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Questionnaires

Année


2007-2008

Commissariat à l’information du Canada

Questionnaire relatif aux fiches de rendement

2007-2008

Santé Canada

8 juillet 2008

A. PROCESSUS DE DEMANDE DE COMMUNICATION

1. Profil du demandeur

Source
Nombre de demandes
2007-2008
Médias 141
Universités 10
Entreprises 722
Organismes 56
Public 218
Autre 0
Total 1147

2. Classement des demandes

2.1 – Est-ce que les demandes de communication sont classées de façon particulière (p. ex., demandes de nature délicate, demandes courantes, etc.)?

Oui X Non  

Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si cela est possible, veuillez inscrire le nombre de demandes de communication de chaque catégorie.

Catégorie Définition de la catégorie
Nombre de demandes
2007-2008
Haute sensibilité L'information nécessitera probablement l’élaboration d’infocapsules 117

2.2 – Dans l’affirmative, qui prend la décision de classer une demande de communication?

Le classement dans la catégorie « Haute sensibilité » revient à la Division de l’AIPRP de concert avec le secteur d’activités et le cabinet du sous-ministre.

2.3 – Dans l’affirmative, existe-t-il un processus particulier relativement à ces classements ? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

À la réception des demandes, la Division de l’AIPRP et le secteur d'activités effectuent une évaluation initiale de la sensibilité. Le cabinet du sous-ministre examine ensuite la liste à des fins d'approbation.

Service à la clientèle

3.1 – En moyenne, votre institution prend combien de temps pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de laLoi ? (c.-à-d. le temps écoulé entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée).

Le temps de traitement moyen d’une demande d’AIPRP à Santé Canada est de 75 jours, avec les prorogations et les consultations auprès des tiers.

3.2 – Communication au demandeur  
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 1147
Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 1164
Nombre de pages examinées 336 435
Nombre de pages communiquées en totalité 165 331 (le logiciel d’AIPRP ne fait pas la différence entre les pages communiquées « en totalité » et les pages communiquées « en partie »)
Nombre de pages communiquées en partie 165 331 (le logiciel d’AIPRP ne fait pas la différence entre les pages communiquées « en totalité » et les pages communiquées « en partie »)

Renseignements supplémentaires fournis au CI le 20 août 2008 :

Pages examinées (2005-2006) : 171 131

Pages examinées (2006-2007) : 357 913

3.3 – Suites données aux demandes traitées pendant la période Nombre de demandes
Tous les documents ont été communiqués 163
Les documents ont été communiqués en partie
1-20% 21-40% 41-60% 61-80% 81-99%
    558    
Rien n’a été communiqué (documents exclus) 7
Rien n’a été communiqué (documents exemptés) 47
Il n’existe pas de document 196
Demandes transférées 26
Demandes impossibles à traiter Incluses dans « Il n’existe pas de document »
Demandes abandonnées par le demandeur 166
Demandes traitées de façon officieuse 1
Total des demandes traitées 1164
Demandes reportées 356
3.4 – Profil des transferts  
Demandes transférées dans les 15 jours 26
Demandes transférées après 15 jours 0
Total des demandes transférées 26
Transferts refusés 0

3.5 – Consultations    
Reçues  :  
Nombre de consultations reçues 184
Nombre de pages à examiner 6622
(Cette question concerne le Bureau du Conseil privé seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant des documents confidentiels du Cabinet (Veuillez consulter le Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire) (art. 69)  
(Cette question concerne le ministère des Affaires étrangères et du commerce international seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)  
(Cette question concerne l’Agence des services frontaliers du Canada et la Gendarmerie royale du Canada seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)  
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultations Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
Envoyées  :  
Nombre de consultations envoyées 351
Nombre de pages envoyées pour examen Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) 20
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) 22
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) 68
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyées Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.

3.6 – De toutes les demandes de communication reçue durant la période visée par l’évaluation, quel est le pourcentage de ces demandes ayant nécessité de la part de votre institution des consultations (en vertu de l’alinéa 9(1)(b)) auprès d’autres institutions fédérales)?

31,6 p. 100

3.7 – Votre institution a-t-elle une politique, une pratique ou un autre instrument, comme un protocole (écrit ou non, veuillez préciser), relativement à la façon dont sont traitées les demandes de consultation reçues d’une autre institution ou envoyées à une autre institution ou à un tiers?

Oui   Non X

Les demandes sont traitées comme toutes les autres demandes .

3.8 – Priorité  : Les consultations sont-elles traitées en priorité?

Oui   Non X

4. Temps de traitement des demandes

4.1 – Modèle de traitement – Étapes
Jours prévus Nombre moyen de jours consacrés
Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) 1 S/O
Recherche au BPR 7 15
Examen des documents 5
Préparation des documents 7
Approbation ou autre – AIPRP 6
Approbation ou autre – BPR 7
Communication par le Bureau de l’AIPRP 1
Le système ne produit pas ce rapport

4.2 – Outre les étapes indiquées au point 4.1, votre institution applique-t-elle d’autres processus d’approbation ou d’examen pour les demandes qui sont catégorisées d’une manière particulière comme en A.2 plus haut? Dans l’affirmative, veuillez en indiquer les étapes.

Nom de l’étape Nombre de jours prévus Nombre moyen de jours consacrés
Cabinet du sous-ministre 5 jours 19 (selon les 54 demandes envoyées au BSM pendant la période visée par le rapport)

4.3 – Dans l’affirmative, veuillez expliquer, pour chaque étape, avec le plus de détails possible la raison d’être et l’objet de cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen.

Les demandes de la catégorie « Haute sensibilité », sont transmises au BSM et aux responsables des Communications 5 jours avant la communication des renseignements à des fins d'information et pour permettre l'élaboration des infocapsules, s'il y a lieu.

4.4 – Veuillez indiquer si cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen s’applique 1) à une catégorie ou un type précis de demandes, 2) systématiquement à toutes les demandes de communication ou 3) au cas par cas.

Cette étape supplémentaire s'applique uniquement aux demandes de la catégorie « Haute sensibilité ».

4.5 Veuillez indiquer si les rôles et les responsabilités associés à cette étape d’approbation ou d’examen sont clairement établis dans une décision ou une politique.

Le processus de traitement des demandes de la catégorie « Haute sensibilité » est décrit à l'annexe A et dans le diagramme fourni à l’annexe B, décrivant le traitement des demandes d'AIPRP de la catégorie « Haute sensibilité ».

4.6 – À votre avis, cette étape supplémentaire entraîne-t-elle une augmentation du temps nécessaire pour la communication de l’information demandée?

Toujours   Presque toujours   Parfois X Rarement   Jamais  

Le temps requis par le CSM varie selon la complexité de la demande. Sur les 54 demandes examinées par le CSM pendant la période visée par le rapport, cette étape a entraîné des retards dans 11 cas. Par conséquent, 99 p. 100 de ces demandes ont été traité selon les délais.

5. Profil des prorogations

5.1 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu de l’article 9, est-ce qu’une justification de la décision d’invoquer une prorogation est inscrite au dossier? Veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse.

Les prorogations sont invoquées conformément aux dispositions de l'article 9 et, dans le cas, d'une interprétation complexe de la Loi, des justifications sont ajoutées dans les remarques inscrites au dossier.

5.2 – À la suite d’une prorogation, s’il est peu probable que le délai prorogé sera respecté, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il avec le demandeur pour l’informer de ce qui suit  :

a) La réponse sera en retard

Toujours X Presque toujours   Parfois   Rarement   Jamais  

b) La date prévue pour l’envoi de la réponse définitive

Toujours X Presque toujours   Parfois   Rarement   Jamais  

c) Le droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information

Toujours X Presque toujours   Parfois   Rarement   Jamais  

5.3 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse donnée aux points 5.2 a), b) et c).

Aucune autre information n'est requise.

5.4 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) – Grand nombre de documents demandés et Entrave au fonctionnement de l’institution fédérale.

  2005-2006
Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180

Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents) 135 362 19 0 2 2

  2006-2007
Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180

Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents) 170 167 5 5 0 7

  2007-2008
Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180

Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents) 138 314 12 13 0 3

Renseignements supplémentaires fournis au CI le 7 août 2008 :

À propos des justifications de 5 demandes ayant fait l’objet d’une prorogation de 151 à 180 jours dans le Questionnaire relatif aux fiches de rendement (Tableau 5.4, 2007-2008) : j'aimerais d’abord souligner que la complexité de la demande est l'un des facteurs examinés lorsque nous invoquons une prorogation. En général, les demandes qui exigent plusieurs consultations ou des consultations auprès de tiers qui ne sont pas au Canada font l’objet de prorogations assez longues. Les entrées relatives aux activités de ces demandes montrent que la Division a demandé dans ces cas deux prorogations consécutives de 60 jours en vertu des alinéas  9(1)b) et 9(1)c) et qu’un délai supplémentaire a été négocié avec le demandeur pour les consultations. Les justifications présentement consignées ne sont pas détaillées. Par conséquent, j'ai mis en œuvre un nouveau processus interne exigeant qu’une justification détaillée soit consignée dans le dossier dans le cas des prorogations dépassant 120 jours. Le nouveau processus exige également que les chefs d'équipe et les directeurs approuvent les prorogations et les justifications plus longues. De cette façon, il sera plus facile à l’avenir d’évaluer les justifications de ces prorogations.  

5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une extension invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Les analystes de l’AIPRP discutent d'abord avec les responsables du secteur d'activités avant d'invoquer l'alinéa 9(1)a). Ils évaluent ensuite la durée de la prorogation requise pour examiner le volume de documents en tenant compte du volume pouvant être examiné dans une journée, la charge de travail ainsi que les délais prescrits par la Loi. La décision finale concernant la durée de la prorogation incombe à l'analyste de l’AIPRP.

5.6 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) (grand nombre de documents demandés) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Les analystes gèrent activement les délais et les plans d'action, qu’ils entrent dans le système de suivi des demandes (ATIP Flow). Ils utilisent ensuite les rapports de rappels produits par le système pour prendre les mesures requises (par exemple téléphoner aux BPR afin de leur rappeler une échéance prochaine au moment approprié).

5.7 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) – Consultations

  2005-2006
Nombre de jours
  Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution 60 26 0 0 0 0
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone
Pour mener des consultations avec un particulier
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69
Aucun suivi effectué.

  2006-2007
Nombre de jours
  Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution 87 195 0 0 0 0
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone
Pour mener des consultations avec un particulier
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69
Aucun suivi effectué.

  2007-2008
Nombre de jours
  Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution 77 297 30 0 5 13
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone
Pour mener des consultations avec un particulier
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69
Aucun suivi effectué.

5.8 – Si des consultations sont demandées en vertu de l’alinéa 9(1)b),celles-ci sont-elles envoyées dès que le besoin a été reconnu?

Toujours X Presque toujours   Parfois   Rarement   Jamais  

5.9 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Aucune autre information n'est requise. 

5.10 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(b) (consultations)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

La durée d'une prorogation invoquée pour effectuer une consultation dépend des éléments suivants :
  • le ministère responsable de la consultation – certains ministères ont toujours besoin de plus de temps pour traiter les consultations;
  • le volume de documents visé par la consultation;
  • l'endroit où se trouve le tiers (lorsque des documents doivent être envoyés à des organismes internationaux);
  • le nombre de tiers à consulter.

5.11 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, arrive-t-il que, pour certains types de consultations, l’institution visée prend toujours un certain temps? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Dans le cas d’une consultation avec le Bureau du Conseil Privé et le MAECI, nous invoquons la plus longue prorogation possible. Nous effectuons généralement des communications partielles des documents associés à ces demandes en attendant les résultats de la consultation.

5.12 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Les analystes travaillent avec le système de rappels afin de relever les prochaines échéances. Ils envoient ensuite un rappel à ce sujet aux ministères et aux tiers par courrier électronique.

5.13 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) – Avis aux tiers



  2005-2006
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 61
Durée de la prorogation
Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
8 231 15 3 3 2
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée
Aucun rapport disponible dans le système.



  2006-2007
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 292
Durée de la prorogation
Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
12 181 26 5 1 2
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée
Aucun rapport disponible dans le système.

  2007-2008
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 201
Durée de la prorogation
Moins de 30 30 à 90 91 à 120 121 à 150 151 à 180 Plus de 180
12 156 65 6 2 0
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée
Aucun rapport disponible dans le système.

5.14 – Les avis destinés aux tiers en vertu de l’alinéa9(1)c) et du paragraphe 27(1) sont-ils envoyés avant l’expiration du délai de 30 jours?

Toujours X Presque toujours   Parfois   Rarement   Jamais  

5.15 – Si vous n’avez pas coché « toujours », veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.


5.16 – Les avis sont-ils envoyés dès que le besoin est reconnu?

Toujours X Presque toujours   Parfois   Rarement   Jamais  

5.17 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.


5.18 – Lorsqu’une extension est invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(c) (avis aux tiers), l’institution satisfait-elle aux délais prévus dans laLoi? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Toujours X Presque toujours   Parfois   Rarement   Jamais  


5.19 –Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) (avis aux tiers) sont invoquées, l’institution fédérale a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Les analystes de l’AIPRP gèrent les délais et suivent de près les progrès grâce aux rapports de rappels qui permettent d’agir au moment approprié et de s'assurer que le traitement soit le plus efficace possible.

5.20 – Lorsque des prorogations sont invoquées en vertu des alinéas 9(1)b) et (ou) 9(1)c) – consultations –, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il une partie des documents demandés pour les aspects de la demande qui ne sont pas visés par le processus de consultation?

Toujours X Presque   Parfois   Rarement   Jamais  

5.21 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Exceptions discrétionnaires

6.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception discrétionnaire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication d’information?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Lorsqu’une prorogation exige une justification, un document est créé selon les recommandations et la justification préparées par les BPR et les observations des tiers, pour refléter la teneur des discussions avec le BPR ou les tiers.

6.2 – Lorsqu’une exception discrétionnaire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


6.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception discrétionnaire?

Oui Non
  X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


6.4 – La justification de l’exception discrétionnaire est-elle formulée par les BPR et/ou l’AIPRP?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Lorsqu'une exception discrétionnaire a été invoquée et que la justification a fait l'objet d'une discussion, l’information appropriée est consignée dans les recommandations des BPR ou dans les notes prises par l'analyste de l'AIPRP. La justification est par conséquent établie de concert par les BPR et les analystes.

6.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception discrétionnaire au Bureau de l’AIPRP?

Oui Non
  X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Le Bureau de l’AIPRP ne dispose d’aucune fonction de contestation des exceptions discrétionnaires dans les cas où la justification est établie par le BPR. Cependant, la contribution des BPR est très importante dans certains secteurs d'activités. Par exemple, les évaluateurs scientifiques sont beaucoup mieux placés que les analystes de l'AIPRP pour recommander une prorogation en vertu de l'article 20 dans le cas des demandes visant des produits. Dans certains cas, il arrive que la Division de l’AIPRP conteste les recommandations formulées par le programme, et des discussions ont lieu pour assurer l'application de la Loi.

Exceptions obligatoires

7.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception obligatoire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication de l’information?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile.

En général, la justification pour appuyer une exception obligatoire est assez simple. Si l’invocation d’une exception obligatoire nécessite des discussions ou des éclaircissements, cela ressort dans les discussions entre les BPR et l'analyste ou les superviseurs de l'accès à l'information.

7.2 – Lorsqu’une exception obligatoire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile.


7.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception obligatoire?

Oui Non
  X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.


7.4 – La justification de l’exception obligatoire est-elle établie par les BPR et/ou l’AIPRP?

Oui Non
X  

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

 Voir 6.4

7.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception obligatoire au Bureau de l’AIPRP?

Oui Non
  X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

B. DEMANDES EN PRÉSOMPTION DE REFUS

Partie I  : Demandes reportées de l’exercice 2006-2007
1. Nombre de demandes reportées 373
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 397
Partie II  : Nouvelles demandes — à l’exception des demandes inscrites à la Partie I.
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-2008 1147
4.A Nombre de demandes traitées dans le délai de 30 jours 386
4.B Nombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jourspour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 33
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 694
5.A Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(a)? 481
5.B Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(b)? 422
5.C Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(c)? 247
6.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 389
6.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 305
7.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) 332
7.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) 57
8.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) S/O
8.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) S/O
9.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) S/O
9.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) S/O
10 Combien de demandes étaient en présomption de refus au 31 mars 2008? 21

C. PROFIL DES RESSOURCES

1. Profil des employés

Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AIPRP.

Poste à temps plein Classification Nombre Années d’expérience
Oui PM-06 2 5 à 10
Oui PM-05 4 5 à 8
Oui PM-04 7 3 à 5
Oui PM-03 5 2 à 3
Oui PM-02 1 0 à 2
Oui CR-04 4 0 à 2
Poste à temps partiel Classification Nombre Années d’expérience
       
       
       
       
Consultant embauché pour traiter des demandes de communication Classification Nombre Années d’expérience
0,1 personne par année PM-05 ou l’équivalent    
       
       

2. Budget salarial du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

Exercice Budget prévu Budget utilisé ETP prévus ETP utilisés
2007-2008 1 775 341 $ 1 413 809,80 $ 28 24 + 3 ETP*
2006-2007 1 775 341 $ 1 189 573,90 $ 28 25
2005-2006 980 000 $ 998 617,60 $ 14 18

* Des agents chargés de la politique du service de la protection des renseignements personnels de la Division de l’AIPRP (ES-04, 05 et 06) participent de façon importante au traitement des demandes d'AIPRP afin d’accélérer le traitement des demandes reportées. Nous évaluons cette contribution à 3 ETP.

3. Budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI 

Exercice Budget prévu Budget utilisé
2007-2008 310 176 $ 326 329,10 $
2006-2007 363 016 $ 176 470,00 $
2005-2006 336 799 $ 285 413,10 $

4. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation relatifs à l’AI

Exercice Formation du personnel de l’AI Formation des employés de l’institution en AI
2007-2008 42 000 $ 20 000 $
2006-2007 42 000 $ 30 000 $
2005-2006 21 000 $ 30 000 $

5. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour l’embauche d’experts-conseils en AI

Exercice Budget prévu Budget utilisé
2007-2008 67 615 $ 45 070 $
2006-2007 24 363 $ 9 390 $
2005-2006 0 $ 0 $

D. CADRE DE LEADERSHIP

1. – Est-ce que le coordonnateur s’occupe exclusivement de l’administration du bureau d’AIPRP?

Oui   Non X

2. – Dans la négative, veuillez fournir une liste des autres responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP.

À Santé Canada, le coordonnateur supervise les opérations et la politique de la Division de l’AIPRP. Ainsi, en ce qui a trait aux opérations, le coordonnateur possède tous les pouvoirs délégués nécessaires à l’approbation des demandes et il assume d’autres responsabilités administratives.

Dans le secteur de la politique, le coordinateur représente le Ministère dans de nombreux forums internes et externes concernant les politiques sur la gestion des renseignements personnels et sur la santé. Il dirige également l’élaboration et la mise en œuvre des politiques de Santé Canada dans le domaine de la protection des renseignements personnels.


3.– Lorsque des étapes de traitement des demandes, autres que celles mentionnées à la partie A.4 du présent questionnaire, sont établies, qui a le pouvoir attribué par désignation de rendre des décisions relativement à la communication de l’information ou au refus de communiquer l’information (art. 73)?

Conformément à l'ordonnance de délégation des pouvoirs, le coordonnateur est l'autorité désignée pour prendre les décisions relativement à la communication ou refus de communiquer l'information conformément à la Loi.

E. DONNÉES PARTICULIÈRES POUR 2007-2008

Dans la présente partie, l’institution est invitée à fournir des précisions sur l’information fournie en réponse au questionnaire  :  

1.– Veuillez décrire les enjeux les plus importants qui ont eu une incidence sur la capacité de votre institution à (i) répondre aux demandes de communication le plus rapidement possible et / ou (ii) communiquer aux demandeurs l’information la plus complète et la plus précise possible.

Plusieurs enjeux importants ont des incidences sur la capacité de la Division de l’AIPRP de répondre le plus rapidement possible.
  • Maintien en poste et roulement des employés : depuis que de nouvelles organisations sont assujetties à la Loi, il y a un manque chronique de personnel qualifié pour doter les postes d'analystes.
  • Retards prolongés associés à la recherche de documents par les secteurs d'activités :
Bien que la Division alloue 7 jours à la recherche des documents, il arrive souvent qu’une plus longue période s’écoule avant que les documents soient disponibles parce que de grands volumes de documents sont demandés. Certains secteurs d'activités doivent répondre à des demandes de recherche de plus de 4000 pages.
  • Consultations en vertu de l'article 69 : historiquement, ces consultations accusent souvent des retards.
  • Lourdeur de la charge de travail : les analystes de l’AIPRP de Santé Canada travaillent souvent à un grand nombre de demandes. Nous évaluons que, même avec un effectif complet, le nombre de demandes et la quantité de pages à examiner (qui augmente régulièrement) se traduiraient par une charge de travail normale de 35 demandes par analyste.

2. – Les problèmes mentionnés à la Q. 1 étaient-ils prévisibles? Veuillez préciser.

Certains problèmes résultent d’événements incontrôlables, notamment les lacunes causées par l’inclusion de nouveaux organismes dans la Loi et l’augmentation du volume de pages à examiner. Pour répondre à ces défis, la Division de l’AIPRP a élaboré une formation adaptée aux BPR de la région de la capitale nationale et des régions et effectue de fréquents rappels aux BPR pour encourager la conduite de la recherche des documents et de l’examen en temps opportun.

La Division de l’AIPRP étudie la possibilité de nommer les analystes de l’AIPRP à titre de groupe déficitaire afin de pouvoir combler les postes plus rapidement car il est probable que le roulement élevé du personnel assigné à l’AIPRP demeurera un problème pendant les prochaines années.

F. LES MEILLEURES PRATIQUES  

1. – Veuillez décrire les meilleures pratiques élaborées / mises en œuvre par votre institution pour améliorer l’exécution du Programme d’accès à l’information. Si possible, veuillez indiquer comment ces pratiques ont porté fruits.

La Division de l’AIPRP a mis en œuvre plusieurs nouvelles pratiques qui ont permis d’améliorer de manière importante la prestation du programme.
  • Réduction importante de l’arriéré des demandes en présomption de refus reportées des exercices précédents (l’arriéré a été ramené à 21 demandes en présomption de refus reportées en 2008-2009).
  • Grâce à l’approche par portefeuilles qui favorise de meilleures relations de travail entre la Division et les secteurs d’activités et une plus grande compréhension du domaine, les secteurs d’activités interprètent plus justement la Loi et les analystes fournissent des services consultatifs améliorés.
  • Une formation adaptée et des séances de sensibilisation ont permis aux secteurs d’activités de formuler des recommandations éclairées.
Renseignements supplémentaires fournis au CI le 11 juillet 2008 relativement à l’approche par portefeuilles : Le fait d’affecter les analystes de l’AIPRP à des programmes précis ou à une direction générale du Ministère a permis d’établir un lien stable entre le BPR et la Division de l’AIPRP, de s’assurer que les analystes de l’AIPRP comprennent bien les activités du programme, et qu’ils traitent par conséquent plus efficacement les demandes, d’acquérir une compréhensions mutuelle et de réduire les va-et-vient entre le BPR et les analystes de l’AIPRP.

G. PROFIL DES PLAINTES

Données fournies par le Commissariat à l’information concernant les plaintes déposées au Commissariat et leur règlement.

Voir Fiche de rendement individuelle.