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Questionnaires

Année


Ressources humaines et Développement des compétences Canada

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 124
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 27
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 350
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 175
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 13
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 13
  31 - 60 jours 0
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 0
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 103
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 33
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 6
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 4
  31 - 60 jours 2
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 0
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 58
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 2
Partie C : Facteurs contributifs
9.

Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :

  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
  L’exercice 2008-2009 a été particulier dans la mesure où il s’agissait d’une année de transition pour la Division de l’AIPRP de RHDCC. Le 14 juillet 2008, on a intégré les deux bureaux du Ministère (RHDC et Service Canada) chargés de l’administration des lois sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels. Outre cette fusion, il est survenu des changements substantiels dans l’équipe de gestion auxquels s’est ajouté un fort roulement de personnel.
En plus du fait qu’il s’agissait d’une année de transition, les deux facteurs suivants ont eu une incidence sur la capacité de RHDCC de répondre aux demandes en temps opportun :
  • Consultations auprès d’autres ministères : En tout, 103 demandes ont nécessité des consultations, ce qui représente environ le tiers des demandes traitées.
  • Demandes d’un vaste volume de documents : Le nombre moyen de pages à examiner par demande s’élève à 150. Toutefois, en 2008 2009, RHDCC a répondu à 28 demandes pour plus
L’un des principaux efforts du Ministère dans la foulée de la fusion fut de réduire le nombre de demandes de renseignements personnels faisant partie de l’arriéré. En décembre 2008, RHDCC avait réussi à réduire l’arriéré de 90 %. Étant donné que les agents traitent et les demandes d’accès à l’information et les demandes de renseignements personnels, les efforts de réduction de l’arriéré des demandes de renseignements personnels n’ont pas été sans conséquence pour les délais d’exécution des réponses aux demandes d’accès à l’information.
10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres
Tel que mentionné ci-dessus, les deux unités responsables des fonctions d’AIPRP ont fusionné en 2008-2009. Bien que la chose semble avoir eu au départ des répercussions négatives sur l’exécution rapide du programme d’accès à l’information, nous nous attendons, à moyen ou long terme, à ce qu’elle aide RHDCC à améliorer son rendement pour s’élever au-dessus de la moyenne dans les années à venir. Au nombre des objectifs liés à la fusion, mentionnons les suivants :
  • Faire un meilleur usage du bassin de compétences et créer une masse critique pour mieux pouvoir répondre aux besoins du Ministère sur le plan de l’AIPRP.
  • Maximiser le transfert de connaissances depuis les agents expérimentés vers les nouveaux employés, ce qui favorisera la croissance d’une solide expérience interne.
  • Repenser les processus de travail et les politiques opérationnelles qui étaient en place.
Par suite de l’intégration, nous avons revu quelques processus internes pour rassembler les deux équipes et appuyer l’harmonisation des politiques et des procédures. À titre d’exemple, nous avons apporté un léger ajustement aux délais de traitement établis à l’interne afin de s’assurer que toutes les parties aient suffisamment de temps pour répondre aux demandes. De plus, le signataire autorisé de certaines fonctions a été promu au rang de directeur ou de gestionnaire, ou les deux.
Outre la réorganisation de l’unité de l’AIPRP, le Ministère poursuit des pratiques établies de longue date pour favoriser la prestation rapide de l’information. Ce sont les suivantes :
  • Examens informels : On encourage les examens informels des demandes de suivi, des demandes d’information déjà accessible au public ou d’information destinée à être publiée sur Internet (l’unité de l’AIPRP étudie en détail l’information de manière informelle). En 2008-2009, RHDCC a examiné des documents pour au moins 23 demandes informelles;
  • Communication partielle des documents : Dans la mesure du possible, RHDCC effectue des communications partielles.
  • Processus accéléré des demandes courantes : Bien que RHDCC n’applique pas une approche en deux volets pour répondre aux demandes, il existe quelques exceptions très limitées à cette règle :
  • En temps normal, on ne consacre ni temps, ni effort à breffer la haute direction et les responsables des communications dans le cas des demandes jugées personnelles de nature (par exemple, lorsque le demandeur insiste pour présenter sa demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information alors qu’il faudrait la traiter au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels).
  • Lorsque les bureaux de première responsabilité (BPR) rassemblent et présentent les documents à la Division de l’AIPRP, on leur demande s’ils souhaitent ou non voir la trousse finale pour l’approuver avant qu’elle ne soit communiquée. Dans bien des cas, une approbation est nécessaire, mais il arrive parfois que le BPR ne l’exige pas.
  • Autre : La Division de l’AIPRP attache un vif intérêt à la prestation de cours de formation. Durant la période de référence, la Division de l’AIPRP a offert plus de 80 séances de formation à plus de 1 000 employés du Ministère. Les délais serrés pour l’AIPRP, de même que l’importance de respecter les échéanciers liés aux demandes d’accès à l’information, sont au cœur des préoccupations des sections traitant ces demandes.
  • Outre les pratiques établies de longue date décrites ci-dessus, le Ministère est à mettre en œuvre les mesures suivantes pour améliorer son rendement :
  • En juin 2009, RHDCC est passé des programmes informatiques avancés ATIPflow et ATIPimage aux logiciels d’AIPRP de la prochaine génération, à savoir AccessPro Case Management et AccessPro Rédaction. Bien que le personnel en soit encore à s’adapter au nouveau système, on s’attend à ce que ce dernier rende plus efficace le traitement des demandes.
  • RHDCC a établi un protocole que la secrétaire ministérielle de RHDCC expédie aux cadres supérieurs (SMA et cadres supérieurs régionaux). Le protocole énonce les rôles et responsabilités des BPR à l’égard des demandes d’accès à l’information.
  • En octobre 2009, nous avons rétabli le rapport de rendement trimestriel, qui décrit en détail le temps pris par toutes les parties en cause dans le traitement des demandes et l’administration de la Loi. L’équipe de la haute direction ministérielle se verra remettre le rapport tous les trimestres.  
Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  61.2 jours (en raison des prorogations nécessaires pour 103 demandes)
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009.