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Questionnaires

Année


Défense nationale

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 674
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 219
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 1669
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 538
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 0
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée 0
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 0
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 1097
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 637
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 51
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 20
  31 - 60 jours 12
  61 - 90 jours 10
  Plus de 91 jours 9
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 443
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 100
Partie C : Facteurs contributifs
9. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
 

Enjeux importants  

Nature générale et vague de nombreuses demandes d’AAI

Bon nombre de demandeurs présentent des demandes qui ne concernent pas des documents précis, mais plutôt des catégories de documents ou encore tous les documents ayant trait à un sujet particulièrement étendu ou vague. Bon nombre de demandes ne contiennent pas suffisamment d’information pour recenser tous les détenteurs de documents concernés ou définir de manière claire le temps qui sera nécessaire, l’endroit, etc. Et bon nombre de ces demandes ne respectent pas l’esprit de l’article 6 de la Loi. Les termes « suffisamment précis » de cet article ne sont pas définis, ce qui prête à de nombreuses interprétations. Cette situation exige du personnel du MDN de consacrer beaucoup de temps à tenter de communiquer avec le demandeur et à l’aider à établir de nouveau la portée de la demande afin de pouvoir la traiter adéquatement. Cela ne fonctionne pas toujours efficacement, parce que certains demandeurs sont réticents à l’idée de redéfinir la portée de la demande, que le détenteur d’un document interprète mal la portée de la demande ou que la demande dont la portée a été revue implique encore une grande quantité de travail. Il arrive souvent que le personnel du MDN et les détenteurs de documents ne soient pas au fait de l’ampleur du travail qu’il faudra exécuter ou ne réalisent pas qu’une demande puisse avoir une large portée avant que le processus ne soit très avancé. De telles demandes générales et vagues nécessitent habituellement une prorogation au-delà des 30 jours qui, selon la Loi, constituent la norme. Demander une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)a) est un processus très inexact étant donné que cette prorogation doit être prise dans les 30 premiers jours, et la pleine ampleur du travail en cause n’est peut-être pas connue à ce moment là. Il est également très difficile d’estimer l’ampleur du volume de documents produits dans de tels cas. Lorsque le nombre de documents produits est beaucoup plus élevé que prévu, le temps consacré au processus d’examen peut être beaucoup plus long que ce à quoi on s’attendait, ce qui engendre des situations de présomptions de refus. 

Demandes de documents touchant des questions de sécurité opérationnelle

Un grand nombre de demandes reçues ont trait aux opérations des Forces canadiennes, essentiellement en Afghanistan. Quantité de ces documents sont de nature très délicate, et il faut les examiner avec le plus grand soin pour cerner toute information pouvant compromettre la sécurité des troupes canadiennes et des alliés ou le succès des opérations. De tels renseignements ne sautent pas nécessairement aux yeux du personnel de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP), de sorte qu’il faut mener des consultations auprès des commandements opérationnels ainsi qu’auprès de l’Équipe de soutien à l’information de l’État-major interarmées stratégique (ESI EMIS), qui a la tâche de mener cet examen. Cet exercice alourdit inévitablement le temps de traitement de ces demandes. Le volume de ces demandes combiné à la nécessité de l’examen de la sécurité des opérations dont il a été question ci-dessus a engendré un grand nombre de cas du genre se retrouvant dans les présomptions de refus.  

Demandes de documents situés hors du Canada

Cette question a trait au point précédent dans la mesure où la plupart de ces documents sont relatifs à l’Afghanistan. Ce n’est pas toujours clair pour la DAIPRP de savoir d’entrée de jeu si les documents se rapportant à la demande sont conservés à l’extérieur du pays, et elle peut ne s’en rendre compte que lorsque le processus est très avancé. Lorsque les documents se trouvent en plein théâtre d’opérations, comme en Afghanistan, l’affaire devient problématique non seulement en raison de la distance, mais aussi parce que le personnel est, on le comprendra, plutôt occupé avec les opérations, de sorte qu’il pourrait tarder à s’intéresser à une demande de l’AI. Une telle situation est clairement visée par l’alinéa 9(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information, qui fait état de cas où « l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution », mais pas nécessairement par la prescription relative au volume de documents.  

Demandes soumises en vrac

Cette situation demeure problématique, malgré qu’elle se soit un peu améliorée depuis la dernière période de référence. Il n’y a aucune limite au nombre de demandes que peut soumettre une personne en tout temps, et certaines personnes les font parvenir en vrac. Ce n’est pas toujours un problème, particulièrement lorsque les demandes portent sur divers sujets. Bien que le délai soit le même pour toutes les demandes, on peut les diviser entre les analystes de la DAIPRP et les attribuer à divers détenteurs de documents. Le problème vient des demandeurs qui font parvenir de multiples demandes qu’il faut remettre au même détenteur de documents. Un demandeur a présenté 145 demandes durant la période de référence en question (125 d’entre elles ont été reçues entre mai et août), et il a fallu les remettre presque toutes à la même organisation à des fins de réponse. Une telle situation a mis à l’épreuve les capacités de cette organisation de chercher et d’examiner les documents en temps voulu. Dans un tel cas, il n’est pas possible de répondre à toutes les demandes en moins de 30 jours. Cela peut poser problème si chaque demande, prise individuellement, ne répond pas à la norme d’un « grand nombre de documents » requis pour pouvoir réclamer une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)a). 

Consultations expédiées à d’autres institutions

Le délai de réponse dans le cas des consultations expédiées au  BCP est particulièrement long. Pour cette période de référence, le BCP a exigé que toutes les consultations visées par l’article 69 passent par le bureau du conseiller juridique des FC/MDN. Cette étape supplémentaire a engendré un délai encore plus long puisqu’elle représente un fardeau additionnel pour le CJFC/MDN, qui s’occupe essentiellement de fournir des conseils juridiques. Les consultations auprès du MAECI se distinguent également par leurs très longs délais de réponse. 

Consultations reçues d’autres institutions

Plusieurs consultations de Bibliothèque et Archives Canada durant la période de référence étaient très imposantes (des centaines et des centaines de pages). Elles consistaient en des groupes entiers de documents. Les dossiers des groupes de documents ne se rapportaient pas tous à ces institutions, et dans certains cas, seulement un petit nombre de ces documents étaient pertinents. Le tri et l’examen de ces fichiers ont pris beaucoup de temps et ont mobilisé des efforts que la DAIPRP aurait pu consacrer au traitement des demandes d’AAI.  

Pénurie de main-d’œuvre

Les employés de la DAIPRP ne suffisent pas encore à régler toutes les demandes reçues. Ils doivent également s’occuper de l’arriéré actuel.

10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres

Redéfinir la portée des demandes

Dans le cadre de leur obligation de prêter assistance, les agents d’attribution des tâches de la DAIPRP ont fait d’énormes efforts pour travailler avec les demandeurs afin de redéfinir la portée de leurs demandes pour qu’elles témoignent de ce qu’ils recherchent vraiment et dans le souci également de traiter les demandes le plus rapidement et efficacement possible. 

Processus d’examen rationalisé de l’ESI EMIS

La DAIPRP consulte l’équipe de soutien de l’information de l’Équipe de soutien à l’information de l’État-major interarmées stratégique (ESI EMIS) dans le cas des demandes qui touchent des documents ayant trait à des questions de sécurité opérationnelle. C’est un processus particulièrement important étant donné les opérations que mènent les FC en Afghanistan, sauf qu’il tend à ralentir le taux de réponse aux demandes d’AAI. Durant la période de référence, la DAIPRP et l’ESI EMIS ont convenu de modifier la politique dans le but d’accélérer ce processus de consultation. Le principal changement implique que la DAIPRP expédie pour examen les seuls documents destinés à être communiqués et qui contiennent déjà des exemptions et des exclusions. Cette mesure réduit le nombre de documents faisant l’objet d’une consultation. La DAIPRP prend également des mesures pour accélérer l’envoi de trousses de consultation. Ces changements ont accru l’efficacité des consultations, et on prévoit des améliorations statistiques marquées en 2009-2010 au chapitre de la durée des examens. 

Plan de perfectionnement professionnel

Le plan de perfectionnement professionnel (PPP) de la DAIPRP a été pleinement mis en branle durant la période de référence, avec la participation de sept analystes. Le PPP permet aux participants d’atteindre le niveau PM-02 et, après avoir participé à une série progressive d’affectations de formation en cours d’emploi évaluées, d’être promus aux niveaux PM-03 et PM-04 sans concours. Le personnel de la DAIPRP a bien accueilli ce programme, qui a aidé à rehausser le moral. 

Élargissement de la DAIPRP

Le Ministère a acquis des ressources et locaux additionnels pour gérer le volume plus élevé de demandes.

Processus des plaintes administratives

En réaction aux changements institués par le commissaire à l’information pour accélérer le processus de plainte, la DAIPRP a modifié ses procédures de gestion des plaintes administratives. Elles sont dorénavant prises en charge de manière centrale par l’équipe de conformité et de formation. Ce changement et les efforts déployés par le Commissariat à l’information ont amélioré considérablement l’efficacité du règlement des plaintes, comme on peut le constater par le nombre de plaintes résolues au cours de la période visée par ce rapport (345 par rapport à 99 en 2007-2008). Ces modifications ont eu un autre avantage : elles ont libéré les analystes de l’équipe d’accès qui n’ont plus à s’occuper des plaintes de nature administrative, leur permettant ainsi de consacrer davantage de temps à l’examen des documents et d’accélérer le traitement des demandes. L’équipe de conformité et formation peut aviser le directeur de tout problème systémique noté lors du traitement des demandes par la DAIPRP.  

Formation

Pendant la période visée par le présent rapport, 62 séances de formation ont été organisées et 1 367 participants ont été sensibilisés à la Loi; ils comprennent mieux leurs obligations et la démarche à suivre au sein des FC/MDN. Des séances personnalisées ont également été organisées pour des groupes spécialisés. La DAIPRP continue à financer les séances de formation tenues en dehors de la région de la capitale nationale. Les séances en cause sont indispensables pour assurer la conformité à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.  

Demandes non officielles

En tout, 1 401 demandes de renseignements non officielles ont été traitées par la DAIPRP, dans l’appui de l’objectif global des FC/MDN qui consiste à fournir des renseignements pertinents aux Canadiens de manière informelle et en temps utile. Ce chiffre ne tient pas compte des nombreux courriels ou appels téléphoniques de demandeurs éventuels qui ont été aiguillés vers d’autres canaux officieux pour obtenir les renseignements recherchés. Ces demandes concernaient des documents qu’on avait déjà communiqués de manière officielle. La DAIPRP affiche sur son site Internet le texte de demandes auparavant reçues, et les demandeurs communiquent avec elle pour obtenir une copie de ces documents. Comme la majorité de ces documents communiqués se trouvent sur disque compact, la DAIPRP offre ce service gracieusement.

Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  >30 jours: 34.75% (580 demandes) 31 jours à 60 jours: 14.08% (235 demandes) 61 jours à 120 jours: 19.53% (326 demandes) <121 jours: 34.15% (620 demandes) % a été raflés et mais s’élèvent pas à 100%
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009.