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Questionnaires

Année


Environnement Canada

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent (2007-2008)
1. Nombre de demandes reportées 276
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 183
Partie B : Nouvelles demandes reçues au cours de l’exercice 2008-2009 — à l’exception des demandes inscrites à la Partie A
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 892
4.A Nombre de demandes réglées durant le délai obligatoire de 30 jours? 556
4.B Nombre de demandes réglées au-delà du délai de 30 jours pour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 123
4.C Nombre de jours nécessaires après le délai de 30 jours pour régler les demandes pour lesquelles aucune prorogation n’a été invoquée  
  1 - 30 jours 56
  31 - 60 jours 22
  61 - 90 jours 12
  Plus de 91 jours 33
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 40
6.A Nombre de demandes réglées durant l’échéance prorogée 16
6.B Nombre de demandes réglées après l’expiration de l’échéance prorogée 24
6.C Nombre de jours nécessaires après l’expiration de l’échéance prorogée pour régler la demande  
  1 - 30 jours 9
  31 - 60 jours 7
  61 - 90 jours 0
  Plus de 91 jours 8
7. Nombre de demandes reportées en 2009-2010 173
8. Nombre de demandes en présomption de refus au 1 er  avril 2009 101
Partie C : Facteurs contributifs
9. Veuillez décrire les facteurs qui ont eu la plus grande influence sur la capacité de votre institution à répondre rapidement aux demandes de communication (en moins de 30 jours et/ou selon les délais prévus par la Loi). Il peut s’agir des facteurs suivants :
  • Demandes portant sur un nombre élevé de documents
  • Processus d’approbation des demandes de communication
  • Difficultés à obtenir des documents (temps de traitement dans les BPR)
  • Pénurie d’employés
  • Grande quantité de demandes simultanées
  • Consultations auprès d’autres institutions
  • Autres
  a) Défis liés à la charge de travail
  • Lors du dernier exercice, le Secrétariat à l’AIPRP d’Environnement Canada a eu à gérer des charges de travail à la hausse. Le nombre et la complexité des demandes se sont accrus, tout comme le nombre de pages examinées.
  • En 2008-2009, Environnement Canada a reçu 35 % plus de demandes dans le cadre de la Loi sur l’accès à l’information que lors de l’exercice précédent, et le nombre de pages examinées a augmenté dans une proportion de 55 %. De plus, si le nombre de demandes de renseignements personnels n’a que légèrement augmenté, le nombre de pages examinées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été cinq fois supérieur à celui de l’année précédente.
  • Durant cette période, Environnement Canada devait également traiter les demandes de Parcs Canada. Cette tâche représente un total de 93 demandes additionnelles traitées conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels avec environ 30 000 pages à examiner.
b) Pénuries de main-d’œuvre et roulement de personnel
  • La pénurie d’employés qualifiés en AIPRP est l’un des défis les plus importants qui se posent au Bureau de l’AIPRP d’Environnement Canada.
  • Malgré dix processus de dotation exécutés à divers niveaux lors des deux dernières années, nous avons été incapables de pourvoir tous les postes vacants au sein de l’unité.
  • Il y a 18 ETP dans le Bureau de l’AIPRP. Toutefois, neuf postes sont actuellement vacants.
  • Le roulement de personnel a également eu des répercussions sur notre capacité à tirer profit de notre mémoire institutionnelle. Seulement deux employés du Secrétariat de l’AIPRP cumulent plus de cinq années d’expérience au sein du Ministère. Ces deux employés ont passé beaucoup de temps à encadrer les nouveaux employés au sein de l’unité.
c) Défis quant aux délais de réponse des programmes et quant à la gestion de l’information
  • L’environnement demeure une priorité pour le gouvernement, ce qui donne lieu à un contexte opérationnel difficile pour Environnement Canada en raison de l’activité accrue au chapitre des politiques et des programmes.
  • Les lourdes charges de travail liées aux initiatives réglementaires et au respect des priorités gouvernementales ont eu une incidence sur la capacité du Ministère de répondre aux demandes en temps voulu.
  • En 2008-2009, il fallait en moyenne 26 jours aux programmes pour répondre aux demandes de documents du Bureau de l’AIPRP. Cette situation a une incidence directe sur la capacité du personnel de l’AIPRP d’examiner les documents, de déterminer des prorogations, de mener des consultations et de répondre selon les délais prescrits par la loi.
  • De plus, les demandes nécessitent fréquemment l’extrait d’une grande quantité de renseignements et de documents de divers secteurs du Ministère.
d) Consultations auprès d’autres ministères
  • Comme l’environnement est une compétence partagée et qu’EC est un ministère réglementant, un grand nombre de demandes traitées au sein du Ministère nécessitent des consultations avec des tiers et d’autres ministères, tels qu’Affaires étrangères et Commerce international et le ministère de la Justice. Les consultations menées auprès du conseiller juridique du Bureau du Conseil privé sont particulièrement coûteuses en raison du fardeau administratif que représente la préparation de calendriers pour de vastes volumes de documents.
    • D’autres ministères que nous consultons se débattent également avec de lourdes charges de travail, de sorte que le processus de consultation peut se révéler plutôt long et avoir une incidence directe sur la capacité d’EC de répondre dans les délais prescrits par la loi.
10.
Veuillez décrire les pratiques ou politiques élaborées/entreprises par votre institution pour améliorer la rapidité d’exécution de votre programme d’accès à l’information. Dans la mesure du possible, veuillez indiquer le degré d’efficacité de ces pratiques/politiques. Il peut s’agir des éléments suivants :
  • Traitement informel des demandes
  • Processus d’approbation simplifié
  • Communication partielle des documents
  • Processus accéléré pour les demandes courantes
  • Autres
a) Efforts pour relever les défis posés par la charge de travail
  • En dépit de la hausse de la charge de travail, Environnement Canada a réglé davantage de demandes qu’il n’en a reçues l’année dernière. Il y a encore un arriéré, mais le Ministère travaille diligemment à réduire le nombre de demandes actives en embauchant des consultants expressément pour travailler sur les anciens dossiers.
  • Environnement Canada a également commencé à travailler avec les responsables de programme pour créer des documents courants, comme des commandes subséquentes pour l'embauche d'employés temporaires officieusement accessibles au public.
  • De plus, le 1er avril 2009, le Bureau d’AIPRP de Parcs Canada est devenu opérationnel, de sorte qu’Environnement Canada n’est plus responsable de la charge de travail liée aux demandes de l’Agence Parcs Canada.
b) Efforts pour résoudre les difficultés de dotation
  • Tenant compte du fait que les défis en matière de recrutement et de maintien en poste risquent de persister, Environnement Canada a mis en œuvre un programme de perfectionnement professionnel en matière d’AIPRP. Il s’agit d’une mesure à long terme visant à améliorer les dossiers du recrutement et du maintien en poste ainsi qu’à répondre aux besoins de planification de la relève au sein de l’unité. Le premier exercice de recrutement de conseillers juridiques de niveau PM-01 et PM-02 au sein du programme de perfectionnement professionnel est actuellement en cours. Nous avons l’intention de mener à terme la dotation de ces postes au cours de l’automne 2009.
  • Nous poursuivons également nos tentatives pour doter d’autres postes vacants au sein de l’unité par le biais d’un processus de sélection de PM-04 actuellement en cours. Toutefois, seulement quatre candidats ont franchi notre présélection initiale des candidatures.
  • En 2007-2008, le Secrétariat de l’AIPRP s’est restructuré en deux équipes et ajouté deux postes de chefs d’équipe. Cet état de choses a également contribué à améliorer les opérations. Lorsque des postes additionnels seront dotés, nous serons en mesure de mettre intégralement en œuvre la structure de dotation d’équipe planifiée.
  • D’ici à ce qu’il puisse mener à terme la dotation, le Ministère continue de recourir à des consultants pour prêter main-forte dans le traitement des demandes.
  • Nous avons également embauché deux étudiants pour le Secrétariat de l’AIPRP. Les étudiants ont travaillé à des projets spéciaux au sein de l’unité et acquis une expérience et des connaissances valables pouvant être mises à profit à Environnement Canada et dans toutes les institutions fédérales assujetties aux lois.
c) Efforts pour régler les problèmes liés aux délais de réponse et à la gestion de l’information
  • Le personnel du Secrétariat de l’AIPRP rappelle régulièrement aux responsables de programme l’importance de fournir des documents dans les délais prescrits, ce qui est également mis en lumière à toutes les séances de formation et de sensibilisation. En 2008-2009, Environnement Canada a mené des séances de formation ciblées pour environ 140 employés.
  • De plus, le Secrétariat de l’AIPRP a joint ses efforts à ceux du personnel des programmes au sein des directions générales du Ministère pour aider à rationaliser les processus dans le but d’accélérer l’extraction et l’examen de l’information.
  • EC est aux prises avec des défis en gestion de l’information qui ont trait à la grande quantité de documents qu’elle possède et à l’absence de mécanisme normalisé de stockage électronique des documents au pays.
  • Nous avons élaboré une solution ministérielle axée sur les documents électroniques et la collaboration. Fondée sur le logiciel SharePoint, elle permet de saisir des documents pour faciliter l’accès à l’information d’une valeur opérationnelle durable et la préservation de cette information. Cet outil, appelé E-Collab, fait l’objet d’une mise en œuvre dans tout le Ministère, en plus d’une formation de sensibilisation sur les responsabilités de gestion de l’information.
  • Au nombre des améliorations additionnelles, mentionnons l’élaboration de processus et de lignes directrices; des documents relatifs aux pratiques exemplaires; la prestation de services, particulièrement dans le domaine de la gestion des données.
d) Efforts pour résoudre les retards dans la consultation
  • Le personnel de l’AIPRP procède à des suivis réguliers de l’état des consultations. Dans la mesure du possible, nous négocions la communication partielle des documents ou la redéfinition de la portée des demandes pour réduire les consultations
Partie D : Temps de traitement
11. Quel est le temps de traitement moyen de toutes les demandes réglées en 2008-2009?
  27.44 jours
Partie E : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
12. Veuillez joindre le rapport rempli par votre institution conformément à la Loi sur l’accès à l’information (formulaire TBS/SCT 350-62) pour l’exercice 2008-2009.