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Questionnaires

Année


Santé Canada

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 459
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 219
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 665
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 183
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 95
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 51
  31 - 60 jours 19
  61 - 90 jours 5
  Plus de 91 jours 20
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 313
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 90
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 68
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 17
  31 - 60 jours 13
  61 - 90 jours 6
  Plus de 91 jours 32
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 385
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 288
Partie C : Facteurs contributifs
9. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
  Au fil des ans, le Ministère a constamment dû relever des défis dans l’exécution de tous les aspects de ses responsabilités liées à l’AIPRP. Divers facteurs agissent sur le rendement du MAECI et sur ses efforts continus pour améliorer sa conformité aux deux lois sur l’AIPRP.   Le MAECI a connu une hausse marquée du nombre de demandes d’AIPRP, y compris des demandes de consultation de la part d’autres ministères. De plus, le MAECI continue de faire face à un éventail grandissant de demandes d’AIPRP de nature très sensible et complexe, y compris des actions en justice intentées en parallèle, qui ont totalement consumé les ressources limitées chargées de l’AIPRP. Dans la seule période de quatre années allant de 2004-2005 à 2008-2009, le MAECI a enregistré une hausse totale de 51,5 % de tous les types de demandes d’AIPRP. Le MAECI se situe présentement au huitième rang des ministères quant au volume élevé de demandes.   Le Ministère assume un double ensemble de responsabilités à l’égard de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En plus de répondre à ses propres demandes d’accès à l’information, il doit donner suite aux demandes de consultations d’autres ministères et organismes concernant des renseignements qui, s’ils étaient communiqués, nuiraient aux relations internationales du Canada. À ce titre, le MAECI offre également aux autres ministères un service à caractère unique en vertu de l’article 15 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 21 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (relations internationales). En 2008-2009,42 % de la charge de travail globale d’AIPRP au sein du MAECI avait trait à des consultations d’autres ministères. Les exceptions visées aux termes des articles 15 et 21 représentent 20,4 % des exceptions totales demandées à l’échelon fédéral, ce qui en fait le deuxième ministère où le recours à l’exception est le plus fréquent. Un tel état de choses représente un très lourd fardeau compte tenu des capacités limitées du MAECI.   Au nombre des défis qui se posent au MAECI, mentionnons les suivants :  
  • Mondialisation – Dans un contexte d’environnement mondial sans cesse croissant, on peut s’attendre à ce que le volume de demandes d’accès reçues par le MAECI, incluant les demandes de consultation d’autres ministères, continue de croître.
  • Complexité – Des renseignements denses, complexes (intervenants multiples) et délicats qui peuvent valoir de lourdes conséquences pour l’intérêt national en cas de diffusion inappropriée.
  • Organisation – personnel permutant; 170+ bureaux à l’étranger; organisation matricielle avec des responsabilités qui se chevauchent.
  • Défis sur le plan de l’infrastructure de GI/TI – Aucun dépôt d’information commun en raison des exigences en matière de sécurité, ce qui suppose des difficultés/retards dans l’extraction des documents.
  • Manque de sensibilisation à l’AIPRP à l’échelle du MAECI.
  • Ressources limitées pour s’occuper de l’AIPRP non seulement dans le Bureau de l’AIPRP, mais dans tout le Ministère, ce qui est en partie attribuable à l’examen stratégique et aux réaffectations internes afin de répondre à d’autres priorités gouvernementales et ministérielles.
Mme Andrée Delagrave, du Cercle Sussex, a récemment effectué une étude de la fonction d’AIPRP du MAECI. Dans cette étude, qui faisait partie des efforts continus du MAECI pour améliorer le rendement en matière d’AIPRP, l’auteure concluait que le MAECI n’avait pas la capacité voulue pour se conformer aux obligations législatives de l’AIPRP et aux obligations politiques du SCT, et que ses tentatives pour combler ces lacunes avaient mené à un ensemble de mesures correctives disparates, insuffisantes et à court terme.
10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres
Voici une liste des améliorations apportées depuis le dernier rapport, de même que les initiatives en cours visant à améliorer la fonction globale de l’AIPRP au MAECI :  
  • En 2008-2009, le Bureau de l’AIPRP a fermé environ 1 000 dossiers d’AIPRP de plus que dans l’exercice précédent, du fait de l’entrée en fonction de nouvelles ressources permanentes (12 ETP en 2007-2008) et du recours à des experts-conseils en AIPRP pour aider à rattraper les retards.
  • A poursuivi la mise en place de capacités plus stables et plus robustes au sein de la Division de l’AIPRP. A amélioré le recrutement et le maintien en poste des employés de l’AIPRP pour une fonction plus durable à long terme, y compris l’élaboration d’un programme de perfectionnement professionnel dans l’optique de la planification de la relève. La plupart des postes ont été pourvus à la suite de concours et de mutations. De plus, le moral des employés et leur dévouement envers le Ministère se sont améliorés. Le MAECI plaide également en faveur de solutions pangouvernementales en matière de dotation, comme la centralisation accrue du recrutement des spécialistes de l’AIPRP.
  • A continué de réduire la charge de travail par analyste grâce à l’ajout de nouveaux effectifs et le recours en continu à des experts-conseils pour aider à réduire l’arriéré. Une stratégie révisée de gestion des cas a été mise en œuvre pour permettre aux ressources disponibles de s'occuper des demandes en retard ainsi que de la charge de travail actuelle et à venir.
  • A mis en place une capacité de formation mieux structurée pour le personnel ministériel chargé de l’AIPRP mettant à contribution les programmes de formation en AIPRP tant internes qu’externes. Le Bureau de l’AIPRP compte maintenant deux directeurs adjoints, un gestionnaire des pratiques et systèmes opérationnels de même que cinq chefs d’équipe qui ont comme principales responsabilités d’assurer que toutes les activités de formation, de mentorat et d’encadrement sont offertes au personnel de la Direction et que tous les outils nécessaires sont fournis. De même, le Bureau a rédigé de nouvelles lignes directrices améliorées en matière d’AIPRP pour mettre à jour et consolider les manuels de politiques et procédures en matière d’AIPRP de la Division.
  • Sous réserve de la disponibilité des ressources, a commencé à créer une capacité stratégique permanente au sein de la Division de l’AIPRP dans le but d’assurer la disponibilité des ressources nécessaires pour satisfaire aux diverses exigences du SCT en matière d’AIPRP, par exemple la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Un nombre important d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sont actuellement en cours pour satisfaire à la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de même qu’aux exigences en matière de gestion de la sécurité des technologies de l’information (GSTI) du SCT. Parmi les autres exigences en matière de rapports qui nécessitent beaucoup de travail de la part de l’équipe des politiques, mentionnons les rapports annuels sur l’AIPRP présentés au Parlement, les rapports statistiques annuels au SCT, les fiches de rendement présentées au Commissaire à l’information du Canada de même que les mises à jour continues des sites Web du Ministère sur l’AIPRP (intranet et Internet), lesquels ont tous une incidence directe sur les résultats énoncés au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG).
  • A présenté au SCT, en juin 2008, une mise à jour de la publication annuelle Info Source après presque sept années de négligence attribuable au manque de ressources de la Division de l’AIPRP, ce qui a permis d’améliorer la conformité à l’indicateur numéro 12 du CRG du SCT. Étant donné l’ampleur du travail nécessaire dû à des années de négligence, le SCT a accepté que le MAECI commence dans un premier temps, en 2008, par l’information sur l’Architecture des activités de programmes du MAECI actuelle et les fonds de renseignements principaux sur les programmes pour la publication Info Source. Sous réserve de la disponibilité des ressources, la prochaine étape de la mise à jour, en 2009-2010, consistera en un examen en profondeur de tous les fonds de renseignements, y compris tous les fichiers de renseignements personnels.
  • Un autre projet marqué par de longs retards qui a été réalisé durant l’exercice de référence est le site Internet de l’AIPRP qui a été modernisé et mis à jour. Comme l’exige la Politique d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT, le site comprend dorénavant des sommaires des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée qui ont été effectuées par le MAECI au cours des sept dernières années, depuis l’entrée en vigueur de la Politique en mai 2002.
  • A continué à participer au groupe de travail ministériel GI/TI/AIPRP chargé de diverses questions au MAECI touchant la gestion de l’information et la technologie. Par exemple, l’incapacité du Bureau de l’AIPRP d’échanger avec la clientèle du MAECI de manière efficace et efficiente sur le réseau protégé entraîne une trop grande dépendance à l’égard des documents papier.
  • A mis en place en octobre 2008 un nouveau processus d’attribution des tâches simplifié en matière d’AIPRP dans l’ensemble du MAECI, y compris des agents de liaison de l’AIPRP désignés pour la création d’un guichet unique pour tous les services et toutes les directions générales. Nous avons ainsi beaucoup amélioré le système de suivi de l’AIPRP afin de mesurer le rendement et d’accroître l’efficience du service dans ce domaine.
  • A instauré la production de rapports mensuels de rendement AIPRP pour la haute direction, lesquels ont démontré qu’ils permettaient de mieux faire comprendre et respecter les exigences relatives à l’AIPRP au Ministère.
  • A mis en œuvre un programme de sensibilisation à l’AIPRP pan-ministériel structuré de manière à ce que les employés du Ministère comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d’AIPRP. Les étapes préliminaires ont également été franchies en vue de la mise au point d’un didacticiel en ligne sur l’AIPRP pour le site intranet du Ministère qui sera disponible en 2009-2010, sous réserve de la disponibilité des fonds.
  • À la fin de la période de référence, le Secrétariat des services intégrés a embauché deux experts-conseils, respectivement spécialisés dans l’AIPRP et dans les processus administratifs, qui examineront la fonction AIPRP au MAECI et formuleront des recommandations visant à apporter de nouvelles améliorations au programme d’activités de l’AIPRP dans son ensemble. Le prochain rapport annuel au Parlement fera état de leurs rapports.
  • Enfin, le Bureau de l’AIPRP a produit une autre analyse de rentabilisation en janvier 2009 dans l’espoir d’obtenir des fonds additionnels afin de s’assurer que les ressources permanentesnécessaires sont en place, ce qui se traduirait par :
  • des capacités ministérielles durables en matière d'AIPRP pour appuyer les obligations législatives et celles découlant des politiques du SCT;
  • une conformité accrue à l'égard des lois sur l’AIPRP et un meilleur rendement (c’est-à-dire des réponses opportunes, soit 80 % ou plus);
  • une réduction importante du recours à long terme à des consultants en AIPRP, dont les services coûtent cher;
  • une source stable et fiable d'expertise en AIPRP permettant aux fonctionnaires du Ministère d'être mieux informés et créant une culture qui comprend et apprécie à sa juste valeur l'engagement du Ministère à l'égard de l'ouverture et de la transparence;
  • une planification de la relève efficace grâce à l'obtention et à la conservation d'une expertise interne en AIPRP;
  • des consultations externes en matière d’AIPRP plus rapides auprès des autres institutions gouvernementales et des autres administrations;
  • un meilleur service aux intervenants et aux clients;
  • un cadre de travail moins stressant et moins exigeant pour le personnel dont l’effectif est actuellement insuffisant;
  • un processus d'AIPRP simplifié, plus efficace et plus efficient, au sein du MAECI.
Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  163 jours calendrier
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009.