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LOI SUR L"ACCÈS À L'INFORMATION

Rapport Annuel

1. Introduction

Le présent rapport au Parlement décrit les activités du Commissariat à l’information du Canada qui appuient le respect de la Loi sur l’accès à l’information, la loi canadienne qui régit l’accès à l’information. Il est présenté en vertu de l’article 72 de la Loi1.  

Le but de la Loi est de donner aux Canadiens l’accès à des dossiers appartenant à des institutions fédérales, sauf aux dossiers faisant l’objet d’exceptions et d’exclusions limitées et particulières. La Loi prévoit également que toute décision concernant la communication d’information doit faire l’objet d’un examen indépendant du gouvernement; par conséquent, le Commissariat à l’information du Canada a été créé en tant que mandataire du Parlement.

Le mandat du commissaire à l’information est d’enquêter sur les plaintes formulées par des personnes qui estiment que leurs droits à l’accès n’ont pas été respectés par des institutions fédérales. Le commissaire est également autorisé à porter plainte concernant la demande ou l’obtention de l’accès à des dossiers en vertu de la Loi, s’il a des motifs raisonnables pour le faire2.

Puisque le Commissariat à l’information du Canada a lui-même été assujetti à la Loi en 2007, nous sommes maintenant tenus de rendre des comptes une fois par année sur l’administration de notre propre Programme d’accès à l’information. Le rapport décrit en détail les activités et les réalisations du Programme d’accès à l’information. En voici quelques faits saillants :

  • convergence stratégique des produits, politiques et services relatifs à la technologie de l’information et à la gestion de l’information (GI/TI) permettant aux demandeurs d’accéder plus rapidement à l’information et offrant une plus grande transparence pour les Canadiens;
  • concentration permanente sur la mise en œuvre complète de la disposition législative sur l’obligation de prêter assistance pour veiller au respect de la Loi;
  • élaboration et mise en œuvre de nouvelles approches qui franchissent les divisions organisationnelles afin d’établir un équilibre entre le volume imprévisible de demandes, le besoin d’une analyse de l’AIPRP de haute qualité et les exigences relatives à la capacité organisationnelle permettant de réaliser des projets spéciaux;
  • la reconnaissance par le commissaire à l’information ad hoc des progrès réalisés par le Secrétariat de l’AIPRP et de sa vision selon laquelle le Commissariat à l’information du Canada donne l’exemple aux autres institutions gouvernementales en ce qui a trait au traitement efficace des demandes présentées en vertu de la Loi.

Enfin, pour continuer de sauvegarder l’intégrité du processus lié aux plaintes, on a prolongé un contrat passé avec un ombudsman indépendant. Pendant la majeure partie de la période visée par le rapport, l’honorable W. Andrew MacKay a continué d’exercer les mêmes fonctions imposées par la loi et la même autorité que le commissaire à l’information, soit le pouvoir de recevoir des plaintes contre le Commissariat à l’information du Canada et d’enquêter sur ces plaintes. La délégation est demeurée en vigueur jusqu’à la démission de M. MacKay à la fin de décembre 2009. Une copie de l’arrêté sur la délégation pertinent est jointe à l’annexe A. 

1 Loi sur l’accès à l’information, L.R., 1985, chap. P‑21.
2Ibid. para. 30(3).
Rapport annuel au Parlement 2009‑2010 du Commissariat à l’information du Canada.

2. Organisation

Le commissaire à l’information est un agent du Parlement ainsi qu’un ombudsman nommé par le Parlement en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Le commissaire est appuyé par le Commissariat à l’information du Canada, organisme public indépendant établi en 1983 en vertu de la Loi pour donner suite aux plaintes du public concernant l’accès à l’information.

Le Commissariat compte quatre directions :

  • La Direction du règlement des plaintes et respect de la loi mène les enquêtes et exerce des activités de résolution de conflits afin de régler les plaintes.
  • La Direction des politiques, communications et opérations évalue le rendement des institutions fédérales en vertu de la Loi, mène des enquêtes et des analyses systémiques, donne des orientations stratégiques au Commissariat, dirige les relations externes du Commissariat avec le public, le gouvernement et le Parlement et fournit un leadership stratégique et ministériel dans les domaines de la gestion financière, de la vérification interne et de la gestion de l’information. La Direction des politiques, communications et opérations comprend également le Secrétariat de l’AIPRP.
  • La Direction des services juridiques représente le commissaire en ce qui a trait aux affaires judiciaires et fournit des conseils juridiques sur les enquêtes ainsi que les affaires législatives et administratives.
  • La Direction des ressources humaines supervise tous les aspects de la gestion des ressources humaines et donne des conseils aux gestionnaires et aux employés sur des questions de ressources humaines.

Le Secrétariat de l’AIPRP, qui a été établi au sein de la Direction des politiques, communications et opérations, administre et traite les demandes d’information présentées au Commissariat à l’information du Canada en vertu de la Loi. En 2009-2010, le personnel du Secrétariat était constitué des cinq personnes suivantes :

  • le directeur, Division de la gestion de l’information qui, à titre de coordonnateur institutionnel de l’AIPRP, détient également tous les pouvoirs délégués prévus par la Loi;
  • le sous-directeur, qui est responsable de la gestion du Secrétariat, y compris la surveillance de l’administration des demandes, de l’élaboration des politiques et de la formation;
  • l’analyste principal de l’AIPRP, qui est responsable du traitement des dossiers complexes ou volumineux et de la deuxième révision des demandes traitées;
  • l’analyste subalterne de l’AIPRP, qui administre les demandes moins complexes et dont le volume est plus petit présentées en vertu de la Loi;
  • l’adjointe à l’AIPRP, qui fait la saisie des demandes dans le système électronique, accuse réception des demandes, dispense des services d’imagerie, produit des rapports et est responsable d’autres tâches administratives.

3. Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi

En vertu de la Loi, le commissaire à l’information est le chef désigné de l’institution, aux fins de l’administration des dispositions législatives.

L’arrêté sur la délégation signé le 10 novembre 2008 était toujours en vigueur au début de la période visée par le rapport en question. En vertu de l’article 73, l’ordonnance déléguait la totalité des pouvoirs au commissaire adjoint, Politiques, communications et opérations, au directeur, Gestion de l’information et des connaissances et au directeur, Gestion stratégique des dossiers, qui était auparavant le coordonnateur de l’AIPRP.

Au cours de la période visée par le rapport, trois arrêtés sur la délégation consécutifs ont été établis, qui reflétaient les modifications sur le plan de la dotation au sein de l’organisation. Le premier arrêté, signé le 21 mai 2009, prévoyait que la totalité des pouvoirs liés à l’administration de la Loi était déléguée au sous-commissaire, au directeur intérimaire de la Division de la gestion de l’information et au gestionnaire de l’AIPRP. Le deuxième arrêté, signé le 27 juillet 2009, précisait que les pouvoirs étaient délégués au commissaire adjoint intérimaire, Politiques, communications et opérations, au directeur, Gestion de l’information et au gestionnaire de l’AIPRP. Le dernier arrêté, signé le 18 janvier 2010, répétait la délégation précédente de pouvoirs, de manière à refléter les modifications sur le plan de la dotation qui avaient eu lieu jusque-là.

Des copies des ordonnances de délégation de pouvoirs sont jointes aux annexes B, C, D et E.  

4. Rapport statistique

Le rapport statistique est joint à l’annexe F.

5. Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique décrit en détail tous les aspects des demandes reçues et traitées par le Secrétariat de l’AIPRP du 1er avril 2009 au 31 mars 2010. Pendant cette période, nous avons reçu 28 demandes en vertu de la Loi. Si nous ajoutons à cela les 5 demandes reportées de la période précédente, nous avons traité au total 33 demandes en 2009-2010. De ces demandes, 31 ont été traitées et 2 ont été reportées à la période visée par le rapport de 2010-2011. Ces dernières ont été reçues trop tard dans la période pour que nous les traitions avant la fin de mars 2010.

La tendance relative aux types de demandes reçues cette année est demeurée la même que celle qui avait été observée au cours de la période visée par le rapport précédent, c’est-à-dire que les demandeurs voulaient surtout obtenir des dossiers pour les raisons suivantes (par ordre d’importance) :

  • dossiers d’enquête ouverts ou fermés;
  • demandes liées aux activités contractuelles du Commissariat à l’information du Canada;
  • demandes de dossiers relatifs aux questions de ressources humaines.

5.1 Sources des demandes

  Tableau I—Source des demandes d’AIPRP reçues entre le 1eravril 2009 et le 31 mars 2010  
Source Nombre de demandes Pourcentage
Grand public 17 60,71
Médias 7 25
Secteur commercial 3 10,71
Secteur juridique 1 3,57
Total 28 100

Comme le montre le tableau I, la majorité des demandes d’accès reçues provenaient du grand public, soit 17 (60,71 %). Au deuxième rang, il y avait 7 demandes reçues des médias (25 %), suivies par 3 demandes reçues du secteur commercial (10,71 %). 

5.2 Demandes reçues au cours de la période visée par le rapport

  Tableau II—Demandes d’AIPRP reçues entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010  
Demandes Nombre de demandes Pourcentage
Reçues au cours de la période visée par le rapport 28 84,85
Reportées de l’exercice précédent 5 15,15
Total 33 100

En comparaison avec l’exercice précédent, nous avons observé une diminution du nombre de demandes. En 2009-2010, nous avons reçu et traité 33 demandes, alors que, pendant la période précédente, nous en avions traité 113. Il y a donc eu 85 demandes de moins, soit une baisse de 75,22 %.

Au Secrétariat, il y a toutefois eu, en fait, une augmentation de la charge de travail. Une des premières demandes reçues a entraîné l’examen de plus de 50 000 pages, pour produire 43 000 pages de documents à communiquer. Ce nombre, ajouté à celui des autres demandes présentées en vertu de la Loi, a donné un total d’environ 56 000 pages. Cela représente une augmentation de 40 % de la charge de travail au cours des deux premiers trimestres de l’exercice.

Malgré l’incidence de cette demande sur la charge de travail du Secrétariat de l’AIPRP, nous étions déterminés à continuer de respecter les délais prévus par la Loi et avons réussi à le faire. 

5.3 Réponses données aux demandes traitées

  Tableau III—Réponses données aux demandes traitées entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010  
Réponses Nombre de demandes Pourcentage
Les documents ont été communiqués en partie 23 74,19
Tous les documents ont été communiqués 4 12,9
Demandes abandonnées par le demandeur 2 6,45
Demandes impossibles à traiter 1 3,23
Demandes transférées 1 3,23
Total 31 100

Le résultat le plus fréquent des demandes traitées pendant la période visée par le rapport a été la communication partielle des documents, qui s’est produite dans le cas de 23 dossiers (74,19 %). La plupart des demandes étaient liées à des enquêtes, et les dossiers de réponse étaient assujettis à l’exception obligatoire prévue à l’alinéa 16.1(1)c).

Le deuxième résultat sur le plan de la fréquence était la communication de tous les documents, qui s’est produit dans le cas de quatre (12,9 %) des demandes; ce résultat a été suivi de deux cas (6,45 %) où la demande a été abandonnée par le demandeur. Dans l’un des cas où la demande a été abandonnée, les renseignements étaient accessibles sur notre site Web. Dans l’autre cas, le demandeur a opté pour la communication officieuse du secteur de programme.  

5.4 Exceptions invoquées

  Tableau IV—Exceptions invoquées entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010  
Article de la Loi Nombre de demandes Pourcentage Nombre total Pourcentage total
Alinéa 15(1)a) (Défense) 1 2,33 3 6,98
Alinéa 15(1)c) (Capacités de défense) 2 4,65
Alinéa 16(1)b) (Techniques d’enquêtes/projets d’enquêtes licites) 1 2,33 2 4,65
Alinéa 16(2)c) (Protection de certains bâtiments ou de systèmes) 1 2,33
Alinéa 16.1(1)c) (Enquêtes du Commissariat en cours) 13 30,24 13 30,24
Paragraphe 19(1) (Renseignements personnels) 15 34,88 15 34,88
Alinéa 20(1)b) (Renseignements financiers, scientifiques ou techniques d’un tiers) 1 2,33 4 9,29
Alinéa 20(1)c) (Pertes financières appréciables pour un tiers ou entrave à sa compétitivité) 2 4,65
Alinéa 20(1)d) (Entrave à des négociations menées en vue de contrats) 1 2,33
Alinéa 21(1)a) (Avis politique) 1 2,33 3 6,98
Alinéa 21(1)b) (Consultations ou délibérations) 1 2,33
Alinéa 21(1)d) (Gestion du personnel) 1 2,33
Article 23 (Secret professionnel de l’avocat) 3 6,98 3 6,98
Total 43 100 43 100

Les résultats pour la période visée par le présent rapport correspondent à la tendance observée au cours des exercices précédents. L’exception la plus souvent invoquée durant la période a été la protection des renseignements personnels en vertu du paragraphe 19(1), qui a été citée dans 15 (32,61 %) documents à communiquer. L’incidence de cette exception est due au nombre de demandes relatives à des dossiers de ressources humaines ainsi qu’à la quantité de renseignements personnels contenus dans les dossiers d’enquête.

Sur le plan de la fréquence, la deuxième exception appliquée l’a été en vertu de l’alinéa 16.1(1)c), et ce, dans le cas de 13 (28,26 %) demandes traitées. L’application de l’exception était liée à des enquêtes du Commissariat en cours ou à des dossiers que des établissements avaient fournis à des fins d’enquête.

La troisième exception appliquée, sur le plan de la fréquence, était celle prévue à l’article 20, qui protège les renseignements financiers, scientifiques ou techniques des tiers. L’article 20 a été appliqué dans le cas de cinq (10,87 %) demandes traitées relativement à des dossiers concernant nos activités de passation de contrat.

5.5 Exclusions mentionnées

  Tableau VI—Exclusions mentionnées entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010  
Article de la Loi Nombre Pourcentage
Alinéa 69(1)a) 1 100
Total 1 100

Nous avons reçu une demande pendant la période visée par le rapport où une partie des dossiers a été exclue en vertu de l’alinéa 69(1)a).

5.6 Délais de traitement

  Tableau VI—Délai de traitement des demandes reçues entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010 
Période Nombre Pourcentage
30 jours ou moins 18 58,06
De 31 à 60 jours 12 38,71
De 121 à 180 jours 1 3,23
Total 31 100

Le Secrétariat de l’AIPRP a réussi à traiter la majorité des demandes d’accès reçues dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Même si le tableau VI ci-dessus montre que 18 demandes ont été traitées en 30 jours, il montre que 12 autres demandes ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours après réception. De ces 12 demandes, 10 devraient compter comme ayant été traitées dans les délais initiaux, puisque la date limite établie par la Loi pour leur traitement tombait au cours d’une fin de semaine ou un jour férié, auquel cas la date limite est reportée d’un jour ou deux et est comptée comme telle par le système de gestion des cas. Les deux cas restants correspondent à des demandes qui exigeaient une prorogation du délai initial.

Le délai moyen pour le traitement des demandes était de 32,97 jours, car une longue prorogation de délai (180 jours) a été nécessaire. Ce résultat reflète notre engagement à nous assurer que les prorogations de délai ne sont appliquées que dans des cas exceptionnels et que, même lorsque des consultations sont nécessaires, nous déployons tous les efforts possibles pour traiter la demande en temps opportun.

5.7 Prorogations de délais

  Tableau VII—Prorogations du délai prévu par laLoiappliquées entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010  
Raison 30 jours ou moins 31 jours ou plus Total Pourcentage
Volume/recherche 1 1 2 66,67
Consultation 1 0 1 33,33
Tierce partie 0 0 0 0
Total 2 1 3 100

Nous avons continué à avoir recours aux prorogations de délai uniquement lorsque cela est absolument nécessaire. Par conséquent, nous avons observé une légère baisse par rapport à la période visée par le rapport précédent. La disparité du nombre de demandes traitées pendant l’exercice en cours rend plutôt difficile la comparaison directe entre les chiffres. Toutefois, en ce qui a trait aux pourcentages, on a prorogé le délai du traitement de 10,7 % des dossiers traités au cours de la période visée par le rapport précédent, alors que, pendant la période visée par le présent rapport, on a appliqué une prorogation du délai dans 9,6 % des cas de demandes traitées.

Trois prorogations de délai (66,67 %) ont été appliquées en vertu de l’article 9, de manière à prévoir suffisamment de temps pour le traitement du volume et la recherche de grandes quantités de dossiers, y compris une demande qui a entraîné 43 000 pages de documents à communiquer. Quand la prorogation du délai à 180 jours a été appliquée, nous avons avisé le commissaire à l’information ad hoc. Nous avons consigné notre calcul de la prorogation du délai, et, conformément à l’obligation de prêter assistance, nous avons remis périodiquement des documents à communiquer au demandeur, dès qu’ils étaient accessibles.

Les deux autres prorogations de délai ont été de 14 et de 15 jours; la raison de l’une d’entre elles était pour nous permettre de chercher un gros volume de dossiers, alors que l’autre prorogation de délai a été appliquée afin de nous donner suffisamment de temps pour consulter d’autres institutions fédérales.

5.8 Traductions

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.

5.9 Mode de communication

  Tableau VIII—Mode de communication des dossiers demandés entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010  
Mode Nombre d’occurrences Pourcentage
Exemplaires remis 27 100
Total 27 100

Le mode de communication des dossiers demandés en vertu de la Loi ne correspondait qu’à une seule catégorie au cours de la période visée par le rapport. Nous continuons de prendre des mesures visant à éviter les frais de reproduction en produisant des dossiers en format CD-ROM pour tous les demandeurs, sauf un. En vertu de la disposition sur l’obligation de prêter assistance, nous avons fourni à ce demandeur des copies papier et avons annulé les frais de reproduction, puisque nous ne pouvions pas établir avec certitude que le demandeur avait accès à un ordinateur. Nous n’avons reçu aucune demande visant à donner au demandeur la possibilité de consulter les dossiers demandés.  

5.10 Frais

  Tableau VIII—Frais perçus entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010  
Type de frais Montant
Frais de demande 125 $
Frais de reproduction 0
Total 125 $
Frais annulés Fréquence Montant
25 $ ou moins 3 15 $
Plus de 25 $ 0 0
Total 0 15 $

Au cours de la période visée par le présent rapport, on a annulé les frais de demande dans trois cas.

Dans le premier, en vertu de la disposition sur l’obligation de prêter assistance, un demandeur a demandé des dossiers concernant des remboursements de dépense qui n’avaient pas encore été soumis aux fins de paiement. Nous avons avisé le demandeur que les dossiers étaient incomplets; toutefois, il pouvait recevoir une série complète de dossiers en représentant la demande à une date ultérieure précise. Quand le demandeur a fait le suivi, nous avons annulé les frais de demande, puisque nous avions traité les frais de demande au moment de la première demande, qui avait été abandonnée. En annulant les frais, nous avons permis au demandeur de conserver son droit de porter plainte auprès du commissaire à l’information ad hoc.

Dans un autre cas de demande répétée, nous avons également annulé les frais au lieu de fournir les dossiers de façon officieuse. Cela a permis au demandeur de conserver son droit de porter plainte auprès du commissaire à l’information ad hoc.

La troisième annulation de frais a été accordée à la demande du demandeur, qui a expliqué que ses revenus étaient limités et que le paiement des frais lui occasionnerait des difficultés.  

5.11 Coûts liés à l’administration du Programme d’accès à l’information

  Tableau IX—Coûts liés à l’administration du Programme d’accès à l’information du Commissariat entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010  
Finances Montant
Salaire 222 722 $
Administration (F et E) 25 328 $
Total 248 080 $
Années-personnes (nombre décimal) 4

Les coûts engagés au cours de la période visée par le rapport sont calculés en fonction des salaires des membres du Secrétariat de l’AIPRP (4,5 ETP) et des dépenses administratives associées à l’administration de la Loi. La plupart des dépenses administratives étaient destinées à l’embauche de consultants de l’AIPRP, qui devaient traiter une demande concernant un grand nombre de dossiers, ainsi qu’à la mise à jour et aux droits de permis du système électronique utilisé pour traiter les demandes.  

5.12 Obligation de prêter assistance

Nous continuons de tout mettre en œuvre pour nous acquitter de notre obligation de prêter assistance aux demandeurs. Voici quelques exemples de mesures que nous avons prises à ce chapitre au cours du dernier exercice :

  • Dans les cas où les protections prévues à l’alinéa 16.1(1)c) concernaient des documents que nous avions obtenus d’établissements aux fins d’enquête, nous avons avisé les demandeurs qu’ils devaient présenter des demandes distinctes à l’établissement d’origine pour obtenir ces dossiers.
  • Quand des prorogations de délai ont été nécessaires, nous avons communiqué des documents provisoires.
  • Quand les demandes étaient envoyées au Commissariat par erreur, nous les avons transférées à l’établissement concerné plutôt que de les retourner à l’expéditeur, afin de réduire les délais au minimum pour les demandeurs. De cette manière, le délai de 30 jours prévu par la Loi commençait à partir du moment où nous avions reçu la demande, contrairement à l’établissement d’un délai légèrement plus long pour le demandeur, qui aurait commencé au moment où l’autre établissement aurait accusé réception de la demande.
  • Quand le libellé des demandes aurait pu restreindre les renseignements fournis au demandeur en vertu de la Loi, ou quand nous connaissions l’existence de dossiers d’intérêt additionnels, nous avons avisé le demandeur et lui avons donné le choix de modifier sa demande.
  • Quand des consultations étaient nécessaires, nous avons le plus possible respecté les délais de traitement les plus courts. Quand nous avons reçu les consultations, nous avons négocié un temps de traitement rapide pour nous assurer de ne pas miser sur des prorogations de délai et entraîner ainsi des retards pour les demandeurs.

6. Modifications apportées à l’organisation, aux programmes, aux opérations ou aux politiques

6.1 Stratégie de GI/TI du Commissariat

En décembre 2008, à la suite d’une évaluation préliminaire de notre GI/TI, nous avons élaboré un plan stratégique sur cinq ans qui, par la suite, a été approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Le plan prévoit une révision majeure des services de GI et de TI afin de régler la question de l’investissement dans une infrastructure intégrée, des applications d’entreprise et des politiques et processus à l’appui. Le plan comprend une feuille de route du cheminement et des étapes nécessaires pour que nous puissions faire progresser la GI/TI le plus possible, à titre d’organisation axée sur le processus ayant une infrastructure de solutions commerciales multicouches. 

Parfaire les fonctions de GI et de TI 

Pour faire face aux défis liés à la création de l’accès et à la mise en œuvre des activités prévues pour le premier exercice de la stratégie, nous avons :

  • organisé la TI en la divisant en deux unités, celle des opérations et celle de l’application, et avons doté ces unités en fonction du plan et des ressources disponibles;

  • établi l’ordre de priorité des activités pour permettre au personnel de répartir son temps, au besoin, de manière à respecter les priorités opérationnelles normales ainsi que les priorités stratégiques du projet.

Par la suite, la cible de l’unité des opérations de la TI a changé; elle inclut maintenant la stabilisation du milieu de production actuel et le renforcement des capacités d’élaboration destinées aux initiatives stratégiques.

Nous avons également mis sur pied un Bureau de gestion de projets, qui s’est révélé extrêmement utile pour préparer le terrain en vue de gérer efficacement tous nos projets. Au moyen d’un modèle de plan de travail et de calendrier, nous pouvons gérer et surveiller la situation de tous les projets de GI/TI à partir d’un seul fichier de projet. Chaque projet est créé en équipe par le conseiller spécial de la TI, les gestionnaires de projet et les professionnels qui fournissent les services liés au projet.

En ce qui concerne la fonction de GI, la mise en œuvre de la dotation a commencé au début du nouvel exercice, de manière à ce que nous puissions stabiliser la fonction de GI ainsi que réaliser les éléments clés du programme de GI de notre organisation. Le perfectionnement de la fonction de GI comprenait des activités permanentes telles que les suivantes :

  • assurer la sécurité de la section des dossiers en limitant l’accès et en créant des aires d’entreposage appropriées, si possible;
  • mettre en œuvre des procédures relatives à la présentation de dossiers inactifs au Centre de documents aux fins d’entreposage;
  • donner des conseils et offrir une formation à des cohortes particulières au sein du Commissariat sur la classification des documents confidentiels et le cycle de vie des dossiers;
  • mettre en œuvre les premières réponses annuelles données aux demandes de documents d’enquête traitées et des réponses permanentes données aux demandes de dossiers ministériels en transition traitées, au besoin.

Établissement de partenariats et adaptation

Au début de 2009-2010, notre unité de GI/TI a reconnu que nous faisions face à un défi majeur. Faisant partie d’un petit organisme dont les ressources sont limitées, nous faisions face à un ensemble de problèmes importants liés à la mise en œuvre de la stratégie de GI/TI. Pour relever ce défi, nous avons décidé que la meilleure approche était de repérer et d’adapter les solutions existantes plutôt que de créer des solutions uniques pour le Commissariat.

Nous avons particulièrement bien réussi, au cours du dernier exercice, à repérer des solutions pertinentes possibles et a établir des relations avec d’autres organisations fédérales afin de réutiliser leurs solutions et leur expérience pertinente. Notre plan consiste à adapter ces solutions au Commissariat, puis à poursuivre dans l’esprit de partenariat en communiquant nos réalisations.  

Gouvernance de la GI/TI 

Au début de l’exercice, on a établi le mandat d’un comité directeur de la GI/TI. Ce comité comprend des représentants des échelons de la direction de l’ensemble du Commissariat. Il se réunit deux fois par mois afin d’examiner les problèmes fonctionnels, l’avancement du projet et toute modification pertinente du milieu de la GI/TI. Les discussions et les décisions du comité directeur de la GI/TI ont produit les deux résultats positifs importants suivants :

  • des liens plus forts avec les secteurs d’activités et de meilleures communications entre le personnel de la GI/TI et celui du reste du Commissariat;
  • un forum décisionnel pour les modifications de l’infrastructure de la GI/TI au Commissariat.

6.2 Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Pendant la période visée par le rapport, le Secrétariat de l’AIPRP subissait également une transformation relative à la façon dont il fonctionne et dont il est administré, afin d’offrir aux demandeurs un accès plus facile et plus rapide à l’information et d’améliorer la gestion de l’information.

En travaillant en étroite collaboration avec le personnel de la TI et notre fournisseur de logiciel, le Secrétariat de l’AIPRP s’est assuré que notre système électronique de gestion des demandes fonctionnait de façon optimale et que les utilisateurs avaient reçu toute la formation. Cela nous a permis de faire le maximum d’économies sur le plan du traitement des demandes et de veiller à ce que les demandeurs reçoivent les renseignements demandés dans les délais les plus courts possible.

La meilleure compréhension de notre système électronique de gestion des demandes nous a également permis de gérer électroniquement nos réponses aux plaintes provenant du commissaire à l’information ad hoc et d’accélérer la fermeture de ces dossiers. La mise en œuvre complète de notre système électronique de gestion des demandes a également signifié que nous sommes maintenant en mesure d’afficher le texte de nos demandes sur notre site Web, dans les deux langues officielles, et de produire des exemplaires des documents à communiquer sur demande. Il s’agit d’une étape clé de l’appui de notre cible de transparence ministérielle.

Enfin, le Secrétariat de l’AIPRP a travaillé de façon novatrice pour gérer le caractère imprévisible des demandes au sein de l’unité, pour s’appuyer sur son expertise juridique et faciliter l’accès au bureau de gestion de projets de la TI afin d’appuyer les projets spéciaux à l’intérieur du Commissariat. De cette manière, nous avons assuré la flexibilité nous permettant de répondre aux demandes imprévues, tout en établissant une relation solide de collaboration avec les secteurs commerciaux. Cela a encouragé une meilleure compréhension et un accroissement des capacités à l’interne.

7. Nouvelles politiques ou procédures

Au début de l’exercice, nous nous sommes rendu compte que nous avions besoin d’une stratégie de GI pour établir clairement ce dont nous avions besoin pour moderniser nos pratiques et garantir le respect de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Nous avons alors rédigé un ensemble de politiques relatives à la GI qui englobent l’orientation stratégique générale de la GI pour le Commissariat. Nous avons produit un manuel des procédures décrivant les règles administratives pour l’organisation ainsi que les règles administratives particulières, par fonction. Nous avons également élaboré un système de classification universelle des dossiers axé sur la fonction et des descriptions de dossier, en consultation avec les secteurs d’activités. Parmi les procédures particulières qui ont été incorporées au manuel, mentionnons des lignes directrices à l’intention des gestionnaires concernant ce qu’il faut faire des dossiers générés par des employés, quand ces derniers quittent l’organisation, la façon de classer les documents confidentiels et des détails sur les métadonnées. Ces outils étaient le fondement de notre migration vers un outil électronique ministériel de gestion des dossiers au cours du prochain exercice. 

Nous avons également rédigé l’ébauche du Guide des procédures et politiques, Accès à l’information et protection des renseignements personnels, qui sera affiché sur notre site Web au premier trimestre de 2010-2011. Le guide décrit l’approche que nous avons adoptée pour administrer les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En résumé, les six piliers de notre programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels sont les suivants :  

  • la mise en œuvre complète de la disposition sur l’obligation de prêter assistance;
  • l’application justifiée d’exceptions;
  • la prorogation minimale touchant uniquement les délais;
  • la réponse aux demandes traitées en temps opportun;
  • le maintien du caractère confidentiel de notre processus d’enquête;
  • l’engagement envers la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels en tout temps.

En consultation avec notre Direction des services juridiques, nous avons rédigé quatre directives qui établissent les pratiques particulières en place au sein du Secrétariat de l’AIPRP en ce qui a trait aux éléments suivants :

  • les dispositions de la loi concernant l’obligation de prêter assistance;
  • l’interprétation en profondeur de l’exception obligatoire contenue dans l’alinéa 16.1(1)c) de la Loi au sujet des demandes d’information liées à des enquêtes du Commissariat en cours;
  • l’application des prorogations de délai en vertu de l’article 9 de la Loi;
  • le traitement des consultations reçues d’autres établissements et notre administration des demandes exigeant l’intervention d’autres organisations.

Les directives pratiques seront affichées sur notre site Web au premier trimestre de 2010-2011.

Le Secrétariat de l’AIPRP a également rédigé une politique de divulgation publique, qui établit notre engagement relatif à la communication au public de tous les documents d’intérêt de notre Ministère, de façon équitable et accessible et en temps opportun, afin de rendre possible la transparence, la responsabilisation et la propriété nationale de nos programmes et de nos opérations.  

8. Activités d’éducation et de formation

Au cours de la période visée par le rapport, nous avons tenu trois séances de formation, dans les deux langues officielles, sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les processus connexes.

Le personnel du Secrétariat de l’AIPRP a participé aux activités d’apprentissage organisées par le SCT portant sur des dispositions précises de la Loi; il a également profité d’occasions de perfectionnement professionnel telles que la conférence tenue par l’Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et l’Association canadienne des administrateurs professionnels de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Nous avons également perfectionné et formé des cohortes particulières au sein du Commissariat sur la classification et la manipulation des dossiers confidentiels.  

9. Enquêtes du commissaire à l’information ad hoc

Pendant la période visée par le présent rapport, une seule plainte a été déposée au Commissariat à l’information ad hoc (en août 2009), et le dossier de cette plainte a été fermé au cours du mois où elle a été déposée. Les dossiers de toutes les autres plaintes en suspens des périodes précédentes ont également été fermés cette année.

  Tableau X—Plaintes déposées auprès du commissaire à l’information ad hoc entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010  
Type de plainte Nombre Pourcentage
Non communication de renseignements 1 100
Durée des prorogations 0 0
Évaluation des frais 0 0
Total 1 100

La plainte déposée cette année concernait l’application de l’exception obligatoire de protéger la confidentialité de nos enquêtes en vertu de l’alinéa 16.1(1)c) de la Loi.

En fournissant au demandeur le dossier de réponse, nous avions expliqué la nature obligatoire de l’exception. En vertu de la disposition sur l’obligation de prêter assistance, nous avions également avisé le demandeur qu’il devait présenter une demande distincte à l’organisation concernant les documents qu’elle avait fournis aux fins de l’enquête. Selon le plaignant, nous avions inadéquatement protégé les documents qui nous avaient été fournis par l’organisation aux fins de l’enquête. Nous lui avons répété l’explication concernant l’option de demander les documents à l’organisation. Le commissaire à l’information ad hoc a conclu que la plainte n’était pas fondée et a fermé le dossier le 30 septembre 2009.

  Tableau XI—Résultat des plaintes déposées auprès du commissaire à l’information ad hoc entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010  
Résultat Nombre d’occurrences Pourcentage
Non fondées 4 40
Réglées 4 40
Retirées 2 20
Total 10 100

Dix enquêtes ont été achevées pendant la période visée par le rapport. Des 10, 9 avaient été reportées d’exercices précédents et une a été amorcée et fermée pendant l’exercice en cours.

Le commissaire à l’information ad hoc a conclu que quatre plaintes (40 %) n’étaient pas fondées. Une de ces plaintes concernait l’application de l’alinéa 16.1(1)c), qui prévoit la protection de la confidentialité des enquêtes et, en particulier, des dossiers obtenus d’organisations aux fins de notre enquête. Le commissaire ad hoc a conclu que nous avions appliqué à juste titre l’exception obligatoire et a indiqué que le demandeur avait probablement confondu l’alinéa 16.1(1)c) avec le paragraphe 16(1), qui traite de l’application de la loi.

Les deux autres plaintes non fondées concernaient l’application de prorogations de délai. Dans les deux cas, le commissaire à l’information ad hoc a confirmé que nous avions respecté les dispositions du paragraphe 9(1).

La dernière plainte non fondée était liée au fait que nous avions fourni ou non tous les documents en notre possession. Le commissaire ad hoc a conclu que nous avions respecté notre obligation de fournir tous les dossiers en notre possession.

La nature des plaintes qui ont été réglées variait. Dans un cas, le demandeur s’était plaint du fait que nous ne lui avions pas fourni tous les dossiers que nous avions en notre possession. Plus particulièrement, le demandeur avait demandé des dossiers plus détaillés que ceux qui étaient fournis sur notre site Internet en vertu de la divulgation proactive. En fournissant les dossiers au Secrétariat de l’AIPRP, le bureau de première responsabilité n’avait fourni que les dossiers liés aux déplacements. Le bureau de première responsabilité et le Secrétariat de l’AIPRP ont corrigé la situation immédiatement, une fois avisés de la plainte, et ont pris les mesures appropriées pour veiller à ce que des renvois soient établis entre les dossiers dans l’avenir. Le demandeur a ensuite reçu de nouveaux documents à communiquer.

La deuxième plainte réglée concernait une plainte plus ancienne qui avait été reportée de l’exercice précédent. Le demandeur s’était plaint au sujet de la façon dont nous avions appliqué l’alinéa 16.1(1)c) à une liste de dossiers d’enquête. En examinant les documents à communiquer, nous nous sommes rendu compte que nous avions, par inadvertance, protégé des parties d’un dossier fermé qui auraient pu être communiquées. Nous avons rapidement procédé à un deuxième examen des dossiers et, conscients de notre obligation de prêter assistance, nous avons tenu compte de toutes les enquêtes qui, depuis, avaient été fermées, afin de communiquer plus d’information au demandeur.

La troisième plainte réglée concerne une autre plainte antérieure selon laquelle l’alinéa 16.1(1)c) et le paragraphe 19(1) de la Loi ont tous deux été appliqués de manière inappropriée. Dans ce cas, le commissaire ad hoc a confirmé que nous avions respecté l’alinéa 16.1(1)c), mais il n’a toutefois pas convenu que nous avions respecté le paragraphe 19(1). Le commissaire ad hoc a déclaré que les parties des dossiers non communiquées en vertu du paragraphe 19(1) auraient dû être protégées en vertu de l’alinéa 16.1(1)c). De plus, le commissaire ad hoc n’a pas convenu que nous avions respecté l’alinéa 16.1(1)c) en ne communiquant pas de l’information pertinente par rapport à une procédure en cours dans une organisation autre que le Commissariat. Toutefois, le commissaire ad hoc a reconnu que nous avions fourni des documents à communiquer révisés ainsi que des renseignements additionnels, que nous pouvions alors communiquer en vertu du paragraphe 16.1(2).

La dernière plainte réglée avait également trait à une autre plainte antérieure, où le commissionnaire ad hoc a conclu que l’alinéa 16.1(1)c) avait été appliqué de façon trop large et, par la suite, nous avons communiqué d’autres renseignements au demandeur.

Soulignons que, à mesure que les fonctions du Secrétariat de l’AIPRP ont évolué, l’application de l’alinéa 16.1(1)c) est devenue plus uniforme et que les plaintes liées à la non-communication de renseignements qui ont été déposées au cours des dernières années ont toutes été confirmées par le commissaire ad hoc.

Les demandeurs qui ont retiré les deux plaintes n’ont pas donné la raison du retrait.

Annexe A

Annexe A

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe B

Annexe B

Annexe C

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Annexe D

Annexe D

Annexe E

Annexe E

Annexe F

Annexe F

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe F

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe F