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Questionnaires

Année


Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 148
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 17
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 584
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 278
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 5
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 3
  31 - 60 jours 2
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 0
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 289
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 173
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 8
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 4
  31 - 60 jours 1
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 3
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 121
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 3
Partie C : Facteurs contributifs
9. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
 

Grâce à la réduction de son arriéré de demandes en retard de l’exercice précédent, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a répondu, dans les délais prescrits, à 97,3 % des 584 demandes de communication reçues en 2008-2009. Toutefois, les importantes difficultés énoncées ci-après ont nui à la capacité de TPSGC à répondre rapidement aux demandes de communication :  

Demandes en vue d’obtenir un nombre élevé de documents – La Direction de l’AIPRP de TPSGC a répondu à 611 demandes de communication en 2008-2009, totalisant quelque 422 000 pages de documents, pour une moyenne de 690 pages par demande.  

Consultations auprès d’autres institutions et de tiers – Sur les 584 demandes reçues au cours de l’exercice, 289 ont nécessité la prorogation du délai conformément à l’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information. En raison de la nature du mandat de TPSGC, les documents contiennent généralement des renseignements commerciaux ou gouvernementaux de nature délicate. Par conséquent, bon nombre des demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai conformément aux alinéas 9(1)b) et c) de la Loi, afin de permettre la tenue des consultations nécessaires auprès de ministères clients et autres tiers avant la communication des documents.  

Consultations de la part d’autres institutions – En 2008-2009, en plus des demandes de communication, le Ministère a reçu 245 demandes de consultation en matière d’accès à l’information de la part d’autres institutions fédérales, ce qui a totalisé 26 000 pages additionnelles de documents. En moyenne, TPSGC a répondu aux demandes de consultation dans un délai de 25 jours.  

Demandes déposées en bloc – En 2008-2009, 12 demandeurs ont déposé des demandes de communication en bloc auprès du Ministère, présentant de 5 à 12 demandes à la fois. Cinq d’entre eux sont des utilisateurs fréquents de la Loi sur l’accès à l’information.  

Pénuries d’employés – À la Direction de l’AIPRP de TPSGC, le roulement élevé du personnel s’est poursuivi pendant la période d’examen. Même si elle a engagé sept nouvelles personnes et lancé plusieurs concours afin d’accroître ses ressources humaines, la Direction a dû recourir à des experts conseils de l’AIPRP (jusqu’à neuf) afin de pouvoir traiter en temps opportun les demandes de communication et de consultation. De plus, le recrutement et la formation des nouveaux employés ont accaparé des ressources spécialisées qui autrement auraient été affectées au traitement des demandes de communication, ce qui a eu un impact sur la productivité.

10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres
Processus d’approbation simplifié – Un examen organisationnel de la Direction de l’AIPRP a eu lieu en 2008-2009 dans le but d’accroître son efficience et son efficacité. Par conséquent, la délégation des pouvoirs a récemment été révisée de manière à ce que les chefs d’équipe de l’AIPRP puissent approuver les demandes de communication courantes ou simples (communication totale, communication partielle, communication sous réserve des exceptions prévues aux paragraphes 19(1) et 24(1) de la Loi). Le processus de contrôle de la qualité de ces demandes est ainsi simplifié, passant de deux à un niveau, ce qui réduit le risque d’engorgement au niveau du gestionnaire de l’AIPRP qui approuvait auparavant toutes les demandes de communication.   Délégation des pouvoirs relatifs à l’AIPRP – La délégation des pouvoirs relatifs à l’AIPRP a également été révisée afin de permettre aux agents de l’AIPRP d’accomplir certaines tâches administratives en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, comme les prorogations de délai et les consultations auprès de tiers. Cette approche devrait simplifier les opérations et réduire le temps de traitement.   Unité de réception – À la suite de l’examen organisationnel réalisé en 2008-2009, une nouvelle unité de réception a récemment été mise en place afin de recevoir et d’accuser réception des nouvelles demandes, d’obtenir les documents pertinents du BRP et de les préparer (triage et balayage) pour examen par les agents de l’AIPRP. Cette mesure devrait favoriser l’accroissement de la productivité des agents de l’AIPRP qui consacraient du temps à ces tâches administratives.   Processus accéléré pour les demandes courantes– Qu’une demande ait été reçue ou non, des services de travail temporaire sont fournis mensuellement à la Direction de l’AIPRP afin de pouvoir communiquer en temps opportun les documents aux demandeurs.   Experts conseils de l’AIPRP – Le contrat de trois ans conclu en mars 2008 avec deux entreprises s’est révélé un outil d’acquisition extrêmement utile pour obtenir rapidement l’aide d’experts conseils de l’AIPRP. En raison du volume de demandes de communication et des défis qu’elles posent, le recours à des experts conseils a permis de répondre aux demandes dans les délais fixés.   Traitement informel des demandes – Dans le cas des demandes de renseignements pouvant être communiqués totalement, il est possible, si le demandeur y consent, de les acheminer à la direction générale appropriée qui répondra directement. Par exemple, conformément à la section 7F.706 du Guide des approvisionnements de TPSGC, le nom des soumissionnaires et le montant total de leurs soumissions peuvent être communiqués de façon informelle après l’attribution du contrat. En outre, lorsque les directions générales reçoivent directement une demande, elles peuvent déterminer, en consultation avec la Direction de l’AIPRP, si l’information sera communiquée de façon informelle, si les documents contiennent des renseignements du gouvernement ou de tiers de nature délicate, ou encore des renseignements personnels. La Direction de l’AIPRP fournit au Ministère un examen informel des documents avant la communication de l’information. Il est difficile de préciser le succès de ces pratiques, car la Direction de l’AIPRP ne compile pas de statistiques à ce chapitre, sauf en ce qui concerne l’examen informel des documents.   Communication partielle de documents – Une communication partielle peut avoir lieu dans les cas où certains documents ont déjà été communiqués. De plus, dans la mesure du possible, une communication partielle est possible dans les cas où le volume de documents est important ou que le délai a été prorogé à plusieurs reprises.   Communication des documents lorsqu’ils sont prêts – Depuis 2008-2009, lorsque le délai est prorogé au-delà de 90 jours, la Direction de l’AIPRP a commencé à informer les demandeurs qu’une réponse leur sera fournie plus tôt que prévu si les consultations et l’examen des documents sont terminés avant l’échéance. Selon les statistiques, les documents sont communiqués dès qu’ils sont prêts. Cette pratique devrait entraîner une réduction du nombre de plaintes concernant les prorogations de délai.
Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  Le temps de traitement moyen des 611 demandes réglées en 2008-2009 était de 90 jours. De ce nombre, 287 (47 %) ont été traitées dans les 30 premiers jours.
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009.