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Questionnaires

Année


Pêches et Océans Canada

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 103
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 28
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 396
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 233
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 16
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 12
  31 - 60 jours 1
  61 - 90 jours 3
  Plus de 91 jours 0
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 123
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 62
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 11
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 5
  31 - 60 jours 4
  61 - 90 jours 1
  Plus de 91 jours 1
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 74
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 2 + 4B + 6B + 8(a) MPO est encore en utilisant ATIPFlow 28 + 16 +11 +11 = 66   1 + 3 = 103 + 396 = 499   66 divided by 499 = 0.132 11               13% de non-conformité
Partie C : Facteurs contributifs
9. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la 1capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de c1ommunication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
  L’unité de l’AIPRP du MPO est, à divers degrés, aux prises avec les mêmes genres de défis que les autres ministères assujettis à la loi fédérale sur l’accès à l’information – des défis tels que ceux énumérés ci-dessus.   Le MPO les considère simplement comme les réalités notables du monde de l’AIPRP. Il existe une autre réalité : comme le MPO est une institution décentralisée et relativement grande, nous (à l’instar d’autres institutions de taille similaire) devons relever le défi d’obtenir l’extraction de documents de multiples spécialistes en la matière répartis dans tout le pays. S’assurer que ces multiples spécialistes travaillent tous à partir de la même interprétation du libellé de la demande peut fréquemment poser un défi.   Le mandat du MPO est d’offrir à la population canadienne des voies navigables sécuritaires et accessibles, des écosystèmes aquatiques sains et productifs ainsi que des pêches et une aquaculture durables. La diversité de nos programmes et activités combinée à la taille de notre Ministère fait en sorte que nous recevons souvent des demandes de grandes quantités de renseignements scientifiques ou techniques qui impliquent le traitement de dizaines de milliers de pages de documents. De telles demandes proviennent souvent de groupes d’intérêts environnementaux, d’avocats et de chercheurs professionnels. De plus, compte tenu de la nature opérationnelle du Ministère, le fait de répondre aux demandes d’extraction de documents peut, et ça se comprend, constituer à l’occasion une priorité secondaire. Les exigences administratives d’une unité d’AIPRP peuvent également avoir une incidence sur la prestation. Les pénuries de main-d’œuvre dans la communauté en général ont amené le MPO à établir un programme de recrutement, de formation et de maintien en fonction de nouveaux analystes de l’AIPRP. Bien que ce projet ait connu un énorme succès, la réalité de l’affaire est qu’il faut du temps pour que les nouveaux analystes acquièrent la formation et l’expertise nécessaires pour traiter le type de demandes complexes qui composent la majorité des demandes d’accès du MPO, et il faut que la haute direction s’engage à consacrer du temps à cette formation et ce perfectionnement. À l’instar d’autres institutions gouvernementales, nous devons répondre à d’autres exigences administratives et exigences en matière de production de rapports, comme des questions et demandes officieuses, l’examen annuel et la mise à jour d’Info Source ainsi que la formation des employés ministériels, qui sont autant d’activités relevant de l’unité et susceptibles d’engendrer des répercussions sur sa capacité de respecter tous les délais prescrits par la Loi. Toutefois, le MPO est heureux d’annoncer qu’il a pu, durant l’exercice 2008-2009, régler plus de 20 dossiers qui s’étaient trouvés en présomption de refus (deux de 2005, quatorze de 2006 et sept de 2007). Ces dossiers comportaient plus de 118 239 pages de document – six de ces dossiers comportaient chacun plus de 10 000 pages de document, tandis que six autres comportaient chacun plus de 2 500 pages de document. La fermeture de ces gros dossiers en retard a évidemment eu des répercussions sur notre taux de conformité pour l’exercice 2008-2009.
10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres
L’unité de l’AIPRP examine régulièrement les pratiques et méthodes établies afin de réaliser des économies et d’améliorer son efficacité. Au nombre des améliorations adoptées ces dernières années, mentionnons les suivantes :  
  • Recours à des experts en programmes pour obtenir d’entrée de jeu leurs recommandations concernant le caractère délicat des documents – cela se produit lorsqu’ils remettent les documents à l’unité de l’AIPRP. Le MPO a essentiellement éliminé le processus d’examen/assentiment auparavant utilisé à la fin du processus pour obtenir du programme l’approbation de la diffusion de la trousse.
  • Tel que mentionné précédemment, le MPO a mis en place un programme de recrutement et de maintien en fonction des nouveaux stagiaires de l’AIPRP pour résoudre la pénurie d’analystes qualifiés dans la collectivité. Le MPO réalise un investissement appréciable dans ces stagiaires, ce qui inclut une formation officielle et officieuse, de l’encadrement et du mentorat. Et tel que mentionné précédemment, encore une fois, ce programme a connu énormément de succès.
  • Le MPO a récemment remis en vigueur une exigence selon laquelle le directeur général ou l’un de ses supérieurs doit approuver les trousses de documents pertinents d’une demande d’AIPRP. Cette approche favorise une plus grande responsabilisation et donne l’assurance que les cadres supérieurs sont au courant des renseignements fournis. Elle indique également que le caractère délicat des documents a fait l’objet d’observations détaillées.
  • Les outils de traitement tels que les courriels d’extraction, les listes de contrôle et les documents d’orientation ont été mis à jour et raffermis afin d’accélérer les choses. À titre d’exemple, le délai pour fournir des estimations de la recherche a été réduit de plusieurs jours, et nous avons remis aux programmes une liste de contrôle à utiliser pour s’assurer que toutes les pièces jointes et les versions finales de documents sont remises d’entrée de jeu au Secrétariat de l’AIPRP, ce qui, nous l’espérons, réduira le nombre de fois où il faut communiquer à nouveau avec les programmes pour obtenir des pièces manquantes et autres.
  • Autre pratique exemplaire qui a connu un succès retentissant : un programme d’apprentissage continu assorti d’initiatives telles que des réunions bimensuelles d’analystes. La participation est facultative et dépend de la charge de travail, mais il s’agit d’un forum au cours duquel les analystes discutent et échangent des pratiques exemplaires et des leçons sur des sujets comme le traitement des dossiers, les rapports avec la clientèle, la gestion des plaintes, l’exploitation des logiciels, etc. Les discussions sont enregistrées et mises à profit pour étoffer notre manuel des procédures. Toute question importante qui est soulevée est soumise à une discussion au cours des réunions bimensuelles. Ce forum a joué un rôle appréciable dans le succès du nouveau programme de formation des stagiaires du MPO ainsi que dans la culture de l’apprentissage continu.
Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  Il a fallu 36 732 jours pour traiter 409 demandes, soit une moyenne de 89,809 jours par demande.
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009.