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Questionnaires

Année


Industrie Canada

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 118
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 21
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 660
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 384
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 0
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 0
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 0
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 197
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 77
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 4
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 2
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 2
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 195
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 43
Partie C : Facteurs contributifs
9. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
  En réponse au ralentissement de l’économie mondiale, Industrie Canada s’est vu confier le rôle important de concevoir et de mettre en œuvre des solutions efficaces et concrètes afin de stimuler et de protéger une économie canadienne affaiblie. Par la suite, le Ministère a constaté une augmentation importante de la surveillance et de l’intérêt de la part du public, comme il l’indique dans son rapport statistique de 2008-2009 concernant la Loi sur l’accès à l’information.   Les facteurs qui ont eu une incidence sur la capacité du Ministère à répondre rapidement aux demandes officielles en 2008-2009 sont les suivants :  
  1. Demandes en vue d’obtenir un nombre élevé de documents
  • Industrie Canada a constaté une augmentation de 93 % des demandes (660 par rapport à 342).
  • La quantité de pages est passée de 183 000 à 689 000.
  • La taille moyenne des dossiers est de 1 045 pages comparativement à 537 pages.
  • Il existe un arriéré important de demandes sollicitant un nombre élevé de documents.
  1. Difficultés à extraire les documents dans les BPR et à assurer des réponses complètes
  • Les nouveaux programmes et initiatives ainsi que le nombre accru de demandes de communication ont augmenté la charge de travail des fonctionnaires.
  • Les outils de gestion de l’information sont insuffisants, même si un programme de gestion de l’information est actuellement mis en œuvre de façon graduelle à l’échelle du Ministère.
  • La mémoire organisationnelle a diminué en raison de l’augmentation des départs à la retraite et des mouvements des responsables du programme.
  1. Pénuries d’employés
  • Le recrutement et le maintien en poste des employés qualifiés dans le domaine de l’AIPRP constituent un défi constant.
  1. Demandes déposées en bloc
  • Les demandeurs qui veulent obtenir des renseignements plus rapidement présentent de nombreuses demandes sur les mêmes sujets.
  • Cette situation augmente le fardeau administratif de l’Administration des droits à l’information et à la protection des renseignements personnels (ADIPRP), étant donné que les renseignements recueillis/générés par le Ministère sont souvent interreliés et non compilés ni gérés séparément.
  1. Consultations auprès d’autres institutions
  • Compte tenu de son mandat et de ses nombreux partenariats, Industrie Canada consulte fréquemment la plupart des autres ministères ainsi que des tiers.
  • Les autres ministères qui ont une incidence importante sur le temps de réponse sont le Bureau du Conseil privé, le ministère de la Justice et le ministère des Affaires extérieures et du Commerce international.
  1. Autres
  • Niveau de complexité des demandes et quantité de travail nécessaire pour y répondre
    • Le traitement typique d’une demande comporte plusieurs tâches : recherche, évaluation et examen de documents, consultation des parties concernées, négociations avec les demandeurs, les tiers consultés et les fonctionnaires du Ministère. Il existe aussi d’autres tâches administratives liées au suivi, à la surveillance et à la documentation des décisions.
10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres
Au fil des ans, l’ADIPRP a mis en place diverses pratiques administratives afin d’améliorer son service. En voici quelques-unes :  
  • aider les demandeurs à délimiter leurs demandes afin de réduire le volume de documents et le temps de réponse;
  • proposer aux demandeurs des solutions de rechange, notamment de l’information déjà communiquée, des documents accessibles au public et des discussions avec les responsables du programme;
  • maintenir la communication avec les demandeurs;
  • si possible, offrir une communication partielle d’information;
  • veiller à la simplification des processus d’approbation au sein de l’ADIPRP;
  • informer régulièrement les représentants et les cadres supérieurs du Ministère sur l’état des demandes afin d’accroître la sensibilisation au droit d’accès à l’information.
Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  En 2008-2009, le temps de traitement moyen des 526 demandes réglées se situait à 46 jours. Industrie Canada a reçu de nombreuses demandes en bloc concernant des sujets d’intérêt particuliers, notamment les lois sur le droit d’auteur, les prix des hydrocarbures, les rapports d’inspection des distributeurs d’essence, les différents examens en matière d’investissement et la concurrence. De ce nombre, 159 ont été traitées de façon informelle, car il s’agissait de renseignements déjà communiqués.   * Il est possible d’obtenir sur demande un extrait de la base de données ATIPFlow à titre de confirmation de ce qui précède.
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009. *S’il vous plait noter que l’IC 2008-09 rapport annuel sur la Loi sur l’accès sera déposé 15 jours après la reprise des travaux parlementaires pour la session d’automne. Il sera disponible en ligne peu après.