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LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Rapport annuel

1er avril 2007 – 31 mars 2008

Secrétariat de l'AIPR

Table des matières

1. Introduction
2. Organisation
3. Ordonnance de délégation de pouvoirs
4. Rapport statistique
5. Interprétation du rapport statistique

6. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

7. Nouvelles activités de couplage et d'échange de données

8. Activités de formation

9. Communication des renseignements personnels

10. Modifications apportées à l’organisation, aux programmes, aux opérations ou aux politiques de l’institution

11. Politiques sur la protection des renseignements personnels nouvelles ou révisées

12. Principaux changements à la suite des préoccupations exprimées par la Commissaire à la protection de la vie privée

13. Principaux changements à la suite des préoccupations exprimées par la vérificatrice générale

14. Plaintes concernant la vie privée

15. Demandes ou appels déposés devant la Cour fédérale ou la Cour d’appel fédérale

Annexe A: Ordonnance de délégation—18 avril 2007
Annexe B: Ordonnance de délégation—3 juillet 2007
Annexe C: Ordonnance de délégation—30 novembre 2007
Annexe D: Rapport statistique

1. Introduction

Le présent rapport est présenté au Parlement par le Commissariat à l’information du Canada (CIC). Il s’agit du premier rapport annuel préparé par le CIC conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.1 Les sections qui suivent comportent de l’information sur les activités entourant le programme institutionnel de protection des renseignements personnels.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger les renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de conférer aux personnes un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent.

Le Commissaire à l’information du Canada a pour mandat d’enquêter sur les plaintes liées à la communication de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.2 La Loi fédérale sur la responsabilité 3a reçu la sanction royale le 12 décembre 2006, date à laquelle les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont commencé à s’appliquer au CIC ainsi qu’à quelque 70 autres organismes. Le CIC a ensuite élaboré et mis sur pied un programme de l’accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), puis a assuré sa préparation opérationnelle en vue du 1er avril 2007.

Durant la première année de son exécution, le programme institutionnel de l’AIPRP ne comptait qu’un seul poste, celui du directeur de la gestion de l’information, qui était responsable de tous les aspects relatifs au traitement des demandes. Au cours de l’année, une demande de financement a été préparée aux fins de soumission au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), en date du 1er avril 2008, afin d’offrir toutes les ressources nécessaires au programme de l’AIPRP. 



2. Organisation

Durant la période visée par le rapport, le CIC était divisé en quatre secteurs d’activités :

La Direction du règlement des plaintes et du respect de la loimène des enquêtes et des activités de règlement des différends en vue de la résolution des plaintes.

La Direction des politiques, des communications et des opérations suit le rendement des institutions fédérales en vertu de la Loi, fournit des conseils et de l’orientation stratégiques au Commissariat afin de régler les enjeux systémiques et stratégiques, dirige les relations externes du Commissariat avec le public, le gouvernement et le Parlement et fournit un leadership stratégique et intégré dans les domaines de la gestion financière, de l’administration et de la sécurité, de la vérification interne et de la gestion de l’information. Cette direction est aussi responsable de l’AIPRP au sein du Commissariat.

La Direction des services juridiques représente le Commissaire dans les dossiers judiciaires et offre des conseils juridiques sur les enquêtes et les questions législatives et administratives.

La Direction des ressources humaines supervise tous les aspects de la gestion des ressources humaines, de la dotation, de la classification, des relations avec les employés, de l’équité en emploi, de la planification, de l’apprentissage et du perfectionnement, de la rémunération et des langues officielles et fournit des conseils aux gestionnaires et aux employés sur les questions concernant les ressources humaines.

Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R., 1985, ch. P-21
Loi sur l’accès a l’information, L.R. 1985, ch. A-1
Loi fédérale sur la responsabilité, 2006, ch.9

C’est au Secrétariat de l’AIPRP, relevant de la Direction de la politique, des communications et des opérations, que revient l’administration et le traitement des demandes de renseignements soumises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Secrétariat de l’AIPRP est composé du directeur de la gestion de l’information.



3. Ordonnance de délégation de pouvoirs

Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de l’institution est chargé de déterminer les pouvoirs qui ont été délégués et d’en désigner les délégataires dans une ordonnance de délégation.

Durant la première année de son exécution, le programme institutionnel de l’AIPRP a été exécuté sous trois ordonnances de délégation de pouvoirs successives. Cette situation peut s’expliquer par le fait que le Secrétariat de l’AIPRP a continué d’évoluer depuis sa création et c’est cette évolution qui se reflète dans les ordonnances de délégation. La première ordonnance prévoyait que le coordonnateur institutionnel de l’AIPRP détenait, conformément à la Loi, des pouvoirs délégués avec le conseiller juridique principal. La deuxième ordonnance nommait le Commissaire adjoint de la Direction de la politique, des communications et des opérations ainsi que le coordonnateur de l’AIPRP. Enfin, la troisième ordonnance, en vigueur à la fin de la période visée par le rapport, nommait le troisième poste d’analyste principal de la politique ainsi que les deux postes déjà désignés.

Les trois ordonnances de délégation de pouvoirs se trouvent aux annexes A, B et C.



4. Rapport statistique

Le rapport statistique est joint à l’annexe D.

5. Interprétation du rapport statistique

La présente section contient de l’information sur les demandes reçues par le CIC en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Compte tenu du peu de demandes reçues pendant la période visée par le présent rapport, les statistiques ne sont disponibles que pour les catégories d’information suivantes :

  • demandes reçues au cours de la période visée par le rapport
  • réponses données aux demandes traitées
  • exemptions invoquées
  • mode de communication
  • délai de traitement
  • coûts

Les autres catégories d’information énoncées dans le rapport statistique du SCT sur la Loi sur la protection des renseignements personnels n’étaient pas applicables aux demandes reçues par le CIC.



5.1 Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Trois demandes ont été reçues au cours de la période visée par le rapport. Elles ont toutes été traitées avant la fin de l’exercice financier; aucune n’a été reportée.

5.2 Réponses données aux demandes traitées

Des trois demandes traitées, deux ont abouti à une communication complète. La troisième a donné lieu à une communication partielle des renseignements demandés.

5.3 Exemptions invoquées

Seule une exemption a été invoquée au cours de la période visée par le présent rapport. L’exemption en question était invoquée en vertu de l’article 26 de la Loi relatif aux renseignements personnelsd’une autre personne.



5.4 Délai de traitement

Les trois demandes ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception ou avant.

5.5 Mode de communication

Deux des personnes dont la demande a été traitée ont reçu des photocopies des renseignements demandés; la troisième personne a pu les examiner dans la salle de lecture, puis a reçu des copies.



5.6 Coûts

FINANCIERS (RAISONS)
Traitement 1 052 $
Administration (F et E) 1 020 $
TOTAL 2 072 $
Années-personnes utilisées
Années-personnes (nombre décimal) 0,02


6. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Puisque le présent rapport visait la première année où le CIC était soumis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Secrétariat de l’AIPRP s’est concentré sur la conception et la mise en œuvre des processus de réponse aux demandes.

7. Nouvelles activités de couplage et d'échange de données



Aucune nouvelle activité de couplage et/ou d'échange de données n’a été entreprise pendant la période en question.



8. Activités de formation

Le Secrétariat de l’AIPRP est responsable, pour l’ensemble du CIC, de la formation et de l’encadrement continu en matière d’interprétation de la législation et des processus organisationnels de protection des renseignements personnels. La première mesure prise par le Secrétariat de l’AIPRP pour assurer l’état de préparation opérationnelle à la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été de veiller à ce que les employés aient reçu une bonne formation sur les dispositions de la législation, leurs responsabilités et les processus institutionnels. La formation a été fournie à tous les employés en français et en anglais.

9. Communication des renseignements personnels

Le paragraphe 8(2) de la Loi énonce les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale peuvent être communiqués. Pendant la période visée par le présent rapport, aucun renseignement personnel relevant du CIC n’a été communiqué en vertu du paragraphe 8(2).



10. Modifications apportées à l’organisation, aux programmes, aux opérations ou aux politiques de l’institution

Lorsque le CIC est devenu assujetti à la Loi, l’organisation a dû réagir rapidement pour garantir l’état de préparation opérationnelle. Le CIC a doté le secrétariat de l’AIPRP avec le poste de Directeur de la gestion d’information, et a aussi créé une salle de lecture. De plus, le CIC a soumis une demande de fonds au Secrétariat du Conseil du Trésor, afin d’assurer de nouveaux postes, un logiciel pour le traitement des demandes, et des meubles et équipement de bureau.

11. Politiques sur la protection des renseignements personnels nouvelles ou révisées

Au cours de la période visée par le présent rapport, le travail sur les instruments de politique nécessaires a été entrepris pour appuyer le travail du Secrétariat de l’AIPRP. 



12. Principaux changements à la suite des préoccupations exprimées par la Commissaire à la protection de la vie privée

La Commissaire à la protection de la vie privée n’a exprimé aucune préoccupation au cours de la période visée par le présent rapport.



13. Principaux changements à la suite des préoccupations exprimées par la vérificatrice générale

La vérificatrice générale n’a exprimé aucune préoccupation au cours de la période visée par le présent rapport.



14. Plaintes concernant la vie privée

Aucune plainte concernant la vie privée n’a été reçue au cours de la période visée par le présent rapport.



15. Demandes ou appels déposés devant la Cour fédérale ou la Cour d’appel fédérale

Aucun appel n’a été déposé devant la Cour fédérale au cours de la période visée par le présent rapport.

Annexe A

Annexe A



Annexe B

Annexe B



Annexe C

Annexe C



Annexe D

Annexe D