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Questionnaires

Année


2007-2008

Commissariat à l’information du Canada

Questionnaire relatif aux fiches de rendement

2007-2008

27 juin 2008

 

A. PROCESSUS DE DEMANDE DE COMMUNICATION

1. Profil du demandeur

Source
Nombre de demandes
2007-2008
Médias21
Universités18
Entreprises40
Organismes9
Public410
AutreS/O
Total498

2. Classement des demandes

2.1 – Est-ce que les demandes de communication sont classées de façon particulière (p. ex., demandes de nature délicate, demandes courantes, etc.)?

Oui NonX

Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si cela est possible, veuillez inscrire le nombre de demandes de communication de chaque catégorie.

CatégorieDéfinition de la catégorie
Nombre de demandes
2007-2008
   
   
   
   
   
   

2.2 – Dans l’affirmative, qui prend la décision de classer une demande de communication?

S/O – voir la section 2.1

2.3 – Dans l’affirmative, existe-t-il un processus particulier relativement à ces classements ? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

S/O – voir la section 2.1

Service à la clientèle

3.1 – En moyenne, votre institution prend combien de temps pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de laLoi ? (c.-à-d. le temps écoulé entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée).

Le système n'est pas configuré pour produire ce renseignement automatiquement. À partir du moment de la création d’une demande jusqu'à sa fermeture, le système saisit le temps consacré au traitement et le temps alloué (qui tient compte des interruptions, des prorogations, etc.). En général, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) traite les demandes de communication officielles dans un délai de 68 jours ouvrables (temps consacré) tout en allouant en moyenne 90 jours ouvrables. Renseignements supplémentaires fournis au CI le 2 juillet 2008 :  « Demande officielle » est une catégorie de demandes utilisée par BAC dans le système ATIPFlow. Il s'agit des demandes de communication présentées officiellement à d'autres ministères ou organismes par le biais d'un formulaire de demande de communication, d'un formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels ou d’une lettre signée précisant que la demande est présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les demandes concernant de l'information archivistique sont traitées par BAC soient à titre de demandes officielles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou comme des demandes de recherche archivistique non officielles. Une demande présentée expressément en vertu de l'une ou l'autre de ces lois est traitée de façon officielle. Les demandes concernant des documents opérationnels sont traitées par Bibliothèque et Archives Canada soient à titre de demandes officielles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou à titre de demandes non officielles dans le respect de « l'esprit » de ces lois. La Division traite une demande de manière officielle lorsque celle-ci est faite expressément en vertu de l'autre de ces lois. Les demandes concernant des renseignements personnels sont traitées par Bibliothèque et Archives Canada soit à titre de demandes officielles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, soit comme des demandes de renseignements personnels non officielles. Une demande présentée expressément en vertu de l'une ou l'autre de ces lois est traité de façon officielle. Les autres demandes de renseignements personnels sont traitées de manière non officielle, dans le respect de « l'esprit » des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels. Les jours consacrés au traitement sont calculés à partir du jour où la réception de la demande est complète (c'est-à-dire lorsque tous les renseignements nécessaires au traitement ont été reçus) jusqu'au jour de sa fermeture. Le système tient compte des codes d'intervention entrés en raison d’une interruption ou d’une prorogation en recalculant le nombre de jours ouvrables alloués à une demande. Le nombre de jours alloués correspond au délai accordé à chaque demande par le système selon son type (demande officielle de communication, demande officielle de renseignements personnels, demande non officielle de communication, demande non officielle de renseignements personnels, etc.) conformément aux lois. Lorsque que des prorogations sont invoquées, le nombre de jours alloués augmente en fonction des jours demandés pour la prorogation. Notre réponse à la question 3.1 a été établie pour montrer que nous respectons généralement le délai de traitement des demandes en prenant 22 jours de moins que le délai prévu dans la Loi sur l'accès à l'information.

3.2 – Communication au demandeur  
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008)498
Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008)552 Remarque : 498 demandes ont été reçues au cours du dernier exercice (2007-2008); 919 demandes ont été reportées de l'exercice précédent.
Nombre de pages examinées335 731
Nombre de pages communiquées en totalité27 849
Nombre de pages communiquées en partie128 508

Renseignement supplémentaire transmis au CI le 10 septembre 2008 :

Pages examinées (2005-2006) : 1 414 017

Pages examinées (2006-2007) : 156 648

3.3 – Suites données aux demandes traitées pendant la périodeNombre de demandes
Tous les documents ont été communiqués114
Les documents ont été communiqués en partieLe système informatique ne fournit pas ce renseignement en pourcentage ( %), et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. Toutefois, nous avons été en mesure d'obtenir le nombre de demandes pour lesquelles des documents ont été communiqués en partie.293
Rien n’a été communiqué (documents exclus)4
Rien n’a été communiqué (documents exemptés)3
Il n’existe pas de documentCe renseignement ne fait pas partie des exigences du Conseil du Trésor en matière de rapports statistiques. Par conséquent, il ne figure pas dans notre système d'AIPRP.
Demandes transférées20
Demandes impossibles à traiter62
Demandes abandonnées par le demandeur40
Demandes traitées de façon officieuse16
Total des demandes traitées552
Demandes reportées65
 
3.4 – Profil des transferts 
Demandes transférées dans les 15 jours20
Demandes transférées après 15 jours0
Total des demandes transférées20
Transferts refusés0

3.5 – Consultations   
Reçues  : 
Nombre de consultations reçues18
Nombre de pages à examiner1 135 pages examinées (sur 16 consultations traitées pendant la période visée par le présent rapport)
(Cette question concerne le Bureau du Conseil privé seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant des documents confidentiels du Cabinet (Veuillez consulter le Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire) (art. 69)S/O
(Cette question concerne le ministère des Affaires étrangères et du commerce international seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)S/O
(Cette question concerne l’Agence des services frontaliers du Canada et la Gendarmerie royale du Canada seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)S/O
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultations16 jours ouvrables
Envoyées  : 
Nombre de consultations envoyées205
Nombre de pages envoyées pour examen107 353
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69)3
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)175
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)23
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyées19 jours ouvrables
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69)28 jours ouvrables
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)45 jours ouvrables
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)17 jours ouvrables

3.6 – De toutes les demandes de communication reçues durant la période visée par l’évaluation, quel est le pourcentage de ces demandes ayant nécessité de la part de votre institution des consultations (en vertu de l’alinéa 9(1)(b)) auprès d’autres institutions fédérales)?

Environ 31,12 (155 prorogations ont été invoquées en vertu de l'alinéa 9(1)b) pour les 498 demandes reçues pendant le la période visée par le présent rapport).

3.7 – Votre institution a-t-elle une politique, une pratique ou un autre instrument, comme un protocole (écrit ou non, veuillez préciser), relativement à la façon dont sont traitées les demandes de consultation reçues d’une autre institution ou envoyées à une autre institution ou à un tiers?

OuiXNon 

 Ceci est inclus dans notre guide sur les procédures ministérielles.

3.8 – Priorité  : Les consultations sont-elles traitées en priorité?

OuiXNon 

Le caractère prioritaire s'applique tant aux demandes présentées à BAC qu’aux consultations demandées par d’autres ministères ou institutions. Dans le cas des consultations demandées par d’autres ministères à BAC, une priorité est accordée aux demandes assujetties à une échéance précise à respecter pour que le demandeur respecte la date d’échéance prévue par la Loi. Nous accordons également une priorité aux demandes qui ont presque atteint l’échéance prévue par la Loi de façon à éviter des situations de présomption de refus. BAC accorde également une priorité aux demandes qui contiennent des renseignements précis sur l’urgence du traitement.

4. Temps de traitement des demandes

4.1 – Modèle de traitement – Étapes
Jours prévusNombre moyen de jours consacrés
Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP)11
BPR Recherche par Call Access (propre à BAC) Renseignements supplémentaires obtenus le 2 juillet 2008 : Un courriel est généré à partir de la liste de sélection d’ATIPflow. Ce courriel est transmis au Centre des activités des archives gouvernementales qui l’acheminera à la Direction générale des documents gouvernementaux appropriée. Celle-ci effectuera la recherche des renseignements demandés dans la demande officielle.55
Examen des documents1 à 112
Préparation des documents1 à 12Le système informatique ne fournit pas ce renseignement, et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. En fait, plusieurs codes d'intervention du système pourraient faire partie de cette catégorie (c.-à-d. consultation d'impression, impression, numérisation, photocopie, contrôle la qualité, etc.). Beaucoup de travail serait requis pour obtenir ce renseignement manuellement.
Services juridiquesS/OS/O
CommunicationsS/OS/O
Approbation ou autre – AIPRPS/OS/O
Approbation ou autre – BPRS/OS/O
Approbation ou autre – Cabinet du SMS/OS/O
Approbation ou autre – Cabinet du ministreS/OS/O
Communication par le Bureau de l’AIPRP1Le système informatique ne fournit pas ce renseignement, et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. Le processus de communication est saisi dans le système à l'aide d'un code d'intervention qui ne comporte aucune fonction de calcul automatisé.

4.2 – Outre les étapes indiquées au point 4.1, votre institution applique-t-elle d’autres processus d’approbation ou d’examen pour les demandes qui sont catégorisées d’une manière particulière comme en A.2 plus haut? Dans l’affirmative, veuillez en indiquer les étapes.

Nom de l’étapeNombre de jours prévusNombre moyen de jours consacrés
   
   
   
   

4.3 – Dans l’affirmative, veuillez expliquer, pour chaque étape, avec le plus de détails possible la raison d’être et l’objet de cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen.

 S/O

4.4 – Veuillez indiquer si cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen s’applique 1) à une catégorie ou un type précis de demandes, 2) systématiquement à toutes les demandes de communication ou 3) au cas par cas.

 S/O

4.5 Veuillez indiquer si les rôles et les responsabilités associés à cette étape d’approbation ou d’examen sont clairement établis dans une décision ou une politique.

 S/O

4.6 – À votre avis, cette étape supplémentaire entraîne-t-elle une augmentation du temps nécessaire pour la communication de l’information demandée?

Toujours Presque toujours Parfois Rarement Jamais 

 S/O

5. Profil des prorogations

5.1 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu de l’article 9, est-ce qu’une justification de la décision d’invoquer une prorogation est inscrite au dossier? Veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse.

Nous inscrivons dans ATIPflow l’alinéa de l'article 9 en vertu duquel la prorogation est invoquée. Étant donné que la majorité des prorogations que nous invoquons sont associées à des consultations auprès d'autres institutions, nous notons dans le champ réservés aux commentaires d’ATIPflow le nombre de jours demandés par l'autre institution pour examiner et retourner la trousse de consultation.
 
5.2 – À la suite d’une prorogation, s’il est peu probable que le délai prorogé sera respecté, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il avec le demandeur pour l’informer de ce qui suit  :

a) La réponse sera en retard

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

b) La date prévue pour l’envoi de la réponse définitive

Toujours Presque toujoursXParfois Rarement Jamais 

c) Le droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.3 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse donnée aux points 5.2 a), b) et c).

Concernant 5.2(b) – si la date prévue est connue, nous informons le demandeur; toutefois, si l'autre institution ne précise aucune date, il est évident que nous n'avons aucune date à transmettre au client.

5.4 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) – Grand nombre de documents demandés et Entrave au fonctionnement de l’institution fédérale.

 2005-2006
Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
3000010
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents) Le système informatique ne fournit pas ce renseignement, et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. Le système de fait aucune distinction entre la recherche « d’un » et « dans un » grand nombre de document.S/OS/OS/OS/OS/OS/O

 2006-2007
Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
1101000
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents) Le système informatique ne fournit pas ce renseignement, et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. Le système de fait aucune distinction entre la recherche « d’un » et « dans un » grand nombre de document.S/OS/OS/OS/OS/OS/O

 2007-2008
Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
840000
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents) Le système informatique ne fournit pas ce renseignement, et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. Le système de fait aucune distinction entre la recherche « d’un » et « dans un » grand nombre de document.S/OS/OS/OS/OS/OS/O
 
5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Lorsque le nombre de pages à examiner est supérieur à 1 000 pages, nous invoquons une prorogation de 30 jours.

5.6 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) (grand nombre de documents demandés) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Pas vraiment, puisque nous nous assurons que ces demandes sont traitées à temps. Au cours de l'exercice 2007-2008, BAC n'a eu aucun retard relativement aux demandes pour lesquelles des prorogations de ce type avaient été invoquées.

5.7 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) – Consultations

 2005-2006
Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution9173040
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger Le système informatique ne fournit pas ce renseignement, et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. Les consultations avec un gouvernement étranger, provincial, territorial ou municipal, autochtone ou une autre institution sont saisies dans le système par le biaisd’une liste de contactset les fonctions de production de rapports du système ne permettent pas d’obtenir ce renseignement.S/OS/OS/OS/OS/OS/O
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal Voir plus hautS/OS/OS/OS/OS/OS/O
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone Voir plus hautS/OS/OS/OS/OS/OS/O
Pour mener des consultations avec un particulier Voir plus hautS/OS/OS/OS/OS/OS/O
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69 Voir plus hautS/OS/OS/OS/OS/OS/O

 2006-2007
Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution72896290
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger Le système informatique ne fournit pas ce renseignement, et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. Les consultations avec un gouvernement étranger, provincial, territorial ou municipal, autochtone ou une autre institution sont saisies dans le système par le biaisd’une liste de contactset les fonctions de production de rapports du système ne permettent pas d’obtenir ce renseignement.S/OS/OS/OS/OS/OS/O
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal Voir plus hautS/OS/OS/OS/OS/OS/O
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone Voir plus hautS/OS/OS/OS/OS/OS/O
Pour mener des consultations avec un particulier Voir plus hautS/OS/OS/OS/OS/OS/O
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69 Voir plus hautS/OS/OS/OS/OS/OS/O

 2007-2008
Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution63317191271
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger Le système informatique ne fournit pas ce renseignement, et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. Les consultations avec un gouvernement étranger, provincial, territorial ou municipal, autochtone ou une autre institution sont saisies dans le système par le biaisd’une liste de contactset les fonctions de production de rapports du système ne permettent pas d’obtenir ce renseignement.S/OS/OS/OS/OS/OS/O
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal Voir plus hautS/OS/OS/OS/OS/OS/O
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone Voir plus hautS/OS/OS/OS/OS/OS/O
Pour mener des consultations avec un particulier Voir plus hautS/OS/OS/OS/OS/OS/O
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69 Voir plus hautS/OS/OS/OS/OS/OS/O

5.8 – Si des consultations sont demandées en vertu de l’alinéa 9(1)b),celles-ci sont-elles envoyées dès que le besoin a été reconnu?

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.9 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

 S/O 

5.10 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(b) (consultations)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Nous communiquons avec l'autre institution afin de discuter du temps requis pour examiner les documents. À cette fin, nous lui transmettons une estimation du nombre de pages qui seront envoyées. 

5.11 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, arrive-t-il que, pour certains types de consultations, l’institution visée prend toujours un certain temps? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

S/O – Voir la réponse à la section 5.10.

5.12 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Lorsque la fin de la prorogation approche, l'analyste effectue un suivi auprès de l'autre institution afin de s’informer si les documents nous seront retournés selon l'échéance. Si la réponse est négative, le gestionnaire de la section ou le directeur téléphonera à son homologue afin de faciliter le retour des documents à temps.

5.13 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) – Avis aux tiers



 2005-2006
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers3
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
120000
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers16
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers8
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 276
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée0
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée0



 2006-2007
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers2
 Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
020000
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers11
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers1
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 273
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée0
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée0

 2007-2008
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers0
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
000000
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiersS/O
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiersS/O
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27S/O
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectéeS/O
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectéeS/O

5.14 – Les avis destinés aux tiers en vertu de l’alinéa9(1)c) et du paragraphe 27(1) sont-ils envoyés avant l’expiration du délai de 30 jours?

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.15 – Si vous n’avez pas coché « toujours », veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

 S/O

5.16 – Les avis sont-ils envoyés dès que le besoin est reconnu?

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.17 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

 S/O

5.18 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(c) (avis aux tiers), l’institution satisfait-elle aux délais prévus dans laLoi? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

Sans objet - étant donné que nous utilisons rarement ce type de prorogation et que lorsque que nous l'utilisons, nous nous assurons de respecter l'échéance.

5.19 –Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) (avis aux tiers) sont invoquées, l’institution fédérale a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Pas vraiment. Nous les traitons comme toutes les autres consultations.

5.20 – Lorsque des prorogations sont invoquées en vertu des alinéas 9(1)b) et (ou) 9(1)c) – consultations –, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il une partie des documents demandés pour les aspects de la demande qui ne sont pas visés par le processus de consultation?

Toujours PresqueXParfois Rarement Jamais 

5.21 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Lorsque cela est possible, nous effectuons une communication partielle. Toutefois, si l'analyste est d'avis que des documents qui ne sont pas visés par une consultation pourraient être concernés par une recommandation formulée dans le cadre du processus de consultation, il est possible que la communication partielle ne soit pas effectuée. Renseignements supplémentaires fournis le 2 juillet 2008 : Si un analyste de BAC est d’avis que l'information qui fait l’objet d’une consultation n'aura aucun impact sur les autres documents liés à une demande, il effectuera une communication partielle. Par contre, si l'analyste a des réserves en ce qui a trait aux documents envoyés en consultation, il conservera les autres documents jusqu'à ce que toute l’information ait été retournée et qu’elle ait été examinée par nos employés. Notre expérience montre qu’il est généralement plus sûr d'attendre la fin du processus de consultation parce qu'il arrive souvent que les documents retournés comportent des différences.

Exceptions discrétionnaires

6.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception discrétionnaire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication d’information?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Dans le cas du traitement d’une demande visant les dossiers opérationnels relevant de BAC, notre BPR est généralement responsable de l’élaboration de la justification. Dans le cas d’une demande présentée par une autre institution et visant des archives, la justification est habituellement établie par l'autre institution.

6.2 – Lorsqu’une exception discrétionnaire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


6.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception discrétionnaire?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Les justifications sont établies conformément à la réponse fournie à la section 6.1; toutefois il ne s'agit pas d'une exigence écrite.

6.4 – La justification de l’exception discrétionnaire est-elle établie par les BPR et/ou l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Voir la section 6.1

6.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception discrétionnaire au Bureau de l’AIPRP?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Nous contestons la justification si nous ne sommes pas d'accord. Par contre, il n'existe aucune « fonction de contestation de l’exception discrétionnaire ».

Exceptions obligatoires

7.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception obligatoire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication d’information?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile.

En général non, puisque la plupart de nos exceptions obligatoires sont invoquées en vertu de l'article 19 (renseignements personnels). Étant donné que BAC peut invoquer le paragraphe 8(3) de la Loi sur la protection des renseignements privés, l’élaboration de justifications pour appuyer les décisions visant des renseignements personnels entraverait énormément nos activités quotidiennes et compromettrait notre capacité à répondre à nos clients dans les délais.

7.2 – Lorsqu’une exception obligatoire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile.


7.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception obligatoire?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

 Voir la réponse à la section 7.1

7.4 – La justification de l’exception obligatoire est-elle établie par les BPR et/ou l’AIPRP?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

 Voir la réponse à la section 7.1

7.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception obligatoire au Bureau de l’AIPRP?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Nous contestons la justification si nous ne sommes pas d'accord. Par contre, il n'existe aucune « fonction de contestation de l’exception discrétionnaire ».

B. DEMANDES EN PRÉSOMPTION DE REFUS

Partie I  : Demandes reportées de l’exercice 2006-2007
1.Nombre de demandes reportées119
2.Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice6
Partie II  : Nouvelles demandes — à l’exception des demandes inscrites à la Partie I.
3.Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-2008498
4.ANombre de demandes traitées dans le délai de 30 jours358
4.BNombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jourspour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation5
5.Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9118
5.ANombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(a)?12
5.BNombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(b)?110
5.CNombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(c)?0
6.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5)69
6.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5)1
7.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A)12
7.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A)0
8.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B)110
8.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B)0
9.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C)0
9.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C)0
10Combien de demandes étaient en présomption de refus au 31 mars 2008?1

C. PROFIL DES RESSOURCES

1. Profil des employés

Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AIPRP.

Poste à temps pleinClassificationNombreAnnées d’expérience
Directeur (50  %)EX-01117
Gestionnaire de section (2 à 30  %, 1 à 90  %)PM-0535 à 20
Gestionnaire de section (30  %)AS-0412
Adjoint administratif (0  %)AS-0113
Commis (50  %)CR-04121 à 3
Analyste principal (2 à 30  %, 7 à 90 %)PM-0491 à 20
Analyste de documents du personnel (30  %)PM-03161 à 20
Agent de documents du personnel (0  %)PM-0112
Poste à temps partielClassificationNombreAnnées d’expérience
S/O   
    
Consultant embauché pour traiter des demandes de communicationClassificationNombreAnnées d’expérience
S/O   
    

2. Budget salarial du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

ExerciceBudget prévuBudget utiliséETP prévusETP utilisés
2007-20081 226 629,37 $1 226 629,37 $2222
2006-2007763 338,16 $763 338,16 $12,8912,89
2005-20061 011 024,11 $1 011 024,11 $19,2019,20

3, Budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

ExerciceBudget prévuBudget utilisé
2007-2008203 790,38 $203 790,38 $
2006-2007197 774,33 $197 774,33 $
2005-2006252 448,85 $252 448,85 $

4, Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation relatifs à l’AI

ExerciceFormation du personnel de l’AIFormation des employés de l’institution en AI
2007-200812 857,00 $10 968,05 $
2006-200710 439,90 $11 034,91 $
2005-20060,00 $8 473,00 $

5, Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour l’embauche d’experts-conseils en AI

ExerciceBudget prévuBudget utilisé
2007-200817 400,00 $17 400,00 $
2006-20075 775,00 $5 775,00 $
2005-20060,00 $74 670,00 $

D. CADRE DE LEADERSHIP

1. – Est-ce que le coordonnateur s’occupe exclusivement de l’administration du bureau d’AIPRP?

Oui NonX

2. – Dans la négative, veuillez fournir une liste des autres responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP.

Le coordinateur de l’AIPRP est le directeur de la Division de l’AIPRP et des documents personnels. Cette division est responsable du traitement des demandes officielles et non officielles visant les documents opérationnels et les archives de BAC ainsi que les dossiers personnels des militaires et des civils qui sont sous la garde et le contrôle de BAC.

3.– Lorsque des étapes de traitement des demandes, autres que celles mentionnées à la partie A.4 du présent questionnaire, sont établies, qui a le pouvoir attribué par désignation de rendre des décisions relativement à la communication de l’information ou au refus de communiquer l’information (art. 73)?

Cette question ne semble pas s’appliquer à BAC puisque les analystes de l’AIPRP exercent les pouvoirs délégués de décider si les renseignements devraient être communiqués ou non et qu’aucun processus officiel d’approbation n’est en place. Le pouvoir délégué a aussi été conféré aux gestionnaires de sections et au directeur de la Division de l’AIPRP et des documents personnels, au SMA du Secteur des programmes et services et au Bibliothécaire et archiviste.

E. DONNÉES PARTICULIÈRES POUR 2007-2008

Dans la présente partie, l’institution est invitée à fournir des précisions sur l’information fournie en réponse au questionnaire  :

1.– Veuillez décrire les enjeux les plus importants qui ont eu une incidence sur la capacité de votre institution à (i) répondre aux demandes de communication le plus rapidement possible et / ou (ii) communiquer aux demandeurs l’information la plus complète et la plus précise possible.

Un client a présenté 44 demandes exigeant des consultations obligatoires auprès du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS). Ce client s’est ensuite plaint des prorogations invoquées aux fins de la consultation. Deux analystes expérimentées ont pris des congés de maternité, et il a été nécessaire d’offrir une formation approfondie aux personnes qui les ont remplacées. Nous n’avons pas été capables de doter plusieurs postes vacants en raison des restrictions budgétaires.

2. – Les problèmes mentionnés à la Q. 1 étaient-ils prévisibles? Veuillez préciser.

Nous n’exerçons aucun contrôle sur le moment où les demandes sont présentées par les clients, leur nombre et leur droit de porter plainte. Peu importe que les allocations budgétaires aient été prévisibles ou non, le résultat final est que nous ne pouvons pas doter les postes vacants puisque nous devrons respecter notre budget alloué.

F. LES MEILLEURES PRATIQUES

1. – Veuillez décrire les meilleures pratiques élaborées / mises en œuvre par votre institution pour améliorer l’exécution du Programme d’accès à l’information. Si possible, veuillez indiquer comment ces pratiques ont porté fruits.

G. PROFIL DES PLAINTES

Données fournies par le Commissariat à l’information concernant les plaintes déposées au Commissariat et leur règlement.

Voir Fiche de rendement individuelle.