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Questionnaires

Année


2007-2008

Commissariat à l’information du Canada

Questionnaire relatif aux fiches de rendement

2007-2008

 

14 mai 2008

  

A. PROCESSUS DE DEMANDE DE COMMUNICATION

1. Profil du demandeur

SourceNombre de demandes
Médias309
Universités14
Entreprises360
Organismes24
Public955
Autre 
Total1 662

*Reportée de la période précédente : 239

*Terminée au cours du présent exercice : 1 650

2. Classement des demandes

2.1 – Est-ce que les demandes de communication sont classées de façon particulière (p. ex., demandes de nature délicate, demandes courantes, etc.)?

Oui NonX

Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si cela est possible, veuillez inscrire le nombre de demandes de communication de chaque catégorie.

CatégorieDéfinition de la catégorieNombre de demandes 2007-2008
   
   
   
   
   
   

2.2 – Dans l’affirmative, qui prend la décision de classer une demande de communication?


2.3 – Dans l’affirmative, existe-t-il un processus particulier relativement à ces classements ? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Service à la clientèle

3.1 – En moyenne, votre institution prend combien de temps pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de laLoi ? (c.-à-d. le temps écoulé entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée.)

En moyenne, il faut 30 jours pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de la Loi.

3.2 – Communication au demandeur  
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008)1 662

Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008)1 650
Nombre de pages examinées388 394
Nombre de pages communiquées en totalité175 402
Nombre de pages communiquées en partie152 776

Veuillez consulter le Rapport statistique joint au Rapport annuel.

3.3 – Suites données aux demandes traitées pendant la périodeNombre de demandes
Tous les documents ont été communiqués166
Les documents ont été communiqués en partie
1-20 %21-40 %41-60 %61-80 %81-99 %

En tout, 684. Une recherche manuelle des dossiers perturberait grandement nos activités.
Rien n’a été communiqué (documents exclus)1
Rien n’a été communiqué (documents exemptés)199
Il n’existe pas de document203
Demandes transférées6
Demandes impossibles à traiter314
Demandes abandonnées par le demandeur57
Demandes traitées de façon officieuse7
Total des demandes traitées1 650
Demandes reportées251
 
3.4 – Profil des transferts 
Demandes transférées dans les 15 jours6
Demandes transférées après 15 jours0
Total des demandes transférées6
Transferts refusés0

3.5 – Consultations   

Reçues : 
Nombre de consultations reçues581
Nombre de pages à examiner33 141
(Cette question concerne le Bureau du Conseil privé seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant des documents confidentiels du Cabinet (Veuillez consulter le Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire) (art. 69)s/o
(Cette question concerne le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)s/o
(Cette question concerne l’Agence des services frontaliers du Canada et la Gendarmerie royale du Canada seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant l’application de la loi et les établissements pénitentiaires (art. 16)213
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultations10 jours
Envoyées : 
Nombre de consultations envoyées
Nombre de pages envoyées pour examen
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69)
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant l’application de la loi et les établissements pénitentiaires (art. 16)
Une recherche manuelle des 1 662 dossiers perturberait grandement nos activités. Les données accessibles dans notre système respectent les exigences du Rapport annuel et du Conseil du Trésor énoncées au début de 2000. Chaque analyste des communications assure le contrôle de ses dossiers et veille à ce qu’on donne suite aux consultations envoyées aux autres ministères. Ces données statistiques n’ont pas été adéquatement saisies jusqu’à maintenant. Un processus est maintenant en place à cet égard.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyées
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69)
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant l’application de la loi et les établissements pénitentiaires (art. 16)
 Une recherche manuelle des 1 662 dossiers perturberait grandement nos activités. Chaque analystes des communications assure le contrôle de ses dossiers et veille à ce qu’on donne suite aux consultations envoyées aux autres ministères. Ces données statistiques n’ont pas été adéquatement saisies jusqu’à maintenant. Un processus est maintenant en place à cet égard.
 
3.6 – De toutes les demandes de communication reçues durant la période visée par l’évaluation, quel est le pourcentage de ces demandes ayant nécessité de la part de votre institution des consultations (en vertu de l’alinéa 9(1)(b)) auprès d’autres institutions fédérales)?

Une recherche manuelle des 1 662 dossiers perturberait grandement nos activités. Les données accessibles dans notre système respectent les exigences du Rapport annuel et du Conseil du Trésor énoncées au début de 2000. Chaque analyste des communications assure le contrôle de ses dossiers et veille à ce qu’on donne suite aux consultations envoyées aux autres ministères.

3.7 – Votre institution a-t-elle une politique, une pratique ou un autre instrument, comme un protocole (écrit ou non, veuillez préciser), relativement à la façon dont sont traitées les demandes de consultation reçues d’une autre institution ou envoyées à une autre institution ou à un tiers?

OuiXNon 

Les lignes directrices du Conseil du Trésor indiquent la façon dont les consultations provenant d’une autre institution ou envoyées à une autre institution ou à un tiers sont traitées.

3.8 – Priorité : Les consultations sont-elles traitées en priorité?

OuiXNon 

Le temps de traitement approximatif pour les consultations reçues d’un autre ministère est de 10 jours. Conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor, les consultations sont traitées de façon prioritaire.

4. Temps de traitement des demandes

4.1 – Modèle de traitement – Étapes
Jours prévusNombre moyen de jours consacrés

Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)11
Recherche au BPR22
Examen des documents1010
Préparation des documents11
Services juridiques00
Communications00
Approbation ou autre – AIPRP11
Approbation ou autre – BPR00
Approbation ou autre – Cabinet du SM00
Approbation ou autre – Cabinet du ministre00
Communication par le Bureau de l’AIPRP11

Nous n’établissons pas de distinctions entre la préparation des documents et la communication par le Bureau de l’AIPRP. La préparation n’a jamais été considérée comme une étape distincte de la communication, même si des frais sont prévus à cet égard.

4.2 – Outre les étapes indiquées au point 4.1, votre institution applique-t-elle d’autres processus d’approbation ou d’examen pour les demandes qui sont catégorisées d’une manière particulière comme en A.2 plus haut? Dans l’affirmative, veuillez en indiquer les étapes.

s/o  
Nom de l’étapeNombre de jours prévusNombre moyen de jours consacrés
   
   
   
   

4.3 – Dans l’affirmative, veuillez expliquer, pour chaque étape, avec le plus de détails possible la raison d’être et l’objet de cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen.

s/o

4.4 – Veuillez indiquer si cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen s’applique 1) à une catégorie ou un type précis de demandes, 2) systématiquement à toutes les demandes de communication ou 3) au cas par cas.

s/o

4.5 Veuillez indiquer si les rôles et les responsabilités associés à cette étape d’approbation ou d’examen sont clairement établis dans une décision ou une politique.

s/o

4.6 – À votre avis, cette étape supplémentaire entraîne-t-elle une augmentation du temps nécessaire pour la communication de l’information demandée?

Toujours Presque toujours Parfois Rarement Jamais 

s/o

5. Profil des prorogations

5.1 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu de l’article 9, est-ce qu’une justification de la décision d’invoquer une prorogation est inscrite au dossier? Veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse.

Oui, lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu de l’article 9. Selon notre pratique, les décideurs inscrivent une justification par écrit dans le logiciel ATIPflow.

5.2 – À la suite d’une prorogation, s’il est peu probable que le délai prorogé sera respecté, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il avec le demandeur pour l’informer de ce qui suit :

a) La réponse sera en retard

Toujours Presque toujoursXParfois Rarement Jamais 

b) La date prévue pour l’envoi de la réponse définitive

Toujours Presque toujours ParfoisXRarement Jamais 

c) Le droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.3 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse donnée aux points 5.2 a), b) et c).

Une lettre est toujours envoyée au client pour l’informer des points 5.2 a) et c).

5.4 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) – Grand nombre de documents demandés et Entrave au fonctionnement de l’institution fédérale.

 2005-2006Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Le nombre total de prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) est de 15.

 2006-2007Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Le nombre total de prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) est de 86.

 2007-2008Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Le nombre total de prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) est de 128.

5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Le nombre élevé de dossiers et la complexité des documents à examiner sont les facteurs déterminants permettant d’évaluer la durée d’une prorogation invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)a). De façon générale, un analyste effectue un examen préliminaire du document pour déterminer la durée de cette prorogation. Dans certains cas, il faut communiquer avec le titulaire du dossier, par exemple dans le cas d’une importante enquête criminelle.

5.6 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) (grand nombre de documents demandés) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Nous n’avons aucune disposition ni procédure spéciale en place.

5.7 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) – Consultations

 2005-2006Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Pour mener des consultations avec une autre institution
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone
Pour mener des consultations avec un particulier
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69
Le nombre total de prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) est de 1.

 2006-2007Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Pour mener des consultations avec une autre institution
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone
Pour mener des consultations avec un particulier
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69
Le nombre total de prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) est de 6.

 2007-2008Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Pour mener des consultations avec une autre institution
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone
Pour mener des consultations avec un particulier
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69
Le nombre total de prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) est de 86.

5.8 – Si des consultations sont demandées en vertu de l’alinéa 9(1)b),celles-ci sont-elles envoyées dès que le besoin a été reconnu?

Toujours Presque toujoursXParfois Rarement Jamais 

5.9 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Toutes nos consultations sont transmises rapidement à nos autres institutions afin de réduire au minimum les retards inutiles. 

5.10 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

De façon générale, la plupart de nos prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) ne prennent que 30 jours. Dans certaines institutions, dont le BCP ou le MAECI, par le passé, nous avons constaté qu’une prorogation de 30 jours n’est pas suffisante, puisque celles-ci ne peuvent fournir de réponses rapides. 

5.11 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, arrive-t-il que, pour certains types de consultations, l’institution visée prend toujours un certain temps? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Oui, cela arrive. Par exemple, le BCP et le MAECI sont des organismes qui ne fournissent généralement pas de réponse dans les délais prévus par les lignes directrices du SCT. Par conséquent, nous nous trouvons dans une situation de présomption de refus.

5.12 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Oui, dans notre lettre de consultation, nous indiquons toujours une date à laquelle nous prévoyons de recevoir une réponse d’une autre institution, et nous communiquons immédiatement avec celle-ci si le délai n’est pas respecté. Lettre de consultation ci-jointe.

5.13 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) – Avis aux tiers



 2005-2006
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiersLe programme informatique ne saisit pas cette information.
Durée de la prorogation
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Le programme informatique ne saisit pas cette information.
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée 



 2006-2007
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiersLe programme informatique ne saisit pas cette information.
Durée de la prorogation
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Le programme informatique ne saisit pas cette information.

 2007-2008
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 
Durée de la prorogation
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Ces données statistiques n’ont pas été adéquatement saisies jusqu’à maintenant. Un processus est maintenant en place à cette fin.
 
5.14 – Les avis destinés aux tiers en vertu de l’alinéa9(1)c) et du paragraphe 27(1) sont-ils envoyés avant l’expiration du délai de 30 jours?

Toujours Presque toujoursXParfois Rarement Jamais 

5.15 – Si vous n’avez pas coché « toujours », veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Lorsqu’il y a de nombreuses demandes à traiter, les renseignements des tiers ont été obtenus ultérieurement au cours du processus. Une fois que cette information a été trouvée, un avis aux tiers est envoyé.

5.16 – Les avis sont-ils envoyés dès que le besoin est reconnu?

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.17 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Nous envoyons tous les avis aux tiers le plus rapidement possible afin de réduire au minimum les délais inutiles.

5.18 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)c) (avis aux tiers), l’institution satisfait-elle aux délais prévus dans laLoi? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Toujours Presque toujoursXParfois Rarement Jamais 


5.19 –Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) (avis aux tiers) sont invoquées, l’institution fédérale a-t-elle mis en oeuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Oui, dans nos avis aux tiers, nous indiquons toujours la date à laquelle nous prévoyons de recevoir une réponse du tiers et nous communiquerons immédiatement avec le tiers, si le délai n’est pas respecté.

5.20 – Lorsque des prorogations sont invoquées en vertu des alinéas 9(1)b) et (ou) 9(1)c) – consultations –, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il une partie des documents demandés pour les aspects de la demande qui ne sont pas visés par le processus de consultation?

Toujours Presque ParfoisXRarement Jamais 

5.21 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Selon notre pratique, les analystes communiquent souvent avec les demandeurs pour déterminer s’ils désirent recevoir une communication partielle des renseignements ou préfèrent attendre que la consultation soit terminée. Dans certains cas, les demandeurs seront satisfaits des renseignements partiels obtenus et abandonneront la demande de consultation.

Exceptions discrétionnaires

6.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception discrétionnaire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication d’information?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Une justification est généralement inscrite dans le logiciel ATIPflow ou sur un document papier. Le coordonnateur et les chefs d’équipe préconisent et appuient fortement cette façon de faire. De plus, le bien-fondé de cette façon de faire est souvent réitéré au cours de réunions.

6.2 – Lorsqu’une exception discrétionnaire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Au cours de la réunion hebdomadaire des gestionnaires, nous discutons de la jurisprudence qui s’applique et nous distribuons les documents à ce sujet pour qu’ils soient remis aux analystes au sein de leur service. La jurisprudence est fournie par notre Section de la politique du programme et les Services liés aux programmes ainsi que dans le cadre de réunions des milieux de l’AIPRP.

6.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception discrétionnaire?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Nos analystes fournissent une justification qui est généralement versée dans le logiciel ATIPflow ou inscrite sur un document papier. Le coordonnateur et les chefs d’équipe préconisent et soutiennent fortement cette façon de faire, qui est aussi souvent réitérée dans le cadre de réunions. Nous consignons cette justification pour soutenir la décision de l’analyste afin de nous préparer à toute contestation ultérieure. 

6.4 – La justification de l’exception discrétionnaire est-elle formulée par les BPR et/ou l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

L’analyste des BPR et de l’AIPRP préparera souvent une justification écrite pour étayer toute exception applicable. Les BPR fourniront des renseignements contextuels, et le Bureau de l’AIPRP applique la justification de l’exception dans les cas qui s’imposent.

6.5 – Si l’explication est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception discrétionnaire au Bureau de l’AIPRP?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Il n’existe aucun processus, mais nos analystes consulteront les BPR pour veiller à favoriser l’intérêt supérieur du client et de l’institution.

Exceptions obligatoires

7.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception obligatoire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication de l’information?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Une justification est généralement inscrite dans le logiciel ATIPflow ou sur un document papier. Le coordonnateur et les chefs d’équipe préconisent et soutiennent fortement cette façon de faire. De plus, le bien-fondé de celle-ci est souvent réitéré au cours de réunions.

7.2 – Lorsqu’une exception obligatoire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Au cours de la réunion hebdomadaire des gestionnaires, nous discutons de la jurisprudence qui s’applique et nous distribuons les documents à ce sujet pour qu’ils soient remis aux analystes au sein de leur service. La jurisprudence est fournie par notre Section de la politique du programme et les Services liés aux programmes ainsi que dans le cadre de réunions des milieux de l’AIPRP.

7.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception obligatoire?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Nos analystes fournissent une justification qui est généralement versée dans le logiciel ATIPflow ou inscrite sur un document papier. Le coordonnateur et les chefs d’équipe préconisent et soutiennent fortement cette façon de faire, qui est souvent réitérée dans le cadre de réunions. Nous consignons cette justification pour soutenir la décision de l’analyste afin de nous préparer à toute contestation ultérieure.

7.4 – La justification de l’exception obligatoire est-elle établie par les BPR et/ou l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

L’analyste des BPR et de l’AIPRP préparera souvent une justification écrite pour étayer toute exception applicable. Les BPR fourniront des renseignements contextuels, et le Bureau de l’AIPRP applique la justification de l’exception dans les cas qui s’imposent.

7.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception obligatoire au Bureau de l’AIPRP?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Il n’existe aucun processus en place, mais nos analystes consulteront les BPR pour veiller à favoriser l’intérêt supérieur du client et de l’institution.

B. DEMANDES EN PRÉSOMPTION DE REFUS

Partie I : Demandes reportées de l’exercice 2006-2007
1.Nombre de demandes reportées238 (les renseignements supplémentaires ont été fournis au CI le 3 septembre 2008)
2.Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice222
Partie II : Nouvelles demandes — à l’exception des demandes inscrites à la Partie I.
3.Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-20081 662
4.ANombre de demandes traitées dans le délai de 30 jours1 045
4.BNombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jours605
5.Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9191

5.ANombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)a)
5.BNombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)b)
5.CNombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)c
Recherche de 30 jours ou moins : 40; recherche de 31 jours ou plus : 61 Consultation de 30 jours ou moins : 40; consultation de 31 jours ou plus : 14 Recherche de 30 jours ou moins (tiers) : 3; recherche de 31 jours ou plus : 0
6.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5)73

6.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5)48
7.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A)Donnée non disponible puisque le système n’a pas saisi cette information.
7.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A)Donnée non disponible puisque le système n’a pas saisi cette information.
8.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B)Donnée non disponible puisque le système n’a pas saisi cette information.
8.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B)Donnée non disponible puisque le système n’a pas saisi cette information.
9.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C)Donnée non disponible puisque le système n’a pas saisi cette information.
9.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C)Donnée non disponible puisque le système n’a pas saisi cette information.

Partie II : Nouvelles demandes — à l’exception des demandes inscrites à la Partie I.                                     

10Nombre de demandes en présomption de refus au 31 mars 200866 (renseignements supplémentaires fournis au CI le 7 juillet 2008)

C. PROFIL DES RESSOURCES

1. Profil des employés

Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AIPRP.

Poste à temps pleinClassificationNombreAnnées d’expérience
CoordonnateurSurintendant17
Chefs d’équipeSergents74
AnalystesCaporaux205
Analyste des politiquesLAW-216
Chefs d’équipePM-5312
AnalystesPM-445
Gestionnaire de bureauAS-2129,5
Analystes subalternesPM-243
Contrôle de la qualitéCR-400
AnalyseCR-338
Poste à temps partielClassificationNombreAnnées d’expérience
AnalystesPM-5215
    
    
    
    
    
    

*Tous les postes sont entièrement consacrés au traitement de demandes officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2. Budget salarial du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

ExerciceBudget prévuBudget utiliséETP prévusETP utilisés
2007-20081 153 787,30 $1 153 787,30 $16,133216,1332
2006-2007718 251,08 $758 251,08 $11,072211,0722
2005-20061 969 428,00 $396 486,09 $6,136,13

3. Budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

ExerciceBudget prévuBudget utilisé
2007-2008103 839,99 $103 839,99 $
2006-200786 273,15 $86 273,15 $
2005-200638 314,11 $38 419,11 $

4. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation relatifs à l’AI

ExerciceFormation du personnel de l’AIFormation des employés de l’institution en AI
2007-200810 000 $50 000 $
2006-200715 000 $50 000 $
2005-200612 000 $30 000 $

5. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour l’embauche d’experts-conseils en AI

ExerciceBudget prévuBudget utilisé
2007-2008114 000,00 $114 000 $
2006-2007206 681,20 $180 000 $
2005-2006130 000,00 $123 500 $

D. CADRE DE LEADERSHIP

1. – Est-ce que le coordonnateur s’occupe exclusivement de l’administration du Bureau de l’AIPRP?

OuiXNon 

2. – Dans la négative, veuillez fournir une liste des autres responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP.


3.– Lorsque des étapes de traitement des demandes, autres que celles mentionnées à la partie A.4 du présent questionnaire, sont établies, qui a le pouvoir attribué par désignation de rendre des décisions relativement à la communication de l’information ou au refus de communiquer l’information (art. 73)?

- Commissaire - Directeur général, Relations publiques et Information - Coordonnateur ministériel à la protection de la vie privée et à l’accès à l’information

E. DONNÉES PARTICULIÈRES POUR 2007-2008

Dans la présente partie, l’institution est invitée à fournir des précisions sur l’information fournie en réponse au questionnaire :

1.– Veuillez décrire les enjeux les plus importants qui ont eu une incidence sur la capacité de votre institution à (i) répondre aux demandes de communication le plus rapidement possible et / ou (ii) communiquer aux demandeurs l’information la plus complète et la plus précise possible.

La difficulté la plus importante tient au fait que le processus de dotation des postes relatifs à l’AIPRP pose problème pour de nombreuses raisons. Les mutations latérales deviennent obsolètes, puisqu’il est de plus en plus difficile de dégager les candidats respectifs de leur affectation. De plus, le roulement du personnel à l’AIPRP augmente considérablement, puisqu’il n’y a pas assez de ressources en AIPRP pour satisfaire aux exigences. Jusqu’à ce que nous disposions d’un effectif complet, nous aurons beaucoup de difficulté à renforcer l’efficience pour répondre au nombre sans cesse croissant de demandes d’AIPRP.

2. – Les problèmes mentionnés à la Q. 1 étaient-ils prévisibles? Veuillez préciser.

Non, les facteurs qui ont contribué à nos problèmes de dotation n’étaient pas prévisibles.

F. LES MEILLEURES PRATIQUES

3. – Veuillez décrire les meilleures pratiques élaborées / mises en œuvre par votre institution pour améliorer l’exécution du Programme d’accès à l’information. Si possible, veuillez indiquer comment ces pratiques ont porté fruits.

Après avoir pris de nouvelles mesures en matière de dotation, le Bureau de l’AIPRP a répondu à 69,8 % des demandes d’AIPRP dans les délais. Le processus de dotation constitue un problème permanent. (L’Analyse du temps des demandes complétées indique que 69,8 % des demandes ont été traitées dans les délais — voir le document joint.) La Sous-section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la GRC a tenu des séances de sensibilisation à l’AIPRP, c’est-à-dire des séances d’information offertes aux employés de la GRC à l’échelle du pays. Cette formation est maintenant reconnue par la Sous-direction de l’apprentissage et du perfectionnement de la GRC. Notre sous-direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements tient des séances de formation régulières à l’intention des employés affectés à l’AIPRP; ces séances sont offertes par le Conseil du Trésor et d’autres professionnels, ainsi que par des experts en la matière de la GRC. Nous avons mis sur pied un site Web sur l’AIPRP pour venir en aide aux clients. De plus, nous travaillons actuellement à l’obtention de ressources supplémentaires pour notre Section du traitement afin de renforcer notre capacité de communiquer avec les demandeurs et de déterminer leurs besoins précis. Notre taux de respect des délais nettement amélioré est le meilleur indicateur de l’incidence de nos initiatives en matière de pratiques exemplaires.

G. PROFIL DES PLAINTES

Données fournies par le Commissariat à l’information concernant les plaintes déposées au Commissariat et leur règlement.

Voir Fiches de rendement individuelle.