Contenu archivé

L’information dont il est indiqué qu’elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n’est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n’a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

Questionnaires

Année


Sécurité publique Canada

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 59
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 8
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 235
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 137
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 1
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 1
  31 - 60 jours  
  61 - 90 jours  
  Plus de 91 jours  
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 88
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 39
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 9
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 3
  31 - 60 jours 5
  61 - 90 jours  
  Plus de 91 jours 1
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 53
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 9
Partie C : Facteurs contributifs
9. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
  Les problèmes les plus lourds touchant la capacité de Sécurité publique Canada de répondre en temps opportun aux demandes d’accès à l’information sont les suivants : 1) Accroissement de la charge de travail et de la complexité
  • Depuis la création de Sécurité publique Canada en décembre 2003, les demandes d’AAI reçues par le Ministère se sont accrues de 84 %, pour passer de 128 demandes durant l’exercice 2003-2004 à 235 demandes durant l’exercice 2008-2009.
  • Le traitement des demandes exige du temps, compte tenu du caractère délicat des renseignements détenus par l’institution. Il faut faire preuve de diligence raisonnable au moment d’appliquer les exceptions/prélèvements, car la communication par erreur de renseignements délicats pourrait causer du tort. Bien entendu, il faut trouver un équilibre entre l’exercice de cette diligence et la garantie du droit d’accès du public.
  • Les documents détenus par Sécurité publique Canada contiennent invariablement de l’information obtenue d’agences du portefeuille de la Sécurité publique ou préparée par ces agences (GRC, ASFC, SCRS, SCC, CNLC et organismes de révision), ainsi que de l’information obtenue d’autres institutions fédérales et d’autres ordres de gouvernement dans le cadre de responsabilités partagées en matière de sécurité publique. Par conséquent, la plupart des documents nécessitent un vaste processus de consultation auprès d’autres parties avant d’être communiqués. Le Ministère détient bon nombre de dossiers contenant des documents confidentiels du Cabinet. Au moins la moitié des demandes traitées par le Ministère et pour lesquelles on trouve des documents nécessitent des consultations auprès du BCP concernant des documents confidentiels du Cabinet.
2) Consultations
  • La plupart des exceptions invoquées par la Sécurité publique visent à faire place au processus de consultation. Les analystes de l’AIPRP travaillent avec les détenteurs de documents pour trouver les organisations qu’il faut consulter et prennent en compte le temps pris par chaque organisation pour répondre à des demandes de consultation antérieures au moment d’évaluer la durée de la prorogation à réclamer.
  • En plus de devoir mener des consultations, Sécurité publique Canada fait partie des institutions qui sont tenues de mener des consultations aux termes du paragraphe 15(1). Depuis 2003, les consultations auprès d’autres ministères se sont accrues de plus de 120 %, passant de 89 demandes durant l’exercice 2003-2004 à 198 demandes durant l’exercice 2008-2009.
3) Délai d’exécution du BPR Le volume de documents détenus par le Ministère et le fait que la plupart de ces documents ne soient pas stockés sous forme électronique en raison de leur niveau de classification tendent à ralentir le processus de recherche et d’extraction des documents. 4) Défis au chapitre de la dotation À l’instar de toutes les institutions fédérales, le Ministère fait concurrence pour l’obtention de personnel compétent en AIPRP lorsqu’il cherche à pourvoir un poste vacant. Par conséquent, les postes peuvent rester vacants pendant une certaine période de temps. De plus, la plupart des employés au sein de l’Unité de l’AIPRP ont besoin de cotes de sécurité de haut niveau. L’obtention de ces cotes peut demander du temps, ce qui retarde les offres d’emploi. 5) Technologie Tout au long de l’année de référence, le travail de rédaction s’est fait manuellement, puisque le Ministère ne dispose que de capacités limitées de traiter les documents de manière électronique.
10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres
Le Ministère a pris plusieurs mesures pour améliorer la prestation rapide de son programme d’accès à l’information. Il s’agit des mesures suivantes : 1) Conformité au délai d’extraction de dix jours Le Ministère accorde aux bureaux dix jours pour présenter les documents pertinents et les recommandations à l’Unité de l’AIPRP. Pour mieux s’assurer du respect du délai, il a été établi en 2007-2008 que toutes les ententes de gestion du rendement au niveau de la direction comporteraient un engagement à respecter les obligations et délais en matière d’AIPRP. Le rendement fait l’objet d’un contrôle trimestriel dont les résultats sont remis à la haute direction, ce qui a permis de s’assurer que cette dernière porte régulièrement attention aux échéanciers de l’AAI. Durant l’exercice 2007-2008, les bureaux avaient besoin de 12,5 jours en moyenne avant de remettre des dossiers pertinents à l’Unité de l’AIPRP. Cette moyenne a été réduite à 9,26 jours durant l’exercice 2008-2009, ce qui constitue une amélioration appréciable grâce à laquelle le Ministère a été mieux en mesure de répondre à 90 % des demandes en temps voulu en 2008-2009. Le Comité exécutif du Ministère continue de recevoir des bilans hebdomadaires sur le traitement des demandes d’AAI au sein de l’organisation. 2) Instruments de délégation/processus d’approbation révisés
  • En juin 2009, le ministre a signé un nouvel instrument de délégation en vertu duquel la délégation reste entre les mains de la haute direction. Étant donné la nature des activités ministérielles, le caractère complexe et délicat de l’information en cause et les ramifications possibles de la communication de renseignements pouvant avoir une incidence sur la sécurité de la nation, ce niveau de délégation donne l’assurance que la personne qui connaît le mieux les documents peut exercer un pouvoir discrétionnaire quant aux exemptions et prodiguer des conseils sur les consultations. Ce mode de délégation aide également à s’assurer que la haute direction accorde de l’attention au traitement des dossiers.
  • Dans les cas où un dossier nécessite l’approbation de plus d’un cadre supérieur, tous les efforts sont fournis pour obtenir simultanément les approbations.
  • Le gestionnaire de l’AIPRP du Ministère a maintenant le pouvoir d’appliquer le paragraphe 19(1) qui permet de prélever des renseignements personnels dans l’Unité de l’AIPRP, la plupart du temps sans avoir à revenir devant le SMA concerné.
3) Technologie En 2008-2009, le Ministère a obtenu un nouveau logiciel, de telle sorte qu’en août 2009, l’Unité de l’AIPRP a pu commencer à travailler avec le logiciel de traitement électronique AccesPro Case Management and Rédaction. On s’attend à ce que ces outils favorisent des réponses plus rapides étant donné que les processus ont été simplifiés et que la manipulation des documents papier est maintenant moins fréquente. 4) Formation et sensibilisation
  • En 2008-2009, l’Unité de l’AIPRP a donné des séances de formation ciblées aux secteurs ministériels dont les besoins dans le domaine étaient les plus criants (p. ex. en raison des tendances dans les retards ou du peu de connaissance des processus).
  • L’Unité de l’AIPRP s’est engagée à donner dix séances de sensibilisation à l’AAI durant l’exercice en cours. Dorénavant, c’est le centre d’apprentissage du Ministère qui coordonne ces séances, ce qui assure la plus vaste publicité possible sur l’offre de cette formation au sein de l’institution. L’incidence d’un tel changement s’est fait rapidement sentir en cela que la plupart des séances qui ont pris place au cours de l’exercice étaient remplies à pleine capacité dans la semaine suivant leur annonce.
  • Tous les employés ont également accès au matériel de formation sur le site intranet du Ministère.
  • La formation du personnel chargé de l’AIPRP demeure une priorité pour le Ministère en dépit des lourdes charges de travail. Tous les employés de l’Unité de l’AIPRP participent aux activités d’apprentissage du Secrétariat du Conseil du Trésor, et certains cherchent à obtenir une attestation par le biais du programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels qu’offre l’Université de l’Alberta.
5) Réinstallation de l’Unité de l’AIPRP En novembre 2008, l’Unité de l’AIPRP a déménagé dans le principal édifice de l’administration centrale. L’Unité se trouve maintenant davantage à proximité des pouvoirs délégués et du bureau du service central des dossiers. Les employés de l’Unité de l’AIPRP sont maintenant plus visibles et accessibles à la haute direction, et il n’est plus nécessaire de transporter aussi souvent les dossiers d’un édifice à l’autre, ce qui accélère les choses. 6) Dotation Le Ministère a créé un nouveau poste de conseiller principal de l’AIPRP (PM-05) durant l’exercice 2007-2008, et un poste AS-02 lors de l’exercice 2008-2009 pour offrir des possibilités de perfectionnement aux employés et favoriser la planification de la relève. 7) Réponses provisoires L’Unité de l’AIPRP a mis en œuvre des procédures pour : a) informer les demandeurs des situations où le délai prescrit par la loi ne sera pas respecté et fournir une date de réponse approximative lorsque la chose est possible, et b) fournir des réponses provisoires aux demandeurs lorsque la chose est possible. 8) Production de rapports réguliers au Comité exécutif Selon une analyse des présomptions de refus en 2008-2009, les dix jours d’extraction des documents et l’approbation finale étaient des domaines qui nécessitaient de l’attention. En 2008-2009, le Comité exécutif du Ministère recevait des rapports hebdomadaires qui avaient pour objet de sensibiliser la haute direction aux exigences de l’AAI et lui rappeler qu’elle était responsable de voir à ce que les organisations respectent ces exigences. Ces rapports ont mis en lumière les éléments suivants :
  • Toutes les nouvelles demandes ayant favorisé une conformité accrue à l’échéancier d’extraction de dix jours;
  • Les dates d’échéance des communications à venir ayant favorisé une conformité améliorée en ce qui concerne l’approbation finale (les cadres supérieurs disposent de 48 heures pour approuver une trousse de documents à communiquer);
  • Les nouvelles présomptions de refus de manière à ce que la haute direction en soit informée.
Le DG responsable de l’AIPRP a également mis à contribution les SMA de manière directe et indirecte dans les cas où un document visé par leur domaine de responsabilité approchait d’une situation de présomption de refus. De plus, les directions générales ont reçu des statistiques trimestrielles sur le délai d’extraction. Toutes ces pratiques font partie intégrante de l’approche du Ministère en ce qui touche la gestion du rendement en matière d’AIPRP.
Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  75 jours
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009.