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Questionnaires

Année


Agence du revenu du Canada

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 690
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 169
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 1770
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 731
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 38
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 22
  31 - 60 jours 10
  61 - 90 jours 3
  Plus de 91 jours 3
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 810
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 335
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 54
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 32
  31 - 60 jours 9
  61 - 90 jours 7
  Plus de 91 jours 6
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 612
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 110
Partie C : Facteurs contributifs
9. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
  Voici les principaux problèmes qui ont réduit la capacité de notre institution à répondre aux demandes d’accès à l’information en temps opportun :   Charge de travail
  • Défis liés à la réception continue de demandes déposées en bloc par deux demandeurs et de plaintes connexes, créant ainsi un arriéré de demandes (21,1 % des demandes reçues, soit 374)
  • Augmentation notable du volume et de la complexité des documents.
Ressources humaines
  • Maintien en poste et roulement du personnel assigné à l’AIPRP.
  • Pénurie d’employés qualifiés à l’échelle de la fonction publique.
  • Recrutement dynamique, par d’autres institutions fédérales, de personnel compétent dans le domaine de l’AIPRP.
  • Ratio charge de travail-employé élevé.
Gestion des documents
  • Certaines difficultés à extraire efficacement des documents électroniques comme les courriels.
10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres
Les principales pratiques ou politiques entreprises par notre institution pour améliorer l’exécution rapide de notre programme ont été les suivantes :   Charge de travail
  • Déploiement important d’efforts afin de réduire l’arriéré de demandes en vue d’améliorer le rendement futur.
  • Poursuite de communications proactives auprès des demandeurs afin de les encourager à définir une portée raisonnable pour leur demande et de se reporter aux demandes précédentes pour obtenir des renseignements similaires.
  • Création d’un groupe de travail sur le courrier électronique chargé d’établir une marche à suivre et des pratiques exemplaires visant à traiter plus efficacement les demandes envoyées par courriel.
Ressources humaines
  • Adoption de mesures de dotation afin de pourvoir les postes vacants et de conserver les employés en fonction.
  • Embauche de 10 nouveaux analystes grâce à un processus de dotation.
  • Mise en place des jalons d’un plan de promotion professionnelle des employés en poste.
Processus
  • Poursuite de l’investissement dans l’amélioration de la technologie utilisée pour le traitement des demandes, ce qui raccourcira le temps de réponse.
  • Achèvement du modèle d’établissement des coûts du processus d’AIPRP qui nous a aidés à réorganiser la structure en place afin d’utiliser les ressources de manière plus efficace et efficiente.
  • Conclusion de la phase 1 de la réorganisation par la création d’une unité de réception qui facilitera la simplification du processus de réception et diminuera le temps que consacrent les analystes aux tâches administratives.
  • Établissement d’un partenariat avec la Direction générale de la technologie de l’information afin de créer un chemin/lecteur sûr (zone de dépôt) qui permettra l’extraction d’un volume important de documents électroniques (courriels) provenant de notre Bureau de première responsabilité (BPR).
Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  45 jours
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009.