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LOI SUR L"ACCÈS À L'INFORMATION

Annual Report

April 1, 2008 to March 31, 2009

 

1. Introduction

2. Organisation

3. Arrêté sur la délégation

4. Rapport statistique

5. Interprétation du rapport statistique

6. Modifications apportées à l’organisation, aux programmes, aux opérations ou aux politiques

7. Nouvelles politiques ou procédures

8. Éducation et formation

9. Enquêtes du commissaire à l’information ad hoc

Annexe A – Délégation à l’honorable Peter C. de Cory

Annexe B – Révocation de la délégation

Annexe C – Délégation à l’honorable W. Andrew McKay

Annexe D – Délégation au commissaire à l’information, 30 novembre 2007

Annexe E – Délégation au commissaire à l’information, 10 novembre 2008

Annexe F – Rapport statistique

Annexe G – Exigences en matière de rapports supplémentaires

Annexe H – Divergences

1. Introduction

Le présent rapport au Parlement décrit les activités du Commissariat à l’information du Canada relativement au respect de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) conformément à l’article 72.

La LAI a pour objet de conférer aux Canadiennes et Canadiens le droit d’accès aux documents qui relèvent d’une institution fédérale, à l’exception des documents assujettis à certaines exceptions précises. La Loi stipule également que les décisions quant à la communication de renseignements devraient être susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif. Par conséquent, le Commissariat relève directement du Parlement.

Le commissaire à l’information du Canada a pour mandat d’enquêter sur des plaintes déposées par des personnes qui soutiennent que leur droit d’accès n’a pas été respecté par une institution fédérale. Le commissaire peut également prendre l’initiative d’une plainte s’il y a des motifs raisonnables de le faire.

La période du 1er avril 2008 au 31 mars 2009 a été une période très active pour le Commissariat sur plusieurs plans. Voici quelques faits saillants compris dans le présent rapport :

  • Nous avons augmenté la capacité de traitement de demandes du Secrétariat de l’AIPRP. Le financement obtenu du Conseil du Trésor en 2008-2009 nous a permis d’embaucher deux nouveaux analystes de l’AIPRP et d’acheter un système de traitement de demandes électroniques, qui a été implanté à la mi-exercice. Les ressources existantes ont permis de doter un poste d’adjoint de l’AIPRP.
  • Au cours de l’année, nous avons connu une hausse de 20 p. 100 du volume de demandes et une montée en flèche de 414 p. 100 du volume de pages examinées. Malgré l’augmentation de la charge de travail, le Secrétariat de l’AIPRP a eu le taux de conformité qu’à l’exercice précédent.
  • Nous avons fait des progrès importants en matière de gestion de l’information, à la fois au Secrétariat de l’AIPRP et dans l’ensemble de l’organisation. Des améliorations comme la consolidation du réseau, la transformation des processus opérationnels liés à la TI et le passage à la prestation de services par voie électronique nous ont permis de travailler de manière plus efficace, tout en favorisant l’accès à l’information pour nos clients.

En dernier lieu, afin de continuer de protéger l’intégrité du processus de plainte, nous avons fait appel à un ombudsman indépendant pour enquêter sur les plaintes déposées contre le Commissariat. Pour le premier mois de la période d’examen, l’honorable Peter de C. Cory a rempli les fonctions de commissaire à l’information ad hoc, poste qu’il avait occupé au cours de l’exercice précédent. Par la suite, c’est l’honorable W. Andrew MacKay qui s’est vu conférer les mêmes fonctions et pouvoirs législatifs que le commissaire à l’information, soit le pouvoir d’accepter les plaintes déposées contre le Commissariat et de mener des enquêtes. Des copies de l’arrêté sur la délégation et de l’arrêté sur la révocation de M. de C. Cory et de l’arrêté sur la délégation de M. MacKay sont joints aux annexes A, B et C.



2. Organisation

Le Commissariat compte 82 employés à temps plein et est divisé en quatre directions principales.

  • La Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi mène des enquêtes et des activités de règlement de différends en vue de la résolution de plaintes.
  • La Direction des politiques, des communications et des opérations évalue le rendement des institutions fédérales en vertu de la Loi, effectue des enquêtes et des analyses systémiques, offre des orientations stratégiques au Commissariat, dirige les relations externes du Commissariat avec le public, le gouvernement et le Parlement, et fournit un leadership stratégique et institutionnel dans les domaines de la gestion financière, de la vérification interne et de la gestion de l’information.
  • La Direction des services juridiques représente le commissaire dans les affaires judiciaires et offre des conseils juridiques sur les enquêtes, ainsi que sur les questions législatives et administratives.
  • La Direction des ressources humaines supervise tous les aspects de la gestion des ressources humaines et donne des conseils aux gestionnaires et aux employés sur les questions concernant les ressources humaines.

Le Secrétariat de l’AIPRP, qui fait partie de la Direction des politiques, des communications et des opérations, gère et traite les demandes d’accès à de l’information relevant du Commissariat en vertu de la LAI. En 2008-2009, le personnel du Secrétariat de l’AIPRP était formé de quatre personnes :

  • une directrice, Division de la gestion de l’information, qui à titre de coordonnatrice institutionnelle de l’AIPRP détient également la totalité des pouvoirs délégués conformément à la LAI;
  • un analyste principal de l’AIPRP, qui est responsable du traitement de dossiers complexes ou volumineux et du deuxième examen des demandes traitées;
  • un analyste subalterne de l’AIPRP, qui gère un plus petit volume de demandes simples en vertu de la LAI;
  • une adjointe à l’AIPRP, qui entre toutes les demandes dans le système informatique, confirme la réception des demandes, fournit des services d’imagerie, produit des rapports et est chargée d’autres tâches administratives au besoin.


3. Arrêté sur la délégation

En vertu de l’article 3 de la LAI, le commissaire, en tant que responsable de l’institution, veille à l’administration de la Loi.

Au cours de la période visée par le rapport, deux arrêtés sur la délégation consécutifs ont été pris afin de tenir compte des changements dans le personnel de l’organisation. L’arrêté sur la délégation pris au début de l’exercice conférait à la commissaire adjointe, Politiques, communications et opérations, à la coordonnatrice de l’AIPRP et à l’analyste principal des politiques le pouvoir d’administrer la Loi. Le deuxième arrêté conférait ces mêmes pouvoirs à la commissaire adjointe, à la directrice, Gestion de l’information, et au directeur, Gestion stratégique des dossiers.

Des copies des deux arrêtés sur la délégation sont joints aux annexes D et E.

4. Rapport statistique



Le rapport statistique est joint à l’annexe F.

5. Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique décrit tous les aspects des demandes traitées par le Secrétariat de l’AIPRP durant la période allant du 1er avril 2008 au 31 mars 2009. Au cours de cette période, le Commissariat a reçu au total 113 demandes de communication. Les demandes les plus courantes sont les trois suivantes :

  1. dossiers d’enquêtes ouvertes ou fermées;
  2. demandes de dossiers relatifs à la gestion des ressources humaines;
  3. demandes relatives aux activités contractuelles du Commissariat.

5.1 Sources des demandes

Tableau I – Source des demandes de communication déposées au Commissariat entre le 1 er  avril 2008 et le 31 mars 2009
Source Nombre de demandes Pourcentage
Secteur commercial 84 74,34
Public 17 15,04
Médias 10 8,85
Partis politiques 1 0,88
Organismes 1 0,88
Total : 113 99,99

Comme on peut le constater à la lecture du tableau 1, la majorité des demandes de communication reçues par le Commissariat viennent de la catégorie « Secteur commercial ». À certaines occasions, de multiples demandes sont parvenues dans une brève période de temps et il est arrivé à une occasion que 24 demandes soient déposées en deux jours. Plusieurs de ces demandes concernent un important volume de dossiers (plus de 5 000 pages). Il s’ensuit une hausse du nombre de pages demandées, qui est passé de 7 000 en 2007-2008, à environ 40 000 pages en 2008-2009, soit une hausse de 414 p. 100 de la charge de travail directement attribuable à une seule source.

Les répercussions sur la charge de travail du Secrétariat de l’AIPRP ont été considérables; toutefois, nous étions déterminés à continuer à respecter pleinement les dates limites pour les demandes standard et à ne recourir à des prorogations de délai qu’en cas de nécessité absolue, lorsque la situation le justifiait. Par conséquent, malgré la charge de travail accrue, toutes les demandes provenant de cette source pendant la période visée ont été traitées dans les délais prévus par la loi, et les prorogations de délai ont été utilisées uniquement en cas de nécessité absolue.

La deuxième source la plus fréquente de demandes de communication est le grand public, suivi des médias.



5.2 Demandes reçues pendant la période visée par le rapport

Tableau II – Demandes de communication déposées au Commissariat entre le 1 er  avril 2008 et le 31 mars 2009
Demandes Nombre de demandes Pourcentage
Réglées pendant la période 109 96,46
Demandes reportées à l’exercice suivant 4 3,54
Demandes reçues au cours de la période 113 100

Presque toutes les demandes déposées ont été réglées avant la fin de l’année financière; celles qui ont été reportées à l’exercice suivant avaient été déposées au cours des derniers jours de la période visée par le rapport.

5.3 Réponses données aux demandes traitées

Tableau III – Réponses données aux demandes traitées par le Commissariat entre le 1 er  avril 2008 et le 31 mars 2009
Réponse Nombre de demandes Pourcentage
Les documents ont été communiqués en partie 64 58,72
Tous les documents ont été communiqués 27 24,77
Rien n’a été communiqué (documents exemptés) 7 6,42
Demandes impossibles à traiter 6 5,50
Demandes abandonnées par le demandeur 3 2,75
Rien n’a été communiqué (documents exclus) 2 1,83

Total :

109

99,99

Dans la majorité des cas, les demandes ont donné lieu à une communication partielle des documents demandés; ensuite, à une communication complète des documents demandés, et enfin, à l’exemption de tous les documents demandés.



5.4 Exceptions invoquées

Tableau IV – Exceptions invoquées par le Commissariat entre le 1 er  avril 2008 et le 31 mars 2009
Articles de la Loi Nombre de demandes Pourcentage Nombre total Pourcentage total
Alinéa 13(1)c) (renseignements obtenus à titre

confidentiel)

2 1,49 2 1,49
Alinéa 15(1)g) (affaires internationales) 1 0,75 1 0,75
Sous-alinéa 16(1)a)(ii)(application des lois fédérales ou provinciales) 4 2,99 21 15,67
Alinéa 16(1)b)(techniques d’enquêtes/projets d’enquêtes licites) 1 0,75
Alinéa 16(1)c)(application des lois fédérales ou provinciales/déroulement d’enquêtes licites) 5 3,73
Paragraphe 16(2)(méthodes de protection/facilitation de la perpétration d’infractions) 1 0,75
Alinéa 16(2)c)(protection de certains bâtiments ou ouvrages ou de réseaux ou systèmes) 10 7,46
Alinéa 16.1(1)c) (enquêtes du Commissariat en cours) 16 11,94 16 11,94
Paragraphe 19(1) (renseignements personnels) 52 38,81 52 38,81
Alinéa 20(1)a)(secrets industriels de tiers) 3 2,24 28 20,90
Alinéa 20(1)b)(renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques d’un tiers) 14 10
Alinéa 20(1)c)(pertes financières appréciables pour un tiers ou entrave à sa compétitivité) 5 3,73
Alinéa 20(1)d)(entrave à des négociations menées en vue de contrats) 6 4,48
Alinéa 21(1)a)(avis politique) 2 1,49 4 2,99
Alinéa 21(1)b)(consultations ou délibérations) 1 0,75
Alinéa 21(1)d)(gestion du personnel) 1 0,75
Article 22 (vérifications internes) 3 2,24 3 2,24
Article 23 (secret professionnel de l’avocat) 5 3,73 5 3,73
Article 26 (publication prévue dans les 90 jours) 2 1,49 2 1,49
Total 134 100 134 100

En ce qui concerne les exceptions, la période visée par le présent rapport marque un changement par rapport à la première année des activités d’AIPRP, puisque l’exception le plus souvent invoquée est la protection des renseignements personnels en vertu du paragraphe 19(1) de la Loi. Au cours de la période précédente, l’exception le plus souvent invoquée l’était en vertu de l’article 16.1, qui a été appliqué pour protéger les dossiers relatifs aux enquêtes en cours du Commissariat.

Comme nous l’avons mentionné plus haut, l’exception le plus souvent invoquée l’a été en vertu du paragraphe 19(1) de la Loi, qui a été mentionné dans 52 demandes dans lesquelles les renseignements personnels de tiers étaient en jeu. La fréquence de ce recours est directement liée au fait que le Commissariat a reçu de très nombreuses demandes relatives à des mesures touchant les ressources humaines, comme la dotation en personnel, l’administration des congés et la rétention des employés.

La deuxième exception le plus souvent invoquée l’était en vertu de l’article 20, pour des dossiers relatifs à des contrats et contenant des renseignements personnels de tierces parties. Les tierces parties concernées ont été consultées au préalable pour savoir si elles consentaient à ce que leurs renseignements personnels soient communiqués.

La troisième exception le plus souvent invoquée l’était en vertu du paragraphe 16(1), application de la loi et enquêtes, relativement à des demandes qui concernaient des enquêtes en cours dans les institutions fédérales, où lorsque les renseignements relatifs à l’enquête devaient être protégés.



5.5 Exclusions mentionnées

Tableau V – Exclusions mentionnées par le Commissariat entre le 1er avril 2008 et le 31 mars 2009
Article de la Loi Nombre Pourcentage
Alinéa 68a) 2 66,66
Alinéa 69(1)a) 1 33,33
Total 3 99,99

Au cours de la période visée par le présent rapport, deux des demandes déposées concernaient des dossiers qui ont tous été exclus en vertu de l’alinéa 68a), puisque ces documents devaient être publiés dans un délai de 90 jours. En raison de l’« obligation de prêter assistance » prévue par la loi, le Secrétariat de l’AIPRP a surveillé le processus de publication. Dans l’un de ces deux cas, la publication a été retardée et les dossiers préliminaires ont donc été fournis au demandeur, accompagnés d’une explication. Dans l’autre cas, dès que les documents ont été publiés, on en a informé les demandeurs et on leur en a remis un exemplaire.

5.6 Délais de traitement

Tableau VI – Délai de traitement des demandes déposées au Commissariat entre le 1 er  avril 2008 et le 31 mars 2009
Période Nombre Pourcentage
30 jours ou moins 88 80,73
De 31 à 60 jours 16 14,68
De 61 à 90 jours 5 4,59
De 121 à 150 jours 0 0
Total 109 100

Pour la deuxième année consécutive, le Secrétariat de l’AIPRP est parvenu à répondre à la grande majorité des demandes de communication dans le délai réglementaire de 30 jours. En moyenne, les demandes ont été réglées en 36,11 jours. Ce résultat traduit la détermination du Commissariat à n’avoir recours aux prorogations de délai que dans des situations exceptionnelles et à faire en sorte que, même lorsqu’il faut consulter les parties intéressées, tout soit mis en œuvre pour régler les demandes dans les meilleurs délais.



5.7 Prorogations de délai

Tableau VII – Prorogations du délai réglementaire utilisées par le Commissariat entre le 1 er  avril 2008 et le 31 mars 2009
Motif 30 jours ou moins 31 jours ou plus Total Pourcentage
Volume/recherche 16 3 19 76
Consultation 0 3 3 12
Tierce partie 0 3 3 12
Total 16 9 25 100

Dans 19 cas (76 p. 100), on a eu recours à une prorogation en vertu de l’article 9 afin d’avoir suffisamment de temps pour faire la recherche nécessaire pour répondre à des demandes concernant un important volume de dossiers. Dans les six autres cas, on a dû proroger le délai pour pouvoir consulter d’autres institutions fédérales ou des tierces parties. Lorsque des prorogations de plus de trente jours ont été appliquées, un avis a été envoyé au commissaire à l’information Ad Hoc

Le nombre total de prorogations ne correspond pas au nombre total de demandes réglées puisque dans deux cas, la prorogation a été appliquée en vertu des trois alinéas de l’article 9. En d’autres termes, il y a eu prorogation du délai de règlement de deux demandes pour pouvoir traiter le volume de documents demandé et faire la recherche nécessaire, consulter d’autres institutions fédérales, et enfin, consulter des tierces parties.

5.8 Traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction au cours de la période visée par le présent rapport.



5.9 Mode de communication

Tableau VIII – Mode de communication des dossiers demandés au Commissariat entre le 1 er  avril 2008 et le 31 mars 2009
Mode Nombre Pourcentage
Exemplaires remis 81 89,01
Examen 8 8,79
Exemplaires remis et examen 2 2,20
Total 91 100

Durant cette période, le mode de communication des documents demandés en vertu du programme d’accès à l’information se classe dans deux catégories. Pendant les deux premiers trimestres de l’exercice, les demandeurs ont reçu un exemplaire papier des documents demandés, parfois après que les frais de photocopies eurent été évalués. On a aussi mis les documents à la disposition des demandeurs dans une salle de lecture de l’établissement, dans le but d’éviter d’avoir à leur imposer des frais. Au cours du troisième trimestre, le Secrétariat de l’AIPRP a mis en œuvre un logiciel de traitement des demandes et les demandeurs ont reçu les documents demandés sur CD.

La réaction des demandeurs a immédiatement été favorable. Ils ont exprimé verbalement leur grande satisfaction devant le format CD, d’autant plus que cela a effectivement permis d’éliminer les frais de reproduction. Certains demandeurs ont déposé de nouveau d’anciennes demandes lorsqu’ils ont compris que les frais de reproduction initiaux ne s’appliquaient plus. Dans ces cas, conformément aux dispositions relatives à « l’obligation de prêter assistance », tous les documents voulus étaient soigneusement passés en revue une deuxième fois pour vérifier si, avec le temps, d’autres renseignements pouvaient être communiqués. Deux demandes traitées de cette manière ont donné lieu à la communication de nouveaux renseignements.



5.10 Frais

Tableau IX – Frais perçus par le Commissariat entre le 1 er  avril 2008 et le 31 mars 2009
Type de frais ($)
Frais de demande 560
Frais de reproduction 70
Total 630
Frais annulés Fréquence ($)
25 $ et moins 1 5
Plus de 25 $ 0  
Total   5

Comme nous l’avons déjà mentionné, il est arrivé que des demandeurs à qui on avait déjà donné accès aux documents voulus dans la salle de lecture, ou qui avaient abandonné leur demande après l’évaluation des frais de reproduction, déposent de nouveau une ancienne demande. Pour les aider, nous avons créé des fichiers, en annulant les frais de demande, afin qu’ils conservent leur droit de déposer une plainte au commissaire à l’information ad hoc au sujet des nouveaux fichiers. Nous avons notamment informé un demandeur que nous procéderions de cette façon avec deux fichiers. Lorsque nous avons constaté que les deux fichiers contenaient des renseignements en double, nous les avons fusionnés, avec l’accord du demandeur; c’est pourquoi le tableau ci-dessus n’indique qu’une seule occasion où les frais ont été annulés.

5.11 Coût de l’administration du programme d’accès à l’information

Tableau X – Coût de l’administration du programme d’accès à l’information du Commissariat entre le 1 er  avril 2008 et le 31 mars 2009
Finances  
Salaires 272 453,36 $
Administration (F et E) 83 897.11 $
Total 356 350.47 $
Années-personnes (nombre décimal) 98,26 %


5.12 Obligation de prêter assistance

Nous avons également tout mis en œuvre pour nous acquitter de notre obligation de prêter assistance aux demandeurs. Voici quelques exemples des mesures que nous avons prises à ce chapitre au cours du dernier exercice :

  • Nous avons examiné les documents sur CD pour voir s’il s’y trouvait de l’information imprécise ou pouvant prêter à confusion, et fourni des explications aux demandeurs.
  • Nous avons discuté avec les demandeurs des éventuelles prorogations de délai avant même que ces prorogations ne se concrétisent, et fourni des justifications clairement documentées concernant le temps additionnel indiqué sur l’avis de prorogation, ainsi que la nouvelle date d’échéance.
  • Nous avons négocié les délais d’exécution les plus courts possible en ce qui a trait aux consultations des institutions fédérales afin de fournir aux demandeurs l’accès le plus opportun possible, et nous avons communiqué en moins de 30 jours tous les documents qui ne nécessitaient aucune consultation.
  • Nous avons fait le suivi des demandes impliquant des documents non communiqués en vertu de l’article 26 en raison d’une publication imminente, et nous avons répondu aux demandeurs une fois les documents publiés.
  • Nous avons ouvert les dossiers abandonnés comme s’il s’agissait de nouvelles demandes, au besoin, et renoncé aux frais de demande, afin de préserver le droit de porter plainte des demandeurs.

6. Modifications apportées à l’organisation, aux programmes, aux opérations ou aux politiques

Amélioration de notre capacité de gestion de l’information

La gestion de l’information (GI) est cruciale au succès de notre nouveau modèle de gestion. Nous produisons une quantité appréciable de documents sous forme de dossiers d’enquêtes, d’avis juridiques, de notes de service, d’exposés, de pièces de correspondance et d’autres éléments d’information. Par ailleurs, nous recevons une somme importante d’information de sources externes. Pour tirer le maximum de toute cette information, nous devons la gérer de manière à pouvoir facilement la coordonner, la réutiliser, lui donner un autre usage et la distribuer sous une forme utile, ciblée et responsable.

En 2008-2009, nous avons réalisé une évaluation complète de nos capacités en GI. L’exercice a donné lieu à la création d’une nouvelle division de GI en regroupant la fonction de technologie de l’information (TI), le Centre de documents, les Services de bibliothèque et le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Enfin, nous avons élaboré une stratégie détaillée de GI/TI à long terme visant à rendre plus proactive la prestation des services de GI.



Renouvellement de la GI/TI

En 2008-2009, nous avons élaboré un plan stratégique quinquennal pour nous permettre de nous positionner comme chef de file relativement au règlement des plaintes d’accès à l’information et à la prestation d’un service souple et amélioré. Dans ce plan, nous mettions en lumière plusieurs initiatives de renouvellement de la GI/TI qui ont pour but de nous permettre de créer, de gérer et d’échanger de l’information et du savoir – et d’accéder à cette information et à ce savoir – au moyen d’une infrastructure technologique uniforme. Voici quelques-unes de nos initiatives :

  • Nous avons mis sur pied une nouvelle unité composée d’un directeur et de cinq spécialistes de la TI, qui sont responsables de la mise en œuvre de notre vision de la GI/TI.
  • Nous avons créé un modèle proactif de prestation de services qui prévoit les besoins opérationnels et cerne des solutions stratégiques.
  • Nous avons consolidé notre infrastructure de TI avec des logiciels et des processus appropriés et à jour, y compris des outils pour la gestion des projets et du changement.
  • Nous avons mis à jour ou élaboré et mis en œuvre toutes les politiques et procédures requises.
  • Nous avons renforcé les mesures pour protéger les données inactives et de passage sur notre réseau, selon leur classification de sécurité, tout en réduisant au minimum les répercussions des menaces existantes et nouvelles à l’intégrité de l’information.

Nos initiatives de renouvellement de la GI/TI ont engendré des résultats immédiats et appréciables. L’unification de l’environnement de réseau et des ordinateurs de bureau a eu des répercussions positives sur notre productivité tout en améliorant la sécurité, la stabilité et la gestion globale de la TI.

Gestion des documents

Depuis la création du Commissariat à l’information en 1983, nous avons mené des milliers d’enquêtes. Au fil des ans, le volume de dossiers liés aux enquêtes fermées s’est accru au point qu’il nous a fallu prendre des mesures décisives pour gérer la quantité écrasante de documents sur support papier. En 2008-2009, nous avons créé notre première autorisation de disposer de documents pour déterminer la durée de temps pendant laquelle nous devrions garder les documents imprimés et électroniques actuels et futurs qui sont produits par les enquêteurs.

Nous avons aussi accru la capacité de notre section des documents en prévision du travail qu’il nous faudra faire pour élaborer et mettre en œuvre un cadre institutionnel de gestion de l’information. Plus particulièrement, nous avons créé les postes de gestionnaire, Gestion de l’information, et de gestionnaire, Documents, pour élaborer et tenir à jour les éléments cruciaux d’un cadre de GI, comme un système de classification universel, des règles administratives et un concept d’opérations. Nous avons également créé d’autres autorisations de disposer pour viser tout les documents institutionnels.

Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Depuis que notre organisation est devenue assujettie à la Loi sur l’accès à l’information en 2007, nous avons géré de manière proactive notre programme d’accès à l’information dans le but d’en arriver à une parfaite conformité avec la Loi. Nous avons utilisé les nouveaux fonds obtenus en 2007 pour doter des postes d’analystes et acheter des logiciels de traitement électronique des demandes. Le traitement électronique nous permet de gérer plus efficacement les documents liés aux demandes de communication et de protection des renseignements personnels, de maximiser le respect des délais et de remettre des documents sur CD-ROM, ce qui élimine de façon efficace les frais de photocopie – un obstacle important à l’accès.

Les améliorations relatives à la gestion de l’information qui ont suivi ont apporté plusieurs avantages :

  • les frais de reproduction ont été éliminés;
  • les documents sont facilement recréés au besoin;
  • les rapports statistiques sont plus précis;
  • la qualité globale des documents que nous distribuons est généralement meilleure sur le plan de l’organisation des documents, de la lisibilité, de la mise en contexte de l’information ainsi que de l’intégralité et de la précision.

La gestion améliorée de l’information nous a également permis de développer notre capacité d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Compte tenu de la pénurie généralisée de personnel qualifié dans les institutions fédérales et de la nécessité que davantage d’employés subalternes progressent rapidement, le fait de pouvoir compter sur des processus électroniques fiables de conservation des documents et sur des processus connexes signifie que nous pouvons consacrer moins de temps que précédemment à la formation et obtenir plus facilement une relève.



7. Nouvelles politiques ou procédures

Depuis que le Commissariat à l’information du Canada est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information, il est aussi assujetti à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Ainsi, en 2008-2009, le Commissariat a déposé à Bibliothèque et Archives Canada, en vertu des autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents, sa première demande de disposer de dossiers d’enquêtes, afin de disposer des dossiers sur support papier, et éventuellement sur support électronique, créés et conservés par sa fonction d’enquête. D’autres demandes sont envisagées pour couvrir les autres catégories de dossiers institutionnels.

8. Éducation et formation

Conformément à l’accent que nous mettons, au Commissariat, sur les activités de gestion de l’information, des séances de formation ont été offertes sur l’autorisation de disposer de documents, applicable aux fichiers d’enquête. Les séances étaient axées sur les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents, émanant de Bibliothèque et Archives Canada, et sur la stratégie de mise en œuvre de l’autorisation de disposer de documents, émanant du Commissariat. La formation a été offerte à tous les enquêteurs et à leur personnel de soutien, dans les deux langues officielles.

Un nouveau module de formation a été préparé à l’intention des responsables du programme du Commissariat pour les aider à comprendre leurs responsabilités en matière d’extraction de dossiers et de formulation de recommandations. Ce module, qui sera offert au début du prochain exercice, explique étape par étape comment les responsables doivent s’acquitter des obligations qui leur échoient en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. De plus, les analystes du Secrétariat de l’AIPRP recevront une formation sur certains articles offerte par le Secrétariat du Conseil du Trésor, au besoin.

9. Enquêtes du commissaire à l’information ad hoc

Treize plaintes ont été déposées en cette deuxième année de fonction du commissaire à l’information ad hoc.

Tableau X – Plaintes déposées auprès du commissaire à l’information ad hocentre le 1 er  avril 2008 et le 31 mars 2009
Type de plaintes Nombre Pourcentage
Non-communication de renseignements 11 84,62
Durée des prorogations 2 15,38
Évaluation des frais 0 0
Total 13 100

La majorité des plaintes déposées auprès du commissaire à l’information ad hocconcernaient la non-communication des renseignements. Onze plaintes, soit 84,62 p. 100, concernaient les exceptions invoquées, qui entraînaient la non-communication des renseignements. Deux autres plaintes (15,38 p. 100) concernaient la durée des prorogations de délai.

Tableau XI – Résultat des plaintes déposées auprès du commissaire à l’information ad hoc entre le 1 er  avril 2008 et le 31 mars 2009
Résultat Nombre Pourcentage
Non fondées 6 46,15
Reportées au prochain exercice 6 46,15
Réglée 1 7,69
Total 13 99,99

Sept enquêtes ont été fermées au cours de la période visée par le présent rapport. Le commissaire à l’information ad hoc a constaté que six d’entre elles n’étaient pas fondées, et la dernière a été réglée en communiquant des renseignements supplémentaires. Dans ce dernier cas, un examen initial des dossiers concernant la réorganisation du Commissariat avait entraîné le prélèvement de portions de renseignements. Avec le temps, ces dossiers ont perdu leur caractère confidentiel et les renseignements ont donc pu être communiqués, ce qui a incité le commissaire à l’information ad hoc à déterminer que cette plainte avait été réglée. Les six autres plaintes ont été reportées au prochain exercice.



Annexe A

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Annexe B

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Annexe C

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Annexe D

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Annexe E

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Annexe F

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Annexe G

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Annexe H

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