Contenu archivé

L’information dont il est indiqué qu’elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n’est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n’a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

Questionnaires

Année


2007-2008

Commissariat à l’information du Canada

Questionnaire relatif aux fiches de rendement

2007-2008

27 juin 2008

A. PROCESSUS DE DEMANDE DE COMMUNICATION

1. Profil du demandeur

Source
Nombre de demandes
2007-2008
Médias 157
Universités 10
Entreprises 34
Organismes 20
Public 809
Autre 0
Total 1030

2. Classement des demandes

2.1 – Est-ce que les demandes de communication sont classées de façon particulière (p. ex., demandes de nature délicate, demandes courantes, etc.)?

Oui X Non  

Dans l’affirmative, veuillez énumérer et définir les catégories et, si cela est possible, veuillez inscrire le nombre de demandes de communication de chaque catégorie.

Catégorie Définition de la catégorie
Nombre de demandes
2007-2008
Doit être vue par le directeur Le coordinateur (ou le directeur de l'AIPRP) veut examiner l’information avant la communication. Parmi les demandes fermées pendant l’exercice, 39 avaient été classées dans cette catégorie et de ce nombre, 26 avaient été reçues pendant l'exercice.
Doit être examinée par les Communi-cations. Informe les Communications que des produits médiatiques seront peut-être nécessaires. Parmi les demandes fermées au cours de l’exercice, 247 avaient été classées dans cette catégorie.

2.2 – Dans l’affirmative, qui prend la décision de classer une demande de communication?

Doit être vue par le directeur : le directeur détermine quelles demandes seront examinées. Pour ce faire, il évalue les enjeux opérationnels ou la présence d’aspects inhabituels pouvant constituer des précédents. Doit être révisée par les Communications : un conseiller auprès des médias étudie la liste hebdomadaire des nouvelles demandes. Il en sélectionne quelques-unes dont les renseignements devraient être examinés avant la communication pour vérifier si l’information mise à la disposition des responsables des relations auprès des médias est à jour. Les demandes de renseignements sur des personnes en particulier ne sont pas incluses dans la liste hebdomadaire.

2.3 – Dans l’affirmative, existe-t-il un processus particulier relativement à ces classements ? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Doit être vue par le directeur : le directeur examine ces demandes lorsque le traitement est terminé. Cet examen est généralement effectué en même temps que l'examen des Communications, s’il y a lieu. Doit être examinée par les Communications : l’examen est effectué lorsque la demande est transmise au gestionnaire délégué pour fins d'examen et d’approbation des renseignements à communiquer.

Service à la clientèle

3.1 – En moyenne, votre institution prend combien de temps pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de laLoi ? (c.-à-d. le temps écoulé entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée.

En moyenne, 134,64 jours ont été requis pour traiter les 1 197 demandes fermées. Ce laps de temps a été fortement influencé par l'arriéré des demandes liées aux plaintes déposées par le Commissariat à l'information (CI).

(Renseignements supplémentaires fournis au CI le 30 juin 2008 : l'arriéré incluait toutes les demandes reportées de l'exercice précédent qui, pour la plupart, faisaient partie des 393 plaintes déposées par le CI.)

Dans le cas des demandes reçues et fermées pendant l'exercice 2007-2008, le temps moyen de traitement des demandes était de 46,98 jours. Par contre, la moyenne est de 43,23 jours si l'on considère les prorogations.


3.2 – Communication au demandeur  
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 1030
Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 1197
Nombre de pages examinées 267 229
Nombre de pages communiquées en totalité Évalué* à 156 142
Nombre de pages communiquées en partie Évalué* à 23 436

L'ASFC n'est pas d’accord avec la façon dont les pages sont demandées. Le questionnaire demande des données statistiques sur le nombre de pages reçues, communiquées en totalité et communiquées en partie. Aucune donnée statistique n’est demandée sur les pages non communiquées, les duplicata ou les pages non pertinentes. Cette situation donne l'impression que le nombre de pages non communiquées par l’ASFC est beaucoup plus élevé qu’il ne l’est réellement.

Renseignement supplémentaires transmis au CI le 30 juin 2008 :

Afin de refléter correctement le nombre de pages non communiquées, les données statistiques devraient inclure les pages non communiquées, les duplicata et les pages non pertinentes. Si plusieurs de nos directions générales ont le même document et que ce document nous est transmis plusieurs fois en réponse à une demande de communication, un grand nombre de pages seront des duplicatas. Le fait de ne pas demander ce renseignement donnera aux clients et au public en général l'impression que nous soustrayons à la communication beaucoup plus de renseignements qu’en réalité.

REMARQUE : Toutes les pages reçues sont examinées. Il s'agit de la seule façon d'établir si elles répondent à la demande, s’il s'agit de duplicata ou si elles sont pertinentes.

3.3 – Suites données aux demandes traitées pendant la période Nombre de demandes
Tous les documents ont été communiqués 160
Les documents ont été communiqués en partie
1-20% 21-40% 41-60% 61-80% 81-99%
Estimé* 498 93 93 62 155
Rien n’a été communiqué (documents exclus) 5
Rien n’a été communiqué (documents exemptés) 12
Il n’existe pas de document 146
Demandes transférées 30
Demandes impossibles à traiter 10
Demandes abandonnées par le demandeur 92
Demandes traitées de façon officieuse 1
Total des demandes traitées 1197
Demandes reportées 157
 
3.4 – Profil des transferts 
Demandes transférées dans les 15 jours29
Demandes transférées après 15 jours1
Total des demandes transférées30
Transferts refusés0

3.5 – Consultations   
Reçues : 
Nombre de consultations reçues268
Nombre de pages à examiner13 485
(Cette question concerne le Bureau du Conseil privé seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant des documents confidentiels du Cabinet (Veuillez consulter le Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire) (art. 69) 
(Cette question concerne le ministère des Affaires étrangères et du commerce international seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) 
(Cette question concerne l’Agence des services frontaliers du Canada et la Gendarmerie royale du Canada seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)Cette question est interprétée comme suit : toutes les consultations reçues des organismes d’enquête aux termes de l’annexe I de la Loi sur l’accès à l’information.  Parmi les demandes de consultation reçues, 21 répondent à cette exigence. Une des interprétations est que toutes les demandes de consultation reçues sont examinées conformément à l'article 16 – dans ce cas, la réponse serait 268 demandes. La perspective adoptée par l'ASFC est que seules les demandes de consultation présentées par les organismes inclus dans l'annexe 1 de la Loi à titre d'organismes d'enquête sont liées à l'article 16. Parmi toutes les demandes de consultations reçues, j’ai additionné celles qui provenaient des organismes inscrits à l’annexe I de la Loi sur l’accès à l’information.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultations92,88 jours en moyenne pour les 313 demandes traitées.
Envoyées : 
Nombre de consultations envoyées294 demandes sont associées à plusieurs consultations. Nous évaluons que l'ASFC a fait 1 022 demandes de consultation. Ce chiffre repose sur l’examen détaillé de 21 demandes complexes.
Nombre de pages envoyées pour examenLe total est évalué* à 65 030 pages.
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69)Dans le cas des documents confidentiels du Cabinet (art. 69), 27 des demandes fermées au cours de l'exercice 2007-2008 incluaient des consultations avec le Bureau du Conseil privé.
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)Le total est évalué* à 168 consultations.
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)Le total est évalué* à 140 consultations.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyéesLe total est évalué* à 39,42 jours.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69)60,18 jours Pour 52 consultations avec le Bureau du Conseil privé associées à 27 demandes.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15)Impossible de fournir le renseignement demandé. Veuillez prendre connaissance de la justification ci-jointe.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)Impossible de fournir le renseignement demandé. Veuillez prendre connaissance de la justification ci-jointe.
 
3.6 – De toutes les demandes de communication reçues durant la période visée par l’évaluation, quel est le pourcentage de ces demandes ayant nécessité de la part de votre institution des consultations (en vertu de l’alinéa 9(1)(b)) auprès d’autres institutions fédérales)?

Les statistiques suivantes portent sur le nombre de consultations qui ont été envoyées à d’autres institutions fédérales et pour lesquelles une prorogation de délai a été demandée en vertu de l’alinéa 9(1)b). 26,6 p. 100. 294 des 1030 demandes reçues au cours de l'exercice 2007-2008 par l’ASFC ont exigé des consultations auprès d'autres institutions fédérales.

3.7 – Votre institution a-t-elle une politique, une pratique ou un autre instrument, comme un protocole (écrit ou non, veuillez préciser), relativement à la façon dont sont traitées les demandes de consultation reçues d’une autre institution ou envoyées à une autre institution ou à un tiers?

OuiXNon 

Conformément aux documents concernant les rôles et responsabilités des employés, les demandes de consultation reçues par l’ASFC sont traitées comme les autres demandes, sauf variations mineures intervenant dans les cas où des demandes similaires ont déjà été traitées et sont disponibles dans notre système. Le processus interne de consultation (en vue d’obtenir les recommandations des spécialistes du domaine) est entrepris immédiatement.

Un délai de 15 jours est prévu pour le traitement de ces demandes. Dans le cas des consultations qui sont envoyées à d'autres ministères, l'analyste prépare une demande de consultation. Celle-ci sera envoyée par courrier après avoir été approuvée par le chef d'équipe.


3.8 – Priorité : Les consultations sont-elles traitées en priorité?

Oui NonX

Les demandes de consultation sont traitées comme les autres demandes.

4. Temps de traitement des demandes

4.1 – Modèle de traitement – ÉtapesJours prévusNombre moyen de jours consacrés
Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP)3 
Recherche au BPR8 
Examen des documents13 
Préparation des documents0 
Services juridiques0 
Communications2* 
Approbation ou autre – AIPRP4 Incluant un examen par le chef d'équipe et ensuite par un gestionnaire 
Approbation ou autre – BPRSans objet 
Approbation ou autre – Cabinet du SMSans objet 
Approbation ou autre – Cabinet du ministreSans objet 
Communication par le Bureau de l’AIPRPIncluant l'étape d'approbation 

* habituellement en même temps que le processus d’approbation.

4.2 – Outre les étapes indiquées au point 4.1, votre institution applique-t-elle d’autres processus d’approbation ou d’examen pour les demandes qui sont catégorisées d’une manière particulière comme en A.2 plus haut? Dans l’affirmative, veuillez en indiquer les étapes.

Nom de l’étapeNombre de jours prévusNombre moyen de jours consacrés
Doit ëtre vue par le directeurAucun délai prévu47 (voir l'explication ci-dessous)
   
   
   

4.3 – Dans l’affirmative, veuillez expliquer, pour chaque étape, avec le plus de détails possible, la raison d’être et l’objet de cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen.

Veuillez remarquer que l’examen du directeur (Doit être vue par le directeur) est une étape déterminée généralement lors de la réception de la demande et qu’elle se termine juste avant la communication des renseignements. Par conséquent, le nombre de jours indiqué ne correspond pas au temps vraiment consacré par le directeur à l'examen de la demande avant la communication des renseignements. L'examen du directeur est effectué en même temps que le processus d'approbation.

4.4 – Veuillez indiquer si cette étape supplémentaire d’approbation ou d’examen s’applique 1) à une catégorie ou un type précis de demandes, 2) systématiquement à toutes les demandes de communication ou 3) au cas par cas.

Le directeur détermine quelles demandes seront examinées. Pour ce faire, il évalue les enjeux opérationnels ou la présence d’aspects inhabituels pouvant constituer des précédents.

4.5 Veuillez indiquer si les rôles et les responsabilités associés à cette étape d’approbation ou d’examen sont clairement établis dans une décision ou une politique.

Le directeur détermine quelles demandes seront examinées.

4.6 – À votre avis, cette étape supplémentaire entraîne-t-elle une augmentation du temps nécessaire pour la communication de l’information demandée?

Toujours Presque toujours Parfois Rarement JamaisX

5. Profil des prorogations

5.1 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu de l’article 9, est-ce qu’une justification de la décision d’invoquer une prolongation est inscrite au dossier? Veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse.

Alinéa 9(1)a) : l’ASFC a adopté une procédure relativement aux frais associés à la recherche manuelle et à un important volume. Le BPR offre un modèle qui permet d’établir les frais de recherche. Le modèle est également utilisé pour confirmer le volume de documents. Dans le cas des demandes visant un grand nombre de documents, le BPR fournit de la documentation sur les dimensions physiques réelles des documents demandés.

L’ASFC utilise un guide provisoire sur les frais associés aux recherches électroniques. Les principes énoncés dans ce guide ont fait l’objet d’une discussion avec le Commissariat (Sandra George), et notre approche est en principe acceptée. L'élaboration du guide sur la recherche électronique n'est pas terminée.

Alinéa 9(1)b) : lorsqu’il est évident que les documents demandés concernent une autre institution, l’ASFC prépare la demande de consultation et invoque une prorogation adaptée au volume de documents et aux récentes consultations menées auprès de cette institution.


5.2 – À la suite d’une prorogation, s’il est peu probable que le délai prorogé sera respecté, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il avec le demandeur pour l’informer de ce qui suit :

a) La réponse sera en retard

Toujours Presque toujours ParfoisXRarement Jamais 

b) La date prévue pour l’envoi de la réponse définitive

Toujours Presque toujours ParfoisXRarement Jamais 

c) Le droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.3 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse donnée aux points 5.2 a), b) et c).

Lorsqu'une lettre est expédiée, le demandeur est toujours informé à l'égard du droit de porter plainte.


Renseignements supplémentaires fournis au CI le 30 juin 2008 :

En ce qui a trait à l’information transmise aux demandeurs relativement à une réponse qui sera en retard ou à la date prévue pour la communication de la réponse définitive, l’ASFC n'a présentement aucune politique à cet égard. Cette question est laissée au bon jugement des analystes responsables du traitement des demandes.


5.4 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) – Grand nombre de documents demandés et Entrave au fonctionnement de l’institution fédérale.

 2005-2006Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
166    
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)      

L’ASFC consigne dans le même champ les données les recherches « d’un » et « dans un » grand nombre de document.

 2006-2007Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
 71   3
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)      

L’ASFC consigne dans le même champ les données les recherches « d’un » et « dans un » grand nombre de document.

 2007-2008Nombre de jours
 En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents)
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
 10929 154
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents)      

L’ASFC consigne dans le même champ les données les recherches « d’un » et « dans un » grand nombre de documents.

5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation de délai invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

L’ASFC utilise un guide ou une procédure relativement aux frais pour la recherche. Veuillez consulter la procédure ou le guide ci-joint.

5.6 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) (grand nombre de documents demandés) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances sont respectées ou que les retards sont réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Selon la pratique actuelle, l'analyste assure le suivi des progrès, et le BPR nous informe lorsque des problèmes surviennent. De plus, le logiciel affiche un rappel informant l'analyste lorsque des actions devraient se produire, c'est-à-dire lorsque des documents devraient être reçus.

5.7 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) – Consultations

 2005-2006Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution      
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger      
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal      
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone      
Pour mener des consultations avec un particulier      
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69      

Veuillez prendre note que ces données sont conservées dans la base de données du logiciel précédent et qu'il n'est pas facile d'y avoir accès en ce moment.

 2006-2007Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution4215    
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger      
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal172    
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone      
Pour mener des consultations avec un particulier      
Pour mener des consultations en vertu de l’article 6921   1

Veuillez prendre note que l’ASFC n’effectue aucune consultation directe avec des gouvernements étrangers. Ces consultations sont effectuées par l'entremise du ministère des Affaires étrangères. Cela signifie que les consultations auprès d’un gouvernement étranger sont classées dans la catégorie « Consultation avec une autre institution ». Toutefois, cette situation est différente dans le cas des consultations avec des tiers, même lorsque ceux-ci sont à l'extérieur Canada.

 2007-2008 Nombre de jours
 Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
Pour mener des consultations avec une autre institution13474101 1
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger      
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal19173   
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone      
Pour mener des consultations avec un particulier      
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69167211 

Veuillez prendre note que l’ASFC n’effectue aucune consultation directe avec des gouvernements étrangers. Ces consultations sont effectuées par l'entremise du ministère des Affaires étrangères.

5.8 – Si des consultations sont nécessaires en vertu de l’alinéa 9(1)b),celles-ci sont-elles envoyées dès que le besoin a été reconnu?

Toujours Presque toujoursXParfois Rarement Jamais 

5.9 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

La pratique générale consiste à vérifier combien de prorogations sont requises, tant en raison du volume que des consultations externes. Lorsque cette étape est terminée, les prorogations sont invoquées selon le nombre de jours approprié et l’avis requis est expédié au demandeur et au Commissariat (conformément au paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information). 

5.10 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(b) (consultations)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Notre expérience montre que la plupart des consultations en vertu de l’alinéa 9(1)b) sont complétées en moins de 30 jours. Par conséquent, la majorité des prorogations reflète ce délai.
Renseignements supplémentaires fournis au CI le 30 juin 2008 :
Les consultations avec le Bureau du Conseil privé et Affaires étrangères et Commerce international Canada ne respectent habituellement pas le délai de 30 jours. Nos consultations s’adressent en majorité à d'autres ministères, et elles sont généralement terminées en moins de 30 jours. 

5.11 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, arrive-t-il que, pour certains types de consultations, l’institution visée prend toujours un certain temps? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Notre expérience montre que 30 jours est une prorogation raisonnable. Lorsque la consultation est terminée dans ce délai, la demande est finalisée le plus tôt possible.

5.12 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Selon la pratique actuelle, l'analyste assure le suivi des progrès, et l’institution consultée nous informe si des problèmes surviennent. De plus, le logiciel affiche un rappel informant l'analyste lorsque des actions devraient se produire, c'est-à-dire lorsque les observations sur les documents soumis à une consultation devraient être retournées.

5.13 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) – Avis aux tiers

Remarque : en ce qui a trait aux renseignements douaniers, l’ASFC peut invoquer l'article 24 de la Loi sur l'accès à l'information pour les données commerciales qui sont fournies confidentiellement par les importateurs aux fins d'importation. Ceci permet d'éviter les retards associés aux consultations étendues effectuées auprès de tiers dans les cas des demandes de renseignements liés aux importations. Plusieurs importateurs font des importations « ponctuelles » et, souvent, ces importateurs sont des résidents d’autres pays. Dans ces cas, il est très difficile de les consulter. De plus, les renseignements douaniers portent souvent sur l’établissement à l’interne du prix des produits ou sur les processus de fabrication. Notre expérience montre que nous n’obtiendrons pas le consentement à la communication de ces renseignements.



 2005-2006
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers0
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
      
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers 
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée 
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée 



 2006-2007
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers0
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
      
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers 
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée 
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée 

 2007-2008
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers16
Durée de la prorogation
Moins de 3030 à 9091 à 120121 à 150151 à 180Plus de 180
4111   
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers37,42 jours
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers 
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 2766
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée0
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée37

5.14 – Les avis destinés aux tiers en vertu de l’alinéa9(1)c) et du paragraphe 27(1) sont-ils envoyés avant l’expiration du délai de 30 jours?

ToujoursXPresque toujours Parfois Rarement Jamais 

5.15 – Si vous n’avez pas coché « toujours », veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.


5.16 – Les avis sont-ils envoyés dès que le besoin est reconnu?

Toujours Presque toujoursXParfois Rarement Jamais 

5.17 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Il est possible un court laps de temps s’écoule avant l’expédition des avis puisque l'analyste doit s'assurer que tous les renseignements concernant le tiers sont disponibles. Il doit également vérifier si d'autres consultations sont nécessaires avant que les demandes de consultation soient expédiées aux tiers concernés.

5.18 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(c) (avis aux tiers), l’institution satisfait-elle aux délais prévus dans laLoi? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.

Toujours Presque toujours ParfoisXRarement Jamais 

Nous interprétons cette question comme suit : le tiers a-t-il respecté l’échéance prévue par la loi? Au cours de l'exercice 2007-2008, 16 demandes ont exigé des consultations avec des tiers. Sur un total de 66 consultations distinctes, 29 ont respecté l’échéance prévue par la Loi.

5.19 –Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) (avis aux tiers) sont invoquées, l’institution fédérale a-t-elle mis en œuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

Selon la pratique actuelle, l'analyste assure le suivi des progrès, et l’institution consultée nous informe si des problèmes surviennent. De plus, le logiciel affiche un rappel informant l'analyste lorsque des actions devraient se produire, c'est-à-dire lorsque les observations sur les documents soumis à la consultation devraient être reçues.

5.20 – Lorsque des prorogations sont invoquées en vertu des alinéas 9(1)b) et (ou) 9(1)c) – consultations –, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il une partie des documents demandés pour les aspects de la demande qui ne sont pas visés par le processus de consultation?

Toujours Presque Parfois RarementXJamais 

5.21 – Si nécessaire, veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.

En général, il n'est pas nécessaire que l’ASFC effectue des communications partielles. Notre expérience montre que cette pratique peut augmenter le temps de traitement global puisse qu'elle exige plus de ressources. De plus, les renseignements pertinents sont souvent de nature complexe et, sans les observations obtenues par la consultation qui permettent d’analyser les documents dans leur contexte, il pourrait arriver que certains renseignements soient communiqués par erreur. L’ASFC est aussi d’avis qu’elle peut raisonnablement s’attendre à respecter les échéances associées aux prorogations grâce à ses ressources et à ses pratiques actuelles. Il y a des exceptions, et certaines demandes sont examinées au cas par cas. Si un demandeur nous informe de la présence de contraintes cruciales à l’égard du délai de réponse, telles qu’un cas en instance devant un tribunal, l’ASFC envisagera favorablement d’effectuer une communication partielle.

Exceptions discrétionnaires

6.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception discrétionnaire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication d’information?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

La justification est préparée par les BPR et les agents ou elle est associée à d’anciennes demandes visant des renseignements similaires.

6.2 – Lorsqu’une exception discrétionnaire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Lorsque la jurisprudence n'est pas claire, le chef d'équipe en discute avec le gestionnaire. Occasionnellement, les Services juridiques sont consultés.

6.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception discrétionnaire?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

L’affectation des tâches rappelle aux BPR qu'ils doivent présenter des recommandations relativement à la confidentialité des documents. L’importance de cette exigence est renforcée lors des séances de sensibilisation à l’AIPRP. Les recommandations sont étudiées par des analystes et sont ensuite entrées dans le système sous forme de remarques sur des documents précis associés à des précédents ou à de nouveaux enjeux.

6.4 – La justification de l’exception discrétionnaire est-elle formulée par les BPR et/ou l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

La justification est établie par les BPR et les agents ou elle est associée à d’anciennes demandes visant des renseignements similaires.

6.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception discrétionnaire au Bureau de l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Cette question est en partie abordée dans les notes sur l'exercice du pouvoir délégué. Dans le cas où différents points de vue existent, le problème est transmis au gestionnaire et ensuite au coordinateur de l’AIPRP. L’équipe de gestion de la politique sur l’AIRPR et la communication tentera de régler le problème avec les personnes-ressources de la Direction générale et en contactant directement les BPR. Dans certains cas, les Services juridiques sont consultés. Si une impasse importante persiste, la question est soumise à l’attention du Comité de gestion de la haute direction et du président. Il est très rare que cette dernière étape soit nécessaire.

Exceptions obligatoires

7.1 – Lorsqu’une institution invoque une exception obligatoire, prépare-t-elle une justification pour appuyer la décision de refuser la communication de l’information?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile.

La justification est établie par les BPR et est ensuite confirmée par les analystes. Ceux-ci tiennent compte des exceptions invoquées précédemment dans des demandes dd communication visant des renseignements similaires.

7.2 – Lorsqu’une exception obligatoire est invoquée, est-elle fondée sur la jurisprudence et la pratique?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile.

Lorsque la jurisprudence n'est pas claire, le chef d'équipe en discute avec le gestionnaire. Occasionnellement, les Services juridiques sont consultés.

7.3 – Existe-t-il une exigence écrite prévoyant l’élaboration d’une justification lorsqu’il a été décidé d’invoquer une exception obligatoire?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

L’affectation des tâches rappelle aux BPR qu'ils doivent présenter des recommandations relativement à la confidentialité des documents. L’importance de cette exigence est renforcée lors des séances de sensibilisation à l’AIPRP. Les recommandations sont étudiées par des analystes et sont ensuite entrées dans le système sous forme de remarques sur des documents précis associés à un précédent ou à de nouveaux enjeux.

7.4 – La justification de l’exception obligatoire est-elle établie par les BPR et/ou l’AIPRP?

OuiNon
X 

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

La justification est établie par les BPR et est ensuite confirmée par les analystes. Ceux-ci tiennent compte des exceptions invoquées précédemment dans des demandes visant des renseignements similaires.

7.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception obligatoire au Bureau de l’AIPRP?

OuiNon
 X

Veuillez fournir toute information utile relative à cette question.

Cette question est en partie abordée dans les notes sur l'exercice du pouvoir délégué. Dans le cas où différents points de vue existent, le problème est transmis au gestionnaire et ensuite au coordinateur de l’AIPRP. L’équipe de gestion de la politique sur l’AIRPR et la communication tentera de régler le problème avec les personnes-ressources de la Direction générale et en contactant directement les BPR. Dans certains cas, les Services juridiques sont consultés. Si une impasse importante persiste, la question est soumise à l’attention du Comité de gestion de la haute direction et du président. Il est très rare que cette dernière étape soit nécessaire.

B. DEMANDES EN PRÉSOMPTION DE REFUS

Partie I : Demandes reportées de l’exercice 2006-2007
1.Nombre de demandes reportées324
2.Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice204
Partie II : Nouvelles demandes — à l’exception des demandes inscrites à la Partie I.
3.Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-20081030
4.ANombre de demandes traitéesdans ledélai de 30 jours661
4.BNombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jourspour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation137
5.Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9363
5.ANombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(a)?125 12 encore actives
5.BNombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(b)?229 14 encore actives
5.CNombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(c)?9
6.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5)234
6.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5)103
7.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A)75
7.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A)38
8.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B)156
8.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B)59
9.ANombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C)3
9.BNombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C)6
10Combien de demandes étaient en présomption de refus au 31 mars 2008?9

Remarque : L’interprétation de la Partie II est la suivante : les demandes reçues au cours de l’exercice 2007-2008, peu importe la date à laquelle les prorogations ont été invoquées.

Remarque : 1 030 demandes ont été reçues pendant l'exercice, et 875 de ces demandes ont été traitées et fermées au cours de l'exercice. Parmi ces 875 demandes, 661 ont été fermée conformément à l'échéance prévue par la Loi.

C. PROFIL DES RESSOURCES

1. Profil des employés

Veuillez fournir la liste de tous les employés du Bureau de l’AIPRP.

Poste à temps pleinClassificationNombreAnnées d’expérience
DirecteurEX-0114
GestionnairePM-0636 à 7
Chef d'équipePM-0546 à 15
Analyste principal de la politiquePM-05 (y compris les affectations intérimaires)32 à 6
Analyste principalPM-04 (y compris les affectations intérimaires)122 à 10
Analyste subalternePM-0211
Analyste principalPM-01 (y compris les affectations intérimaires)21
Analyste de la politiquePM-0211
FormateurPM-02 (poste intérimaire PM-04)12
Gestionnaire d’affairesPM-0314
Adjoint administratifAS-0123
CommisCR-04 (temporaire)21
    
Poste à temps partielClassificationNombreAnnées d’expérience
CommisCR-04 temporaire11
Consultant embauché pour traiter des demandes de communicationClassificationNombreAnnées d’expérience
AnalysteConsultants en AIPRP145 à 22

Remarque : L’ASFC n’engage pas de consultants uniquement pour traiter les demandes relatives à l’AIPRP. Tout comme les employés à temps plein, les consultants traitent des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La plus grande partie du travail des consultants est consacrée aux demandes associées à Loi sur l’accès à l’information (75 à 80 p. 100).

2. Budget salarial du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

ExerciceBudget prévuBudget utiliséETP prévusETP utilisés
2007-2008$814 944,00 $ 17,04
2006-2007$982 676,15 $  
2005-2006$451 260,00 $ 9,84

3. Budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI

ExerciceBudget prévuBudget utilisé
2007-2008$1 731 967,00 $
2006-2007$822 441,32 $
2005-2006$172 830,00 $

4. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation relatifs à l’AI

ExerciceFormation du personnel de l’AIFormation des employés de l’institution en AI
2007-2008$48 262,00 $
2006-2007$35 585,18 $
2005-2006$5 394,00 $

5. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour l’embauche d’experts-conseils en AI 

ExerciceBudget prévuBudget utilisé
2007-2008$2 586 690,00 $
2006-2007$1 713 323,90 $
2005-2006$217 000,00 $

D. CADRE DE LEADERSHIP

1. – Est-ce que le coordonnateur s’occupe exclusivement de l’administration du bureau d’AIPRP?

Oui NonX

2. – Dans la négative, veuillez fournir une liste des autres responsabilités du coordonnateur de l’AIPRP.

Le coordonnateur de l’AI est responsable des activités liées à l’AIPRP et à la politique sur la communication (il interprète les autorisations régissant les programmes par rapport à l’utilisation et à la communication des renseignements et à l’accès à ceux-ci conformément à l’article 107 de la Loi sur les douanes; il fournit des conseils sur les accords de collaboration concernant l’échange de renseignements et il guide l’orientation stratégique des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

3.– Lorsque des étapes de traitement des demandes, autres que celles mentionnées à la partie A.4 du présent questionnaire, sont établies, qui a le pouvoir attribué par désignation de rendre des décisions relativement à la communication de l’information ou au refus de communiquer l’information (art. 73)?

Les gestionnaires ont les pleins pouvoirs délégués, et les chefs d’équipe ont des pouvoirs délégués partiels. Veuillez consulter la copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs ci-jointe.

E. DONNÉES PARTICULIÈRES POUR 2007-2008

Dans la présente partie, l’institution est invitée à fournir des précisions sur l’information fournie en réponse au questionnaire  :

1.– Veuillez décrire les enjeux les plus importants qui ont eu une incidence sur la capacité de votre institution à (i) répondre aux demandes de communication le plus rapidement possible et / ou (ii) communiquer aux demandeurs l’information la plus complète et la plus précise possible.

Le mandat de l’ASFC exige qu'elle collabore étroitement avec de nombreuses institutions fédérales. Par conséquent, elle doit fréquemment consulter d’autres institutions ou confirmer laquelle assure la première responsabilité à l'égard des documents. D'une année à l'autre, l’augmentation de la charge de travail a exigé un examen régulier des processus et du flux des travaux. Afin de répondre à la croissance de la charge de travail, il a été nécessaire d'effectuer une réorganisation, mais cette transition a eu des impacts sur l'efficacité des opérations. À mesure que les activités de l’ASFC sont mieux intégrées, réorganisées ou assimilées, il devient évident qu’il faudra réaliser des investissements supplémentaires dans les processus de gestion des documents si l’on veut effectuer des recherches de renseignements exhaustives et en temps opportun.
 
2. – Les problèmes mentionnés à la Q. 1 étaient-ils prévisibles? Veuillez préciser.

Les problèmes liés à la création de l’ASFC étaient prévus, mais la croissance de la charge de travail associée à l’AIPRP dépasse beaucoup les prévisions initiales. On examine présentement la nécessité de réaliser des investissements supplémentaires dans les activités de gestion des documents.

F. LES MEILLEURES PRATIQUES

1. – Veuillez décrire les meilleures pratiques élaborées / mises en œuvre par votre institution pour améliorer l’exécution du Programme d’accès à l’information. Si possible, veuillez indiquer comment ces pratiques ont porté fruits.

Au cours de l’année dernière, nous avons investi dans la formation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Plus de 830 employés ont suivi cette formation, ce qui nous a permis d’effectuer la recherche en temps opportun, d'améliorer la qualité des recommandations à l'égard des documents de nature délicate (des recommandations qui reposent plus fréquemment sur une compréhension de la Loi). Un investissement important dans l’achat de logiciels modernes a permis d’améliorer la gestion des cas et l'intervention opportune des gestionnaires lorsque des problèmes sont survenus. Le fait d’embaucher des consultants pour le traitement de certaines demandes complexes a permis aux gestionnaires de consacrer plus de temps à l'intégration ou à l'orientation des nouveaux employés affectés aux activités d’AIPRP.

G. PROFIL DES PLAINTES

Données fournies par le Commissariat à l’information concernant les plaintes déposées auprès du Commissariat et leur règlement.

Voir la Fiche de rendement individuelle.