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Questionnaires

Année


2007-2008

Commissariat à l’information du Canada

Questionnaire relatif aux fiches de rendement

2007-2008

22 août 2008

À l’attention de :

Marcel Morin

Analyste principal des politiques

Commissariat à l’information du Canada

112, rue Kent, 7e étage

Ottawa (Ontario) K1A 1H3

A. PROCESSUS DE DEMANDE DE COMMUNICATION

1. Profil du demandeur

Source
Nombre de demandes
2007-2008
Médias 84
Universités 1
Entreprises 65
Organismes 132
Public 84
Autre  
Total 366

2. Classement des demandes

2.1 – Est-ce que les demandes de communication sont classées de façon particulière (p. ex., demandes de nature délicate, demandes courantes, etc.)?

Oui X Non  

Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si cela est possible, veuillez inscrire le nombre de demandes de communication de chaque catégorie.

Catégorie Définition de la catégorie
Nombre de demandes
2007-2008
Courante Demandes liées aux services d’aide temporaire et aux contrats 34
Délicate Toutes les autres demandes de communication 332

2.2 – Dans l’affirmative, qui prend la décision de classer une demande de communication?

Le coordonnateur.

2.3 – Dans l’affirmative, existe-t-il un processus particulier relativement à ces classements ? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Seules les demandes de communication portant sur les services d'aide temporaire et des renseignements personnels sont classées dans la catégorie Courante.

Service à la clientèle

3.1 – En moyenne, votre institution prend combien de temps pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de laLoi ? (c.-à-d. le temps écoulé entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée)

Au cours du dernier exercice, les demandes étaient fermées en moyenne 88 jours après avoir été reçues.

3.2 – Communication au demandeur  
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 366

Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 343
Nombre de pages examinées 70 982
Nombre de pages communiquées en totalité  
Nombre de pages communiquées en partie 44 428 pages communiquées en totalité ou en partie

Renseignements supplémentaires fournis au CI le 11 septembre 2008 :

Nombre de pages examinées :

2005-2006 :  59 205 pages

2006-2007 :  82 683 pages.

3.3 – Suites données aux demandes traitées pendant la période Nombre de demandes
Tous les documents ont été communiqués 59
Les documents ont été communiqués en partie
1-20 % 21-40 % 41-60 % 61-80 % 81-99 %
      58,3 %  
Rien n’a été communiqué (documents exclus) 12
Rien n’a été communiqué (documents exemptés) 2
Il n’existe pas de document 43
Demandes impossibles à traiter  
Demandes abandonnées par le demandeur 27
Demandes traitées de façon officieuse  
Total des demandes traitées 343
Demandes reportées 76
 
3.4 – Profil des transferts 
Demandes transférées dans les 15 jours0
Demandes transférées après 15 jours0
Total des demandes transférées0
Transferts refusésAucune demande transférée

3.5 – Consultations   
Reçues : 
Nombre de consultations reçues122
Nombre de pages à examiner4 070
(Cette question concerne le Bureau du Conseil privé seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant des documents confidentiels du Cabinet (Veuillez consulter le Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire) (art. 69) 
(Cette question concerne le ministère des Affaires étrangères et du commerce international seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) 
(Cette question concerne l’Agence des services frontaliers du Canada et la Gendarmerie royale du Canada seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) 
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultations17 jours
Envoyées : 
Nombre de consultations envoyées505 consultations ont été envoyées pour toutes les demandes reçues au cours de l'exercice 2007-2008.
Nombre de pages envoyées pour examen56 089
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69)83
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)MAECI = 46 MDN = 2 SCRS = 3 51
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)GRC = 4
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyéesAu cours de l'exercice 2007-2008, 336 consultations ont été envoyées pour les demandes traitées. Le temps moyen pour obtenir une réponse était de 42,80 jours.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69)116 jours.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)115,28 jours. Remarque : parmi nos 343 demandes traitées, nous avons consulté le MAECI 46 fois au cours de l'exercice 2007-2008. Nous n'avons reçu que 36 réponses à ces demandes; par conséquent, 10 demandes sont encore en suspens.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)19 jours.

3.6 – De toutes les demandes de communication reçues durant la période visée par l’évaluation, quel est le pourcentage de ces demandes ayant nécessité de la part de votre institution des consultations (en vertu de l’alinéa 9(1)(b)) auprès d’autres institutions fédérales)?

179/366 = 48,9 p. 100.

3.7 – Votre institution a-t-elle une politique, une pratique ou un autre instrument, comme un protocole (écrit ou non, veuillez préciser), relativement à la façon dont sont traitées les demandes de consultation reçues d’une autre institution ou envoyées à une autre institution ou à un tiers?

Oui NonX

Le processus officiel est décrit dans un document, mais aucun protocole ou politique n'a été élaboré (ni requis).

3.8 – Priorité : Les consultations sont-elles traitées en priorité?

OuiXNon 

Les consultations sont traitées selon l'échéance précisée par l'institution.

4. Temps de traitement des demandes

*veuillez remarquer que les étapes ne sont pas toutes effectuées consécutivement – en fait, plusieurs étapes d'approbation sont effectuées simultanément. Le nombre moyen de jours consacrés au traitement est un chiffre précis – il ne s'agit pas simplement de l'addition du nombre de jours moyen pris pour chaque étape du processus.

4.1 – Modèle de traitement – Étapes
Jours prévusNombre moyen de jours consacrés
Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP)10,12
Recherche au BPR7 jours5,2
Examen des documentsEn examen4,84
Préparation des documentsEn examen6,20
Services juridiquesEn examen0
CommunicationsEn examen3,07
Approbation ou autre – AIPRPEn examen4,60
Approbation ou autre – BPREn examen6,13
Approbation ou autre – Cabinet du SMEn examen0,89
Approbation ou autre – Cabinet du ministreEn examen2,80
Communication par le Bureau de l’AIPRPSelon la demande25,88

4.2 – Outre les étapes indiquées au point 4.1, votre institution applique-t-elle d’autres processus d’approbation ou d’examen pour les demandes qui sont catégorisées d’une manière particulière comme en A.2 plus haut? Dans l’affirmative, veuillez en indiquer les étapes.

Nom de l’étapeNombre de jours prévusNombre moyen de jours consacrés
   
   
   
   

4.3 – Dans l’affirmative, veuillez expliquer, pour chaque étape, avec le plus de détails possible la raison d’être et l’objet de cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen.

Aucun autre processus d'examen n’existe.

4.4 – Veuillez indiquer si cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen s’applique 1) à une catégorie ou un type précis de demandes, 2) systématiquement à toutes les demandes de communication ou 3) au cas par cas.

Sans objet.

4.5 Veuillez indiquer si les rôles et les responsabilités associés à cette étape d’approbation ou d’examen sont clairement établis dans une décision ou une politique.

Sans objet.

4.6 – À votre avis, cette étape supplémentaire entraîne-t-elle une augmentation du temps nécessaire pour la communication de l’information demandée?

Toujours Presque toujours Parfois Rarement Jamais 

Sans objet.

5. Profil des prorogations

5.1 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu de l’article 9, est-ce qu’une justification de la décision d’invoquer une extension est inscrite au dossier? Veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse.

Les détails consignés pour justifier l’invocation d'une prorogation pour une demande de communication varient d’un analyste à l’autre. En général, notre Bureau invoquera une prorogation en vertu de l'article 9 dans le cas des demandes visant des documents qui proviennent ou qui concernent un autre ministère (gouvernement fédéral, gouvernements provinciaux ou municipaux) ou un tiers (sociétés, organismes non gouvernementaux, établissements d’enseignement, membres du public, cabinets d'avocats, etc.). La durée de la prorogation repose sur le volume des documents à examiner, le nombre d'organisations à consulter et l’identité de celles-ci. Par exemple, une consultation avec le Bureau du Conseil privé – Opérations juridiques, ou le MAECI exige une prorogation plus longue.

5.2 – À la suite d’une prorogation, s’il est peu probable que le délai prorogé sera respecté, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il avec le demandeur pour l’informer de ce qui suit :

a) La réponse sera en retard

Toujours Presque toujours ParfoisXRarement Jamais 

b) La date prévue pour l’envoi de la réponse définitive

Toujours Presque toujours ParfoisXRarement Jamais 

c) Le droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information

Toujours Presque toujours ParfoisXRarement Jamais 

5.3 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse donnée aux points 5.2 a), b) et c).


5.4 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) – Grand nombre de documents demandés et Entrave au fonctionnement de l’institution fédérale.

 2005-2006Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
000000
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)000000

 2006-2007Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
000000
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)000000

 2007-2008Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
010000
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)000000

5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1) (a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

La durée de la prorogation est déterminée selon le temps requis pour effectuer la recherche ou l'examen des documents (dans le cas des demandes visant un grand volume de documents).

5.6 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) (grand nombre de documents demandés) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Nous invoquons rarement les prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) à l’égard d’un grand nombre de documents demandés. En fait, seule une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)a) a été invoquée au cours de l’exercice 2007-2008. Puisqu’une seule prorogation de ce genre a été invoquée au cours des trois derniers exercices, le nombre d’occurrences est insuffisante pour justifier la mise en œuvre d’une politique ou d’une procédure.

5.7 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) – Consultations

 2005-2006Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution02933300
Pour mener des consultations avec un gouvernement étrangerVoir la remarque
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal067000
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone
Pour mener des consultations avec un particulier
Voir la remarque
Pour mener des consultations en vertu de l’article 690021200

 2006-2007Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution043491240
Pour mener des consultations avec un gouvernement étrangerVoir la remarque
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal038100
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone
Pour mener des consultations avec un particulier
Voir la remarque
Pour mener des consultations en vertu de l’article 6902328820

 2007-2008Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution032501200
Pour mener des consultations avec un gouvernement étrangerVoir la remarque
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal0310300
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone
Pour mener des consultations avec un particulier
Voir la remarque
Pour mener des consultations en vertu de l’article 6901150710

Les consultations avec les gouvernements étrangers sont incluses dans « autre institution » parce qu'elles sont effectuées par l'entremise du MAECI. Les consultations avec des gouvernements autochtones sont invoquées en vertu de l'alinéa 9 (1)c) parce que nous les considérons comme des tiers.

5.8 – Si des consultations sont demandées en vertu de l’alinéa 9(1)b),celles-ci sont-elles envoyées dès que le besoin a été reconnu?

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.9 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

   

5.10 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1)b) (consultations)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Le nombre de documents, le niveau de complexité, le nombre de ministères ou d'organisations à consulter et l'identité de ceux-ci (p. ex. BCP ou MAECI).

5.11 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, arrive-t-il que, pour certains types de consultations, l’institution fédérale visée prenne toujours un certain temps? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Des prorogations plus longues sont invoquées lorsque les demandes exigent des consultations avec le MAECI ou le BCP-Opérations juridiques, en raison du laps de temps exigé par ces institutions pour nous répondre.

5.12 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

RNCan effectue automatiquement des rappels, par courriel ou par téléphone, après 25 et 40 jours. Si aucune réponse n'a été reçue après 40 jours, nous poursuivrons le traitement de la demande et transmettons un avis à l'institution pour l’informer des prorogations que nous envisageons d’invoquer selon notre propre évaluation des documents. Nous offrons à l'institution une chance de répondre et de contester. Il arrive que le coordonnateur effectue une communication partielle des documents (réponse provisoire) au demandeur en attendant de recevoir les recommandations demandées.

5.13 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) – Avis aux tiers



 2005-2006
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers68
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
01513700
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers28,3
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers14,8
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27233
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectéeEN BLANC
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée0



 2006-2007
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers61
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
015361000
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers48,3
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers58,5
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27135
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectéeEN BLANC
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée0

 2007-2008
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers88
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
011481011
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers38,15
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers28,8
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27218
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectéeEN BLANC
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée0

5.14 – Les avis destinés aux tiers en vertu de l’alinéa 9(1)c) et du paragraphe 27(1) sont-ils envoyés avant l’expiration du délai de 30 jours?

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.15 – Si vous n’avez pas coché « toujours », veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.


5.16 – Les avis sont-ils envoyés dès que le besoin est reconnu?

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.17 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.


5.18 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu du paragraphe 9(1)c) (avis aux tiers), l’institution satisfait-elle aux délais prévus dans laLoi? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Toujours Presque toujoursXParfois Rarement Jamais 

Cela dépend du tiers à consulter (c'est-à-dire le temps pris par le tiers pour répondre à notre demande de consultation). En raison de la nature de nos activités, nous devons parfois communiquer avec des tiers qui sont très éloignés et avec lesquels il n’est pas facile de communiquer par courrier.

5.19 –Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) (avis aux tiers) sont invoquées, l’institution fédérale a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Des rappels sont effectués après 30 jours ,et des avis finaux sont signifiés après 60 jours. Si nous n’avons pas reçu de réponse, nous poursuivrons le traitement des documents et nous informons le tiers des prorogations que nous prévoyons d’invoquer en leur offrant l’occasion de contester notre approche.

5.20 – Lorsque des prorogations sont invoquées en vertu des alinéas 9(1)b) et (ou) 9(1)c) – consultations –, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il une partie des documents demandés pour les aspects de la demande qui ne sont pas visés par le processus de consultation?

Toujours Presque Parfois RarementXJamais 

5.21 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Exceptions discrétionnaires

6.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception discrétionnaire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication d’information?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

S’il arrive qu’une justification figure au dossier, pour fins d’information, cela n’est pas systématique. Il serait impossible de justifier toutes les exceptions discrétionnaires invoquées pour toutes les demandes. Lorsqu’une plainte est déposée, l'analyste justifie les exceptions invoquées au moment où il prépare les arguments qui seront présentés à l'enquêteur du CI.

6.2 – Lorsqu’une exception discrétionnaire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


6.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception discrétionnaire?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


6.4 – L’explication de l’exception discrétionnaire est-elle formulée par les BPR et/ou l’AIPRP?

OuiNon
  

Cela dépend.

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Cela dépend de la personne qui a recommandé que l'exception discrétionnaire soit invoquée. S'il s'agit du BPR, celui-ci fournira la justification (ou les arguments) afin que l'analyste puisse vérifier si la Loi est appliquée comme il se doit.

6.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception discrétionnaire au Bureau de l’AIPRP?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Il n'existe aucun processus officiel. Par contre, le Bureau de l’AIPRP conteste régulièrement l'invocation des exemptions discrétionnaires. Il demande aux BPR de justifier l’exemption discrétionnaire au moyen d’un critère subjectif (s'il y a lieu) et de préciser le préjudice exact, probable et à court terme applicable à la demande. Cette étape consiste souvent en un échange de courriels qui sont imprimés et versés au dossier de la demande.

Exceptions obligatoires

7.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception obligatoire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication d’information?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


7.2 – Lorsqu’une exception obligatoire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


7.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception obligatoire?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


7.4 – La justification de l’exception obligatoire est-elle établie par les BPR et/ou l’AIPRP?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


7.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestations de l’exception obligatoire au Bureau de l’AIPRP?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

B. DEMANDES EN PRÉSOMPTION DE REFUS

Partie I : Demandes reportées de l’exercice 2006-2007
1.Nombre de demandes reportées53
2.Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice4
Partie II : Nouvelles demandes — à l’exception des demandes inscrites à la Partie I.
3.Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-2008366
4.ANombre de demandes traitées dans le délai de 30 jours163
4.BNombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jourspour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation8
5.Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9183
5.ANombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(a)?1
5.BNombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(b)?164
5.CNombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(c)?42
6.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5)103
6.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5)16
7.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A)1 demande a été transférée pour traitement par la voie non officielle
7.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A)0
8.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B)140
8.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B)24
9.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C)25
9.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C)17
10.Combien de demandes étaient en présomption de refus au 31 mars 2008?17

C. PROFIL DES RESSOURCES

1. Profil des employés

Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AIPRP.

Poste à temps pleinClassificationNombreAnnées d’expérience
 PM-6 p.i.115
 PM-5110
 PM-415
 PM-414
 PM-411
    
Consultant embauché pour traiter des demandes de communicationsClassificationNombreAnnées d’expérience
ConsultantÉquivalent PM-5112
    
    

2. Budget salarial du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

ExerciceBudget prévuBudget utiliséETP prévusETP utilisés
2007-2008375 000 $375 000 $5,55,5
2006-2007262 250 $362 250 $5,55,5
2005-2006332 000 $332 000 $4,254,25

3. Budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

ExerciceBudget prévuBudget utilisé
2007-200855 000 $55 000 $
2006-200749 512 $49 512 $
2005-200646 000 $46 000 $

4. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation relatifs à l’AI

ExerciceFormation du personnel de l’AIFormation des employés de l’institution en AI
2007-20089000 $1000 $
2006-20076000 $1000 $
2005-20066000 $1000 $

5. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour l’embauche d’experts-conseils en AI

ExerciceBudget prévuBudget utilisé
2007-200849 000 $39 759 $
2006-200720 000 $46 146 $
2005-200630 000 $40 203 $

D. CADRE DE LEADERSHIP 

1. – Est-ce que le coordonnateur s’occupe exclusivement de l’administration du bureau d’AIPRP?

OuiXNon 

2. – Dans la négative, veuillez fournir une liste des autres responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP.


3.– Lorsque des étapes de traitement des demandes, autres que celles mentionnées à la partie A.4 du présent questionnaire, sont établies, qui a le pouvoir attribué par désignation de rendre des décisions relativement à la communication de l’information ou au refus de communiquer l’information (art. 73)?

Le coordonnateur est le seul détenteur des pleins pouvoirs délégués en ce qui a trait à l’évaluation des droits à acquitter et à l'invocation des prorogations. En ce qui a trait aux exceptions discrétionnaires, le coordonnateur a les pleins pouvoirs délégués, et les sous-ministres adjoints ont les pouvoirs délégués pour leur secteur.

E. DONNÉES PARTICULIÈRES POUR 2007-2008

Dans la présente partie, l’institution est invitée à fournir des précisions sur l’information fournie en réponse au questionnaire :

1.– Veuillez décrire les enjeux les plus importants qui ont eu une incidence sur la capacité de votre institution à (i) répondre aux demandes de communication le plus rapidement possible et / ou (ii) communiquer aux demandeurs l’information la plus complète et la plus précise possible.

Au cours de l'exercice précédent, RNCan a atteint un niveau de respect acceptable des délais, mais des enjeux ont influé sur sa capacité d'améliorer son rendement. Au cours du dernier trimestre de l'exercice 2007-2008, RNCan a reçu un grand nombre de demandes de communication à titre de ministère responsable d'une initiative stratégique très médiatisée. De plus, deux employés expérimentés sont partis et, en raison de la main-d’œuvre restreinte dans ce domaine, il est difficile de trouver des remplaçants.

2. – Les problèmes mentionnés à la Q. 1 étaient-ils prévisibles? Veuillez préciser.

Malheureusement, cet enjeu stratégique n'était pas prévisible et, malgré une planification de la relève appropriée, le fait de devoir traiter un nombre élevé de demandes, allié à la perte de notre coordonnateur, n’a pas engendré des conditions idéales.

F. LES MEILLEURES PRATIQUES  

1. – Veuillez décrire les meilleures pratiques élaborées / mises en œuvre par votre institution pour améliorer l’exécution du Programme d’accès à l’information. Si possible, veuillez indiquer comment ces pratiques ont porté fruits.

  • Communiquer ouvertement avec les demandeurs à toutes les étapes du traitement;
  • Veiller à ce que l'analyste comprenne très bien ce que le demandeur veut obtenir;
  • Encourager les demandeurs à définir une portée raisonnable pour leur demande;
  • Jumeler les demandes visant des renseignements similaires;
  • Fournir aux demandeurs des listes des demandes fermées qui ont été traitées par la voie non officielle (lorsqu'ils en font la demande);
  • Encourager l’utilisation de fichiers de dossiers (ou d’analyses sélectives par courriel) dans le cas des demandes exigeant plus de cinq heures pour l'extraction de documents;
  • Encourager la transmission des documents par voie électronique ou sur CD;
  • Créer des créneaux pour les analystes (avec une planification de la relève) de manière à spécialiser le personnel dans des domaines précis du Ministère;
  • Faire appel aux organismes centraux dès le début du traitement d'une demande pour obtenir des directives, s'il y a lieu;
  • Travailler directement avec les services des dossiers (en plus des BPR) pour assurer une recherche exhaustive des documents;
  • Encourager l'utilisation des technologies de l'information collaboratives (comme la ressource wiki de RNCan) pour faciliter le repérage et l’extraction des renseignements non classifiés.

G. PROFIL DES PLAINTES

Données fournies par le Commissariat à l’information concernant les plaintes déposées au Commissariat et leur règlement.

Voir Fiche de rendement individuelle.