux demandes qui lui étaient présentées.  

La gestion des dossiers de plaintes est particulièrement ardue pour un petit organisme fédéral qui ne dispose pas de facilités informatiques spécialisées comme ATIPflow, ATIPImage, etc.  

Le CAI ne peut pas nier le fait que la gestion de plaintes est prioritaire, prend beaucoup de temps et nécessite la monopolisation de ressources considérables. Ce facteur a contribué de façon significative à retarder le traitement des demandes d’accès à l’information.

10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres

Pratiques ou politiques élaborées/entreprises par TFC pour améliorer la rapidité d’exécution de son programme d’accès à l’information. Veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques.

1. Gestion efficace des demandes volumineuses

Certaines demandes présentées à TFC en vertu de la LAI ont porté sur des certaines, voire des milliers de pages ou de documents. Le traitement de ces demandes n’est pas une mince affaire.  

Le traitement des demandes qui portent sur un grand nombre de documents (que nous appelons « demandes volumineuses ») nécessite une parfaite compréhension de tous les aspects du traitement des demandes, notamment les exigences portant sur la recherche, les estimations des droits à acquitter, les avis provisoires, les décisions définitives, les prorogations de délai et les avis à des tiers.  

Il y a habituellement une histoire derrière chaque demande et la connaître facilite grandement la recherche et l’examen ciblés de l’information pertinente. Elle permet souvent de traiter la demande sans formalités en répondant simplement à la question que la personne voulait poser. TFC a ainsi adopté un modèle de service axé sur la clientèle. TFC croit que le modèle axé sur le service à la clientèle est efficace, en particulier si nous le comparons au modèle défensif présent dans certaines institutions. Par contre, le système axé sur la clientèle de TFC nécessite une coopération des demandeurs. En 2008/2009, TFC a très bien documenté le comportement des demandeurs et constate que ceux qui ne coopèrent pas ont à subir des délais de traitement qui sont raisonnables, mais tout de même plus longs.  

Étapes initiales

Les étapes initiales sont essentielles au traitement fructueux des demandes volumineuses.  

Éclaircir la demande

Les demandes volumineuses portent souvent sur des sujets imprécis qu’il y a lieu d’éclaircir avant le traitement.  

Lorsque la demande volumineuse est vague, il est utile de se faire rapidement une idée générale des types de documents qu’elle vise. Ainsi, avant de demander des éclaircissements, le personnel responsable de TFC détermine les documents pertinents et accessibles et ceux qui ne le sont pas. Les éclaircissements pourront ainsi se faire plus rapidement du fait que les renseignements accessibles et inaccessibles sont connus et que l’institution peut suggérer des solutions de rechange (p. exemple, fournir les renseignements sous une autre forme si la forme demandée n’existe pas). Pour ce faire, le personnel peut examiner des index de documents, communiquer avec les responsables des programmes et déterminer si les documents on fait l’objet de demandes antérieures. Lorsqu’il se révèle nécessaire d’éclaircir une demande volumineuse, une compréhension générale des catégories de documents permet à l’institution de circonscrire avec l’auteur de la demande les types de documents que ce dernier recherche. Cette façon de procéder est tributaire de la coopération. 

S’il y a lieu, collaborer avec l’auteur de la demande pour circonscrire la demande

Circonscrire la demande consiste à collaborer avec son auteur pour en réduire la portée ou le nombre de documents qu’elle vise. Cette mesure est particulièrement utile dans les cas où la demande est très générale et où son auteur ignore les types de documents dont l’institution a la garde. Elle permet à l’institution de familiariser l’auteur de la demande à sa structure, au rôle qu’elle a joué, le cas échéant, dans les événements entourant les documents recherchés, et aux documents qu’elle possède ou ne possède pas. Sachant cela, l’auteur de la demande peut décider des suites à donner à sa demande. Cette façon de procéder est tributaire de la coopération du demandeur.  

Envisager d’autres moyens de répondre aux besoins de l’auteur de la demande

TFC envisage dès le départ la possibilité de trouver d’autres moyens de répondre aux besoins de l’auteur d’une demande qui pourrait porter sur un grand nombre de documents. Par exemple, l’auteur de la demande s’intéresse-t-il à une chose précise au sujet de laquelle un responsable de programme pourrait le renseigner? La demande peut-elle être divisée en parties dont chacune serait traitée dans l’ordre d’importance établi par son auteur? Ces démarches se révèlent avantageuses pour l’auteur de la demande comme pour l’institution. Cette façon de procéder est tributaire de la coopération du demandeur.  

Déterminer s’il faut proroger le délai

Le délai peut être prorogé conformément à la LAI. Nous avons déjà élaboré sur les conditions de prorogation de délais dans la section précédente et nous y référons le lecteur. L’avis de prorogation est remis dans les 30 jours (à moins que la demande ait été mise en suspens suite à une demande de clarification non répondue) suivant le début du traitement de la demande.  

TFC émet toujours le lot de diffusion avant la fin du délai prorogé.  

Communiquer avec l’auteur de la demande

Il est important pour l’institution d’établir des rapports cordiaux avec l’auteur d’une demande volumineuse pendant les premières étapes de son traitement. La coopération peut faire économiser temps et efforts, accélérer le traitement et éviter une plainte inutile.   Comme il est mentionné plus haut, TFC communique immédiatement avec l’auteur de la demande pour éclaircir celle-ci et tenter de la circonscrire ou d’y répondre par d’autres moyens. Cette façon de procéder est tributaire de la coopération du demandeur.  

2. Connaissance de la LAI

Les fonctionnaires de TFC considèrent que la LAI est un outil essentiel pour s’acquitter de leur mandat.  

3. Les demandes sont traitées à mesure qu’elles sont déposées

Aucun traitement de faveur n’est donné à un demandeur en raison de son statut ou des « pressions » qu’il fait. Les demandes sont traitées au fur et à mesure qu’elles sont déposées.  

4. Prudence et diligence

TFC fait preuve de prudence et de diligence, en prenant en considération les exigences du CAI qui veulent que le traitement d’un dossier soit complété à l’intérieur du délai fixé par la prorogation de délais.  

5. Procédures efficaces de gestion de documents

TFC a des procédures efficaces de gestion des documents qui donnent lieu à des pratiques efficientes et qui évitent des pertes de temps considérables en recherche. 

6. Recours aux services d’experts

TFC recourt à des consultants experts lorsque nécessaires. En cas de doute, de avis sont requis et les dossiers sont documentés en conséquence.

Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  Moins de 30 jours = 38% 31 – 60 jours = 5% 61 – 120 jours = 5% 121 jours ou + = 52%
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009.