Table des matières

1 Introduction

Le présent rapport au Parlement décrit les activités du Commissariat à l'information du Canada (le Commissariat) pour l'année 2011-2012 en vertu de la Loi sur l'accès à l'informationNote de bas de page 1. Il a été préparé et est présenté selon l'article 72 de la Loi.

L'objet de la Loi sur l'accès à l'information est de fournir aux Canadiens l'accès aux documents relevant des institutions fédérales, sauf aux documents faisant l'objet d'exceptions et d'exclusions limitées et particulières. La Loi stipule également que toute décision concernant la communication d'information doit faire l'objet d'un examen indépendant du gouvernement. Par conséquent, le Commissariat a été créé en 1983 à titre d'organisme de surveillance se rapportant au Parlement.

Depuis que le Commissariat a été assujetti à la Loi en 2007, nous ne ménageons aucun effort pour offrir des services exemplaires aux demandeurs. Nous avons également déposé, une fois par année, un rapport au Parlement sur l'administration de notre Programme d'accès à l'information. Voici quelques faits saillants de nos activités en 2011-2012 :

  • Nous avons traité les demandes officielles dans un délai moyen de 22 jours.
  • Après avoir mené avec succès un projet pilote l'année précédente, nous avons continué de ne pas percevoir les frais de demande de 5 $. Nous avons conclu que l'annulation des frais n'avait aucun impact sur notre charge de travail.
  • Nous avons affiché des résumés de toutes les demandes traitées sur notre site Web, permettant ainsi à toute personne de demander à consulter les documents communiqués dans le cadre d'une demande antérieure.

Quiconque croit qu'une demande d'accès à l'information nous ayant été soumise n'a pas été bien traitée peut déposer une plainte à ce sujet. Pour prévenir les conflits d'intérêts et assurer l'intégrité du processus de traitement des plaintes, un commissaire à l'information ad hoc indépendant a été chargé d'enquêter sur les plaintes concernant notre traitement des demandes d'accès. Assisté d'un enquêteur, John Sims, le commissaire ad hoc depuis mai 2011, est assujetti aux mêmes obligations et dispose des mêmes pouvoirs que la commissaire à l'information pour mener des enquêtes et faire des recommandations.

  • Au cours de la période couverte par le présent rapport, une plainte a été déposée auprès du commissaire ad hoc au sujet de notre traitement des demandes. Le commissaire à l'information ad hoc a conclu que la plainte ne portait pas sur le traitement d'une demande, mais plutôt sur le processus d'enquête du Commissariat dans son ensemble.

2 Organisation

La commissaire à l'information est une agente du Parlement ainsi qu'une protectrice du citoyen nommée par le Parlement en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Elle reçoit l'appui du Commissariat. Notre mission consiste à mener des enquêtes efficaces, équitables et confidentielles sur les plaintes visant le traitement par des institutions fédérales des demandes d'accès à l'information. Notre travail a pour but de maximiser la conformité à la Loi, tout en favorisant la divulgation de l'information du secteur public. La commissaire se sert d'un vaste éventail d'outils, exerce les activités nécessaires et use de tous les pouvoirs dont elle dispose — communication, médiation, persuasion et règlement de litige, selon les besoins.

Le Commissariat comprend les trois directions suivantes :

  • La Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi enquête sur les plaintes individuelles concernant le traitement des demandes d'accès, mène des activités de règlement des différends et, au besoin, émet des recommandations formelles aux institutions. La direction évalue également la conformité des institutions à l'égard de leurs obligations en vertu de la Loi et effectue des enquêtes et des analyses systémiques.  
  • La Direction des services juridiques représente la commissaire devant les tribunaux et offre des conseils juridiques relativement aux enquêtes et aux questions législatives ou administratives. Elle suit de près différents dossiers comportant des risques de litige pour le Commissariat ou l'accès à l'information en général. Elle assiste également les enquêteurs en leur fournissant des outils de référence à jour et adaptés à leurs besoins concernant les subtilités de la jurisprudence et leur évolution.
  • La Direction des services organisationnels assure un leadership stratégique et institutionnel en planification, en établissement de rapports, en ressources humaines, en gestion financière, en services de sécurité et d'administration, en vérification interne ainsi qu'en technologie et en gestion de l'information. Elle gère les relations externes avec une vaste gamme d'intervenants, notamment le Parlement, le gouvernement et les représentants des médias. Cette direction est également responsable du programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels au sein du Commissariat.

Le Secrétariat de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) traite les demandes d'accès déposées en vertu de la Loi, qui concernent les documents relevant du Commissariat. Son personnel comptait deux membres en 2011-2012 :

  • le directeur du Secrétariat de l'AIPRP, qui est responsable de la gestion du Secrétariat, y compris la surveillance de l'administration des demandes, du développement des politiques et de la formation et qui, à titre de coordonnateur de l'AIPRP, détient aussi la totalité des pouvoirs délégués en vertu de la Loi; et
  • l'agent de l'AIPRP, qui est responsable du traitement des demandes et qui détient certains pouvoirs délégués, comme le transfert des demandes à d'autres institutions, la prolongation des délais, la gestion des frais et les avis à de tierces parties.

3 Ordonnances de délégation de pouvoirs

En vertu de la Loi, la commissaire à l'information est la responsable désignée de l'institution, pour les besoins de l'administration de la législation.

L'ordonnance de délégation de pouvoirs, signé en septembre 2010 (voir annexe A), était en vigueur au début de la période couverte par le présent rapport. Cette ordonnance conférait à la commissaire adjointe par intérim, Politiques, communications et opérations et à la directrice, Gestion de l'information tous les pouvoirs en vertu de la Loi.

Le 21 avril 2011, la commissaire à l'information a affecté John Sims à la fonction de commissaire ad hoc, afin qu'il enquête sur les plaintes déposées contre le Commissariat (voir annexe B).

Le même jour, la commissaire a révoqué les pouvoirs délégués à la commissaire adjointe par intérim (voir annexe C) et directrice, Gestion de l'information (voir annexe D). Une nouvelle ordonnance de délégation de pouvoirs a été conférée en vue de refléter les changements organisationnels. Cette ordonnance confère tous les pouvoirs à la Directrice générale, Services organisationnels et au directeur du Secrétariat de l'AIPRP (voir annexe E).

Le 16 juillet 2011, la commissaire a modifié cette ordonnance pour conférer des pouvoirs limités à l'agent de l'AIPRP (voir annexe F).

4 Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique expose en détail tous les aspects du traitement des demandes reçues par le Secrétariat de l'AIPRP entre le 1er avril 2011 et le 31 mars 2012 (voir annexe G).

Pendant la période couverte par le présent rapport, nous avons reçu 48 demandes en vertu de la Loi. Si nous ajoutons à cela les deux demandes reportées de la période précédente, nous avons traité au total 50 demandes en 2011-2012. De ces demandes, 44 ont été terminées et 6 ont été reportées à l'exercice financier 2012-2013. Ces dernières portent sur un grand nombre de documents et ont été reçues trop tard dans la période pour que nous puissions les traiter avant la fin de mars 2012.

Sur les 48 demandes reçues, 15 portaient sur des dossiers d'enquête, 10 sur des documents administratifs et 14 sur des documents divers. Un total de neuf demandes portaient sur des questions concernant une autre institution. Nous en avons immédiatement transféré sept à l'institution concernée. Les deux demandes restantes étant incomplètes, nous les avons retournées au demandeur avec des instructions pour les préparer et les soumettre convenablement.

4.1 Sources des demandes

Source Nombre de demandes Pourcentage
Public 40 83,5%
Médias 1 2%
Entreprises 3 6,25%
Organisations 3 6,25%
Universités 1 2%
Total 48 100%

 

Au cours de la période couverte par le rapport, près de 83,5 % des demandes provenaient du public, et 12,5 % provenaient à parts égales d'entreprises et d'organisations.

4.2 Charge de travail

Demandes Nombre Pourcentage
Reçues pendant la période couverte par le rapport 48 96%
Reportées de l'exercice financier précédent 2 4%
Total 50 100%

En 2011-2012, nous avons reçu 48 demandes, soit 2 de plus qu'à l'exercice financier précédent. Cependant, le nombre de pages que nous avons dû examiner pour traiter ces demandes a plus que triplé, passant de 7 206 en 2010-2011 à 25 187 en 2011-2012.

4.2.1 Demandes de documents déjà communiqués

Au cours de la période couverte par le rapport, nous avons affiché sur notre site Web, comme nous l'avions fait précédemment, une liste résumant, dans les deux langues officielles, toutes les demandes traitées. Toute personne peut, à partir du site Web du Commissariat, envoyer un message électronique au Secrétariat de l'AIPRP pour demander copie de documents communiqués antérieurement. Nous avons répondu à 19 demandes de ce type en 2011-2012 (une de plus qu'à l'exercice précédent) dans un délai moyen de 4 jours.

4.3 Disposition à l'égard des demandes traitées

Disposition Nombre Pourcentage
Communication totale 7 15,9%
Communication partielle 21 47,8%
Aucune communication (exceptions) 3 6,8%
Aucun document existant 6 13,6%
Transférée 7 15,9%
Total 44 100%

Sur les demandes reçues, 21 (47,8 %) ont donné lieu à une communication partielle des documents. Dans la plupart des cas, les renseignements demandés faisaient l'objet d'exceptions obligatoires nous obligeant à maintenir la confidentialité du processus d'enquête. Les documents ont été entièrement communiqués aux demandeurs dans sept cas, soit 15,9 % des demandes.

4.4 Exceptions invoquées

Sections de la Loi Nombre de demandes* Pourcentage des demandes reçues Nombre total (par section) Pourcentage total des demandes reçues
Alinéa 13(1)(c) (Information obtenue sous le sceau de la confidentialité) 2 4,5% 2 4,5%
Alinéa 16(2)(c) (Protection des bâtiments ou des systèmes) 5 11,4% 5 11,4%
Alinéa 16.1(1)(c) (Enquêtes du Commissariat) 13 29,5% 13 29,5%
Paragraphe 19(1) (Renseignements personnels) 14 31,8% 14 31,8%
Alinéa 20(1)(b) (Renseignements de tiers) 4 9,0% 14 31,8%
Alinéa 20(1)(c) (Renseignements de tiers) 9 20,5% 14 31,8%
Alinéa 20(1)(d) (Renseignements de tiers) 1 2,25% 14 31,8%
Alinéa 21(1)(a) (Avis politique) 1 2,25% 4 9,0%
Alinéa 21(1)(b) (Consultations ou délibérations) 2 4,5% 4 9,0%
Alinéa 21(1)(c) (Positions ou projets) 1 2,25% 4 9,0%
Article 23 (Secret professionnel qui lie l'avocat à son client) 4 9,0% 4 9,0%

* Étant donné qu'une demande peut être visée par plus d'une exception, le total de cette colonne est supérieur aux 44 demandes que nous avons traitées en 2011-2012.

L'exception à la divulgation que nous avons appliquée le plus fréquemment au cours de la période couverte par le rapport a été l'alinéa 19(1), soit dans 14 demandes ou 31,8 % des demandes, afin de protéger les renseignements personnels de particuliers. (Nous avons également appliqué tout autant les différentes exceptions en vertu de l'article 20.) La seconde exception la plus fréquemment appliquée a été l'alinéa 16.1(1)(c), soit dans le cas de 13 demandes ou 29,5 % des demandes, afin de protéger la confidentialité du processus d'enquête. Ces chiffres dénotent un retour aux tendances observées au cours de toutes les périodes couvertes par les rapports, sauf les plus récentes.

4.5 Exclusions citées

Dans deux cas cette année, nous avons dû exclure de la divulgation, en vertu de l'alinéa 68(a), un ouvrage public protégé par le droit d'auteur qui était offert à la vente ailleurs.

4.6 Délais de traitement

Délai Nombre Pourcentage
30 jours ou moins 38 86,4%
De 31 à 60 jours 3 6,8%
De 61 à 90 jours 3 6,8%
Total 44 100%

Pour la troisième année consécutive, le Secrétariat de l'AIPRP a réussi à répondre à la grande majorité des cas dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Aucune demande n'a été en retard (communément appelé « présomption de refus ») à aucun moment.

4.7 Prorogations

Motif 30 jours ou moins 31 jours ou plus Total Pourcentage
Volume/recherche 1 1 2 33%
Consultation 3 0 3 50%
Tierce partie 0 1 1 17%
Total 4 2 6 100%

En 2011-2012, nous avons appliqué des prorogations de délai pour traiter six demandes : quatre étaient de 30 jours ou moins, donnant lieu à des délais de traitement de 31 à 60 jours, et deux étaient de 31 à 60 jours, donnant lieu à des délais de traitement de 61 à 90 jours. Dans deux cas, nous avons prorogé le délai de traitement parce qu'il nous fallait trouver un grand nombre de documents et y faire des recherches. Dans trois autres cas, nous devions consulter d'autres institutions au sujet des documents en question. Aucune de ces trois prorogations n'a excédé 30 jours. Dans un dernier cas, nous avons eu besoin d'une prorogation de plus de 60 jours pour consulter une tierce partie.

4.8 Traductions

Il n'y a eu aucune demande de traduction au cours de la période couverte par le présent rapport.

4.9 Mode de communication

Pour éviter aux demandeurs les frais de reproduction, nous avons produit les réponses sur CD-ROM dans tous les cas où nous avons communiqué des documents (28 demandes). Nous n'avons reçu aucune demande de consultation des documents requis à nos bureaux.

4.10 Frais

Type de frais Montant
Demande 0
Reproduction 0
Total 0$
Frais annulés Fréquence Montant
25 $ ou moins 41 205 $
Plus de 25 $ 0 0
Total 41 205 $

Conscients de notre obligation de prêter assistance aux demandeurs et de faire en sorte que rien n'entrave l'accès à nos documents, nous avons continué de renoncer aux frais de demande de 5 $ dans tous les cas. Nous avions testé cette approche dans le cadre d'un projet pilote l'année précédente afin de déterminer s'il y aurait une augmentation importante du nombre de demandes, ce qui n'a pas été le cas. L'annulation des frais suppose également que nous pouvons éviter les délais associés à leur paiement, et aussi accepter les demandes par voie électronique.

4.11Consultations

Type de consultation Nombre
Demandes de consultation reçues 13
Consultations dirigées vers d'autres institutions 4

Nous avons reçu et traité 13 requêtes d'autres institutions qui voulaient notre avis sur des demandes de documents qui nous concernaient. Notre délai moyen de réponse aux demandes de consultation a été de 4,2 jours. Puisque le Commissariat peut devoir enquêter sur des plaintes concernant n'importe quel dossier, lorsque nous sommes consultés, nous formulons rarement des recommandations officielles sur les documents à communiquer ou à garder confidentiels. Cette approche nous évite de risquer ultérieurement de devoir faire enquête sur nos propres recommandations.

De notre côté, nous avons consulté des institutions au sujet de quatre demandes d'accès. Nous avons déployé des efforts concertés avec les institutions consultées afin de fixer les délais les plus courts possible.

4.12 Coûts

Catégorie de coûts Montant
Salaires 144 766 $
Administration (fonctionnement et gestion) 2 303 $
Total 147 069 $
Années-personnes 1,8

Les frais engagés au cours de la période couverte par le rapport sont calculés sur la base des salaires des membres du Secrétariat de l'AIPRP et des dépenses administratives associées à l'administration de la Loi.

4.13 Obligation de prêter assistance

Nous continuons de tout mettre en œuvre pour nous acquitter de notre obligation de prêter assistance aux demandeurs. Voici quelques exemples des mesures que nous avons prises à ce chapitre en 2011-2012 :

  • Quand des prorogations de délai étaient nécessaires, nous avons communiqué des documents de façon provisoire chaque fois que c'était possible.
  • Lorsque des demandes ont été envoyées à notre bureau par erreur, nous les avons transférées immédiatement à l'institution concernée. Ainsi, nous avons réduit autant que possible le délai de réponse, car la Loi prévoit que le délai de 30 jours commence à la date à laquelle nous recevons la demande.
  • Lorsque la formulation des demandes déposées en vertu de la Loi pouvait entraîner une communication limitée ou que nous étions informés de l'existence de documents supplémentaires d'intérêt, nous en avisions le demandeur et lui donnions la possibilité de modifier sa demande.
  • Quand des consultations étaient nécessaires, nous avons tenté de respecter les délais de traitement les plus courts.

5 Modifications apportées à l'organisation, aux programmes, aux opérations ou aux politiques

En 2011-2012, le Secrétariat de l'AIPRP a été dissocié de la Division de la GI/TI du Commissariat et relève maintenant directement de la Directrice générale, Services organisationnels. Cette restructuration a simplifié le processus d'approbation et favorisé le traitement rapide des demandes.

Après la mise en œuvre réussie de notre nouveau système de gestion des documents électroniques au printemps 2011, nous avons entamé le renouvellement du système de gestion des cas des services juridiques. Nous avons également donné le coup d'envoi à la modernisation de l'architecture de nos réseaux et poursuivi le renforcement de la sécurité de nos systèmes en vue de protéger l'information sensible recueillie auprès des institutions. Nous nous attendons à ce que ces mesures aient des répercussions positives sur notre capacité à récupérer les documents et à répondre aux demandes.

6 Éducation et formation

Au cours de 2011-2012, le Secrétariat de l'AIPRP a tenu, dans les deux langues officielles, des séances individuelles de formation sur la Loi sur l'accès à l'information, sur la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que sur leurs processus connexes. Un total de cinq employés sur près de 100 employés ont suivi cette formation en 2011-2012.

Les Services juridiques ont dispensé de la formation individuelle sur la Loi sur l'accès à l'information à tous les nouveaux employés. Ils ont également offert une séance sur l'alinéa 19(1) (renseignements personnels) de la Loi, dans le cadre de la formation continue pour mettre à jour et renforcer l'expertise de nos enquêteurs sur des articles clés de la Loi. Un total de 30 employés ont participé à cette séance de formation.

7 Plaintes

Une plainte a été déposée auprès du commissaire à l'information ad hoc en 2011-2012.

Comme il s'agissait en fait d'une plainte concernant le processus d'enquête du Commissariat en général, le commissaire ad hoc l'a jugée mal fondée.

Annexe A

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'informationet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Version texte

Annexe B

Délégation du Commissaire à l'information des pouvoirs et fonctions au Commissaire ad hoc en vertu des dispositions de l'article 59 de la Loi sur l'accès à l'information

Version texte

Annexe C

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Version texte

Annexe D

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Version texte

Annexe E

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Version texte

Annexe F

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Information Commissioner's Delegation of authority to the Commissioner <em>ad hoc</em> pursuant to section 59 of the <em>Access to Information Act

Version texte

Annexe G

Information Commissioner's Delegation of authority to the Commissioner <em>ad hoc</em> pursuant to section 59 of the <em>Access to Information Act

Information Commissioner's Delegation of authority to the Commissioner <em>ad hoc</em> pursuant to section 59 of the <em>Access to Information Act

Information Commissioner's Delegation of authority to the Commissioner <em>ad hoc</em> pursuant to section 59 of the <em>Access to Information Act

Information Commissioner's Delegation of authority to the Commissioner <em>ad hoc</em> pursuant to section 59 of the <em>Access to Information Act

Information Commissioner's Delegation of authority to the Commissioner <em>ad hoc</em> pursuant to section 59 of the <em>Access to Information Act

Information Commissioner's Delegation of authority to the Commissioner <em>ad hoc</em> pursuant to section 59 of the <em>Access to Information Act

Information Commissioner's Delegation of authority to the Commissioner <em>ad hoc</em> pursuant to section 59 of the <em>Access to Information Act

Version texte