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Questionnaires

Année


2007-2008

Commissariat à l’information du Canada

Questionnaire relatif aux fiches de rendement

2007-2008

18 août 2008

Préparé par :

Division de l’accès à l'information

et protection des renseignements privés

Services ministériels

Bureau du Conseil privé

A. PROCESSUS DE DEMANDE DE COMMUNICATION

1. Profil du demandeur

Source
Nombre de demandes
2007-2008
Médias 291
Universités 14
Entreprises 71
Organismes 116
Public 196
Autre 0
Total 688

2. Classement des demandes

2.1 – Est-ce que les demandes de communication sont classées de façon particulière (p. ex., demandes de nature délicate, demandes courantes, etc.)?

Oui   Non X

Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si cela est possible, veuillez inscrire le nombre de demandes de communication de chaque catégorie.

Catégorie Définition de la catégorie
Nombre de demandes
2007-2008
     
     

2.2 – Dans l’affirmative, qui prend la décision de classer une demande de communication?

Sans objet

2.3 – Dans l’affirmative, existe-t-il un processus particulier relativement à ces classements ? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Sans objet

Service à la clientèle

3.1 – En moyenne, votre institution prend combien de temps pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de laLoi ? c.-à-d. le temps écoulé entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée.

Temps requis pour prendre une décision finale

30 jours ou moins : 369 demandes

31 à 60 jours : 70 demandes

61 à 120 jours : 79 demandes

121 jours ou plus : 142 demandes


3.2 – Communication au demandeur  
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 668
Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 660 (changement effectué par le Bureau de l'AIPRP du BCP le 25 août 2008)
Nombre de pages examinées 36 179
Nombre de pages communiquées en totalité 15 158
Nombre de pages communiquées en partie Le système ne génère pas ce renseignement

3.3 – Suites données aux demandes traitées pendant la période Nombre de demandes
Tous les documents ont été communiqués 70
Les documents ont été communiqués en partie
1-20 % 21-40 % 41-60 % 61-80 % 81-99 %

Le système ne génère pas ce renseignement
262
Rien n’a été communiqué (documents exclus) 27
Rien n’a été communiqué (documents exemptés) 37
Il n’existe pas de document Ce renseignement est inclus dans la catégorie « impossibles à traiter » par le système
Demandes transférées 13
Demandes impossibles à traiter 196
Demandes abandonnées par le demandeur 52
Demandes traitées de façon officieuse 2
Total des demandes traitées 659
Demandes reportées 262
 
3.4 – Profil des transferts 
Demandes transférées dans les 15 jours13
Demandes transférées après 15 jours0
Total des demandes transférées13
Transferts refusés0

3.5 – Consultations   
Reçues : 
Nombre de consultations reçues441
Nombre de pages à examiner12 805
(Cette question concerne le Bureau du Conseil privé seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant des documents confidentiels du Cabinet (Veuillez consulter le Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire) (art. 69)1508 demandes de consultation ont été reçues d'autres institutions fédérales relativement à des documents confidentiels du Cabinet. Ces consultations représentent un total de 118 870 pages.
(Cette question concerne le ministère des Affaires étrangères et du commerce international seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)Sans objet au BCP
(Cette question concerne l’Agence des services frontaliers du Canada et la Gendarmerie royale du Canada seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)Sans objet au BCP
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultationsCe renseignement n'est pas disponible pour le présent exercice
Envoyées : 
Nombre de consultations envoyéesEnviron 542
Nombre de pages envoyées pour examen12 805
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69)174 consultations envoyées pour 129 demandes
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)138
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)38
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyéesLe système ne génère pas ce renseignement
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69)Le système ne génère pas ce renseignement
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)Le système ne génère pas ce renseignement
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)Le système ne génère pas ce renseignement

3.6 – De toutes les demandes de communication reçues durant la période visée par l’évaluation, quel est le pourcentage de ces demandes ayant nécessité de la part de votre institution des consultations (en vertu de l’alinéa 9(1)(b)) auprès d’autres institutions fédérales)?

26  p. 100

3.7 – Votre institution a-t-elle une politique, une pratique ou un autre instrument, comme un protocole (écrit ou non, veuillez préciser), relativement à la façon dont sont traitées les demandes de consultation reçues d’une autre institution ou envoyées à une autre institution ou à un tiers?

OuiXNon 

La Division de l'AIPRP dispose de procédures écrites à l'intention des agents de l’AIPRP, procédures qui exposent la marche à suivre relative aux consultations et les circonstances qui s’appliquent. Des renseignements sont également publiés à l'intention de tous les employés dans le site Intranet du BCP.

Toutes les demandes de consultation (reçues et envoyées) sont traitées de la même manière (en temps opportun) comme les autres demandes de communication présentées au Ministère. Lorsque des prorogations sont invoquées pour consulter un autre ministère ou un tiers, nous demandons à l'agent responsable d'envoyer les documents en même temps qu’il envoie une lettre au demandeur pour l’informer à ce sujet.

Lorsque nous recevons des demandes de consultation, l'agent de l’AIPRP et le BPR examinent le contenu des documents afin de formuler, s'il y a lieu, des recommandations à l’égard de l’invocation d’une prorogation. Au besoin, notre Bureau communique avec le ministère qui consulte afin de confirmer les recommandations qu'il aurait formulées au sujet d'un document et lui transmettre la date à laquelle le BCP prévoit de terminer l'examen des documents. Toutes les réponses sont faites par écrit.


3.8 – Priorité : Les consultations sont-elles traitées en priorité?

OuiXNon 

Nous mettons tout en œuvre pour respecter l’échéance précisée par l'institution qui consulte.

4. Temps de traitement des demandes

4.1 – Modèle de traitement – Étapes
Jours prévusNombre moyen de jours consacrés
Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP)1 
Recherche au BPR
Examen des documents
Préparation des documents
7 
Services juridiquesS/O 
CommunicationsS/O 
Approbation ou autre – AIPRP8 
Approbation ou autre – BPR4 (incluant l’élaboration d'une note d'information) 
Approbation ou autre – Cabinet du SMS/O 
Approbation ou autre – Cabinet du ministreS/O 
Communication par le Bureau de l’AIPRP1 

Renseignements supplémentaires fournis au CI le 25 août 2008 : AU SUJET DE L'APPROBATION DU BPR, à cette étape, le BPR doit examiner l’ensemble des documents « prêts à communiquer » et, s’il approuve le tout, remplit le formulaire de rapport de décisions utilisé pour consigner les autorisations à l’égard de la communication des renseignements conformément aux 7 étapes d’approbation décrites dans le tableau ci-après :  

TABLEAU DU RAPPORT DES DÉCISIONS

ÉtapeSignataireObjet de la recommandation ou de l'autorisation
1Agent du BPRRecommander au détenteur principal du pouvoir d’approuver la communication des renseignements, à l'exception de ce qui est précisé dans les annexes ci-jointes et tel qu’indiqué dans le dossier èa communiquer.
2Coordonnateur de l'AIPRPConfirmer que les mesures administratives voulues et nécessaires au traitement de la demande ont été prises et que toute la documentation à l'appui est complète.
3Avocat du BCPRecommander que le BCP invoque le secret professionnel liant les avocats à leurs cl ients en vertu de l'article 23 de la Loi, conformément à l'annexe ci-jointe concernant les exceptions discrétionnaires.
4Avocat du BCPRecommander l’exclusion des documents confidentiels du Cabinet de l'application de la Loi en vertu du paragraphe 69(1) de la Loi, conformément à l'annexe ci-jointe concernant les exclusions.
5Détenteur principal du pouvoir de signature du BPR ou coordonnateur de l'AIPRPAutoriser la communication des renseignements.
6Détenteur principal du pouvoir de signature du BPR ou coordonnateur de l'AIPRPAutoriser les exceptions obligatoires dans l'ensemble des documents conformément aux articles invoqués de la Loi et à l'annexe ci-jointe concernant les exceptions obligatoires.
7Détenteur principal du pouvoir de signature du BPRAutoriser les exceptions discrétionnaires dans l'ensemble des documents conformément aux articles invoqués de la Loi et à l'annexe ci-jointe concernant les exceptions discrétionnaires.

4.2 – Outre les étapes indiquées au point 4.1, votre institution applique-t-elle d’autres processus d’approbation ou d’examen pour les demandes qui sont catégorisées d’une manière particulière comme en A.2 ci-dessus? Dans l’affirmative, veuillez en indiquer les étapes.
Puisque les demandes ne sont pas catégorisées et qu'elles sont toutes assujetties au même processus, la présente section est sans objet. 

Nom de l’étapeNombre de jours prévusNombre moyen de jours consacrés
   
   

4.3 – Dans l’affirmative, veuillez expliquer, pour chaque étape, avec le plus de détails possible la raison d’être et l’objet de cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen.

Sans objet

4.4 – Veuillez indiquer si cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen s’applique 1) à une catégorie ou un type précis de demandes, 2) systématiquement à toutes les demandes de communication ou 3) au cas par cas.

Sans objet

4.5 Veuillez indiquer si les rôles et les responsabilités associés à cette étape d’approbation ou d’examen sont clairement établis dans une décision ou une politique.

Sans objet

4.6 – À votre avis, cette étape supplémentaire entraîne-t-elle une augmentation du temps nécessaire pour la communication de l’information demandée?

Toujours Presque toujours Parfois Rarement Jamais 

Sans objet

5. Profil des prorogations

5.1 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu de l’article 9, est-ce qu’une justification de la décision d’invoquer une extension est inscrite au dossier? Veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse.

Oui. L'agent de l’AIPRP doit consigner la justification de la décision d’invoquer une prorogation. La justification indiquera si nous avons communiqué avec le ministère consulté afin qu’il évalue le temps dont il aura besoin pour examiner les documents; dans le cas d'un grand volume de documents, l'agent consigne le nombre de documents visés par la demande, le nombre total de demandes actives, les agents d'AIPRP disponibles, etc.

5.2 – À la suite d’une prorogation, s’il est peu probable que le délai prorogé sera respecté, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il avec le demandeur pour l’informer de ce qui suit :

a) La réponse sera en retard

Toujours Presque toujours ParfoisXRarement Jamais 

b) La date prévue pour l’envoi de la réponse définitive

Toujours Presque toujours ParfoisXRarement Jamais 

c) Le droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.3 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse donnée aux points 5.2 a), b) et c).

Lorsque nous invoquons une prorogation, nous informons toujours le demandeur par écrit.

5.4 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) – Grand nombre de documents demandés et Entrave au fonctionnement de l’institution fédérale.

 2005-2006Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Aucune donnée disponible
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)913Aucune donnée disponible

 2006-2007Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Aucune donnée disponible
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)913Aucune donnée disponible

 2007-2008Nombre de jours
 Inclut les recherches « dans un » grand nombre de documents, les entraves
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

911
En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)
Le système ne génère pas ces données

5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Tout comme les autres intervenants des milieux de l'AIPRP en général, nous estimons qu’un ensemble de documents de plus de 500 pages constitue un grand volume. Nous tenons également compte de la complexité de ces documents, des entraves au fonctionnement de l'institution (par exemple, le nombre de demandes actives, le niveau général de complexité, le nombre d'employés disponibles pour traiter les demandes en respectant les délais prescrits, etc.).

5.6 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) (grand nombre de documents demandés) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Les gestionnaires de la Division surveillent la charge de travail des de l’AIPRP et la modifient lorsqu’il est possible d’en terminer plus tôt le traitement. Ces demandes exigent généralement des consultations externes, et les agents de l’AIPRP doivent transmettre les demandes de consultation immédiatement.

Renseignements supplémentaires fournis au CI le 25 août 2008 : Les gestionnaires de la Division surveillent la charge de travail des agents de l’AIPRP et la modifient lorsqu’il est possible d’en terminer plus tôt le traitement. Ces demandes exigent généralement des consultations avec le BPR au sujet de l’invocation d’une prorogation en raison du volume, avec d'autres ministères fédéraux ou des tiers et avec les demandeurs dans le but de modifier la portée des demandes et de réduire le nombre de documents visés.


5.7 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) – Consultations

* REMARQUE : Le système utilisé par le BCP ne génère aucune statistique sur le « nombre de jours ».

 2005-2006Nombre de jours
 
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution109
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger0 – sans objet puisque ces consultations sont effectuées par l’entremise du MAECI
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal3
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtoneCe renseignement n'était pas demandé dans le rapport du CI pour l'exercice 2005-2006
Pour mener des consultations avec un particulier7
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69100

 2006-2007Nombre de jours
 
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution109
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger0 – sans objet puisque ces consultations sont effectuées par l’entremise du MAECI
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal3
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtoneCe renseignement n'était pas demandé dans le rapport du CI pour l'exercice 2005-2006
Pour mener des consultations avec un particulier7
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69100

 2007-2008Nombre de jours
 
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution278
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger0 – sans objet puisque ces consultations sont effectuées par l’entremise du MAECI
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal17 avec des gouvernements provinciaux
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone2
Pour mener des consultations avec un particulier120 avec des tiers
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69174 consultations associées à 129 demandes (s'agit-il de la même question qu'à la section 3.5?)

5.8 – Si des consultations sont demandées en vertu de l’alinéa 9(1)b),celles-ci sont-elles envoyées dès que le besoin a été reconnu?

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.9 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Dans le cadre du processus en vigueur, l’agent de l’AIPRP doit transmettre les documents visés par une consultation en même temps qu'il expédie un avis au demandeur pour l’informer qu’une prorogation a été invoquée. La Division de l'AIPRP considère que des communications opportunes et claires sont essentielles à la bonne application de la Loi et à la prestation d'un service à la clientèle efficace.

5.10 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(b) (consultations)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Dans le cas des consultations avec d'autres ministères fédéraux, notre Bureau communique avec ses homologues afin d'obtenir une évaluation du temps requis pour effectuer la consultation. Nous devons également allouer le temps nécessaire aux bureaux de première responsabilité (BPR) pour examiner les documents et en approuver la communication. Nous avons l'habitude de travailler en étroite collaboration avec les BPR du BCP afin de traiter toutes les demandes le plus rapidement possible.

5.11 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, arrive-t-il que, pour certains types de consultations, l’institution fédérale visée prenne toujours un certain temps? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Selon nos expériences, il n’est pas possible d’affirmer qu'une institution accorde une « période fixe » au traitement d’une consultation externe. Nous avons l'habitude de communiquer avec le ministère consulté afin d'obtenir son évaluation du laps de temps dont il aura besoin pour effectuer l’examen. De cette façon, le BCP peut être le plus précis et le plus transparent possible avec les demandeurs. Dans le cas des ministères qui ont toujours un important volume de travail, notamment le ministère des Affaires étrangères et le ministère de la Défense nationale, notre Bureau communique de temps à autre avec ses homologues de l'AIPRP afin de vérifier si la période précédemment recommandée pour effectuer une consultation est toujours nécessaire.

Renseignements supplémentaires fournis au CI le 25 août 2008 :

Dernièrement, les prorogations invoquées étaient généralement d’au moins 120 jours. Par contre, la durée est établie au cas par cas, selon l’opinion du Secrétariat de la législation et de la planification parlementaire.


5.12 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Les gestionnaires de la Division surveillent continuellement l’état d’avancement du travail mené par les agents de l’AIPRP afin de s'assurer que les échéances sont respectées et que toutes les mesures nécessaires seront prises (par exemple, ils vérifient si les consultations associées aux documents confidentiels du Cabinet sont effectuées). Il est parfois nécessaire de répartir de nouveau la charge de travail afin d'éviter de retarder les réponses.

5.13 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) – Avis aux tiers

 

2005-2006

1er avril 2005 au 31 mars 2006

Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers46
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Donnée non disponible
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers18,96 jours
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiersDonnée non disponible
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 2729
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectéeEnviron 13
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectéeDonnée non disponible

 

2006-2007

1er avril 2006 au 30 novembre 2006

Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers29
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

Donnée non disponible
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers18,73 jours
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiersDonnée non disponible
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 2723
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectéeEnviron 10
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectéeDonnée non disponible

 2007-2008
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiersEnviron 219
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180

15204
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiersDonnée non disponible
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiersDonnée non disponible
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27102
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée119
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée9

5.14 – Les avis destinés aux tiers en vertu de l’alinéa9(1)c) et du paragraphe 27(1) sont-ils envoyés avant l’expiration du délai de 30 jours?

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.15 – Si vous n’avez pas coché « toujours », veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.


5.16 – Les avis sont-ils envoyés dès que le besoin est reconnu?

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.17 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.


5.18 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(c) (avis aux tiers), l’institution satisfait-elle aux délais prévus dans laLoi? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Toujours Presque toujoursXParfois Rarement Jamais 


5.19 –Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) (avis aux tiers) sont invoquées, l’institution fédérale a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Comme nous l'avons déjà mentionné, dans le cadre du processus utilisé à la Division, l’agent de l’AIPRP doit informer le demandeur qu’une prorogation est requise pour effectuer une consultation avec un tiers en même temps qu’il expédie les documents pertinents au tiers.

On demande à l’agent de l’AIPRP d’effectuer un suivi auprès du tiers pour s'assurer que la réponse sera reçue en temps opportun et que le traitement de la demande de communication ne sera pas retardé.


5.20 – Lorsque des prorogations sont invoquées en vertu des alinéas 9(1)b) et (ou) 9(1)c) – consultations –, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il une partie des documents demandés pour les aspects de la demande qui ne sont pas visés par le processus de consultation?

Toujours Presque ParfoisXRarement Jamais 

5.21 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Exceptions discrétionnaires

6.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception discrétionnaire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication d’information?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Les agents de l’AIPRP doivent inscrire la justification de l'exception dans le dossier de traitement de la demande et dans le document qui sera signé par les fonctionnaires délégués du BCP pour approuver la décision d'invoquer l'exception.

6.2 – Lorsqu’une exception discrétionnaire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


6.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception discrétionnaire?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Le dossier de traitement de la demande inclut un « rapport des décisions » qui est examiné et signé par un fonctionnaire délégué. L'agent de l’AIPRP doit consigner une justification écrite pour les exceptions invoquées. Les représentants des Renseignements confidentiels du Cabinet fournissent une confirmation pour toutes les exceptions approuvées.

6.4 – La justification de l’exception discrétionnaire est-elle formulée par les BPR et/ou l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Chacun demande doit être accompagnée d'une explication écrite des motifs de la décision prise et des moyens utilisés.

6.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception discrétionnaire au Bureau de l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Les procédures de traitement des demandes d'AIPRP et la formation fournies expliquent aux agents de l’AIPRP et aux BPR que la décision d’invoquer une exception est une démarche consultative menée au Ministère.

Exceptions obligatoires

7.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception obligatoire, établit-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication d’information?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Les agents de l’AIPRP doivent inscrire la justification de l'exception dans le dossier de traitement de la demande et dans le document qui sera signé par les fonctionnaires délégués du BCP pour approuver la décision d'invoquer l'exception.

7.2 – Lorsqu’une exception obligatoire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


7.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception obligatoire?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

L'agent de l’AIPRP établit la justification en y incorporant ses propres remarques ainsi que celles qui ont été présentées par les BPR.

7.4 – La justification de l’exception obligatoire est-elle établie par les BPR et/ou l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

L'agent de l’AIPRP établit la justification en y incorporant ses propres remarques ainsi que celles qui ont été présentées par les BPR.

7.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception obligatoire au Bureau de l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Le processus de traitement des demandes d'AIPRP utilisé par le BCP exige que l'agent de l’AIPRP et le BPR se consultent au moment d’invoquer une exception et que l'agent de l’AIPRP inscrive la justification dans le dossier de la demande.

B. DEMANDES EN PRÉSOMPTION DE REFUS

Partie I : Demandes reportées de l’exercice 2006-2007
1.Nombre de demandes reportées262
2.Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice233
Partie II : Nouvelles demandes — à l’exception des demandes inscrites à la Partie I.
3.Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-2008688
4.ANombre de demandes traitées dans le délai de 30 jours383
4.BNombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jourspour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation9
5.Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9265
5.ANombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(a)?40
5.BNombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(b)?240
5.CNombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(c)?29
6.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5)119
6.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5)9
7.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A)118 (1 demande abandonnée)
7.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A)0
8.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B)92
8.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B)8
9.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C)13
9.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C)1

C. PROFIL DES RESSOURCES

1. Profil des employés

Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AIPRP.

Poste à temps pleinClassificationNombreAnnées d’expérience
DirecteurEX-011Non fournies parce qu'il s'agit de renseigne-ments personnels (antécédents profession-nels).

Remarque : le nombre d'années d'expérience n'est pas nécessaire-ment une mesure représenta-tive des compétences dans le domaine
Directeur adjointPM-061
Gestionnaire des opérationsPM-062
Agent principal de l’AIPRPPM-053
Agent de l’AIPRPPM-043
Agent subalterne de l’AIPRPPM-032
Agent subalterne de l’AIPRPPM-021
Agent subalterne de l’AIPRPPM-012
Adjoint des documents parlementairesAS-021
Adjoint administratifAS-011
Gestionnaire adjointAS-031
Adjoint à l’AIPRPCR-052
Commis aux dossiers et à l'administrationCR-041
Chef des services à la clientèleAS-061
Agent des services à la clientèleAS-021
DirecteurEX-011
Poste à temps partielClassificationNombreAnnées d’expérience
Aucun   
Consultant embauché pour traiter des demandes de communicationClassificationNombreAnnées d’expérience
3Sans objet  
    

2. Budget salarial du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

(en milliers de dollars)

ExerciceBudget prévuBudget utiliséETP prévusETP utilisés
2007-20082027 $1397 $25,518,1
2006-20071687 $1651 $17,517,5
2005-20061082 $1024 $17,514,93

3. Budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

ExerciceBudget prévuBudget utilisé
2007-2008591 $460 $
2006-2007554 $554 $
2005-2006377 $543 $

4. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation relatifs à l’AI

ExerciceFormation du personnel de l’AIFormation des employés de l’institution en AI
2007-20089753,20 $2400 $
2006-200713 566,00 $$
2005-200610 563 $$

5. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour l’embauche d’experts-conseils en AI

ExerciceBudget prévuBudget utilisé
2007-2008$229 404,07 $
2006-2007$342 810,86 $
2005-2006$375 248,32 $

D. CADRE DE LEADERSHIP

1. – Est-ce que le coordonnateur s’occupe exclusivement de l’administration du bureau d’AIPRP?

Oui NonX

2. – Dans la négative, veuillez fournir une liste des autres responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP.

Le directeur de l'AIPRP est également responsable de la gestion de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la coordination des réponses du BCP aux documents parlementaires.

3. – Lorsque des étapes de traitement des demandes, autres que celles mentionnées à la partie A.4 du présent questionnaire, sont établies, qui a le pouvoir attribué par désignation de rendre des décisions relativement à la communication de l’information ou au refus de communiquer l’information (art. 73)?

Sans objet puisque nous n'avons aucune autre étape de traitement des demandes que celles qui ont été décrites dans le présent rapport.

E. DONNÉES PARTICULIÈRES POUR 2007-2008

Dans la présente partie, l’institution est invitée à fournir des précisions sur l’information fournie en réponse au questionnaire :  

1. – Veuillez décrire les enjeux les plus importants qui ont eu une incidence sur la capacité de votre institution à (i) répondre aux demandes de communication le plus rapidement possible et / ou (ii) communiquer aux demandeurs l’information la plus complète et la plus précise possible.

1.(i) Capacité de répondre le plus rapidement possible :Facteurs pertinents : 

1) Charge de travail accrue

  • les demandes de communication présentées au BCP ont augmenté de plus de 240 p. 100 au cours des 10 dernières années (de 202 demandes reçues pendant l'exercice 1998-1999 à 688 demandes reçues pendant l'exercice 2007-2008);
  • le nombre de demandes reçues à ce jour depuis le 1er avril 2008 est 51 p. 100 plus élevé qu’à la même date l'an dernier (155 demandes pendant l'exercice 2007-2008 par rapport à 235 demandes à ce jour pour le présent exercice).

Mesure prise  

2) Consultations :

  • les demandes de consultation qui nous sont présentées par d'autres ministères ont augmenté de 172 p. 100 au cours des 10 dernières années (155 demandes reçues au cours de l’exercice 1998-1999 à 423 demandes reçues en 2007-2008).

Mesure prise :

3) Grand volume de demandes présentées par un seul demandeur :

  • impact du comportement des demandeurs : la plupart des demandes sont présentées par un à trois demandeurs;
  • 50 p. 100 de toutes les demandes de communication reçues à ce jour au cours du présent exercice proviennent de deux médias.

Mesure prise :

4) Manque de personnel

  • le Ministère a approuvé la création de nouveaux postes d'agents de l'AIPRP, mais plusieurs postes ne sont toujours pas dotés en raison du manque de personnel expérimenté dans les milieux de l'AIPRP;
  • au cours de l'année, plusieurs employés de l'AIPRP du BCP ont été transférés aux divisions de l'AIPRP d'autres ministères.

Mesure prise :  

5) Technologie désuète pour le traitement des demandes

  • au début de l'exercice, le traitement était effectué à la main (p. ex. les prélèvements étaient effectués manuellement dans les documents).

Mesure prise :

6) « procédure d’approbation fastidieuse et inusitée »

  • le CI a indiqué dans un rapport que la procédure du BCP en matière d’AIPRP était fastidieuse et inusitée et que les fonctionnaires du BCP n'avaient pas la formation nécessaire pour respecter leurs obligations en matière d'AIPRP.

Mesures prises :

    • un examen complet de la procédure d'approbation des demandes de communication a été réalisé et a permis d'adopter une approche plus efficace et plus axée sur la consultation. Par exemple, les BPR examinent maintenant les documents une seule fois et non deux fois; les agents de l'AIPRP fournissent des conseils spécialisés au BPR en ce qui a trait à l'application des exceptions, etc.
    • un programme de formation en matière d'AIPRP a été élaboré et offert aux fonctionnaires du BCP : des séances de formation sont offertes deux fois par semaine ainsi que des programmes individuels ou spécialisés à l’intention des BPR pour s'assurer que les fonctionnaires du Ministère ont une bonne compréhension de la Loi et des responsabilités connexes.
    • le manuel des procédures en matière d'AIPRP utilisé par la Division de l'AIPRP a été révisé afin d'y inclure les nouveaux processus.
    • des renseignements détaillés à propos de l'AIPRP ont été publiés dans le site Intranet du BCP à l'intention de tous les employés.

1.(ii) communiquer aux demandeurs l’information la plus complète et la plus précise possible : Cet aspect n'a pas été relevé comme un enjeu opérationnel par le BCP.

 
2. – Les problèmes mentionnés à la Q. 1 étaient-ils prévisibles? Veuillez préciser.

1.(i) La Division a analysé les données statistiques en matière d'AIPRP des dernières 10 années, et la tendance remarquée est l’augmentation annuelle du nombre de demandes.

F. LES MEILLEURES PRATIQUES

1. – Veuillez décrire les meilleures pratiques élaborées / mises en œuvre par votre institution pour améliorer l’exécution du Programme d’accès à l’information. Si possible, veuillez indiquer comment ces pratiques ont porté fruits.

Le BCP a mis en œuvre plusieurs mesures visant à améliorer la prestation du Programme d'accès à l'information. Parmi les réalisations de la Division mentionnons celles-ci :
  • Remaniement en trois domaines fonctionnels afin d'améliorer l'efficacité et le rendement :
  1. politiques et processus en matière d'AIPRP;
  2. opérations;
  3. services à la clientèle.
  • Uniformisation et modernisation des procédures afin de réduire la charge de travail des secrétariats;
  • Meilleure synergie avec les BPR du BCP afin de tirer parti de leur domaine d'expertise et d’assurer un examen efficace et précis des documents conformément à la bonne gestion de la Loi sur l'accès à l'information;
  • Adoption d’une technologie moderne – la Division a commencé à utiliser un logiciel de gestion automatisée des demandes qui permettra aux agents de l’AIPRP d'examiner les documents, d'effectuer les prélèvements dans des documents images enregistrés sous forme numérique et de paginer les documents directement à l’écran et d'éliminer plusieurs processus exigeant des activités manuelles sur papier;
  • Amélioration des communications avec les autres ministères afin d'évaluer plus précisément la durée des prorogations requises.

G. PROFIL DES PLAINTES

Données fournies par le Commissariat à l’information concernant les plaintes déposées au Commissariat et leur règlement.

Voir Fiche de rendement individuelle.