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Questionnaires

Année


2007-2008

Commissariat à l’information du Canada

Réponses au questionnaire relatif aux fiches de rendement

2007-2008

Réponse révisée d’Affaires étrangères et Commerce international Canada

17 juillet 2008

  

A. PROCESSUS DE DEMANDE DE COMMUNICATION

1. Profil du demandeur

Source
Nombre de demandes
2007-2008
Médias277
Universités16
Entreprises67
Organismes91
Public285
Autre(Nous avons d'autres sources. Toutefois en raison de la politique SCT, elles doivent toutes correspondre à l'un des cinq groupes ci-dessus.
Total736

2. Classement des demandes

2.1 – Est-ce que les demandes de communication sont classées de façon particulière (p. ex., demandes de nature délicate, demandes courantes, etc.)?

OuiXNon 

Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si cela est possible, veuillez inscrire le nombre de demandes de communication de chaque catégorie.

CatégorieDéfinition de la catégorie
Nombre de demandes
2007-2008
CouranteDemandes d'AIPRP ne nécessitant aucun produit de communication282
Alerte aux CommunicationsDemandes d'AIPRP désignées par les Communications, les Affaires parlementaires ou le BPR comme pouvant nécessiter des produits de communication454

2.2 – Dans l’affirmative, qui prend la décision de classer une demande de communication?

Les Communications; les Affaires parlementaires; les BPR.

2.3 – Dans l’affirmative, existe-t-il un processus particulier relativement à ces classements ? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

L’étape supplémentaire suivante est ajoutée au traitement des demandes classées dans la catégorie Alerte aux Communications : Trois jours ouvrables avant de répondre au demandeur, une copie des renseignements à communiquer est transmise aux responsables des Communications, des Affaires parlementaires ou au BPR afin qu’ils puissent commencer à préparer les produits de communication (c.-à-d. questions et réponses ou infocapsules). Cette étape est réalisée à des fins d’information seulement, aucune rétroaction n'est demandée et la communication des renseignements n’est pas retardée.

Service à la clientèle

3.1 – En moyenne, votre institution prend combien de temps pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de laLoi ? (c.-à-d. le temps écoulé entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée.

132 jours civils Il s'agit du temps de traitement moyen requis pour transmettre notre réponse finale au demandeur dans le cas des 541 demandes qui ont été fermées pendant l'exercice 2007-2008.

3.2 – Communication au demandeur  
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008)736
Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008)541
Nombre de pages examinées237 279 Ce nombre englobe toutes les pages envoyées au Bureau de l’AIPRP et au BPR en réponse aux demandes de communication fermées au cours de l'exercice 2007-2008. Il inclut les documents qui ont été définis comme des duplicata non pertinents ainsi que les documents concernant des demandes qui ont été abandonnées par le demandeur pour différentes raisons.
Nombre de pages communiquées en totalité
Nombre de pages communiquées en partie
35 661

3.3 – Suites données aux demandes traitées pendant la périodeNombre de demandes
Tous les documents ont été communiqués68
Les documents ont été communiqués en partie206 Il est impossible de calculer le pourcentage de renseignements communiqués à l'aide de nos systèmes de suivi et d'imagerie. La seule façon de le faire serait d'examiner chaque dossier individuellement.
Rien n’a été communiqué (documents exclus)3
Rien n’a été communiqué (documents exemptés)4
Il n’existe pas de document126
Demandes transférées14
Demandes impossibles à traiter7
Demandes abandonnées par le demandeur107
Demandes traitées de façon officieuse5
Total des demandes traitées541
Demandes reportées459

Renseignements supplémentaires fournis au CI le 21 août 2008 :

 Demandes de communicationConsultation relative à l'accès à l'information
ExerciceExaminéesCommuni-quéesExaminéesCommuni-quées
2005-200651 80133 64268 261s.o.
2006-200767 33832 51549 38430 596

3.4 – Profil des transferts 
Demandes transférées dans les 15 jours11
Demandes transférées après 15 jours3
Total des demandes transférées14
Transferts refusés0

3.5 – Consultations   
Reçues  : 
Nombre de consultations reçues1025
Nombre de pages à examiner78 370 Ce chiffre englobe toutes les pages examinées dans le cadre des consultations effectuées pendant l'exercice 2007-2008.
(Cette question concerne le Bureau du Conseil privé seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant des documents confidentiels du Cabinet (Veuillez consulter le Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire) (art. 69)S/O
(Cette question concerne le ministère des Affaires étrangères et du commerce international seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)1025 Le paragraphe 15(1) est considéré dans toutes les consultations reçues. Ce chiffre englobe toutes les consultations en matière d'AIPRP reçues au cours de l'exercice 2007-2000.
(Cette question concerne l’Agence des services frontaliers du Canada et la Gendarmerie royale du Canada seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)S/O
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultationsTotal des journées requises. Total des pages examinées Pour les consultations fermées au cours de l'exercice 2007-2008.  Le résultat obtenu ne reflèterait pas le temps consacré à la saisie de la consultation dans notre système de suivi, à la numérisation des demandes dans notre système d'imagerie, à la transmission des documents aux BPR, à l'examen des documents réalisé par les BPR, à l'examen effectué par l'analyste de l’AIPRP, au contrôle de la qualité effectué par le chef d'équipe de l'AIPRP, à l'obtention de la signature de la personne détenant le pouvoir de signer et à la procédure d'expédition par courrier. De plus, dans certains cas, les demandes de consultation que nous recevons doivent être expédiées à l'étranger parce qu’elles s’adressent à des gouvernements étrangers ou des organisations internationales d'État.

Envoyées  : 
Nombre de consultations envoyées303 Consultations envoyées à d'autres institutions fédérales au cours de l'exercice 2007-2008, y compris aux BPR en raison de l'application de l'article 69.
Nombre de pages envoyées pour examenCe chiffre ne peut être obtenu sans effectuer un dénombrement manuel de chaque demande.
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69)28
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)42 demandes envoyées aux autres ministères Ce chiffre englobe toutes les consultations envoyées au ministère de la Défense et au Service canadien du renseignement de sécurité au cours de l'exercice 2007-2008. 249 demandes envoyées à l'étranger Consultations envoyées à des gouvernements étrangers et à des organisations internationales pour assurer le respect de l’article 13 et du paragraphe 15(1) au cours de l'exercice 2007-2008.
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)44 Ce chiffre englobe toutes les consultations envoyées à la GRC et au Service correctionnel du Canada au cours de l'exercice 2007-2008.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyées47 jours civils Temps moyen du traitement des consultations envoyées aux autres ministères pour les demandes d'AIPRP fermées au cours de l'exercice 2007-2008.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69)90 jours civils Temps moyen du traitement des consultations en vertu de l’article 69 pour les demandes d'AIPRP fermées au cours de l'exercice 2007-2008.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)56 jours civils (autres ministères) Temps moyen du traitement des consultations envoyées au ministère de la Défense et au Service canadien du renseignement de sécurité pour les demandes d'AIPRP fermées au cours de l'exercice 2007-2008. 148 jours civils (à l'étranger) Temps moyen du traitement des consultations envoyées à des gouvernements étrangers et à des organisations internationales pour les demandes d'AIPRP fermées au cours de l'exercice 2007-2008.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)17 jours civils Temps moyen du traitement des consultations envoyées à la GRC et au Service correctionnel du Canada pour les demandes d'AIPRP fermées au cours de l'exercice 2007-2008.

3.6 – De toutes les demandes de communication reçues durant la période visée par l’évaluation, quel est le pourcentage de ces demandes ayant nécessité de la part de votre institution des consultations (en vertu de l’alinéa 9(1)(b)) auprès d’autres institutions fédérales?

Remarque : 9(1)(b)?!?! 21 p. 100 des demandes d’AIRPR reçues en 2007-2008 ont fait l'objet d'une prorogation conformément à l'alinéa 9(1)b) demandes d’AIRPR reçues en 2007-2008 avec prorogation aux termes de l’alinéa 9(1)b) nombre total de demandes d’AIRPR reçues en 2007-2008 32,6 p. 100 des demandes d’AIRPR reçues en  2007-2008 ont exigé des consultations auprès d’autres institutions demandes d’AIRPR reçues en 2007-2008 ayant fait l’objet de consultations auprès d’institutions canadiennes et étrangères Nombre total de demandes reçues en 2007-2008

3.7 – Votre institution a-t-elle une politique, une pratique ou un autre instrument, comme un protocole (écrit ou non, veuillez préciser), relativement à la façon dont sont traitées les demandes de consultation reçues d’une autre institution ou envoyées à une autre institution ou à un tiers?

OuiXNon 


3.8 – Priorité  : Les consultations sont-elles traitées en priorité?

Oui Non 

Cette question peut être interprétée de deux façons :  Les consultations que nous recevons sont-elles traitées de manière prioritaire?Non. Les consultations sont traitées sur le même pied que les demandes officielles d’AIPRP.Les consultations que nous envoyons sont-elles marquées et expédiées de façon prioritaire lors du traitement des demandes d’AIPRP officielles?Oui. L'analyste envoie généralement la demande de consultation dans les plus brefs délais.

4. Temps de traitement des demandes 

4.1 – Modèle de traitement – Étapes
Jours prévusNombre moyen de jours consacrés
Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP)2
Recherche au BPR7
Examen des documents13 (incluant les discussions avec le BPR)
Préparation des documents1
Services juridiquesS/O
Communications3
Approbation ou autre – AIPRP3
Approbation ou autre – BPRS/O
Approbation ou autre – Cabinet du SMS/O
Approbation ou autre – Cabinet du ministreS/O
Communication par le Bureau de l’AIPRP1
Nous ne sommes pas en mesure d’extraire ce renseignement de notre système.

4.2 – Outre les étapes indiquées au point 4.1, votre institution applique-t-elle d’autres processus d’approbation ou d’examen pour les demandes qui sont catégorisées d’une manière particulière comme en A.2 plus haut? Dans l’affirmative, veuillez en indiquer les étapes.

Nom de l’étapeNombre de jours prévusNombre moyen de jours consacrés
   
   
   
   

4.3 – Dans l’affirmative, veuillez expliquer, pour chaque étape, avec le plus de détails possible la raison d’être et l’objet de cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen.

 S/O

4.4 – Veuillez indiquer si cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen s’applique 1) à une catégorie ou un type précis de demandes, 2) systématiquement à toutes les demandes de communication ou 3) au cas par cas.

S/O

4.5 Veuillez indiquer si les rôles et les responsabilités associés à cette étape d’approbation ou d’examen sont clairement établis dans une décision ou une politique.

S/O 

4.6 – À votre avis, cette étape supplémentaire entraîne-t-elle une augmentation du temps nécessaire pour la communication de l’information demandée?

Toujours Presque toujours Parfois Rarement Jamais 

 S/O

5. Profil des prorogations

5.1 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu de l’article 9, est-ce qu’une justification de la décision d’invoquer une extension est inscrite au dossier? Veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse.

Oui, par exemple, une justification est incluse dans des courriels, des notes et des appels téléphoniques consignés dans le dossier et dans ATIP Flow.

5.2 – À la suite d’une prorogation, s’il est peu probable que le délai prorogé sera respecté, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il avec le demandeur pour l’informer de ce qui suit  :

a) La réponse sera en retard

Toujours Presque toujours ParfoisXRarement Jamais 

b) La date prévue pour l’envoi de la réponse définitive

Toujours Presque toujours ParfoisXRarement Jamais 

c) Le droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.3 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse donnée aux points 5.2 a), b) et c).

 S/O

5.4 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) – Grand nombre de documents demandés et Entrave au fonctionnement de l’institution fédérale.

 2005-2006Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)
Moins de 30
8
30 à 9091 à 120
140
121 à 150151 à 180Plus de 180
700

Notre système de suivi ne fait pas la différence entre les prorogations en vertu de l'alinéa 9(1)a) invoquées en raison d'un grand volume de recherche ou d'un grand nombre de documents. Les chiffres fournis reposent sur la date à laquelle les demandes ont été reçues et non sur la date à laquelle les prorogations ont été invoquées.

 2006-2007Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)
Moins de 30
89
30 à 9091 à 120
574
121 à 150151 à 180Plus de 180
21311

 2007-2008Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)
Moins de 30
45
30 à 9091 à 120
20429
121 à 150151 à 180Plus de 180
44296

5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

La durée des prorogations en vertu de l'alinéa 9(1)a) est déterminée en fonction des critères suivants : nombre de pages, complexité des renseignements, disponibilité des ressources du BPR (c.-à-d. des situations urgentes dans le programme), nombre de demandes actives à traiter par ce BPR.

5.6 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) (grand nombre de documents demandés) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Le groupe de gestion a mis en œuvre une pratique selon laquelle les analystes assurent un suivi régulier de ces demandes. De plus, les chefs d'équipe effectuent un suivi hebdomadaire de ces dossiers. Renseignements supplémentaires fournis au CI le 3 juillet 2008 : Cette pratique a été adoptée par l'équipe de gestion au cours d'une réunion régulière, et l'information a été transmise aux analystes lors des réunions d'équipes individuelles.

5.7 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) – Consultations

 2005-2006Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal
Pour mener des consultations avec un particulier
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69
13260100

Notre système de suivi ne tient pas compte du motif pour lequel une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)b) a été invoquée. Les chiffres fournis reposent sur la date à laquelle les demandes ont été reçues et non sur la date à laquelle les prorogations ont été invoquées.

 

2006-2007

Nombre de jours

 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal
Pour mener des consultations avec un particulier
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69
28148101212

 

2007-2008

Nombre de jours

 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal
Pour mener des consultations avec un particulier
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69
2558544518

5.8 – Si des consultations sont demandées en vertu de l’alinéa 9(1)b),celles-ci sont-elles envoyées dès que le besoin a été reconnu?

Toujours Presque toujoursXParfois Rarement Jamais 

5.9 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

   

5.10 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(b) (consultations)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

 

Généralement, une prorogation de 30 jours est envisagée. Toutefois, dans le cas de certaines institutions, un appel téléphonique est effectué afin de confirmer le temps moyen de réponse. Dans d'autres cas, les statistiques sont extraites de la base de données ATIP Flow afin de déterminer le temps moyen de réponse.

Renseignements supplémentaires fournis au CI le 3 juillet 2008 :

Puisque que nous n'avons plus l'autorisation de communiquer avec le Secrétariat du conseiller juridique auprès du greffier du Conseil privé, nous invoquons les prorogations selon le nombre moyen de jours pris par le Bureau du Conseil privé pour répondre à nos consultations les plus récentes. 


5.11 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, arrive-t-il que, pour certains types de consultations, l’institution visée prend toujours un certain temps? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

 Non, la procédure décrite à la section 5.10 est utilisée.

5.12 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Même procédure que celle décrite à la question 5.6.

5.13 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) – Avis aux tiers



 2005-2006
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers23 Renseignements supplémentaires fournis au CI le 3 juillet 2008 : (dans le cas des 22 dossiers manquants, aucune prorogation n'a été invoquée puisque nous n'avons pas été en mesure d’invoquer une prorogation en vertu de l'alinéa 9(1)c) au moment où la nécessité de consulter a été constatée.)
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
001000
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers26 jours civils selon les avis envoyés en vertu de l'article 27
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiersImpossible à calculer à l’aide de notre système de suivi, et la réponse serait différente selon la définition de « décision ».
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 2747
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée6 fois pour le total de 3 demandes d'AIPRP
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée0
Les chiffres fournis reposent sur la date de réception des demandes et non sur la date à laquelle les consultations ont été envoyées.



 2006-2007
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers31
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
3230000
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers38 jours civils Selon les avis envoyés en vertu de l’article 27
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiersImpossible à calculer
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 2784
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée1
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée1

 2007-2008
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers14 *
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
1110000
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers27 jours civils * selon les avis envoyés en vertu de l'article 27
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiersImpossible à calculer
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 2726 *
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée1 *
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée0 *

* Ces chiffres augmenteront probablement peu à peu puisque beaucoup de demandes de l'exercice 2007-2008 sont encore en traitement.

5.14 – Les avis destinés aux tiers en vertu de l’alinéa9(1)c) et du paragraphe 27(1) sont-ils envoyés avant l’expiration du délai de 30 jours?

Toujours Presque toujoursXParfois Rarement Jamais 

5.15 – Si vous n’avez pas coché « toujours », veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Tous les efforts possibles sont déployés pour envoyer les avis de prorogation en vertu de l'alinéa 9(1)c) avant l'expiration du délai de 30 jours. Toutefois, si une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)a) a été invoquée et que le Bureau de l'AIPRP ne reçoit pas les documents dans le délai de 30 jours, il est impossible d'envoyer l’avis aux tiers et de prorogation en respectant cette échéance.

5.16 – Les avis sont-ils envoyés dès que le besoin est reconnu?

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.17 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.


5.18 – Lorsqu’une extension est invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(c) (avis aux tiers), l’institution satisfait-elle aux délais prévus dans laLoi? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Toujours Presque toujoursXParfois Rarement Jamais 


5.19 –Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) (avis aux tiers) sont invoquées, l’institution fédérale a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Même réponse qu’à la section 5.6.

5.20 – Lorsque des prorogations sont invoquées en vertu des alinéas 9(1)b) et (ou) 9(1)c) – consultations –, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il une partie des documents demandés pour les aspects de la demande qui ne sont pas visés par le processus de consultation?

Toujours Presque ParfoisXRarement Jamais 

5.21 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

 S/O

Exceptions discrétionnaires

6.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception discrétionnaire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication d’information?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Les notes entrées dans ATPI Image et dans le dossier constituent la justification à l'appui des décisions prises relativement aux exceptions. 

6.2 – Lorsqu’une exception discrétionnaire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Les analystes utilisent souvent les demandes précédentes, la jurisprudence et les rapports annuels du CI lorsqu’une exception discrétionnaire est invoquée.

6.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception discrétionnaire?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Le Bureau est présentement en train de réviser les procédures et les lignes directrices en matière d’AIPRP.

6.4 – La justification de l’exception discrétionnaire est-elle formulée par les BPR et/ou l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Une combinaison des deux.

6.5 – Si l’explication est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception discrétionnaire au Bureau de l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

En cas de désaccord au sujet de la justification du BPR, l'analyste entamera des discussions visant à confirmer la justification. Ces discussions pourront inclure la participation du chef d'équipe, du directeur adjoint et du directeur du Bureau de l'AIPRP.

Exceptions obligatoires

7.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception obligatoire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication de l’information?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile.

Aucune justification n'est préparée lorsque l'exception obligatoire est évidente.

7.2 – Lorsqu’une exception obligatoire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile.

Même réponse qu’à la section 6.2.

7.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception obligatoire?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Même réponse qu’à la section  6.3.

7.4 – La justification de l’exception obligatoire est-elle établie par les BPR et/ou l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Combinaison des deux.

7.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception obligatoire au Bureau de l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Même réponse qu’à la section  6.5.

B. DEMANDES EN PRÉSOMPTION DE REFUS

Partie I  : Demandes reportées de l’exercice 2006-2007
1.Nombre de demandes reportées264
2.Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice74
Partie II  : Nouvelles demandes — à l’exception des demandes inscrites à la Partie I.
3.Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-2008736
4.ANombre de demandes traitées dans le délai de 30 jours174
4.BNombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jourspour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation54
5.Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9410
5.ANombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(a)?357
5.BNombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(b)?155
5.CNombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(c)?12
6.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5)65
6.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5)50
7.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A)92
7.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A)78
8.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B)21
8.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B)18
9.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C)3
9.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C)0
10Combien de demandes étaient en présomption de refus au 31 mars 2008?169

C. PROFIL DES RESSOURCES

1. Profil des employés

Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AIPRP.

Poste à temps pleinClassificationNombreAnnées d’expérience
Directeur (100 % par intérim)EX-01125
Directeur adjoint(100 % occupé, 50 % par intérim)PM-06210 à 19
Chef d'équipe(40 % occupé)PM-0555 à 25
Analyste principal de l'AIPRP(66 % occupé)PM-04152 à 16
Analyste de l'AIPRP (25 % occupé; la mesure de dotation a été complétée)PM-0342
Analyste subalterne de l'AIPRP (83 % occupé; la mesure de dotation devrait commencer sous peu)PM-0261 à 2
Gestionnaire (100 % occupé)AS-0514
Administrateur de systèmes de l'AIPRP (poste vacant; recrutement en cours)AS-031S/O
Adjoint administratif(100 % par intérim)AS-0214
Analyste des systèmes de l'AIPRP (33 % occupé, la mesure de dotation presque terminée)AS-0131
Commis de l'AIPRP (100 % occupé par des employés temporaires; la mesure de dotation devrait commencer sous peu)CR-0430 à 1
Consultant embauché pour traiter des demandes de communicationClassification  
6 consultants ont été embauchés pour traiter les demandes au Bureau de l'AIPRP.   
Un consultant a été embauché par le Bureau de l'AIPRP pour aider un BPR surchargé.   

2. Budget salarial du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

ExerciceBudget prévuBudget utiliséETP prévusETP utilisés
2007-20081,5 M$1,2 M$3021,9
2006-2007$751 k$2011,25
2005-2006$815 k$1313,5

3. Budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

ExerciceBudget prévuBudget utilisé
2007-2008300 k$1,46 M$
2006-2007$954 k$
2005-2006$907 k$

4. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation relatifs à l’AI

ExerciceFormation du personnel de l’AIFormation des employés de l’institution en AI
2007-2008intégréeintégrée
2006-2007intégréeintégrée
2005-2006intégréeintégrée

5. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour l’embauche d’experts-conseils en AI

ExerciceBudget prévuBudget utilisé
2007-2008Dans le budget de fonctionnement1,2 M$
2006-2007Dans le budget de fonctionnement$
2005-2006Dans le budget de fonctionnement600 K$

Les montants sont inclus dans les montants indiqués au tableau 3.

D. CADRE DE LEADERSHIP

1. – Est-ce que le coordonnateur s’occupe exclusivement de l’administration du bureau d’AIPRP?

OuiXNon 

2. – Dans la négative, veuillez fournir une liste des autres responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP.


3.– Lorsque des étapes de traitement des demandes, autres que celles mentionnées à la partie A.4 du présent questionnaire, sont établies, qui a le pouvoir attribué par désignation de rendre des décisions relativement à la communication de l’information ou au refus de communiquer l’information (art. 73)?

Il n'existe aucune autre étape que celles qui sont énumérées à A.4. Le directeur de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est doté des pleins pouvoirs.

E. DONNÉES PARTICULIÈRES POUR 2007-2008

Dans la présente partie, l’institution est invitée à fournir des précisions sur l’information fournie en réponse au questionnaire  :

1.– Veuillez décrire les enjeux les plus importants qui ont eu une incidence sur la capacité de votre institution à (i) répondre aux demandes de communication le plus rapidement possible et / ou (ii) communiquer aux demandeurs l’information la plus complète et la plus précise possible.

  • Au cours des 13 dernières années, la croissance annuelle des demandes de communication du MAECI a été plus grande dans les autres ministères.
  • Le MAECI a connu une augmentation de 13,2 p. 100 des demandes d’AIPRP. Pendant la même période, les consultations ont augmenté de 36,6 p. 100.
  • Les consultations à l’étranger faites au nom des autres ministères occupent une grande partie des ressources de l'AIPRP.
  • Bien que la Direction de l'AIPRP dispose maintenant d'une capacité plus solide, les ressources permanentes sont encore insuffisantes pour assumer la charge de travail actuelle et celle qui est prévue.
  • Les ressources expérimentées disponibles dans la communauté de l'AIPRP sont insuffisantes. Le fait d’être obligé de « former » nos propres analystes grève une grande partie de nos ressources limitées.

2. – Les problèmes mentionnés à la Q. 1 étaient-ils prévisibles? Veuillez préciser.

Jusqu'à un certain point, oui; par contre il était difficile de s'en occuper jusqu'à tout récemment.

F. LES MEILLEURES PRATIQUES

1. – Veuillez décrire les meilleures pratiques élaborées / mises en œuvre par votre institution pour améliorer l’exécution du Programme d’accès à l’information. Si possible, veuillez indiquer comment ces pratiques ont porté fruits.

  • Accroître le nombre de ressources permanentes.
  • Doter tous les postes vacants au sein du service d'AIPRP.
  • La réduction de la charge de travail par analyste de l'AIPRP a permis d'améliorer le maintien en poste à long terme de nos employés expérimentés.
  • Mise en œuvre d'un programme de perfectionnement professionnel à l'intention des analystes de l'AIPRP afin de « former » nos propres employés.
  • Élaborer une analyse de rentabilisation pour mettre en œuvre, à la Direction de l'AIPRP, une capacité stratégique permanente en matière de formation pour s'assurer que tous les analystes de l'AIPRP reçoivent une formation approfondie et disposent des outils nécessaires pour faire leur travail.
  • Mise en œuvre d’un programme de sensibilisation structuré en matière d'AIPRP à l'intention de tous les fonctionnaires du Ministère, y compris un tutoriel en ligne.
  • Création d'un groupe de travail en GI-TI-AIPRP afin d'élaborer des mesures supplémentaires pour harmoniser le processus d'AIPRP au Ministère :
    • simplification de notre processus d'affectation des tâches;
    • élaboration, formation et mise en œuvre d'un système de liaison de l'AIPRP dans l'ensemble du ministère;
    • mise en œuvre d'un système de dossiers partagés qui permettra la transmission instantanée des documents sous format électronique.
  • Révision de nos procédures et nos lignes directrices relativement à l’AIPRP.
  • Production d’un rapport mensuel sur le rendement de l'AIPRP à l'intention des hauts fonctionnaires en vue de l’amélioration du temps de réponse des BPR.
La plupart des initiatives énumérées dans la présente section en sont encore à l'étape de la mise en œuvre. Nos efforts sont présentement axés sur le traitement des demandes, et nous n'avons pas encore réalisé l'analyse comparative de notre productivité. Ceci étant dit, une recherche rapide a permis de constater que notre productivité au cours du premier trimestre du présent exercice avait augmenté de 22 p. 100 par rapport à la même période l'année dernière.

G. PROFIL DES PLAINTES

Données fournies par le Commissariat à l’information concernant les plaintes déposées au Commissariat et leur règlement.

Voir la Fiche de rendement individuelle.