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Questionnaires

Année


2007-2008

Commissariat à l’information du Canada

Questionnaire relatif aux fiches de rendement

2007-2008

14 mai 2008

A. PROCESSUS DE DEMANDE DE COMMUNICATION

1. Profil du demandeur

Source Nombre de demandes
Médias 113
Universités 2
Entreprises 217
Organismes 44
Public 210
Autre 0
Total 586

2. Classement des demandes

2.1 – Est-ce que les demandes de communication sont classées de façon particulière (p. ex. demandes de nature délicate, demandes courantes, etc.)?

Oui X Non  

Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si cela est possible, veuillez inscrire le nombre de demandes de communication de chaque catégorie.

Catégorie Définition de la catégorie Nombre de demandes 2007-2008
Demande courante Demandes régulières 348
Demande présentant un intérêt Demandes portant sur des domaines de nature délicate ou présentant un intérêt pour le cabinet du sous-ministre ou du ministre 232
Demande importante Demandes portant sur des domaines de nature hautement délicate et pouvant exiger la préparation de matériel de communication 6

2.2 – Dans l’affirmative qui prend la décision de classer une demande de communication?

Les Bureaux de première responsabilité (BPR), les représentants des cabinets du sous-ministre et du ministre, le Secteur des communications et la Direction de l’AIPRP.

2.3 – Dans l’affirmative, existe-t-il un processus particulier relativement à ces classements ? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Toutes les demandes de communication sont considérées d’emblée comme des demandes courantes. Le Bureau de première responsabilité (BPR) a la responsabilité de recenser les demandes qu’il juge comme « présentant un intérêt » et d’en avertir la Direction de l’AIPRP 24 heures après la réception du message de tâche. De plus, la détermination des catégories se fait au cours des réunions hebdomadaires portant sur l’AIPRP auxquelles participent des représentants des cabinets du sous-ministre et du ministre, du Secteur des communications, du Bureau d'aide en matière d'information et de litiges et la Direction de l’AIPRP. S’il n’existe pas de document pour une demande présentant un intérêt ou une demande importante, la demande est considérée comme une demande courante.

Des renseignements supplémentaires ont été fournis au CI le 8 août 2008  

Une demande est considérée comme présentant un intérêt si les renseignements demandés sont de nature délicate ou présentent un intérêt pour le cabinet du sous-ministre et le cabinet du ministre. Une demande est considérée comme importante lorsque les renseignements demandés sont de nature hautement délicate et qu’il peut être nécessaire d’établir une infocapsule. Lorsqu’une demande est considérée comme « présentant un intérêt » ou « importante », une copie des documents communiqués est transmise au cabinet du sous-ministre et au cabinet du ministre à titre informatif de cinq à sept jours avant la communication. Dans les cas de demandes importantes, une autre copie est aussi envoyée au Secteur des communications. En 2008-2009, très peu de demandes (environ 1,5 %) ont été en retard en raison du processus relatif aux demandes présentant un intérêt. Voir également les renseignements fournis aux questions 2, 2.2, 2.3, 4.2, 4.3 et 4.4.

Service à la clientèle

3.1 – En moyenne, votre institution prend combien de temps pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de laLoi ? (c.-à-d. le temps pris entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée.)

En moyenne, le traitement d’une demande prend environ 126 jours entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée.

3.2 – Communication au demandeur  
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 586
Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 700
Nombre de pages examinées 431 980
Nombre de pages communiquées en totalité 11 429
Nombre de pages communiquées en partie 120 123

3.3 – Suites données aux demandes traitées pendant la période Nombre de demandes
Tous les documents ont été communiqués 87
Les documents ont été communiqués en partie
1-20 % 21-40 % 41-60 % 61-80 % 81-99 %

Le système informatique ne peut produire cette donnée, mais 390 dossiers ont été communiqués en partie.
Rien n’a été communiqué (documents exclus) 5
Rien n’a été communiqué (documents exemptés) 23
Il n’existe pas de document 97
Demandes transférées 22
Demandes impossibles à traiter 0
Demandes abandonnées par le demandeur 75
Demandes traitées de façon officieuse 1
Total des demandes traitées 700
Demandes reportées 149

Des renseignements supplémentaires ont été fournis au CI le 11 septembre 2008

Nombre de pages examinées en 2005-2006 : 295 421

Nombre de pages examinées en 2006-2007 : 329 691

3.4 – Profil des transferts  
Demandes transférées dans les 15 jours 22
Demandes transférées après 15 jours 0
Total des demandes transférées 22
Transferts refusés 0

3.5 – Consultations    
Reçues :  
Nombre de consultations reçues 276
Nombre de pages à examiner 24 801
(Cette question concerne le Bureau du Conseil privé seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant des documents confidentiels du Cabinet (Veuillez consulter le Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire) (art. 69)  
(Cette question concerne le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)  
(Cette question concerne l’Agence des services frontaliers du Canada et la Gendarmerie royale du Canada seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant l’application de la loi et les établissements pénitentiaires (art. 16)  
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultations 23,49 jours
Envoyées :  
Nombre de consultations envoyées 949
Nombre de pages envoyées pour examen Le système informatique ne peut produire cette donnée.
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) 75
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) 23
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant l’application de la loi et les établissements pénitentiaires (art. 16) 23
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyées 40 jours
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) 78 jours
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) 28 jours
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant l’application de la loi et les établissements pénitentiaires (art. 16) 18,46 jours

3.6 – De toutes les demandes de communication reçues durant la période visée par l’évaluation, quel est le pourcentage de ces demandes ayant nécessité de la part de votre institution des consultations (en vertu de l’alinéa 9(1)b) auprès d’autres institutions fédérales)?

38,9 %

3.7 – Votre institution a-t-elle une politique, une pratique ou un autre instrument, comme un protocole (écrit ou non, veuillez préciser), relativement à la façon dont sont traitées les demandes de consultation reçues d’une autre institution ou envoyées à une autre institution ou à un tiers?

Oui X Non  

Lorsqu’une consultation est reçue d’une autre institution, un dossier de consultation d’accès à l’information est créé dans le système de gestion des plaintes. La date de réponse demandée est inscrite à titre de date d’échéance du dossier. Le dossier est par la suite attribué à un agent qui demandera au BPR compétent d’examiner les documents et de fournir des recommandations relatives à la communication. Si aucune exception n’est invoquée, le directeur de l’AIPRP ou le gestionnaire de l’AIPRP envoie un courriel à l’institution indiquant que nous n’avons aucune objection quant à la communication des documents. Si nous avons des objections quant à la communication de documents, en totalité ou en partie, nous envoyons une lettre accompagnée d’une copie des documents dans laquelle nos recommandations sont soulignées. Pour les procédures relatives aux consultations envoyées à d’autres ministères ou à des tiers, voir l’annexe A.

3.8 – Priorité : Les consultations sont-elles traitées en priorité?

Oui X Non  

Nous traitons les consultations reçues d’autres institutions dès leur réception. En moyenne, nous envoyons notre réponse à l’autre institution 25 jours après la réception de la consultation d’accès à l’information. Les consultations aux autres institutions et aux tiers sont envoyées dès que le besoin a été déterminé, de préférence avant un délai de 30 jours.

4. Temps de traitement des demandes

4.1 – Modèle de traitement – Étapes
Jours prévus Nombre moyen de jours consacrés
Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) 1-2 1-2
Recherche au BPR 10 8,56
Examen des documents Non disponible Non disponible
Préparation des documents Non disponible Non disponible
Services juridiques Aucune procédure précise en place 7,86
Communications Non disponible Non disponible
Approbation ou autre – AIPRP 4 Voir note 1 5,83
Approbation ou autre – BPR 5 Voir note 2 7,31
Approbation ou autre – Cabinet du SM Voir section 4.2 ci-après Voir section 4.2 ci-après
Approbation ou autre – Cabinet du ministre Voir section 4.2 ci-après Voir section 4.2 ci-après
Communication par le Bureau de l’AIPRP 30 + prorogation 126

Remarque 1 — Nous prévoyons deux jours pour permettre au chef d’assurer le contrôle de la qualité et deux jours pour permettre au directeur de l’AIPRP ou au gestionnaire de l’AIPRP d’approuver la réponse.

Remarque 2 — De façon exceptionnelle (p. ex. cas de fraude), nous demanderons au BPR d’examiner la réponse proposée avant de procéder à la communication des renseignements demandés.

4.2 – Outre les étapes indiquées au point 4.1, votre institution applique-t-elle d’autres processus d’approbation ou d’examen pour les demandes qui sont catégorisées d’une manière particulière comme en A.2 plus haut? Dans l’affirmative, veuillez en indiquer les étapes.

Nom de l’étape Nombre de jours prévus Nombre moyen de jours consacrés
1. Demandes présentant un intérêt 5 jours pour le cabinet du SM et le cabinet du ministre  
1.1 Examen du cabinet du SM   3,5
1.2 Examen du cabinet du ministre   2,6
2. Demandes importantes 7 jours pour le cabinet du SM et le cabinet du ministre  
2.1 Examen du cabinet du SM   6,0
2.2 Examen du cabinet du ministre   5,4
3. Demandes ayant trait aux commandites et d’autres demandes présentant un intérêt particulier et demandes importantes En tout, de 5 à 7 jours pour le BPR, le cabinet du SM et le cabinet du ministre  
3.1 Examen du BPR   Non disponible
3.2 Examen du cabinet du SM   Voir sections 1.1 et 2.1 plus haut
3.3 Examen du cabinet du ministre   Voir sections 1.2 et 2.2 plus haut

4.3 – Dans l’affirmative, veuillez expliquer, pour chaque étape, avec le plus de détails possible la raison d’être et l’objet de cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen.

Afin que la haute direction soit au courant des renseignements qui seront communiqués dans le cadre d’une demande jugée comme « présentant un intérêt » ou importante.

4.4 – Veuillez indiquer si cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen s’applique 1) à une catégorie ou un type précis de demandes, 2) systématiquement à toutes les demandes de communication ou 3) au cas par cas.

Parfois, à une catégorie ou un type précis de demandes, comme les demandes liées aux commandites au cours du scandale des commandites. Pas systématiquement. Principalement au cas par cas.

4.5 Veuillez indiquer si les rôles et les responsabilités associés à cette étape d’approbation ou d’examen sont clairement établis dans une décision ou une politique.

Non.

4.6 – À votre avis, cette étape supplémentaire entraîne-t-elle une augmentation du temps nécessaire pour la communication de l’information demandée?

Toujours   Presque toujours   Parfois   Rarement X Jamais  

En tout, 60,6 % des demandes présentant un intérêt et des demandes importantes ont été examinées par la haute direction dans le délai prévu de cinq à sept jours. En tout, 52,9 % des demandes présentant un intérêt et importantes ont été traitées dans les délais. Toutefois, il convient de faire remarquer que bon nombre des demandes présentant un intérêt et importantes étaient déjà en présomption de refus lorsqu’elles ont été soumises à l’examen de la haute direction. Par conséquent, très peu de demandes ont accusé un retard dans le cadre du processus des demandes présentant un intérêt (environ 1,5 % du nombre total de demandes traitées).

5. Profil des prorogations

5.1 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu de l’article 9, est-ce qu’une justification de la décision d’invoquer une prorogation est inscrite au dossier? Veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse.

Les agents de l’AIPRP peuvent indiquer dans le système de gestion des plaintes le motif de la prorogation ou le facteur qui a été pris en considération.

5.2 – À la suite d’une prorogation, s’il est peu probable que le délai prorogé sera respecté, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il avec le demandeur pour l’informer de ce qui suit :

a) La réponse sera en retard

Toujours   Presque toujours   Parfois   Rarement X Jamais  

b) La date prévue pour l’envoi de la réponse définitive

Toujours   Presque toujours   Parfois   Rarement X Jamais  

c) Le droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information

Toujours   Presque toujours   Parfois X Rarement   Jamais  

5.3 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse donnée aux points 5.2 a), b) et c).

a) Le demandeur est indirectement informé du retard de la réponse complète lorsqu’une réponse provisoire est envoyée à la date d’échéance ou après celle-ci. b) Le demandeur est informé de la date prévue de la réponse finale lorsqu’un engagement a été pris à la suite d’une plainte déposée relativement à un retard ou à une prorogation. Dans certains cas, le demandeur est informé d’une date approximative de la réponse finale, s’il assure un suivi à l’égard de son dossier. c) Le demandeur est informé par écrit de son droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information au cours des différentes étapes du traitement d’une demande. Pour les demandes qui arrivent à l’échéance ou déjà en retard, le demandeur est informé dans les cas suivants : - Réponse provisoire fournie; - Négociations difficiles avec le tiers (art. 28); - Demande d’examen par la Cour fédérale présentée par le tiers (art. 44). Des renseignements supplémentaires ont été fournis au CI le 5 août 2008 Une réponse provisoire est une réponse partielle envoyée avant le traitement complet de la demande lorsqu’une partie des documents a été examinée et que la communication a été approuvée en vertu de la Loi.

5.4 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) – Grand nombre de documents demandés et Entrave au fonctionnement de l’institution fédérale.

  2005-2006Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
25 *        
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)            

* Selon notre rapport statistique de 2005-2006, le traitement de 27 demandes a été prorogé à 31 jours ou plus. 

  2006-2007Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
17 *        
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)            

* Selon notre rapport statistique de 2006-2007, le traitement de 19 demandes a été prorogé à 31 jours ou plus.

  2007-2008Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
27 *        
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)            

* Selon notre rapport statistique de 2007-2008, le traitement de 24 demandes a été prorogé à 31 jours ou plus.

5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

La durée d’une prorogation invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)a) est fondée sur l’estimation du temps requis pour effectuer les recherches et sur le nombre de dossiers. Il incombe aux BPR d’informer la Direction de l’AIPRP le plus tôt possible s’ils déterminent que le processus d’extraction perturberait leurs activités. La Direction de l’AIPRP établira la prorogation qui s’impose et en informera le demandeur. Si la prorogation est de plus de 30 jours, le Commissaire à l’information en sera également informé.

5.6 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) (grand nombre de documents demandés) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Système de gestion des plaintes : Le système indique les demandes quand l’échéance est pour « aujourd’hui » et pour « cette semaine ». Rapports des agents : Nous encourageons les agents à imprimer les différents rapports du système de suivi pour les aider à organiser le travail et à établir les priorités. Rapport sur les échéances imminentes : Chaque semaine, on fournit un rapport sur les échéances imminentes aux employés qui s’occupent des dossiers dont l’échéance est pour le mois en cours. Réunions individuelles : Régulièrement, les chefs d’équipe rencontrent individuellement leurs employés pour discuter de la charge de travail, de la progression des dossiers, etc.  Réunion des chefs d’équipe : Chaque semaine, les gestionnaires et les chefs d’équipe se rencontrent pour discuter des demandes dont l’échéance est imminente et des mesures à prendre pour veiller à ce que les délais soient respectés, c.-à-d. travail d’équipe, heures supplémentaires, priorités, réaffectation des dossiers.

5.7 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) – Consultations

  2005-2006Nombre de jours
  Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution 13 *        
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger            
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal            
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone            
Pour mener des consultations avec un particulier            
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69            

* Selon notre rapport statistique de 2005-2006, le traitement de 235 demandes a été prorogé à 31 jours ou plus.

  2006-2007Nombre de jours
  Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution 18 *        
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger            
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal            
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone            
Pour mener des consultations avec un particulier            
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69            

* Selon notre rapport statistique de 2006-2007, le traitement de 226 demandes a été prorogé à 31 jours ou plus.

  2007-2008Nombre de jours
  Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution 15 *        
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger            
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal            
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone            
Pour mener des consultations avec un particulier            
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69            

* Selon notre rapport statistique de 2007-2008, le traitement de 214 demandes a été prorogé à 31 jours ou plus.

5.8 – Si des consultations sont demandées en vertu de l’alinéa 9(1)b),celles-ci sont-elles envoyées dès que le besoin a été reconnu?

Toujours   Presque toujours X Parfois   Rarement   Jamais  

5.9 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Les consultations sont envoyées dès que le besoin a été cerné, de préférence, avant un délai de 30 jours. Dans certains cas, les consultations peuvent être envoyées après le premier délai de 30 jours en raison du nombre important de documents ou du nombre d’organismes à consulter. Toutefois, les consultations sont envoyées le plus tôt possible.

5.10 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

La durée d’une prorogation invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)b) est déterminée par différents facteurs, dont le nombre de documents et le nombre et le type d’organisations à consulter.

5.11 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, arrive-t-il que, pour certains types de consultations, l’institution fédérale visée prend toujours un certain temps? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

BCP, Législation et planification parlementaire (article 69) : 90 jours ou plus en fonction du nombre de dossiers à envoyer au BCP.

5.12 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Deux (2) jours avant la date d’échéance de la réponse de l’organisme consulté, les agents assurent un suivi au téléphone pour s’assurer que la réponse sera envoyée d’ici la date d’échéance demandée. Rapport sur les consultations en retard : Chaque semaine, on fournit un rapport sur les consultations en retard aux employés s’occupant des consultations aux tiers ou à d’autres ministères qui sont en retard. Les agents doivent assurer un suivi auprès de l’organisme consulté. Voir également les renseignements fournis à la section 5.6 plus haut.

5.13 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) – Avis aux tiers



  2005-2006
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 323
Durée de la prorogation
Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
1 *        
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 27,88 jours
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers Donnée impossible à obtenir
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 872
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée 362
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée Donnée impossible à obtenir En tout, 265 avis en vertu de l’article 28 ont été envoyés aux tiers

* Selon notre rapport statistique de 2005-2006, le traitement de 258 demandes a été prorogé à 31 jours ou plus.

  2006-2007
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 327
Durée de la prorogation
Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
0 *        
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 26,51 jours
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers Donnée impossible à obtenir
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 653
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée 289
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée Donnée impossible à obtenir En tout, 182 avis en vertu de l’article 28 ont été envoyés aux tiers

* Selon notre rapport statistique de 2006-2007, le traitement de 308 demandes a été prorogé à 31 jours ou plus.

  2007-2008
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 191
Durée de la prorogation
Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
1 *        
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 26,74 jours
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers Donnée impossible à obtenir
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 449
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée 142
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée Donnée impossible à obtenir En tout, 104 avis en vertu de l’article 28 ont été envoyés à des tiers

* Selon notre rapport statistique de 2007-2008, le traitement de 265 demandes a été prorogé à 31 jours ou plus.

5.14 – Les avis destinés aux tiers en vertu de l’alinéa9(1)c) et du paragraphe 27(1) sont-ils envoyés avant l’expiration du délai de 30 jours?

Toujours   Presque toujours X Parfois   Rarement   Jamais  

5.15 – Si vous n’avez pas coché « toujours », veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Les consultations sont envoyées dès que le besoin a été cerné, de préférence, avant un délai de 30 jours. Dans certains cas, les consultations peuvent être envoyées après le premier délai de 30 jours en raison du nombre important de documents ou du nombre d’organismes à consulter. Toutefois, les consultations sont envoyées le plus tôt possible et dès que la demande a été traitée conformément à la prorogation invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)a) ou b).

5.16 – Les avis sont-ils envoyés dès que le besoin est reconnu?

Toujours   Presque toujours X Parfois   Rarement   Jamais  

5.17 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Voir les renseignements fournis à la section 5.15 plus haut.

5.18 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)c) (avis aux tiers), l’institution satisfait-elle aux délais prévus dans laLoi? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Toujours   Presque toujours   Parfois   Rarement   Jamais  

Le système informatique ne peut générer cette donnée.

5.19 –Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) (avis aux tiers) sont invoquées, l’institution fédérale a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

On assure un suivi téléphonique auprès des tiers pour veiller à ce que la consultation ait été reçue et un autre suivi pour obtenir des observations, si aucune réponse n’a été obtenue 20 jours après la réception de l’avis. Rapports des agents : Nous encourageons les agents à imprimer les différents rapports du système de suivi pour les aider à organiser le travail et à établir les priorités. Rapport sur les échéances imminentes : Chaque semaine, on fournit un rapport sur les échéances imminentes aux employés qui s’occupent des dossiers dont l’échéance s’inscrit dans le mois en cours. Rapport sur les consultations en retard : Chaque semaine, on fournit un rapport sur les consultations en retard aux employés s’occupant des consultations auprès des tiers ou d’autres ministères qui sont en retard. Les agents doivent assurer un suivi auprès de l’organisme consulté. Voir également les renseignements fournis à la section 5.6 plus haut.

5.20 – Lorsque des prorogations sont invoquées en vertu des alinéas 9(1)b) et (ou) 9(1)c) – consultations –, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il une partie des documents demandés pour les aspects de la demande qui ne sont pas visés par le processus de consultation?

Toujours   Presque   Parfois X Rarement   Jamais  

5.21 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

La Direction de l’AIPRP peut fournir une réponse partielle, si la date d’échéance ne peut être respectée. Des renseignements supplémentaires ont été fournis au CI le 5 août 2008 Dans certains cas, il est nécessaire de consulter tous les documents pertinents, et, par conséquent, il est impossible de fournir une réponse provisoire. Les réponses provisoires visent à maintenir la satisfaction du client lorsque la date d’échéance ne peut être respectée; pour les demandes très volumineuses assorties d’une longue prorogation; lorsqu’une plainte relative à une prorogation a été déposée et que l’enquêteur du CI exerce des pressions pour qu’une réponse provisoire soit fournie; lorsque le demandeur exige une réponse provisoire.

Exceptions discrétionnaires

6.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception discrétionnaire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication d’information?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Nous prenons en considération les justifications et les observations reçues des BPR et des organismes consultés, et nous nous appuyons sur ces justifications et observations pour étayer la décision finale.

6.2 – Lorsqu’une exception discrétionnaire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


6.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception discrétionnaire?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Nous demandons aux BPR et aux organismes consultés de fournir des justifications et des observations relativement aux exceptions recommandées.

6.4 – La justification de l’exception discrétionnaire est-elle formulée par les BPR et/ou l’AIPRP?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Nous demandons aux BPR et aux organismes consultés de fournir des justifications et des observations relativement aux exceptions recommandées, et nous nous appuyons sur ces justifications et observations pour étayer la décision finale.

6.5 – Si l’explication est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception discrétionnaire au Bureau de l’AIPRP?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

La Direction de l’AIPRP n’applique pas automatiquement les exceptions recommandées. Nous prenons en considération les recommandations des BPR et les examinons en fonction de l’applicabilité des dispositions relatives aux exceptions, des politiques et des lignes directrices du SCT, de la jurisprudence, des avis juridiques, des plaintes antérieures et des décisions antérieures relatives aux communications prises par la Direction de l’AIPRP de TPSGC.

Exceptions obligatoires

7.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception obligatoire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication d’information?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Voir les renseignements fournis à la section 7.2 ci-après.

7.2 – Lorsqu’une exception obligatoire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Article 19 — Renseignements personnels : S’appliquent dans le contexte des pratiques opérationnelles reposant sur la décision de la Cour suprême dans Dagg c. Finance et les avis juridiques. Dans certains cas, il est possible de consulter des particuliers pour obtenir leur consentement; dans de nombreux cas, il faudra effectuer des recherches pour vérifier si les renseignements personnels sont accessibles publiquement. Dans de rares cas, il faudra tenir compte de l’intérêt primordial du public relativement à la communication avant d’appliquer l’exception. Article 20 — Renseignements de tiers : Fondés sur des observations de tiers et s’appliquent dans le contexte des pratiques opérationnelles et des critères de protection du caractère confidentiel et des critères subjectifs énoncés dans les lignes directrices du SCT et la jurisprudence, de la jurisprudence et des résultats de plaintes antérieures. Paragraphe 24(1) concernant l’article 30 de la Loi sur la production de défense — Renseignements commerciaux : S’appuient sur les recommandations des BPR et les observations de tiers et s’appliquent en conformité avec la décision de la Cour suprême dans Siemens c. TPSGC. Paragraphe 24(1) concernant l’article 241 de la Loi de l’impôt sur le revenu et l’article 235 de la Loi sur la taxe d’accise — Le numéro d’entreprise et le numéro de TPS sont soustraits à la communication dans le contexte des pratiques opérationnelles s’appuyant sur un PE entre TPSGC et l’ARC et les conseils reçus de l’ARC. Paragraphe 24(1) concernant les articles 45 et 49 de la Loi sur le tribunal canadien du commerce extérieur — S’appuie sur les observations reçues des services juridiques ministériels et des consultations menées auprès du Bureau de l’AIPRP du TCCE.

7.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception obligatoire?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Nous demandons aux BPR et aux organismes consultés de fournir des justifications et des observations relativement aux exceptions recommandées, et nous nous appuyons sur ces justifications et observations pour étayer la décision finale.

7.4 – La justification de l’exception obligatoire est-elle formulée par les BPR et/ou l’AIPRP?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Nous demandons aux BPR et aux organismes consultés de fournir des justifications et des observations relativement aux exceptions recommandées, et nous nous appuyons sur ces justifications et observations pour étayer la décision finale.

7.5 – Si l’explication est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception obligatoire au Bureau de l’AIPRP?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Voir les renseignements fournis à la section 6.5 plus haut. Les recommandations et les observations les plus souvent contestées concernent la disposition relative aux exceptions obligatoires de l’article 20 (voir les renseignements fournis à la section 5.13 plus haut concernant le nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 28 au cours des trois derniers exercices).

B. DEMANDES EN PRÉSOMPTION DE REFUS

Partie I : Demandes reportées de l’exercice 2006-2007
1. Nombre de demandes reportées 263
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 86
Partie II : Nouvelles demandes — à l’exception des demandes inscrites à la Partie I.
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-2008 586
4.A Nombre de demandes traitées dans le délai de 30 jours 350
4.B Nombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jourspour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 17
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 281

5.A Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)a) 24
5.B Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)b) 228
5.C Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)c) 140
6.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 96
6.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 68
7.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) Le système informatique ne peut générer cette donnée
7.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) Le système informatique ne peut générer cette donnée
8.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) Le système informatique ne peut générer cette donnée
8.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) Le système informatique ne peut générer cette donnée
9.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) Le système informatique ne peut générer cette donnée
9.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) Le système informatique ne peut générer cette donnée

Partie II Nouvelles demandes — à l’exception des demandes inscrites à la Partie I.                                      
10 Nombre de demandes en présomption de refus au 31 mars 2008 21

C. PROFIL DES RESSOURCES

1. Profil des employés

Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AIPRP.

Poste à temps plein Classification Nombre Années d’expérience
Directeur (90 %) EX-01 1 13
Gestionnaire (90 %) PM-06 2 De 4 à 10
Chef, activités de l’AIPRP (90 %) PM-05 2 De 2 à 4
Chef — Politique sur la protection de la vie privée (0 %) PM-05 1 4
Chef — Projets spéciaux et administration (75 %) PM-05 1 8
Agent supérieur de l’AIPRP (100 %) PM-04 1 5
Agent de l’AIPRP (95 %) PM-03 3 De 1,5 à 6
Agent de l’AIPRP — Projets spéciaux de la Direction de la sécurité de la TI (75 %) PM-03 1 4

Agent subalterne de l’AIPRP (90 %) PM-02 2 1,75
Agent subalterne de l’AIPRP — Politique sur la protection de la vie privée (85 %) PM-02 1 2
Commis à l’AIPRP* CR-04 1 8
Poste à temps partiel Classification Nombre Années d’expérience
       
       
       
Consultants embauchés pour traiter des demandes de communication Classification Nombre Années d’expérience
Experts-conseils en AIPRP Équivalent PM-04 8 De 4 à 25
       

2. Budget salarial du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

Exercice Budget prévu Budget utilisé ETP prévus ETP utilisés
2007-2008 1 430 550 $ 1 472 558 $ 22 23,8
2006-2007 1 125 644 $ 1 198 544 $ 22 19,51
2005-2006 1 177 660 $ 1 224 693 $ 22 20,45

3. Budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

Exercice Budget prévu Budget utilisé
2007-2008 916 047 $ 786 228 $
2006-2007 1 219 662 $ 1 005 853 $
2005-2006 847 462 $ 1 214 073 $

4. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation relatifs à l’AI

Exercice Formation du personnel de l’AI Formation des employés de l’institution en AI
2007-2008 37 069 $  
2006-2007 18 900 $  
2005-2006 27 000 $  

5. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour l’embauche d’experts-conseils en AI

Exercice Budget prévu Budget utilisé
2007-2008 162 250 $ 430 153 $ *
2006-2007 474 526 $ 461 516 $
2005-2006 446 000 $ 437 623 $

* Cela comprend aussi les coûts associés aux consultants de l’AIPRP et aux commis à l’AIPRP embauchés en vertu des services d’aide temporaire (consultants de l’AIPRP et commis à l’AIPRP).

D. CADRE DE LEADERSHIP

1. – Est-ce que le coordonnateur s’occupe exclusivement de l’administration du Bureau de l’AIPRP?

Oui X Non  

2. – Dans la négative, veuillez fournir une liste des autres responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP.


3.– Lorsque des étapes de traitement des demandes, autres que celles mentionnées à la partie A.4 du présent questionnaire, sont établies, qui a le pouvoir attribué par désignation de rendre des décisions relativement à la communication de l’information ou au refus de communiquer l’information (art. 73)?

Voir l’ordonnance de délégation de pouvoirs jointe, signée par le ministre.

E. DONNÉES PARTICULIÈRES POUR 2007-2008

Dans la présente partie, l’institution est invitée à fournir des précisions sur l’information fournie en réponse au questionnaire :

1.– Veuillez décrire les enjeux les plus importants qui ont eu une incidence sur la capacité de votre institution à (i) répondre aux demandes de communication le plus rapidement possible et / ou (ii) communiquer aux demandeurs l’information la plus complète et la plus précise possible.

Accumulation des demandes en retard, charge de travail élevée, roulement des employés. La pénurie pangouvernementale de professionnels expérimentés, la demande élevée qui en découle et les exigences en matière de formation ainsi que l’Enjeu lié à la sécurité de renseignements relatifs à des demandes de communication contenus sur un disque compact. Des renseignements supplémentaires ont été fournis au CI le 5 août 2008 L’Enjeu lié à la sécurité de renseignements relatifs à des demandes de communication contenus sur un disque compact concerne la possible communication accidentelle de renseignements entre avril 2006 et août 2007 attribuable à une erreur de procédure à la Direction de l’AIPRP qui a créé des lots de communication en format électronique. Entre septembre 2007 et janvier 2008, les employés de la Direction de l’AIPRP ont travaillé hors ligne pour régler cette question.  

2. – Les problèmes mentionnés à la Q. 1 étaient-ils prévisibles? Veuillez préciser.

La plupart des problèmes mentionnés ci-dessus étaient prévisibles pour l’exercice 2007-2008, parce qu’ils existaient ou avaient été prévus au cours des exercices précédents, sauf pour ce qui est de l’Enjeu lié à la sécurité de renseignements relatifs à des demandes de communication contenus sur un disque compact.

F. LES MEILLEURES PRATIQUES

3. – Veuillez décrire les meilleures pratiques élaborées / mises en œuvre par votre institution pour améliorer l’exécution du Programme d’accès à l’information. Si possible, veuillez indiquer comment ces pratiques ont porté fruits.

Délégation des pouvoirs : La délégation des pouvoirs aux gestionnaires de l’AIPRP et aux chefs de l’AIPRP a contribué au renforcement de l’efficience et a permis à la Direction de l’AIPRP de répondre aux exigences législatives lui imposant la communication rapide des renseignements.  Renseignements supplémentaires fournis au CI le 5 août 2008 : L’examen de la délégation des pouvoirs a permis de maîtriser les risques relatifs à la communication des dossiers, de sorte que le processus d’approbation finale ne repose pas sur une seule personne. En plus du directeur de l’AIPRP, le ministre a accordé aux deux gestionnaires de Gestion des risques et de la qualité les pleins pouvoirs leur permettant d’approuver les lots de communication.  Gestionnaire supplémentaire (PM-06) : Un deuxième gestionnaire de l’AIPRP a divisé la charge de travail et a renforcé l’efficience, ce qui a permis à la Direction de l’AIPRP de répondre aux exigences législatives lui imposant la communication rapide des renseignements. Équipe de formation : Une équipe consacrée aux nouveaux employés et aux agents subalternes de l’AIPRP a facilité l’intégration et la transition de ceux-ci au bureau en leur apprenant les procédures de la Direction de l’AIPRP.  Programme de perfectionnement de l’AIPRP : Le programme constitue un outil efficace qui permet de recruter des personnes à l’extérieur et à l’intérieur de la fonction publique et de leur offrir une formation d’agent de l’AIPRP, passant du niveau PM-01 à PM-04. Des changements imminents apportés au programme permettront à tous les agents de l’AIPRP de tous les niveaux d’y participer, ce qui assurera un perfectionnement uniforme et constant des employés de la Direction de l’AIPRP de TPSGC. Renseignements supplémentaires fournis au CI le 5 août 2008 : Le Programme de perfectionnement de l’AIPRP en vigueur ne prévoit l’embauche que de deux candidats détenant un diplôme postsecondaire, mais les « changements imminents » permettront aux agents de l’AIPRP en poste à la Direction de l’AIPRP de participer au Programme de perfectionnement de l’AIPRP en fonction de leur niveau actuel. Une copie du programme examiné sera fournie, une fois l’approbation obtenue. Plan d’amélioration de l’AIPRP : On a lancé un plan dynamique d’amélioration de l’AIPRP en novembre 2007 pour renforcer le rendement. Le plan comprend les stratégies qui suivent, et se poursuivra sur les deux années subséquentes : Réduction de l’accumulation des demandes en retard. En tout, 129 demandes en retard ont été traitées entre janvier et mars 2008. Cette initiative a joué un rôle important pour que le Ministère obtienne la note de « A » en 2008-2009; Augmentation des ressources humaines et des capacités organisationnelles; Renforcement du contrôle du rendement et de la productivité; Mise à jour des infrastructures de la TI; Amélioration du milieu de travail. Les facteurs clés de la réussite du plan d’amélioration sont les suivants : Engagement et soutien de la haute direction Participation à l’échelle du Ministère Cibles dynamiques et précises Harmonisation de la structure organisationnelle Optimisation du processus de communication Examen de la charge de travail auprès des demandeurs Établissement des priorités relatives à la charge de travail de l’AIPRP, travail d’équipe et heures supplémentaires Le plan a aussi permis l’obtention d’un financement supplémentaire. (Renseignements supplémentaires fournis le 5 août 2008 : Un plan global est en place. Les stratégies comprennent ce qui suit : une politique de « tolérance zéro » à l’égard des recherches de documents par les BPR et du processus de traitement des demandes présentant un intérêt; la délégation de pouvoirs aux chefs et aux agents supérieurs en ce qui concerne certaines fonctions administratives; les rapports réguliers de contrôle du rendement; l’examen des politiques et des procédures ministérielles sur l’AIPRP. Dans le cadre du « renforcement du contrôle du rendement et de la productivité », les rapports statistiques nous permettront d’évaluer régulièrement le respect des délais de nos BPR, notre examen des agents, notre examen des chefs de l’AIPRP et le processus d’examen final ainsi que la production de rapports administratifs, qui concernent notamment le temps moyen pour numériser les documents, etc.)  Consultants de l’AIPRP : Les consultants permettent de palier l’effectif insuffisant et ont grandement contribué au maintien de la qualité et au respect des délais relativement à nos services. Rapports administratifs réguliers et réunions hebdomadaires : Les rapports hebdomadaires informent les employés et la haute direction du déroulement du travail du bureau. Ces rapports sont très utiles pour tenir la Direction de l’AIPRP informée suffisamment à l’avance de la situation et de tous problèmes imminents pour lui permettre de trouver une solution. Rapport sur les échéances imminentes : Chaque semaine, on fournit un rapport sur les échéances imminentes aux employés qui s’occupent des dossiers dont l’échéance est pour le mois en cours. Rapport sur les consultations en retard : Chaque semaine, on fournit un rapport sur les consultations en retard aux employés s’occupant des consultations aux tiers ou à d’autres ministères qui sont en retard. Les agents doivent assurer un suivi auprès de l’organisme consulté. Rapports des agents : Nous encourageons les agents à imprimer les différents rapports du système de suivi pour les aider à organiser le travail et à établir les priorités. Rapport hebdomadaire de l’AI : Chaque jeudi, un rapport est envoyé à la haute direction indiquant les demandes présentant un intérêt et importantes pouvant être communiquées au cours de la semaine suivante, ainsi que les demandes ayant été transmises à la haute direction à des fins d’examen. Réunion des chefs d’équipe : Chaque semaine, les gestionnaires et les chefs d’équipe se rencontrent pour discuter des demandes dont l’échéance est imminente et des mesures à prendre pour assurer le respect des délais, c.-à-d. travail d’équipe, heures supplémentaires, priorités, réaffectation des dossiers. Réunions individuelles : Régulièrement, les chefs d’équipe rencontrent individuellement leurs employés pour discuter de la charge de travail, de la progression des dossiers, etc.

G. PROFIL DES PLAINTES

Données fournies par le Commissariat à l’information concernant les plaintes déposées au Commissariat et leur règlement.

Voir Fiche de rendement individuelle.